KANDUNGAN

Bil
1 2 3 Senarai Tugas Carta Organisasi Staf Sokongan Kedudukan Perjawatan Sekolah Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak :4 5 6 7
8

Perkara

Muka Surat
1 2 3

Menyelenggara Buku Vot Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengureus. Urusan Pinjaman Peruamahan Perbendaharaan Urusan Pinjaman Pembelian Komputer Urusan Pinjaman Kenderaan Menyelia Urusan Kewangan Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan Urusan Perisytiharan Harta dan Tindakan Surcaj Urusan Kes-Kes Tindakan Tatatertib / Surcaj Menyelia Urusan Perkhidmatan Menyelia Urusan Keceriaan Menyelia Urusan Keselamatan Urusan Penyerahan Tugas Urusan Menduduki Rumah Kerajaan Urusan Pengurusan Fail Senarai Undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Pembantu Tadbir Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir Norma kerja bagi tugas-tugas Senarai Tugas Harian

4-7 8 - 11 12 - 15 16 - 19
20 - 23 24 - 27

9 10 11 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 24 25

28 - 31 32- 35
36 - 39 40 - 51 52 - 55 56 - 59 60 -63 64 - 67 68 - 71 72 - 75 76

76 77 78

SENARAI TUGAS
Nama Anggota Jawatan No. Kad Pengenalan : : : :

SUHAIMI BIN ABDUL RAHMAN KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 600212-04-5775 7/1/2001
8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

Tarikh mula bertugas di sekolah ini

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai Jumaat " Sabtu "

KEWANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8 Menguruskan Pusat Tanggungjawab Sekolah. Menyemak dan menyediakan tuntutan Elaun Lebih Masa. Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Pusat Tanggungjawab dan PCG. Menguruskan Pinjaman Perumahan Perbendaharfaan. Menguruskan Pinjaman Pembelian Komputer Menguruskan dan menyelnggara Lejer Pinjaman Kenderaan. Menyelia Pembantu Tadbir Kewangan. Menyelia Penyelia Asrama bagi urusan Terimaan dan Bayaran Akaun Asrama.

PERKHIDMATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Menguruskan Borang Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan. Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta. Menguruskan Tindakan Tatatertib. Menyelia Pembantu Tadbir Perkhidmatan dan Tadbiran. Menyelia Urusan Keceriaan dan Kebersihan Sekolah. Menyelia Urusan Keselamatan Sekolah dan Asrama. Menguruskan Serah Menyerah Tugas. Menguruskan Permohonan dan lain-lain berkaitan Menduduki Rumah Kerajaan. Menguruskan Daftar Fail Sekolah. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005

BIL. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 JAWATAN PENGETUA / GURU BESAR PEN. KANAN PENTADBIRAN PEN. KANAN HAL EHWAL MURID PEN. KANAN KO-KURIKULUM PENYELIA PETANG GURU KANAN M/PEL BAHASA GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL GURU MEDIA KAUNSELOR GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) GURU PENOLONG LULUS 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 40 ISI 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 40 KOSONG 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 JUMLAH GURU :14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 PEMBANTU TADBIR GRED N17 PENYELIA ASRAMA GRED N17 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 PEKERJA RENDAH AWAM JUMLAH BUKAN GURU :50 1 0 0 2 0 3 2 0 1 3 0 0 12 62 50 1 0 0 1 0 2 1 0 1 2 0 0 8 58 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 4 4

JUMLAH BESAR :3

PENGURUSAN KEWANGAN
1 Menyelenggara Buku Vot 1.1. i Peraturan-peraturan Pentadbiran Mermpastikan permohonan peruntukan Belanja Mengurus dikemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri selewat-lewatnya 30hb November.

ii

Mempastikan catatan dalam Buku Vot sentiasa kemaskini.

iii

Mempastikan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan dihantar ke Pusat Pembayaran (Unit Kewangan JPN ) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

iv

Menyediakan Laporan Perbelanjaan Vot berdasarkan kepada terimaan Laporan C231 (Laporan Perbelanjaan Vot ).

Menyediakan Laporan Lewat Bayar Bil pada setiap bulan untuk dihantar ke KPM (Bahagian Kewangan ), JPN (Unit Kewangan) dan PPD (Unit Kewangan) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

1.2.

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Buku Vot Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengarah Pelajaran Negeri Pengetua Ketua Pembantu Tadbir Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus sebelum 30hb November. Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot Sediakan Baucar Kelompok Kew 302. Catat nombor kelompok mengikut siri (4 angka), dapatkan pengesahan Pengetua/ Guru Besar dan hantar ke Pusat Pembayaran (AG Negeri). Sediakan Borang TW1 (3 salinan) sebagai Akuan Terima Waran. Hantar 1 salinan kepada KPM (Bhg Kewangan) dan 1 salinan fotostat waran yang diterima. Hantar 1 salinan kepada JPN (Unit Kewangan) dan 1 salinan Fail Sekolah. Merekod segala perbelanjaan dan pembayaran yang dilakukan ke dalam Buku Vot. Menyedia dan menghantar Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan kepada JPN setiap bulan pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya. Terima laporan C231 (flimsi) dari AG Negeri / Pusat Pembayaran. Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot hantar ke :Asal ke AG Negeri. 1 salinan JPN 1 salinan Fail Sekolah. dikehendaki hantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima. Mengemaskini dan merekod bil dan baucar didalam Daftar Bil.

2 3

"

"

"

Pengetua

Ketua Pembantu Tadbir

"

1.3.

Carta Aliran :-

Penyelenggaraan Buku Vot

Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus kepada JPN.

Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot

Sediakan baucar kelompok dan hantar bersama 1 salinan Waran (Kew 308) ke AG Negeri / Pusat Pembayar.

Sediakan Borang TW 1 - 3 salinan. Hantar 1 salinan Borang TW1 dan 1 salinan fotostat ke KPM (Bhg Kew). 1 salinan Borang TW1 ke JPN. 1 salinan Fail Sekolah. Merekodkan segala perbelanjaan dan Pembayaran yang dilakukan ke dalam Buku Vot.

Menyediakan Laporan Perbelanjaan bulanan Vot pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

Terima Laporan C231 - flimsi dari AG Negeri.

Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot. . Salinan asal ke AG Negeri. . Salinan pendua ke JPN . Salinan ketiga untuk fail sekolah.

1.4

Senarai Semak :

Penyelenggaraan Buku Vot

Bil 1

Tindakan Semak Waran Peruntukan yang dituntut adalah betul.

Tandakan ( _/ )

Catatan

Sediakan baucar Kelompok (Kew 302)

Sediakan Borang TW 1

Rekod segala perbelanjaan dan pembayaran didalam Buku Vot. Pastikan Laporan Perbelanjaan bulanan dihantar ke JPN

Terima Laporan C231 flimsi.

Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot

Pastikan wang semak baki pada setiap Perbelanjaan Vot ditandatangani oleh pegawai penyemak yang diberi kuasa

Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa 2.1. i Peraturan Pentadbiran Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa. Borang tuntutan Elaun Lebih Masa perlu diedarkan kepada kakitangan yang layak menuntut ELM.

ii

Butir-butir di borang perlu disemak dan mendapat kelulusan Pengetua / Guru Besar.

iii

Menyediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

iv

Menyediakan baucar Kew 304 dan baucar kelompok (Kerw 302). bagi Sekolah PTJ hendaklah direkod dalam Buku Vot perbelanjaan dibawah Peruntukan (PK) 14000.

2.2.

Proses Kerja : -

Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalah betul dan dapatkan kelulusan daripada Pengetua / Guru Besar. Dapatkan surat sokongan daripada pegawai berkenaan dan menyemak Buku Log Knederaan bagi Pemandu Memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot Menyediakan baucar bayaran , borang kelompok. Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Penolong Kanan Pentadbiran. Asingkan baucar dan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa mengikut keperluan dan hantar ke AG Negeri / Pusat Pembayar untuk proses pembayaran. Susunan baucar :Set 1 2 salinan kew 302. Set 2 Salinan asal Kew 304. Salinan asal Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan Tugas Lebih Masa. Set 3 Salinan Pendua Kew 304. Salinan {Pendua Penyata Tuntutan ELM. Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan Tugas Lebih Masa. Salinan Ketiga Kew 304 Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan Tugas Lebih Masa.

Ketua Pembantu Tadbir " " Pengetua / Guru Besar Ketua Pembantu Tadbir

3 4 5

Set 4

Set 1 hingga Set 3 ditebuk dan diikat dengan tali hijau. Set 4 untuk salinan Fail Sekolah.

2.3

Carta Aliran :-

Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Memberi borang tuntutan untuk dilengkapkan oleh pegawai berkenaan. minta pegawai lengkapkan semula

tidak Lengkap lengkap

Pasrtikan butir-butir yang diperlukan terdapat dalam borang

Sediakan baucar bayaran , kelompok dan baucar berasingan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucar kelompok dan baucar berasingan bersama dengan surat sokongan ke Pejabat Pembayar. Masukkan satu salinan ke dalam fail sekolah

10

2.4.

Senarai Semak :

Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Bil 1

Tindakan Tarikh borang tuntutan diterima daripada pegawai berkenaan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Pastikan semua surat sokongan disertakan

Lengkapkan pengisian borang dengan betul

Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / G. Besar

Sediakan Baucar Bayaran Kew 304 dan baucar kelompok Kew 302. Sediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa. Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan Penolong Kanan Hantar borang kepada AG Negeri / Pusat Permbayaran

Simpan satu salinan ( 1 set) didalam fail sekolah

11

Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus 3.1 i ii iii iv Belanjawan yang perlu disenaraikan Bantuan Pelajaran dan Bantuan Makanan Asrama. Emolumen Guru dan Anggota Khidmat Sokongan Anggaran Alat Ganti dan penyelenggaraan Bangunan Anggaran Perbelanjaan Elektrik, Telefon, Air dan Permbentungan dibawah PK 23000 (PTJ) dan LPBT / LPBT Asrama bagi peruntukan PCG Bukan Matapelajaran. Elaun Waden , Elaun BISP, Elaun Kritikal, Elaun Pemandu (jika ada) dan lain-lain elaun jika ada. Penyelenggaraan Bangunan & kawasan Sekolah Penyelenggaraan Bangunan & Kawasan Asrama (jika ada) Anggaran Projek-Projek Kecil dan Naik Taraf. Anggaran Penyelenggaraan Kenderaan Bas dan Van (jika ada), dibawah PK 26000 (alat ganti & minyak kenderaan) dan PK 28000 bagi peruntukan membaiki dan menyenggara kenderaan. Anggaran Tuntutan Perjalanan, Elaun Pertukaran dan Perpindahan. Anggaran untuk Pakaian Seragam kakitangan sokongan yang layak. Anggaran Perbelanjaan Bekalan Pejabat, Program Kursus Dalaman dan lain-lain tuntutan.

vi vii viii ix

x xi xii

12

3.2

Proses Kerja : -

Urusan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Semak bilangan pelajar dan kelas, bilangan hari persekolahan, gaji bagi kakitangan serta bilangan waden yang layak dilantik. Semak dan anggarkan perbelanjaan bagi bayaran bil elektrik, air, telefon dan pembentungan serta kerja-kerja baikpulih kenderaan. Hantar borang yang telah dilengkapi ke JPN setelah ditandatangani oleh Pengetua. Hantar satu salinan ked Pejabat Pelajaran Daerah (Unit Kewangan ). Simpanan satu salinan didalam fail sekolah.

Ketua Pembantu Tadbir

JPN ( Unit Kewangan )

13

3.3.

Carta Aliran :-

Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menerima Anggaraan Perbelanjaan dari pegawai yang berkaitan

Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar tentang Anggaran yang diterima

minta pegawai menyemak semula

tidak Setuju setuju

Lengkapkan Borang Anggaraqn Perbelanjaan

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Hantar borang Anggaran ke JPN (Unit Kewangan) dan satu salinan ke PPD (Unit Kewangan)

Masukkan satu salinan kedalam fail sekolah.

14

3.4

Senarai Semak :

Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

Bil 1

Tindakan Semak bilangan pelajar dan hari persekolahan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Semak bilangan guru dan kakitangan serta gaji dan emolumen lain Semak bilangan waden

Anggarkan bayaran elektrik, air dan kerja-kerja kewangan serta baikpulih kenderaan Kemukakan Anggaran kepada Pengetua / Guru Besar

Hantar ke JPN dan PPD

15

Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan 4.1 i Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Perumahan Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii

Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta ditandatangani oleh pemohon.

iii

Pastikan dokumen-dokumen penting yang bersangkutan dilampirkan bersama.

iv

Pastikan Pengetua menandatangani semua borang berkenaan sebelum dipanjangkan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan dan tindakan selanjutnya.

16

4.2

Proses Kerja : -

Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir " Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Berikan borang yang betul mengikut jenis pinjaman yang hendak dipohon oleh peminjam Semak semua borang dan dokumen sokongan dan terakan cop Pengetua Sediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawai telah layak memohon pinjaman perumahan dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar. Hantar borang-borang dan dokumen sokongan bersama surat iringan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya.

Pengetua / Guru Besar

Bhg Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

17

4.3

Carta Aliran :-

Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Memberikan borang kepada pemohon mengikut jenis rumah yang dipohon

minta peminjam menyemak semula tidak betul

Semak borang yang telah diisi bersama dengan dokumen sokongan yang dikehendaki

Betul - Sediakan surat lampiran dan pengesahan bahawa pegawai telah disahkan dalam jawatan dan beliau belum membuat pinjaman perumahan atau pinjaman kedua. Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Hantar borang-borang peminjam berserta dokumen-dokumen sokongan dan kiriman wang / cek bagi bayaran proses kepada Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia. Masukkan 1 salinan kedalam fail sekolah

18

2.4.

Senarai Semak :

Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Bil 1

Tindakan Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan dalam jawatan atau belum Tentukan borang-borang berkenaan mencukupi sebelum diedar kepada pemohon dan jenis borang Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan ada bersama. Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

Tandakan ( _/ )

Catatan

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas borang-borang berkenaan. Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke Bahagian PPP

19

Urusan Permohonan Pinjaman Pembelian Komputer 5.1 i Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Pembelian Komputer Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii

Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta ditandatangani oleh pemohon.

iii

Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Komputer

iv

Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am )

Sediakan Lejer Individu Pinjaman Pembelian Komputer bagi setiap peminjam

20

5.2

Proses Kerja : -

Urusan Pinjaman Pembelian Komputer Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir " " Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan layak memohon. Edar borang kepada pemohon.: Semak borang permohonan berserta dengan dokumen berikut :i 1 salinan slip gaji pemohon. ii 1 salinan asal Sebutharga Komputer. iii 1 salinan Kad Pengenalan pemohon. Terakan cop Pengetua/ Guru Besar dan sediakan surat lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am). Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / Guru Besar Hantar borang permohonan berserta dengan dokumendokumen sokongan diatas ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi oleh pemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahan potongan gaji. Sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji Pinjaman Pembelian Komputer. Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer bagi pegawai berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar balik. 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar laporan lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.

2 3

"

Pengetua / Guru Besar Ketua Pembantu Tadbir JPN

Ketua Pembantu Tadbir "

10

"

21

5.3

Carta Aliran :-

Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

minta peminjam menyemak semula tidak betul

Semak borang yang telah diisi bersama dengan dokumen sokongan yang dikehendaki

Betul - Sediakan surat lampiran dan pengesahan bahawa pegawai telah disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Hantar borang-borang pemohon berserta dokumen-dokumen sokongan kepada JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan 1 salinan kedalam fail sekolah

Setelah permohonan diluluskan dan cek diterima sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji pinjaman komputer Sediakan Lejer Individu bagi Pinjaman Komputer . Kemaskini data pinjaman dan potongan gaji sehingga selesai pinjaman. 3 bulan sebelum tamat bayaran balik, hantar :Laporan Lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan gaji.

22

4.4.

Senarai Semak :

Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Bil 1

Tindakan Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan dalam jawatan atau belum Edarkan borang permohonan kepada pemohon

Tandakan ( _/ )

Catatan

Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan ada bersama. Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas borang-borang berkenaan. Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke JPN Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji diterima Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer

Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

23

Urusan Permohonan Pinjaman Kenderaan 6.1 i Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Kenderaan Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii

Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta ditandatangani oleh pemohon.

iii

Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Kenderaan yang hendak dibeli.

iv

Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

Sediakan lejer individu pinjaman kenderaan bagi setiap peminjam.

24

6.2

Proses Kerja : -

Urusan Pinjaman Kenderaan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir " Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan layak memohon. Semak semua borang dan dokumen sokongan dan terakan cop Pengetua / Guru Besar. Hantar borang yang telah lengkap ke JPN (Unit Pentadbiran Am ) berserta dengan dokumen berikut :i 1 salinan Sebutharga Kenderaan./ ii 1 salinan slip gaji. Apabila terima arahan potongan gaji, sediakan Borang SG20 untuk pemotongan gaji bagi peminjam. Dapatkan dokumen berikut untuk direkod kedalam Lejer Pinjaman :i Sebutharga Kenderaan. ii salinan fotostat Insuran 'Cover-Note'. iii salinan fotostat resit. iv salinan fotostat invois. v salinan geran kenderaan yang telah dicop " HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT " Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan peminjam. Kemaskini data pemohon dan potongan gaji sehingga selesai. Hantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN (Unit Pentadbiran Am). Dapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insuran cover-note' setiap kali cukai jalan kenderaan diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman.

"

6 7

25

6.3

Carta Aliran :-

Urusan Pinjaman Kenderaan

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

minta peminjam menyemak semula tidak betul

Semak borang yang telah diisi bersama dengan dokumen sokongan yang dikehendaki

Betul - Sediakan surat lampiran dan pengesahan bahawa pegawai telah disahkan dalam jawatan. Dapatkan tandakan Pengetua / Guru Besar

Hantar borang-borang permohon berserta dokumen sokongan kepada JPN (Unit Pentadbiran Am) Masukkan kedalam fail 1 salinan

Terima arahan potongan gaji sediakan borang SG20 Dapatkan dokumen berikut :Salinan geran, insuran cover-note, resit bayaran, invois dari pembekal Sediakan lejer individu dan kemaskini lejer sehingga selesai potongan gaji. Hantar laporan lejer individu pada setiap hujung tahun dan dapatkan salinan geran dan insuran cover-note bagi pengesahan cukai jalan telah diperbaharui. Hantar laporan lejer 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman ke JPN (Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan pinjaman kenderaan.

26

6.4

Senarai Semak :

Urusan Pinjaman Kenderaan.

Bil 1

Tindakan Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan dalam jawatan atau belum Edarkan borang permohonan kepada pemohon

Tandakan ( _/ )

Catatan

Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan ada bersama. Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas borang-borang berkenaan. Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke JPN Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji diterima Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan

Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.

27

Menyelia Urusan Kewangan 7.1 i Peraturan- Peraturan Pentadbiran Penyeliaan Urusan Kewangan Memastikan urusan kewangan sentiasa dikemaskini dan mematuhi segala peraturan yang ada.

ii

Perbankkan semua hasil kutipan pada hari berkenaan.

iii

Pastikan Buku Tunai ditutup pada 30 /31 haribulan bulan berkenaan.

iv

Pastikan penyata - penyata kewangan untuk diaudit dikemukakan tidak lewat daripada 28hb Februari tiap-tiap tahun.

Memastikan resit bayaran difailkan.

28

7.2

Proses Kerja : -

Menyelia Urusan Kewangan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir " Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Semak maklumat-maklumat yang disediakan oleh Pembantu Tadbir Kewangan & Penyelia Asrama Memastikan semua kutipan hasil sekolah dikeluarkan resit , dicatat dalam Buku Kutipan Harian dan dibankkan pada hari berkenaan atau keesokannya. Memastikan semua pembelian diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan seperti :i. Semak baki peruntukan. ii semak baki stok iii keluarkan Borang Pesanan Tempatan (LO) Memastikan setiap bayaran hendaklah mengikut peraturan seperti :i Baucar Bayaran. ii Cek Berpalang iii Dokumen-dokumen sokongan Pastikan setiap bil dijelaskan tidak lewat satu bulan / 30 hari dari tarikh penerimaan. Memastikan semua peralatan direkodkan kedalam stok dan disemnak sekurang-kurangnya dua kali setahun. Memastikan Penyata Audit dikemukakan selewatlewatnya pada 28hb Februari setiap tahun.

"

"

"

29

7.3

Carta Aliran :-

Menyelia Urusan Kewangan

Menerima urusan-urusan kewangan daripada Pembantu Tadbir Kewangan N17 dan Penyelia Asrama N17/N22

minta peminjam menyemak semula

tidak lengkap

Lengkap

Cop dimana perlu dan kemukakan kepada Pengetua / Guru Besar untuk tindakan pengesahan dan tandatangan

Ambil tindakan sewajarnya mengenai Urusan Kewangan tersebut

30

7.4

Senarai Semak :

Menyelia Urusan Kewangan

Bil 1

Tindakan Semak "Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan dan Penyelia Asrama" berkenaan tindakan yang telah diambil Kemukakan semula jika tidak teratur

Tandakan ( _/ )

Catatan

Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar.

Setelah diluluskan maklumkan semula kepada Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama tentang tindakan yang telah diambil

31

PENGURUSAN PERKHIDMATAN DAN TADBIRAN

8 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan 8.1 i Peraturan-peraturan pentadbiran Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan Tentukan pegawai yang hendak dinilai

ii

Pastikan borang-borang yang hendak digunakan.

iii

Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan mengenai tatacara Penilaian Prestasi.

32

8.2.

Proses Kerja : -

Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Edarkan borang mengikut kumpulan kakitangan :i Borang JPA (Prestasi ) 3/2002. Kumpulan Profesional ii Borang JPA (Prestasi ) 4/2002. Kumpulan Sokongan 1 iii Borang JPA (Prestasi) 5/2002 Kumpulan Sokongan II Terima borang prestasi daripada semua kakitangan Semak borang-borang yang telah diisi. Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Pentadbiran untuk dinilai sebagai Penilai Pertama Bagi pegawai-pegawai dari Gred DG48 termasuk semua Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata Pelajaran diohantar terus kepada Pengetua. Borang prestasi yang telah dinilai oleh Penilai Pertama hendaklah diserahkan kepada Penilai Kedua (Pengetua) Borang prestasi yang telah siap dinilai markah-markah akan disatukan daripada penilai pertama dan kedua dan kemudian dibahagi 2 untuk mendapatkan markah purata Markah yang siap hendaklah dimasukkan kedalamn data komputer untuk dianalisa

2 3 4

" " Penolong Kanan Pentadbiran Pengetua

Pengetua

Penolong Kanan Pentadbiran

Penolong Kanan Pentadbiran / Ketua Pembantu Tadbir "

9 ` 10

Cetak laporan prestasi dalam 4 salinan untuk dihantar ke Pejabat Pelajaran Daerah. Bagi kumnpulan DG48 akan dihantar terus ke PPD untuk dinilai oleh PPD sebagai Penilai pertama Bagi Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata Pelajaran penilai pertama ialah Pengetua dan PPD sebagai penilai kedua

Pegawai Pelajaran Daerah Pengetua / PPD

11

33

8.3

Carta Aliran :-

Urusan Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

Edarkan borang prestasi mengikut jenis kumpulan dan gred jawatan

Semak borang prestasi yang diterima

lengkap semula borang prestasi tidak lengkap Lengkap

Serahkan borang-borang prestasi kepada Penolong Kanan /Pengetua

Markah prestasi yang telah siap disatukan dan dibahagikan hendaklah dimasukkan kedalam data Komputer Cetak Laporan Nilaian Prestasi dalam 4 salinan. Bagi kumpulan DG48 dihantar terus ke PPD bersama dengan surat iringan.

Hantar laporan Nilaian Prestasi tahunan ke PPD

Simpan semua borang prestasi dan salinan :Laporan Prestasi Tahunan didalam fail sekolah

34

8.4

Senarai Semak :

Urusan Penilaian Prestasi Tahunan

Bil 1

Tindakan Semak borang prestasi yang diterima

Tandakan ( _/ )

Catatan

Sediakan senarai semak kakitangan yang telah hantar borang ke pejabat. Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Pentadbiran / Pengetua Masukkan data /laporan prestasi didalam data maklumat komputer prestasi. Hantar laporan Nilaian Prestasi Tahunan ke PPD

Simpan satu salinan dokumen diatas didalam fail

35

Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj

9.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Harta dan Kes-kes Tindakan Surcaj. i Semua pegawai dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima (5) tahun. Tempoh perisytiharan harta dikira dari tarikh terakhir perisytiharan harta dibuat. Seorang pegawai yang baru dilantik hendaklah mengisytiharkan hartanya dalam tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri. Sekiranya dalam tempoh perisytiharan harta yang ditetapkan itu seseorang pegawai tidak memperolehi apa-apa harta, maka pegawai berkenaan perlu membuat pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A Semua pegawai dikehendaki mengisytiharkan segala harta yang dimiliki olehnya atau isteri atau suami atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orang bagi pihaknya atau bagi pihak isteri atau suaminya atau anaknya. Ketua Jabatan bertanggungjawab meluluskan atau tidak meluluskan perisytiharan harta yang telah dibuat oleh seseorang pegawai. Ketua Jabatan bertanggungjawab mengeluarkan surat kelulusan bertulis kepada semua pegawai mengikut Format "Lampiran F ". Bahan Rujukan Utama , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 berkuatkuasa mulai dari 30 Julai 2002. Dengan ini surat Pek. Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1995 dan Pek. Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1999 dibatalkan.

ii iii

iv

vi

vii

viii

36

9.2

Proses Kerja : -

Laporan Perisytiharan Harta Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua Seksi UndangUndang / Peraturan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2002 bertarikh 30 Julai 2002

Bil.

Proses Kerja

Sediakan senarai kakitangan yang belum membuat pengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semua pegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendak dilaporkan . Lampiran A Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atas Pemilikan Harta. Borang JPA(T)1/02 - Lampiran B Bagi perisytiharan harta kali pertama dan harta tambahan Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran C Bagi perisytiharan pelupusan harta Borang JPA(T)3/02 - Lampiran D Bagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian

Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripada pegawai.

Ketua Pembantui Tadbir (Ahli J/K Urusetia) "

Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:tiada perubahan permohonan kali pertama permohonan tambahan pelupusan harta pemilikan syarikat borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengan dokumen sokongan. Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepada Penolong Kanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan ditandatangani sebagai Urusetia

4 `

Penolong kanan ( Pentadbiran ) Urusetia

37

9.3

Carta Aliran :-

Urusan Perisytiharan Harta

Edarkan borang perisytiharan harta mengikut jenis perisytiharan harta

semak borang perisytiharan harta yang diterima daripada pegawai. lengkap semula borang perisytiharan harta tidak lengkap serahkan borang kepada Pen. Kanan Pentadbiran

Lengkap

Pen Kanan Pentadbiran menurunkan tandatangan dan serahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan Ketua Jabatan Sediakan surat kelulusan Ketua Jabatan seoerti Lampiran F dan ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar. Serahkan 1 salinan surat kelulusan bersama 1 salinan borang perisytiharan harta kepada semua pegawai. Sediakan Lampiran H - Penyata Laporan Perisytiharan Harta dalam 4 salinan bersama dengan surat iringan. Hantar Lampiran H ke PPD dalam 2 salinan dan 1 salinan ke JPN (Unit Tatatertib). .

Simpan satu salinan untuk fail sekolah.

38

9.4

Senarai Semak :

Urusan Perisytiharan Harta

Bil 1

Tindakan Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytihar harta. Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai

Tandakan ( _/ )

Catatan

Semak butir-butir diperlukan

Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan

Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan Harta Lampiran H Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN

Failkan satu salinan didalam fail sekolah

39

10

Menguruskan Kes-Kes Tindakan Tatatertib/Surcaj 10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib dan Urusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib. Peraturan-peraturan pentadbiran (a) (b) (c) (d) (e) ii Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj. Penyelenggaraan kes-kes jenayah. Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya. Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas. Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan.

Peraturan-peraturan pentadbiran (a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertib adalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap. Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedur sebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D. Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatan hendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.

(b)

(c)

40

10.2.1

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengeuta / G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran Ketua Pembantu Tadbir Seksi UndangUndang / Peraturan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93

Bil.

Proses Kerja

Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untuk menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerja Sediakan draf laporan sebagai berikut :2.1. Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, Gelaran Jawatan/ Gred dan tempat bertugas ). 2.2. Latar belakang kes : (a) Butir-butir mengenai pelanggaran kes jenayah yang dilakukan , tarikh, tempat dan peruntukan undang-undang. Laporan Polis mengenai penangkapan, Laporan Mahkamah.

(b)

2.3.

Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenai Perintah Tahan Kerja. "

Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri. Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran. Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran semak draf laporan, buat pindaan jika perlu dan luluskan. Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan (jika ada). Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran tandatangani laporan

Pengetua/ G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran "

"

"

"

41

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Ketua Pembantu Tadbir

Seksi UndangUndang / Peraturan

Hantar laporan kepada :Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib.

10 11

Tindakan fail Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Terima surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. NOTA :Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertib apabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polis sementara kes dibicarakan.

" "

12

Pengetua / Guru Besar

13

Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan. Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakan Penyata Perubahan Kew 8. Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib dan tindakan fail.

"

14

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

15

"

42

10.2.2

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah Tindakan Gantung Kerja Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengeuta / G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran Seksi UndangUndang / Peraturan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93

Bil.

Proses Kerja

Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusan perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan , sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya tarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula ). Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Gantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan. Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan (jika ada) Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran tandatangan perakuan. Hantar Laporan kepada :Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib)

Ketua Pembantu Tadbir " Pengetua / Guru Besar Ketua Pembantu Tadbir "

3 4

Pengetua/ G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran

Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranya mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

JPN (Unit Tatatertib )

43

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar

Seksi UndangUndang / Peraturan

10

Terima surat perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota dibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belum diputuskan oleh mahkamah maka perintah kerja dikeluarkan). Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan. Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan menyediakan Penyata Perubahan Kew 8. Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib dan tindakan fail.

11

"

12

"

13

Pembantu Tadbir "

44

10.2.3

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengeuta / G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran

Seksi UndangUndang / Peraturan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93

Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuan pegawai / anggota berkenaan DITOLAK. NOTA :Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada Lembaga Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula.

Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai tindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan. Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimana pindaan (jika ada). Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Hantar perakuan kepada :Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib)

Ketua Pembantu Tadbir Pengetua / G.Besar Pen. Kanan 1 "

3 4

Ketua Pembantu Tadbir Pengetua/ G. Besar Pen Kanan 1 Ketua Pembantu Tadbir

Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai/anggota sokongan berkenaan.

45

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar

Seksi UndangUndang / Peraturan

10

Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan menyediakan Penyata Perubahan Kew 8. Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib.

11

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

46

10.2.4

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib Kes Tidak Hadir Bertugas. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengeuta / G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran " Seksi UndangUndang / Peraturan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93

Bil.

Proses Kerja

Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang diberikan oleh pegawai / anggota sokongan. Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh pegawai / anggota sokongan. Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelah tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh penrimaan surat) Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali bertugas atau tidak. Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada Jabatan Pelajaran Negeri Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buat pindaan (jika perlu). Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan jika perlu.

"

"

" Ketua Pembantu Tadbir

"

7 8

Pengetua / Guru Besar

"

47

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar "

Seksi UndangUndang / Peraturan

10

Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar. Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. Hantar perakuan kepada :Jabatan Pelajaran Negeri. (Unit Tatatertib )

11 12

Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib )

48

10.2.5

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengeuta / G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran " Seksi UndangUndang / Peraturan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93

Bil.

Proses Kerja

Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang diberikan oleh pegawai / anggota sokongan. Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh pihak pos. Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru sekali lagi. Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawai tidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakan mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ). Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor Ketua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan diberitahu dalam Warta Kerajaan. Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripada Jabatan Pelajaran Negeri Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar. Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan (jika perlu) dan luluskan.

"

"

"

Ketua Pembantu Tadbir "

Pengetua / Guru Besar

49

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar "

Seksi UndangUndang / Peraturan

10

Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana pindaan jika ada Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar. Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. Hantar perakuan kepada :Jabatan Pelajaran Negeri. (Unit Tatatertib ) Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Terima salinan Warta Kerajaan.

11

12 13

" JPN Unit Tatatertib

14

Pengetua / Guru Besar.

15

50

10.2.6

Proses Kerja : -

Penyelenggaraan Kes Rayuan Tatatertib / Surcaj

Bil.

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengeuta / G.Besar Pen. Kanan Ketua Pembantu Tadbir

Seksi UndangUndang / Peraturan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93

1 2

Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asas rayuan sama ada asas-asas yang diberikan boleh diterima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah, buktikan mengenainya. Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perlu Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ). Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar. Pengetua / Guru Besar tandatangani surat. Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib) Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan. Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakan menyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8) Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib dan tindakan fail.

3 4 5 6

Pengetua / G. Besar. Ketua Pem Tadbir Pengetua / G. Besar

7 8 9

JPN Pengetua / G.Besar

10

11

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

12

"

51

11

Menyelia Urusan Perkhidmatan 11.1 i Peraturan-peraturan Pentadbiran Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.

ii

Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan, diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan (Kew 8 ) hendaklah disediakan.

iii

Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkan oleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar ke Pusat Rekod. JPA.

52

11.2

Proses Kerja : -

Menyelia Urusan Perkhidmatan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / G.Besar Penolong Kanan Pentadbiran dan Ketua Pembantu Tadbir Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

1 2

Memastikan rekod / fail bagi kakitangan Memastikan semua urusan perjawatan seperti :i ii iii iv v vi Lantikan. Pengesahan dalam jawatan. Pemberian Berpencen dan Opsyen. Pertukaran Pemangkuan atau Tanggung Kerja dan laio-lain mengenai perkhidmatan

diselesaikan dengan segera 3 Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8) dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke Pusat Rekod.

53

11.3

Carta Aliran :-

Menyelia Urusan Perkhidmatan

Kembalikan kepada Pembantu Tadbir berkenaan untuk dilengkapkan

semak 'senarai semak' mengenai urusan perkhidmatan yang telah disediakan oleh Pembantu Tadbir.

tridak Lengkap lengkap

Cop dan dapatkan kelulusan dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar Kemukakan ke pihak yang berkenaan Jabatan Pelajaran Negeri
Kenalpasti sebabsebab tidak diluluskan

Diluluskan

Beritahu kepada Pembantu Tadbir tindakan selanjutnya harus diambil mengenai urusan berkenaan.

54

11.4

Senarai Semak :

Menyelia Urusan Perkhidmatan

Bil

Tindakan Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan yang telah diambil.

Tandakan ( _/ )

Catatan

Kemukakan semula jika tidak teratur

Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan sewajarnya yang harus diambil seterusnya.

55

12

Menyelia Urusan Keceriaan 12.1 i Peraturan-peraturan Pentadbiran Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.

ii

Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.

iii

Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepada Guru Keceriaan.

56

12.2.

Proses Kerja : -

Menyelia Urusan Keceriaan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / G.Besar Seksi UndangUndang / Peraturan Borang Permintaan dan Borang Pesanan Tempatan

Bil.

Proses Kerja

Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan dengan persetujuan Pengetua / Guru Besar. Sediakan borang-borang pesanan tempatan dalam 3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar. Hantar 2 salinan kepada pembekal. Failkan satu salinan. Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan projek yang telah diluluskan. Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenai pelaksanaan projek.

Ketua Pembantu Tadbir " " "

3 4 5

Pengetua / Guru Besar.

57

12.3

Carta Aliran :-

Menyelia Urusan Perkhidmatan

Sediakan perancangan keceriaan untuk tahun berkenaan dan dapatkan maklumat peruntukan yang ada
baikpulih alatan yang mengalami

Pastikan peralatan dan tenaga yang ada

kerosakan
kecil

tidak mencukupi mencukupi sediakan (gambarajah) lanskap dan sediakan jugam anggaran dan tenaga yang diperlukan untuk suatu projek. dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar sediakan semula projek dan anggaran baru tidak lulus lulus

sediakan borang pesanan tempatan

terima barang dan laksanakan projek yang telah diluluskan.

58

12.4

Senarai Semak :

Menyelia Urusan Keceriaan

Bil 1

Tindakan Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandas di setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan

Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khusus bagi projek keceriaan

Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan) atau PRA Sekolah.

59

13

Menyelia Urusan Keselamatan 13.1 i Peraturan -peraturan Pentadbiran Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya pada waktu yang telah ditetapkan.

ii

Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perlu diperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui oleh Pengetua / Guru Besar.

iii

Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikan jam berkenaan dalam keadaan baik dan kertas pencetak masa masih mencukupi.

60

13.2

Proses Kerja : -

Menyelia Urusan Keselamatan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran Seksi UndangUndang / Peraturan Senarai tugas yang dipersetujui oleh Pengetua / Guru Besar

Bil.

Proses Kerja

Berbincang dengan pihak Pengurusan Syarikat Kawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenai Jadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpasti kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian. atau Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugas kawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian.

Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaan dan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan. Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh Pengawal Keselamatan / Jaga. Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa ke semasa. Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar dan Polis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada.

Ketua Pembantu Tadbir "

"

Pengetua/ G.Besar Pen. Kanan Pentadbiran dan Polis

Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa mengenai tugas-tugas mereka. Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia ada dengan mengunci jam (watchman clock) dari point pertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.

61

13.3

Carta Aliran :-

Menyelia Urusan Keselamatan

Berbincang dengan Pengetua / G. Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan

Mednyerahkan Jadual Tugas kepada Jaga / Pengawal Keselamatan

Menerima Laporan Harian daripada Jaga / Pengawal Keselamatan

Mengemukakan laporan kes-kes kepada Pengeuta/ Guru Besar dan Polis jika perlu

Memastikan pelaksanaan tugas pengawalan yang dilaksanakan oleh Jaga / Pengaswal Keselamatan dari masa ke semasa

62

13.4

Senarai Semak :

Menyelia Urusan Keselamatan

Bil 1

Tindakan Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan Keselamatan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga / Pengawal Keselamatan

Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.

Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polis jika perlu

Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakan oleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.

63

14

Urusan Penyerahan Tugas 14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran 14.1.1 14.1.2 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk. Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinan seperti berikut :(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas. Senrai tugas jawatan. Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai. Senarai harta benda/ peralatan pejabat. Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain. Fail Meja. Manual Prosedur Kerja Sasran Kerja Tahunan Lain-lain.

64

14.2

Proses Kerja : -

Urusan Penyerahan Tugas Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8 kepada pegawai yang akan bertukar. Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawai berkenaan untuk disemak. Sediakan surat iringan. Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Merekod dan mengemukakan kepada Pengarah Pelajaran Negeri. Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadi pegawai yang bertukar.

3 4 5

65

14.3

Carta Aliran :-

Urusan Penyerahan Tugas

Menerima arahan pertukaran pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan. Maklum kepada pegawai untuk mengisi borang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8

Bantu sediakan dimana perlu bagi Lampiran A 1.1. hingga 1.8

Sediakan surat iringan

Kemukakan semula kepada pegawai berkenaan untuk dilengkapkan

tidak lengkap Semak kesemua butir-butir yang diperlukan

Kemukakan ke Pejabat Pelajaran Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri dan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah Menyerah Tugas hendaklah diberi kepada pegawai yang menyerah dan pegawai baru yang menerima jawatan tersebut.

66

14.4.

Senarai Semak :

Urusan Penyerahan Tugas

Bil 1

Tindakan Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenai pertukaran pegawai berkenaan.

Tandakan ( _/ )

Catatan

Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8

Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akan bertukar untuk dipenuhi

Semak semula borang-borang berkenaan sebelum diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerah tugas dan satu salinan pegawai baru yang menerima tugas.

67

15

Menguruskan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan. 15.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran i ii Tentukan kelayakan menduduki rumah. Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiami Rumah Kerajaan (Perintah Am Bab E). Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa (Perintah Am Bab E). Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nombor akaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia , Bahagian Kewangan. Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :(a) (b) (c) (d) (e) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73). Lampiran C. Lampiran E (Perintah Am Bab E). Lampiran F (Perintah Am Bab E)

iii

iv

Borang / surat permohonan (dari kakitangan)

68

15.2.

Proses Kerja : -

Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / Guru Besar Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

Menerima surat permohonan dari pegawai untuk menduduki rumah kerajaan Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosongan rumah. Menyediakan borang-borang untuk menduduki rumah kerajaan dengan secukupmya. Dapatkan tandatangan Pengetua Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar dan beri kepada pemohon. Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borang Lampiran E -Sijil Masuk Rumah dalam 3 salinan. Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPN Unit Perkhidmatan bersama dengan salinan surat kelulusan menduduki kuarters dan satu salinan Lampiran E. Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Borang SFG20 dan SG14 (Kew 319). Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan. Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji.

3 4

"

Ketua Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Kewangan "

"

69

15.3

Carta Aliran :-

Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan

Menerima permohonan

dapatkan

menyemak syarat sewa, jenis dan kekosongan rumah dan mengisi borang

maklumat
tambahan

tidak lengkap

lengkap

semak sebabsebab tidak dilulkuskan

dapatkan persetujuan dan kelulusan Pengetua / Guru Besar.

tidak diluluskan diluluskan

terima surat kelulusan

serahkan surat kelulusan kepada pemohon bersama dengan Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E

Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPN bersama dengan Lampiran E dan surat kelulusan menduduki kuarters

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Borang SG20 dan SG14 Hantare ke AG Negeri.

70

15.4.

Senarai Semak :

Urusan Menduduki Rumah Kerajaan

Bil 1

Tindakan Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang

Tandakan ( _/ )

Catatan

Semak syarat sewaan

Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar

Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon

Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan mengenai tindakan Payroll yang perlu dilakukan.

71

16

Menguruskan Pengurusan Fail 16.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran i ii Pastikan bahawa fail-fail disimpan dengan cara yang sistematik Setiap fail hendaklah diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan isi kandungan. Fail-fail hendaklah dikelaskan iaitu sama ada peringkat terhad , sulit, rahsia atau rahsia besar. Pastikan fail-fail yang dibuka didaftarkan. Pastikan kertas minit digunakan. Dakwat biru untuk surat keluar. Dakwat merah untuk surat masuk dan diberi nombor berturutan. Pastikan fail diberi dengan kandungan yang berpatutan. Pastikan fail yang memerlukan tindakan mengikut "SEGERA" atau "SERTA MERTA". Pastikan pengeluaran fail direkod. Fail yang memerlukan tindakan kemudian hendaklah direkod dalam buku SDP untuk failkan simpan dalam perhatian.

iii

iv v

vi vii

viii

72

16.2

Proses Kerja : -

Menguruskan Pengurusan Fail Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Pengetua / G. Besar " " Seksi UndangUndang / Peraturan

Bil.

Proses Kerja

1 2

Menyelaraskan keperluan fail mengikut pengurusan Menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk komen persetujuan. Menetapkan jenis fail terbuka, timbul dann sulit Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk. Membuka sebuah buku rekod fail. Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV) Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh dan mengikat dengan tali. Membuka fail barui menggunakan nombor rujukan Fail dan tajuk yang sama dengan menambah "No Jilid".. Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit, tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yang mudah dirujuk bagi fail timbul.

3 4 5 6 7

" Ketua Pembantu Tadbir " "

"

"

73

16.3

Carta Aliran :-

Menguruskan Pengurusan Fail

senaraikan keperluan fail mengikut penjenisan dapatkan komen dari Pengetua/ Guru besar mengenai senarai yang dicadangkan tetapkan jenis fail

Fail Timbul

Fail Sulit

Fail Terbuka

memberi nombor fail

menulis tajuk fail

melekatkan tali

melekatkan kertas minit

menguruskan fail

membuka buku rekod fail dan rekod fail SDP mengambil tindakan menutup fail

membuka fail baru

menyimpan fail

74

16.4

Senarai Semak :

Menguruskan Pengurusan Fail

Bil 1

Tindakan Senarai keperluan fail mengikut penjenisan

Tandakan ( _/ )

Catatan

Mewndapat komen Pengetua / Guru Besar

Tetapakan jenis fail : Fail Timbul, Fail Sulit, Fail Terbuka

Memberi nombor fail

Menulis tajuk fail

Melekat Kertas Minit (Am 4)

Menguruskan fail

Membuka Buku Rekod fail dan rekod fail SDP

Mengambil tindakan menutup fail

10

Membuka fail baru

11

Menyimpan fail

75

17

Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Pembantu Tadbir 17.1. 17.2. 17.3. 17.4. 17.5 17.6. Perintah Am Bab A - G Aerahan Perbendaharaan Arahan Perkhidmatan. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan . Pekeliling-pekeliling Kewangan. Yang dikeluarkan dari masa ke semasa

18

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir 18.1. 18.2. 18.3. 18.4. 18.5 Setiausaha Jawatan Pengurusan Kewangan Sekolah. Bendahari Jawatankuasa Keceriaan Sekolah. Penolong Urusetia Pengisytiharan Harta. Ahli Jawatankuasa Lembaga Sebutharga Sekolah. Ahli Penilaian Laporan Prestasi Sekolah bagi kakitangan bukan guru.

76

19

Norma Kerja Bagi Tugas-tugas Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.

Bil

Jenis Kerja

Masa yang diambil

77

20

Senarai Tugas Harian

JAWATAN :KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

NAMA : JAWATAN : TARIKH : Bil. Tugas saya hari ini Catatan

78