VERSION 2

20 November 2009 | 9:00 p.m.

AUTOMATED 
ELECTION SYSTEM
Flowchart 
of Election Returns 
and Certificates of Canvass 
for Presidential and 
Vice‐Presidential Candidates
1
SCENE SETTER
ƒ This presentation is based on the provisions of Republic 
Act No. 8436, as amended by Republic Act No. 9369 
(Automated Election System Law)
ƒ Inputs were likewise taken from various COMELEC 
presentations
ƒ Caveat: We are still awaiting the release by the 
COMELEC of the General Instructions to the Board of 
Election Inspectors and General Instructions to the 
Board of Canvassers, which will contain the 
implementing details for the May 10, 2010 Elections
ƒ This presentation will likewise outline the COMELEC’s 
Continuity Plan in case the Automated Election System 
fails in certain instances
2
ELECTION STATISTICS

ƒ Estimated 47,000,000 registered voters
ƒ 80 Provinces
ƒ 1,631 Cities and Municipalities
ƒ 320,415 Established Precincts
ƒ 37,884 Polling Centers 
ƒ 80,136 Clustered Precincts
ƒ 80,136 PCOS Machines for Clustered Precincts
ƒ 82,200 Total PCOS Machines
ƒ 2,064 Spare PCOS Machines

3
 Representation of Clustered Precincts

BEI/ BEI/ BEI/ BEI/ BEI/

PCOS PCOS PCOS PCOS PCOS
(80,136)

Precincts and Clustered Precincts
Polling Centers (37,884)
4
I.  Procedure in General
ƒ Four (4) Levels 
1. Precinct Level: 
Board of Election Inspectors (BEI) 
2. City/Municipal Level: 
City/Municipal Board of Canvassers 
(CBOC/MBOC)
3. Provincial Level: 
Provincial Board of Canvassers (PBOC)
4. National Level: 
National Board of Canvassers 
(Congress/COMELEC)

II.  Procedure for Highly Urbanized Cities (HUCs)
ƒ Cities Comprising Legislative District(s) (26 HUCs)
ƒ Taguig‐Pateros (one district)
5
PROCEDURE IN GENERAL

CONGRESS COMELEC

PBOC

CBOC/MBOC

BEI

6
PROCEDURE FOR 
HIGHLY­URBANIZED CITIES

CITIES COMPRISING LEGISLATIVE DISTRICT(S)
CONGRESS COMELEC

CBOC

BEI

7
PRECINCT LEVEL:

Board of Election Inspectors (BEI) (80,136)
Composed of three (3) public school teachers.
1. Chairman 
2. Poll Clerk 
3. Member 
At least one member shall be an information technology‐capable 
person who is trained or certified by the DOST to use the Automated 
Election System.

Tasks: 1. Conduct the casting and counting of votes 
2. Issue the Election Returns (ER) 
8
VOTING PROCEDURE

The COMELEC shall prescribe the 
manner and procedure of voting 
that shall be easily understood 
and followed by voters, taking 
into consideration, among others, 
the secrecy of the voting. [Section 
18, RA 8436, as amended]

9
VOTING PROCEDURE

10
VOTING PROCEDURE

11
VOTING PROCEDURE

12
VOTING PROCEDURE

13
VOTING PROCEDURE

14
VOTING PROCEDURE

15
VOTING PROCEDURE

16
PRECINCT LEVEL:
BEI prints thirty (30) copies of the ERs and within one (1) 
hour after the printing of the election returns,
electronically transmits the precinct results to five (5) 
entities:
Five (5) electronically transmitted copies:
1 Respective levels of board of canvassers
‐ City or Municipal Board of Canvassers 
(CBOC/MBOC)
2 Dominant Majority Party 
3   Dominant Minority Party 
4 Accredited Citizens’ Arm (PPCRV)
5 Kapisanan ng mga Broadcasters sa Pilipinas

17
BEI ELECTRONIC TRANSMISSION
OF ELECTION RETURNS

CONGRESS/
COMELEC
Dominant
Majority Party

Dominant BEI CBOC DBOC PBOC

Minority Party (80,136) HUCs (26) (1) (80)

Citizen’s CBOC/MBOC
Arm (PPCRV) Taguig-Pateros

KBP CBOC/MBOC
(1604)

COMELEC
CENTRAL BACKUP
SERVER 18
PRECINCT LEVEL:
BEI prints thirty (30) copies of the ERs and transmits as follows:
Thirty (30) printed copies:
1 City/Municipal Board of Canvassers (CBOC/MBOC) 
2 Congress 
3 COMELEC 
4 Citizens’ Arm (PPCRV)
5 Dominant Majority Party 
6 Dominant Minority Party 
7 Ballot Box 
8 Provincial Board of Canvassers (PBOC)
9‐18 Ten (10) accredited major national parties (excluding the dominant 
majority and dominant minority parties)
19‐20 Two (2) accredited major local parties
21‐24 National broadcast or print media entities as determined by COMELEC
25‐26 Local broadcast or print media entities as may be determined by COMELEC
27‐30 Major citizen’s arms, including the accredited citizen’s arm, and other 
non‐partisan groups or organizations enlisted by COMELEC

19
BEI PHYSICAL DELIVERY
OF PRINTED ELECTION RETURNS
4 Major
Citizen’s Arms

CONGRESS/
2 Local Media
COMELEC
4 National Media

2 Major Local
Parties
BEI CBOC DBOC PBOC
10 Major (80,136) HUCs (26) (1) (80)
National Parties

CBOC/MBOC
Dominant
Majority Party
Taguig-Pateros

Dominant CBOC/MBOC
Minority Party (1604)

Citizen’s Arm
(PPCRV)

Ballot Box 20
KBP
CANVASSING PROCEDURE

The COMELEC is authorized to 
prescribe other manner or 
procedure for the canvassing and 
consolidation of votes as 
technology evolves, subject to the 
minimum capabilities of the 
Automated Election System and 
other pertinent laws. [Section 37, 
RA 8436, as amended]

21
CITY/MUNICIPAL LEVEL:
City Board of Canvassers (CBOC) (120)
Municipal Board of Canvassers (MBOC) (1,511) 
Composed of:
1. Chairman: Election Officer (CBOC & MBOC)
2. Vice Chair: City Prosecutor (CBOC), Municipal Treasurer (MBOC)
3. Secretary: City Superintendent of Schools (CBOC), District School 
Supervisor (MBOC)
Each board of canvassers shall be assisted by an information technology‐capable
person authorized to operate the equipment. The COMELEC shall deputize information
technology personnel from among the agencies and instrumentalities of the
government including GOCCs. 

Tasks:  1.  Canvass the votes by consolidating the electronically 

transmitted results or the results contained in the data storage
devices used in the printing of ERs 
2.  Issue the City/Municipal Certificate of Canvass (CCOC/MCOC)/ 
Statement of Votes (SOV) by precinct 
22
CITY/MUNICIPAL LEVEL:
City/Municipal Board Canvassers (CBOC/MBOC) prints thirty 
(30) copies of the certificates of canvass (CCOC/MCOC) and 
within one (1) hour after the printing of the certificate of 
canvass, electronically transmits the  canvassing results 
to the Provincial Board of Canvassers (PBOC). [Section 22, 
Paragraph 5, RA 8436, as amended]

23
CBOC/MBOC ELECTRONIC 
TRANSMISSION OF CCOC/MCOC

CONGRESS/
COMELEC
Dominant
Majority Party

Dominant BEI CBOC DBOC PBOC

Minority Party (80,136) HUCs (26) (1) (80)

Citizen’s CBOC/MBOC
Arm (PPCRV) Taguig-Pateros

KBP CBOC/MBOC
(1604)

COMELEC
CENTRAL BACKUP
SERVER 24
CITY/MUNICIPAL LEVEL:
City/Municipal Board of Canvassers (CBOC/MBOC) prints thirty (30) copies of the 
Certificate of Canvass (CCOC/MCOC) and transmits as follows:
1 Provincial Board of Canvassers (PBOC)
2 COMELEC 
3 CBOC/MBOC Chairman 
4 Citizens’ Arm (PPCRV)
5 Congress
6 Posted on a wall within the premises of the canvassing center
7 Dominant Majority Party 
8  Dominant Minority Party 
9‐18 Ten (10) accredited major national parties (excluding the dominant 
majority and dominant minority parties)
19‐ 20  Two (2) accredited major local parties
21‐25 National broadcast or print media entities as determined by COMELEC
26‐27  Local broadcast or print media entities as may be determined by COMELEC
28‐30  Major citizen’s arms, including the accredited citizen’s arm, and other 
non‐partisan groups or organizations enlisted by COMELEC
The CCOCs/MCOCs shall each be supported by Statement of Votes (SOV) by precinct
CBOC/MBOC Chair announces posting of 6th copy of CCOC/MCOC with SOV 
25
CBOC/MBOC PHYSICAL 
DELIVERY OF CCOC/MCOC
3 Major
Citizen’s Arms

CONGRESS/
2 Local Media
COMELEC
5 National Media

2 Major Local
Parties
BEI CBOC DBOC PBOC
10 Major (80,136) HUCs (26) (1) (80)
National Parties

CBOC/MBOC
Dominant
Majority Party
Taguig-Pateros

Dominant CBOC/MBOC
Minority Party (1604)

Citizen’s Arm
(PPCRV)
CBOC/MBOC Canvassing
KBP Chairman Center (Post) 26
KBP
PROCEDURE AT PROVINCIAL LEVEL

CONGRESS COMELEC

PBOC

CBOC/MBOC

BEI
27
PROVINCIAL LEVEL:
Provincial Board of Canvassers (PBOC) (80)
Composed of:
1. Chairman: Provincial Election Supervisor (PES)
2. Vice Chair: Provincial Prosecutor
3. Secretary: Provincial Superintendent of Schools
Each board of canvassers shall be assisted by an information technology‐
capable person authorized to operate the equipment. The COMELEC shall 
deputize information technology personnel from among the agencies and 
instrumentalities of the government including GOCCs.

Tasks: 1. Canvass the votes by consolidating the electronically 
transmitted results or the results contained in the 
data storage devices submitted by the City/ 
Municipal Board of Canvassers (CBOC/MBOC) 
2. Issue Provincial Certificate of Canvass (PCOC)/ 
Statement of Votes (SOV) by city/municipality 
28
PBOC ELECTRONIC 
TRANSMISSION OF PCOC

CONGRESS/
COMELEC
Dominant
Majority Party

Dominant BEI CBOC DBOC PBOC

Minority Party (80,136) HUCs (26) (1) (80)

Citizen’s CBOC/MBOC
Arm (PPCRV) Taguig-Pateros

KBP CBOC/MBOC
(1604)

COMELEC
CENTRAL BACKUP
SERVER 29
PROVINCIAL LEVEL:
Provincial Board of Canvassers (PBOC) produces fourteen (14) copies of the Certificate of 
Canvass (PCOC) and transmits as follows:
1  Congress
2 COMELEC
3 PBOC Chairman 
4 Citizens’ Arm (PPCRV)
5 Congress (the provision of RA 9369 mentions Congress twice)
6 Posted on a wall within the premises of the canvassing center
7 Dominant Majority Party 
8 Dominant Minority Party 
9‐10 Two (2) accredited major national parties representing the 
majority and minority, excluding the dominant majority and 
minority parties
11‐13 National broadcast or print media entities as determined by 
COMELEC
14 Another citizens’ arm or in the absence thereof, to a non‐partisan group 
or organization enlisted by COMELEC
The PCOCs shall each be supported by Statement of Votes (SOV) by city/municipality
PBOC Chair announces posting of 6th copy of PCOC with SOV 

30
PBOC PHYSICAL 
DELIVERY OF PCOC
Citizen’s Arm

CONGRESS/
Local Media
COMELEC
3 National Media

Major Local
Parties
BEI CBOC DBOC PBOC
2 Major (80,136) HUCs (26) (1) (80)
National Parties

CBOC/MBOC
Dominant
Majority Party
Taguig-Pateros

Dominant CBOC/MBOC
Minority Party (1604)

Citizen’s Arm
(PPCRV)
PBOC Canvassing
KBP Chairman Center (Post) 31
KBP
NATIONAL LEVEL:
ƒ Congress (as National Board of Canvassers for presidential/
vice­presidential elections) 

ƒ COMELEC (as National Board of Canvassers for senate and 
party­list elections) 

Tasks:  1.  Canvass Provincial Certificates of Canvass (PCOC) 

and City/District Certificates of Canvass (CCOC/DCOC) 
2.  Issue the National Certificate of Canvass (NCOC) 
and proclaim winners of presidential, vice‐presidential, 
senatorial and party‐list elections 

32
ELECTRONIC TRANSMISSION 
OF ELECTION RESULTS
TO THE CONGRESS
CONGRESS
COMELEC
Dominant
Majority Party

Dominant BEI CBOC DBOC PBOC

Minority Party (80,136) HUCs (26) (1) (80)

Citizen’s CBOC/MBOC
Arm (PPCRV) Taguig-Pateros

KBP CBOC/MBOC
(1604)

33
SUMMARY OF 
ELECTRONIC TRANSMISSION 
OF ELECTION RESULTS
CONGRESS/
COMELEC
Dominant
Majority Party

Dominant BEI CBOC DBOC PBOC

Minority Party (80,136) HUCs (26) (1) (80)

Citizen’s CBOC/MBOC
Arm (PPCRV) Taguig-Pateros

KBP CBOC/MBOC
(1604)

COMELEC
CENTRAL BACKUP
SERVER 34
CONTINUITY PLAN

Types of PCOS Systems Breakdown
1.  PCOS fails to scan 
2. PCOS able to scan but fails to print ER
3. PCOS able to print ER but fails to transmit
4. Consolidation/Canvassing System (CCS) able to 
receive transmission but fails to consolidate

35
CONTINUITY PLAN
1. PCOS Failure to Scan/Print: BEI shall wait for spare PCOS to 
complete its process before it is reconfigured for scanning 
and/or printing of ballots. If all PCOS fail, manual counting 
shall be done.
2. PCOS Failure to Transmit: Defective PCOS shall be 
connected to functioning transmission facility. If this fails, 
PCOS shall be physically transported to canvassing center 
in the presence of watchers and security escorts.
3. CCS Failure to Consolidate: Removable storage device of 
defective CCS shall be transferred to available CCS. If this 
fails, data from COMELEC Central Backup Server shall be 
printed and sent either to affected BOC or to Special BOC.

36
CRITICAL AREAS
1.  Source Code Review (PCOS and CCS)
2. Printing of Ballots
3. Preliminary/Final PCOS Testing and Sealing
4. Random Manual Audit
5. Canvassing of Votes
6. Transmission of Election Results

37
CRITICAL AREAS
1. Source Code Review (PCOS and CCS)

– Conducted by SysTest Lab, Colorado, USA
(from October 2009 to February 2010)
– Parallel review proposed to be done by KPMG

38
CRITICAL AREAS
2. Printing of Ballots

– Proposed to be printed within the premises 
and under the supervision of the BSP
– Smartmatic‐TIM to provide printing 
equipments and paraphernalia
– Watchers/representatives are allowed to 
observe printing

39
CRITICAL AREAS
3. Preliminary/Final PCOS Testing and Sealing

– Preliminary Testing upon delivery of PCOS
– Final Testing/Sealing conducted not later than 03 
May 2010 at the precinct level
– Watchers/representatives to be deployed to 37,884 
Polling Centers to guard PCOS until Election Day

– Procedure: (1) Test ballots to be manually counted. 
(2) Test ballots to be fed into PCOS. (3) Manual count 
to be compared with automated count. (4) If no 
discrepancy, PCOS to be sealed. 
40
CRITICAL AREAS
4. Random Manual Audit

– Coverage: 1 to 3 PCOS per city/municipality (up to 
approximately 4,893 PCOS)
– Conducted after electronic transmission of results to 
CBOCs/MBOCs
– Subject to 24‐hour prior notice by COMELEC

– Procedure: (1) Randomly chosen precincts to conduct 
manual count of ballots after electronic transmission 
of results. (2) If there’s discrepancy, COMELEC En 
Banc to determine extent of manual count.
41
CRITICAL AREAS
5. Canvassing of Votes 
6. Transmission of Election Results

– Watchers shall ensure that the election results 
transmitted from the PCOS (at BEI level) to the 
CCS (at BOC level) contain no discrepancy 
– Watchers shall be instructed/trained to 
immediately relay results to the central data 
center

42
THANK YOU!

43
 AES Team

Mr. Cecilio B. Lorenzo
Atty. Ronald Olivar Solis
Atty. Joe Nathan P. Tenefrancia
Atty. Arthur Anthony S. Alicer
Atty. Kristoffer James E. Purisima
Atty. Candy T. Avance
For questions, kindly email:
noynoymar.bantaybalota@gmail.com 44