Google 文件

功能簡介︰
「Google 文件」可說是一個提供多重服務的線上辦公軟體，它所提供的服務包括︰
a. 線上文書處理及儲存服務︰使用者把文件上載及儲存在 Google 的伺服器中，只要連線上網，
他們就能透過瀏覽器直接在線上編輯文件、試算表及簡報。
b. 共用及共建功能︰允許多人同時檢視或編輯同一份文件，這可提升文件編輯效能及避免多重文
件版本的問題。
c. 網頁發布功能︰「Google 文件」的內容可以直接發布成網頁或張貼到網誌內，方便與人分享。，
d. 離線存取功能︰在沒有網絡環境下，使用者也能存取「Google 文件」。

1. 「Google 文件」介紹
1.1 新增檔案及資料夾
登入「Google 文件」 「Google 文件」網址︰(http://docs.google.com)
輸入 Google 帳戶及密碼進入系統，於左上角按「新增」會看到四種檔案格式(文件、簡報、試算
表、表格)、資料來及使用範本。點選想要新增的檔案類型，便會開啟一個編輯視窗，
操作方式與 Office 軟件相似。
「Google 文件」中的「文件」提供文件功能，對應 Office 的軟件就是「Word」。
「Google 文件」中的「簡報」提供簡報功能，對應 Office 的軟件就是「PowerPoint」。
「Google 文件」中的「試算表」提供試算表功能，對應 Office 的軟件就是「Excel」。

「Google 文件」中的「試算表」樣式

在「Google 文件」新增資料夾可方便使用者分類所儲存的文件。按「新增」揀選「資料夾」，
然後輸入資料夾的名稱、說明及挑選顏色，方便區別檔案。
1.2 上傳檔案
於「Google 文件」首頁的左上角按「上載」就會出現上載檔案的畫面，根據下面的步驟便可上載
檔案。有關上載的檔案大小及格式限制可參閱「Google 文件」格式旁的「隱藏詳細資訊」。

1.3 文件的管理
於「Google 文件」首頁的「所有項目」剔選想要管理的檔案，運用上方的功能按鈕進行管理。

功能按鈕簡介︰
共用︰分享檔案
資料夾︰把檔案移動到資料夾中
刪除︰把文件移至垃圾桶，若要還原可點選左方的「垃圾桶」，再按「復原刪除」
重新命名︰修改檔案的名稱
更多動作︰替文件加上星號標記或變更擁有者

1.4 離線存取功能
「Google 文件」提供離線版本，讓使用者能在沒有在線的狀態下也能存取「Google 文件」。
只要安裝了「Google Gears 元件」「Google Gears 元件」網址︰
(http://gears.google.com/)，
於「Google 文件」首頁的右上角按「離線」，然後在彈出視窗中的左下角按「啟用離線存取」，那
Google 便會將資料同步到本機，接着在沒有網路環境下也可使用「Google 文件」。
當電腦再次聯接上網，只需關閉離線存取，
系統就會自動把本機修改過的資料寫入「Google 文件」了。
1.5 備份「Google 文件」
雖然「Google 文件」提供離線存取功能，但使用者仍然可以透過安裝一個免費的小工具把
「Google 文件」中所有檔案下載到自己的電腦內，以作備份。這小工具就是「GDocBackUP」
「GDocBackUP」網址︰(http://code.google.com/p/gdocbackup/) 。

2. 「文件」、「簡報」及「試算表」的共有功能
2.1 繪圖功能
無論是「文件」、
「簡報」或「試算表」，於功能表列上的「插入」選項中均提供「繪圖」選項功能，這
可讓使用者進行向量繪圖。這功能提供一些常用的繪圖工具選項，如插入美工圖案、
線段、手繪及文字工具的設定。

2.2 版本修定記錄
由於「Google 文件」能讓使用者共用及共建文件，為免使用者擔心文件會被人亂改，
於各文件上方的「檔案」中均有「查看修訂版本記錄」選項，
此功能能讓提供誰在甚麼時候修改了文件的哪些部份的記錄，並可隨時回復指定的版本。

2.3 共用、共建及發佈功能
「Google 文件」能讓使用者於線上分享文件。
於文件的右上角揀選「共用」，就能於此設定分享模式。
2.3.1 邀請其他使用者
在「受邀者」的欄位中輸入要分享對象的電郵，然後選擇分享的權限(可設定對方為可編輯或只
進行檢視)，可按需要輸入主題及訊息，最後按下「邀請」，就可把邀請信寄到對方的信箱內。

對方收到電郵後，只需用他的電郵登入「Google 文件」
(該電郵必須先註冊 Google 帳戶)，就可以因應分享者的
設定而使用文件。

2.3.2 取得共用連結
要是對方沒有 Google 帳戶，可按「共用」，然後揀選「取得共用連結」，這可建立一個能直接檢
視或進行編輯文件的超連結，只需把該連結電郵給分享對象，那對方則不需登入 Google 也能
直接檢視或編輯文件了。

2.3.3 發佈
「共用」功能中的「發佈」可讓文件直接發佈為一個 HTML 網頁。
「Google 文件」中的「文件」、及
「試算表」只能作靜態的網頁發佈，而「簡報」除可作靜態的網頁發佈外，它還提供「嵌入」功能，
只需複製下方的 HTML 程式碼，貼到網頁或網誌內，就可直接於網頁或網誌中播放簡報了。

2.4 匯出為 PDF 檔

於「文件」、「簡報」或「試算表」功能列的「檔案」提供下載文件為 PDF 格式的功能，
當中只有「試算表」的 PDF 檔下載功能提供輸出設定。
3. 「文件」、「簡報」、「試算表」及「表格」的用法
3.1 「文件」--線上文書處理
「Google 文件」其實就像一個線上文件編輯器，操作介面與 Word 相似，除了基本文書處理外，
它還提供協作寫作、修訂版本、發佈成網頁等功能，詳看筆記第二點。
以下特別介紹一些 Google 文件的實用功能︰
3.1.1 插入方程式
在「Google 文件」上方的「插入」選項中除可插入圖片、表格外，
還可按自己的需要插入繪圖及一些方程式符號。

3.1.2 翻譯及字詞查詢功能
在「文件」上方的「工具」選項中能將整篇 Google 文件翻譯或只選取特定範圍內的文字作字
典或網頁查詢。
3.2 「簡報」--線上簡報
「Google 簡報」除提供線上編輯及播放(不需安裝 PowerPoint)外，還可讓使用者直接匯入
PowerPoint 檔案進行編輯，於線上與人分享及嵌入網頁或網誌內，當然它不像 PowerPoint
般可提供生動的動畫效果。
以下特別介紹一些「Google 簡報」的實用功能︰
3.2.1 揀選主題
於「格式」選取「簡報設定」的「變更主題」便可為簡報揀選一個佈景主題。
而「變更背景」則可按個人需要插入圖片或更改背景顏色直接套用到所有投影片。

3.2.2 插入影片
「Google 簡報」可讓使用者直接在簡報中插入 YouTube 影片。
按「插入」，揀選「影片」，按需要搜尋影片，點選影片後，最後按「選取影片」，
該段影片就會嵌入簡報內，並可按需要調整影片的位置及大小。

3.2.3 匯入投影片
除了可以把整個簡報上載到「Google 簡報」內，還可直接透過「插入」中的「匯入投影片」匯
入 Google 文件中的其他簡報或按「選擇檔案」揀選匯入本機內的簡報檔。
完成後可剔選想要匯入的投影片。
3.2.4 線上播放簡報
按右上角「開始簡報」便可播放該簡報。

若已邀請他人共用簡報，於播放時可按「全部查看」，
便可與其他使用者透過文字或語音於線上對話。

有關「簡報」的用法，可到 http://googleined.blogspot.com/2009/06/blog-post_1309.html 下載相關筆記。

3.3 「試算表」--線上試算表
「Google 試算表」的介面與 Excel 相似，提供資料輸入、計算功能、插入圖表、排序、資料驗證
等。
它與 Excel 最大分別在於它的第一列會預留作為標題列，而下方會有一個排序的工具列，
只需在排序欄位上按一下，就會出現排序的選項。
 有關「試算表」的用法，可到 http://bit.ly/howtoonlinspreadsheet 下載相關筆記。

3.4 「表格」--線上問卷
「Google 表格」提供表單填寫服務，可讓使用者應用於線上問卷、測驗、報名等，所有資料會自
動產生一份 Google 試算表，方便進行統計。
有關「表格」的用法，可到 http://bit.ly/howtogoogleform 下載相關筆記。

本筆記的電子版：http://bit.ly/howtogoogledocs