Professional Documents
Culture Documents
Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng
phần mềm Microsoft.
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính của Excel
cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức
tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng
ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.
Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel
2000. Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các
phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại.
Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh hoạ, sau đó khởi động Excel
vừa học vừa thực tập.
Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường
từ Windows 95 trở nên do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong
cách định dạng và trang trí, khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:
Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và
Excel 97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000.
Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel
2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 97 sẽ không tương thích với các phiên bản trước,
tuy nhiên nếu cần Excel 97 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản
trước.
Trang 1
* Bộ Offce 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (Xử lí
bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), Power Point 2000 (thuyết trình) và
Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web).
Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau: Start\Programs\Microsoft Excel
(xem hình)
Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của
Microsoft Excel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh
Office Bar
Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ
liệu, sau đó thoát bằng một trong những cách sau:
C3: Double click biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề.
Trang 2
C4: Click biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình
đơn chọn Close.
Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất hiện
thông báo như sau:
Kích nút Yes nếu muốn lưu những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hăy kích nút
No, quay trở lại chọn Cancel để làm tiếp.
Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:
- Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên
tệp. Tên ngầm định do Excel đặt là Book 1, Book 2, ...
Trang 3
- Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel. Đây là nơi cho phép thực
hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Exit,
View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Cách sử dụng thực đơn và các lệnh
trên thực đơn sẽ được lần lượt giới thiệu trong các phần sau.
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh
các thao tác cơ bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào
đĩa (Save), ....
- Thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar): chứa các nút giúp định dạng
nhanh dữ liệu như: chọn font cho dữ liệu (font), chọn cỡ font cho dữ liệu
(Font size), ....
- Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời.
- Dạng nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời
trong bảng tính.
- Bảng tính (Work sheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.
- Danh sách các sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện
thời. Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Các tên này có thể
đổi được (xem phần sau).
- Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời
của bảng tính.
Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bầy, tuy nhiên có thể
làm ẩn đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ
khác bằng cách click mở trình đơn View và chọn:
+ Standard : Chuẩn.
Trang 4
+ Drawing : Vẽ.
+…
IV.1. Workbook
Mỗi Workbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Work sheet (bảng
tính), các biểu đồ (Chart), .... Trong một Workbook có thể có tối đa 255 sheet. Các phiên
bản cũ từ Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet. Từ Excel 97, máy
mở ngầm định 3 Sheet. Trong Excel cho phép thay đổi số Sheet ngầm định này bằng
cách sử dụng thực đơn Tools \ Options. Trong hộp Sheet in new workbook của mục
General gõ số Sheet ngầm định muốn mở trong file mới.
Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng
tính.
IV.2. Worksheet
Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Worksheet), trên mỗi bảng tính
bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là
các ô (cells).
- Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các
phiên bản trước nó chỉ có 16384 hàng). Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi
hàng và được đánh số từ 1 đến 65536.
Trang 5
- Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột. Tiêu đề của cột
(column heading) được đánh số theo A, B, C, ..., IU, IV.
- Các ô (cells): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bằng tên của
cột và tên của dòng tạo ra ô đó (Tên cột luôn đứng trước tên dòng).
Ví dụ: A1 (ô giao giữa cột A và hàng 1), E200 (ô giao giữa cột E và hàng 200).
Địa chỉ ô hiện thời hiện lên trong ô Cell reference.
- Vùng ô (Range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ hai ô
trở lên), địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới phải
của vùng. Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện cách nhau
bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5,
C6, C7, D4, D5, D6, D7.
Trang 6
Câu hỏi và bài tập
Trang 7
Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và
các thao tác với tệp
I. Các kiểu dữ liệu trong Excel
Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm
cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình
tính toán và xử lý dữ liệu sau này.
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký
tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu:
Kiểu hằng là giá trị không đổi. Các giá trị này có thể là chữ (text) hoặc số
(number)
I.1.1. Text:
Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu kí tự, ở chế độ mặc
định sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô.
Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #,
? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự
(text). Ví dụ: 123?, #78965, 120 456, ...
Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ:
Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345.
Trang 8
I.1.2. Number
Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên
phải của ô. Nếu số âm có thể nhập dấu "-" phía trước hoặc để trong dấu ngoặc đơn.
Number bao gồm:
- Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bính thường với dấu phân cách là gạch ngang
(-) hay gạch đứng (/). Phần tháng Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiấng Anh, quy
định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell. Một cách ngầm định, Excel lưu trữ các số
ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999.
- Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến
0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.).
Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử.
Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), dấu cộng (+), dấu a còng @.
= <biểu thức>
Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó.
Ví dụ: Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter. Khi đó, kết
quả hiện trong ô B2 sẽ là 60.
Ví dụ: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, ... không
tự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic
hoặc khi xuất hiện lỗi.
Trang 9
II. Cách nhập chữ tiếng Việt
Có nhiều cách gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất là kiểu gõ VNI và TELEX.
Kiểu gõ này dùng các phím số (hàng phím số bên trên các chữ cái) để bỏ dấu. Các
phím được quy định như sau:
Sắc (1), Huyền (2), Hỏi (3), Ngã (4), Nặng (5), dấu mũ â, ê (6), dấu móc ư, ơ (7),
dấu ă (8), dấu ngang đ (9).
Kiểu gõ này dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ tiếng Việt
để thể hiện dấu. Để thể hiện dấu theo quy định sau:
â (aa), ă (aw), ê (ee), ư (uw), ô (oo), ơ (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), nặng (j), hỏi
(r), ngã (x), xoá dấu (z).
Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ dấu sau khi gõ
nguyên âm, nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift.
Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau:
1. Kích hoạt ô cần nhập dữ liệu và nhập bình thường hoặc Click tại thanh công
thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn.
2. Khi bắt đầu gõ bất kì kí tự nào từ bàn phím, kí tự đó sẽ đều được thể hiện trên
dòng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời.
Nếu gõ nhầm, hãy nhấn phím Backspace để xoá lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu vào.
Trong khi gõ dữ liệu, có thể dùng các phím sau:
Trang 10
+ End: Để chuyển nhanh con trỏ text tới cuối phần dữ liệu trên dòng nhập dữ
liệu.
+ Home: Để chuyển nhanh con trỏ text tới đầu phần dữ liệu.
Chú ý:
Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím chỉ hướng ← (Left Arrow), → (Right
Arrow), ↑ (Up Arrow), ↓ (Down Arrow).
Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hãy nhấn phím ESC hoặc
kích vào hộp X trên dòng nhập dữ liệu. Khi đó dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào ô
hiện thời.
Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ
như các dãy:
1, 2, 3, 4, ....
2, 4, 6, 8, ....
Trang 11
1. Gõ dữ liệu vào hai ô đầu của dãy (hoặc chỉ cần gõ vào một ô đầu của dãy trong
trường hợp cần nhập dãy tháng hoặc ngày trong tuần).
3. Đặt trỏ chuột tại Fillhandle cho biến thành dấu +. Sau đó rê chuột sang phải
hoặc xuống dưới để tăng dãy số.
Ví dụ:
Nếu cần nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một hoặc vài vùng, hãy làm như sau:
1. Chọn vùng định vào dữ liệu (liền nhau hoặc cách nhau).
Ví dụ: ô H1, H3, H4, H6 đều có dữ liệu là kg. Để nhập nhanh dữ liệu vào các ô
này cần thực hiện như sau: Phải chọn các ô H1, H3, H4, H6 (giữ phím Ctrl khi cần chọn
các ô không nằm cạnh nhau). Gõ chữ "kg" vào ô H6. Tiếp tục giữ Ctrl và nhấn phím
Enter, kết quả cả bốn ô H1, H3, H4, H6 đều có cùng chữ "kg".
Nếu định gõ dữ liệu vào một vùng xác định, hãy làm như sau:
Trang 12
1. Chọn sẵn vùng cần vào dữ liệu.
2. Gõ dữ liệu vào ô đầu, sau đó nhấn Tab để chuyển con trỏ sang phải, sau đó
xuống dưới (xem chiều mũi tên).
Nhấn Shift + Tab để chuyển con trỏ theo chiều ngược lại.
Nhấn phím Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đó sang phải.
Để gõ text vào một ô, gõ text cần nhập và ấn Enter. Excel sẽ tự động dóng hàng
text về mép trái của ô (xem hình 2.8)
Hình 2.8
Chú ý:
• Khi text dài hơn độ rộng của một ô, Excel cho phép kéo dài kí tự sang các ô lân
cận ở bên phải, nếu chúng rỗng (xem dữ liệu trong ô A1 trên hình 2.8).
• Trong trường hợp các ô bên phải đã chứa dữ liệu thì ta sẽ không nhìn thấy một
phần text vừa gõ vào (xem dữ liệu trong các B5, B6 - dữ liệu gõ vào là "Trần
Thanh Bình" và "Hoàng Tuấn Hùng"). Đừng lo lắng về điều đó, text do ta đã gõ
Trang 13
vào vẫn còn nguyên vẹn trong ô hiện thời chỉ bị giấu đi một phần thôi. Chúng ta
sẽ được học cách điều chỉnh độ rộng ô hoặc định dạng text trong bài sau.
Gõ số thông thường: Để gõ một số thông thường vào bảng tính, hãy làm như sau:
2. Gõ số cần nhập.
3. Nhấn Enter.
Ví dụ: muốn gõ số 5567 vào ô C8, hãy kích ô C8, gõ số 5567 và nhấn Enter.
Chú ý:
• Một cách ngầm định, trong Excel, phần thập phân được ngăn cách với phần
nguyên bởi dấu chấm (.). Do đó chúng ta phải gõ số 345.6 chứ không được gõ
345,6. Nếu gõ 345,6 Excel sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu text.
• Khi gõ một số âm, hãy gõ dấu trừ (-), sau đó gõ tiếp những con số. Ví dụ, -123,
-564, -45.765, ...
• Khi số được gõ vào dài hơn độ rộng của một ô, Excel sẽ thể hiện số đó dưới dạng
như 3E+04 (dạng khoa học, nghĩa là 3 nhân với 104) hoặc ######. Để xem toàn
bộ số, hãy nới rộng độ rộng cột (xem phần sau).
Khi gõ dữ liệu kiểu ngày tháng và giờ trong bảng tính, ta chỉ việc gõ chúng theo
những mẫu mà Excel có thể tự động nhận biết.
Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) của
Excel.
Gõ Kiểu Ghi chú
4 – Apr d –mmm Ngày, tháng
9/23/89 m/d/y Tháng, ngày, năm
23 - Sep - 89 d-mmm-yy Ngày, tháng, năm
Sep - 89 mmm – yy Tháng và năm
Trang 14
12:01 Am h:mm AM/PM Giờ, phút sáng hoặc chiều
12:01:00 Am h:mm:ss AM/PM Giờ, phút, giây sáng hoặc chiều
12:01 h:mm Giờ, phút
12:01:00 h:mm:ss Giờ, phút, giây
9/23/89 12:00 m/d/yy h:mm Tháng, ngày, năm, giờ, phút
Chú ý: Có thể gõ dấu "/ " hoặc dấu "-" để ngăn cách giữa các kí tự
chỉ ngày tháng. Ví dụ: 1/23/94 hoặc 23 - Jan -94.
• Có thể gõ ngày và giờ trong cùng một ô nhưng bắt buộc ngày và giờ phải phân
cách nhau bởi một dấu trống. Ví dụ 1/23/94 1:30 AM.
Sau khi gõ dữ liệu, đôi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chính xác. Có thể sửa dữ liệu
trong các trường hợp sau:
2. Gõ dữ liệu mới.
Ví dụ: Nếu muốn thay số "564" trong ô B8 bởi số 200000, hãy kích chuột vào ô
B8, gõ 200000 và nhấn Enter.
2. Gõ phím F2 hoặc kích chuột vào dòng nhập dữ liệu sao cho xuất hiện trỏ text ở
cuối phần dữ liệu trong ô hiện thời hoặc trong dòng nhập dữ liệu.
3. Nếu cần thiết, dùng các phím mũi tên để chuyển đến các vị trí cần sửa.
4. Xoá phần dữ liệu sai bằng các phím Delete hoặc Backspace hoặc gõ thêm phần
dữ liệu cần bổ sung.
Trang 15
5. Nhấn phím Enter sau khi sửa xong dữ liệu.
Ví dụ: Nếu muốn sửa "Phạm T Hải" thành "Phạm Thanh Hải" tại ô C5, hãy kích
chuột vào ô C5. Sau khi nhấn phím F2, con trỏ text xuất hiện ở cuối phần dữ liệu, dùng
phím Left Arrow để chuyển trỏ text tới sau chữ T, gõ thêm "hanh" và ấn phím Enter.
Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ
bản ghi tới ô đó.
Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các
mũi tên của thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuốn ngang (horizontal bar)
để cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô cần chọn.
Trang 16
V.2. Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím
1. Nhấn phím F5 hoặc kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh GoTo, xuất hiện hộp
hội thoại.
Trang 17
2. Gõ địa chỉ của hộp muốn chuyển tới trong hộp Reference, ví dụ I45. Muốn
chuyển tới một ô trên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa chỉ
ô. Ví dụ, Sheet2!H50.
3. Click OK.
Ghi chú:
Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong
hộp Name Box và ấn Enter.
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính.
Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để
sau đó sử dụng sau.
1. Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (hoặc kích chuột vào nút Save
trên Standard toolbar).
2. Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save
As (xem hình).
Trang 18
3. Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc folder (thư
mục), kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file.
Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file trong thư mục Baihoc thuộc ổ C, hãy kích chuột vào
nút Combo, sau đó kích đúp vào tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh
(xem hình)
3. Kích chuột vào hộp File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ BD10A.
Tên file trong môi trường Windows 9x cho phép tối đa 255 kí tự, trong khi ở môi trường
DOS và Windows 3.1, tên file chỉ được phép tối đa 8 kí tự.
Excel tự động gán phần mở rộng .XLS vào tên file. Do đó tên file đầy đủ lúc này
là BD10A.xls. Tên file vừa đặt sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của bảng tính.
Ghi chú:
• Trong trường hợp tên file vừa gõ vào trùng với tên file có sẵn tại chính thư mục
vừa chọn, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau:
Trang 19
• Máy thông báo rằng đã tồn tại file BD10A.xls tại thư mục Bangtinh của ổ đĩa C,
bạn có muốn thay thế file cũ hay không? Nếu kích bút Yes, máy sẽ xoá file cũ và
ghi nội dung của file mới vào đĩa với tên cũ. Nếu chọn No, thì file cũ sẽ được giữ
nguyên và nội dung của file mới sẽ không được ghi vào đĩa.
• Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc thay
đổi của file đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại.
VI.2. Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác
Có thể sao chép file hiện thời trên máy tính thành file khác với nội dung hiện tại
bằng cách sau:
1. Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As. Xuất hiện hộp hội thoại như hình 3.1.
2. Nếu sao chép thành file mới tại thư mục cũ thì chỉ việc xoá tên file cũ trong hộp
File name và gõ tên mới.
Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khác thì chỉ
việc chọn lại ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in.
Nếu muốn đổi cả tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm cả hai việc trên.
Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trên máy tính vào đĩa vào một file
mới với tên file khác hoặc với tên file cũ nhưng đặt ở vị trí khác.
* Muốn lưu tập tin ở dạng phiên bản khác của Excel, mở khung Save as type để
chọn.
* Có thể click nút Tools\General Option (mở hộp thoại Save Option) để có thêm
những lựa chọn khác.
Trang 20
+ Always create backup: Luôn lưu lại tệp tin cũ khi sửa đổi.
Khi muốn gọi một file đã được lưu trữ từ đĩa ra màn hình để làm việc tiếp, hãy
thực hiện các bước sau:
1. Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open trên Standard
toolbar). Xuất hiện hộp hội thoại Open.
2. Trong hộp Save in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở.
3. Kích đúp vào tên file cần mở. Hoặc kích chọn tên file cần mở và kích vào nút
Open.
Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls được tiến hành theo các bước như hình sau:
Ghi chú:
Trang 21
• Một cách ngầm định, Excel lưu trữ 4 file được mở gần nhất ở cuối thực đơn file.
Do đó, để mở một trong 4 file đó chỉ việc kích vào thực đơn File và kích vào tên
file cần mở.
• Trong Windows 9x, có thể mở file được sử dụng thường xuyên bằng cách kích
vào nút Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở.
• Tại một thời điểm có thể mở nhiều file của Excel. Có thể xem danh sách các file
đang mở ở dưới thực đơn Window. Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích vào tên
file đó.
Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hiện hộp hội thoại:
Trang 22
2. Chọn Workbook và kích OK.
Ghi chú:
Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo như hình 1.3.
Chú ý lựa chọn cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No
- nếu không muốn lưu lại những thay đổi).
Trang 23
Câu hỏi và bài tập
1. Phân biệt sự khác nhau sau khi gõ một chuỗi kí tự và sau khi gõ một dãy số.
2. Tại sao khi gõ số 100000 dưới dạng 100 000 vào một ô của bảng tính và nhấn
phím Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô.
3. Tại sao khi gõ ngày 26 tháng 3 năm 1999 dưới dạng 26/3/99 và nhấn phím Enter
thì dữ liệu lại nằm bên trái ô.
4. Nhập các dữ liệu vào bảng tính theo mẫu sau. Khi nhập, chú ý sử dụng các kĩ
thuật nhập nhanh. Sau khi nhập dữ liệu xong, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu cho
thật chính xác. Thoát khỏi Excel, xuất hiện hộp hội thoại hỏi ta có lưu trữ file
hiện thời vào đĩa không, hãy kích nút Yes và ghi vào đĩa với tên BD10A.xls.
A B C D E F G
1 Bảng điểm học kì I
2 Môn: Toán
3 Lớp: 10 A
4
5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh M 15' 1T HK
7 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 7 9 7 8
8 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 8 10 9 9
9 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 5 6 7 6
10 4 Lê Thu Nga 4/24/83 9 7 8 9
11 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 8 9 6 8
12 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 4 5 4 5
13 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 9 7 10 8
14 8 Vũ Tuấn Hùng 6/20/83 9 8 7 8
15 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 9 9 8 10
16 10 Lê Hằng Nga 3/15/83 6 7 7 5
5. Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực
đơn File.
6. Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh Save và Save As.
Trang 24
7. Mở file vừa ghi, sửa dữ liệu của bài tập số 4 trong bài ở trên và ghi vào đĩa với
tên BD10A.xls.
8. Dùng lệnh Save As để sao chép thành file BD10B.xls trong cùng thư mục. Sau đó
sửa lại theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa.
A B C D E F G
1 Bảng điểm học kì I
2 Môn: Toán
3 Lớp: 10 B
4
5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh M 15' 1T HK
7 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 6 8 7 7
8 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 4 5 5 4
9 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 8 9 10 9
10 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 7 8 8 8
11 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 9 9 8 9
12 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 9 9 8 10
13 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 5 7 6 7
14 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 9 8 10 10
15 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 9 9 8 10
16 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 8 7 8 8
Trang 25
Bài 3: Các thao tác với
hàng, cột, ô trong một bảng tính
I. Định dạng cột, dòng, ô
2. Đặt chuột ở mép phải vùng chọn tại phần tiêu đề cột sao cho biến thành dạng
mũi tên hai đầu
3. Rê chuột sang trái hoặc phải để giảm hoặc tăng độ rộng cột.
2. Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Column và kích tiếp vào Width, xuất hiện
hộp hội thoại
3. Trong hộp Colummn width, gõ trị số cho độ rộng cột theo các giá trị từ 0 tới
255 (biểu thị cho số kí tự được phép gõ theo độ rộng của ô).
4. Kích OK.
Trang 26
2. Đặt chuột ở mép dưới vùng chọn tại phần tiêu đề hàng sao cho biến thành dạng
mũi tên hai đầu.
3. Rê chuột xuống dưới hoặc lên trên để giảm hoặc tăng độ cao của hàng. Thả
chuột khi ưng ý.
2. Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Row và kích tiếp vào Height, xuất hiện hộp
hội thoại
3. Trong hộp Row height, gõ trị số cho độ cao của hàng theo các giá trị từ 0 tới
409 (biểu thị cho chấm điểm pt được phép gõ theo độ cao của hàng).
4. Kích OK.
Ghi chú:
• Nếu muốn độ rộng cột hoặc độ cao của hàng vừa khít với nội dung dài nhất được
chứa trong nó, hãy kích đúp vào mép phải hoặc mép dưới trong các vùng tiêu đề
cột hoặc hàng.
Nối: Chọn những ô muốn nối, click biểu tượng trên thanh công cụ để nối.
Tách: (chỉ tách được nhữn ô đã nối) Chọn ô đã nối, sử dụng Menu Edit\Clear\
Formats.
Trang 27
• Chọn nhiều hàng liền nhau: kích và rê chuột trongvùng tiêu đề hàng; hoặc kích
vào tiêu đề hàng đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề hàng cuối.
• Chọn nhiều hàng cách nhau: kích vào một tiêu đề hàng, giữ Ctrl và kích vào các
tiêu đề hàng còn lại.
II.3. Chọn ô
• Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn.
• Chọn nhiều ô liền nhau: kích và rê chuột để chọn; hoặc kích vào một ô, giữ Shift
và kích ô đối diện trong vùng ô cần chọn.
• Chọn các ô cách nhau: kích chọn một ô, giữ Ctrl và kích vào các ô còn lại.
1. Chọn số hàng cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng.
2. Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh
Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Rows).
3. Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các hàng trống vừa chèn thêm
Ví dụ:
Trang 28
III.2. Chèn cột
1. Chọn số cột cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột.
2. Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh
Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Columns).
3. Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các cột trống vừa chèn thêm
Ví dụ:
III.3. Chèn ô
Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh
Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Cells). Xuất hiện hộp hội thoại
- Shift Cells Right: chèn và đẩy các ô được chọn sang phải.
- Shift Cell Downs: chèn và đẩy các ô được chọn xuống dưới.
- Entire Row: chèn toàn bộ các hàng trống lên phía trên các ô đã chọn.
- Entire Colummn: chèn toàn bộ các cột trống vào bên trái các ô đã chọn.
5. Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các ô trống vừa chèn thêm
Trang 29
Ví dụ:
1. Chọn số hàng cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng.
2. Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh
Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).
1. Chọn số cột cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột.
2. Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh
Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).
Ví dụ:
IV.3. Huỷ ô
Trang 30
Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh
Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete). Xuất hiện hộp hội thoại:
- Shift Cells left: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên phải ô vừa huỷ sang trái.
- Shift Cell up: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên dưới ô được chọn lên trên.
Ví dụ:
V. Các thao tác với các bảng tính trong một Workbook
Trong một Workbook có rất nhiều WorkSheet, để kích hoạt một worksheet, hãy
làm như sau:
Nếu không nhìn thấy tên Worksheet cần thiết, hãy dùng các nút chuyển sau để
hiện tên Worksheet cần kích hoạt trongdanh sách các sheet và kích vào tên nó.
Trang 31
Nút Tác dụng
Cách 2: kích nút phải chuột tại vùng các nút chuyển nói trên, xuất hiện danh sách
các sheet. Kích chuột vào tên sheet cần kích hoạt. Nếu số sheet trên bảng tính nhiều hơn
16 sheet, kích tiếp vào More sheets..., xuất hiện hộp hội thoại Activate, kích vào tên sheet
cần thiết và kích nút OK.
Tên ngầm định Excel đặt cho các Worksheet là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, ... Trong
quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc
phải nhớ Sheet nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính. Excel
cho phép đổi tên các Worksheet theo các bước sau:
1. Kích nút phải chuột tại tên Worksheet cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên Sheet.
Xuất hiện thực đơn ngắn:
2. Kích tiếp vào Rename. Một quầng đen bao quanh tên cũ.
3. Gõ tên mới (ví dụ, HKI-10A, nếu Sheet 1 chứa bảng điểm học kì I của lớp
10A).
4. Nhấn Enter.
Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một Workbook. Chúng ta
có thể chèn thêm bảng tính mới khi có nhu cầu theo các bước sau:
Trang 32
1. Kích nút phải tại vị trí cần chèn thêm bảng tính trong danh sách các Sheet, ví dụ
Sheet 3. Xuất hiện thực đơn ngắn.
3. Kích chọn Worksheet và kích OK. Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện
thời và đẩy sheet cũ (trong trường hợp này là Sheet 3) sang bên phải.
Excel còn cho phép xoá các bảng tính. Khi xoá bảng tính, mọi dữ liệu trong nó
đều bị xoá sạch. Các bước thực hiện như sau:
1. Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần xoá. Xuất hiện thực đơn ngắn.
2. Kích tiếp vào Delete. Xuất hiện thông báo hỏi ta có thực sự muốn xoá bảng tính
hay không?
3. Kích OK nếu muốn xoá thật. Kích Cancel nếu không muốn xoá nữa.
Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc
chuyển một bảng tính tới file khác hoặc có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống
hệt nhau.
Để làm điều đó, hãy thực hiện theo các bước sau:
Trang 33
1. Kích nút phải tại tên bảng tính muốn di chuyển hoặc sao chép, xuất hiện thực
đơn ngắn.
2. Kích vào Move or Copy..., xuất hiện hộp hội thoại sau
3. Tại hộp To book, chọn tên file cần chuyển hoặc sao chép bảng tính tới đó. Nếu
chỉ di chuyển hoặc sao chép trong file hiện thời thì không cần phải chọn trong hộp này.
Nếu muốn di chuyển hoặc sao chép tới file mới thì chọn (New book).
4. Trong hộp Before sheet, chọn tên sheet sẽ nằm bên phải bảng tính đích sau khi
di chuyển hoặc sao chép.
Trong trường hợp muốn sao chép thì phải kích chọn Create a copy rồi mới kích
OK.
Trang 34
Câu hỏi và bài tập
Trang 35
2 Môn: Toán
3 Lớp: 10 B
4
5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
6 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1T HK
7 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7
8 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4
9 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9
10 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8
11 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9
12 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10
13 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7
14 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10
15 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10
16 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8
8. Mở các file BD10A.xls và BD10B.xls và đổi tên các sheet chứa dữ liệu đã gõ
thành tên mới là HKI-10A và HKI-10B.
9. Chèn thêm 5 bảng tính trong file BD10A.xls và sau đó xoá chúng đi.
10. Nêu sự khác nhau giữa xoá file và xoá bảng tính.
11. Sao chép sheet HKI-10A trong cùng file BD10A.xls và đổi tên thành HKI-10A
Sau đó tự vào điểm học kì II cho các bạn.
12. Sao chép các sheet HKI-10A và HKI-10B sang cùng file mới có tên là
BDKHOI10.xls.
Trang 36
Bài 4: Sử dụng công thức và
các hàm tính toán cơ bản
I. Sử dụng Công thức trong Excel
Khái niệm: Công thức có thể ví là trụ cột của bảng tính. Một công thức đôi khi
chỉ là một kí hiệu toán học dùng để mô tả mối liên hệ giữa các con số, ví dụ như 5+4+10
= 19; hoặc có thể là một công thức phức tạp như dq = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x- d y) cosq
+xysin2q
Trong Excel, công thức bao giờ cũng phải bắt đầu bởi dấu bằng "=". Dạng tổng
quát của công thức trong Excel như sau:
= <Biểu thức>
Trong đó, <biểu thức> là tập hợp các hằng, các địa chỉ ô, các hàm, các toán
tử,...Các toán tử trong một công thức có dạng sau:
+ (cộng), / (chia)
Trang 37
I.2. Nhập công thức vào bảng tính
1. Kích hoạt một ô trống sẽ chứa giá trị của công thức.
2. Gõ dấu =
3. Gõ biểu thức.
4. Nhấn Enter.
Sau khi nhấn Enter, trên ô hiện thời sẽ hiện giá trị công thức, còn bản thân công
thức hiện trên dòng nhập dữ liệu.
Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35. Tuy
nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:
2. Gõ = 45 - 10
3. Nhấn Enter.
Ngay sau khi nhấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên dòng
nhập dữ liệu (Formula bar) xuất hiện công thức vừa gõ vào.
Tuy nhiên, trong Excel, hiếm khi người ta gõ thẳng giá trị cần tính toán vào công
thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trị đó.
Ví dụ 1:
Giả sử trong ô C1 chứa số 20, trong ô C2 chứa số 40, ta có thể tạo công thức:
=20+40, nhưng không nên dùng cách như vậy. Thay vào đó, ta có thể dùng công thức
sau: =C1+C2. Excel sẽ tính tổng các con số trong các ô C1 và C2 và cho giá trị là 60.
Nếu thay giá trị ô C2 bằng 100, thì giá trị của công thức tự động biến thành 120.
Ví dụ 2:
Giả sử ô A2 chứa xâu kí tự. "Thời khoá biểu ", ô B2 chứa xâu kí tự "- Khối 10" và
trong ô A4 chứa công thức: =A2&C2. Khi đó giá trị của ô A4 sẽ là "Thời khoá biểu -
khối 10".
Trang 38
Chú ý:
Khi gõ công thức phải luôn luôn bắt đầu bởi dấu bằng "=". Đôi khi, do thói quen,
nếu ta gõ công thức như kiểu viết tay, ví dụ như 20+40 =. Khi đó, Excel sẽ không hiện
kết quả tính toán và giá trị được hiển thị trong ô hiện thời dưới dạng"20+40=", vì Excel
hiểu đó là xâu kí tự.
Nếu chấp nhận kết quả do Excel gợi ý, hãy kích vào nút Yes. Nếu muốn tự sửa
công thức, kích vào nút No, Excel hiện tiếp hộp hội thoại hướng dẫn cách sửa lỗi tương
tự như sau:
Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ text trong ô chứa
công thức. Hãy tự sửa lỗi và nhấn phím Enter.
Tên của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng đó. Có 2 loại địa chỉ:
địa chỉ tuơng đối và địa chỉ tuyệt đối.
Trang 39
I.3.1. Địa chỉ tương đối:
Địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ
tương đối.
Ví dụ : = B5+F4-D6
Khi sao chép công thức (click & drag) các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự
biến đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến.
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ trên sang ô bên phải phía
dưới sẽ đổi thành =C6+C5+E7
Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở
thành địa chỉ tuyệt đối. Có thể chỉ đặt giá trị tuyệt đối
theo dòng và cột.
Ví dụ: =$B$5+$F4-D$6
Khi sao chép công thức (click & drag), các địa chỉ
tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi.
Ví dụ : khi sao chép công thức ở ví dụ 3 sang ô bên phải phía dưới sẽ đổi thành
=$B$5+$F5+E$6
Trong một tập tin Excel bao gồm nhiều bảng tính (Worksheet), khi tạo ra công
thức có thể sử dụng dữ liệu trong các bảng tính kkhác nhau. Muốn nhập địa chỉ của một
ô ở một bảng tính khác vào công thức, cần nhập tên của bảng tính đó và ký tự (!) trước
địa chỉ ô.
Trang 40
Ví dụ : =D4+Sheet2!D4
(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở bảng tính Sheet2)
Mở các tập tin muốn liên kết trên cùng một cửa sổ Excel, muốn nhập địa chỉ ô ở
một tập tin khác vào công thức, nhập tên tập tin đó (cả phần mở rộng .xls) trong dấu
ngoặc vuông [], và tên bảng tính (Sheet), tất cả có thể để trong dấu nháy đơn ’’ và ký tự
(!) ở trước địa chỉ ô.
Ví dụ : =D4+’[ktoan.xls]Sheet1’!D4
(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở Sheet1 của tập tin ktoan.xsl)
Để chuyển đổi giữa các tập tin trong cửa sổ Excel, chọn trình đơn Window\Tên
tập tin.
trong đó:
<tên hàm> được sử dụng theo tên quy ước của Excel.
[Đối số] có thể có hoặc không. Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa
chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng nhau.
Sau đây, chúng tôi sẽ liệt kê một số hàm hay dùng nhất.
Cú pháp:
Trang 41
SQRT(number)
Trong đó, number là số muốn lấy căn bậc hai. Nếu số có giá trị âm, hàm SQRT trả
lại giá trị lỗi #NUM!.
Ví dụ:
SQRT(16) bằng 4
SQRT(ABS(-16)) bằng 4
Cú pháp:
ABS(number)
Trong đó, number là số thực muốn lấy giá trị tuyệt đối.
Ví dụ:
ABS(2) bằng 2
ABS(-2) bằng 2
Làm tròn số
Cú pháp:
ROUND(number,num_digits)
Trong đó, number là số muốn làm tròn. Num_digits chỉ định số chữ số muốn làm
tròn. Nếu num_digits lớn hơn 0 (zero), thì số được làm tròn đến số xác định sau số thập
phân. Nếu num_digits bằng 0, thì number được làm tròn tới phần nguyên. Nếu
num_digits nhỏ hơn 0, thì số được làm tròn về bên trái dấu chấm thập phân.
Ví dụ:
Trang 42
ROUND(2.149, 1) bằng 2.1
Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các đối số.
Cú pháp:
AVERAGE(number1,number2, ...)
Ghi chú:
• Các đối số có thể là các hằng số, tên hoặc địa chỉ ô chứa số.
• Nếu địa chỉ ô nằm trong đối số chứa text, các giá trị logic hoặc các ô trống thì các
giá trị này được bỏ qua. Tuy nhiên, các ô chứa các giá trị bằng 0 đều được tính.
Ví dụ:
AVERAGE(A1:A5) bằng 11
AVERAGE(A1:A5, 5) bằng 10
Hàm này trả lại giá trị lớn nhất trong tập hợp các giá trị.
Cú pháp:
MAX(number1,number2,...)
Trong đó: number1,number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị lớn nhất của chúng.
Ghi chú:
Trang 43
• Các đối số có thể là các hằng số, các ô trống, các giá trị logic hoặc text đại diện
cho số. Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text không thể chuyển thành số được sẽ
gây ra lỗi trong công thức.
• Nếu một đối số là địa chỉ vùng, chỉ có những giá trị số trong vùng mới được tính
trung bình. Các ô trống, các giá trị logic, các giá trị text và các địa chỉ trong vùng
được bỏ qua. Nếu muốn tính trung bình cả cho các giá trị logic và text thì dùng
hàm MAXA thay thế.
• Nếu hàm không chứa đối số sẽ cho giá trị bằng 0.
Ví dụ:
MAX(A1:A5) bằng 27
MAX(A1:A5,30) bằng 30
Hàm này trả lại giá trị nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị.
Cú pháp:
MIN(number1,number2, ...)
Trong đó: number1, number2,... là 1 tới 30 số muốn tìm giá trị nhỏ nhất của
chúng. Đặc điểm của các đối số này hoàn toàn tưng tự như các đối số của hàm MAX.
Ví dụ:
MIN(A1:A5) bằng 2
MIN(A1:A5, 0) bằng 0
Hàm này cho giá trị là tổng các số trong một miền ô.
Cú pháp:
SUM(number1,number2, ...)
Trang 44
Trong đó, number1, number2, ... là 1 tới 30 đối số muốn tính tổng giá trị của
chúng.
Ghi chú:
• Các số, các giá trị logic và text đạI diện cho số mà ta gõ trực tiếp trong danh sách
đối số đều được tính (xem hai ví dụ đầu tiên ở dưới đây).
• Nếu một đối số là một vùng địa chỉ thì chỉ có những giá trị số trong vùng này
được tính. Các ô trống, các giá trị logic hoặc các giá trị lỗi trong vùng này bị bỏ
qua (xem ví dụ thứ ba).
• Các đối số là các giá trị lỗi hoặc text mà không thể chuyển thành số sẽ gây lỗi.
Ví dụ:
SUM(3, 2) bằng 5
SUM("3", 2, TRUE) bằng 6 vì các giá trị text chuyển thành giá trị số và giá
trị logic TRUE chuyển thành số 1.
SUM(A1, B1, 2) bằng 2 vì các tham chiếu tới các giá trị không phải là số
không được chuyển thành số.
SUM(A2:C2) bằng 50
Chú ý:
• Khi cần dùng hàm SUM, hãy sử dụng nút AutoSum ( ) trên Toolbar thực hiện
phép tính nhanh hơn. Các bước thực hiện như sau:
1. Kích hoạt ô chứa kết quả. (Khi cộng một cột, hãy kích hoạt ô phía dưới sát ô
cuối cùng của cột. Khi cộng một hàng, hãy kích hoạt ô sát phía bên phải của hàng).
2. Kích chuột vào nút AutoSum. lúc này trên thanh công thức xuất hiện
=SUM(Đối số chỉ vùng).
Trang 45
3. Nhấn Enter, nếu tất cả các đối số chỉ vùng phù hợp với địa chỉ vùng cần chọn.
Ngược lại, phải dùng chuột để chọn lại vùng địa chỉ (liên tục hoặc rời rạc) rồi mới nhấn
Enter.
Cú pháp:
COUNT(value1,value2, ...)
Trong đó, value1, value2, ... là 1 tới 30 đối có thể chứa hoặc tham chiếu đến các ô
chứa các loại dữ liệu khác nhau nhưng chỉ có các số được đếm.
Ví dụ:
1 345
2 6/9/88
4 5:20:15
5 TRUE
6 #DIV/0!
7 Giá tiền
ta có:
COUNT(A1:A7) bằng 3
COUNT(A2:A7) bằng 2
COUNT(A1:A7, 2) bằng 4
Hàm này trả lại số thứ tự trong một danh sách số.
Trang 46
Cú pháp:
RANK(number,ref,order)
Trong đó, number là số muốn tìm thứ tự của nó trong dãy số. Ref là vùng giá trị
hoặc địa chỉ của vùng dãy số. Các giá trị không phải là số trong vùng này được bỏ qua.
Order là thứ tự sắp xếp dãy số. Nếu order bằng 0 (zero) hoặc bỏ qua, Microsoft Excel
xếp thứ bậc theo thứ tự giảm dần của dãy số. Nếu order là bất kì giá trị nào khác 0,
Microsoft Excel sắp thứ bậc theo thứ tự tăng dần của dãy số.
Ghi chú:
• RANK sắp xếp các số trùng nhau theo cùng bậc. Tuy nhiên, sự hiện diện của các
số trùng nhau ảnh hưởng tới thứ bậc của các số khác. Ví dụ, trong chuỗi số
nguyên, nếu số 10 xuất hiện hai lần và có thứ bậc là 5, thì 11 sẽ có thứ bậc là 7
(không có số nào có thứ bậc là 6).
Ví dụ:
RANK(A2,A1:A5,1) bằng 3
RANK(A1,A1:A5,1) bằng 5
Hàm này đổi các giá trị số thành text với định dạng cho trước.
Cú pháp:
TEXT(value,format_text)
Trong đó, value là giá trị số, hoặc công thức cho giá trị số hoặc địa chỉ ô chứa giá
trị số. Format_text là định dạng số kiểu text trong hộp Category thuộc mục Number
trong hộp hội thoại Format Cells (sẽ được trình bày kĩ ở phần sau). Format_text không
thể chứa dấu sao (*) và không thể được định dạng kiểu General.
Ghi chú:
Trang 47
• Sử dụng hàm TEXT để chuyển số thành định dạng text, và kết quả không là số
nữa.
Ví dụ:
Hàm chuyển giá trị text đại diện cho một số thành giá trị số.
Cú pháp:
VALUE(text)
Trong đó, text là các kí tự số nằm trong dấu nháy hoặc địa chỉ ô chứa text muốn
chuyển thành số. Text có thể chỉ hằng số, ngày tháng hoặc thời gian được biểu diễn theo
định dạng của Microsoft Excel. Nếu text không tuân theo các định dạng này, hàm
VALUE trả về giá trị lỗi #VALUE!
Ghi chú:
• Nói chung không cần dùng hàm VALUE trong công thức vì Microsoft Excel tự
động chuyển text thành số khi cần thiết.
Ví dụ:
Hàm này trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên trái của chuỗi kí tự.
Cú pháp:
LEFT(text,num_chars)
Trang 48
Trong đó, text là chuỗi kí tự muốn trích ra một số kí tự bên trái. Num_chars chỉ
định số kí tự muốn trích ra. Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng 0. Nếu num_chars lớn
hơn độ dài của text, hàm LEFT trả lại toàn bộ text. Nếu num_chars bị bỏ qua, nó trả lại
một kí tự.
Ví dụ:
Hàm này trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên phải của chuỗi kí tự.
Cú pháp:
RIGHT(text,num_chars)
Ví dụ:
Trả lại số kí tự xác định từ chuỗi kí tự, bắt đầu từ một vị trí xác định.
Cú pháp:
MID(text,start_num,num_chars)
Trong đó, text là chuỗi kí tự chứa các kí tự muốn trích ra. Start_num là vị trí của
kí tự đầu tiên muốn trích ra từ chuỗi kí tự. Kí tự đầu tiên của chuỗi text được đánh số là
1. Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi kí tự, hàm MID trả về chuỗi rỗng "". Nếu
start_num nhỏ hơn độ dài của chuỗi kí tự nhưng start_num cộng num_chars vượt quá độ
dài của chuỗi kí tự, hàm MID trả về các kí tự từ điểm bắt đầu cho tới hết chuỗi kí tự. Nếu
start_num nhỏ hơn 1, hàm MID trả lại giá trị lỗi #VALUE!. Num_chars chỉ định số kí tự
muốn trích ra. Nếu num_chars có giá trị âm, hàm MID trả về giá trị lỗi #VALUE!
Ví dụ:
Trang 49
MID("Phan Tùng", 1, 4) bằng "Phan"
Chuyển text thành chữ hoa (chỉ đúng với tiếng Anh và tiếng Việt không dấu (nếu
gõ tiếng Việt có dấu theo kiểu telex))
Cú pháp:
UPPER(text)
Trong đó, text là chuỗi kí tự muốn chuyển thành chữ hoa. Text có thể là chuỗi kí tự
hoặc địa chỉ ô.
Ví dụ:
Chuyển text thành chữ thường(chỉ đúng với tiếng Anh và tiếng Việt không dấu
(nếu gõ tiếng Việt có dấu theo kiểu telex).
Cú pháp:
LOWER(text)
Trong đó, text là chuỗi kí tự muốn chuyển thành chữ thường. Hàm LOWER
không chuyển các kí tự không phải là text thành chữ thường.
Ví dụ:
Biến tất cả các chữ cái đầu từ và tất cả các kí tự ở ngay sau những kí tự đặc biệt
thành chữ hoa đồng thời biến tất cả các chữ cái còn lại thành chữ thường.
Trang 50
Cú pháp:
PROPER(text)
Trong đó, text là chuỗi kí tự nằm trong dấu nháy, công thức cho giá trị text hoặc
địa chỉ ô tham chiếu tới giá trị text.
Ví dụ:
Xoá bỏ tất cả những dấu cách thừa trừ một dấu cách giữa các từ.
Cú pháp:
TRIM(text)
Trong đó, text là chuỗi kí tự hoặc địa chỉ ô tham chiếu tới chuỗi kí tự.
Ví dụ:
II.5.1. Hàm IF
Trả lại một giá trị nếu điều kiện chỉ định được đánh giá là TRUE và trả lại giá trị
kia nếu điều kiện nhận giá trị FALSE.
Cú pháp:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
Trong đó, logical_test là bất kì giá trị hoặc biểu thức nào được đánh giá là TRUE
hoặc FALSE. Value_if_true là giá trị được hàm trả về nếu logical_test là TRUE.
Value_if_true có thể là một công thức. Value_if_false là giá trị được trả về nếu
logical_test có giá trị FALSE. Value_if_false có thể là công thức.
Ghi chú:
Trang 51
• Có thể lồng 7 hàm IF thay cho các giá trị value_if_true và value_if_false. Xem ví
dụ cuối.
Ví dụ:
Trong ví dụ sau, nếu giá trị trong ô A10 là 100, khi đó, logical_test là TRUE, và
giá trị tổng của vùng B5:B15 được tính. Ngược lại, logical_test là FALSE, hàm sẽ trả về
giá trị là chuỗi rỗng ("").
IF(A10=100,SUM(B5:B15),"")
Giả sử khi ta cần xếp loại học sinh theo điểm trung bình theo tiêu chuẩn cho trong
bảng sau:
IF(DTB>=8.5,"Giỏi",IF(DTB>=6.5,"Khá",IF(DTB>=5.0,"TB","Kém"
))))
Trong ví dụ trên, hàm IF thứ hai là đối số value_if_false của hàm IF thứ nhất.
Tương tự, hàm IF thứ ba là đối số value_if_false của hàm IF thứ hai. Ví dụ, nếu đối số
logical_test đầu tiên (DTB>=8.5) là TRUE, hàm trả về giá trị "Giỏi". Nếu đối số
logical_test thứ nhất nhận giá trị FALSE, hàm IF thứ hai được kiểm tra tiếp, ...
II.5.2. SUMIF
@ Tính tổng giá trị các ô trong vùng 2 tương ứng với các ô vùng 1 đã thoả mãn
điều kiện.
Trang 52
=SUMIF(B4:B7, “>5”, C4:C7) {kết quả là =22}
Tinh tổng giá trị các ô trong vùng C4:C7 tương ứng với các ô trong vùng B4:B7
nếu giá trị các ô này lớn hơn 5, như vậy các ô có giá trị 6, 8, 6 trong vùng B4:B7 thoả
mãn điều kiện, tương ứng với các ô có giá trị 9, 9, 4 trong vùng C4:C7, kết quả tổng
bằng 22.
II.5.3. COUNTIF
II.6.1. Date
II.6.2. WEEKDAY
WEEKDAY(Tháng-ngày-năm)
=WEEKDAY(B3) {=6}
II.6.3. DAY
DAY(Tháng-ngày-năm)
Trang 53
@Trả về số thứ tự của ngày trong tháng.
Ví dụ : =DAY(11/25/98) {=25}
=(DAY(C3)-DAY(B3)) {=19}
II.6.4. MONTH
MONTH(Tháng-ngày-năm)
Ví dụ : =MONTH(B3) {=11}
II.6.5. YEAR
YEAR(Tháng-ngày-năm)
Ví dụ : =YEAR(B3) {=98}
Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số nhận giá trị TRUE; trả về giá trị FALSE
nếu một hoặc nhiều đối số nhận giá trị FALSE.
Cú pháp:
AND(logical1,logical2, ...)
Trong đó, logical1, logical2, ... là 1 tới 30 điều kiện có thể nhận một trong hai giá
trị TRUE hoặc FALSE. Nếu đối không nhận giá trị logic, hàm AND trả về giá trị lỗi
#VALUE!
Ví dụ:
Trang 54
AND(2+2=4, 2+3=5) bằng TRUE
Nếu B1:B3 chứa các giá trị TRUE, FALSE, và TRUE, thì AND(B1:B3) bằng
FALSE.
Giả sử rằng ta muốn hiện giá trị của B4 nếu nó chứa một số có giá trị từ 1 đến
100, ngược lại muốn hiện thông báo lỗi. Nếu B4 chứa 104, thì IF(AND(1<B4, B4<100),
B4, "The value is out of range.") bằng "The value is out of range."
Nếu B4 chứa 50, thì IF(AND(1<B4, B4<100), B4, "The value is out of range.")
bằng 50.
II.7.2. Hàm OR
Trả về giá trị TRUE nếu bất kì đối số nào nhận giá trị TRUE; trả về giá trị FALSE
nếu tất cả các đối số nhận giá trị FALSE.
Cú pháp:
OR(logical1,logical2,...)
Trong đó, logical, logical2,... là 1 tới 30 điều kiện sẽ nhận một trong hai giá trị
TRUE hoặc FALSE.
Ví dụ:
TRUE.
@ Trả về giá trị “Và” logic (True hay False) của các biểu thức điều kiện.
Nếu B3 lớn hơn 5 và (AND) E4 là A thì cho kết quả là “Đ”, ngược lại sẽ cho
Trang 55
II.7.3. Hàm NOT
NOT(Các biểu thức điều kiện)
@ Trả về giá trị “Không” Logic (True hay False) của các biểu thức điều kiện.
Nếu B3 lớn hơn 5 và (AND) C3 không (NOT) bằng 0 thì kết quả là “Đ”,
@ Tìm giá trị x ở cột thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng
ở cột thứ n.
Trang 56
Ví dụ: (Xem hình trên) Dựa vào bảng mã hàng để điền tên thích hợp vào cột tên
=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0) {=Sắt}
Tìm giá trị bằng giá trị của ô B13 trong cột thứ nhất của vùng A2:B5 và lấy giá trị
Trong công thức nên đặt giá trị tuyệt đối cho địa chỉ vùng để không bị thay đổi khi
sao chép.
@ Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm theo dòng thay vì cột.
Ví dụ: (Xem hình trên) Dựa vào bảng giá để điền vào cột giá của bảng phiếu giao
hàng.
=HLOOKUP(B13,$A$7:$D$8,2,0) {=100}
Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm theo dòng thay vì cột.
Trong trường hợp không nhớ chính xác tên hàm hoặc cú pháp của hàm có thể
dùng cách sau:
1. Đặt trỏ text trên dòng nhập dữ liệu hoặc trong ô, nơi cần đặt hàm.
2. Chọn thực đơn Insert/Function (hoặc kích nút trên Standard Toolbar), xuất
hiện hộp hội thoại
Trang 57
3. Trong hộp Function Category chọn tên nhóm hàm
4. Kích chuột trong hộp Function Name để chọn tên hàm cần thiết.
5. Sau khi kích vào OK, tên hàm xuất hiện tại vị trí cần dán hàm và xuất hiện hộp
hội thoại hướng dẫn vào các đối số của hàm. Ví dụ như nếu chúng ta chọn hàm SUM, sẽ
xuất hiện hộp hội thoại sau:
Trang 58
6. Sau khi vào các đối số, kích nút OK.
Trang 59
Câu hỏi và bài tập
Thực hành lại tất cả ví dụ đã nêu trong bài, học thuộc cú pháp cũng
như ý nghĩa của các hàm đã nêu ở trên.
Mở file BD10A.xls và tính thêm các cột Điểm TB, XL và Xếp TT theo
các công thức sau (xem mẫu):
a) Điểm TB bằng trung bình cộng của (hệ số 1 + 2*hệ số 2 + 3*hệ số
3)
b) Xếp loại (XL):
Giỏi nếu điểm TB lớn hơn hoặc bằng 8.5.
Khá nếu điểm TB trong khoảng từ 6.5 đến 8.5
TB nếu điểm TB trong khoảng từ 5.0 đến 6.5
Kém nếu điểm TB nhỏ hơn 5.0
c) Xếp TT (thứ tự) theo điểm TB từ cao xuống thấp.
Gợi ý:
Theo bảng mẫu, điểm TB của học sinh Lê Văn Thanh, tại ô I8
được tính theo công thức sau
= ROUND(E8+F8+2*G8+3*H8)/7
Xếp loại của học sinh này tại ô J8 được tính thao công thức sau:
=IF(I8>=8.5," Giỏi",IF(I8>=6.5,"Khá",IF(I8>=5.0,"TB","Kém")))
Xếp thứ tự của học sinh này tại ô K8 được tính theo công thức
sau
=RANK(I8,$I$8:$I$17)
Tương tự, có thể tính cho các học sinh còn lại. Tuy nhiên, để tính
nhanh nhất hãy dùng cách sao chép công thức sẽ được trình bày trong
bài 5.
A B C D E F G H I J K
1 Bảng điểm học kì I
2 Môn: Toán
3 Lớp: 10 A
4
5
6 Hệ số Hệ số Hệ số
Trang 60
1 2 3
Ngày Giới Điểm Xếp
7 STT Họ và tên M 15' 1T HK XL
sinh tính TB TT
8 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 Nam 7 9 7 8 7.7 Khá 6
9 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 Nam 8 10 9 9 9 Giỏi 2
10 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 Nam 5 6 7 6 6.1 TB 8
11 4 Lê Thu Nga 4/24/83 Nữ 9 7 8 9 8.4 Khá 4
12 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 Nữ 8 9 6 8 7.6 Khá 7
13 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 Nữ 4 5 4 5 4.6 Kém 10
14 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 Nữ 9 7 10 8 8.6 Giỏi 3
15 8 Vũ Tuấn Hùng 6/20/83 Nam 9 8 7 8 7.9 Khá 5
16 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 Nữ 9 9 8 10 9.1 Giỏi 1
17 10 Lê Hằng Nga 3/15/83 Nữ 6 7 7 5 6 TB 9
Tính tiếp phần tổng kết điểm trong cả lớp ở cuối bảng điểm theo mẫu
dưới đây, trong đó:
Điểm TB cả lớp được tính theo công thức: =AVERAGE(H8:H17)
Điểm TB cao nhất lớp được tính theo công thức: =MAX(H8:H17)
Điểm TB thấp nhất lớp được tính theo công thức: =MIN(H8:H17)
Tổng kết
Điểm TB cả lớp 7.5
Điểm TB cao nhất lớp 9.1
Điểm TB thấp nhất lớp 4.6
Trang 61
Bài 5: Sao chép và di chuyển dữ liệu
I. Sao chép
Khi làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta phải nhập dữ liệu hoặc gõ công thức
giống nhau hoặc gần giống nhau nhiều lần tại các vị trí khác nhau ở những thời điểm
khác nhau. Khi đó, thay cho việc phải gő nhiều lần, chúng ta hãy dùng chức năng copy
của Excel để tiết kiệm thời gian làm việc.
Sau khi sao chép, kết quả của bản sao sẽ khác nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu
gốc trước khi sao chép:
• Nếu dữ liệu gốc là hằng hoặc là công thức chỉ chứa hàng và địa chỉ tuyệt đối, kết
quả sao chép sẽ không thay đổi so với bản gốc.
Ví dụ: nếu dữ liệu gốc có dạng là hằng chữ như: "Bảng Tổng kết điểm", hoặc là
một con số như "450000" hoặc là công thức dạng "=$A$5*12" thì dù sao chép tới đâu,
kết quả bản sao vẫn giống hệt dữ liệu gốc.
• Nếu dữ liệu gốc là hằng chứa địa chỉ tương đối thě kết quả sao chép sẽ khác so
với bản gốc. Nó sẽ phụ thuộc vào vị trí hiện thời của ô chứa kết quả sao chép.
Ví dụ, ô C12 chứa công thức "=SUM(C6:C11)". Khi ta tiến hành sao chép sang ô
bên phải, thì tại ô D12 Excel sẽ đổi lại thành công thức "=SUM(D6:D11)". Nếu sao chép
sang ô G18, thì công thức lúc này sẽ là "SUM(G12:G17)".
Sau đây chúng ta sẽ học một số phương pháp sao chép dữ liệu khác nhau.
Ta có thể dùng chuột để sao chép nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn hình.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ó .
Trang 62
3. Giữ Ctrl và rê vùng lựa chọn tới đích. Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện dấu
+ bên cạnh con trỏ chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng
dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag to copy
cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta, nếu
muốn sao chép sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn tên sheet.
Chú ý:
• Nếu trong khi rê chuột để copy vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì
kết quả sao chép sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu muốn sao và
chèn kết quả vào vùng dữ liệu đă có sẵn thì phải giữ Ctrl + Shift trong khi rê
chuột. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang
phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép
ngang của các ô trong vùng đích.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở.
3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng
trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê chuột;
sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả".
Sau khi thả chuột, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án
sau:
• Copy as Value Only: chỉ sao chép giá trị của các ô
chứa dữ liệu gốc.
• Copy as Format Only: chỉ sao chép định dạng giá trị
của các ô chứa dữ liệu gốc.
Trang 63
• Shift Right and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở
vùng đích và đẩy chúng sang phải.
Clipboard là bộ đệm, sử dụng một phần bộ nhớ của máy tính để cất dữ tạm thời
các kết quả sao chép. Sau khi dùng lệnh dán (Paste), Windows sẽ sao chép dữ liệu từ
clipboard vào vị trí hiện thời trong bảng tính.
• Kích nút phải chuột và kích Copy trên thực đơn ngắn.
Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn.
• Nếu sao chép một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích.
• Nếu sao chép vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời.
• Nếu sao chép tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích.
4. Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau:
• Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn.
Trang 64
Ghi chú:
• Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng
đích sẽ bị xoá mất.
• Để dán kết quả sao chép và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau:
+ Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Copied cells (hoặc dùng
lệnh Copied cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:
+ Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ
đẩy các ô hiện thời xuống dưới.
• Nếu muốn xoá đường viền nhấp nháy xung quanh khối dữ liệu, hăy nhấn ESC.
2.Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste Special (hoặc chọn Paste Special trong
thực đơn ngắn khi kích nút phải chuột). Xuất hiện hộp hội thoại
3. Trong hộp Paste Special, chọn một hoặc vài tuỳ chọn sau:
Trang 65
• Trong hộp Paste, chọn một trong các tuỳ chọn: All- sao toàn bộ hằng, công thức,
kiểu định dạng sang vùng đích. Formulas - chỉ sao chép công thức sang vùng
đích. Values - chỉ sao chép giá trị sang vùng đích. Formats - chỉ sao chép định
dạng sang vùng đích. Comments - chỉ sao chép chú thích sang vùng đích.
Validation - chỉ sao chép những thông số trong hộp hội thoại Validation sang đích.
All except border - sao chép tất cả trừ đường viền sang vùng đích.
• Trong hộp Operation chọn một trong các tuỳ chọn: None - sao chép và thay thế
giá trị của ô nguồn vào ô đích. Add - sao chép và cộng giá trị ô nguồn và ô đích.
Subtract - sao chép và trừ giá trị của ô nguồn và ô đích. Multiple - sao chép và
nhân giá trị ô nguồn và ô đích. Divide - sao chép và chia giá trị của ô nguồn và ô
đích.
• Skip blanks được chọn nếu không muốn các ô trống trong vùng dữ liệu gốc xoá
những giá trị ở vị trí tương ứng trong vùng đích.
• Transpose được chọn sẽ sao chép và hoán vị trí cột/hàng trong vùng dữ liệu gốc
thành vị trí hàng/cột trong vùng dữ liệu đích.
• Nút Paste Link được dùng khi muốn kết quả sao chép liên kết với dữ liệu vùng
gốc. Mọi sự thay đổi của dữ liệu gốc sẽ tự động dẫn đến mọi thay đổi dữ liệu
trong vùng đích.
I.6. Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu)
Phương pháp tự động điền dữ liệu (AutoFill) cho phép điền dữ liệu ở các ô kề bên
các ô đă chọn theo một quy luật nhất định. Các thao tác của phương pháp này đă được
trình bày, khi giới thiệu các thủ thuật nhập dữ liệu nhanh bằng cách dùng Fillhandle để
mở rộng dãy dữ liệu. Chú ý rằng, khi sao chép công thức, chỉ cần chọn một ô chứa công
thức.
Trang 66
Sau đây giới thiệu một số phương pháp di chuyển dữ liệu.
Ta có thể dùng chuột để di chuyển nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn
hình.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở.
3. Rê vùng lựa chọn tới đích. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao
quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo
"Drag to move cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn
chúng ta, nếu muốn di chuyển sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn
tên sheet.
Chú ý:
• Khi rê chuột để di chuyển dữ liệu vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu
thì sẽ xuất hiện thông báo
• Nếu kích OK, dữ liệu mới sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu
chọn Cancel, sẽ huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu.
• Nếu muốn chèn kết quả di chuyển vào vùng dữ liệu đã có sẵn thì phải giữ Shift
trong khi rê chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng
dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag
to Cut and Insert cell contents, use ALT key to switch sheets". Sau khi thả chuột,
Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ
theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng
đích.
Trang 67
II.1.2. Dùng nút phải chuột
2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở.
3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng
trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê chuột;
sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả".
4. Sau khi thả tay, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án
sau:
• Kích nút phải chuột và kích Move trên thực đơn ngắn.
Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn.
• Nếu di chuyển một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích.
• Nếu di chuyển vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời.
Trang 68
• Nếu di chuyển tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích.
Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau:
• Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn.
Ghi chú:
• Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng
đích sẽ bị xoá mất.
• Để dán kết quả di chuyển và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau:
+ Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Cut cells (hoặc dùng lệnh
Cut cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:
+ Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ
đẩy các ô hiện thời xuống dưới.
Trang 69
Sau khi xoá, nếu muốn lấy lại dữ liệu có thể sử dụng tính năng Undo bằng một
trong 3 cách sau: Chọn Edit\ Undo, nhấn Ctrl+Z, hoặc click biểu tượng Undo trên thanh
công cụ.
(Chỉ sao chép định dạng của ô, không sao chép nội dung ô) Nếu muốn các ô khác
ccó định dạng giống như một ô nào đó ta có thể thực hiện:
- Click vào ô hoặc click & drug lên khối muốn sao chép.
Mỗi ô đều có thể chèn ghi chú, khi đưa con trỏ chuột đến góc bên phải của ô, ghi
chú sẽ hiển thị. Để chèn chi chú cần thực hiện:
- Right click tại ô muốn chèn ghi chú và chọn Insert Comment (hoặc sử
dụng trình đơn Insert\ Comment).
- Chọn Format\ Comment để định dạng kiểu chữ (font) sau đó nhập ghi chú
bình thường.
- Chỉnh sửa: Right click tại ô muốn chỉnh sửa và chọn Edit Comment
Trang 70
Câu hỏi và bài tập
1. Thực hành lại tất cả các thao tác sao chép và di chuyển dữ liệu đã nêu trong bài.
2. Nêu sự khác nhau giữa việc sao chép tất cả dữ liệu trong một bảng tính sang
bảng tính khác và việc sao chép chính bảng tính đó thành hai bản.
3. Mở file BD10B.xls, tính toán tương. Trong khi tính toán có sử dụng việc sao chép
công thức sao cho kết quả có dạng sau:
A B C D E F G H I J K
1 Bảng điểm học kỳ I
2 Môn: Toán
3 Lớp: 10 B
4
5
6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3
Ngày Giới Điểm Xếp
7 STT Họ và tên M 15' 1T HK XL
sinh tính TB TT
8 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7 7 Khá 8
9 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4 4.4 Kém 10
10 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9 9.1 Giỏi 2
11 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8 7.9 Khá 6
12 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9 8.7 Giỏi 5
13 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10 9.1 Giỏi 2
14 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7 6.4 TB 9
15 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10 9.6 Giỏi 1
16 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10 9.1 Giỏi 2
17 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8 7.9 Khá 6
Tổng kết
Điểm TB cả lớp 7.9
Điểm TB cao nhất lớp 9.6
Điểm TB thấp nhất lớp 4.4
Trang 71
Bài 6: Định dạng cho dữ liệu
Trình bày bảng tính là một công việc rất cần thiết trong quá trình làm việc với
EXCEL. EXCEL lưu trữ các dữ liệu trong các ô của bảng tính cùng với các thông số
định dạng của các ô đó. Việc định dạng cho các dữ liệu trong bảng tính có thể tiến hành
bằng các lệnh Cells trong thực đơn Format.
Chọn Format\Cell (Ctrl+1), sau đ ó chọn mục Number trong hộp hội thoại Format
Cells và chọn tiếp các thông số định dạng sau.
Trong hộp Category chọn các kiểu dữ liệu cần trình bày và chọn tiếp các thông số
khác tuỳ thuộc vào loại dữ liệu đã được chọn trong hộp này. Hãy vừa chọn vừa quan sát
hộp Sample để xem mẫu định dạng. Cụ thể:
• General: định dạng chung. Với kiểu định dạng này, text gõ vào sẽ được dóng hàng
bên trái và dữ liệu kiểu số sau khi gõ vào bảng tính sẽ được dóng hàng bên phải ô.
• Number: dùng để định dạng các số thông thường. Chọn tiếp các thông số sau:
Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Use 1000 Separators(,) -
Trang 72
dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn, Negative numbers - chọn cách định dạng
số âm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.
• Currency - dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ. Chọn tiếp các thông số sau:
Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Symbol - chọn kí hiệu tiền tệ
của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức,...) Negative numbers - chọn cách định
dạng số âm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.
• Accounting: kí tự tiền tệ và dấu chấm thập phân của các số được định dạng theo
kiểu này sẽ được dóng thẳng hàng. Chọn các thông số sau: Decimal places - số
chữ số sau dấu chấm thập phân, Symbol - chọn kí hiệu tiền tệ của các nước khác
nhau (Mĩ, Anh, Đức,... ). Sample hiện mẫu định dạng.
• Date: định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type
• Time: định dạng giờ theo mẫu được trong hộp Type
• Percentage: định dạng theo kiểu phần trăm. Số chữ số sau dấu chấm thập phân
được chọn trong hộp Decimal Places.
• Text: định dạng số theo kiểu Text.
• Special: định dạng theo mã vùng và số điện thoại
• Custom: tuỳ biến theo khuôn dạng được gõ trong hộp Type. Nút Delete được dùng
để xoá khuôn dạng không cần dùng đến.
Khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trước ngày sau, có thể chỉ cần nhập ngày,
tháng và năm Excel sẽ lấy theo tháng năm hiện hành của hệ thống. Cùng một ngày
nhưng có thể chọn cach hiển thị khác nhau.
Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category ở bảng Number chọn mục Date,
và chọn cách hiển thị bên khung Type.
Trang 73
Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m/d/yy (tháng/ngày/năm), nếu không vừa
ý với các dạng có sẵn, có thể tạo ra một dạng hiển thị riêng bằng cách chọn mục Custom
trong khung Category, và gõ dạng cần thiết vào khung Type, ví dụ: dd/mm/yyyy (2 số
ngày/2 số tháng/4 số năm) như 25/11/1998.
Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy
nhiên có thể định dạng lại theo các bước sau:
Click chọn các biểu tượng định dạng vị trí trên thanh công
cụ hoặc chọn Format\ Cell (Ctrl+1), trong hộp thoại Format\Cells chọn bảng Alignment:
Trang 74
Khung Horizontal : Click mở khng này để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang.
+ Right: Phải
+ Center: Giữa
Khung Vertical : Click mở khung nay để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc.
+ Center: Giữa
Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (Chỉnh độ nghiêng trong khung
Degrees).
Text Control: Các điều khiển khác. Chọn Wrap Text nếu muốn Text xuống dòng trong
các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô. Chọn Shrink to fit nếu muốn Text vừa khít
trong các ô khi các ô đó bị co hẹp. Chọn Merge cells nếu muốn trộn các ô trên cùng
hàng và cùng cột. Sau khi trộn, chỉ có dữ liệu nằm ở ô trái trên trong vùng đã được
chọn hiện trong ô được trộn. Do đó, muốn ô trộn chứa tất cả dữ liệu trong vùng đã
chọn thì trước khi trộn phải sao chép toàn bộ dữ liệu vào ô trái trên.
Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau:
Trang 75
1. Chọn khối muốn định dạng.
2. Chọn Format\Cell (Ctrl+1)
Chọn các định dạng trong bảng Font trong hộp hội thoại Format Cells.
* Trên cùng một ô để định dạng kiểu chữ khác nhau cho các thành phần dữ liệu,
chọn khối thành phần (click & drag) rồi định dạng bình thường.
* Lựa chọn Normal Font được dùng nếu muốn lấy lại kiểu trình bày ngầm định.
Mục Border trong hộp hội thoại Format Cells cho phép tạo khung (đường viền)
cho khối ô hiện thời.
Trang 76
Các đường kẻ dòng và cột trong Excel sẽ không thấy khi in ra giấy, nếu cần có
khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau:
- Chọn ô, vùng muốn kẻ khung.
- Chọn Format\ Cell và chọn bảng Border.
Có thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đã có kẻ khung,
dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text, Click vào các đường kẻ để chọn hoặc xoá.
III.3. Tô màu
Mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells để tô màu cho các ô được
chọn.Trong đó:
Trang 77
Trang 78
Câu hỏi và bài tập
1. Thực hành lại tất cả các thao tác định dạng dữ liệu đã nêu trongbài.
2. Mở file BD10A.xls và trình bày lại theo mẫu sau.
Trang 79
Bài 7: Cơ sở dữ liệu trong excel và
cách đặt tên cho vùng dữ liệu
I. Khái niệm
Trong Microsoft Excel, ta có thể dễ dàng sử dụng một danh sách như một cơ sở
dữ liệu (database). Khi chúng ta thực hiện các công việc như tìm kiếm, sắp xếp hoặc tổng
hợp dữ liệu theo nhóm (subtotal), Microsoft Excel tự động sử dụng những phần tử sau
đây của danh sách để tổ chức dữ liệu.
- Các cột trong danh sách là các trường (fields) trong cơ sở dữ liệu.
- Các nhãn của cột trong danh sách là các tên trường (Field name) trong cơ sở dữ
liệu.
- Mỗi hàng trong danh sách là một bản ghi (record) của cơ sở dữ liệu
Ví dụ: Danh sách sau tương ứng với một cơ sở dữ liệu gồm các trường có tên là
Họ đệm, Tên, Chức vụ, Lớp. Mỗi hàng, kể từ hàng thứ hai trở đi tương ứng với một bản
ghi của cơ sở dữ liệu.
Trang 80
II. Cách tạo một danh sách trên bảng tính
Để dễ dàng quản lí và phân tích dữ liệu trong một danh sách của Microsoft Excel,
khi nhập dữ liệuvào danh sách chú ý tuân theo các hướng dẫn sau đây.
- Tránh tạo nhiều danh sách trên một bảng tính (worksheet). Một số công việc, ví
dụ như lọc dữ liệu chẳng hạn, tại một thời điểm chỉ có thể được sử dụng trên một danh
sách.
- Để ít nhất một cột trống (blank column) và một dòng trống (blank row) giữa
danh sách và các dữ liệu khác trên bảng tính. Khi đó, Microsoft Excel có thể dễ dàng
kiểm tra và chọn danh sách khi chúng ta sắp xếp, lọc hoặc chèn subtotal tự động.
- Tránh đặt dữ liệu tới hạn (critical data) ở bên trái hoặc bên phải danh sách,
những dữ liệu này có thể bị ẩn đi khi chúng ta lọc danh sách.
- Tạo các nhãn cột ở dòng đầu tiên của danh sách. Microsoft Excel sử dụng các
nhãn này để tạo báo cáo, để tìm và tổ chức dữ liệu.
- Sử dụng phông chữ, cách dóng hàng, màu nền, đường viền ... khác với các định
dạng áp dụng cho dữ liệu trong danh sách.
- Khi muốn phân biệt nhãn và dữ liệu, hãy sử dụng các kiểu đường viền ô - không
dùng các hàng trống (blank rows) hoặc các đường đứt đoạn (dashed lines) - để chèn các
đường thẳng dưới nhãn.
- Tạo một danh sách sao cho tất các các hàng chứa các phần tử có các thuộc tính
giống nhau. Ví dụ như danh sách học sinh, bảng điểm, bảng giá, ...
- Không chèn những khoảng trống thừa ở đầu từng ô (nói cách khác, không nhấn
phím spacebar ở đầu ô). Các khoảng trống thừa này sẽ ảnh hưởng tới việc sắp xếp dữ
liệu và tìm kiếm dữ liệu.
Trang 81
- Không dùng hàng trống (blank row) để phân tách các nhãn cột với dòng đầu tiên
của dữ liệu.
III. Cách đặt tên cho vùng dữ liệu và truy cập tới vùng đã đặt
tên
Trong Microsoft Excel, có thể đặt tên cho một ô hoặc cho vùng ô để dễ dàng nhớ
và đọc khi tạo công thức hoặc khi cần truy nhập tới ô, vùng ô nào đó. Nếu ta có các nhãn
hàng và cột trong một bảng tính, ta có thể sử dụng trực tiếp chúng trong công thức. Ví dụ
= A4 + B4. Ta cũng có thể tự đặt tên cho một ô hoặc một vùng ô.
Cách đặt tên cho ô hoặc vùng được tuân theo các quy tắc sau:
- Kí tự đầu tiên của tên phải là một chữ cái hoặc dấu trừ chìm (_). Các kí tự còn
lại có thể là chữ cái, chữ số, dấu chấm và các dấu trừ chìm. Ví dụ, các tên Dslop,
Bangdiem.10A, Tuyen_sinh là hợp lệ.
- Các tên không được trùng với địa chỉ ô, ví dụ như Z$100 hoặc R1C1.
- Tên có độ dài tối đa 255 kí tự, có thể chứa chữ hoa và chữ thường. Microsoft
Excel không phânbiệt chữ hoa và chữ thường trong tên. Ví dụ, nếu ta đã tạo tên
DSCBLOP và sau đó tạo tên dscblop trong cùng một bảng tính thì tên thứ hai sẽ thay thế
tên thứ nhất.
1. Chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hoặc rời rạc. Ví dụ, chọn toàn bộ các ô
chứa danh sách cán bộ lớp như ví dụ đã nêu trên.
2. Kích vào hộp Name tại bên trái của thanh công thức.
4. Nhấn ENTER.
Trang 82
III.2. Đặt tên cho các ô bằng cách sử dụng các nhãn hàng và cột có sẵn
1. Chọn vùng muốn đặt tên, chọn cả nhãn cột (hàng đầu của danh sách) và nhãn
hàng (cột trái ngoài cùng của danh sách).
2. Thực hiện Insert / Name / Create. Xuất hiện hộp hội thoại.
3. Trong hộp Create names in, đánh dấu vị trí chứa các nhãn. Thông thường ta hay
chọn Top row, Left column.
Các tên được tạo theo cách này chỉ ảnh hưởng tới các ô chứa giá trị chứ không
ảnh hưởng tới các nhãn hàng và nhãn cột.
Để truy cập tới vùng đã đặt tên, làm một trong hai cách sau:
- Kích vào mũi tên cạnh hộp tên (name box) ở bên trái thanh công thức và kích
chọn tên cần truy cập.
- Nhấn phím F5, xuất hiên hộp hội thoại Goto, kích vào tên vùng cần truy cập và
kích OK.
Ví dụ: Để truy cập tới vùng Dscblop, gõ F5, chọn tên vùng và kích OK. Toàn bộ
danh sách sẽ được bao trong hộp đen.
Trang 83
Câu hỏi và bài tập
1. Thế nào là vùng cơ sở dữ liệu trong Excel.
2. Mở file mới, tạo bảng danh sách cán bộ lớp theo mẫu trong phần lí thuyết.
Ghi vào đĩa với tên QLHS.XLS.
3. Đổi tên sheet hiện thời thành DSCB. Thực hành theo ví dụ đã trình bày trong phần lí
thuyết.
4. Kích hoạt một sheet mới, tạo một bảng mới có dạng như sau
Tuyển sinh
Xếp loại
Sbd Họ và tên Toán Văn Ngoại ngữ Tổng điểm Trúng tuyển
TN
...
a. Nhập vào danh sách tối thiểu 10 thí sinh. Yêu cầu nhập các cột sau: Sbd (số
báo danh), Họ và tên, Xếp loại TN (xếp loại tốt nghiệp), Toán, Văn, Ngoại ngữ.
Biết rằng điểm ưu tiên = 1 nếu xếp loại tốt nghiệp là giỏi. Các loại khác không
được cộng điểm.
c. Cột Trúng tuyển được điền là Có nếu Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 21. Ngược
lại, điền là Không.
d. Đổi tên sheet hiện thời là TUYENSINH và ghi kết quả vào đĩa.
Trang 84
Bài 8: Tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu
I. Tìm kiếm và thay thế
Nếu có nhiều dữ liệu trong bảng tính và muốn nhanh chóng tìm đến một ô dữ liệu
nào đó, có thể sử dụng chức năng này.
- Nhập các ký tự muốn tìm trong khung Find what và lựa chọn cách tìm
kiếm:
+ Match case : Tìm kiếm có phân biệt chữ thường và chữ in.
+ Find entire cells only : Chỉ tìm dữ liệu đứng riêng trong ô.
+ Search : Chọn cách tìm theo cột (By Columns) hoặc theo dòng (By Rows).
Nếu muốn tìm một từ nào đó trong bảng tính để thay thế bằng một dữ liệu khác
một cách nhanh chóng, có thể sử dụng chức năng này.
Trang 85
- Nhập các ký tự cần tìm trong khung Find what và những ký tự muốn thay ở
khung Replace with, các lựa chọn khác cũng giống như ở phần tìm kiếm.
- Click nút Find Next để lần lượt tìm kiếm. Khi tìm thấy click nút Replace để
thay thế, (Replace All tự động thay thế tất cả những vị trí tìm thấy).
Khi ta sắp xếp một chuỗi kí tự, Microsoft Excel sắp xếp từ trái sang phải theo
từng kí tự. Ví dụ như, nếu một ô chứa chuỗi kí tự "A100," ô này sẽ được sắp sau ô chứa
chuỗi kí tự "A1" và trước ô chứa chuỗi kí tự "A11."
Khi sắp xếp giảm dần, Microsoft Excel sử dụng trật tự sau:
- Các số được sắp xếp từ giá trị âm nhỏ nhất tới giá trị dương lớn nhất.
- Chuỗi kí tự được sắp xếp theo trật tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (space) ! " # $ %
&( )*,. /:;? @[\]^_` {|}~ +<= >ABCDEF GHIJK LMNO PQRSTU
VWXYZ.
- Trong các giá trị logic, FALSE được sắp xếp trước TRUE.
Ta có thể sắp xếp lại các hàng hoặc cột bằng chức năng Sort (sắp xếp) của Excel.
Khi ta sắp xếp, Microsoft Excel sắp xếp lại các hàng, các cột hoặc các ô riêng biệt theo
thứ tự sắp xếp do ta chỉ định: tăng dần (ascending) - từ 1 tới 9, từ A tới Z hoặc giảm dần
(descending) - từ 9 tới 1, từ Z tới A.
II.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột
1. Kích vào một ô trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp.
Trang 86
2. Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Ascending .
Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Descending .
Để sắp xếp danh sách theo thứ tự giá trị tăng dần của cột Lớp, kích chuột vào một
ô bất kì trong cột này và kích vào nút Ascending trên thanh công cụ.
II.2. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hai hoặc nhiều cột
Trang 87
3. Trong các hộp Sort by và Then by kích chọn tên các cột muốn sắp xếp.
4. Chọn các tuỳ chọn khác nếu cần thiết và kích OK. Trong My list has có hai tuỳ chọn:
Header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn có dòng tiêu đề, No header row - trong vùng dữ liệu
vừa chọn không có dòng tiêu đề. Thông thường, nên để trạng thái chọn ngầm định của máy.
Ghi chú:
• - Nếu cột ta chỉ định trong hộp Sort by các giá trị trùng nhau, ta có thể sắp xếp các
giá trị này bằng cách chỉ định cột khác trong hộp Then by đầu tiên. Nếu các giá trị
trong cột thứ hai được sắp xếp này trùng nhau, ta có thể chỉ định cột thứ ba trong
hộp Then by thứ hai.
• - Nếu ta cần sắp xếp nhiều hơn ba cột, hãy sắp xếp những cột ít quan trọng nhất
trước. Ví dụ như, nếu chúng ta muốn sắp xếp danh sách cán bộ theo các cột Lớp,
Chức vụ, Họ đệm và Tên thì phải sắp xếp hai lần. Đầu tiên, chọn cột Tên trong
hộp Sort by và kích nút OK. Lần thứ hai, kích Lớp trong hộp Sort by, kích Chức
vụ trong hộp Then by thứ nhất, chọn Descending và kích Họ đệm trong hộp Then
by thứ hai và kích OK. Kết quả có dạng như sau:
Họ đệm Tên Chức vụ Lớp
Nguyễn Hoàng Hà Lớp trưởng 10A
Trần Hồng Hà Lớp phó 10A
Vũ Thanh Thủy Lớp phó 10A
Phạm Hoàng Hải Lớp trưởng 10B
Phạm Tuấn Hùng Lớp phó 10B
Vũ Văn Thanh Lớp phó 10B
Vũ Hồng Thắng Lớp trưởng 10C
Trần Thanh Hà Lớp phó 10C
Vũ Hồng Thủy Lớp phó 10C
Phạm Thanh Tùng Lớp trưởng 10D
Đặng Mạnh Hùng Lớp phó 10D
Hoàng Minh Thanh Lớp phó 10D
II.3. Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng
Trang 88
2. Thực hiện Data / Sort.
3. Kích nút Options, xuất hiện hộp hội thoại Sort Options.
5. Trong các hộp Sort by và Then by kích các hàng muốn sắp xếp.
II.4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạo
II.4.1. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list)
Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự khác thứ tự ngầm định của máy, chúng
ta phải tự tạo một danh sách theo thứ tự do mình đặt ra. Ví dụ như, nếu sắp xếp cột Xếp
loại trong một bảng điểm tổng kết theo thứ tự tăng dần ngầm định của Excel, thì kết quả
sẽ đươc sắp theo thứ tự sau: Gioi, Kem, Kha, TB. Tuy nhiên, để hợp lí hơn, chúng ta phải
tự tạo danh sách theo thứ tự: Gioi, Kha, TB, Kem và sắp xếp bảng điểm theo thứ tự đó.
Hãy làm như sau:
1. Nếu ta đã nhập vào bảng tính danh sách các phần tử theo thứ tự riêng của mình
thì hãy chọn danh sách đó. Ví dụ, hãy gõ vào các ô A1:A4 các giá trị sau Gioi, Kha, TB,
Kem và chọn bốn ô này.
Trang 89
3. Để sử dụng danh sách đã chọn, kích nút Import.
Nếu chưa thực hiện bước 1, hãy gõ danh sách mới bằng cách kích New list trên hộp
Custom lists và sau đó gõ các phần tử của danh sách trong hộp List entries. Các phần tử cách
nhau bởi dấu phảy hoặc dấu ENTER. Kích nút Add.
Ghi chú:
• Một danh sách tự tạo có thể chứa chuỗi kí tự hoặc chuỗi kí tự xen lẫn các con số.
Nếu muốn tạo danh sách chỉ chứa các con số, đầu tiên chọn đủ số ô trống chứa
các phần tử của danh sách. Thực hiện Format / Cells, và kích mục Number. Áp
dụng kiểu định dạng Text cho các ô trống và sau đó gõ danh sách các số trong các
ô vừa định dạng.
II.4.2. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo
1. Chọn một ô trong vùng hoặc toàn bộ vùng dữ liệu muốn sắp xếp.
2. Thực hiện Data / Sort.
3. Kích Options.
4. Dưới First key sort order, kích danh sách tự tạo và kích OK.
5. Kích chọn bất kì lựa chọn khác nếu cần thiết.
Ghi chú:
Trang 90
• Trật tự sắp xếp theo thứ tự của danh sách tự tạo chỉ áp dụng cho cột được chỉ định
trong hộp Sort by. Để sắp xếp nhiều cột theo thứ tự của danh sách tự tạo hãy sắp
xếp từng cột riêng biệt. Ví dụ, để sắp xếp theo các cột A và B, theo thứ tự này, đầu
tiên sắp xếp theo cột B, và sau đó chỉ định thứ tự của danh sách tự tạo bằng cách
sử dụng hộp hội thoại Sort Options. Tiếp theo, sắp xếp theo danh sách của cột A.
Trang 91
Câu hỏi và bài tập
1. Nêu các thao tác sắp xếp dữ liệu theo một cột, theo nhiều cột và theo thứ tự của danh
sách tự tạo.
2. Mở file QLHS.XLS, kích hoạt sheet DSCB và thực hiện những thao tác đã trình bày
trong phần lí thuyết.
a. Sắp xếp lại theo thứ tự tăng dần của cột Trúng tuyển.
b. Sao chép danh sách những người trúng tuyển sang vị trí mới và sắp xếp lại
theo thứ tự giảm dần của Tổng điểm.
5. Kích hoạt một sheet mới, tạo một bảng mới có dạng như sau
Sbd Họ và tên Ngày sinh Nơi sinh Miền Tổng điểm Trúng tuyển
...
a. Nhập vào danh sách tối thiểu 10 thí sinh. Yêu cầu nhập các cột sau: Sbd (số
báo danh), Họ và tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Miền (Bắc, Trung hoặc Nam) và Tổng điểm
(từ 0 đến 30).
Trang 92
b. Cột Trúng tuyển được điền theo yêu cầu sau:
- Có nếu thí sinh ở miền Bắc và miền Nam và Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 21
điểm hoặc nếu thí sinh ở miền Trung và có Tổng điểm lớn hơn hoặc bằng 20 điểm.
c. Sắp xếp lại danh sách theo thứ tự các miền Bắc, Trung, Nam. Nếu giá trị các
miền trùng nhau thì sắp xếp theo giá trị cột Trúng tuyển. Nếu cùng giá trị cột Trúng
tuyển, hãy sắp xếp theo giá trị của cột Tổng điểm.
e. Đổi tên sheet hiện thời thành BCTTUYEN và ghi kết quả vào đĩa.
Trang 93
Bài 9: Tạo biểu đồ
I. Các phần tử cơ bản của biểu đồ
Khi muốn so sánh các dữ liệu có mối quan hệ với nhau chúng ta nên dùng biểu
diễn mối tương quan này qua các biểu đồ để có cái nhìn trực quan và sinh động hơn. Để
vẽ biểu đồ bắt buộc phải có danh sách dữ liệu trên bảng tính.
- Chuỗi dữ liệu (data series): là các hàng hoặc các cột chứa các dữ liệu cần so
sánh với nhau.
- Kiểu đồ thị (chart type): các hình thức biểu diễn đồ thị khác nhau theo dạng cột
(Column), đường (line) hoặc diện tích (area), ...
- Nhãn chung của biểu đồ (Chart Labels): là tên chung của cả biểu đồ.
- Nhãn trục (axis labels): các nhãn trên trục biểu đồ.
- Chú giải (Legend): dùng để phân biệt giữa các chuỗi dữ liệu khác nhau.
Ngoài ra còn một số phần tử khác nữa sẽ được trình bày tiếp trong các phần sau.
Cách 1:
Nhấn F11. Dữ liệu sẽ được biểu diễn dưới dạng biểu đồ cột và nằm trong một
sheet riêng biệt có tên ngầm định là Chart n (n=1, 2, 3, ...).
Ví dụ:
Giả sử ta có danh sách dữ liệu biểu diễn tỉ lệ học sinh giỏi, khá, trung bình, kém
như sau:
Lớp 10A 10B 10C 10D
Xếp loại
Trang 94
Giỏi 30% 20% 24% 19%
Khá 50% 55% 60% 58%
TB 20% 25% 14% 21%
Kém 0% 0% 2% 2%
Để so sánh tỉ lệ xếp loại hoặc sinh giữa các lớp, chúng ta chọn vùng dữ liệu trên
và nhấn phím F11. Kết quả có dạng như sau:
Cách 2:
Trong trường hợp không nhìn thấy nút này, hãy làm như sau:
Ví dụ: sau khi đã cài được nút Default Chart trên thanh công cụ chuẩn, chọn vùng
dữ liệu nói trên và kích vào nút này, kết quả có dạng:
Trang 95
III. Cách tạo đồ thị nhờ Chart Wizarrd
Chart Wizard là công cụ hướng dẫn chúng ta tạo đồ thị từng bước qua các hộp hội
thoại. Các bước tạo đồ thị được tiến hành như sau:
1. Chọn các ô chứa các dữ liệu muốn xuất hiện trên biểu đồ. Các dữ liệu này có
thể nằm cạnh nhau hoặc nằm cách nhau. Nếu muốn các nhãn cột và nhãn hàng xuất hiện
trong biểu đồ hãy chọn cả chúng.
Ví dụ, để so sánh tỉ lệ xếp loại hoặc sinh của các lớp 10A, và 10D, chúng ta hãy
chọn các cột thứ nhất, thứ hai và thứ năm trong bảng dữ liệu nói trên bằng cách giữ phím
CRTL và chọn các cột nói trên. Xem hình vẽ sau:
2. Kích nút Chart Wizard . Xuất hiện hộp hội thoại Chart Wizard - Step 1 of 4 -
Chart Types. Hộp hội thoại này cho phép chúng ta chọn kiểu đồ thị (Chart type) và một
kiểu đồ thị con (Chart sub -type) của nó. Muốn xem trước mẫu đồ thị sẽ được tạo, hãy
kích vào nút Press and hold to view sample.
Trang 96
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn kiểu Line và một kiểu biểu đồ con của nó như
hình vẽ sau:
3. Kích vào nút Next, xuất hiện tiếp hộp hội thoại Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart
Source Data sau:
Trang 97
4. Kích vào nút Next, xuất hiện tiếp hộp hội thoại Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart
Options. Trong hộp hội thoại này cho phép chọn các tuỳ chọn khác nhau cho biểu đồ. Trong bài
này, chúng ta chỉ quan tâm tới các thông số trong mục Titles.
- Chart title: cho phép gõ nhãn chung của biểu đồ.
- Categery (X) axis: cho phép gõ nhãn của trục x.
- Value (Y) axis: cho phép gõ nhãn của trục y.
Xem kết quả ở hình mẫu bên phải của đồ thị.
Trong ví dụ của chúng ta, hãy gõ theo hướng dẫn trên hộp hội thoại (có thể gõ tiếng Việt
có dấu trong hộp này, nhưng chúng ta sẽ không nhìn thấy dấu tiếng Việt trong hộp hội thoại.
Tiếng Việt chỉ hiển thị đúng ở ngoài đồ thị sau khi chúng ta định dạng lại font tiếng Việt cho
chúng).
5. Kích vào nút Next, xuất hiện tiếp hộp hội thoại Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart
Location. Trong hộp hội thoại này cho phép chọn vị trí đặt biểu đồ.
- As new sheet: đặt biểu đồ ở sheet riêng với tên ngầm định do Excel đặt (Chart1, Chart2,
...) hoặc chúng ta tự gõ lại tên mới trong hộp này.
- As object in: đặt biểu đồ trong sheet hiện thời, hoặc một sheet khác do chúng ta chọn
bằng cách kích chuột vào mũi tên bên phải hộp này và chọn tên sheet đích.
Trong ví dụ của chúng ta, giữ nguyên các thông số trong hộp hội thoại.
Trang 98
6. Kích nút Finish.
Kết quả có dạng như sau:
Trang 99
Câu hỏi và bài tập
1. Nêu các phần tử cơ bản của một biểu đồ.
2. Thực tập lại ví dụ đã nêu trong phần lí tuyết.
3. Lập bảng tổng kết số học sinh nữ và nam trong từng khổi 10, 11, 12. Tính tỉ lệ số học
sinh nữ và nam của từng khối so với tổng số học sinh trong toàn trường. Vẽ biểu đồ biểu diễn sự
so sánh này.
4. Lập bảng tổng kết số học sinh giỏi và khá từng khổi 10, 11, 12. Tính tỉ lệ học sinh giỏi,
khá của từng khối so với số học sinh giỏi, khá trong toàn trường. Vẽ biểu đồ biểu diễn sự so
sánh này.
Trang 100
Bài 10: Định dạng trang và In ấn
I. Định dạng trang
Công việc chuẩn bị in ấn bảng tính bao gồm các phần việc được thực hiện từ lệnh
File/Page Setup.
Trong hộp hội thoại Page Setup ta có thể thực hiện các công việc sau:
Nút Print Preview dùng để kiểm tra trước khi in chính thức ra giấy in.
Trang 101
Nút OK đóng cửa sổ Page Setup.
I.1.1. Page
• Orientation: hướng in.
• Scaling: tỷ lệ in. Có hai lựa chọn sau:
I.1.2. Margins
• Các thông số lề Top, Bottom, Left, Right: lề trên, dưới, trái, phải.
• From Edge/Header, Footer: khoảng cách từ mép trang giấy đến tiêu đề trang.
• Center on Page: in vào giữa trang theo chiều: Horizontally (ngang), Vertically
(dọc).
I.1.3. Header/Footer
Các thông số về tiêu đề được đưa vào tự động hoặc bằng tay khi nhấn các nút
Customize Header hoặc Customize Footer.
• Left section, Center section, Right section: vị trí trình bày tiêu đề trong trang.
Trang 102
• Các nút phía trên dùng để: trình bày font chữ, chèn số trang, tổng số trang, ngày
giờ hệ thống.
I.1.4. Sheet
o Row to repeat at top: tiêu đề hàng. Các hàng được in ra ở mọi trang.
o Column to repeat at left: tiêu đề cột. Các cột được in ra ở mọi trang.
o Row and Column Heading: in tiêu đề hàng, cột của bảng tính.
o Gridlines: in ra lưới của các ô bảng tính.
o Comment: in chú thích.
o Draft Quality: in nhanh (bỏ qua format).
o Black and white: in đen trắng.
Trang 103
• Page Order: thứ tự in.
o Down, then over: in từ trên xuống dưới trước, sau đó mới sang ngang.
o Over, then down: in sang ngang trước, sau đó mới xuống dưới.
II. In
Công việc in trong EXCEL được thực hiện bằng lệnh File/Print. Hộp hội thoại
Print xuất hiện.
• Print What:
Sau khi đã chọn xong các thông số in kích chuột tại nút OK hoặc nhấn Enter để
bắt đầu công việc in.
Trang 104
Câu hỏi và bài tập
1. Thực hành lại tất cả các thao tác chuẩn bị in ấn trong bài và xem kết quả ở chế độ Print
Preview.
2. Mở file BD10A.xls, mở sheets cài đặt cỡ giấy in là A4, font chữ chính trong bảng là
Times New Roman và cỡ chữ nhỏ nhất là 12. Xem kết quả ở chế độ Print Preview. Nếu
dữ liệu nằm trên hai trang giấy, hãy đặt lại chế độ in sao cho chúng nằm khít trên một
trang in.
3. Làm tương tự với file BD10B.xls.
4. Hãy đặt chế độ in sao cho sau khi in ra, các bảng điểm của lớp 10A và 10B đều có tên
sheet và ngày tháng in nằm ở góc trái phần tiêu đề trên, dòng chữ "Trường PTTH ABC"
nằm ở góc phải tiêu đề trên và số trang nằm ở giữa phần tiêu đề dưới theo mẫu sau:
Trang 105
Ôn tập
I. Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu
Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác: File / Save As.
Trang 106
• Nhấn F2 hoặc kích chuột lên dòng nhập dữ liệu
• Chuyển con trỏ text tới vị trí cần sửa, xoá bớt hoặc chèn thêm dữ liệu.
• Nhấn Enter.
Trang 107
• Đặt trỏ chuột ở mép dưới vùng tiêu đề và rê chuột hoặc dùng thực đơn Format /
Row / Hight.
Trang 108
V.3. Các hàm kí tự
Left(text,num_chars): trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên trái chuỗi kí tự.
Right(text,num_chars): trả lại một số kí tự được chỉ định từ bên phải chuỗi kí tự.
Mid(text,start_num,num_chars): trả lại một số kí tự từ một vị trí xác định.
Upper(text): chuyển text thành chữ hoa.
Lower(text): chuyển text thành chữ thường.
Proper(text): chuyển chữ cái đầu từ và các kí tự ngay sau kí tự đặc biệt thành thành chữ
hoa.
Trim(text): xoá bỏ tất cả các kí tự trống thừa.
Trang 109
ô chứa dữ liệu gốc, Shift Down and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng
đích và đẩy chúng xuống dưới, Shift Right and Copy - chèn vào các ô chứa dữ liệu
ở vùng đích và đẩy chúng sang phải, Cancel - huỷ việc sao chép.
• Dùng bộ đệm
+ Edit / Copy
+ Edit / Cut
+ Edit / Paste.
VII.Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu : là một vùng hình chữ nhật gồm các hàng và các cột. Mỗi cột tương ứng
với một trường. Hàng nhãn cột là tên các trường. Từ hàng thứ hai trở đi tương ứng với một bản
ghi.
Trang 110
VIII.Sắp xếp dữ liệu
IX. Biểu đồ
- Nhấn F11 hoặc kích nút Chart Default hoặc làm theo hướng dẫn của
Chart Wizard.
Trang 111
Câu hỏi và bài tập
1. Hãy phân biệt sự khác nhau giữ việc xoá một file, xoá một bảng tính và xoá dữ
liệu.
2. Hãy phân biệt sự khác nhau giữa việc đặt tên file và đặt tên cho bảng tính.
3. Mở file BD10A.xls, sao chép bảng tính HKI-10A và đổi tên bản sao thành HKII-
10A. Hãy tự vào điểm học kì II cho các bạn lớp 10A, trong đó số điểm hệ số 1 của
các bạn không giống nhau. Chẳng hạn như, bạn thứ nhất chỉ có một điểm hệ số 1,
bạn thứ 4 lại có 3 điểm hệ số 1, ... Sau đó tính cột điểm TB cho các bạn chỉ bằng
một công thức và hoàn thành mốt các cột còn lại. Trình bày bảng điểm cho đẹp và
in ra giấy hoặc xem ở chế độ Print Preview.
4. Mở file mới, ghi vào đĩa với tên là QLSACH.XLS
5. Tạo bảng dữ liệu theo mẫu sau:
Số
Stt Ngày Tên sách Nhà xb Loại Đơn giá Thành tiền
lượng
1 2/2/99 Doremon –1 Kim đồng Truyện Tranh 6500 5
2 2/2/99 Tập tô lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 1200 10
3 2/15/99 Tiếng Việt lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 3500 15
4 2/15/99 Doremon –1 Kim đồng Truyện Tranh 6500 25
5 2/15/99 Tập tô lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 1200 20
6 2/15/99 Tiếng Việt lớp 4,t1 Giáo dục Sgk 3700 9
7 3/7/99 Doremon –2 Kim đồng Truyện Tranh 6500 30
8 3/20/99 Tiếng Việt lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 3500 25
9 3/20/99 Tập tô lớp 3,t1 Giáo dục Sgk 1200 8
10 3/20/99 Tiếng Việt lớp 5,t1 Giáo dục Sgk 4000 20
Yêu cầu:
- Nhập dữ liệu cho các cột Stt, Ngày, Tên sách, Nhà Xuất bản (Giáo dục, Kim đồng, ...),
Loại (SGK, Truyên Tranh, Tiểu thuyết,...), Đơn giá và Số lượng. Nhập ít nhất 10 bản ghi theo
mẫu.
Trang 112
Thành tiền = đơn giá * số lượng nếu số lượng nhỏ hơn 10.
Thành tiền = đơn giá * số lượng *(1 - 5%) nếu số lượng từ 10 đến 20.
Thành tiền = đơn giá * sốlượng*(1-10%) nếu số lượnglớn hơn hoặc bằng 20.
Trang 113
MỤC LỤC
Bài 1: Làm quen với Excel............................................ ...........................1
Trang 114
II.1. Kiểu gõ VNI:.................................................................. ................10
IV.2. Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới ...................15
VI.2. Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác..........................................20
Trang 115
Bài 3: Các thao tác với
hàng, cột, ô trong một bảng tính............................................................... .........26
V. Các thao tác với các bảng tính trong một Workbook......................31
Trang 116
V.3. Chèn thêm bảng tính mới ...................................................... .........32
Trang 117
II.2.3. Hàm MIN.......................................................... ......................44
II.2.4. Hàm SUM ................................................... ...........................44
II.2.5. Hàm COUNT ............................................. ............................46
II.2.6. Hàm RANK ...................................................................... ......46
Trang 118
II.8.1. Hàm VLOOKUP.................................................. ...................56
II.8.2. Hàm HLOOKUP.................................................... .................57
I.6. Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu) ...66
Trang 119
Câu hỏi và bài tập................................................................... ................71
II. Cách tạo một danh sách trên bảng tính ...........................................81
III. Cách đặt tên cho vùng dữ liệu và truy cập tới vùng đã đặt tên ....82
III.1. Cách đặt tên cho một ô hoặc một vùng ô .....................................82
III.2. Đặt tên cho các ô bằng cách sử dụng các nhãn hàng và cột có sẵn 83
Trang 120
II. Sắp xếp dữ liệu...................................................................... ..............86
II.1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột .. .86
II.2. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hai hoặc nhiều cột ..................87
II.3. Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng .................................88
II.4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạo......89
II.4.1. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list) ...89
II.4.2. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo 90
II. Tạo biểu đồ ngầm định theo một bước ..................................... .......94
Ôn tập............................................................................. .......................106
Trang 121
II.2. Nhập công thức:........................................................................ ...106
IV. Các thao tác với một bảng tính ............................... .......................108
Trang 122
VIII. Sắp xếp dữ liệu ........................................................... ..................111
Trang 123