NOTA PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

1.0 Pengertian Mesyuarat Satu perhimpunan tiga atau lebih orang yang mempunyai matlamat yang sama di mana komunikasi merupakan cara utama bagi mencapai matlamat tersebut. Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

2.0 Tujuan Mesyuarat Mesyuarat diadakan untuk membincangkan dan menyelesaikan masalah, membuat keputusan di samping untuk merancang sesuatu kegiatan. Secara khususnya: a. b. c. d. e. f. Penyampaian dan pertukaran maklumat; Kerjasama, penyelarasan dan komunikasi; Penyelesaian konflik; Hala cara dan peracangan masa depan; Memperbaiki prestasi kerja semasa; dan Latihan dan pembangunan.

3.0 Kategori Mesyuarat a. Mesyuarat bagi memberi atau mendapatkan maklumat; b. Mesyuarat bagi membuat keputusan atau menyelesaikan masalah; atau c. Gabungan kedua-duanya.

DAN-Nota Kursus: Pengurusan Mesyuarat Berkualiti

4.0 Keahlian Mesyuarat a. Pengerusi. b. Setiausaha. c. Ahli.

4.1 Peranan dan Tugas Pengerusi Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komitmen pengerusi untuk: a. b. c. d. e. f. g. Merancang dan mempengerusikan mesyuarat; Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya mesyuarat; Menggalakkan perbincangan dan penyertaan; Menghormati pendapat dan pandangan ahli-hali; Menentukan susunan agenda dipatuhi; Menjaga disiplin mesyuarat; dan Mengawal perjalanan masa.

Pengerusi Sebagai Perancang Mesyuarat: Mengapa perlu diadakan msyuarat? Apakah isu yang hendak dibincangkan. Hadkan isu dan tentukan keutamaan isu. Apakah obejktif mesyuarat dan keputusan yang hendak dicapai. Siapakah yang perlu hadir mesyuarat? Pilihan tempat, tarikh dan waktu yang sesuai. Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan akan dibuat.

4.2 Peranan Pengerusi Semasa Mesyuarat 4.2.1 Awal Mesyuarat Datang awal untuk menyesuaikan dengan suasana dan ahli-ahli mesyuarat. Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang telah ditetapkan. Wujudkan suasana yang sesuai dengan mesyuarat dengan ucapan alualuan dan memperkenalkan ahli sekiranya perlu. Maklumkan tentang tujuan, objektif dan tempoh mesyuarat.

DAN-Nota Kursus: Pengurusan Mesyuarat Berkualiti

Maklumkan tentang prosedur mesyuarat. Meluluskan minit mesyuarat lepas sekiranya ada. Menjelaskan perkara pentadbiran pada awal mesyuarat.

4.2.2 Sesi Perbincangan Memulakan perbincangan dengan: Mengemukakan soalan mengenai isu. Menjemput pandangan mengenai isu. Menjemput penjelasan atau taklimat daripada ahli. Memberi peluang yang sama kepada ahli yang ingin bercakap. Galakkan penyertaan daripada semua ahli. Dapatkan penjelasan berkenaan perkara yang tidak jelas. Menahan, menghalang perbincangan yang tiada berkaitan dengan mesyuarat. Mengawal perjalanan dan pembahagian masa. Mengawal masalah ahli mesyuarat ahli yang pendiam, banyak cakap atau yang bersifat negatif. Kekalkan suasana harmonis atau elakkan perselisihan faham. Buat kesimpulan dari masa ke masa apa yang perlu dibincangkan.

4.2.3 Penutup Sesi Mesyuarat Ulas kembali perkara utama yang telah dibincangkan. Maklumkan keputusan yang dibuat sama ada ditolak, diterima, diberi perhatian atau ditunda. Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil. Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang sekiranya perlu. Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telah dirancangkan.

4.3 Peranan dan Tugas Setiausaha 4.3.1 Sebelum Mesyuarat Menghatar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangka masa yang mencukupi. Memastikan agenda mesyuarat serta dokumen untuk edaran semasa mesyuarat mencukupi.

DAN-Nota Kursus: Pengurusan Mesyuarat Berkualiti

Menentukan persiapan bilik dan peralatan mesyuarat. Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan kepada pengerusi sebelum mesyuarat. Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk panduan Pengerusi. Datang awal untuk pastikan semua persiapan mesyuarat teratur.

4.3.2 Semasa Mesyuarat Mencatatkan kehadiran ahli-ahli. Membantu Pengerusi semasa mesyuarat. Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat. Tugas-tugas lain pentadbiran dan house-keeping.

4.3.3 Selepas Mesyuarat Menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan Pengerusi. Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli dengan kadar segera. Mengambil tindakan susulan tentang perkara yang dikehendaki. Menyimpan rekod dan dokumen mesyuarat.

4.4 Peranan dan Tugas Ahli Berhati-hati menerima jemputan sekiranya tidak jelas sumbangan yang dikehendaki. Sediakan diri lebih awal sekiranya perlu hadir. Rancang strategi mesyuarat lebih awal berdasarkan sumbangan yang boleh diberikan. Hadir ke bilik mesyuarat seawal yang boleh. Prihatin tentang agenda yang tersorok ahli lain (jika ada). Tentukan timing sumbangan yang boleh diberikan. Jangan biarkan masalah personaliti menganggu keberkesanan mesyuarat.

DAN-Nota Kursus: Pengurusan Mesyuarat Berkualiti

5.0 Senarai Semak Keperluan Mesyuarat a. Adakah mesyuarat diperlukan? b. Adakah terdapat alternatif yang lain selain mesyuarat Cara dan sejauh mana berkesan? c. Apakah objektif mengadakan mesyuarat? d. Dapatkah mengawal tahap formalitinya? e. Sejauh mana tahap formaliti perlu wujud? f. Tentukan siapakah yang perlu hadir. g. Pilih tarikh, tempat dan masa yang sesuai. h. Edarkan surat panggilan dan agenda seawal mungkin. i. Edarkan laporan dan kertas minit mesyuarat seawal mungkin. j. Sediakan peralatan dan kemudahan (ICT). k. Sediakan keperluan minuman dan sajian. l. Aturkan perkhidmatan sokongan atau urus setia semasa mesyuarat. m. Selepas mengedarkan notis mesyuarat, sahkan ahli mesyuarat yang hadir. n. Sebagai ahli mesyuarat, sediakan diri dengan membaca agenda dan semua laporan (jika ada).

DAN-Nota Kursus: Pengurusan Mesyuarat Berkualiti