PENGURUSAN MESYUARAT

KUMPULAN 2 DANEL @ JELIS MOSUNSAI PHILLIS ANAK DOMINIC RIMBO XAVIER ANAK LIAN

PENGURUSAN MESYUARAT

Definisi Mesyuarat
Perhimpunan kumpulan/ahli sesebuah pertubuhan, organisasi atau persatuan Forum untuk membincangkan perkara penting Diadakan utk memenuhi tujuan, peraturan dan undang-undang pertubuhan

Tujuan Mesyuarat
Menyelesaikan tugas dan masalah
berkaitan organisasi/persatuan Mewujudkan perhubungan dan perbincangan/kata sepakat ahli Menilai dan mengawal aktiviti serta kewangan organisasi Menyelaras bidang tugas jawatankuasa Menyebarkan maklumat baru

 Mengetahuai sokongan dan tindak balas

ahli terhadap sesuatu usul Membuat keputusan Merancang sesuatu strategi dan program

JENIS-JENIS MESYUARAT

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA/ TERGEMPAR

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL/BIRO

MESYUARAT JAWATANKUASA SEMENTARA/ AD HOC

AGENDA MESYUARAT
Kertas agenda menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Perkara yang perlu dilakukan ketika atau semasa mesyuarat dijalankan. Pengerusi perlu berbincang dgn setiausaha tentang isi dan kandungan agenda sebelum ia ditetapkan, dicetak dan diedarkan kepada ahli yg akan hadir Mesyuarat perlu ada format agenda yang betul (mengikut jenis-jenis mesyuarat).

1. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

Di bawah Akta Pendaftar Pertubuhan Perlu diadakan tanpa mengira besar atau kecil pertubuhan setelah berakhir tahun kewangan Setahun sekali atau dwitahunan Dihadiri oleh semua ahli persatuan Mengenai persatuan secara menyeluruh Pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu Mempunyai agenda

AGENDA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YG LALU MENGESAHKAN LAPORAN PENGERUSI LAPORAN KEWANGAN BENDAHARI PERKARA BERBANGKIT ANGGARAN BELANJAWAN TAHUNAN DEPAN MEMBAHASKAN USUL-USUL MELANTIK PENGERUSI /AHLIJ JAWATANKUASA PEMERIKSA KIRA-KIRA UCAPAN PENGERUSI

2. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA ATAU TERGEMPAR

Diadakan apabila perkara penting perlu diselesaikan dengan segera Tanpa menunggu Mesyuarat Agung Tahunan Melibatkan kepentingan/kebajikan ahli-ahli Lembaga Pengarah atau jawatankuasa berkuasa memanggil mesyrt ini Ahli-ahlinya boleh memanggil mesyrt ini jika Lembaga Pengarah gagal berbuat sedemikian Bilangan ahlinya boleh ditetapkan L.Pengarah

3.MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

Biasa diadakan oleh sesebuah persatuan Dihadiri oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja yang dilantik Agenda mesyuarat berkaitan dengan aktiviti, perkenbangan,pengurusan dan pentadbiran persatuan Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya mengikut ketentuan persatuan

Tugas : Mengelola, mengatur dan mentadbir kerja-kerja harian pertubuhan Secara bulanan Setengah drpd ahli mesti hadir utk mencukupkan korum Ahli jawatankuasa yang tidak hadir mesyuarat tiga kali berturut-turut tanpa sebab munasabah boleh dikenakan tindakan

FORMAT AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA / JAWATANKUASA KECIL / BIRO

Ucapan Pengerusi. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Agenda-agenda yang ingin dibincang / laporan daripada Ketua Biro / Pengerusi Jawatankuasa Kecil Hal-hal lain.

AKTIVITI MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT

NOTIS MESYUARAT

PERBINCANGAN

TEMPAHAN TEMPAT DUDUK

MENYEDIAKAN KEMUDAHAN

SEMASA MESYUARAT KAEDAH PERBUKAAN PENGESAHAN

PERKARA BERBANGKIT LAPORAN BENDAHARI

AGENDA MESYUARAT
HAL-HAL LAIN MENAMATKAN/MENANGGUH MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT

MINIT MESYUARAT

FORMAT MESYUARAT

PENGEDARAN

Format Minit Mesyuarat

1. Tajuk Nama pertubuhan, persatuan sukan yg menjalankan mesyuarat itu Jenis mesyuarat Tempat mesyuarat: bilik, jabatan atau pertubuhan dan alamat penuh Tarikh, hari dan masa mesyuarat diadakan

2. Kehadiran Catatkan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut hirarki ahli yg hadir Nama ahli jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan mereka dicatat di sebelah kanan
3. Yang Tidak Hadir Dgn Bersebab Setiausaha mencatat nama ahli yg tdk hadir dgn alasannya sekali Dicatatkan yang tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil disusuli senarai nama yg tdk hadir

4. Ucapan Pengerusi
Pengerusi membuka mesyuarat dgn rasminya & mengalu-alukan kehadiran ahli Jika mesyuarat itu pertama kali, pengerusi akan menyatakan tujuan mesyuarat diadakan

5. Pengesahan minit
s/u membaca minit yg lepas dgn suara lantang dan jelas Disemak oleh semua ahli jawatankuasa yg hadir Pembetulan-ejaan dan fakta @ minit yg tdk mengelirukan-pindaan boleh dilakukan Pembetulan ditandatangani oleh pengerusi pd tempat yg tersilap itu Dlm perkara berbangkit-dilaporkan secara ringkas tindakan & keputusan yg dibuat Minit disahkan melalui cadangan dan sokongan oleh ahli yg hadir-kemudian

SAH

LENGKAP

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

RINGKAS

CATATAN MINIT

Ditulis dgn membahagikan kpd beberapa ruang tertentu Ruang sebelah kiri-agenda Ruang tengah-keputusan yg diambil Ruang sebelah kanan-mengenai tindakan Sebelah kanan disebut nama pegawai/ kakitangan yg akan melaksanakan tugas @ sebgi maklumat sahaja Ditulis dlm bentuk ayat pasif, bukan ayat yg kompleks

Notis Mesyuarat
1. Penyediaan

Tanggungjawab setiausaha menyedia, mengedar dan menyampaikan notis mesyuarat Dilakukan dgn perkhabaran mulut, akhbar, poster, kertas notis, papan notis, siaran radio dan televisyen. Notis mengandungi nama pertubuhan, jenis mesyuarat, tempat, tarikh, hari, masa, perkara yg akan dibincangkan dan tandatangan pengerusi atau setiausaha

2. Pemberian Notis
Diberi kpd mereka yg akan hadir mesyuarat Diberi lebih awal dgn menggunakan telefon, surat,atau berjumpa sendiri Kira-kira tiga atau empat minggu sebelum mesyuarat diadakan

3. Peringatan
Tanggungjawab setiausaha Menggunakan telefon dua hari sebelum mesyuarat Setiausaha perlu berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai mereka yang akan menghadirinya Senarai disediakan dua hari sebelum mesyuarat

4. Tempoh Notis
Ada dinyatakan dalam peraturan pertubuhan Tidak boleh terlalu suntuk Biasanya 21 hari utk mesyuarat yg mempunyai perkara khas Mesyuarat biasa-10 hari

Peraturan Mesyuarat

1. Penetapan
Setiap pertubuhan ada peraturan sendiri yg perlu diikuti semasa mesyuarat Pengerusi perlu memahami setiap peraturan Agar mesyuarat dijalankan dgn teratur dan berkesan

2. Perbincangan
Dilakukan terlebih dahulu atr pegawaipegawai kanan (pengerusi, setiausaha & bendahari) Susun strategi utk mengkaji masalah berbangkit dalm mesyuarat Biasanya 2 hari sebelum mesyuarat Notis mesyuarat perlu diedarkan kpd semua ahli secara serentak Pemanggilan mesyuarat perlu direkod

3. Penggantian
Penggantian perlu dibuat lebih awal sebelum mesyuarat Pengerusi tiada- timbalan pengerusi ganti Begitu juga dgn pegawai-pegawai kanan yg lain Bendahari perlu hadir utk menjawab soalan mengenai kewangan

4. Bidang Kuasa
Pengerusi
berkuasa menggunakan undi penentu apabila jumlah undi menyokong dan menentang adalah sama banyak berkuasa menangguhkan mesyuarat utk kepentingan pertubuhan. Cth berlaku kekecohan dlm mesyuarat berkuasa menegur dan mengkritik perjalanan mesyuarat dan kegiatan persatuan

5. Korum
Bilangan korum paling minimum perlu ditetapkan terlebih dahulu Mesyuarat perlu ditangguhkan sekiranya korum tidak mencukupi

6.Proksi
Tidak hadir atas sebab tertentu Perkara yang perlu dipasti sebelum proksi dihantar: 1. Sekiranya wakil dibenarkan, maka jawatan wakil perlu dinyatakan 2. Berhak mengundi/bersuara atau tidak Jika dibenarkan maka surat proksi akan disediakan 48 jam sebelum mesyuarat, supaya dpt dipertimbangkan

7. Aturcara
Bergantung dgn jenis mesyuarat Biasanya didahului dgn senarai ucapan/perutusan pengerusi, membaca dan mengesahkan minit yg lepas Termasuk pembentangan kertas kerja (jika ada), dan hal-hal lain yg merupakan tajuktajuk agenda

8. Usul
Ditetapkan dengan perkataan atau dalam bentuk tulisan Mesyuarat akan menentukan penerimaan sama ada usul yang diluluskan itu boleh dilaksanakan, didengar atau diketepikan

9. Pindaan
Dalam bentuk perkataan ataupun perlu dalam bentuk tulisan Kaedah pindaan yang boleh dilakukan adalah ditetapkan oleh Perlembagaan persatuan Pindaan boleh dilakukan jika diluluskan oleh peraturan

10. Pengundian dalam mesyuarat

Ada beberapa kaedah: 1. Mengangkat tangan-kaedah biasa, sekali sahaja atau lebih kerana kekurangan ahli 2. Pungutan suara- kertas undi & perlu direkodkan

10. Ketetapan
Utk tujuan khas perlukan bilangan suara teramai yg telah ditetapkan oleh pertubuhan Cth dua pertiga atau tiga perempat majoriti yang diperlukan untuk meluluskan sesuatu ketetapan Dalam bentuk bertulis dan diedarkan kpd semua ahli ketetapan dianggap sah jika ia diluluskan dlm mesyuarat jawatankuasa dan ditandatangani oleh pegawa-pegawai kanan Perlu tempoh masa sebelum ketetapan dimansuh atau dibatalkan cth enam bulan

PENGERUSI

Orang penting bagi memastikan kelancaran mesyuarat Mempunyai sifat daya usaha, kepimpinan, adil, tidak emosional, kemas, tenang, mendapat kepercayaan ahli dan berpengetahuan cukup tentang agenda mesyuarat

Peranan dan tanggungjawab pengerusi

Mempengerusikan semua mesyuarat dan

bertanggungjawab terhadap kesempurnaan semua mesyuarat Meneliti minit mesyuarat Merancang dan mengkoordinasi aktiviti persatuan Mengawasi perjalanan undian untuk pemilihan jawatankuasa Menjalankan tugas yang diarah oleh guru penasihat

SEBELUM MESYUARAT

Berbincang dgn setiausaha untuk menyediakan agenda mesyuarat Menentukan masa, tarikh dan tempat mesyuarat akan diadakan. Memastikan surat jemputan atau notis mesyuarat telah dibuat dan diedarkan

SEMASA MESYUARAT
Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan. Menyampaikan kata alu-aluan sambil memperkenalkan jemputan khas kpd ahli lain (jika ada). Menegaskan supaya ahli yang bercakap memperkenalkan diri apabila mesyuarat pertama kali diadakan. Memastikan perbincangan mengikut urutan agenda yg telah ditetapkan secara jelas dan padat Mengambil perhatian terhadap idea-idea yg dikemukakan Merumus agenda dengan padat dan tepat. Tidak boleh mengundi

SELEPAS MESYUARAT

Menutup mesyuarat berkenaan dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat. Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli

TIMBALAN PENGERUSI
Menjalankan tugas pengerusi sewaktu
ketiadaannya Membantu pengerusi jika perlu Menjalankan tugas lain yang telah ditetapkan

SETIAUSAHA

Mencatat minit mesyuarat dan kehadiran ahli jawatankuasa Menguruskan semua hal surat-menyurat Mengemas kini fail dan rekod persatuan Mengurus dan mengawal keahlian persatuan Menyediakan laporan tahunan persatuan

a.Peringkat sebelum mesyuarat

Berbincang dgn pengerusi utk menyediakan agenda mesyuarat Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar raya berfungsi Menyediakan peralatan berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya (jika perlu) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas

b.Semasa mesyuarat
Datang lebih awal ke tempat mesyuarat Mencatat perkara yg dibincangkan dlm mesyuarat Mengedarkan kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir

c.Selepas mesyuarat
Menyiapkan minit mesyuarat dgn seberapa segera Mengedarkan minit mesyuarat secepat mungkin

PENOLONG SETIAUSAHA

Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungjawab Menjalankan tugas setiausaha sewaktu ketiadaan setiausaha Membantu setiausaha dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab Menjalankan tugas setiausaha sewaktu ketiadaan setiausaha

BENDAHARI

Mengemas kini urusan kewangan persatuan Memungut yuran persatuan Menguruskan pembelian/pembayaran berdasarkan bil Menyediakan bajet tahunan persatuan Menyediakan penyata tahunan dan laporan kewangan persatuan

AHLI JAWATANKUASA

Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke semasa

Kesimpulan

Pengurusan mesyuarat yang baik akan memberi banyak manfaat kepada sesuatu organisasi atau persatuan. Pengerusi dan Setiausaha merupakan orang yang berperanan penting dalam pengendalian mesyuarat Mesyuarat amat perlu untuk menggerakkan sesuatu organisasi atau persatuan