SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.

15 TAHUN 1974 Kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian, Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Semua Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri, Semua Setiausaha/Pentadbir Badan Berkanun.

Kemasukan Syarat Perubahan Harga (Price Variation Clause) Di Dalam Syarat-Syarat Kontrek Kerajaan Untuk Kerja-Kerja

Pendahuluan Adalah saya diarah memaklumkan bahawa Kerajaan telah mengambil keputusan untuk mengadakan syarat perubahan harga bagi kontrek-kontrek kerja Kerajaan. Langkah ini adalah diambil dengan tujuan supaya membolehkan kontrektor-kontrektor mengemukakan hargaharga kontrek yang berpatutan dan mengurangkan risiko yang ditanggong oleh kontrektorkontrektor tersebut yang diakibatkan oleh kenaikan harga bahan-bahan binaan setelah kontrek ditandatangani. Kedudukan Kontrek-Kontrek Kerja Kerajaan Pada Masa Sekarang 2. Pada masa ini tidak ada peruntukan bagi syarat perubahan harga di dalam kontrek-kontrek kerja Kerajaan. Oleh itu, jika sekiranya harga bahan-bahan binaan naik setelah kontrek ditandatangani keadaan ini akan melibatkan kerja-kerja binaan dan ada kemungkinan yang Kerajaan akan menamatkan kontrek yang tertentu kerana kegagalan pihak kontrektor untuk menampong kenaikan perbelanjaan pembinaan itu. Apabila perkara seperti ini berlaku ianya akan mendatangkan kerugian kepada kontrektor-kontrektor. Sebaleknya pula jika kontrektorkontrektor mengemukakan harga yang terlalu tinggi demi untuk menjaga kepentingan mereka sekiranya harga bahan-bahan binaan naik kelak, maka ini akan merugikan Kerajaan kerana membayar lebih dari sepatutnya. Untuk menjaga kepentingan Kerajaan supaya projek-projek pembangunan dapat dilaksanakan dengan lancarnya, maka Kerajaan telahpun bersetuju bagi mengadakan syarat perubahan harga di dalam kontrek-kontrek kerja.

Bahan-Bahan Binaan Yang Diliputi Oleh Syarat Perubahan Harga 3. Bagi tujuan pelaksanaan syarat perubahan harga, Kementerian/ Jabatan hendaklah mempastikan bahawa bahan-bahan binaan yang digunakan untuk pembinaan rangka binaan (structural use) seperti berikut sahaja yang akan diliputi oleh syarat perubahan harga iaitu:(a) mild steel reinforcement bars; (b) high tensile reinforcement bars dan (c) ordinary portland cement. Sebagai panduan, jenis-jenis keluli (steel) dan simen yang diliputi oleh syarat ini adalah seperti yang dinyatakan di dalam Lampiran `A'. Nilai Kontrek Yang Dikenakan Syarat Ini. 4. Hanya kontrek-kontrek kerja yang dianggarkan oleh Kementerian/ Jabatan yang bernilai lebih daripada $25,000/- iaitu kerja-kerja yang diberikan kepada kontrektor-kontrektor dalam Kelas EX ke atas mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil: 10/1973 sahaja akan diliputi oleh syarat ini. Namun demikian jika sekiranya Kementerian/Jabatan menganggarkan bahawa satu-satu projek itu berharga melebihi $25,000/- dan syarat perubahan harga telahpun dimasukkan semasa pelawaan tender dibuat, tetapi harga tender yang dikemukakan adalah kurang daripada $25,000/maka di dalam hal ini, syarat perubahan harga bolehlah dikenakan kepada kontrek tersebut. Penetapan Kuantiti Yang Diliputi Oleh Syarat Ini 5. Sebelum tender dipelawa, Kementerian/Jabatan hendaklah menetapkan kuantiti bahan-bahan binaan yang akan digunakan untuk rangka binaan (structural use) bagi satu-satu projek itu. Semasa mempelawa tender, Kementerian/Jabatan hendaklah menyatakan yang had maksima kuantiti yang diliputi oleh syarat ini hanyalah bagi kuantiti yang telah ditetapkan itu sahaja. Setelah kontrektor telah mencapai had ini untuk tiap-tiap jenis bahan binaan tersebut, maka jika berlaku sebarang kenaikan harga selepas itu hendaklah ditanggung sepenuhnya oleh kontrektor sendiri. Kegunaan bahan-bahan binaan bagi lain-lain perkara adalah tidak diliputi oleh syarat ini. Penetapan Harga Semasa Mempelawa Tender 6. Kementerian/Jabatan hendaklah menetapkan Harga Unit asas (Basic Price Unit) bagi bahan-bahan binaan itu semasa mempelawa tender di dalam dokumen-dokumen tender yang berkenaan dengan berasaskan kepada harga-harga yang disiarkan di dalam Siaran Khas yang terkemudian sekali (latest issue) sebelum tender dikeluarkan. Siaran khas ini, yang dikeluarkan oleh Jabatan Perangkaan pada tiap-tiap bulan, akan mengandungi harga bahan-bahan binaan yang diliputi oleh syarat perubahan harga bagi pusat-pusat tertentu di Semenanjung Malaysia, Sabah dan Sarawak. Kontrektor-kontrektor hendaklah mengguna harga- harga yang diberikan ini di dalam membuat anggaran nilaian harga tender mereka. Penyediaan Senerai Kuantiti dan Harga Unit Asas Semasa Mempelawa Tender

7. Kementerian/Jabatan hendaklah menyediakan kuantiti keluli (steel) dan simen yang dianggarkan untuk kegunaan bagi rangka binaan (structural use) satu-satu projek yang berkenaan dengan menyatakan Harga Unit Asas (Basic Price Unit) tiap-tiap satu jenis bahan binaan itu. Senarai ini hendaklah disediakan mengikut panduan yang terkandung di Lampiran `B' dan hendaklah disediakan mengikut panduan yang terkandung di Lampiran `B' dan hendaklah dikembarkan sebagai satu lampiran kepada dokumen tender. Panduan Bagi Menentukan Perubahan Harga 8. Asas untuk menentukan samada harga bagi mana-mana jenis bahan binaan yang tersebut itu telah naik/turun hendaklah berpandukan kepada harga yang diterbitkan dalam Siaran Khas oleh Jabatan Perangkaan yang dikeluarkan tiap-tiap bulan khusus untuk kegunaan bagi melaksanakan syarat ini. Jika sekiranya berlaku sebarang kenaikan/kejatuhan harga yang dibayar oleh kontrektor untuk mana-mana bahan binaan tersebut yang dibandingkan dengan Harga Unit Asas (Basic Price Unit) yang dinyatakan di dalam kontrek berkenaan, maka pembayaran bolehlah ditambah/dikurang tertaklok kepada had maksima perbedaan di antara Harga Unit Asas (Basic Price Unit) dengan Harga Unit bahan-bahan binaan seperti yang terdapat dalam Siaran Khas untuk bulan yang berkenaan pada masa bahan-bahan binaan tersebut dihantar ke tapak binaan untuk digunakan. Kerja-Kerja Yang Dilaksanakan Di Luar Tempuh Kontrek Yang Dibenarkan 9. Syarat perubahan harga dikuatkuasakan semasa tempuh kontrek yang ditetapkan termasuk sebarang lanjutan masa kontrek yang telah dibenarkan oleh Kementerian/Jabatan yang berkenaan. Syarat ini adalah tidak meliputi kerja-kerja yang dilaksanakan oleh kontrektor- kontrektor di luar jangka masa yang dibenarkan mengikut syarat-syarat kontrek melainkan di dalam keadaan di mana kuantiti bahan-bahan binaan yang digunakan oleh kontrektor di dalam jangka masa yang dibenarkan mengikut syarat-syarat kontrek adalah kurang daripada kuantiti yang ditetapkan di dalam Lampiran `B' kepada dokumen tender. Perubahan untuk kenaikan harga bagi kuantiti tersebut, adalah tertaklok kepada had maksima harga bahan-bahan binaan itu seperti yang ditetapkan dalam Siaran Khas pada bulan yang terakhir sekali di mana tempuh kontrek dibenarkan mengikut syarat-syarat kontrek. Tetapi sekiranya berlaku sebarang kejatuhan harga di dalam jangka masa ini untuk kuantiti tersebut, maka harga kontrek hendaklah diturunkan. Penurunan harga ini adalah perbedaan di antara Harga Unit Asas seperti yang dinyatakan dalam Lampiran `B' kepada dokumen tender dengan Harga Unit Asas yang dicatitkan di dalam Siaran Khas bagi bulan yang berkenaan di mana bahan-bahan binaan itu dihantar ke tapak binaan untuk digunakan. Penggunaan Harga Yang Dikeluarkan Oleh Jabatan Perangkaan Dan Invois-Invois Di Dalam Membuat Penentuan Kenaikan Harga 10. Sungguhpun syarat ini berasaskan kepada harga yang dikeluarkan oleh Jabatan Perangkaan, tetapi Kementerian/Jabatan hendaklah mendapatkan invois-invois dan resit daripada kontrektor

apabila kontrektor yang berkenaan membuat permohonan untuk mendapatkan kenaikan harga kontrek. Jika harga pada invois-invois tersebut adalah lebih rendah maka pembayaran hendaklah berdasarkan pada invois-invois itu dengan had maksimanya berasaskan kepada harga- harga yang ditetapkan oleh Jabatan Perangkaan. Oleh itu Kementerian/ Jabatan hendaklah menentukan kuantiti bahan-bahan binaan tersebut yang dihantar ke tapak binaan untuk digunakan (delivered on site for use) pada tiap-tiap bulan di dalam menentukan jumlah kenaikan/kejatuhan harga kontrek. Pelaksanaan Syarat Ini Untuk Kenaikan/Kejatuhan Harga 11. Adalah diingatkan bahawa syarat ini adalah dilaksanakan apabila berlaku kenaikan dan juga kejatuhan harga bagi mana-mana jenis bahan binaan tersebut. Jika sekiranya harga telah jatuh/naik, maka adalah tanggungjawab kontrektor untuk memberitahu Kementerian/ Jabatan yang berkenaan mengenai perkara ini dengan mengemukakan dokumen-dokumen yang berkaitan. Di samping itu Kementerian/Jabatan hendaklah sentiasa mengambil perhatian ke atas perubahan harga yang berlaku dan seterusnya mengambil tindakan untuk menurun/menaikan harga kontrek sejajar dengan kejatuhan/kenaikan harga bahan-bahan binaan. Kemasukkan Syarat-Syarat Khas Di Dalam Syarat-Syarat Yang Tersedia Ada 12. Bagi tujuan untuk menentukan yang syarat ini adalah berjalan dengan sempurna seperti yang dikehendakki dan mempastikan semua Kementerian/Jabatan menggunakan syarat-syarat khas yang serupa di dalam syarat-syarat kontrek untuk kerja-kerja, maka syarat-syarat kontrek pada Lampiran `C' hendaklah digunakan. Syarat-syarat tersebut hendaklah ditambah kepada syaratsyarat kontrek yang tersedia ada apabila kontrek-kontrek tersebut adalah diliputi oleh syarat perubahan harga. Keputusan Kementerian/Ketua Jabatan dan Rujukan kepada Perbendaharaan 13. Di dalam melaksanakan syarat perubahan harga dan tertaklok kepada kandungan Surat Pekeliling ini, apa-apa keputusan yang dibuat oleh Kementerian/Ketua Jabatan adalah muktamad. Tetapi jikalau timbul sebarang masaalah terhadap pelaksanaan syarat perubahan harga ini yang tidak boleh diselesaikan, maka rujukan hendaklah dibuat kepada Perbendaharaan untuk mendapatkan nasihat ataupun keputusan. Kuatkuasa Surat Pekeliling Ini 14. Untuk Semenanjung Malaysia, Surat Pekeliling ini adalah di- kuatkuasakan mulai 21hb. September, 1974. 15. Untuk negeri-negeri Sabah dan Sarawak, Surat Pekeliling ini adalah dikuatkuasakan mulai 7hb. November, 1974.

Saya yang menurut perintah, ( Abdullah bin Kassim ) Setiausaha Bahagian, Pengurusan Kontrek dan Bekalan, b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

LAMPIRAN `A' SENARAI ITEM-ITEM BAGI KELULI (STEEL) DAN SIMEN YANG AKAN DISEDIAKAN HARGA OLEH JABATAN PERANGKAAN PADA TIAP-TIAP BULAN A. STEEL BARS Items and Description Unit Mild Steel Round Bar, BS 785, 1"/4 Per Metric Ton " , " , 3/8" " " , " , 1/2" " " " , " , 5/8" to 1" " " , " , 1 1/8" " " , " , 1 1/4" " Mycon 60, 1/4" " " , 3/8" " " , 1/2" " " , 5/8" to 1" " " , 1 1/8" " " , 1 1/4" " B. CEMENT I Items and Description Unit

Ordinary Portland Cement, BS 12 50 kilo-gm. Bag Catitan: Kandungan senarai ini akan diubah dari masa kesemasa jika keadaan memerlukan dan perubahan ini akan terdapat di dalam Siaran Khas yang dikeluarkan oleh Jabatan Perangkaan. LAMPIRAN `B' List of Materials Together With Quantities and Basic Unit Prices Subject to Price Variation In Accordance with The Special Provisions to the Conditions of Contract Material Unit Quantity Basic Unit Price

A. Round Steel Bars, BS 785 Metric Ton 1/4" 3/8" 1/2" 5/8" to 1" 1 3/8" 1 1/4" B. Mycon 60 1/4" 3/8" 1/2" 5/8" to 1" 1 1/8" 1 1/4" C. Ordinary Portland Cement - BS 12 50kg.bag LAMPIRAN `C' Special Provisions to the Conditions of Contract (Variation in Price) 1. Adjustments (upwards or downwards) shall be made to the contract sum should there be any variation in price of selected materials describe hereunder: Materials (i) Cement - Ordinary Portland Cement approved for use in concrete. (ii) Steel - mild steel reinforcement bars and high tensile steel reinforcement bars approved for use in reinforced concrete. 2. Variation In Price of Materials

a) Any adjustment will only be made where there is variation in price in respect of materials specified in paragraph (1) and against which Basic Unit Prices are given in the appendix to the tender specifications. These Basic Unit Prices are as stated in the latest issue of Special Monthly Bulletin issued by the Statistics Department at the time of tendering. b) Where a contractor has in fact paid a higher or lower price for the materials as compared to the Basic Unit Prices specified in the appendix to the tender specifications, the contract sum shall be accordingly increased or decreased provided that such increase or decrease shall not exceed the difference between the Basic Unit Price specified in the appendix to the tender specifications and the Basic Unit Price started in the Special Bulletin issued by the Statistics Department in the particular month in which the materials are delivered to site for use. 3. Contract Period and Extension These provisions shall apply to works done within the contract period and shall include works done within an extended in accordance with the terms of the contract. 4. Quantity of Materials Subject to Variation in Price These provisions shall only apply to such quantities of cement and steel as are specified in the appendix to the tender specifications, and shall not apply to any quantity in excess of the specified amounts. 5. Works Executed Outside the Period Permitted Under Contract These provisions shall not apply to works carried out by the Contractor outside the period permitted under the terms of contract except in the following case:Where the quantity of materials used by the Contractor within the period permitted under the terms of contract is less than that specified in the appendix to the tender specifications, adjustments shall be made to the contract price in respect of the balance of the materials should there be any variation of in price notwithstanding that the balance of the materials is used beyond the period permitted under the contract provided that:(a) In the case of any increase in prices, adjustments will only be made if the increase does not exceed the Basic Unit Price stated in the Special Bulletin issued by the Statistics Department in the final month of the period permitted under the contract. (b) In the case of any reduction in price, adjutments will be made in accordance with paragraph 2(b). 6. a) The Contractor shall within a reasonable time give the Superintending Officer written notice of any variation in the price of materials.

b) The Superintending Officer may at any time call for invoices, receipts and such other documentary evidence as he may require. The Contractor shall not withhhold any information or documentary evidence as required by the Superintending Officer. 7. These provisions shall not apply to materials used in works which are rejected by the Superintending Officer.