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Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un men principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submens, ayudas, conos y herramientas que las encontramos a continuacin del men
Celdas Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanumricos con mltiples propsitos, las celdas siempre reflejan su posicin (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de frmulas. Toda informacin que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o informacin con los cuales se trabaja. Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localizacin exacta, cuando tenemos ms de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificacin de este rango, se puede reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la seleccin de la primera y ltima celda.
Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del nmero de la fila, una vez que aparezca
debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas ptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca
e igualmente debe mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.
De igual forma se puede hacer una prueba con los das de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el da domingo, si se contina con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el da lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.
Con los nmeros no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una
Centrar datos en las celdas Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el cono de Centrar, obteniendo lo siguiente
Color de relleno Tambin podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el cono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a
Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos ms apropiado dando un clic a la derecha del mismo cono y observaremos lo siguiente:
Con un poco de prctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del men INICIO o de cualquiera de los mens que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecer un pequeo recuadro de texto donde se explica la funcin de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestin de prctica.
Suma utilizando icono de sumatoria Esta forma para sumar es generalmente ms utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de frmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automtica a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen
Excel, adems de sumar en forma vertical, tambin puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuacin, la grfica corresponde a la suma del rango A3:D3.
Resta Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o (menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas,
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Tambin se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)
Multiplicacin Para obtener la multiplicacin entre dos o ms valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.
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Divisin Para la divisin, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo / y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de frmulas aparece =C4/C5.
Exponenciacin Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel tambin puede elevar a cualquier potencia un nmero dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la frmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.
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En la celda F8, aparece en forma automtica un mensaje de advertencia, como medida de prevencin para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los dbitos deben ser iguales a los valores de los crditos en cada asiento contable. Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio nmero de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #). Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las pginas que se hayan utilizado en el perodo contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las pginas del Diario, en ese caso solo se imprimir las pginas utilizadas. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botn o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carcter repetitivo. Libro Mayor Esta hoja sirve para reflejar los dbitos y crditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del perodo contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta tambin de una celda para la fecha en la celda E2. Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a travs
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En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el cdigo 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botn Presentar Mayor y vamos a observar lo siguiente:
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Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de Vista preliminar, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la pgina 1 hasta la pgina 1, en razn de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las pginas, pues sera algo innecesario. Balance de Comprobacin Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, tambin nos permiten hacer una clasificacin de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informacin necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.
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Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la informacin exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta informacin la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor anlisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.
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Estado de Resultados Tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o prdida obtenida durante el perodo o ejercicio contable, en base a la informacin de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o prdida obtenida es trasladada de forma automtica al patrimonio del Balance General. Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.
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Es necesario indicar que todo este software contable est diseado con frmulas, cdigos y ms facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. Cuando ya est listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo dems puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprender el lector del presente curso, no podemos ahondar ms en el tema, pero si anotar que el libro Excel y Contabilidad est al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de Libros en red. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con xito el sistema.
[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html
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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 5. Plan de cuentas. Estructura, clasificacin y codificacin
Plan de Cuentas Para una adecuada organizacin de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la naturaleza de las actividades econmicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.[1] Estructura, clasificacin y codificacin Ejemplo: 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA GENERAL GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA
Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas est dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un nmero, que en Contabilidad se lo denomina cdigo. Existen planes de cuentas donde se hace constar Cuentas de Orden con el nmero 6 u otro nmero para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar tambin subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2. 2.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE GRUPO SUBGRUPO
A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1. 2.1.2. CUENTAS POR PAGAR CUENTA
Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01 2.1.1.02 CxP Luis Santacruz CxP Gonzalo Pea SUBCUENTA SUBCUENTA
Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dgitos para su identificacin, esto da la posibilidad de que el nmero de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada cdigo de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos nicamente subcuentas, en el caso de que en algn asiento utilicemos un cdigo de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuacin un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:
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1. ACTIVO 1.1. ACTIVO CORRIENTE 1.1.1. CAJA, BANCOS 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES 1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3. (-)PROV CTAS INCOBRABLES 1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES 1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6. IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS 1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAA 1.1.8. OTROS ACTIVOS CORRIENTES 1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2. ACTIVO FIJO 1.2.1. TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES 1.2.1.01 TERRENO 1.2.2. MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO 1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA
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[1] http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basica-plan_de_cuentas/12594-6
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[1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edicin, Pg. 3 [2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pg. 3
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Ejemplo: Veamos: Ventas a crdito Estimacin de Cuentas Incobrables (725,000.00 x .002) Valor neto 14,500.00 710,500.00 725,000.00
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2- Mtodo del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crdito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crdito Estimacin de Cuentas Incobrables (725,000.00 x .002) Valor neto 14,500.00 710,500.00 725,000.00
3- Mtodo del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en forma individual por cada cliente). Casa Real, S.A. Casa Prez Casa el Toro 257,000.00 (5%) 200,000.00 (3%) 200,000.00 (5%)
Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el rengln del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.
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Documentos por Cobrar Si las ventas se efectan a crdito y se desea mayor garanta que tenga carcter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carcter legal, mas bien estn garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un ao utilizamos la siguiente formulas: Inters = Capital x Tasa x (Nmeros de das / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de inters y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontados Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el inters correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolucin por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deduccin de los documentos por cobrar.
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Es conveniente que por cada aportacin se realice un asiento diferente, para llevar un registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro. Cuando ya se realice la devolucin de estos valores, el asiento contable sera es siguiente:
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Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de una empresa nueva y an no llega al punto de equilibrio (punto en el cual los ingresos generados son iguales a los gastos incurridos), cobran intereses sobre estas aportaciones, en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $ 10.000 por un perodo de 6 meses, el asiento como vemos registra una cuenta adicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750, valor que podemos calcular directamente en Excel en la celda E53, donde aplicamos la frmula: =10000*15%*180/360
Aportes para futuras capitalizaciones Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunos accionistas les interesa que estos aportes, formen parte de futuras capitalizaciones, es decir estos fondos a futuro, pasarn a formar parte del capital y se incrementar el patrimonio. Para continuar con nuestro ejemplo, los mismos aportes del socio Sr. Ivn Martnez, vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES.
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Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa, el registro contable ser el siguiente:
Con este asiento la cuenta 2.2.1.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES se cierra y se incrementa la cuenta 3.1.1.01 CAPITAL.
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Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de los dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre el riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarreara problemas a la entidad. Es necesario realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma informacin se refleje en el Mayor, como vemos en la grfica anterior existe un registro cronolgico de los cheques emitidos, as como tambin de los depsitos realizados en la cuenta BANCO DEL PICHINCHA. De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos informacin, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y segn normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos, como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente.
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Consultas al Balance de Comprobacin De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas, podemos dirigirnos a la Hoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma ms panormica algunas cuentas y hacer una evaluacin de cmo se encuentra la entidad en un momento dado, en la grfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.
Aqu podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto de 100,00 dlares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de 19.990,00 dlares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL PICHINCHA tenemos 44.187,93 dlares, tambin vemos que a nuestros CLIENTES de QUITO hemos cobrado los $ 9.990,00 de crdito concedido. Hemos entregado ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $ 2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas y cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general de cmo est marchando la empresa. En esta hoja tambin podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupacin de valores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la Contabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que: CODIGO 1. CUENTA ACTIVO NIVEL PRIMERO
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Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirlo as, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercer nivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de Comprobacin de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, ms CAJA GENERAL $ 19.990,00, ms BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $ 64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel. Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de las cuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, por ltimo los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO. Toda esta clasificacin permite al final del Balance de Comprobacin, verificar que los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisin, hemos obtenido Utilidad o Prdida, como podemos observar en la siguiente imagen.
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En esta revisin hemos podido comprobar que los dbitos coinciden con los crditos y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores, por tanto el Balance est cuadrado y adems observamos que hemos obtenido una utilidad de 7.708,42 dlares, lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa. La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es el objetivo principal de toda empresa, sin embargo puede suceder que en ocasiones los gastos son mayores que las rentas, en este caso hay que poner los correctivos necesarios para no continuar perdiendo, caso contrario se tendra que liquidar la empresa, es decir cerrar las operaciones. Como podr darse cuenta el lector es muy importante la informacin que revele la Contabilidad, pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto a incrementar la inversin, revisin de gastos, definir polticas para aumento de ventas, etc. Y por supuesto toda esta informacin debe estar debidamente respaldada con todos los documentos fuente.
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