Primeros pasos para abrir Access 2010

1. Para iniciar la aplicacin de Access 2010. Primero deben ir a Botn Inicio y despus buscar la opcin Todos Los Programas.

Botn inicio

Todos los programas

2. Despus buscar la carpeta de programas de Microsoft Office y dar clic para abrir Microsoft Access 2010

Carpeta de programas

Clic para abrir Access

3. Una vez realizado lo anterior se iniciara automticamente la aplicacin de Access 2010 y aparecer la venta principal. En la cual tendremos que elegir la plantilla a utilizar para empezar a crear nuestra base de datos. Para ello hacer lo sig. 1. Seleccionar la opcin Nuevo que se encuentra en el panel Izquierdo. 2. Se muestra varias plantillas. Para esta prctica usaremos Base de datos en blanco 3. Despus en el panel Derecho hay una etiqueta que dice Nombre de archivo y abajo hay un cuadro de texto en el cual deben por el nombre de la Base de datos ejemplo: ESCUELA, sin comillas. 4. Por ultimo presionar el botn Crear

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4. Una vez presionado el botn crear se mostrara la interfaz del programa de Access 2010. Donde podrn trabajar y realizar todas las tareas necesarias para crear una base de datos. Ver imagen. 1. Barra de ttulo: Muestra el nombre de la base de datos y el nombre del programa en uso.

2. Barra de acceso rpido: Esta barra contiene los comandos ms habituales ya que facilitan el acceso ms rpido a alguna aplicacin como: imprimir, guardar rehacer, etc. y siempre estar visible.

3. Barra de pestaas: Da acceso a todas las herramientas con las que cuenta Access ordenadas y clasificadas segn su funcin.

4. Botones de comando: Estos botones realizan la tarea ms comn de minimizar, maximizar o restaurar y cerrar de una ventana en ejecucin.

5. Barra de estado: Esta barra muestra el estado actual del documento as como algunas actividades realizadas sobre el rea de trabajo, formulario o algunos consejos segn en donde se est trabajando.

6. Secciones de la barra de pestaas: Estas secciones contienen todas las herramientas segn su funcin y en la pestaa que este activada.

7. Panel de objetos existentes: En este panel se mostraran todas las tablas creadas, formularios, consultas, informes y de ms 8. rea de trabajo: En esta parte es donde se insertaran los datos o registros de las entidades que formaran la informacin de una tabla. Tambin se mostraran los formularios al ser abiertos e incluso se mostraran los informes o consultas creadas.

5. Una vez descrito las partes de la interfaz de Access ahora crearemos nuestra primera tabla 1. Ir a icono Ver 2. Despus seleccionar Vista Diseo

6. Una vez presionada la opcin Vista Diseo aparecer un cuadro de dialogo, el cual pedir el Nombre de la tabla. 1. Borrar el nombre Tabla 1 2. Escribir ALUMNOS 3. Presionar botn Aceptar

7. Al presionar Aceptar aparecer esta ventana en la cual tienen que definir todos los datos principales de los ALUMNOS. 1. Campos o datos que definirn los datos insertar en cada celda o columna. 2. Borrar campo Id y escribir CLAVE ALUMNO 3. Definir el tipo de dato de cada campo

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Esta tabla muestra todos los campos que aparecern en cada columna y definirn los datos a insertar.

Aqu deben elegir el tipo de datos de cada campo de acuerdo al dato a insertar. Ejemplo: Salario su tipo de dato seria Moneda.

8. Una vez definido todos los campos de esta tabla ejemplo: ALUMNOS 1. Para llenar la tabla ALUMNOS, dar clic en icono Ver 2. Aparecer un cuadro de dialogo que preguntara Primero debe guardad la tabla, presionamos Si 3. Opcion alternativa

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Para hacerlo ms rpido presiona doble clic izquierdo en tabla ALUMNOS

9. Ahora con la tabla abierta llenar todos los campos con los datos que especifican e cada columna.

10. Para seguir creando ms tablas se debe ir a pestaa Crear y buscar el icono Tabla.

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11. Una vez creada la tabla seguir todos los pasos desde el 5

Esta es la tabla nueva para agregar campos y sus tipos de dato se deben realizar los pasos anteriores. Desde el paso 5

Crear formulario y botones de comando en Access 2010

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Ventajas de un formulario: Muestra la informacin de las tablas en una ventana de forma ordenada. Un formulario permite insertar datos de forma ms rpida y sencilla

1. Para crear un formulario en Access seguir los pasos: 1. Seleccionar tabla para crear su formulario en este caso ALUMNO.

2. Despus ir a pestaa Crear 3. Una vez aqu, buscar el icono Formularios, dar clic. 2 3

2. Una vez presionado el comando Formulario, aparecer la siguiente pantalla en donde aparece creado ya el formulario con todos los campos creados.

Formulario

3. Si se desea editar el formulario para cambiar algunas propiedades como color, tipo de letra o cambiar las propiedades de los objetos entonces realizar lo siguiente. 1. Ir a pestaa Inicio 2. Buscar el icono Ver 3. Dar clic y en ese momento se desplegara una lista en la cual deben seleccionar Vista Diseo, dar clic. 1 2

4. Este paso es alternativo al anterior ya que tambin se puede entrar al formulario 1. Presionar en la pestaa del formulario Alumno o de otro formulario cualquiera para activarlo. 2. Despus dar clic derecho sobre la pestaa seleccionada, en este caso Alumno. 3. Y del men desplegado buscar la opcin Vista diseo, dar clic

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5. A continuacin aparece esta pantalla. Ahora para empezar a trabajar con las tablas se insertaran uno botones. 1. Ampliar en rea de trabajo de Access 2. Dar clic izquierdo sostenido sobre el contorno del formulario. Aparecer un icono

3. Cuando aparezca arrastrar el puntero hacia la derecha, quedando de la siguiente manera.

6. Agregar botones de comando a un formulario 1. Ir a pestaa Diseo 2. Despus buscar el icono XXXX, dar clic 3. Ahora dibujar un pequeo rectngulo sobre la parte derecha del formulario ampliado.

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4. A continuacin se mostrara un cuadro de dialogo como el siguiente llamado Asistente para botones de comando i. El asistente mostrado en la siguiente imagen est dividido en 2 secciones la primera es Categoras y la segunda es Acciones Categoras Las categoras son las tareas o trabajos a realizar en un formulario de acuerdo al objeto que se quiere o desea aplicar un botn de comando. Por ejemplo si quieres agregar o Acciones Las acciones dependen directamente de las categoras. Por ejemplo si se desea un nuevo registro se deber seleccionar la categora operaciones con registros y despus

insertar un nuevo registro a la tabla alumno seleccionar la accin agregar nuevo registro. entonces se debe seleccionar la categora operaciones con registros. Ya que est contiene las acciones para operar los registros de una tabla. ii. Par este ejemplo usaremos la Categora Operaciones con registros. Y presionar botn siguiente.

iii. Despus buscar la accin Agregar nuevo registro, siguiente.

iv. Despus se debe elegir el tipo de botn a crear. Pueden ser 2 tipos. 1. Texto: Permite escribir el texto que aparecer en el botn de acuerdo a la accin del botn. Ejemplo activar la opcin Texto,

borrar el texto Agregar nuevo registro y colocar el nombre de Nuevo registro y presiona Siguiente.

Este muestra el botn en miniatura ya sea tipo Texto o imagen

1. Imagen: permite crear un botn con una imagen asociada de acuerdo a la funcin seleccionada. Para este ejemplo se selecciona la opcin Imagen y presionar botn siguiente. 2. En este ltimo paso se debe borrar el nombre que aparece de forma predeterminada y colocar un nombre al botn para distinguirlo de otros. Recuerda que los nombres de cada botn no se deben repetir. 3. Borrar el nombre que aparece y colocar como ejemplo: NuevoRegistro, sin comillas y sin espacio. Y presionar la tecla Enter o botn Finalizar. 4. Nota: esta pantalla se muestra para las 2 opciones que se hayan elegido ya sea Texto o Imagen. En el momento que se presione el botn siguiente.

Una vez hecho todo lo anterior aparecer el botn ya creado y terminado listo para funcionar con la accin asignada que es agregar nuevo registro a la base de datos. PARA VER SI FUNCIONA EL BOTON PRESIONAR LA TECLA F5

Para agregar ms botones al formulario se realiza todo lo anterior solo que se cambia la categora y la accin que realizara dicho botn.

7. A continuacin se muestra el Formulario ALUMNO ya terminado con todos los botones funcionado. Para ver si funcionan los botones en el formulario presiona la tecla F5 o bien elegir la opcin Vista Formulario

Convertir un Formulario normal a un Formulario dividido

1. Seleccionar formulario a modificar para este ejemplo se usara ALUMNO. 2. Cambiar la Vista Formulario a Vista diseo
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3. Posteriormente buscar el icono Hoja de propiedades y activarlo. Despus mostrara un panel llamado Hoja de propiedades. 1. Posteriormente en el panel de propiedades buscar la pestaa Formato. 2. Buscar la propiedad Vista predeterminada con la propiedad Un nico formulario 3. Desplegar la lista y cambiar la vista predeterminada a Formulario dividido

Hoja de propiedades

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4. Ahora para terminar el formulario y que quede en vista Formulario dividido solo realizar los siguiente. 1. Buscar en el mismo panel de propiedades Orientacin del formulario dividido, si esta en Hoja de datos arriba, entonces. Paso 2. 2. Cambiar la propiedad por Hoja de datos abajo

3. Una vez realizado correctamente lo anterior el formulario quedara as. I. Para ver esta vista recuerden ir a inicio y buscar vista formulario. Y clic.

Relacionar tablas
1. Cerrar todas las pestaas activas de tablas o formularios abiertos

2. Posteriormente cerradas las pestaas abiertas se debe tener en cuenta las relaciones que habrn de existir entre dos ms tablas. 1. Buscar pestaa Herramientas de base de datos 2. Buscar el icono Relaciones 3. Mostrar un cuadro en el cual se deben agregar las tablas existentes y las que se relacionaran.
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Seleccionar tablas una por una y presionar botn Agregar

3. En esta apartado se mostrara como se relacionara una tabla Alumno con otra llamada Curso. Donde la CLAVE CURSO de la tabla ALUMNO es de tipo PK (Clave primaria) Y la clave curso de la tabla CURSO es de tipo FK (Clave fornea) 1. En la tabla ALUMNO se tiene una relacin de uno a varios (1*), ya que un alumno podra tomar de 1 a varios cursos 2. En la tabla de CURSO la relacin podra ser que varios cursos podran ser tomados por un alumno. 3. Para crear la relacin entre Alumno y Curso, solo se debe buscar la CLAVE ALUMNO en la otra tabla donde este la clave misma del alumno. Una vez encontrado las claves solo se debe arrastrar la CLAVE ALUMNO hacia la otra tabla donde este la CLAVE ALUMNO

De la tabla ALUMNO arrastrar la CLAVE ALUMNO hacia la CLAVE ALUMNO de la tabla CURSO

4. Una vez realizada la relacin aparecer un cuadro de dialogo en el cual se debe activar las 3 casillas que se muestran y despus presionar Crear. Exigir integridad Al exigir integridad referencial en una relacin se aseguran que no referencial: habr datos duplicados, redundantes o nulos, adems de que los datos insertados deben ser claros, concisos y precisos. As mismo

Actualizar en cascada los campos relacionados: Eliminar en cascada los registros relacionados:

verifica que el dato insertado coincida con la relacin supuesta en las tablas con dicha relacin. Por ejemplo: Si se desea agregar un curso existente Matemticas con clave MAT01 a un alumno con la clave C01, pero este no existe entonces no se podr agregar el curos hasta dar de alta al alumno con dicha clave Sucede que si se desea actualizar un campo y este est ligado con otra tabla tambin se actualiza de forma automtica. Este modo habilita que si se elimina un campo de una tabla y est ligada con otra entonces tambin se vern afectadas las de mas tablas.

5. Por ultimo se muestra las 2 tablas ya con la relacion asignada entre la tabla alumno y la tabla curso. Se pude observar que en este caso la relacion puede ser: Que un alumno puede tomar de 1 materia a varias materias. Y una materia pude ser tomada por 1 alumno.