Microsoft Office Access 2007

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknikteknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

SEJARAH:
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3 inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby.

Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah

aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

Fungsi Microsoft Office Access 2007 adalah sebagai berikut :

untuk membuat program aplikasi persediaan barang untuk membuat program aplikasi gaji pegawai untuk membuat program aplikasi kehadiran

jadi intinya fungsi microsoft office access 2007 adalah sebagai pembuat program aplikasi sebuah data untuk kebutuhan sehari - hari .

Dasar-Dasar Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Selain itu, microsoft access merupakan program aplikasi yang akan membantu dalam merancan, membuat dan megelola database. Program aplikasi ini mudah dipakai dan fleksibel serta diintegrasikan dengan program aplikasi lainnya Memulai Microsoft Access Ikuti langkah berikut ini: 1. Klik star>Program>Microsoft Access 2007 2. Klik Blank Database, tentukan lokasi penyimpanan dan nama database, klik tombol Create

Maka akan tampil area kerja Ms. Access 2007, seperti gambar dibawah ini:

Office Button : adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versi sebelumnya Quick Access Toolbar : adalah customizable yang berisi perintah-perintah penting seperti save, undo, redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat anda tambahkan sendiri sesuai dengan keperluan. Ribbon : merupakan pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada versi sebelumnya. Database Object : merupakan objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan dalam sebuah database. Contohnya seperti : Table, Form, Report, Macro dll. Object Preview : Tampilan object yang anda aktifkan seperti table, form, report, dll View Shortcut : adalah fitur dalam Access 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan. Contohnya: Design View, Layout View, DataSheet View, Form View dll. Lembar Kerja Microsoft Access Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara : 1. Blank Access Database 2. Access database Wizards Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

Menutup Microsoft Access Menutup MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

b. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4

Membuat Tabel Baru Menggunakan Create Table in Design View : langkah-langkahnya 1. Aktifkan program aplikasi Ms. Access

2. Klik Open untuk membuka file database 3. Klik Tables yang ada pada Objects

Klik 2 kali Create Table in Design View

Pada kotak dialog, lakukan pendefinisian struktur tabel dengan cara mengisi nama field (field name) dengan panjang maksimum 64 karakter, jenis data (data type) dan keterangan (description) jika ada Catatan : Setelah mengisi field name, harus ditentukan field mana yang akan dijadikan Primary Key. Dapat dilakukan dengan cara klik menu Edit > Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key

Jika perlu Field Property dapat disi. Tampilan Field Property berbeda-beda untuk setiap field tergantung jenis datanya. Berikut beberapa Field Property yang ada dalam Ms. Acceess :

Field Size : Isi dengan panjang dari nama-nama field Format : Tentukan bentuk tampilan data, digunakan untuk format tanggal, format angka, format waktu dan lain-lain Input Mask : Tentukan pola data. Beberapa karakter yang dapat dipakai untuk menyusun pola ialah :

Caption : Isi dengan judul pada pembuatan form, report dan sebagainya Default Value : Tentukan nilai dari sebuah bilangan secara otomatis Validation Rule : Tentukan batasan dan aturanpemasukan data pada sebuah filed Validation Text : Isi dengan pesan, bila terjadi kesalahan pemasukan data berdasarkan pada Validation Rule Required : Isi Yes, Jika memerlukan data masukan; isi No, jika data akan dikosongkan Allowed Zero Length : Isi Yes, jika data string boleh mempunyai panjang nol Index : Untuk menentukan pengurutan data

contoh validasi pada Access

contoh pendefinisian struktur table :

7. Setelah pendefinisian struktur tabel, simpan hasilnya dengan memilih dan mengklik File > Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save. Pada kotak isian Tabel Name, ketik nama untuk tabel lalu klik OK Kemudian tutup jendela pendefinisian dengan memilih dan mengklik File > Close atau klik tombol toolbar Close (X) Untuk membuka sebuah file database dapat dilakukan dengan langkah seperti berikut : Aktifkan program aplikasi MS. Access Jika aplikasi Ms. Access sudah terbuka, maka untuk membuka sebuah file database dengan memilih dan mengklik menu File > Open (Ctrl+0) atau klik tombol toolbar Open Pada daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan Pada kotak isian File name, ketik nama file yang ingin dibuka atau klik 2 kali pada nama file yang diinginkan Klik tombol perintah Open.

Untuk menutup sebuah file database dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu langkah berikut : Klik File > Close pada Menu Bar

 Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W(widyaschol's Membuat Table Menggunakan DataSheet View langkah-langkahnya

Masih pada jendela Ms. Acces 2007 yang aktif Ketika anda mebuat database baru, sebuah tabel secara otomatis akan tampil didalam Preview object Klik tombol Close untuk menutuk jendela tab Table 1 yang aktif, dengan cara klik tombol Close yang terletak di sudut kanan atas.

klik Create Table dalam group Tables, seperti gambar dibawah ini:

Maka tabel baru akan tampil, untuk mengganti nama field pada tabel dengan cara double klik pada nama field tersebut, seperti gambar dibawah ini:

Field baru akan tampil disebelah kanan field Nama, lanjutkan dengan memberi nama field lainnya.

klik Datasheet View Design View, seperti gambar dibawah ini:

Kotak dialog Save As akan tampil, simpan tabel klik Ok. Anda dapat melihat keterangan tabel yang dibuat yaitu nama field, tipe data, penggunaan primary key dan lainnya.

Kembali ketampilan sebelumnya, klik Design View Datasheet View, seperti

gambar dibawah ini: Masukan data kedalama Field-field yang telah disediakan.

Untuk menambah, mengedit atau pindah data record, dapat menggunakan fungsi record yang disediakan dibawah jendela object.

TERIMAKASIH