El Presupuesto como herramienta de Control

Introduccin
Las empresas son casi igual que las familias, requieren recursos para sobrevivir. Para poder hacer un efectivo uso de los recursos y especialmente de los recursos financieros, es necesario que se planifique su uso. El presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Este tema describe los diferentes componentes de los presupuestos y trata de explicar cmo estos planes ayudan a la empresa a ejercer un mecanismo de control. Podr conocer de los diferentes tipos de presupuestos, sus ventajas y desventajas.

Objetivos
Conocer el presupuesto como herramienta clave para proyectar el futuro de la empresa. Identificar los distintos tipos de presupuestos que se aplican en las empresas.

Leccin 1
Generalidades
Concepto de Presupuesto

Conceptos y

Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. Presupuesto es calcular en forma anticipada a cunto ascendern los ingresos y los gastos de una empresa durante un perodo, por lo general en forma anual. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos). En el mbito del comercio es tambin un documento o informe que detalla el coste que tendr un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a l y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio. El presupuesto se puede cobrar o no en caso de no ser

aceptado. El presupuesto puede considerarse como una parte del clsico ciclo administrativo de, planear, actuar y controlar, o ms especficamente como una parte, de un sistema total de Administracin.

Control Presupuestario
La presupuestacin y el control son procesos complementarios dado que la primera define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecucin (recursos), mientras que la caracterstica del control presupuestario es la comparacin entre la programacin y la ejecucin, debindose realizar de forma metdica y regular. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviacin. Adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho ms all de la mera localizacin de una variacin.

Generalidades del Presupuesto

 Consideraciones del Control Presupuestario

- Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control. - Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programacin, en la ejecucin o a ambas.
-

Toda desviacin debe ser asignada a un responsable, que requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin.

- Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

Principios del Presupuesto

PRINCIPIOS DE PREVISIN 1) Predictibilidad, 2) Determinacin cuantitativa y, 3) Objetivo. PRINCIPIOS DE PLANEACIN 1) Previsin. 2) Costeabilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5) Confianza, 6) Participacin, 7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 1) Orden y 2) Comunicacin. PRINCIPIOS DE DIRECCIN 1) Autoridad Coordinacin. y 2)

PRINCIPIOS DE CONTROL 1) Reconocimiento, 2) Excepcin, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos.

Funciones del Presupuesto

1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

Usos del Presupuesto

El presupuesto es un instrumento importante, utilizado como medio administrativo de determinacin adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organizacin, as como la debida utilizacin de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento tambin sirve de ayuda para la determinacin de metas que sean comparables a travs del tiempo, coordinando as las actividades de los departamentos a la consecucin de estas, evitando costos innecesarios y mala utilizacin de recursos. De igual manera permite a la administracin conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparacin de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuacin organizacional. Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de accin de gasto para un perodo futuro, generalmente de un ao, a partir de los ingresos disponibles. Un ao calendario para un gobierno se le denomina "ao fiscal".

El Proceso del presupuesto en las organizaciones

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que sta condicionar los planes que permitirn la consecucin del fin ltimo al que va orientado la gestin de la empresa. Definicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de la preparacin de los presupuestos Elaboracin de planes, programas y presupuestos Negociacin de los presupuestos: Coordinacin de los presupuestos:

Aprobacin de los presupuestos: Seguimiento y actualizacin de los

presupuestos

Leccin
Clasificacin Presupuestos de

2
los

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuacin se expone una clasificacin de acuerdo con sus aspectos sobresalientes: 1. SEGN LA FLEXIBILIDAD Rgidos, estticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables

2. SEGN EL PERIODO DE TIEMPO A corto plazo

A largo plazo

3. SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA De operacin o econmicos

Presupuestos de Ventas Presupuestos de Produccin Presupuesto de Compras Presupuesto de Costo-Produccin Presupuesto de flujo de efectivo Presupuesto Maestro

Financieros Presupuesto de caja Presupuesto de erogaciones capitalizables

4. SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA

Presupuestos del Sector Pblico Presupuestos del Sector Privado

Segn la flexibilidad
Rgidos, estticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. Flexibles o variables. Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de

gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos.

Segn el perodo de tiempo

La determinacin del lapso que abarcarn los presupuestos depender del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a ms tiempo corresponder una menor precisin y anlisis. As pues, puede haber presupuestos: A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. A largo plazo: en lo posible Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Segn el campo de aplicacin en la empresa

Presupuesto de ventas Es la prediccin de las ventas de la empresa que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, ste clculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura. Investigacin de motivacin. Se han elaborado tcnicas especiales de investigacin de mercado, que se llaman investigacin de motivacin, para medir la motivacin del cliente. Este enfoque depende en gran parte de las ciencias del comportamiento, particularmente de la psicologa, sociologa y antropologa. Muchas compaas requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el potencial de los clientes. Observaciones La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las dems partes del presupuesto maestro, es el pronstico de ventas, si este pronstico ha sido elaborado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal seran muchos ms confiables, por ejemplo: El pronstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

 Produccin. Compras. Gastos de ventas. Gastos administrativos. El pronstico de venta empieza con la preparacin de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. La elaboracin de un presupuesto de venta se inicia con un bsico que tiene lneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre. Presupuesto de produccin Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de produccin es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Presupuesto de mano de obra (PMO) Es el diagnstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de produccin planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricacin, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso

de produccin para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Presupuesto de gasto de fabricacin Son estimados de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso produccin, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Es importante considerar un presupuesto de Gastos de Mantenimiento, el cual tambin impacta los gastos de Fabricacin. Presupuesto Financiero Consiste en fijar los estimados de inversin de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la empresa, comprende: Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos). Presupuesto de egresos (para determinar el lquido o neto). Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso). Caja final. Caja inicial. Caja mnima. Este incluye el clculo de p, tambin conocido como erogaciones de capitales. Presupuesto de Tesorera o de Caja

Se formula con la estimacin prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de caja o Segn el sector de la de efectivo porque economa, los presupuestos consolida las diversas se pueden clasificar en: Presupuestos Pblicos transacciones Presupuestos Privados relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos lquidos ocasionados por la congelacin de deudas o amortizaciones de crditos o proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos. Se frmula en dos periodos cortos: meses o trimestres.

Presupuesto de erogaciones capitalizables Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos, sirve para evaluar alternativas posibles de inversin y conocer el monto de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

Segn el sector de la economa

Pblicos Son los presupuestos que utilizan las entidades pblicas (el estado) para la administracin de las mismas. Privados Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administracin.

Otras clasificaciones de los presupuestos

Por su Contenido Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa. Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analtica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organizacin de la empresa. Por la Tcnica de Valuacin Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empricas; sus cifras numricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan slo la probabilidad ms o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. Estndar: Son aquellos que por ser formulados sobre bases cientficas o casi cientficas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

Otras clasificaciones de los presupuestos, pueden ser: Por su contenido Por la tcnica de Valuacin Por su reflejo en los Estados Financieros Por las finalidades que pretende

Por

su

Reflejo

en

los

Estados

Financieros

De Posicin Financiera: Este tipo de presupuestos muestra la posicin esttica que tendra la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posicin Financiera (Balance General) Presupuestada.

De Resultados: Que muestran las posibles utilidades a obtener en un perodo futuro De Costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronsticos de ventas, y reflejan, a un perodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes. Por las Finalidades que Pretende De Promocin: Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansin; para su elaboracin es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el perodo presupuestal. De Aplicacin: Normalmente se elaboran para solicitud de crditos. Constituyen pronsticos generales sobre la distribucin de los recursos con que cuenta, o habr de contar la Empresa. De Fusin: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjuncin de entidades. Por reas y Niveles de Responsabilidad Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en que se divide una compaa. Por Programas Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relacin con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.

 Base Cero
Es aquel que se realiza sin tomar en consideracin las experiencias habidas. Este presupuesto es til ante la desmedida y continua elevacin de los precios, exigencias de actualizacin, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, bsicamente. Resulta ser muy costoso y con informacin extempornea. En la concepcin de algunos autores, el proceso de anlisis de cada partida presupuestaria, comenzando con el nivel actual de cada una de ellas, para despus justificar los desembolsos adicionales que puedan requerir los programas en el prximo ejercicio, es tpico de una administracin pblica y no debe ser el procedimiento para decidir en la esfera privada. Para ello, impulsaron el PBC (presupuesto base cero) como tcnica que sustenta el principio de que para el prximo perodo el importe de cada partida es cero. Mientras un enfoque da por vlido lo ejecutado con anterioridad, otro afirma que nada existe y todo debe justificarse a partir de cero, analizando la relacin costo beneficio de cada actividad. El primero de los sistemas (mtodo incremental) modifica las partidas del perodo anterior, mientras que el segundo transfiere a cada perodo la responsabilidad de su justificacin a los El PBC resulta titulares de cada rea. La aparicin del muy poco PBC constituy una reaccin al operativo procedimiento del sector pblico porque exige fundamentalmente cuantitativo y casi que cada nada cualitativo que no slo no contribuye a un anlisis crtico de cada gerente partida, sino que por una especie de empiece inercia, generalmente fomenta un todos los aumento en las erogaciones. Su aos de cero, instrumentacin o aplicacin comprende como si su varias etapas, siendo la ms relevante la actividad de anlisis de las unidades o paquetes de nunca decisin, ya que de sta dependen la mayor parte de los resultados para hubiese mejorar su efectividad. El PBC resulta muy poco operativo porque exige que cada gerente empiece todos los aos de cero, como si su actividad

nunca hubiese existido y descubra una nueva forma de trabajo y que adems la evale relacionando su costo con el beneficio. En un autntico presupuesto, las partidas del ejercicio anterior siempre se encuentran sujetas a modificaciones o a su eliminacin, y deben ser cuidadosamente analizadas y evaluadas en orden a sus destinos.

Sin embargo, se debe destacar que el presupuesto comn no implica que las erogaciones anteriores simplemente son ratificadas y a menudo incrementadas. Por el contrario, exige competencia para la revisin peridica de todo lo actuado y la evaluacin de la gestin y de las actividades de cada responsable para la definicin de las partidas que lo componen.

No importa que la actividad est desarrollndose desde mucho tiempo atrs, si no justifica su beneficio, debe eliminarse; es decir, parte del principio de que toda actividad debe estar sujeta al anlisis costo beneficio. Esta tcnica no se aplica a ningn elemento del costo como materia prima, mano de obra o gastos indirectos de fabricacin. Es de aplicacin inmediata, sobre todo en aquellas empresas donde la proporcin de costos indirectos al producto es mayor que la de costos directos, con respecto al total de costos.

Presupuestos Parciales: Se elaboran en forma analtica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los: Presupuestos Previos: Son los que constituyen la fase anterior a la elaboracin definitiva, sujetos a estudios y a aprobacin. La formulacin previa est sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:

Presupuesto Definitivo
Es aqul que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el perodo al cual se refiera. Sustentacin Horas - hombres requeridas. Operatividad de mquinas y equipos. Stock de accesorios y lubricantes. Observaciones Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

Presupuesto produccin

de

costo

de

Son estimados que de manera especfica intervienen en todo el proceso de fabricacin unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad

requerida por tipo de lnea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de produccin. Caractersticas Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada lnea o molde. Debe estimarse el costo. No todos requieren los mismos materiales. El valor coincidir con el costo unitario establecido en el costo de produccin. Presupuesto de Requerimiento de Materiales (PRM) Son clculos de compra de materiales preparado bajo condiciones normales de produccin, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estndar determinado para cada tipo de producto as como la cantidad presupuestada por cada lnea, debe responder a los requerimiento de produccin, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de produccin, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliacin oportuna y as cubrir los requerimiento de produccin. Es importante verificar las variaciones de los mercados internacionales, para encontrar el mejor punto de compra.

Presupuesto de Gasto de Ventas (PGV)

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercializacin para asegurar la colocacin y adquisicin del mismo en los mercados de consumo.

 Presupuesto de Gastos Administrativos (PGA)

Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo ms austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.