THNG T

CA B TRNG B NGOI GIAO S 01/1999/TT-NG

NGY 3 THNG 6 NM 1999 QUY NH TH L
HP PHP HO GIY T, TI LIU
- Cn c iu 26 Php lnh Lnh s ngy 13/11/1990,
- Cn c Ngh nh s 82-CP ngy 10/11/1993 ca Chnh ph v nhim v, quyn hn v t chc b my
ca B Ngoi giao,
B trng B Ngoi giao quy nh th l hp php ho giy t, ti liu nh sau:
I. NHNG QUY NH CHUNG
1. Hp php ho giy t, ti liu ni trong Thng t ny l vic chng thc:
a- Ch k, con du trn giy t, ti liu ca nc ngoi s dng ti Vit Nam (sau y gi l hp php
ha lnh s);
b- Ch k, con du trn giy t, ti liu ca Vit Nam s dng nc ngoi (sau y gi chung l chng
nhn lnh s).
2. Vic hp php ho lnh s, chng nhn lnh s nu ti im 1 mc ny khng bao hm vic chng thc
v ni dung v hnh thc ca giy t, ti liu, tr trng hp:
a- C quan c thm quyn ca Vit Nam c yu cu; v
b- Nu l giy t, ti liu ca nc ngoi th ni dung v hnh thc ca giy t, ti liu c c quan ca
nc ngoi nu ti im 2, 3 Mc III Thng t ny chng thc; nu l giy t, ti liu ca Vit Nam th ni
dung v hnh thc ca giy t, ti liu c c quan Vit Nam nu ti im 4, 5 Mc III Thng t ny
chng nhn.
3. Giy t, ti liu ca nc ngoi trc khi s dng Vit Nam phi c hp php ho lnh s, tr
trng hp php lut Vit Nam hoc iu c quc t m Vit Nam k kt hoc gia nhp c quy nh khc.
4. Giy t, ti liu ca Vit Nam a ra nc ngoi s dng c th c chng nhn lnh s theo cc quy
nh ca Thng t ny, nu c yu cu.
5. Vic hp php ho lnh s, chng nhn lnh s c tin hnh ti tr s c quan c thm quyn ca Vit
Nam, tr trng hp ngi yu cu hp php ho lnh s, chng nhn lnh s khng th n tr s c quan
c thm quyn v l do chnh ng hoc trng hp khc do php lut quy nh.
6. Ngi ngh hp php ho lnh s, chng nhn lnh s c th trc tip lm th tc hoc u nhim cho
ngi khc lm thay mnh.
7. Ngi ngh hp php ho lnh s, chng nhn lnh s - ngi c u nhim lm thay (sau y gi
chung l ng s) phi l ngi c nng lc hnh vi theo quy nh ca php lut Vit Nam
8. Vin chc c thm quyn hp php ho lnh s, chng nhn lnh s (sau y gi l vin chc c thm
quyn ca Vit Nam) phi tun th cc quy nh trong Thng t ny, cc quy nh lin quan khc ca php
lut Vit Nam, cng nh ca iu c quc t m Vit Nam k kt hoc gia nhp v chu trch nhim c
nhn trc php lut i vi hnh vi hp php ho lnh s, chng nhn lnh s ca mnh.
9. Ngn ng s dng hp php ho lnh s l ting Vit. Ngn ng s dng chng nhn lnh s l
ngn ng chnh thc ca nc ngoi, ni giy t, ti liu ca Vit Nam c em ra s dng hoc l mt
trong cc ngn ng chnh thc ca Lin Hp quc.

Page 1 of 9

10. C quan c thm quyn ca Vit Nam thc hin vic hp php ho lnh s trn c s i chiu ch k,
con du trn giy t, ti liu vi mu ch k, con du ca ngi v c quan c thm quyn ca nc ngoi
c chnh thc thng bo.
II. THM QUYN HP PHP HO LNH S,
CHNG NHN LNH S
1. C quan c thm quyn ca Vit Nam bao gm:
- Cc Lnh s B Ngoi giao (sau y gi l Cc Lnh s);
- S Ngoi v thnh ph H Ch Minh (sau y gi l S Ngoi v);
- C quan i din ngoi giao, C quan lnh s hoc c quan khc ca Vit Nam c u nhim thc hin
chc nng lnh s nc ngoi (sau y gi chung l CQDVN).
2. Cc trng Cc Lnh s, Gim c S Ngoi v, ngi ng u CQDVN c quyn k hp php lnh
s v chng nhn lnh s.
Cc trng Cc Lnh s, Gim c S Ngoi v c th u quyn cho Trng phng Hp php ho - Chng
nhn lnh s Cc Lnh s, Trng phng Lnh s S Ngoi v k hp php ho lnh s v chng nhn
lnh s.
Ngi ng u CQDVN c th u quyn cho vin chc ngoi giao thc hin chc nng lnh s hoc
vin chc lnh s k hp php ho lnh s v chng nhn lnh s.
III. YU CU I VI GIY T, TI LIU NGH C
HP PHP HO LNH S, CHNG NHN LNH S
1. Giy t, ti liu phi c trnh by r rng, khng b ty xo, sa cha.
Trng hp giy t, ti liu b ty xo, sa cha th ch b ty xo, sa cha phi c nh chnh theo quy
nh ca php lut ni lp vn bn.
2. Giy t, ti liu ca nc ngoi trc khi ngh hp php ho lnh s ti Cc Lnh s hoc S Ngoi
v phi c chng thc bi c quan i din ngoi giao, C quan lnh s hoc c quan khc c u
quyn ca nc ngoi ti Vit Nam hoc kim nhim Vit Nam.
3. Giy t ti liu ca nc ngoi trc khi ngh hp php ho lnh s ti CQDVN phi c chng
thc bi:
- B Ngoi giao hoc c quan c thm quyn khc ca nc s ti nu l giy t, ti liu ca nc s ti.
i vi cc nc c ch lin bang th tu theo thc tin v php lut a phng, Cc Lnh s s hng
dn c th i vi tng CQDVN v c quan c thm quyn chng thc ca nc ngoi .
- C quan i din ngoi giao, C quan lnh s hoc c quan khc c u quyn ca nc th ba ti nc
s ti hoc kim nhim nc s ti, nu l giy t, ti liu ca nc th ba .
4. Giy t, ti liu c th trc tip ngh c chng nhn lnh s l giy t, ti liu c lp hoc chng
nhn bi:
- Cc c quan thuc Quc hi, Ch tch nc, Chnh ph, To n, Vin Kim st; cc c quan hnh chnh
Nh nc Trung ng v a phng.
- C quan Trung ng ca ng Cng sn Vit Nam, Mt trn T quc Vit Nam, on Thanh nin Cng
sn H Ch Minh, Tng Lin on Lao ng Vit Nam, Hi Lin hip Ph n Vit Nam, Hi Nng dn Vit

Page 2 of 9

Nam, Hi Cu chin binh Vit Nam.

Giy t, ti liu khng phi do cc c quan ni ti im 4 mc ny lp hoc chng nhn ch c chng
nhn lnh s khi c cng chng hoc c c quan qun l nh nc cp B/Tnh hoc tng ng
tr ln chng nhn.
6. Giy t, ti liu ca Vit Nam ch c chng nhn lnh s ti CQDVN khi c Cc Lnh s hoc
S Ngoi v chng thc.
7. Giy t, ti liu c t hai (02) t tr ln phi c du gip lai gia cc t.
IV. TH TC HP PHP HO LNH S,
CHNG NHN LNH S
1. H s hp php ho lnh s, chng nhn lnh s bao gm:
- Phiu ngh hp php ho lnh s, chng nhn lnh s theo mu s 01/HPH (ban hnh km theo Thng
t ny);
- Bn chnh hoc bn sao c cng chng giy t, ti liu ngh ng k hp php ho lnh s, chng nhn
lnh s, bn dch (nu c);
- Mt (01) bn chp cc giy t, ti liu ni trn;
- Mt (01) bn chp chng minh th nhn dn hoc h chiu hoc giy t c gi tr thay th khc (sau y
gi chung l giy t nhn dn) ca ng s (c xut trnh bn gc i chiu).
2. Trong trng hp cn thit, giy t, ti liu bng ting nc ngoi ngh c hp php ho lnh s,
chng nhn lnh s phi c dch ra ting Vit hoc mt ting nc ngoi khc m vin chc c thm
quyn ca Vit Nam hiu c. Bn dch phi c cng chng (cng chng y c hiu l vic C
quan cng chng a phng hoc C quan i din ngoi giao, C quan lnh s hoc c quan khc c
u quyn ca nc ngoi chng nhn ch k ca ngi dch theo quy nh ca php lut).
3. C quan c thm quyn ca Vit Nam c trch nhim kim tra giy t nhn thn ca ng s v ni
dung giy t, ti liu ngh c hp php ho lnh s, chng nhn lnh s.
Nu cn thit, c quan c thm quyn ca Vit Nam c th yu cu ng s gii thch r hoc xut trnh
giy t khc chng minh mc ch s dng giy t, ti liu .
4. Trng hp c nghi ng v tnh xc thc ca giy t, ti liu ngh c hp php ho lnh s, chng
nhn lnh s, c quan c thm quyn ca Vit Nam c trch nhim phi hp vi cc c quan chc nng
xc minh.
5. C quan c thm quyn ca Vit Nam thc hin vic hp php ho lnh s, chng nhn lnh s trong
vng t 01 - 02 ngy lm vic k t ngy nhn h s hp l hoc k t ngy nhn c kt qu xc minh
ca c quan chc nng.
Trng hp giy t, ti liu ngh c hp php ho lnh s, chng nhn lnh s c s lng ln hoc
c ni dung phc tp, th thi hn thc hin ni trn c th di hn, nhng khng qu 10 ngy lm vic.
6. C quan c thm quyn ca Vit Nam thc hin vic hp php ho lnh s, chng nhn lnh s bng
cch ng vo giy t, ti liu khun du khc sn hoc nh my vi ni dung theo cc mu sau (ban hnh
km theo Thng t ny):
- Mu s 02/HPH: hp php ho lnh s khng bao hm vic chng thc v ni dung v hnh thc ca giy
t, ti liu:

Page 3 of 9

t, ti li.
- Mu s 04/HPH: hp php ho lnh s bao hm c vic chng thc v ni dung v hnh thc ca giy t,
ti liu;
- Mu s 05/HPH: chng nhn lnh s bao hm c vic chng thc v ni dung v hnh thc ca giy t, ti
liu.
Trng hp giy t, ti liu ngh c hp php ho lnh s, chng nhn lnh s khng cn ch
chng thc th c quan c thm quyn ca Vit Nam chng thc ra mt t giy ring c nh lin v
ng du gip lai vi giy t, ti liu .
Ni dung hp php ho lnh s, chng nhn lnh s phi r rng, khng b ty xo, sa cha. Nu ty xo,
sa cha th vin chc c thm quyn ca Vit Nam phi nh chnh v k tn, ng du di phn nh
chnh .
7. C quan c thm quyn ca Vit Nam thu l ph thc hin hp php ho lnh s v chng nhn lnh s
theo quy nh ca B Ti chnh.
V. CC TRNG HP KHNG HP PHP HO LNH S, CHNG NHN LNH S
1. Vin chc c thm quyn ca Vit Nam khng hp php ho lnh s, chng nhn lnh s trong trng
hp giy t, ti liu c lp ra hoc s dng nc k vi Vit Nam iu c quc t c quy nh
min hp php ho lnh s i vi giy t, ti liu.
2. Vin chc c thm quyn ca Vit Nam khng c hp php ho lnh s, chng nhn lnh s trong cc
trng hp sau:
a- Ni dung ca giy t, ti liu tri vi nhng nguyn tc c bn ca php lut Vit Nam hoc c th gy
thit hi n li ch ca Nh nc Vit Nam.
b- Giy t ti liu ca Vit Nam c lp hoc xc nhn khng ng quy nh ca php lut Vit Nam.
c- Khng xc nh r mc ch s dng ca giy t, ti liu.
d- Giy t, ti liu lin quan n bn thn mnh, n nhng ngi trong gia nh mnh nh: v/chng, b m
(k c b m v/b m chng, b m nui), anh ch em rut (k c anh ch em v/chng, anh ch em nui),
ng b ni, ng b ngoi, con (k c con nui, con du, con r), chu (gm cc con ca con trai, con gi, con
nui).
- Ch k, con du ngh c chng thc khng phi l ch k, con du gc.
e- H s hp php ho lnh s, chng nhn lnh s khng p ng y cc iu kin quy nh trong
Thng t ny.
3. Khi t chi hp php ho lnh s, chng nhn lnh s, c quan c thm quyn ca Vit Nam phi gii
thch l do cho ng s.
VI. LP S V LU TR H S
1. C quan c thm quyn ca Vit Nam lp v s dng S hp php ho lnh s, chng nhn lnh s theo
mu s 06/HPH (ban hnh km theo Thng t ny).
S hp php ho lnh s, chng nhn lnh s c lu tr v thi hn.
2. H s lu tr v hp php ho lnh s, chng nhn lnh s gm:
- n ngh hp php ho lnh s, chng nhn lnh s;

Page 4 of 9

- Bn chp cc giy t, ti liu ngh c hp php ho lnh s, chng nhn lnh s;

- Bn dch ca giy t, ti liu (nu c);
- Bn chp giy t nhn thn ca ng s; v
- Bn chnh cng vn, giy t ngh ca c quan, t chc yu cu hp php ho lnh s, chng nhn lnh
s (nu c).
H s lu tr phi c nh s, sp xp theo tng loi vic v theo th t thi gian ph hp vi vic ghi
trong S hp php ho lnh s, chng nhn lnh s.
3. C quan c thm quyn ca Vit Nam thc hin vic lu tr h s hp php ho lnh s v chng nhn
lnh s. Thi gian lu tr theo quy nh ca php lut.
VII. GII QUYT KHIU NI, T CO
1. Cc c quan, t chc, c nhn c quyn khiu ni, t co khi b t chi hp php ho lnh s, chng nhn
lnh s hoc khng ng vi ni dung hp php ho lnh s, chng nhn lnh s hoc khi pht hin cc
sai phm ca vin chc c thm quyn, c quan c thm quyn ca Vit Nam trong vic hp php lnh s,
chng nhn lnh s.
2. Cc khiu ni, t co ni ti im 1 Mc ny c gii quyt theo cc quy nh hin hnh ca php lut
Vit Nam v khiu ni, t co.
VIII. NHNG QUY NH CUI CNG
1. Thng t ny c hiu lc sau 15 ngy k t ngy k v thay th Thng t s 1413 NG/TT ngy 31/7/1993
ca B trng B Ngoi giao quy nh th l hp php ho lnh s.
2. Cc trng Cc Lnh s, Gim c S Ngoi v v ngi ng u CQDVN chu trch nhim t chc
thc hin Thng t ny.

MU S 01/HPH-LS
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM

Page 5 of 9

c lp - T do - Hnh phc
PHIU NGH
(Hp php ho lnh s hoc chng nhn lnh s)
Knh gi: Cc Lnh s B Ngoi giao
H v tn ngi ngh: ............................................................................
Ngh nghip (hoc chc v): ........................... Quc tch:.........................
a ch thng tr: .....................................................................................
........................................................................... in thoi: ......................
CMTND (hoc h chiu ngoi giao , cng v , ph thng ) s:......
Ngy cp:....../ ....../19 ..... ; C quan cp: ...................................................
H, tn ngi np h s (nu c u quyn lm thay):.............................
CMTND (hoc h chiu ngoi giao ,cng v , ph thng ) s:........
Ngy cp:......./....../19......; C quan cp :.....................................................
a ch thng tr :......................................................................................
...................................................................................... in thoi..............
ngh Qu C quan hp php ho lnh s (hoc chng nhn lnh s) cc giy t, ti liu di y s
dng: (Cn ghi r mc ch s dng giy t ny lm g v nc
no)............................................................................................................
.....................................................................................................................
H s bao gm:
1....................................................................................................................
2. ..................................................................................................................
3....................................................................................................................
4. ..................................................................................................................
5. ..................................................................................................................
S lng vn bn ngh hp php ho lnh s (hoc chng nhn lnh s): ........................................ bn
H ni, ngy.....thng....... nm 199...
Ngi ngh (hoc ngi np h s)
(k v ghi r h tn)
Phn dnh cho C quan chc nng:
kin ca C quan chc nng:

Ngi nhn h s v kin xut:

MU S 02/LS-HPH

CC LNH S
HP PHP HO LNH S

Page 6 of 9

S:........../LS-HPH............
Chng thc ch k ca ng (b)...................
......................................................................
v con du ca (c quan)..............................
......................................................................
(Lm ti)....................... ngy......./......./.......
(k tn v ng du)
MU S 03/LS-CNLS
CC LNH S
CHNG NHN LNH S
S:........../LS-HPH............
Chng thc ch k ca ng (b)...................
......................................................................
v con du ca (c quan)..............................
......................................................................
(Lm ti)....................... ngy......./......./.......
(k tn v ng du)
MU S 04/LS-HPH
CC LNH S
HP PHP HO LNH S
S:........../LS-HPH............
Chng thc ch k ca ng (b)...................
......................................................................
v con du ca (c quan)..............................
......................................................................
v s ph hp ca vn bn ny vi php lut
ca nc lp vn bn.
(Lm ti)....................... ngy......./......./.......
(k tn v ng du)
MU S 05/LS-CNLS
CC LNH S
CHNG NHN LNH S

Page 7 of 9

S:........../LS-CN............
Chng thc ch k ca ng (b)...................
......................................................................
v con du ca (c quan)..............................
......................................................................
v s ph hp ca vn bn ny vi php lut
ca Vit Nam.
(Lm ti)....................... ngy......./......./.......
(k tn v ng du)
Ghi ch:
1. Nu vic hp php ho lnh s hoc chng nhn lnh s c thc hin ti i s qun hoc Tng lnh
s qun Vit Nam nc ngoi th thay Cc Lnh s bng i s qun nc CHXHCN Vit Nam
ti............ hoc Tng lnh s qun nc CHXHCN Vit Nam ti.......................
Ring i vi S Ngoi v TPHCM l c quan c u quyn th ghi S Ngoi v Thnh ph H Ch
Minh.
2. Ni dung hp php ho lnh s theo mu ny c vit bng ting Vit.
3. Ni dung chng nhn lnh s c th hin bng ting Vit hoc bng ngn ng chnh thc ca nc
ngoi ni giy t, ti liu ca Vit Nam c em ra s dng hoc mt trong cc ngn ng chnh thc ca
Lin hp quc.

Page 8 of 9

MU S 06/LS-HPH
CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM
c lp - T do - Hnh phc
(Quc huy)
B NGOI GIAO
S HP PHP HO
CC LNH S
(i s qun nc CHXHCN Vit Nam ti ...........................)
Quyn s................................................ TT/NG
M ngy.............. thng.................. nm.........
Kho ngy........... thng................. nm.........
(Ban hnh km theo Thng t s 01/1999/TT-NG ngy 03/06/1999 ca B trng B Ngoi giao)
S HP PHP HO LNH S V CHNG NHN LNH S
Ngy..... thng...... nm........
S Ngy Ni dung Chng Hp php H v C quan lp Quc H tn, chc
TT thng vn bn nhn lnh ho lnh tn hoc xc nhn tch v ngi k,
nm
s
s
vn bn
cp
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

S hp php ho
HNG DN S DNG
1. Ngy m S l ngy lm vic u tin ca nm, ngy kho S l ngy 31 thng 12 hng nm.
2. S phi ghi s trang v ng du gip lai t trang u n trang cui.
3. S phi c gi sch, khng c nho hoc rch nt.
4. Trc khi vo S, Vin chc c thm quyn hp php ho yu cu ng s kim tra li cc d liu s
ghi vo S trnh nhm ln.
5. Khi vo S phi ghi theo s th t; s th t c s dng i vi chng nhn lnh s (ct 4) v hp
php ho lnh s (ct 5). Trong hai ct ny cn ghi r s lng vn bn theo di.
6. Ch vit phi r rng, nt, khng vit tt, khng ty xo, vit cng mt th mc, trng hp vit nhm
cn sa th phi gch i vit li, khng c cha ln ch c, Vin chc c thm quyn phi k, ghi r
h tn vo ct ghi ch v ng du vo ch sa.
7. Ghi y cc ct mc c trong S; ct h v tn phi vit bng ch in hoa, du.
8. Ghi r c quan lp hoc xc nhn giy t cn hp php ho.
9. S ny ch c dng cho 01 nm (theo dng lch), khng dng tip S c cho nm tip theo; trng
hp dng ht trang m vn cha ht nm, th dng tip quyn khc.

Page 9 of 9