COBA Systems Software

P ag e |1

TA JE LEGALNI RAUNARSKI PROGRAM

OSNOVNI POJMOVI
Dokumentacija programskog paketa za knjigovodstvo CSYSTEMS

Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |2

TA JE RAUNARSKI PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

Raunarskih programa za raunovodstvo u Srbiji ima vrlo malo. Njee su to programi za knjigovodstvo. To je raunarski softver koji strunjacima za raunovodstvo i knjigovodstvo omoguava obavljanje svog posla na realizaciji programa raunovodstva firme sa to manje fizikog rada na prikupljanju, uvanju, ureenju i obradi podataka, na dobijanju informacija - prikaza i izvetaja - iz tih podataka i na dobijanju odreenih rezultata iz tih podataka.

TA JE LEGALNI LICENCNI RAUNARSKI PROGRAM

03.12.2007.. - 05.12.2007. (), . 10. 2006. . () , . (), 100.000 3.000.000 , 10.000 200.000 . () . , , .

Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |3

Kako izabrati poslovni softver

Onda se pojavio prodavac, po kome dotini softver samo to ne ide sa vama u krevet, a njegovo korienje je toliko lako da predstavlja test inteligencije i ko to ne moe oigledan je moron. Idila je trajala do instalacije i poetka rada. Ovako je jedan korisnik na ovdanjem Internet forumu opisao uvoenje novog poslovnog softvera u svoju firmu. Mnogi e u ovim reima prepoznati dogaaj koji su i sami doiveli: impresivna reklama i prezentacija, velika ulaganja para i vremena u novi softver, a onda i pored svega kreu neoekivani problemi. Ispostavlja se da skupo plaeni softver ipak ima veoma ozbiljnih nedostataka, firma je usporena ili ak blokirana, podrku je nemogue dobiti... Zato je to tako? Da li je u pitanju lo kvalitet kupljenog softvera ili je moda krivica na looj organizaciji i prevelikim oekivanjima korisnika? Da li je napravljen lo izbor ili je moda ovakva situacija prosto neminovan korak u razvoju firme, neto to se mora prei da bi se nastavilo? Definitivne odgovore je veoma teko dati - svaka situacija je pria za sebe, a korisnici i prodavci softvera su skloni da probleme posmatraju samo iz svoje perspektive. Ipak, evo nekoliko saveta koje treba imati na umu pre nego to se upustite u nabavku novog softvera.

Novi softver - stari problemi

Osnovna stvar koju treba imati na umu jeste da je nabavka novog softvera u veini sluajeva veoma neprijatan dogaaj za firmu, i to bez obzira na to koliko je novi softver kvalitetniji u odnosu na stari. Nemojte verovati ako vam saopte da e prelaz biti sasvim brz i jednostavan - to se moe desiti samo ako ste veoma mala, jednostavna, veoma dobro organizovana firma, pri emu je softver kao pisan za vas. Svi zaposleni e morati da ue novi princip rada, treba se uklopiti u sasvim novu filozofiju, a moete biti sigurni da e se pojaviti svi problemi koji se uopte mogu pojaviti. Zato je to tako? Najvei deo problema nastaje iz proste injenice da je u pitanju promena, koja nikad nije poeljan dogaaj u ustaljenoj svakodnevici jedne firme. Ako neko godinama radi svoj posao na jedan nain i sada treba da to promeni, sigurno je da e pruati otpor na ovaj ili onaj nain. Zaposleni mogu donekle biti motivisani injenicom da e im novi softver omoguiti da neke stvari rade lake i bre, ali poto se to u poetku svodi na njihovo poveano angaovanje, skoro sigurno e bar za neke biti neophodna gruba sila da se privole na saradnju. Sledea bitna stvar je da kvalitetno uvoenje softvera podrazumeva reorganizaciju firme. Za mnoge e predstavljati ok da uvoenje poslovnog softvera ee podrazumeva prilagoavanje firme softveru, a ne obrnuto. Tako u jednom od novijih brojeva strunog asopisa za knjigovodstvo moete proitati sledei savet kupcima softvera: svaki softver moe da se menja i prilagoava klijentima, raunovodstveni softver treba da se prilagoava preduzeu i raunovoama, a ne obrnuto. Naravno, za svaku firmu je teoretski idealno da ima softver koji je napravljen samo za njih, ali se od toga davno odustalo: cena izrade i naroito kasnije odravanje takvog softvera je potpuno neisplativo i za najvee firme. Zato se uvek treba odluiti za gotovo reenje, ako je to ikako mogue. Zaposleni u firmama obino imaju predstavu o sopstvenoj firmi kao posebnoj i specifinoj, smatrajui da je to neto dobro, ali prava istina je da je to sa stanovita softverske podrke neto najgore to moe da vam se desi.

Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |4

Ako je vaa firma jedna od retkih koja je dobro organizovana, moe se desiti da uvoenje proe sasvim glatko. Ali - priznali mi to ili ne - veina naih firmi je prilino loe organizovana, to nezadrivo isplivava na povrinu prilikom bilo kakvog pokuaja uvoenja ozbiljnog softvera. Najvea greka koja se pri tom moe napraviti jeste da se ne prepozna pravo lice problema i da se krivica svali na lo softver. Ova situacija je veoma realna i esta i pre uvoenja softvera obavezno treba predvideti mehanizam kojim e se problem bez odlaganja i trajno reiti. Na alost, sopstvene greke se najtee uoavaju i jo tee priznaju, pa ponekad u ovoj fazi nastaje nesavladiv problem. To ide dotle da uvoenje izuzetno kvalitetnih sistema u neke firme ponekad propada ili se razvlai na sumanuto duge rokove, pri emu firma funkcionie izuzetno oteano.

Nerealna oekivanja
Ako treba posebno izdvojiti zabludu u vezi poslovnog softvera koja je najdublje ukorenjena, onda je to bez dileme nerealno oekivanje. Menadment iz nekog razloga oekuje od softvera da im rei skoro sve probleme koje imaju, poev od loe organizacije, preko loih kadrova, pa do loe prodaje (poznati vic o korisniku koji se ali na lo rad programa ne radi dobro, prikazuje male iznose na stanju rauna ima sasvim ozbiljne korene). Dobar deo krivice za ovo snose reklame i frizirane prezentacije softvera koje se mogu videti kod nas. Od reklama se valjda i ne oekuje da saopte neku realnu informaciju, a sigurno ne neki ozbiljan problem koji prati proizvod koji se reklamira. Iz nekog razloga, nae trite je izuzetno podlono uticaju reklama. Ako se na to doda i skoro potpuno odsustvo tekstova koji objektivno analiziraju mogunosti konkretnih softverskih proizvoda (zapitajte se kada ste itali prikaz nekog poslovnog softvera u kome je ukazano na neki njegov nedostatak), rezultat je vrlo predvidljiv. Zapamtite: nasuprot atraktivnim reklamama i tvrdnjama prodavaca softvera, svaki program (ba kao i svaki drugi alat) ima svoja ogranienja. Da bi napravili dobar izbor, prva stvar je da saznate koja su to ogranienja i mane softvera koji nameravate da pazarite. Zato prvo pitanje prodavcu softvera treba da bude koje su mane vaeg proizvoda. to ih realnije sagledate, vee su anse da izbegnete probleme. Pri tom cena softvera i reputacija proizvoaa ne igraju znaajnu ulogu: i jako skupi programi mogu imati izuzetno ozbiljna ogranienja, a moe se desiti da neka opcija koja vam je neophodna za normalan rad prosto ne postoji (i ne moe se dograditi) u softver koji ste platili nekoliko puta vie nego stari. Nisu nerealna oekivanja samo od softvera: kao to se od njega nerealno oekuje da rei kompletne probleme, tako se i od svih zaposlenih oekuje da uz novi program budu odjednom daleko produktivniji i rade bre i bolje. U stvari, novi program prvenstveno znai (bar u poetku) loiji rad zaposlenih. Sve ovo je prosto posledica ljudske nesavrenosti: ljudi se teko odvikavaju od steenih navika (a ako su jedan program koristili niz godina, svakako su se na njega navikli), imaju bolje ili loije dane, umeju da naprave krupne previde i uopte, da zabrljaju na sve mogue naine! Dobar softver moe pomoi da se ovo donekle ublai, ali nikako sasvim eliminie. Firma mora da ima razraene interne kontrole pomou kojih rad svakog zaposlenog kontrolie neko drugi, ime se verovatnoa greke jako smanjuje. Osnova za ovo jesu precizne i kvalitetno pisane procedure rada. Njih svakako nije lako napraviti, ali se isplauju prvi put kad treba uvesti novog radnika u posao - umesto beskonane prie o tome kako treba da radi, treba mu uz korektan uvod dati ve davno spremljena i jasno napisana dokumenta. Mnoge firme su svesne da im je ovako neto potrebno i pokuavaju da kreiraju takva dokumenta. U praksi to nije ba tako glatko: nasuprot popularnom stavu, procedure ne moe uvesti neko sa strane, nego se zahteva veoma ozbiljno angaovanje zaposlenih. Uvoenje ISO standarda ili angaovanje skupih konsultanskih timova moe pomoi, ali bez angaovanja zaposlenih problem se nee reiti do kraja. Postoji i potpuno
Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |5

nerealno miljenje da ovakve procedure treba da idu kao fiksno uputstvo za softver, pa ak i da treba da ih napravi ekipa koja uvodi softver. Istina je da kvalitetna reenja u softveru mogu itekako da utiu na organizaciona reenja, ali softver koji korisnika vodi inama sa kojih nema skretanja ni levo ni desno teko je oceniti kao kvalitetan. Ponekad se softver namerno koristi kao sredstvo za reavanje organizacionih problema: menaderi velikih (i obino naglo izraslih firmi) esto povlae skoro panian potez: kupuju softver koji namee odreena kruta reenja kako bi presekli rasprave i usvojili reenje koje funkcionie. Znai, nije pitanje da li je to dobro reenje, pitanje glasi da li uopte funkcionie! Ovde ima neke logike, mada se u principu radi o namernom izazivanju poplave kako bi se ugasio upaljen tepih. Reenje je bez ikakve sumnje neracionalno i skupo, ali u praksi moe dati rezultate. Rezultat je vezan za kvalitet tima koji uvodi pomenuti softver, ali i prostu sreu - ako imate poslovanje koje pasuje u model koji podrava softver, prolazite dobro. U suprotnom rizikujete konstatne probleme u narednih nekoliko godina.

Domai ili strani softver?

Posle duge vladavine domaih programa, od pre nekoliko godina u Srbiji se mogu nabaviti i strani poslovni programi. U pitanju su lokalizovani programi koji rade u vie zemalja i obino su namenjeni veim firmama (pri tom vea firma treba shvatiti uslovno, jer neke ovdanje velike firme su izuzetno male po svetskim merilima). Neki od tih programa su izuzetno sloeni sistemi u koje su uloeni ogromni resursi, sasvim nedostini domaim proizvoaima. Ovo je svakako bitna stavka koja mora znaiti pri odluivanju. Domai softver je veinom nastao u nemerljivo skromnijim uslovima i tehniki gledano, u veini sluajeva ga je teko porediti sa takvim proizvodima. Ipak, postoje neke stvari koje ne idu u prilog stranom softveru. Prvo, njegova cena je obino za red veliine vea od cene domaeg softvera. Pri tom ne mislim samo na cenu samih licenci (koja ponekad moe da izgleda sasvim korektno), ve na kasnije odravanje softvera koje moe da kota pravo malo bogatstvo. Takoe treba imati u vidu da je lokalizacija poslovnog softvera izuzetno teak zadatak, naroito kad se uzmu u obzir nai propisi. Prevoenje menija i uputstva je najmanji problem (mada se i tu moe uoiti dosta nedostataka), daleko ozbiljnije je obezbeenje funkcija koje pokrivaju lokalne propise i jo bitnije, podravaju lokalnu logiku poslovanja. Tu na alost nema preice - program koji je koncipiran da radi po nabavnim cenama je izuzetno teko naterati da lako radi sa nivelacijama prodajnih cena ili sa domaim izumima tipa KEPU. Eto razloga zato se programi kojima cene poinju od nekoliko desetina hiljada evra tek od skora reklamiraju da imaju KEPU (to je ovde obavezna stavka i za programe od 50 evra). Na ovaj spisak treba dodati domae specijalitete tipa M4, PPP, podrka za fiskalne ureaje... Veina stranih programa inicijalno ne podrava nita od ovoga, nego lokalni distributeri dograuju originalni program novim modulima. Tako je uobiajeno da se plate, maloprodaja, osnovna sredstva i sl. rade lokalno. Postoje ak sluajevi u kojima lokalni distributeri nezvanino obeavaju korisnicima izmenu propisa, koji e onda navodno biti prilagoeni reenjima u programu. Jo jedan ozbiljan problem za strani softver predstavlja profil ovdanjih firmi. Naime, domae firme se obino bave meanim delatnostima, pa imate sluajeve da se ista firma bavi prodajom i servisom automobila, uvozom zubarske opreme i voenjem lanca restorana (primer iz prakse!). Naravno, nisu sve firme ovako egzotine, ali evidentno je da skoro ne postoji granica izmeu veleprodajnih i maloprodajnih firmi - svaka naa firma pre ili kasnije odlui da ima i jedno i drugo. To je meutim neuobiajeno u inostranstvu, pa je i softver
Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |6

razvijan namenski. Strani softver koji se ovde nudi uglavnom je namenjen veleprodaji, dok su MP moduli lokalno razvijani i nalepljeni na osnovni sistem. Bez obzira na mogunosti modularnog povezivanja koji softver podrava, to nuno smanjuje kvalitet celine. Podrka je sledei bitan faktor koji treba imati u vidu. Prvo, kupovina stranog programa koji nema lokalnu podrku je pokuaj letenja bez krila - takvu ideju zaboravite odmah! Dalje, kvalitetna podrka podrazumeva osoblje koje ima viegodinje iskustvo u uvoenju softvera nemojte biti prvi koji kupuje neki novi softver, ak i ako ste ubeeni u njegov kvalitet. U suprotnom rizikujete da na svojoj koi osetite posledice nedovoljno iskusnog osoblja. Pri tom se misli na standardne postavke; ukoliko imate nesreu da u poslovanju imate neku specifinost koja zahteva specifino znanje, uvoenje novog softvera moe postati prava nona mora. Postoje sluajavi uvoenja stranog softvera kod nas gde su angaovani strani strunjaci, zbog nedostatka iskustva domaih distributera. To nije nuno loe, ali imajte u vidu da je takvo angaovanje veoma skupo. Izmene softvera su pre svega zahvaljujui izmenama propisa postale uobiajena stvar. Dodatno, kod nas vlada nedopustiva sloboda po pitanju tumaenja propisa. Svaki inspektor na terenu, menader, komercijalista, knjigovoa pa ak i magacioner smatraju da softver mora da zadovolji njihove zahteve i to u roku koji se meri danima! U sluaju domaeg softvera se ovo postizalo relativno lako (postalo je uobiajeno da se u razgovaru sa autorom programa prosto usmeno saopti ta treba da uradi). Softver velikih stranih kompanija tu predstavlja bolnu promenu: uticaj lokalnih ekipa na sam softver je uglavnom mali (to je savim razumljivo), pa je veoma est odgovor da neto to je korisniku potrebno nije mogue izvesti. Ovakav odgovor se uglavnom ne oekuje ako ste za program platili estocifren iznos u evrima, ali se u praksi ipak javlja veoma esto.

Gotov softver ili po porudbini?

Svaki ovek tei da ima neke specijalne osobine, da bude poseban po neemu to e ga odvojiti od drugih ljudi i uiniti jedinstvenim. Zaposleni po firmama nesvesno (i uglavnom bezrazlono) prenose takvu tenju na celu firmu - veoma esto se uje izjava mi smo veoma specifini, ak i kad se radi o sasvim standardnoj firmi. Takav stav moe biti izuzetno skup kod izbora softvera - izrada softvera za sopstvene potrebe je neto to treba raditi u krajnjoj nudi, kad ne postoji ama ba ni jedna druga opcija. Pretresite jo jednom sve mogunosti ako treba, bolje je napraviti i kompromis i odustati od nekog zahteva nego osuditi sebe na neto tako zahtevno kao to je izrada softvera za sopstvene potrebe. Mnoge firme u naim uslovima pribegavaju takvim reenjima, ali u proseku sa jako slabim rezultatima. U prvo vreme se takva ideja moe uiniti privlanom - umesto da se poslovni proces na silu ugurava u neki veliki i nuno krut sistem, nae se softverska firma ili ak sposoban pojedinac koji na osnovu vae prie napravi softver sa slikama zaposlenih - va stari proces je u potpunosti ouvan za obino skromne pare i svi su sreni i zadovoljni. Ili ba i nisu? Problem nastaje kad prvi put zatreba neka izmena tog sistema - ako mislite da vam izmene nee trebati, grdno se varate - samo je pitanje da li e do te potrebe proi dani ili nedelje! Ok, ponovo se angauje ista firma/pojedinac da vam odradi izmenu i ponovo smo ok. Ali, program se nabavlja za pet, deset, pa i vie godina - ta ako je autor programa otiao u inostranstvo, ili prosto vie ne bude imao interesa da to radi? Na angaovanje drugog programera zaboravite, jer je snalaenje u tuem sorsu samo jo jedna lepa pria koja postoji samo u literaturi. I tako ste ponovo na poetku iste prie...

Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |7

Na alost, u naim uslovima je veoma est sluaj da ne postoji adekvatan softver za neku delatnost. Korisnik tada nema mnogo izbora i mora razvijati sopstveno reenje. Veina i ne shvata u ta se time uputa: u veini sluajeva od prvobitnog dogovora nema nita, rokovi i trokovi se probijaju za red veliine, itd. Ali, glavni problemi nastaju posle ove poetne faze: softver valja dalje razvijati, popravljati bagove i sl. A to moe daleko premaiti poetne finansijske planove. Jo gore, uvek postoje realne anse da autor programa izgubi motivaciju ili prosto bude spreen da dalje radi na razvijenom softveru, a onda je firma u veoma ozbiljnim problemima.

ERP ili knjigovodstveni program

Bez obzira na veliku popularnost skraenice ERP, realno mali broj ljudi razume ta to zaista znai. Skraenica ERP je nastala od Enterprise Resource Planning, to treba da oznai nain da imate pod kontrolom najiru moguu sliku vaeg poslovanja. U stvari, ERP oznaava metodologiju koju podrava odreeni softver (koji se onda zove ERP softver). Pojednostavljeno, ERP softver oznaava potpuno integrisan sistem koji pokriva poslovanje firme i omoguuje uvid i upravljenje kljunim parametrima. Time menaderi dobijaju kvalitetan uvid u poslovanje firme. Ako ovo poredite sa standardnim izlazom koji vam obino daje knjigovodstveni program, radi se o kvantnom skoku - umesto ogranienih zakonski propisanih izvetaja, dobijate kljune parametre poslovanja koji vam omoguavaju da stvari drite pod kontrolom. Pravi ERP sistemi su rezultat rada velikih timova i njihova glavna prednost to u sebi imaju ugraeno znanje i iskustvo velikog broja firmi - prethodnih korisnika. Osnovna ideja je da ta gotova reenja prosto primenite u svom poslovanju - umesto da sami traite svoja reenja, prihvatite ve gotovo koje je isprobano i sigurno kvalitetno. Sve ovo zvui jako lepo i naravno, prirodna tenja svake firme jeste da uvede takav sistem. Meutim, kao i sve na ovom svetu, uvoenje takvog sistema ima svoju (visoku) cenu. Bez obzira na prividnu slinost sa uvoenjem obinog softvera, radi se o daleko ozbiljnijem procesu. Ako nabavku ERP-a zamiljate kao kupovinu novih, skupljih i luksuznijih kola, imate veoma lou sliku ta e se deavati. Mnogo bolja analogija je u skupom plaanju bolne operacije koja e vam izvaditi i zameniti dotrajale organe. Prvo, uvoenje ERP sistema zahteva kompletnu reorganizaciju firme. Da bi se sistem uspeno uveo, predstoji krajnje ozbiljno angaovanje ne samo ekipe koja uvodi softver, nego i vae angaovanje. Od vas se oekuje da odustanete od svih navika koje se ne mogu uklopiti u softver: ono to ste moda godinama razvijali i ta smatrate neodvojivim delom vae firme, morae da se menja. Da biste koristili tue ideje morate odustati od nekih svojih. Ovo podrazumeva preispitivanje svih poslovnih procesa. Ve samo to znai da e na povrinu isplivati strvari koje je neko nekada gurnuo pod tepih i niko ih nije primeivao do danas. Ako neko u firmi sporije ili loije radi, to e takoe izai na videlo: da bi sistem funkcionisao kao celina, svaki njegov deo mora dobro funkcionisati. Od izuzetne vanosti je i kvalitet ekipe koja uvodi ERP: znanje i iskustvo potrebno za takav proces se stie veoma teko i mukotrpno. Nita vam ne vredi najkvalitetniji softver na svetu ako se ne uvede kako treba - tu je implementator (ali zajedno sa vama) kljuni faktor. Na alost, kod nas je to trite jo u povoju i sa malim izuzecima postoji ozbiljan manjak kadra. Direktna posledica toga je da ete jo uvek veoma teko nai kvalitetno implementiran ERP sistem. Sledee bitno pitanje je da li vam uopte treba takav sistem? Na to je veoma teko generalno odgovoriti. Firma moe imati poslovni softver koji joj prua sve bitne parametre poslovanja, a
Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |8

da to nije pravi ERP softver. Poslovanje firme moe biti takvo da ERP prosto nema ekonomskog opravdanja - ako slupate brdo para i okrenete firmu naglavake da bi dobili par novih izvetaja, sigurno niste uradili dobar potez. Treba imati u vidu da je najbolji softver za neku firmu onaj koji ima tano one opcije koje su toj firmi potrebne - nije dobro ako ih ima manje, ali ne valja da ih ima i mnogo vie. Takoe, skoro svaki poslovni softver prirodno evoluira ka nekoj vrsti ERP sistema - sve ree se nailazi na pojedinane aplikacije tipa robno, finansijsko, .. reenja koja komuniciraju nekim slabim kanalima - svi noviji programi imaju jednu bazu podataka i tee potpunoj funkcionalnoj integraciji. To znai da ako imate softverski dobro pokriveno poslovanje, bez viestrukog unosa podataka i ako vam je omoguena iroka slika vaeg poslovanja, ve imate ono to je najbitnije za ERP. Imajte u vidu da se skraenica ERP veoma zloupotrebljava - ne postoji neka jasna granica koji softver bi mogao da nosi ovaj naziv, a koji ne. Rezultat je da se ona koristi za dosta poslovnih programa, bez nekog realnog osnova - ako neko svoj proizvod reklamira kao ERP, a ne obian softver, to samo po sebi veoma malo znai. Sa druge strane, velika suma novca odvojena za softver, kao i zvuno ime iza ne znae uvek da dobijate ta elite: poznati su sluajevi gde se i pored uvedenog jako skupog ERP softvera u Excelu obraunava porez, operativne evidencije (KEPU) se rade runo, kao i bilansni izvetaji. Naravno, ovo je u suprotnosti sa samom definicijom ERP sistema, pa tako dobijate ERP softver koji se koristi samo za delimino. Takoe, postoje manje poznati detalji u vezi ERP reenja koji vam se kao korisniku nee svideti. Tako se prilikom analiza ERP reenja naglaava da je u pitanju veoma skupo reenje, pri emu se ne misli na cenu samog softvera. Naime, potpuna intergracija poslovnih procesa podrazumeva veoma kruto organizovan softver, veoma strogu organizaciju firme, pa je esto neophodno da se radikalno izmeni nain rada, a ne tako retko je potrebno zameniti i nedovoljno kvalitetne zaposlene. Pri tom ovi uslovi jaaju sa veliinom firme. Znai, ako oekujete ekvivalent kupovine maine i pritiskanje On dugmeta, zaboravite na to. Uvoenje svakog integrisanog sistema podrazumeva odlune rezove u organizaciji firme i poslove ije trajanje se meri godinama, naroito u naim uslovima.

Da li angaovati konsultanta?
Veina korisnika se ne razume u poslovni softver, to naravno nije neobino. U pitanju je specifino znanje i naroito iskustvo koje je kod nas veoma retko. Zato je dobra ideja angaovati konsultanta kod izbora softvera, a naroito kasnije, prilikom uvoenja. Kod nas su konsultanti jo uvek retke zverke, a veina firmi na pomen ove rei automatski dobija sliku koja se otprilike moe opisati sa krasnoreivi prevarant koji e napisati par beskorisnih elaborata i uzeti velike pare bez ikakvog efekta. Na alost, ovakav utisak ima svoje sasvim realno pokrie - do skora je postojala mala armija ljudi koji su se u nedostatku isplativijeg posla deklarisali kao konsultanti i poeli su da savetuju svakoga (ko ima pare) o svemu i svaemu. I danas imate sasvim solidne anse da naletite na takve tipove, pa je bitno da pre nego to svoju sudbinu stavite nekome u ruke dobro proverite o kome se radi. Alternativa da o izboru softvera samostalno odluuju efovi raunovodstva i komercijale, pa i IT-a takoe nije najbolja ideja - bez obzira to oni esto mogu da postave prava pitanja u svom domenu, normalna pojava je da svi zaposleni prosto trae funkcije koje su imali u starom softveru, to moe biti jako loe za finalnu procenu. Dakle, treba vam neko ko je neoptereen starim ili bilo kojim softverom, ali moe da spozna detalje vae organizacije i uz to je dovoljno struan da moe da proceni koliko je ponueno reenje kvalitetno. I tada ocenu
Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO

COBA Systems Software

P ag e |9

uzmite sa rezervom, jer je izuzetno teko pronai osobu koja zadovoljava sve pobrojane kriterijume. Ne treba se zavaravati - bez obzira koliko detaljna i korektna bila prezentacija programa, korisnik nema realne anse da sagleda njegov kvalitet - to se moe videti iskljuivo posle najmanje nekoliko meseci poslovanja.

Menjati ili zadrati stari softver?

Sa jedne strane, postoji pravilo koje glasi ako neto radi, ne opravljaj ga! Da li postojei softver zadovoljava veinu vaih zahteva? Da li imate veih problema u radu? Da li vam smeta neko njegovo ogranienje? Ova pitanja deluju logino, ali se zauujue esto ne postavljaju pre zamene softvera. Tako postoje firme koje se odluuju za novi softver i pored korektnog postojeeg, iz sasvim udnih razloga (selimo se u nove prostorije, pa bi eleli lepi softver)! Naravno, situacija nije uvek ovakva i deava se da firma godinama koristi softver koji je objektivno koi i sputava. Tada se promena mora obaviti, ali i dalje ostaje otvoreno pitanje vremena i naina na koji to uraditi. Treba krenuti od toga ta tano elite od novog softvera i koji su tano nedostaci postojeeg. Da li je mogue nadgraditi postojei softver tako da dobijemo ono to nam treba? Ako tako moete dobiti ono to vam nedostaje, moda i nemate razloga da menjate softver. Koja je cena i koji su nedostaci (a svakako ih ima) novog softvera? Da li on ima neka tehnika ogranienja koja mogu predstavljati problem u korienju? Naravno, takve stvari neete nai u atraktivnim prezentacijama i reklamama: tamo je sve idealno i korisniku se jasno asocira da nastupa period u kome nestaju svi problemi i efikasnost poslovanja ide eksponencijalno na gore. Slian kvalitet informacija nose i tekstovi u strunoj tampi koji u formi prikaza nekog proizvoda bezono friziraju realnost, tako da ni osoblje zaposleno u firmi o kojoj se govori ne raspoznaje da se tu govori o njima! Naroito ne treba verovati studijama sluaja u kojima se opisuje kako je neka firma procvetala posle uvoenja novog sistema. Neki prodavci su i te kako svesni ovog problema, pa preduzimaju preventivne korake pre prodaje programa. Primera radi, zamislite posledice vesti da je neki korisnik tuio firmu koja mu je uvela softver zbog loe obavljenog posla? Da se lo glas ne bi proirio, neke firme sa korisnicima sklapaju povoljnije ugovore ako njihovi menaderi objave afirmativan tekst o softveru, sve dotle da trae od korisnika zabranu irenja informacija o softveru. Meutim, direktna analiza postojeih instalacija treba da bude obavezan korak u izboru softvera. Obavezno pitajte za iskustva postojee korisnike i to po mogunosti nekog ko radi u programu, ali nije uestvovao u nabavci (ljudi obino teko priznaju svoje greke). Insistirajte na detaljnim odgovorima na svoja pitanja, traite dui probni period tokom koga moete da probate novi program (mada nemojte oekivati uda od ovoga). Naravno, lista pitanja i potencijalnih dilema ovim ni blizu nije iscrpljena. Na primer, veoma bitan faktor koji se uzima jeste konana cena uvoenja novog softvera. Inicijalna cena je takoe bitna, ali nikako ne treba zanemariti kasnije trokove, koji vremenom obino viestruko nadmae osnovnu cenu. Na kraju, pitanje se svodi na to da li ostati na starom softveru i pomiriti se sa njegovim manama ili se upustiti u neizvesne vode uvoenja novog softvera? Na alost, ne postoje konani odgovori na ovakva pitanja. Odluku na kraju donosite sami, a takoe snosite i njene posledice. U pitanju je strateka i veoma vana odluka - softver se kupuje za dug vremenski period i zamena softvera je uvek nezgodna za firmu. Kvalitetan softver vam moe doneti mnogo koristi, a lo jo vie tete. Zato je najvanije to realnije proceniti ta dobijate a ta gubite uvoenjem novog softvera. Na osnovu toga jednostavno izaberite stranu koja vam vie donosi. I pomolite se informatikim bogovima da niste previe pogreili... Nenad Batoanin (PC broj 148, oktobar 2008.)
Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS | PROGRAM ZA RAUNOVODSTVO