MANUAL DE CONTABILIDAD DE COSTEO

REA ECONMICO-FINANCIERA

OBJETIVO: Elaborar, desarrollar e implementar en el hospital, las metodologas, procesos y circuitos necesarios para permitir la gestin y evaluacin Econmico-financiera en el mismo, en temas claves como: produccin, costos, recursos y finanzas y recuperacin de costos.

Objetivo especfico: Desarrollo e implementacin de una metodologa y procedimientos de seguimiento y medicin de costos de la actividad asistencial (produccin) final e intermedia, estableciendo costos por centro de costos de acuerdo al SIG. Manual de Contabilidad de costeo Definicin de centros de costeo (finales e intermedios). Procedimientos, procesos y circuitos de registro para la asignacin de los gastos y consumos a los distintos centros de costeo definidos. Procedimientos, procesos y circuitos de registro para la asignacin de los gastos y consumos a los centros de costeo finales por paciente y productos hospitalarios definidos cuando sea posible. Descripcin del proceso de puesta en rgimen. Cuadros gerenciales y anlisis de resultados de al menos 3 meses.

INDICE

1. 2. 3. 4.

Objetivo Aplicacin Concepto Caractersticas y Procedimientos

4 5 6 9 9 10 11 15 18 20 24 24 26 27 30

4.1 Definicin del Modelo 4.2 Requisitos para la Implantacin 4.3 Sectorizacin de la Estructura Hospitalaria 4.4 Definicin de las Unidades de Produccin Sistema de Imputacin de Costos a los Centros de Costos 4.5.1 Distribucin de Costos por Gestor del Gasto 4.5.2 Imputacin de costos de Centros Intermedios El clculo de costos Implementacin 5.1 Etapas del plan de Implementacin 5.2 Aplicacin de la Matriz de Costos Directos e Indirectos

4 OBJETIVO El presente manual tiene por objeto presentar, desde un punto de vista conceptual, metodolgico y de procedimientos, el proceso administrativo necesario para resolver la determinacin de los costos hospitalarios ordenados por los distintos centros de actividad, tanto para los considerados estructurales como para los intermedios y finales. En este sentido el trabajo se centra en el diseo e implantacin de un sistema de costos, reflejado en el correspondiente manual, que permita identificar los distintos centros de costos (finales, intermedios y auxiliares), existentes, definir los procedimientos y circuitos de registro para la asignacin de los costos a los centros definidos, as como abordar la sistemtica de asignacin de costos por producto hospitalario, de acuerdo al nivel de desarrollo alcanzado por la medicin de estos.

APLICACIN Este manual est destinado al conjunto de los recursos humanos que se desempean en el establecimiento hospitalario, profesionales, tcnicos y administrativos, ya que un coherente sistema de costos y la confiabilidad en sus resultados exige el conocimiento y adhesin de todos los actores en la diversidad de actividades, teniendo en cuenta su trascendencia a los fines de la efectividad del gerenciamiento en todos los niveles de responsabilidad.

CONCEPTO El costo es la medida, en trminos monetarios, de los recursos utilizados para conseguir un objetivo determinado, en tanto que la contabilidad de costos es el conjunto de tcnicas que nos suministran informacin analtica relativa a los consumos de recursos necesarios para realizar los productos y/o servicios generados por la organizacin, de acuerdo al nivel de desagregacin que se haya preestablecido. Es de carcter y utilizacin interna, preocupndose por la eficacia alcanzada por los distintos factores productivos. As el hospital necesitar planificar su sentido, sobre la base de los siguientes tres conceptos: Actividad Calidad Costos

En resumen se puede decir que el objetivo de la implantacin de un sistema de costos es el de proporcionar una informacin bsica para la planificacin y control de la actividad del hospital mediante: 1. El conocimiento de los costos y rendimientos de los diferentes factores productivos, servicios, secciones, etc. 2. El clculo de los costos de los productos y/o servicios producidos. 3. El establecimiento de los mrgenes para cada uno de estos productos y/o servicios y el anlisis de las desviaciones sobre las previsiones realizadas.

7 Los costos se pueden clasificar en funcin de diversos criterios complementarios, como son: 1.

De acuerdo a su identificacin con un determinado objeto de costo: Costos directos, aquellos que guardan una relacin directa con un

producto, servicio o fase del mismo, con un departamento o seccin, etc. que lo ha originado, son fcilmente identificables y pueden ser imputados con cierta facilidad, sin tener que incurrir en mecanismo alguno de reparto.

Costos indirectos son aquellos que no se pueden identificar con un

producto o seccin determinados, son comunes a varios servicios o secciones y para imputarlos hay que recurrir a aplicar mtodos de distribucin. Este tipo de costos son necesarios para el funcionamiento operativo pero no pueden identificarse directamente con un producto o seccin determinados

2. -

De acuerdo al comportamiento del costo en relacin al output o nivel de

actividad:

Costos variables u operacionales son aquellos que varan de acuerdo

al volumen de actividad.

Costos fijos o de estructura

son aquellos que no experimentan

variacin alguna frente a cambios en los volmenes de produccin o prestacin de servicios.

Costos semifijos, son aquellos que varan al variar el volumen de la

produccin, pero no de forma proporcional a dicha variacin, son costos que dentro de un mismo intervalo de produccin actan como fijos, pero que cuando lo sobrepasan se convierten en variables.

Costos semivariables son aquellos que incluyen elementos de costos

fijos y variables.

3. -

De acuerdo a la responsabilidad en su generacin y control: Segn este

criterio tendremos dos tipos de costos, siempre en referencia a la actuacin del responsable del centro de costo:

Controlables

son los que pueden ser modificados por medio de la

actuacin de dicho responsable.

No controlables, aquellos que no se ven afectados por las decisiones

tomadas, escapando, por tanto, del mbito de actuacin de ese responsable en concreto. 4. De acuerdo a la importancia del costo para la toma de decisiones:

Relevantes, cuando se vean afectados basndose en la decisin

tomada.

Irrelevantes, si no varan en funcin de la alternativa elegida.

En definitiva, como ya se ha indicado anteriormente, la implantacin de un sistema de costos ha de verse como una ayuda para la correcta toma de decisiones, ha de ser eminentemente prctica, de sencillo manejo y aportar mayores beneficios, en trminos de informacin til, que los costos generados para su implantacin, adems un sistema de costos ha de ligarse al desarrollo de los sistemas de informacin del hospital. Es una herramienta y como tal ha de ser utilizada para la mejora de la toma de decisiones.

CARACTERSTICAS Y PROCEDIMIENTO Para desarrollar este punto se seguir el esquema siguiente: Definicin del modelo.

9 Requisitos para la implantacin. Sectorizacin de la estructura hospitalaria. Definicin de las unidades de produccin. Sistema de imputacin de costos a los centros de costos. Distribucin de costos por gestor de gasto. Imputacin de costos a centros intermedios. Distribucin de costos de enfermera. Distribucin de costos de centros diagnsticos.

Clculo del costo.

DEFINICIN DEL MODELO El modelo a utilizar ser aquel provisto por el sistema WINSIG, (Sistema de Informacin Gerencial, bajo la modalidad Windows). Este modelo es una modernizacin del sistema de costos en cascada, donde los costos indirectos se van distribuyendo en los diferentes servicios. Se establecer como meta, la obtencin de costos por egreso, en los que se vern reflejados los costos inherentes a la atencin, practicas, insumos, y la correspondiente distribucin de los costos indirectos en los servicios correspondientes. (Costos por proceso)

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIN

10 1. La responsabilidad y la capacidad de gestin deben estar claramente

identificadas en el organigrama del hospital, todo centro de costos debe tener un responsable y solo uno. 2. Ningn costo puede quedar sin asignar, pues la gestin y el destino del gasto en el hospital deben estar formal y realmente definidos. 3. Cada servicio (gestor de gastos) debe enviar al final de cada mes la informacin econmica que sirve de fuente a la gestin analtica. 4. El plazo mximo para la remisin de la informacin mencionada, es de 5 das hbiles del mes siguiente al cierre. 5. Se debe designar un responsable de la recopilacin y el procesamiento de los datos. 6. La informacin procesada basada en los datos obtenidos ser socializada a todos los responsables de servicio, y ser de inters fundamental para la Direccin y Sub Direcciones del Hospital. 7. El modelo establezcan. 8. La capacidad de identificar al paciente al momento de su entrada y salida debe estar centralizada en el servicio de admisin, vinculando cualquier soporte de informacin asistencial a un servicio en concreto. debe permitir conocer el costo ocasionado por cualquier

producto realizado por hospital, de acuerdo a las definiciones de producto que se

SECTORIZACIN DE LA ESTRUCTURA HOSPITALARIA La implantacin del sistema de costos obliga a dividir al Hospital en sectores de actividad, productores de servicios intermedios y finales y cuyos

11 gastos sean claramente medibles y atribuibles al producto. Cada centro de costo (proceso) debe presentar las caractersticas siguientes: a) Debe estar constituido por una agrupacin de medios, humanos y/o

materiales, que sirven a un mismo fin. b) La actividad del centro de costo debe poder medirse de acuerdo a

algn criterio: productos realizados, tiempo de trabajo, etc. De acuerdo a las caractersticas anteriores, un centro de costos se define como un segmento de la organizacin perfectamente delimitado, formado por un conjunto de medios que buscan la consecucin de un mismo objetivo y cuya actividad puede medirse en unidades fsicas que denominaremos unidades de obra o unidades relativas de valor. Para poder delimitar el grado de divisin en procesos (centros de costo) se tendra que tener en cuenta lo siguiente: a) La posibilidad de aislar los distintos elementos de costo que forman

el costo total de cada proceso. b) La posibilidad de determinar una unidad comn de medida para cada

uno de los costos de cada unidad. c) La posibilidad de que esta unidad elegida, pueda emplearse como

criterio de afectacin del costo total del centro al producto y/o servicio final. En definitiva y resumiendo lo anterior, existen una serie de requisitos bsicos para la creacin de los distintos centros de costo, siendo stos los siguientes: a) Cada uno de los centros de costos creados debe ser representativo

de una o ms actividades tendientes a la consecucin de un mismo objetivo, de tal

12 manera que pueda ser objeto de agrupacin de un grupo de costos. b) Cada centro debe poder definir objetivos propios, ms all de los

objetivos finales del hospital. c) La actividad de los centros de costo debe ser homognea, a fin de

que se pueda medir de acuerdo a algn criterio.

d)

La divisin en procesos (centros de costo) debe permitir estudiar los

costos de todas las actividades del hospital, aunque se debe evitar la creacin de excesivas divisiones que puedan incrementar los costos de implantacin y diluir la informacin global. En todo caso, y sin prejuicio de las decisiones a tomar por la Direccin del Centro respecto al nivel de sectorizacin a desarrollar, deberemos diferenciar entre tres tipos de centros de responsabilidad:
1.

Finales, que son aquellos que definen la actividad final del hospital,

por ejemplo medicina interna, ginecologa, etc. Estos centros son los que proporcionan el producto final al usuario, siendo auxiliados para su produccin por la actividad del resto de los centros de responsabilidad. Fundamentalmente tienen relacin directa con la asistencia del paciente.
2.

Intermedios, son los responsables de la logstica del hospital, y

trabajan a peticin de otros centros de costos, no constituyen en s mismos una lnea de actividad, sino que realizan la misma en funcin de las demandas de los centros finales, normalmente sern susceptibles de facturacin. Cada centro de costo intermedio debe medir su actividad con alguna Unidad de Actividad Intermedia, la cual resume su produccin y permite el traslado a los centros que requieren sus servicios. Tradicionalmente sern los centros de tratamiento y diagnstico, por ejemplo: laboratorio y radiologa.
3.

Bsicos, estructurales o de servicios generales: son aquellos que

no realizan una actividad asistencial pero son los que dan soporte a los centros de

13 costos finales e intermedios para el desarrollo de su actividad, adems de realizar tareas administrativas centrales. Normalmente son independientes de la actividad asistencial, no siendo facturables en sentido estricto al no disponer en su mayora de una unidad de produccin determinada, ejemplo de este tipo de centros seran: mantenimiento, administracin, lavandera, etc. Tanto los centros bsicos como los intermedios distribuirn sus costos en los centros finales, en un principio dicha distribucin se har en cascada, esto es, los centros bsicos distribuirn sus costos sobre los intermedios y estos a su vez sobre los finales. Ms adelante, siempre que la informacin sea necesaria y se cuente con un sistema informtico que lo permita se podr abordar tanto las imputaciones cruzadas entre centros del mismo nivel como los autoconsumos. A continuacin se establece el diseo bsico de la sectorizacin del hospital, proponiendo la siguiente distribucin de centros de costos:

1. Centros de costo finales: Procesos mdicos y quirrgicos: 1.1 1.2 Medicina interna Ciruga

14 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 C Procesos urgentes y crticos: 1.8

2.

Pediatra Gineco Obstetricia Neonatologa Consultorios Externos Odontologa

Emergencias

Centros de costo intermedios: 2.1 2.2 2.3 2.4 Anestesia y Quirfanos Laboratorio clnico Radiodiagnstico Farmacia

3.

Centros de costos bsicos: 3.1 3.2 Admisin Documentacin y archivo

3.3 Administracin: Compras y almacn, Gestin econmica - financiera, Control de gestin, Contadura, etc. 3.4 3.5 3.6 Alimentacin

Lavandera Seguridad 3.7 3.8 Limpieza Mantenimiento, etc.

15 DEFINICIN DE LAS UNIDADES DE PRODUCCIN Es necesario establecer unidades de medida de la actividad, por cada uno de los centros definidos, dichas unidades se pueden definir como la medida ms racional de la actividad de un determinado centro de costo. Estas medidas varan de acuerdo a la actividad del centro, por lo tanto debe cumplir los siguientes requisitos: 1. Debe ser representativa de las operaciones que configuran la

actividad del centro de costos. 2. 3. 4. Su obtencin debe ser simple y atender a los criterios de economa. Debe ser fcilmente identificable. Ha de cubrir la totalidad de la actividad del centro de costo, siendo la

base de imputacin de los costos de dicho centro. Se debe tener en cuenta adems que las unidades de actividad o produccin pueden ser de distintos tipos, y las podramos clasificar de la manera siguiente:
a)

Unidades reales, son aquellas que expresan directamente la

actividad del centro de costo, por ejemplo estancia, primera consulta, etc.
b)

Unidades operativas, son aquellas que se eligen de forma

convencional para expresar las distintas actividades del centro de costo mediante una nica unidad, ejemplos de este tipo de unidades seran: dieta, kg. de ropa lavada, etc.
c)

Unidades ponderadas, son aquellas que resultan de expresar la

produccin heterognea de un centro de costo mediante relaciones cuantitativas entre las distintas unidades y la elegida como base o referencia. As, por ejemplo, se expresara toda la produccin de radiodiagnstico

16 referida a la unidad: placa de trax que se toma como referencia y as diramos: 1 mamografa es equivalente a n trax, 1 Tomografa Computada es equivalente a n trax, etc. Estas unidades se deben realizar para cada hospital, basndose en su tecnologa, protocolos, etc. y por tanto ser consensuadas con los profesionales del servicio en concreto, a no ser que existan medidas ponderadas propuestas con carcter general por las autoridades sanitarias y que sirvan de referencia a todos los centros. A continuacin se referencian los criterios de imputacin que se han considerado para aquellas reas que no cuentan con una unidad de produccin diferenciada, en virtud de la necesaria homologacin y comparabilidad de los sistemas implementados. La relacin de unidades de medida que se proponen, en funcin de los centros de costos finales, intermedios o bsicos es la siguiente: 1. CENTROS FINALES

Las medidas propuestas son: Consultorio externo Hospitalizacin Urgencias Consulta Das de Estada Consulta

2.

CENTROS INTERMEDIOS Unidades relativas de valor del centro o de referencia Unidades relativas de valor del centro o de referencia Medicamento expendido Caso fichado discriminado por centro de costo

Laboratorio Radiologa Farmacia Servicio Social

3.

CENTROS BSICOS

17 Alimentacin, diettica, cocina: Dieta compuesta por desayuno, almuerzo, merienda y cena Lavadero Ropera Transporte Kg. de ropa lavada Pieza de ropa confeccionada Hora o viaje

Para aquellos centros de costo que no cuenten con unidades de produccin diferenciadas se establecern unas bases de prorrateo del tipo siguiente: Direccin y Administracin: Sus costos se imputarn a los centros intermedios y finales de acuerdo al nmero de trabajadores asignado a cada uno de ellos. Electricidad: Si bien existen procesos que consumen una mayor cantidad de energa elctrica (ej: Imagenologa) al no contar con medidores por reas, se distribuye en base a los metros cuadrados ocupados por cada centro de costo.

Limpieza: Hora dedicada a cada centro. En caso de no existir registros, basndose en los metros cuadrados de cada centro de costo. Mantenimiento: Por rdenes de trabajo o en su defecto por metros cuadrados. Seguridad:

18 Por metros cuadrados. SISTEMA DE IMPUTACIN DE COSTOS A LOS CENTROS DE COSTOS El modelo de costos por proceso requiere para su implantacin, tres requisitos: 1) 2) 3) La acumulacin de los gastos en los periodos previamente definidos, La asignacin de esos gastos a cada centro de costos. La transferencia de los gastos de unos a otros centros de acuerdo a

los servicios prestados. Se debern identificar los gestores de dichos gastos, siendo estos los responsables iniciales de los mismos y a los que debe implicarse en las estrategias de control. La mejora de los circuitos de informacin en este tema implica: Impulsar la propia capacidad de estos servicios y/o responsables en

identificar a sus clientes. Vincular cualquier soporte de informacin econmica no solo a una

partida del presupuesto, de acuerdo a los parmetros de la contabilidad presupuestaria, sino tambin y adems a uno o varios centros de costo. Garantizar la veracidad de la informacin, para lo que se debern

cuadrar sistemticamente y en tiempo real los flujos entre servicios gestores de gasto y el rea de recopilacin y procesamiento. Bsicamente la gestin del gasto en el hospital corresponde a los siguientes servicios: Personal Suministros (Mdicos y No Mdicos)

19 Mantenimiento y Servicios Generales Alimentacin Gestin Econmica (Fondos manejados por la Administracin)

En principio estos servicios seran las responsables iniciales de la gestin del gasto, los que comienzan a definir la estructura de costos. Los datos econmicos de los gastos deben ser recogidos por el sistema de costos. Con esa informacin se ejecuta la imputacin primaria de los costos que consiste en agrupar los costos propios (directos e indirectos) por centro de costos. En aquellos en donde, por sus caractersticas, se imposibilite su identificacin, se definen criterios de distribucin.

DISTRIBUCIN DE COSTOS POR GESTOR DE GASTO Personal Distribuye mensualmente los haberes de las personas adscritas a cada centro de costo, entendiendo que la adscripcin se debe al hecho de donde se est trabajando durante la jornada laboral, si un trabajador realiza su trabajo en varias unidades, el costo se distribuir de acuerdo a los tiempos ocupados en cada centro. Los gastos de personal deben contemplar la plantilla del centro de costo, las sustituciones representadas por los importes de sus haberes y los importes por personal cedido de otras reas, es decir personal adscrito a un centro y que presta servicio de forma parcial en otro. El sistema de implantacin tiene dos fases:

20 1. La identificacin de la plantilla de cada centro de costo,

obtenindose el costo atendiendo al nmero de personas, a su categora y a la tabla de retribuciones. 2. Actualizacin mes a mes considerando las altas, bajas y

modificaciones incorporadas a cada centro. Los gastos de personal llevarn incorporados todos los conceptos: los sueldos, las bonificaciones pagadas, las cuotas sociales y retribuciones variables. Asimismo el gasto en formacin se cargar directamente a cada centro de costo. El centro de costo de personal recibir, segn el criterio establecido, sus propios costos de personal y dems cargos que le puedan ser directamente atribuidos. La sumatoria por empleado de todos estos conceptos, se imputa al centro de costos en el que el mismo se desempea.

Sueldo Bsico Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Sindicato Seguros Dedicacin Especial Cargas Sociales Sueldo Anual Complementario Dedicacin Funcional Asignaciones Familiares Adicionales Horas Extras y Feriados

21 Guardias Haberes Sin Aporte Gastos Capacitacin Honorarios

Suministros La unidad de suministros debe distribuir mensualmente el consumo de material no inventariable, fungible o no, a los respectivos centros de costo. No obstante se imputarn directamente a los centros de costo finales aquellos suministros de material especfico de los mismos. La informacin sobre consumos que se facilite desde el rea de suministros, debe ir soportada con el desglose de consumos valorado, as como indicar su naturaleza en trminos de partida presupuestaria, en la medida en que fuera posible su identificacin. Asimismo este centro de costo recibir, segn el criterio establecido, su propio consumo de material y dems cargos que le puedan ser directamente atribuidos, como por ejemplo, el costo de su personal. Mantenimiento y Servicios Generales

Este gestor de gasto debe proporcionar informacin mensual sobre los costos del mantenimiento y los servicios generales del hospital por todos los conceptos de gasto, as deber tener en cuenta, en el caso de mantenimiento: los gastos derivados de obras menores, bioingeniera, materiales y los contratos derivados de este concepto con empresas externas, si los hubiese. En el caso de los servicios generales los gastos derivados de la limpieza, seguridad, lavandera, recogida de residuos y empresas subcontratadas de esta rea, si existieran contratos de este tipo.

22 Los criterios de distribucin se establecern en funcin de la naturaleza del gasto como sigue:
-

Gasto realizado por empresas externas: Se debern exigir a la

empresa los desgloses de remitos y facturas para poder realizar las correspondientes imputaciones.

- Gasto por servicios internos: se debern valorar los partes de

avera o las rdenes de trabajo con expresin de los materiales y las horas de trabajo utilizadas. En este caso habr que calcular el costo /hora real y el estndar, al objeto de lograr una eficaz imputacin. En los casos en que el desglose de facturas externas o internas sea imposible (telfono, seguridad, mantenimiento de instalaciones, etc.) se imputarn los costos a un centro de costo contable y se distribuirn basndose en los metros cuadrados de cada unidad. Si los costos no fueran importantes se podran imputar directamente al servicio de mantenimiento y servicios generales para ser posteriormente distribuidos al hacer la imputacin global de este centro de costo. Como en los casos anteriores el centro de costo de mantenimiento y servicios generales recibir, segn el criterio establecido, su propio consumo de material, los gastos que le sean directamente atribuidos y, como hemos indicado anteriormente, los costos que no puedan distribuirse directamente a otros centros de costo. Alimentacin Desde el centro de costos de alimentacin se distribuirn mensualmente los gastos incurridos en este servicio, tanto en lo referente a dietas de los pacientes, como comidas servidas al personal del centro con derecho a ellas. El criterio de distribucin sera repartir a cada centro el costo de las raciones que le fueron servidas.

23 Dichos gastos se imputaran a las unidades de internacin, en el caso de las dietas de los pacientes, y, en el caso de aquellos trabajadores autorizados a comer en el hospital al centro de costo correspondiente. El importe de la racin se calculara dividiendo el costo total del centro entre el nmero de raciones producidas. A estos efectos se considera que la racin diaria completa comprende: desayuno (0.1), almuerzo (0.5), merienda (0.1), y cena (0.3). Como en los casos anteriores el centro de costo de cocina recibir su propio consumo de material, y los cargos que le puedan ser directamente atribuidos como costo del personal propio, consumo de productos alimenticios etc. Fondos Manejados por la Administracin Todo movimiento de fondos, gestionado por el servicio de administracin deber ir identificado con el centro de costo al que se destina el gasto. Mensualmente deber cargarse a los distintos centros, los costos correspondientes que no sean distribuidos por otra va. Como se indic anteriormente estos gestores del gasto que acabamos de describir constituyen las vas de entrada del gasto en el hospital, el resto de los centros de costos redistribuyen los costos asignados inicialmente por ellos.

IMPUTACIN DE COSTOS DE CENTROS INTERMEDIOS Para la imputacin de los costos de los distintos centros se debe distinguir entre el centro emisor y el / los centro / s receptores de los mismos, as como el criterio de reparto a utilizar. A efectos de simplificar el modelo de imputacin de costos se han creado una serie de centros intermedios cuya funcin es absorber los costos que les

24 corresponda de los centros bsicos, repartindolos posteriormente hacia los centros finales demandantes de sus servicios. Estos repartos se realizan en funcin de parmetros o coeficientes de reparto previamente definidos y pactados y que facilitaran la distribucin de aquellos costos de los centros cuya produccin es compartida por varios servicios

EL CLCULO DE COSTOS Para el calculo de costos finales se debe tomar en cuenta las siguientes premisas: 1. Centro de Costos Emisor: Es el centro de costo que distribuye los

costos a uno o varios centros de costos. 2. Centro de Costos Receptor: Es el que recibe costos de uno o varios

centros de produccin. 3. Coeficiente de redistribucin: Es el factor que se utiliza para distribuir

los costos desde un emisor a un receptor.

4.

Priorizacin: Orden de cascada. Es la secuencia en que los centros

de costos emisores imputan o transfieren sus costos a los receptores. En estos procesos de reasignaciones denominado sistema en cascada, debe comenzarse a distribuir los costos concentrados en los centros de costos, desde los que atienden, sirven o apoyan, a mayor cantidad de centros de costos, de manera tal que el procedimiento sea lo ms fiel posible a la actividad real del Hospital. Para la imputacin de los gastos de los centros de costos intermedios, se calculan las Unidades de Actividad Intermedia, mediante las que se mide lo producido en ellos. Estas unidades tendrn un valor unitario que surge de

25 relacionar el total de los costos del centro y la produccin del mismo. Este valor unitario constituye el Costo de Transferencia, al que este servicio le transfiere sus productos a los centros finales. Una vez conocidos los costos por cada uno de los centros finales se utilizaran las unidades de producto por cada uno de ellos para hallar el costo de los mismos, mediante simples cocientes.

IMPLEMENTACIN

La implantacin de un sistema de costos requiere la adopcin de una serie de decisiones a distintos niveles: 1. La Direccin del Hospital es quien debe liderar, explicitar y guiar los diferentes procesos necesarios para la reorganizacin interna del mismo en busca del cambio de modelo hacia Hospital Pblico de Autogestin. En el caso de la implantacin de un sistema de matriz de costos, la necesidad de implicacin del personal directivo es an ms manifiesta, ya que no slo debe apoyar y dirigir la experiencia sino que adems debe pautar qu necesidades de informacin tiene y caracterizar los diferentes centros de costo y su determinacin como bsicos, intermedios y finales, sus agrupaciones y divisiones, la distribucin y uso de la informacin obtenida, etc.

26 2. Se debe insistir, en la necesidad de abordar una poltica de comunicacin y de incentivos ligada a objetivos que lleve a una eficaz implicacin del personal y a la deteccin y desarrollo de lideres entre el mismo que se configuren como los verdaderos gestores del cambio. No se podr implantar un sistema de costos si no se cuenta con informacin precisa, clara y puntual, si sta informacin no esta disponible en tiempo y forma. Para el desarrollo de cualquier tipo de sistema de costos se requieren, adems, algunos recursos especficos tanto humanos como materiales. En referencia a los recursos humanos se hace necesario contar con personal dedicado especficamente a desarrollar, implantar y mantener la matriz de costos, por lo que se debe conformar un equipo interdisciplinario de profesionales que tendrn a cargo la implantacin y seguimiento de la matriz de costos directos e indirectos. Entre las actividades incluyen las debilidades de la informacin, etc. Con relacin a los recursos materiales el sistema slo se puede desarrollar mediante el concurso de medios informticos, la informacin a manejar, su tratamiento, las interconexiones entre las distintas reas, hacen obligatorio el recurrir a este tipo de herramientas, para lo cual el Hospital cuenta con el Sistema WINSIG, desarrollado por la Organizacin Panamericana de la Salud de seguimiento se de analizar las informaciones obtenidas: desviaciones,

PLAN DE IMPLEMENTACIN Las principales etapas del plan son: 1. Caracterizacin del Modelo e involucramiento: Mediante algunos talleres que posibiliten espacios para la

caracterizacin del modelo e intercambio de conceptos entre los actores

27 hospitalarios y los consultores, deber alcanzarse un nivel de

involucramiento aceptable con los conceptos bsicos, que permita visualizar un razonable grado de xito en la implementacin. 2. Designacin de un responsable: Una vez superada la etapa de capacitacin y antes de ingresar de lleno en la implementacin, corresponde designar un coordinador de las acciones, atento que las mismas sern mltiples y variadas y si no se canalizan correctamente, se dispersarn los esfuerzos y ser ms costos lograr resultados positivos. 3.

Obtencin de informacin econmico financiera completa Deben procesarse los datos que recompongan el 100% de los gastos

necesarios para el funcionamiento del Hospital, hayan o no sido liquidados por el mismo. A ttulo de ejemplo, se citan algunos conceptos globales de gastos: Remuneraciones completas liquidadas por el nivel central Cargas sociales de esas remuneraciones Detalle, agente por agente, con remuneracin, puesto de trabajo,

categora, etc.
4.

Bienes adquiridos por el Hospital Servicios adquiridos por el Hospital. Donaciones Etc. Confeccionar las distribucin primaria de los costos:

28 Una vez obtenida la informacin econmica completa, los gastos deben ser imputados a los centros de costos correspondientes, ya sean bsicos, intermedios o finales. 5. Elaboracin de los sistemas de imputacin de los costos indirectos: Corresponde elaborar las metodologas con las que se distribuirn los gastos que afectan a ms de un centro de costos si su facturacin est unificada. Para ello es necesario un intercambio de opiniones y conceptos con los actores hospitalarios ms experimentados en cada materia.
6.

Estadsticas de consumos de bienes por centros de costos: Valorizacin de las salidas de insumos de Farmacia, Bodega y otros

Sectores. 7. Elaboracin de tasas de redistribucin entre centros de costos:

Construccin de las tasas de redistribucin de las acumulaciones de los centros de costos estructurales e intermedios hacia intermedios y finales. 8. Preparacin de datos asistenciales de actividad:

A travs de las distintas reas y de Estadsticas, debern obtenerse los datos de produccin asistencial, que puedan ser cotejados con la informacin econmica.
9.

Clculo del costo de los indicadores intermedios: Con la informacin econmica y asistencial, se calcular el costo de los

indicadores intermedios.
10.

Diseo de informes a elaborar y periodicidad de los mismos:

29 El sistema WINSIG provee automticamente de diseos de distinta naturaleza para la distribucin de los mismos, y como se ha mencionado, el periodo ser mensual. 11. Diseo de circuito de control de calidad de datos bsicos Se desarrollar un circuito de control de los datos bsicos utilizados para la carga de informacin de costos directos e indirectos. Este circuito incorporar criterios de control de datos por oposicin a fin de mensualmente la calidad de los mismos. validar

APLICACIN INDIRECTOS.

DE

LA

MATRIZ

DE

COSTOS

DIRECTOS

La matriz de costos directos e indirectos presenta diversas aplicaciones para gestin de costos, gestin econmico financiera y gestin presupuestaria. Entre las mencionadas aplicaciones se destacan las siguientes: 1. Diagnstico de Costos por servicios finales, intermedios y estructurales. El clculo mensual de la matriz de costos directos e indirectos permite obtener datos de costos por unidades de produccin primaria y secundaria. Este anlisis permite el seguimiento de costos de egresos, consultas y servicios del Hospital. Ante cualquier variacin significativa, el equipo de costos analizar las causas de los desvos, y elaborar en forma conjunta con el Director del Servicio, un micro proyecto que incluya descripcin de la problemtica de gestin identificada y con las causas de la misma definir las acciones correctivas y los resultados a lograr,

30 establecindose tambin un plazo y un profesional responsable a cargo del mismo. 2. Control de Gestin mensual, trimestral, etc En base a lo establecido en el Manual de Control de Gestin , el equipo a cargo del mismo recibir y analizar la informacin de la Matriz de Costos Directos e Indirectos en forma conjunta con otros indicadores de Gestin Sanitaria del Hospital, produciendo un reporte peridico de Control de Gestin. 3. Programacin y Presupuesto El ejercicio de programacin previo y el desarrollo del presupuesto por resultados recibir de la Matriz de Costos Directos e Indirectos los datos bsicos requeridos para dicho ejercicio. De estar en uso el Programa de OPS denominado WINSIG, se podrn utilizar las opciones para realizar ejercicios de programacin de recursos en base a proyeccin anual de los costos mensuales del ejercicio anterior y de las hiptesis de prestacin de servicios (por ej. egresos y consultas) establecidos por la Direccin del Hospital. 4. Seguimiento Presupuestario La Matriz de Costos Directos e Indirectos requiere de una planilla financiera adicional que permita integrar la informacin de compromisos presupuestarios, los stocks de bienes de depsito y farmacia, los que sern conciliados con la informacin de costos, permitiendo un seguimiento analtico y detallado de la ejecucin presupuestaria. 5. Costos para facturacin ambulatoria La informacin provista por la Matriz de Costos Directos e Indirectos brinda informacin para la facturacin de las consultas segn las especialidades establecidas por la Direccin del Hospital

31 6. Costos para facturacin de internacin (Factura Sombra) La necesidad de elaborar procesos de facturacin interna que incorpore los costos de las prestaciones se basar en los datos aportados por la Matriz de Costos Directos e Indirectos. La informacin provista permitir desarrollar planillas de facturas sombra, por cada egreso hospitalario. 7. Costos por Convenio. Los costos provistos por la Matriz de Costos Directos e Indirectos tambin aportar informacin para la negociacin de Convenios vigentes o futuros permitiendo una gestin mas gil con una base mayor de sustento.

8.

Costos para Contratos Programa La Matriz de Costos Directos e Indirectos aportar informacin para

la seleccin de indicadores de gestin que acten como metas para el futuro desarrollo de contratos por compromisos de gestin entre la direccin del hospital y los principales servicios de internacin, ambulatorios y de diagnsticos y tratamiento