QUN L S THAY I

Management of change
Capt. Tiu Vn Kinh 6.2010

YU T - 7 QUN L S THAY I

BiN I L QUY LUT CA T NHIN

S THAY I (CHANGE) L G ?

l mt hnh ng (s vic) dn ti mt c cu, mt cu trc mi; mt quy trnh mi , mt cch lm mi ... Cc loi thay i: - Thay i ln; - Thay i va; - Thay i nh; - Thay i khn cp. Ngi ta vn cn bn ci khng gii hn th no l s thay i.

S THAY I LN TRONG DOANH NGHIP

S thay i trong doanh nghip y c hiu l tt c mi qu trnh ci t mt cch ch ng nhm mc ch to sc cnh tranh ln hn cho doanh nghip:

nhng bc dch chuyn c tnh cht chin lc, t chc li h thng qun l, ti c cu cc b phn kinh doanh, b phn qun l an ton, hun luyn, nhn s, k thut, tng ngnh ngh kinh doanh, n lc ti u ha phong cch vn ha doanh nghip, vn ha an ton, o to hun luyn, chm sc nhn vin thuyn vin ...

S THAY I LN TRONG DOANH NGHIP (tip)

S tht sai lm nu duy tr nhng t tng bo th, v li ch ring chng li s thay i, bi iu ng ngha vi vic bn ang tng bc dn su vo con ng dn ti s sp .

Thay i l mt th thch thc s i vi doanh nghip. y chnh l lc nh lnh o cn phi hnh ng linh hot v kho lo lm cho qu trnh thay i c din ra thun li, hiu qu v khng gy ra tc ng tiu cc lm nh hng hay gin on hot ng kinh doanh.

6 BC THC HiN S THAY DI

Tun theo 6 bc di y, bn s hn ch c nhng bin ng xu ni chung trong thi gian din ra mt thay i no ti cng ty mnh, ng thi m bo vic thay i t c kt qu tt nht:

Bc 1: Thit lp cc mc tiu c th; Bc 2: T chc v ln k hoch; Bc 3: Tng cng giao tip, tip nhn thng tin; Bc 4: Hun luyn, truyn t, ng vin s hp tc; Bc 5: Pht trin nhn vin, phc v giai on i mi; Bc 6: nh gi v Phn tch:

- k nng lnh o ca ngi ng u v k nng giao tip gia cc c nhn, - xy dng quan h lm vic bn vng tt c cc cp , - Mt nh lnh o tm c cn c nim am m thc s trc thnh cng ca ton b cng ty, thn thin vi nhn vin, cng bng, to dng lng tin v c lun cm thy thoi mi, lc quan trong qu trnh thc thi s thay i.

CCH TiP CN C BN CA QUN L S THAY I NH SAU:

Lun lun t ra cc cu hi sau y trong Qun l s thay i:

WHAT : WHY: HOW : WHEN: WHERE:

CI G ? TI SAO ? NH TH NO ? KHI NO ? U ?

CCH TiP CN C BN...(tip):

WHAT- CI G ? l mt phng php, cng c, k nng qun l s thay i trong h thng hin ti ang vn hnh. N c p dng t c kt qu mong mun v thc hin mt cch c hiu qu s thay i trong mt tc nhn bin i ring bit no .

CCH TiP CN C BN...(tip):

WHY TI SAO ? Nhm m bo a ra cc phng php c tiu chun ha cng nh cc quy trnh c p dng x l nhanh chng v hiu qu tt c s thay i nhm gim n mc ti thiu cc tc ng ln cht lng dch v ca s thay i c lin quan n cc s c v nh ci tin cc hot ng thng xuyn v thit yu ca mt t chc.

CCH TiP CN C BN...(tip):

HOW NH TH NO ? Bng nh gi v phn tch ri ro; Bng KPI (ch tiu nh gi) v cc d liu thng k; Bng ci tin cng cc l chn (mt khi nim trong QLAT); Phn tch s thay i; Phn tch cc l chn;

CCH TiP CN C BN:

WHEN KHI NO ? Nu s thay i xy ra ? Nu s thay i c xc nh ? Nu s thay i c a vo k hoch ?

CCH TiP CN C BN...(tip):

WHERE - U ? trn tu hay t chc ca cng ty (trn vn phng) iu kin mi trng: - Trn bin; - Trong cng; - Trong khi tip cn cng; - ...

TMSA2 - TANKER MANAGEMENT AND SELF ASSESSMENT 2

(CHNG TRNH QUN L TU DU V T NH GI)

Trong YU T 7- QUN L S THAY I (MOC)

Cp 1.1 (Stage 1.1) ch ra rng: Cng ty tu phi c mt QUY TRNH bng vn bn dnh cho vic Qun l s thay i . Quy trnh phi ni r n s dng khi no ? Tun th quy trnh nh th no ?

QUY TRNH TNG QUT QUN L S THAY I

S CHY Q.L S THAY I
YU CU THC HiN

NHU CU THAY I

YU CU H TR CN THIT

CHP NHN

HNH NG

PHN TCH

H.LUYN, TH.BO & THC HiN

PH CHUN

NH GI RI RO

KT QU - (C TH DN TI MT S THAY I TiP THEO)

QUY TRNH QUN L S THAY I

(THEO S CHY Q.L S THAY I) tip

Nhu cu thay i (Need): C nhu cu ci tin h thng; quy trnh, quy nh, hng dn ... bao gm l do s thay i, gii thch mi lin quan ca s thay i n an ton v mi trng ( 2.1. 7A) Yu cu cn thit (Requirement): Nhn s v d liu cn thit; Yu cu thc hin (Request): Bi tu hay vn phng (ngi chu trch nhim); Chp nhn (Acceptance): SQM/Tech/ Ops Manager; Hnh ng (Action): Tin hnh hiu chnh; nh ga ri ro (Risk Assessment): tt c cc s thay i tm thi hoc lu di i vi cc quy trnh hay cc trang thit b trn tu phi c nh gi ri ro.(theo cp 2.1, element 7, 1.1 7A )

QUY TRNH QUN L S THAY I

(THEO S CHY Q.L S THAY I) (tip)

Ph duyt ( Approval): TG/Ban T vn; (theo cp 1.2, element 7) Hun luyn thng bo & Thc hin (implementation): Ti tu hoc vn phng; (theo cp 2.2, element 7, 3.1 7A) Phn tch s thay i (Change Analysis): - Phn tch s x dch gia iu mong mun v thc t. - Phi c vn bn sot xt hng nm v nhng tc ng ca tt c cc s thay i nhm bo m t c cc mc tiu ra (theo cp 4.1, element 7). - i vi nhng thay i ln i trong b my vn phng, th quy trnh qun l s thay i i hi mt cuc sot xt chi tit v tc ng ca n i vi b my vn phng v h thng qun l. (theo cp 4.2, element 7). - nhn din hu qu tim n, c bin php gim thiu ri ro (3.2. 7A)

CC DNG THAY I
C hai dng thay i: 1. Thay i theo k hoch. 2. Thay i khng theo k hoch.

1. Thay i theo k hoch c ph duyt trc hoc s thay i mang tnh tiu chun: V d - Thay i ln: Thay i v tr tp hp khn cp, thay i h thng qun l ... - Thay i nh:Thay i trong DMKT gia cng nng.

CC DNG THAY I (tip)

2. Thay i t xut L loi thay i khn cp i hi cc bc thay i nhanh chng. - Thay i trong T chc (thay i khng mong mun nhn s ch cht trn tu, nhn s ch cht trn vn phng t chc) - Tc ng xu ca s thay i (trn tu hoc trn vn phng) - - NHn s b nh hng bi s thay i (trc tip hay gin tip)

CC DNG THAY I KHC Thay i trc tip: - Thay i phng php Thay i khng trc tip: - Thay i thit b, - Nhn s, - Trch nhim, - C quan qun l, - Vn bn/PMS

Thay i phng php (Trc tip)

Cc loi thay i phng php: Phng php mi: V d, - Lp rp Hi in t ECDIS trn tu; - Lp rp h thng kim sot d liu in t trn tu. Phng php sn c: v d, - Sa i mu K hoch hnh trnh. - Thay i tn sut xem xt QMS

Thay i trang thit b

(khng trc tip) B sung thm; Thay th; Cho dng hot ng; Gim tnh nng hot ng; Hon ci

Thay i nhn s

T chc trn tu v d thay i Thuyn trng T chc trn b - v d thay i Trng b phn, ngi qun l; T chc ph tr - thay i i l ...

Thay i trch nhim

Thay i trch nhim dn ti thay i phng php, - nh gi; - Hun luyn; - Kinh nghim v tui tc; - ...

Thay i c quan qun l

- Thay i ng kim; -Thay i quc gia c tu; -Thay i cc quy nh ca CLASS, FLAG, IMO, ...

Tin hnh Qun l s thay i nh th no?

Rt ra cc nhu cu Q.l s thay i t:
-

Ban qun l an ton trn vn phng (tp hp v xem xt cc yu cu thay i t tu, phng ban); Mc tiu hng nm theo KPIs; Xem xt hng qu/tnh hnh thc hin mc tiu; Phn tch thng k; Cc mc tiu t c; Thay i phng php nu thy cn; Phn tch s thay i.

LU H S S THAY I

Cc bin bn v qun l s thay i c lu gi nhm phc v mc ch kim tra xc nhn (2.3 Element 7) Phi c mu: YU CU THAY I

Yu cu thay i; Cc bin bn lm quen; Chng trnh, bng chng hun luyn; Bin bn thng bo s thay i; Lu gi h s bn v ca tu t ban u nhn tu; kim sot s lin tc ca thng tin; ...

MU YU CU THAY I CHANGE REQUEST FORM (CRF)

t nht phi c cc ni dung:

Requester: Date Requested: Type of Change: Description of Change: --------------------------Reason for Change (benefits): --------------------------Implications of No. Action: ---------------Date Received: ----------------DP/QMR