INVESTIGAO E PROPOSTA DE MELHORIAS NA GESTO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO NA FARMAFRMULA LTDA NATAL/RN

Leonardo Doro Pires

Especialista em Tecnologia Industrial. Mestre em Gesto, Pesquisa e Desenvolvimento. Professor. Universidade Potiguar. E-mail: ldpff@hotmail.com

Marcel Ribeiro Dantas

Graduado em Administrao. Mestrando em Administrao pela Universidade Potiguar E-mail: marcellrdantas@yahoo.com.br

Luana Carlos de Almeida Fernandes

Graduada em Administrao pela Universidade Potiguar E-mail: master_luana@hotmail.com

Nadja Nara Pereira e Silva

Graduada em Administrao pela Universidade Potiguar E-mail: nadja-nara@hotmail.com Envio em: maio de 2012. Aceite em: junho de 2012.

29

Resumo: O presente trabalho tem como foco a gesto de estoque realizada na Farmafrmula Ltda, o setor estudado foi o almoxarifado. Levando-se em considerao que esta rea procura sempre tornar menor os custos e desperdcios da empresa, promovendo a satisfao e benefcio para seus clientes, este estudo tem como objetivo avaliar a gesto de estoque e aps o resultado fazer propostas de melhorias para o controle de estoque. A metodologia utilizada foi adequada para o modelo de consultoria qualificada como um estudo de caso do tipo descritivo com abordagem qualitativa, onde a coleta de dados foi realizada atravs de uma entrevista semiestruturada com o gerente de estoques. De acordo com o resultado do diagnstico funcional, foi constatado que a gesto de estoques da empresa no eficiente, de maneira que foi desenvolvida uma proposta tcnica sugerindo melhorias para um bom funcionamento do controle de estoque como: definir o estoque mnimo e mximo, ponto de pedido, implantar a ferramenta para classificao de todos os itens do estoque e a substituio do software. Os problemas expostos so de fcil correo e adaptao, e suas possveis solues so de baixos custos para os padres da empresa. Palavras-chave: Logstica. Gesto de estoque. Farmcia.

RESEARCH AND PROPOSED IMPROVEMENTS IN THE MANAGEMENT OF INVENTORIES: A CASE STUDY IN FARMAFRMULA LTD NATAL / RN
ABSTRACT: The present work has as focus the management of supply carried through in the Farmafrmula Ltda, the studied sector was the warehouse. Taking itself in consideration that this area always looks for to become minor the costs and wastefulnesses of the company, promoting the satisfaction and benefit for its customers, this study has as objective to evaluate the supply management and as result to make proposals of improvements for the supply control. The used methodology was adjusted for the model of qualified consulting as a study of case of the descriptive type with qualitative boarding, in which the collection of data was done with an interview

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013

half-structuralized with the manager of supplies. In accordance with the result of the functional diagnosis was evidenced that the management of supplies of the company is not efficient, it was developed a proposal technique suggesting improvements for a good functioning of the supply control as: to define the minimum and maximum supply, point of order, to implant the tool for classification of all the item of the supply and the substitution of software. The displayed problems are of easy correction and adaptation, and its possible solutions are of low costs for the company. Keywords: Logistics. Inventory Managemen. Pharmacy.

30

1. INTRODUO
De acordo com Ballou (1993), a logstica vista como rea das cincias da administrao que estuda os mtodos de como planejar, organizar e controlar efetivamente as atividades de movimentao e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. Segundo o mesmo autor, os fatores logsticos se estabelecem desde os fornecedores de matrias-primas e insumos, com os prestadores de servios, parceiros, clientes, distribuio de produtos, enfim, com uma viso completa da cadeia de suprimentos, buscando alcanar os objetivos da empresa. Outro fator de destaque no estudo da logstica o entendimento das atividades ligadas gesto de estoque. Na concepo de Corra, Gianise e Caon (2000, p.45) estoques so acmulos de recursos materiais entre fases especficas de processos de transformao. Logicamente, que a definio acima est voltada muito mais para empresas industriais, onde se concebe a transformao de uma matria-prima qualquer em um produto, todavia, existem tambm os estoques de mercadoria para revenda, que tambm podem ter tratamentos diferenciados. Algumas razes da existncia dos estoques ainda segundo Corra, Gianise e Caon (2000), a dificuldade de coordenar suprimento e demanda, quer por incapacidade pelo alto custo de obteno ou por restries tecnolgicas com fins especulativos, pela escassez ou pela oportunidade com a finalidade de gerenciar incertezas de previses de suprimento e/ou demanda, na formao de estoques de segurana. O presente trabalho tem como foco estudar a gesto de estoques realizada na Farmafrmula de Natal e propor melhorias que podem ser adotadas pelos gestores desta mesma empresa. Logo, levando em considerao que esta rea procura sempre tornar menores os custos e desperdcios da empresa, e promover a satisfao e benefcio para seus clientes, este estudo tem como objetivo avaliar a gesto de estoques do almoxarifado e aps o resultado fazer propostas de melhorias para o controle de estoque. Os resultados da pesquisa possibilitaro aos gestores identificarem as falhas ocasionadas no controle de estoque, podendo otimizar a gesto evitando compras desnecessrias para suprir o estoque, tendo o controle do seu estoque mnimo e mximo.

31

2. A FARMCIA DE MANIPULAO NO BRASIL

O mercado farmacutico dividido em quatro segmentos: medicamentos de referncia, similares, genricos e medicamentos de venda livre (no preciso receita mdica). Contudo

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013 deixa de inserir neste mercado os medicamentos manipulados em farmcias magistrais, que hoje esto presentes na maioria dos municpios do pas (SILVA et al., 2007). De acordo com Crosta (2000), existe diferena entre o medicamento manipulado e o medicamento industrializado, principalmente no prazo de validade, os produtos manipulados tm um menor prazo de validade. Estes medicamentos so manufaturados artesanalmente e formados por vrios insumos farmacuticos, pelos quais possuem diferentes prazos de validade, por isso necessrio um gerenciamento eficiente de estoques, para que possam ser evitadas as perdas. Segundo os dados da Associao Nacional de Farmacuticos Magistrais (ANFARMAG), o Brasil j o maior mercado mundial de farmcias de manipulao, crescimento de 40% entre os anos de 2002 e 2007. Como j existem grandes marcas de farmcias de manipulao no pas, natural que este setor esteja experimentando um grande crescimento na rea de redes franqueadas (ANFARMAG, 2007).

3. LOGSTICA
As atividades Logsticas so classificadas de vrias formas, uma delas dividida em dois grupos, as atividades primrias e secundrias ou de apoio. As atividades primrias so os transportes, o processamento de pedidos e a manuteno de estoques, conceituando-as como de fundamental importncia para a obteno dos objetivos logsticos de custo e nvel de servio que o mercado consumidor deseja alcanar. O processamento de pedido uma atividade primria de custo reduzido, que d inicio movimentao dos elementos logsticos, com tendncia para ser um elemento crtico no que diz respeito ao tempo indispensvel que levar bens e servios aos clientes (BALLOU, 1993; POZO, 2010). A manuteno de estoques o uso de estoques, como regulador de demanda, resulta no fato de que, em mdia, ele passa a ser responsvel por aproximadamente um a dois teros dos custos logsticos (POZO, 2010, p. 10). As atividades primrias so indispensveis para que se cumpra e seja coordenada a logstica, atingindo assim a qualidade dos servios. As mesmas devem ser integradas com as atividades secundrias para que haja sucesso na empresa. Pozo (2010) classifica as atividades secundrias ou de apoio em armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, suprimentos, planejamento e sistema de informao. Essas atividades do suporte s atividades primrias, ajudando a obteno dos bens e servios solicitados pelos clientes. Segundo Ballou (1993), armazenagem a administrao do local necessrio para conservar o estoque, envolvendo problemas do tipo: localizao, dimensionamento da rea, arranjo fsico e recuperao do estoque. O manuseio de materiais apoia na manuteno de estoques, envolvendo a movimentao do produto no local da estocagem. O Sistema de Informao mantm uma base de dados que gera informaes importantes como a localizao dos clientes, volume de vendas, padres de entregas e nveis de estoques. As principais funes da embalagem, segundo Bowersox e Closs (2007), so: utilidade, eficincia de manuseio, proteo contra avarias e comunicao. De acordo com os mesmos autores, atividade de suprimento proporciona ao produto ficar disponvel, no momento exato, para ser utilizado pelo sistema logstico. As atividades secundrias de planejamento,

32

refere-se primariamente s quantidades agregadas que devem ser produzidas bem como quando, onde e por quem devem ser fabricadas (POZO, 2010, p. 12). O sucesso da empresa no est ligado apenas no desempenho das atividades separadamente, e sim da adaptao e coordenao de todas elas. Atravs destas atividades, a logstica tem como objetivo proporcionar servios que se ajustem s variadas necessidades do consumidor e tambm dos fornecedores a um custo razovel e competitivo. Logo, diante das informaes citadas atravs dos diferentes autores, verifica-se que todas as atividades logsticas sejam elas primrias ou secundrias so de suma importncia para a empresa, pois atravs delas os processos so facilitados desde a aquisio das matrias-primas at a entrega para o consumidor final. Expressadas as atividades logsticas e suas funes, torna-se oportuno abranger sobre o estoque, sendo ele parte principal deste trabalho.

3.1. Gesto de Estoque

Toda empresa est procura desesperada de um mtodo que oferea a possibilidade de ter estoques de produtos mnimos e, alm disso, atender aos pedidos dos clientes sem que existam artigos em falta (KOBAYASHI, 2000, p. 105). Os estoques podem ser definidos como a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema de transformao (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002, p. 381). Diante dos conceitos citados, percebe-se que ideal que a organizao consiga uma sintonia entre a demanda e a oferta dos produtos, mantendo um estoque que possa garantir a disposio dos produtos para seus clientes. Segundo Krever et al. (2003), um eficiente controle de estoques amplia a qualidade do servio, a disponibilidade dos produtos e reduz os custos de manuteno. No interessante para a empresa ter capital empregado em um estoque, pelo qual no necessrio. Por isso, o gerenciamento dos estoques precisa ser bem planejado. A adoo de uma poltica de estoques por uma empresa resulta dos materiais que sero adotados e dos objetivos da mesma. O uso de estoques em mnimas quantidades para reduo dos custos pode ocasionar a falta de alguns produtos em casos de inconstantes demandas (LEMOS; FOGLIATTO, 2004). Segundo Martins e Campos Alt (2009, p. 198), a gesto de estoques composta por vrias aes permitindo que o administrador possa averiguar os estoques, analisando se os mesmos esto sendo bem localizados diante dos setores que os utilizam, bem manuseados, controlados e utilizados. Para Bowersox e Closs (2007), os sistemas de informaes da gesto de estoque tm que reunir caractersticas que so capazes de executar as necessidades em relao aos dados dos gestores e admitir as operaes e planejamentos da empresa. Os estoques das farmcias de manipulaes possuem uma enorme variedade de produtos, tornando difcil o planejamento de seu ressuprimento. Os medicamentos so divididos em grupos e cada um deles tem determinadas particularidades gerenciais como: giro, preo, consumo e prazo de entrega. Suas demandas incorporam alta eventualidade, com isso o gestor de estoques deve separar os produtos em grupos que tenham caractersticas parecidas (CORRA; GIANESI; CAON, 2001). Os diversos itens fabricados em uma farmcia de manipulao so de formas diferentes e o seu nmero de matrias-primas utilizadas

33

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013 bem elevado, isso porque em uma mesma formulao pode existir a necessidade do uso de variadas substncias sem atividades para difundir um nico medicamento ativo, o que acrescenta mais a quantidade de produtos a serem adquiridos. O tipo de estoque em uma farmcia de manipulao o estoque de antecipao, pois compensa diferenas de ritmo entre o fornecimento e a demanda (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002). Os medicamentos do setor farmacutico apresentam demandas variadas, que podem ser: os permanentes (uso contnuo), os irregulares (procura espontnea), as sazonais (medicamentos que variam de acordo com a temperatura, por exemplo, um medicamento para resfriado), em declnio (perda de patente e vrios concorrentes com baixos preos) e as derivadas (por exemplo, medicamento para dengue, uma epidemia) (BALLOU, 1993). A Figura 1 mostra a amplitude da gesto de estoques. Percebem-se que diversos fatores se entrelaam gesto de estoques. Essas atividades por sua vez retratam a importncia de uma boa gesto e um bom planejamento. Esses fatores que vo desde a sua anlise e classificao dentro do mtodo ABC, at seus mtodos de controles passam pelo gerenciamento de estoque. Pode ser citado o comportamento da demanda, o inventrio fsico, saneamento, a contabilizao, os indicadores gerencias que funcionaro como a bssola do gestor de estoques, onde por sua vez podero ser analisadas as medidas tomadas e planejamentos adotados se esto condizentes com o objetivo e o propsito de ao da Organizao, os mtodos de controle, suas reposies, parmetros de ressuprimento e por ltimo os custos, que comandam toda a cadeia da gesto de estoques, sendo um de seus principais pontos a focar (VIANA, 2010).

3.2. PONTO DE PEDIDO (PP) 34

Ponto de Pedido a quantidade de produtos que se tem em estoque e que garante o processo produtivo para que no sofra problemas de continuidade, enquanto espera a chegada do lote de compras, durante o tempo de reposio. Tambm conhecido como Nvel de Reposio (POZO, 2010). Quantidade mxima de estoque permitida para o material. O nvel mximo pode ser atingido pelo estoque virtual, quando da emisso de um pedido de compra (VIANA, 2010, p. 149). Por sua vez, Pozo (2010, p. 53) diz que Estoque Mximo o resultado da soma do estoque de segurana mais o lote de compra. Portanto, o estoque mximo o resultado da soma do estoque de segurana mais o lote de compra. denominada a quantidade mnima possvel com a possibilidade de suportar um tempo de ressuprimento superior ao planejado ou um consumo desproporcional. Estoque Mnimo tambm conhecido como estoque de segurana ou estoque reserva, uma quantidade mnima de produtos que tem que existir no estoque de uma empresa que tem como funo cobrir as possveis variaes do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento, rejeio do lote de compra ou aumento da demanda do produto (POZO, 2010; VIANA, 2010). Para evitar a ruptura do estoque, determina-se o estoque mnimo. Gonalves, Novaes e Simonetti (2006) diz que o nvel desse estoque pode ser localizado atravs de porcentagem, considera-se que o Estoque Mnimo resultar da aplicao percentual que varia entre 25% e 45% em relao demanda mdia esperada.

3.3. CURVA ABC

Segundo Viana (2010, p. 145), uma das primeiras medidas prticas, vlidas at hoje, para solucionar a problemtica do quanto e quando ressuprir foi a adoo de procedimentos como grau de controle, tamanho de estoque e quantidade de reposio, guiados pelos critrios da classificao ABC. O quadro 1 mostra que os itens de classe A so considerados os mais importantes, embora representados por poucos itens de 10% a 20% da quantidade e 70% a 80% do valor movimentado dos estoques, com o grau de controle rgido sendo necessria uma reviso constante e rigorosa. Os de classe B que so os intermedirios, 30% a 40% de itens e movimentando de 15% a 20% do valor, seu pedido feito normalmente com algum acompanhamento. J os itens de classe C a grande quantidade, representando de 40% a 50% so considerados os menos importantes, movimentam valores que variam entre 5% a 10%, seus pedidos so feitos espaadamente com suprimento para um a dois anos.
Quadro 1: Ressuprimento em funo da classificao ABC. Classe Mdia registrada nas empresas Quantidade (% de itens) A B C 1020% 3040% 4050% Valor (% de R$) 7080% 1520 % 510% Grau de controle Rgido Normal Simples Tamanho do Estoque Baixo Moderado Grande Procedimentos e constncia de reposio Frequentes, revises constantes e rigorosas. Pedidos normais, algum acompanhamento Pedidos espaados, suprimento para 1 a 2 anos.

35

Fonte: Viana, 2010.

A separao dos produtos em grupos torna possvel ao administrador dos estoques distinguir sua ateno para cada um deles, portanto um tipo de controle eficaz para um determinado grupo pode no ser para outro (BARBIERI; MACHLINE, 2006). A curva ABC, tambm conhecida como Curva de Pareto um procedimento que separa os produtos em grupos com caractersticas parecidas, em funo de seus consumos e valores, a fim de originar um processo de gesto atribudo a cada grupo (DIAS, 1993). Na avaliao dos resultados da curva ABC, percebe-se o giro dos itens no estoque, o nvel da lucratividade e o grau de representao no faturamento da organizao. Os recursos financeiros investidos na aquisio do estoque podero ser definidos pela anlise e aplicao correta dos dados fornecidos com a curva ABC (PINTO, 2002). Segundo Viana (2010, p. 64), depois de ordenados pela importncia relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas assim: Classe A: grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com ateno bem especial; Classe B: grupo de itens em situao intermediria entre as classes A e C; Classe C: grupo de itens menos importantes que justificam pouca ateno.

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013 Por sua vez, Dias (1993) define que a diviso dividida em trs classes A, B e C uma questo de convenincia, pois possvel estabelecer quantas classes forem precisas para que se possa alcanar o que deseja, principalmente quando os itens se apresentam em grande quantidade.

4. METODOLOGIA
Para atingir os objetivos deste trabalho, foi realizada uma pesquisa quanto aos fins do tipo descritiva com abordagem qualitativa, que ofereceu aos pesquisadores maior conhecimento sobre o tema e tornou possvel a compreenso do problema. E quanto aos meios foi realizado um estudo de caso. Atravs dos dados coletados junto Gerente de Estoque, foram analisados e interpretados qualitativamente, apontando solues para o problema proposto pelo estudo de caso. Esta interpretao e anlise foram realizadas em cumprimento aos objetivos apresentados neste trabalho sendo comparados com o referencial terico.

5. RESULTADOS
36
A Farmafrmula, farmcia de manipulao de medicamentos e cosmtico da cidade de Natal/RN, fundou-se em 28 de outubro de 1993. A Misso da Farmafrmula produzir, desenvolver e comercializar produtos e servios personalizados que promovam a sade e a beleza, superando as necessidades e desejos de seus clientes por meio de processos de qualidade superior. A empresa conta com 117 colaboradores, nas 08 (oito) lojas localizadas em Natal/RN, trabalhando nos seus variados departamentos. Em paralelo, suas unidades franqueadas movimentam mais de R$ 20 milhes por ano, com crescimento mdio de 60% nos ltimos 03 (trs) anos. Atualmente a Farmafrmula Ltda trabalha com um mix de produtos que perfaz cerca de 2.060 itens de estoque. A totalidade destes produtos adquirida de fornecedores localizados em So Paulo e Rio de Janeiro, o que acarreta em um tempo de reposio de aproximadamente 45 dias (entre o pedido e a chegada dos produtos). A empresa utiliza o software Pharmacie para controle de estoque. Este programa um dos lderes no mercado magistral brasileiro, no entanto apresenta limitaes quando tratamos de controle de estoque, uma vez que no realiza de forma automtica a baixa da matria-prima no momento da produo da frmula, fazendo, com isso, que o controle de estoque fique inconsistente. Desta forma, quando um produto vendido na empresa, ele no baixado no estoque, fazendo com que o controle do mesmo tenha que ser feito manualmente. Fato que traz constantes faltas, gerando prejuzos para a empresa. Alm disso, o software no est on line com as 08 (oito) lojas que a empresa possui em Natal/RN. Por isso, o controle tem que ser realizado de forma manual entre as lojas, dificultando a comunicao entre as mesmas e assim tornando frequentes informaes desatualizadas. A Gerente de Estoque uma profissional farmacutica, que est na empresa h quatro anos e sete meses. Existe internamente um rodzio entre os vrios setores de atuao do

farmacutico e atualmente a mesma encontra-se como responsvel do setor de almoxarifado, controlando o estoque. Agrega seus conhecimentos dos setores de manipulao para associar ou separar cadastros, inserir informaes no sistema e definir matrias-primas que devem sair da lista de pedidos, por desuso.

5.1. Gesto de Estoque

Segundo a Gerente de Estoque, em relao aos desperdcios ocorridos na Empresa, estes se tornam dependentes de uma oferta de mercado, portanto necessrio se aliar as suas necessidades ao que oferecido pelos fornecedores, que vendem uma quantidade mnima que, muitas vezes, superior necessidade da empresa, mas, para atender ao cliente final, a empresa acaba comprando uma quantidade maior do que a desejada, ficando parte acumulada no estoque e, quando expirado o prazo de validade, realiza-se a incinerao. Existe tambm a compra excessiva no perodo em que a classe mdica prescreve determinadas substncias que so muito solicitadas sendo necessrio se fazer compra em grande quantidade. O problema que de uma hora para outra a substncia deixa de ser prescrita, ficando paralisada no estoque at seu vencimento, para incinerao.

5.1.1. A utilizao da curva ABC para a gesto de estoque

A empresa no utiliza a Curva ABC para a sua gesto de estoque, tornando assim delicado o seu manejo e classificao de produtos em seu estoque. Segundo Martins e Campos Alt (2009, p. 198), a gesto de estoques composta por vrias aes permitindo que o administrador possa averiguar os estoques, analisando se os mesmos esto sendo bem localizados diante dos setores que os utilizam, bem manuseados, controlados e utilizados. Percebe-se a importncia da gesto de estoque em uma empresa, visto que o estoque representa uma parte dos ativos da empresa e imprescindvel que o administrador compreenda se este setor est sendo bem utilizado e administrado. De acordo com a Gerente de Estoque, anteriormente a empresa utilizava a Curva ABC para a classificao de estoque, mas em razo da ocorrncia de algumas falhas devido s bruscas mudanas nas prescries mdicas, o mtodo foi substitudo por outro procedimento. A empresa trabalha com aproximadamente dois mil (2.000) itens no estoque. Como a empresa no possui estrutura para monitorar de perto todos os itens, a nfase ocorre apenas nos produtos de maiores sadas, ficando os de menores sadas esquecidos. Isto frequentemente ocasiona faltas. Com isso foi definido observar igualmente todos os produtos sejam eles A, B ou C. Para isto, o estoque fsico foi dividido em sees de acordo com a quantidade de colaboradores do almoxarifado e cada um deles se tornou responsvel por sua rea desde a limpeza at o controle do estoque. Barbieri e Machline (2006) dizem que a separao dos produtos em grupos torna-se possvel ao administrador do estoque distinguir sua ateno para cada um deles, assim um tipo de controle eficaz para um determinado grupo pode no ser para outro.

37

5.1.2. O controle de estoque

Segundo a Gerente de Estoque da Empresa, o controle de estoque era feito atravs de uma conferncia geral, devido falta de um sistema informatizado confivel devido a mudanas de informaes espontneas ocorridas no software. Para isso foi necessrio dividir entre

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013 os almoxarifes o espao de armazenamento entre prateleiras e estantes, para que os mesmos possam verificar o estoque de todas as matrias-primas no incio de cada ms. Com isso feita a relao dos materiais necessrios para a compra, referente necessidade para abastecimento de um ano, tendo o cuidado de no adquirir matrias-primas com validade abaixo desse intervalo. H excees, onde avaliado o custo benefcio, adquirindo assim matrias-primas com validades curtas. A empresa no mensura o estoque de segurana, por isso o pedido para repor o estoque feito mensalmente. Se necessrio, feito outro pedido, comumente explicado pela carncia de informaes sobre o quantitativo do estoque no primeiro pedido. Para Viana (2010) compras e estoques so os pontos essenciais da gesto operacional de uma empresa. necessrio saber o quanto comprar e qual o estoque mnimo, para que se possa evitar a falta de capital de giro. Percebe-se que ocorreu uma desordem na empresa no que diz respeito a estoque mximo e mnimo. A empresa necessita ter um controle de estoque seguro para que no haja faltas de matria-prima e custos desnecessrios, pois essencial garantir aos seus clientes a disponibilidade dos produtos evitando que os mesmos se decepcionem por falta de mercadoria, com isso primordial saber controlar e planejar o estoque.

5.1.3. Armazenagem dos produtos

Quanto armazenagem dos produtos, varia de acordo com o tipo de matria-prima, pois existem diferenas entre temperaturas de armazenagem e estado fsico, lquidos e slidos, sendo estes armazenados em prateleiras separadas. Os produtos que necessitam de refrigerao so armazenados em geladeiras, sendo uma para lquidos e outra para slidos. Mediante orientaes da ANVISA (Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria) por meio da portaria n 344/98 sobre medicamentos e produtos controlados, os mesmos ficam em armrios fechados com chave. Existe tambm uma separao de corrosivos, inflamveis e sensibilizantes que esto armazenados em locais segregados. Por falta de espao fsico, as matrias-primas que so adquiridas em grandes quantidades ficam armazenadas em uma sala distinta. Segundo Ballou (1993), a armazenagem a administrao do local necessrio para conservar o estoque, envolvendo problemas do tipo: localizao, dimensionamento da rea, arranjo fsico e recuperao do estoque. A maneira de armazenagem muito importante, a localizao dos produtos deve estar de fcil acesso para qualquer tipo de averiguao, principalmente seu manuseio. O layout do almoxarifado to importante quanto o projeto da empresa, sobretudo quando se tem um agravante que a falta de espao fsico suficiente para armazenar produtos em grandes quantidades, que o caso da empresa em estudo. Em seguida a descrio de como feito o controle de fluxo no estoque.

38

5.1.4. Controle de fluxo no estoque

Segundo a Gerente de Estoque, a empresa realiza o controle de fluxo no estoque atravs de uma tabela que est em fase final de desenvolvimento, pela qual so definidas as quantidades de consumo das substncias no perodo de quatro meses e de um ano. Para Viana (2010), necessrio saber o quanto comprar e qual o estoque mnimo, para que se possa evitar a falta de capital de giro, pois compras e estoques so os pontos essenciais da gesto operacional de uma empresa.

A empresa em questo necessita de um estoque de segurana maior devido se encontrar fora do plo fornecedor, que se localiza no eixo Rio de Janeiro So Paulo, o que acarreta em um tempo de reposio de aproximadamente quarenta e cinco dias. importante que exista na empresa a Classificao ABC, devido grande quantidade de itens que a empresa possui no estoque. Com isso imprescindvel saber qual o sistema que a empresa utiliza para controlar o estoque.

5.1.5. Software para controle de estoque

Em relao ao uso de um software para o controle de estoque, atualmente a empresa trabalha com o Pharmacie; sistema que utilizado para toda a gesto da empresa e inclui mdulos administrativos e financeiros. Possui tambm estrutura para controle de estoque, no entanto, no utilizado plenamente devido as suas limitaes como no comunicar em lojas em tempo real (no est online) com as oito lojas que a empresa possui. Outra limitao ocorre quando um produto vendido na empresa, uma vez que no baixado automaticamente no estoque, fazendo com que o controle do mesmo tenha que ser feito manualmente, fato que traz constantes faltas, gerando prejuzos para a empresa. Assim, o controle de estoque realizado de forma manual entre as lojas, dificultando a comunicao entre as mesmas. Diante disso foi adquirido um novo sistema e est sendo avaliado em uma das unidades para que possa utiliz-lo o mais breve possvel em todas as lojas. O suporte tcnico do sistema da empresa conta com um representante local, e tambm com o apoio de suporte online. De acordo com Drucker (2000), com as evolues tecnolgicas constantes, os processos logsticos, servios oferecidos e recursos tecnolgicos, as empresas tm a opo de escolha vasta na qual procuram uma em que se enquadram essas tecnologias de informao melhor ao seu perfil. Os sistemas de informaes servem de ligao entre as atividades logsticas e um processo integrado, os hardwares e os softwares so utilizados para auxiliar o gerenciamento das operaes da empresa, que necessita de um controle online de estoque. Diante disso indispensvel saber sobre a atualizao do estoque pelo sistema. A Gerente de Estoque diz que a atualizao de estoque no sistema se torna difcil, pois o mesmo no oferece a baixa automtica dos produtos, e no apresenta ferramenta para dar sada aos produtos, que atualmente realizada manualmente tornando invivel devido ao grande fluxo. J a entrada feita por um profissional capacitado que alimenta o sistema atravs das notas fiscais, sempre que chegam novos produtos, a atualizao feita manualmente inserindo dado a dado no sistema. Desta forma, o atual sistema apresenta algumas deficincias, a principal delas ocorre no controle do estoque, onde a entrada alimentada pelo sistema, mas a sada no realizada, ocasionando o acmulo de quantidades inexistentes de produtos. Do ponto de vista de Bowersox e Closs (2007), os sistemas de informaes da gesto de estoque tm que reunir caractersticas que so capazes de executar as necessidades em relao aos dados dos gestores e admitir as operaes e planejamentos da empresa. Diante do exposto, a empresa passa por vulnerabilidades causadas j que h discrepncia entre o estoque fsico e o virtual devido a no ter um controle de estoque eficaz, implicando em informaes inconsistentes.

39

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013

5.1.6. Pontos fortes e pontos fracos da gesto de estoque da Farmafrmula de Natal/RN

Diante dos resultados obtidos, o quadro 2 apresenta o resumo da entrevista em pontos fortes e pontos fracos apontados pela Gerente de Estoque da Farmafrmula Ltda.
Quadro 2: Resultados da entrevista PONTOS FORTES Suporte tcnico local e apoio de acessria online Reposio contnua de estoque Armazenagem feita de acordo com a necessidade da matria-prima e sob orientao da ANVISA Organograma bem definido PONTOS FRACOS Compra excessiva de matria-prima em perodo de moda No utilizao da Curva ABC Falta de espao fsico para armazenamento de matria-prima adquirida em grande quantidade Inconsistncia no sistema informatizado No utilizao do estoque mnimo, mximo e ponto de pedido No utilizao plena de software para controle de estoque Sada de material realizada manualmente Rodzio de funcionrios entre os setores Fonte: Dados da pesquisa (2011).

40

Os resultados so coerentes realidade da empresa, o sistema utilizado pela mesma apresenta uma carncia em relao ao controle de estoque, visto que atualmente de suma importncia que esse controle seja eficiente. Percebe-se a preocupao da empresa em sanar esse ponto fraco e almeja diante da gesto de estoque definir a quantidade certa de produtos evitando assim faltas e excessos.

6. PROPOSTA TCNICA
Esta etapa do trabalho teve o intuito de mostrar as sugestes elaboradas para a empresa, sugerindo algumas alteraes com o objetivo de resolver dificuldades expostas e verificadas a partir do diagnstico funcional. Depois de analisar os dados obtidos, as principais dificuldades que requerem solues so: no utilizao de estoque mximo e mnimo e ponto de pedido; no realizao de classificao ABC e quantificao de produtos do estoque fsico divergente do estoque virtual (software). Abaixo, tornam-se claras as possveis solues visando realidade da empresa. Estoque Mximo e Estoque Mnimo: Foi diagnosticado que a empresa no mensura estoque mximo e estoque de segurana adequadamente. Diante disso, prope-se a definio dos mesmos. Baseado em Pozo (2010) calcula-se o estoque mximo somando o estoque de segurana com o lote de compra, com isso obtm-se a quantidade mxima de estoque permitida para o produto. Para tanto necessrio que a empresa determine o estoque de segurana ou estoque mnimo que por sua vez calculado de acordo com Viana (2010) por meio da multiplicao entre o fator de segurana, o tempo de ressuprimento e o consumo mdio mensal, pois tem como funo cobrir as possveis variaes do sis-

tema, que podem ser eventuais atrasos no tempo de fornecimento, rejeio do lote de compra ou aumento da demanda do produto. necessrio levantar junto aos fornecedores a quantidade mnima para faturamento e tempo de entrega, evitando assim a ruptura do estoque. Ponto de Pedido: Recomenda-se estipular o ponto de pedido de todos os itens da empresa, baseado em Pozo (2010), possvel atravs da multiplicao do consumo normal do produto e o tempo de reposio, somado ao valor do estoque de segurana, anteriormente proposto. Mediante o ponto de pedido, sabe-se a quantidade de produtos em estoque, que quando atingida aciona um sistema de compra gerando uma solicitao de pedido. Com isso deve ser verificado o estoque periodicamente de acordo com a convenincia da empresa para que o gestor venha saber a realidade do seu estoque. O ponto de pedido garante o processo produtivo, enquanto aguarda a chegada do lote de compras. Classificao e quantificao dos produtos do estoque: proposta a adoo da Curva ABC para a gesto de estoque, onde os gestores classificam os produtos da empresa, identificando qual deles merece uma ateno maior e um tratamento diferenciado quanto ao seu valor e influncia. de suma importncia para a administrao de estoques e programao de produo dar parmetros sobre a necessidade de adquirir matrias-primas essenciais para o controle de estoque, que variam de acordo com a demanda do consumidor. De acordo com Pinto (2002), a Curva ABC bastante utilizada para a administrao de estoques em uma empresa, define tambm polticas de vendas, estabelecendo prioridades para a programao de produo. A mesma serve de parmetro para informar ao gestor sobre a necessidade de aquisio do produto que essencial para o controle do estoque, variando de acordo com a demanda do consumidor, garantindo a deciso de compra em relao quantidade e valor. Substituio do Software: Evidenciou-se diante dos dados analisados, insegurana em relao ao uso do software utilizado pela empresa. Recomenda-se o desenvolvimento de um software prprio que possa suprir as necessidades da empresa, agregando informaes necessrias para a gesto de estoque, onde possa ser utilizado em toda a rede de farmcia Farmafrmula existente em Natal / RN, de maneira que o estoque possa ser acompanhado e atualizado diariamente, com isso se tem o controle de entrada e sada dos produtos. Do ponto de vista de Bowersox e Closs (2007), os sistemas de informaes da gesto de estoque tm que reunir caractersticas que so capazes de executar as necessidades em relao aos dados dos gestores e admitir as operaes e planejamentos da empresa. Este software dever permitir todo o planejamento do fluxo de materiais, tornando eficiente a operao dos processos e facilitando para os gestores as tomadas de decises. A finalidade que atravs do mesmo a empresa possa ter um eficiente controle de estoque e obter informaes dignas de confiana.

41

Ano 2, n 1, agosto de 2012 - janeiro de 2013

7. CONCLUSO
O estudo alcanou seus objetivos. O propsito deste trabalho foi investigar a gesto de estoque da Farmafrmula localizada em Natal, no Rio Grande do Norte, e propor melhorias para a gesto de estoque desta farmcia. Assim, foram observadas limitaes importantes decorrentes da no utilizao de estoque mximo/mnimo e ponto de pedido; no realizao de classificao ABC e divergncias de produtos do estoque fsico e do estoque virtual (software). Sugere-se que a organizao defina e utilize estoques mnimo/mximo e ponto de pedido. Ademais, recomenda-se a adoo da Curva ABC para orientar os gestores sobre que produtos so essenciais, ou seja, produtos onde sua falta acarreta maiores prejuzos. Por fim, aconselha-se, sobretudo, utilizar software que realize a baixa automtica das matrias-primas e no modifique espontaneamente as informaes registras, possibilitando que estoque virtual seja compatvel com o estoque real. Estas medidas podem contribuir para diminuir rupturas e, consequentemente, dispor de matrias-primas em quantidade suficiente para atender demanda dos consumidores finais

REFERNCIAS
ASSOCIAO NACIONAL DE FARMACUTICOS MAGISTRAIS (ANFARMAG). Manual de Equivalncia. 2. ed. So Paulo, 2007.

42

BALLOU, R. H. Logstica empresarial. Transportes, Administrao de Materiais e Distribuio Fsica. So Paulo: Atlas S.A., 1993. BARBIERI, J. C.; MACHLINE, C. Logstica hospitalar: teoria e prtica. So Paulo: Saraiva, 2006. BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logstica empresarial. So Paulo: Atlas, 2007. CORREA, H.; GIANESI, I. G. N.; CAON, M. Planejamento, programao e controle da produo: MRP II / ERP: conceitos, uso e implantao. 4 ed. So Paulo: Atlas, 2001. ______. Planejamento, programao e controle da produo. MRP II / ERP. So Paulo: Editora Atlas, 2000. CROSTA, V. M. D. Gerenciamento e qualidade em empresas de pequeno porte: um estudo de caso no segmento de farmcia de manipulao. 2000. Dissertao (Mestrado em Matemtica) Universidade Estadual de Campinas, Campinas, 2000. DIAS, M. A. P. Administrao de materiais. Uma Abordagem Logstica. 4 ed. So Paulo: Atlas, 1993. DRUCKER, P. F. Administrando em tempos de grandes mudanas. So Paulo: Pioneira, 2000. GONALVES, A. A.; NOVAES, M. L. O.; SIMONETTI V. M. M. Otimizao de farmcias hospitalares: eficcia da utilizao de indicadores para gesto de estoques. In: Encontro Nacional de Engenharia de Produo, 26, Fortaleza, 2006. KOBAYASHI. Logstica empresarial. So Paulo: Atlas, 2000.

KREVER et al. Inventory control based on advanced theory, na application. European Journal of Operational Research, v. 162, n 2, p. 342-358, 2003. LEMOS, F. O.; FOGLIATTO, F. S. Modelagem estocstica do estoque de itens revisados periodicamente com pedidos sujeitos a mltiplas datas de entrega. In: Encontro Nacional de Engenharia de Produo, 24, Florianpolis, 2004. MARTINS, P. G.; CAMPOS ALT, P. R. Administrao de Materiais e recursos Patrimoniais. 3 ed. So Paulo: saraiva, 2009. PINTO, C. V. Organizao e gesto da manuteno. 2 ed. Lisboa: Edies Monitor, 2002. POZO, H. Administrao de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logstica. 6 ed. So Paulo: Atlas, 2010. PRISTA, et al. Tecnologia farmacutica. v. 1. 6 ed. Lisboa: Fundao Calouste Gulbenkian, 2003. SILVA, G. G. M. P. et al. A manufatura enxuta aplicada no setor de servios: um estudo de caso. In: Encontro Nacional de Engenharia de Produo, 27, Foz do Iguau, 2007. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administrao da produo. 2 ed. So Paulo: Atlas, 2002. VIANA, J. J. Administrao de materiais: um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2010.

43