CDULAS DE AUDITORA

Concepto Las cdulas de auditora son documentos en los que se describen los procedimientos y tcnicas utilizadas durante la ejecucin de la auditora, as como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinin del auditor. Tipos de cdulas de auditora Por su contenido, las cdulas de auditora se clasifican de la siguiente manera: 1. Cdulas sumarias o de resumen En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias. Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento de auditora, antes de concluir la revisin. (Vase el Anexo nm. 1.) 2. Cdula analtica En las cdulas analticas, adems de incluirse la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin por revisar, mediante la aplicacin de uno o varios procedimientos de auditora, se detallan la informacin con la que se cont, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas. Es conveniente que la informacin y documentacin recabada se clasifique de tal forma que permitan detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin. Las pruebas que se consignen en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimizacin del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y dems obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria. En las cdulas analticas se incluye, adems, el razonamiento de cifras especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas especficas de detalle o de anlisis. Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, produccin per cpita, determinacin del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cdulas se incluyen las observaciones o irregularidades. (Vase el Anexo nm. 2.) 3. Cdulas subanalticas Por medio de las cdulas subanalticas, se efecta la desagregacin, detalle o anlisis a profundidad de los datos contenidos en una cdula analtica, mediante la aplicacin de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas cdulas, consiste en el examen especfico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la

cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin de dicha cuenta. (Vase el Anexo nm. 3) 4. Cdulas maestras Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se presenten las conclusiones, se deber integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de ste y se resuman los procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender. Estructura de las cdulas de auditora Las cdulas de auditora muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce. 1. Encabezado En l se asientan el logotipo de la empresa, las siglas de esta entidad de fiscalizacin y el nombre de la Firma de Auditora y de la Direccin de rea encargada de la revisin. Se ubicar en la parte superior de la cdula, as como los siguientes datos: a) Razn social o denominacin del sujeto fiscalizado. b) Clave de la auditora. c) Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado. d) Perodo o ejercicio presupuestal sujeto a revisin. e) Clase o tipo de cdula. f) Descripcin de la informacin que se presenta en la cdula. g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cdula y su firma o rbrica, a fin de deslindar responsabilidades. h) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de de limitar responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditora, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento. i) Clave o ndice de la cdula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que permitir ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitar su inmediata localizacin en el expediente. 2. Cuerpo o contenido principal Es la parte ms importante de la cdula; en ella se asientan los resultados y la informacin obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente: a) Cifras y conceptos sujetos a revisin. b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado. c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas. d) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado. e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, as como determinacin del monto de dichos hechos e irregularidades.

f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cdulas que guarden relacin o complementen los procedimientos que en ella se consignen. 3. Pie o calce Se ubica en la parte final de la cdula; en l se asientan principalmente los siguientes datos: a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer ms conciso o sencillo algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, con el fin de aclarar o ampliar informacin o sealar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno. b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cdula. c) Descripcin de las marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello). d) Nmero de hojas que integran la cdula Caractersticas de las cdulas El diseo de una cdula se refiere bsicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecucin de las pruebas de auditora. Para el diseo de las cdulas, es preciso considerar las necesidades de la revisin, en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados. Con relacin a los objetivos establecidos para la elaboracin de los papeles de trabajo, a continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido: 1. Que sea objetiva, es decir, que la informacin sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin. 2. Que sea de fcil lectura, por lo cual se integrar de manera lgica, clara y sencilla. 3. Que est completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. 4. Que los cruces de las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas), se correlacionen fcilmente, de tal manera que contengan suficientes ndices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad. 5. Que sea pertinente, por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto. Reglas para la elaboracin de cdulas de auditora A efecto de que las cdulas que integran los papeles de trabajo renan las caractersticas enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, ms no limitativa, algunas reglas o principios para su diseo y elaboracin: 1. Adoptar, segn el tipo de auditora, sujeto fiscalizado y rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin.

2. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados. 3. Efectuar un diseo previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora. 4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado. 5. Anotar los datos en columnas. 6. Asentar en la cdula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estn completos. 7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula. 8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la cdula con los asentados en otras cdulas. 9. Para efectos de correccin, en las cdulas elaboradas manualmente, las palabras o nmeros incorrectos se tacharn y los correctos se escribirn en la parte superior con la rbrica de quien elabor o supervis la cdula. 10. Una vez elaborada una cdula en forma manual, sta no deber desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deber trabajar siempre con limpieza y precisin. 11. Los datos y cifras de las cdulas que se elaboren manualmente, se escribirn con letra legible o de molde y con tinta negra. 12. En caso de que las cdulas se elaboren mediante computadora, stas se debern imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localizacin e identificacin en los legajos. Marcas de auditora Las marcas de auditora se debern escribir con color rojo y explicar su significado al pie o calce de las cdulas. El uso de tales marcas debe corresponder con las establecidas en la Gua de ndices, Marcas y Llamadas de Auditora emitido por la Firma, no obstante su uso es enunciativo ms no limitativo, y el personal auditor podr crear algunas ms de conformidad con el tipo de auditora y rubro revisado.