Kikao cha kitengo cha ukaguzi wa ndani cha tarehe 10/6/2010 Waliohudhuria G. Biro .Mwenyekiti Salome Godson..

.Katibu Idrisa Mohamed Mjumbe Ambrose Mwamsamba..Mjumbe Nyandili BonaventureMjumbe Domician Bwana ...Mjumbe Mwanaidi KalelaMjumbe Salehe Pembe Mjumbe Melisi Mfumya..Mjumbe Mrs. Mwakibinga..Mjumbe AGENDA Kufungua kikao Kusoma na kuthibithi agenda za kikao kilichopita Yatokanayo Agenda mpya Kufunga kikao Kufungua kikao Mwenyekiti alifungua kikao saa 2:20 kwa kuwakaribisha wajumbe wote Kusoma na kudhibithi agenda za kikao kilichopita Muhtasari ulisomwa na kuthibitishwa na wajumbe. Yatokanayo Mwongozo Suala la muongozo bado halijakamilika kuna haja ya kuandaa mwongozo unaohusu kazi za press. Bwana Idrisa alipewa jukumu la kuwasiliana na wahahsibu ili tuandae mwongozo wa press. Kikundi cha kusaidiana Wahusika walitakiwa kutoa taarifa ya mchango wa kikundi, wahusika walisema hakuna mchakato uliofanyika wa kukusanya hela. Dada Kalela alipewa jukumu la kukusanya mchango wa chama cha kusaidiana na tulikubaliana kuwa ifikapo mwisho wa mwezi wa sita kila mwanachama awe amelipa 25,000 itajumuisha sh.15,000 kati ya shilingi 50,0000 ni kiingilio ( fedha ya kiingilio ilikubaliwa kuwa ni sh 50,000 na kulipwa kwa awamu tatu) na shilingi 10,000 ni mchango wa kila mwezi. Pia Mwenyekiti aliwakumbusha wajumbe kuwa tujitahidi kutoa michango ya rambirambi kwa wenzetu wa Idara nyingine wanapofiwa. Mjumbe mmoja alisema kuwa mmoja wetu alifiwa na mzazi wake lakina Idara nyingine hawakutoa michango wa rambirambi. Kulionekana kulikuwa na shida ya mawasiliano na tulikubaliana kuwa mtu anapofiwa tuwe tunamweleza sekretari ili andike taarifa iende Idara nyingine.

 Kuwaaga wenzetu Azimio Kuandaa shughuli ya kuwaaga watumishi wenzetu waliohamia vituo vingine vya kazi na kumkaribisha mwenzetu aliyekuja kituo chetu cha kazi itasimamiwa na chama cha kusaidiana na waliomba wafikirie tutafanya nini na watampa mwenyekiti feedback baada ya kikao. Audit process semina Semina ilifanyika na walitoa taarifa kuwa mafunzo yalifanikiwa kwa zaiadi ya 80%. Wajumbe walimkumbusha mwenyekiti kuwa wawezashaji wa semina waliahidi kutoa vyeti lakini bado hatujapatiwa pia alituahidi kutupatia notice za communication skills bado hatujazipata. Mwenyekiti alisistiza watu ku improve zaidi katika uandaaji wa taarifa hususani uwekaji wa nyaraka. Time frame Hili ni tatizo katika kuandaa taarifa za ukaguzi kwani muda ambao umewekwa kwa ajili ya kufanya ukaguzi ni mdogo kuliko muda wa upatikanaji wa document. Mjumbe mmoja alisema kuwa kwemye semina ya risk management tuwaeleze wakuu wa vitengo vingine role ya Internal audit ni kuwasaidia kurekebisha mapungufu na sio kutafuta makosa wanayo yafanya. Agenda mpya Uwakilishi wa Tughe Akilllu amehama wakati alikuwa ni mwakilishi wa wafanyakazi wa kitengo cha ukaguzi wa ndani Tughe hivyo nafasi yake ipo wazi. Imekubaliwa kuwa katibu apeleke taarifa Tughe kuwa mwakilishi wetu amehama. Pia Akillu alikuwa mwenyekiti wa kikundi cha kusaidiana Tulikubaliana kufanya uchaguzi wa kumchagua mwenyekiti wa chama cha kusaidiana na matokeo yalikuwa kama ifuatavyo:Wajumbe walikuwa 11 na kura zilizopigwa zilikuwa 11 hakuna kura iliyoharibika Ambrose Mwamsamba alipata kura ...1 Mrs Mwakibinga alipata kura .4 Idrisa Mohamedi alipata kura ..6 Bwana Idrisa ndiye atakayekuwa mwenyekiti wa kikundi cha kusaidiana. Vitendea kazi Computer aina ya Sussex linus sio user friendly hivyo imependekezwa kubadilisha kutoka Sussex linux na kuwa Microsoft office. Pia computer huwa zinazima wakati mtu akifanya kazi bado hatujajua tatizo ni nini.Tulikubaliana kuwa tuwaone wataalamu kwa

swala la komputa kuzima ili tujue kama ni nzima ndipo tupadilishe operating system. Jukumu la kufuatilia computer alipewa Bwana Idrisa na G. Biro Vitendea kazi vingine ni extension, socketi na AC # 21- Bwana Domician alipewa jukumu la kushughulikia vitendea kazi hivyo. Hali ya ukaguzi Mwenyekiti aliwaeleza wajumbe kuhusu hali ya ukaguzi kuwa hakuna watu walioenda na schedule tuliyokuwa tumejiwekea kuwa tarehe 15/6/2010 tuwe tumetoa ripoti. Aliuliza kundi moja moja walipofikia katika ukaguzi wao wa kukagua Idara mbalimbali Idara ya utawala wameshaanza kukagua utawala na kuandika repoti pia wanafuatilia oprasi na training kama wakipata document walizoziomba kesho Ijumaa watamaliza utawala na jumatatu wataanza ukaguzi wa masijala. Primary na secondary-Wanatengeneza audit program, wameandaa dokezo watalipeleka leo na wnategemea kuanza ukaguzi Ijumaa. Procurement na Motor vehicle-Dokezo la kuomba document limeenda PMU na ukaguzi motor vehicle ulianza jana. Pia mwenyekiti alisisitiza kuwa wajumbe wawe makini katika utandaji wao wa kazi kwani wakati wa ukaguzi wa payroll aliwaambia wakaguzi waliokuwa wanakagua payroll walinganishe majina ya watumishi waliopo kwenye tange na waliopo kwenye payroll lakini hawakufanya hivyo. Taarifa za ukaguzi Taarifa za kanda za ukaguzi Kanda ya mashariki na pwani taarifa yake imekamilika na imeshatumwa lakini majibu bado. Mtwara na kanda ya ziwa Bw Idrisa alisema kuwa taarifa zake zipo tayari alitakiwa aziwasilishe taarifa hizo. Taarifa ya kabanga na Kasulu Bwana Idrisa alitakiwa kuiwasilisha kwa CIA kabla ya tarehe 18/6/2010. Lakini baadhi ya taarifa za kanda bado hazijakamilika na wahusika hawapo na ni jukumu letu kukamilisha taarifa hizo. Tuligana ili turekabishe vitu vya msingi kama ifuatavyo:Taarifa ya Mbeya aliyoifanya Swamanga walipewa wanaofanya ukaguzi Idara ya ugavi.(Melisi, Salome na Elibariki) ii. Taarifa ya central zone aliyoifanya Swila walipewa wanaofanya ukaguzi Utawala (Kalela na Nyandili) iii. Taarifa ya northen western aliyoifanya mama Uiso walipewa wanaofanya ukaguzi Idara ya secondary na msingi (Pembe na Ambrose). Taarifa za kanda tulikubaliana baada ya wiki moja ziwe tayari lakini taarifa za vyuo kesho ijumaa tarehe 11/6/2010ziwe zimeshatumwa. Pia tulikubaliana kuwa kila taarifa tutakayoituma kwenye vyuo na kanda tumpe sekretari kwa ajili ya control. i.

Taarifa ya batch robo ya tatu Kazi ya kuainisha taarifa ya robo ya tatu alikuwa anafanya mama Mwakibinga na Domician lakini Domician alikuwa likizo na amesharudi kuanzia leo watamalizia taarifa hiyo. Mafunzo Mwenyekiti alisema kuwa lengo kubwa lilikuwa wakaguzi wote tupate mafunzo mwaka huu. Na alitoa taarifa kuwa walipeleka mapendekezo ya mafunzo ya Risk management kwa menejiment ikakubalika na DPP alikubali kutoa hela kwa mafunzo hayo. Pia mwenyekiti alisema kuwa kifungu cha foreign kina hela kidogo za mafunzo, wakaguzi watatu watahudhuria mafunzo nje nchi na secretary mmoja. Kwa wale watakaobaki watahudhuria mafunzo ya performance auditing yatakayofanyika ESAMI Arusha kuanzia tarehe 28 June hadi 9 July. Kufunga kikao Mwenyekiti alifunga kikao saa 4.55, aliwaomba wajumbe wafanye kazi kwa bidii ili tuweze kufikia malengo.