5.

Vje`ba
STVARANJE
NOVE BAZE
PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, te

kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim
tablicama, izvje{tajima i formama.

ODABIRANJE DOBROG NA^INA ZA

STVARANJE BAZE PODATAKA
Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvarati
bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{taje
i forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadr`i sve te
elemente.

^arobnjak za stvaranje baze podataka

Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su za-
pravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj
na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje
baze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.)

Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe.

Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, br`e je upotrijebiti
ga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove.
(Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis
~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u `urbi,
upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena.
No, ako `elite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti
jednom ~arobnjaku ili jednostavno `elite provjeriti svoje znanje, mo-
`ete stvoriti praznu bazu podataka.
 STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 35

STVARANJE PRAZNE BAZE PODATAKA

Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stva-
rate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako ste
tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek
prikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake:
1. Kliknite opciju Blank Access database.
2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database.
3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada
kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka.

SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalog

Microsoft Access mo`ete brzo pokrenuti novu bazu podataka.
Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne mo`ete ga vratiti sve dok ne napu-
stite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stva-
ranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme mo`ete upotrijebiti
sljede}e korake:
1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci.
Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2).
2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database i
prikazuje se okvir za dijalog File New Database.
3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka
(ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create.
Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju
u mapu My Documents.
36 5. VJE@BA

SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije

stvaranja razli~itih vrsta baza podataka.
U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u
prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3).

SLIKA 5.3 Prozor nove baze podataka.

Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja ra-
zli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }ete
nau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite
(20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).
 STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 37

Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je

Create table u prikazu Design) nisu neophodne –
da biste jednostavno stvorili objekt baze podata-
ka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre-
~ica i `elite ostaviti prostora za vlastito stvaranje
objekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice oda-
birom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju
New object shortcuts.

STAVARANJEBAZE PODATAKA
POMO]U ^AROBNJAKA
Uz pomo} ~arobnjaka mo`ete automatski stvarati gotovo sve tablice,
forme i izvje{taje koje }ete `eljeti u bazi podataka, jedino trebate
odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite naredne
korake:
1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za
dijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards,
pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvir
za dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvir
za dijalog New.
2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnja-
ka.
3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {ta-
pi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management.
4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg `elite, kliknite OK. Prikazuje se
okvir za dijalog File New Database.
5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste
nastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se
prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi.
6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popis
tablica koje mo`ete stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane s
lijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.
38 5. VJE@BA

Polja u ozna~enoj tablici. Polja

Optional (nako{eno pismo).

SLIKA 5.4 ^arobnjak automatski stvara tablice i polja.

7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisana
su nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, posta-
vite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako biste
nastavili s radom.

Ne `elim ove tablice i ova polja Ne ljutite

se, to je cijena koju morate platiti ako `elite raditi
s ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja mo`ete
isklju~iti osim polja Optional, ali mo`ete izbrisati
tablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9.
vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele ta-
blice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvat-
ljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka.
Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno.

8. ^arobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza `elite. U popisu klik-

nite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se
prikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite
Next.
9. ^arobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite
na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada oda-
berete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.
 STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 39

Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrije-

bljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali na
crno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte po-
zadinu ovisno o va{em pisa~u.

10. ^arobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka.

Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i mo`e biti razili~it od
imena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5).
Kliknite kako biste Klikom na ovaj gumb mo`ete
uklju~ili sliku. pregledati izbor slika.

Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potreb-

no odaberite sliku za logotip tvrtke.
11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na pri-
mjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I’d like to include, a
picture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike
(ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK
kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka.
12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozor
Finish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. ^a-
robnjak stvara bazu podataka. (Mo`e potrajati nekoliko minuta.)
Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switch-
board (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara i
Switchboard.
40 5. VJE@BA

SLIKA 5.6 Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak.

Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main
Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim pro-
gramima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom po-
dataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switc-
boardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor
Main Switchboard.

Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvara-

nje Switchboarda svaki put kad otorite bazu po-
dataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvorite
padaju}i popis Display Form i odaberite [None].
Kliknite OK.

Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor

va{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u
donjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova.
Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene.
Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni.
Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli,
mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e
o stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da une-
sete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke
unijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama.
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po-
~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`bi
nau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.