18.

Vje`ba
PRONALA@ENJE
PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti osnovne na~ine pronala`enja podataka u

bazi podataka upotrebom okvira za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA OPCIJE FIND

Opcija Find je korisna za pronala`enje odre|enog sloga koji ste pret-
hodno unijeli. Na primjer, ako radite s bazom podataka kupaca, mo`-
da }ete `eljeti brzo prona}i slog kupca, kada je spreman naru~iti robu,
kako biste provjerili njegovu adresu. Ili, nastavite li raditi s bazom po-
dataka pasa, mo`ete brzo prona}i slog za psa ~ije ime je Sheldon kako
biste provjerili njegov datum ro|enja.

Pronala`enje vi{e slogova Ako je potrebno

prona}i vi{e slogova istovremeno, opcija Find nije
najbolje rje{enje. Bolja alatka za pronala`enje vi{e
slogova je filtriranje podataka, no vi{e o tome u
19. vje`bi “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje
podataka”.

Slijedite naredne korake kako biste prona{li odre|eni slog:

1. Potra`ite u tablici, u prikazu Datasheet, ili pregledajte njezin
sadr`aj upotrebom forme. Oba prikaza podr`avaju opciju Find.
2. Ako znate, kliknite polje koje sadr`i podatak koji `elite prona}i.
3. Kliknite alatku Find na alatnoj traci, odaberite Edit, Find ili pri-
tisnite tipke Ctrl+F. Bez obzira koja od ova tri na~ina upotrije-
bite, prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace (slika 18.1)
sa stranicom Find prikazanom na zaslonu.
 PRONALA@ENJE PODATAKA 135

SLIKA 18.1 Upotrijebite okvir za dijalog Find and Replace

kako biste prona{li podatak u slogu.
4. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst ili brojeve koje `elite
prona}i.
5. U okviru Look In nalazi se polje koje ste odabrali u 2. koraku.
Ako `elite tra`iti u cijeloj tablici, otvorite padaju}i popis Look In
i iz popisa odaberite ime tablice.
6. U padaju}em popisu Match odaberite jednu od sljede}ih opcija:
l Whole Field. Ova opcija pronalazi polja gdje je odre|eni
tekst jedino {to se nalazi u polju. Na primjer, tra`ite li
“Smith” ne}ete prona}i “Smithsonian”.
l Start of Field. Ova opcija pronalazi polja koja po~inju s
odre|enim tekstom. Na primjer, tra`ite li “Smith” prona}i
}ete “Smith” i “Smithsonian”, ali ne i “Joe Smith”.
l Any Part of Field. Ova opcija pronalazi polja koja sadr`e
odre|eni tekst bilo gdje u polju. Tra`ite li “Smith”, prona}i
}ete “Smith”, “Smithsonian”, ali i “Joe Smith”.
7. Ako `elite odrediti smjer tra`enja, tra`enje po odre|enom slovu
ili odgovaraju}em formatiranju, kliknite gumb More kako biste
odredili dodatne kontrole (slika 18.2). Ako vam to nije `elja,
prije|ite na 11. korak.
8. Ako `elite potra`iti podatak od trenutnog sloga prema naprijed,
otvorite padaju}i popis Search i odaberite Down. Ako pak `elite
potra`iti unazad, odaberite Up. Izvorna postavka je All prema
kojoj }e se pronala`enje izvr{iti u svim slogovima.
136 18. VJE@BA

SLIKA 18.2 Kada kliknete gumb More, prikazuju se dodatne

kontrole. Kliknete li gumb Less ponovno }ete ih sakriti.
9. Potvrdite opciju Match Case ako `elite pronalaziti unose s istim
slovima (velika ili mala). Nakon potvr|ene ove opcije, ako `elite
prona}i “Smith”, ne}ete prona}i “SMITH” ili “smith”.
10. Ako potvrdite opciju Search Fields As Formatted, prona}i }ete
samo polja s istim brojem i datumom formatiranja za uneseni
tekst. @elite li prona}i “12/12/95”, ne}ete prona}i “12-12-95”, bez
obzira {to se radi o istom datumu, no formatiranje je razli~ito.

Ne usporavajte rad Ne upotrebljavajte opciju

Search Fields As Formatted ako je ne trebate jer
}ete pronala`enje samo usporiti.

11. Kliknite Find Next kako biste zapo~eli pronala`enje.

12. Ako je potrebno, pomaknite okvir za dijalog Find and Replace,
povla~enjem mi{em za naslovnu traku, kako biste vidjeli
prona|eni slog. Access }e ozna~iti unos polja koji sadr`i tra`eni
tekst (slika 18.3).
 PRONALA@ENJE PODATAKA 137

SLIKA 18.3 Access pronalazi slogove koji sadr`e odabrani

tekst, jedan po jedan.
13. Da biste nastavili s pronala`enjem, kliknite Find Next. Ako
Access ne prona|e vi{e niti jedan unos, re}i }e vam da tra`eni
element nije prona|en. Kliknite OK kako biste zatvorili poruku.
14. Kada zavr{ite s pronala`enjem podataka, kliknite Cancel kako
biste zatvorili okvir za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA OPCIJE REPLACE

Ova je opcija vrlo sli~na pronala`enju, ali uz mogu}nost pronala`enja
mo`ete i zamijeniti prona|eni tekst. Na primjer, ako prona|ete lo{e
napisano ime brand va{eg inventara, rije~ mo`ete zamijeniti s ispravno
napisanom. Ili, u primjeru pasa, mo`ete prona}i psa pod imenom
Sheldon i zamijeniti ime u Sherman.
Slijedite naredne korake kako biste prona{li i zamijenili podatak:
1. Odaberite Edit, Replace ili pritisnite tipke Ctrl+H. Prikazuje se
okvir za dijalog Find and Replace s prikazanom karticom Replace
(slika 18.4).
138 18. VJE@BA

SLIKA 18.4 Odre|eni tekst mo`ete prona}i i zamijeniti ga

novim.

Prona|ite kako biste zamijenili Ako je na

zaslonu prikazan okvir za dijalog Find and Repla-
ce (iz prethodnih koraka), mo`ete prije}i u kon-
trolu Replace klikom na jaha~a kartice Replace.

2. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst koji `elite prona}i.

3. U okvir za tekst Replace With utipkajte tekst za zamjenu.
4. Odaberite bilo koju opciju koju ste nau~ili u prethodnom
odlomku.
5. Kliknite Find Next. Access pronalazi prvi tra`eni tekst.
6. Ako je potrebno, povucite mi{em naslovnu traku okvira za dija-
log Replace kako biste vidjeli prona|eni tekst.
7. Kliknite gumb Replace kako biste zamijenili tekst.
8. Kliknite Find Next kako biste nastavili pronala`enje i tekst za-
mjenjujte klikom na gumb Replace.
 PRONALA@ENJE PODATAKA 139

Replace All Ako ste sigurni da `elite zamijeniti

tekst cijele tablice kliknite gumb Replace All. Ovo
je sigurno br`i na~in nego upotreba gumba Find
Next i Replace. Budite oprezni, mo`da ne}ete za-
mijeniti sve rije~i koje `elite. Na primjer, ne}ete
`eljeti zamijeniti “will” u “would” ve} samo “will-
fully” u “wouldfully”. Ovdje nemate mogu}nost
opcije “Whole Word”.

Oprez Za razliku od Worda u Accessovom okvi-

ru za dijalog Find and Replace nemate mogu}-
nost opcije “Whole Word”.

9. Kada zamijenite tekst, kliknite Cancel.

OSTALINA^INI ZA PRONALA@ENJE
PODATAKA
Opcija Find and Replace radi odli~no s individualnim slogovima, ali
postoji i nekoliko sofisticiranijih na~ina za pronala`enje podataka u
bazi podataka {to }ete nau~iti u sljede}im vje`bama. To su:
l Sortiranje. Ponovno slaganje podataka na zaslonu kako biste
lak{e pregledali popis i prona{li `eljeni podatak. Pro~itajte 19.
vje`bu “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”.
l Filtriranje. Kanaliziranje popisa kako biste izbacili podatke koje
ne `elite vidjeti. Pro~itajte 19. vje`bu.
l Indeksiranje. Odre|ivanje polja, osim polja primarnog klju~a,
u kojima }e Acccess pronalaziti podatke. Indeksiranje }e prona-
la`enje i sortiranje ubrzati u velikim bazama podataka. Pro~itajte
19. vje`bu.
140 18. VJE@BA

l Upiti. Stvaranje filtera za pronala`enje sa slo`enim uvjetima

koje mo`ete spremiti i ponavljati. Pro~itajte vje`be 20. – 22.
l Izvje{taji. Stvaranje izvje{taja za ispis koji sadr`e samo slogove
koji vas zanimaju. Pro~itajte 23. i 24. vje`bu.
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prona}i i zamijeniti podatke u bazi
podataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ostale na~ine pronala`enja
podataka, sortiranje, filtriranje i indeksiranje.