Hal.

Pendahuluan Untuk menjalankan ISX, Anda cukup menginput transaksi sehari-hari seperti faktur pembelian, penjualan, selanjutnya ISX akan mengontrol stock dan menghasilkan laporan2, termasuk grafik. Tentunya Anda perlu daftarkan terlebih dahulu Supplier, Langganan dan Stock. Untuk memberikan gambaran, maka Anda dapat create sample data, termasuk transaksi (faktur pembelian, penjualan). Sample data tsb. nantinya bisa dihapus untuk memulai data yang sebenarnya. Secara ringkas, data yang perlu dipersiapkan: Stock Stock dapat dikelompokkan menurut Golongan. Contoh untuk minimarket: Golongan Minuman Stock Coca Cola Fanta Sprite Tehbotol Sosro Nissin Wafer Ritz Crackers Oreo Biscuit

Snack

Bila Anda menjual dalam multi-satuan, maka bisa dikelompokkan menurut Satuan: Stock Air Mineral Satuan Rp. 2.000 / botol Rp. 23.000 / karton

Bila Anda mempunyai beberapa lokasi, maka bisa dikelompokkan menurut Lokasi : Stock Kokita Lokasi Gudang Minimarket

Hal. 2

Contoh Master Stock:

Hal. 3

Supplier & Langganan Supplier & Langganan dapat dikelompokkan menurut Wilayah Contoh Master Langganan:

Hal. 4

Transaksi Contoh Faktur Penjualan

Hal. 5

Contoh print-out faktur

Hal. 6

Contoh grafik:

Hal. 7

Pada Faktur, terdapat banyak fitur al :

Tombol Printer akan mencetak Surat Jalan, Faktur maupun Faktur Pajak Anda juga dapat mengunci sehingga operator hanya dapat mencetak satu kali saja, sesudah itu tidak bisa mencetak lagi, kecuali mempunyai otoritas tinggi.

Contoh print-out faktur ( form) Anda bisa memilih format form atau 1 form. Anda juga dapat mengubah tampilannya (mis. menambah logo perusahaan) di Report Designer

Hal. 8

Tombol Info Stock akan menampilkan Stock pada setiap lokasi

Tombol Kamera akan menampilkan gambar barang

Hal. 9

Tombol Operator akan menampilkan informasi operator yang mengisi / mengubah faktur ini

Anda bisa tentukan operator mana yang mempunyai hak mengubah faktur. Anda bisa memeriksa apakah ada operator yang mengubah faktur, di Laporan -> Nota yang pernah diubah

Hal. 10

Bila faktur ini sudah dibayar, maka akan tampil tombol Gembok Biru, artinya faktur ini sudah dikunci dan tidak bisa diubah / dihapus. Klik tombol [ ? ] untuk menampilkan informasi pembayaran Bila ada kesalahan isi dan Anda ingin koreksi, maka batalkan pembayaran, otomatis tombol Gembok akan hilang sehingga Anda bisa mengubah faktur kembali.

Hal. 11

Anda dapat mengunci faktur agar tidak bisa diubah/dihapus oleh operator. Fitur ini bisa diaktifkan di Setup Sistem, sehingga operator hanya bisa mengisi faktur baru, dan tidak bisa mengubah faktur lain.

Hal. 12

Bila Anda mempunyai otoritas tinggi, maka Anda bisa mengubah faktur. Anda juga bisa membuka kunci agar fakturnya bisa dikoreksi oleh operator, sehingga Anda tidak perlu direpotkan harus mengambil alih pekerjaan operator.

Hal. 13

Untuk barang2 elektronik seperti Kamera, Handphone, bila Anda ingin mengisi Serial Number, bisa menggunakan tombol Sn. Untuk S/n yang berurutan, Anda cukup mengisi S/n pertama dan klik Generate S/n. Program otomatis akan mengisi sendiri lanjutannya sesuai dengan qty barang. S/n ini bisa digunakan untuk Kartu Garansi. Pada Kartu Garansi, dengan mengisi S/n, program akan menampilkan semua transaksi barang tsb.

Hal. 14

 Anda bisa menambahkan Memo. mis. spec barang. Ini biasa terjadi pada barang2 elektronik dan komputer Memo ini akan tercetak pada Surat Jalan / Faktur Anda juga bisa mengisi Memo ini di Master Stock, pada saat buka faktur, memo otomatis dicopykan ke faktur, sehingga Anda tidak perlu mengetik memo tsb.

Hal. 15

Anda bisa melihat History Penjualan barang. Program akan menampilkan 20 history terakhir. Dengan History ini Anda bisa mengetahui berapa harga yang pernah diberikan ke Langganan. Pada Faktur Pembelian, History ini menampilkan berapa harga yang pernah Anda dapatkan dari Supplier pada pembelian2 sebelumnya.

Hal. 16

Bila ini adalah barang dengan beberapa satuan, maka Anda bisa memilih Satuan. Setiap satuan sudah mempunyai Kode Stock masing2. mis. barang karton cukup berat untuk diangkat ke meja operator, maka operator cukup ambil satu botol dan scan Kode Stock, selanjutnya pilih satuan yang sesuai.

Hal. 17

Kadang terjadi operator tidak mengetahui Kode Stock barang. mis. labelnya hilang, tidak jelas, atau salah tempel label. Untuk itu Anda bisa mencari di Cari Nama Anda bisa mencari dengan nama depan, tengah atau belakang.

mis. Kopi, akan tampil: Biji Kopi Arabika Biji Kopi Robusta Kopi Instan Kopi Luwak Permen Kopiko Anda juga dapat mencari Supplier / Langganan dengan cara yang sama

mis. asia, akan tampil: ASIA JAYA BENUA ASIA SERBA ASIA MAKMUR

Hal. 18

Untuk barang2 yang sering transaksi, daripada setiap kali membuka faktur baru harus mengisi ber-ulang2, lebih mudah kalau direkam. Pada saat membuka faktur, Anda tinggal memanggil kode memorized. Memorized ini dapat digunakan sebagai formula / resep, mis. parcel birthday 2 Kotak coklat 1 Kotak biscuit 1 Kotak permen Yummy 1 boneka

Pada saat penjualan, Anda tinggal memilih paket yang sudah direkam. Program otomatis akan mengisi barang2 ke faktur. Bila pelanggan memesan 2 set, maka Anda isikan Qty baru memilih paketnya.

Ada kemungkinan harga sudah berubah dibandingkan pada saat Memorized. Klik tombol Update, program akan update ke harga terbaru.

Daftar memorized bisa lihat di Laporan -> Daftar Memorized

Hal. 19

Untuk mengisi Kode, Anda bisa tekan F2, atau klik program akan menampilkan pop-up list berisi daftar pilihan.

atau ketik langsung kode

Anda bisa klik header pop-up list, program akan otomatis sort kolom tsb.

Hal. 20

Pada Kode Stock, bila Anda tekan F2, program akan menampilkan daftar semua barang

Bila Anda mengisi K kemudian F2, maka program akan menampilkan daftar barang yang berawalan K Bila operator ingin mencari item tertentu, disarankan untuk ketik awalan kode terlebih dahulu, sehingga daftar pop-up listnya lebih selektif.

Hal. 21

Program mempunyai fitur disc bertingkat dan disc Rp. baik di level Faktur maupun di Item Cara perhitungan disc bertingkat, mis. item dengan harga Rp. 100.000, disc 5% + 5% artinya: Rp. 100.000 disc 5% = Rp. 900.000, disc 5% lagi = Rp. Rp. 90.250 Pada contoh ini: 3 Pcs x Rp. 100.000 disc 5% + 5% = 3 x Rp. 90.250 = Rp. 270.750

Pada saat isi faktur, program otomatis tampilkan Stock Sekarang. Ini adalah saldo stock dari Lokasi faktur. Bila Anda tidak ingin operator mengetahui posisi stock, Anda dapat non-aktifkan pada Setup Sistem. Stock Sekarang tidak tampil bila Anda melihat/mengisi faktur2 lama (mis. tgl. hari ini: 22-08-2012 sedangkan tgl. faktur: 01-08-2012)

Hal. 22

Pada faktur akan tampil: Jumlah item, Jumlah Qty, Jumlah Rp.

Pada saat buka faktur baru, program akan tampilkan faktur terakhir. Program juga create nomor faktur otomatis. Nomor otomatis ini terdapat pada semua jenis transaksi (Faktur Penjualan, PO, SO, Pembayaran, dsb), kecuali Faktur Pembelian, ini karena faktur pembelian mengikuti nomor faktur asli dari Supplier. Agar bisa nomor otomatis maka nomor harus terdiri dari angka saja. Bila ada huruf seperti: AB1001 maka program tidak akan create nomor otomatis, Anda harus isi sendiri nomor faktur tsb.

Hal. 23

Pada multi-user, di mana banyak operator sama2 menginput faktur, bisa diatur apakah nomor faktur otomatis menurut masing2 operator (Lokal) atau gabungan (Global).

Tombol [?] akan menampilkan penjelasan mengenai kolom ybs.

Program didesain untuk resolusi 1152x Bila Anda menggunakan resolusi di bawah itu, tetap bisa menggunakan program dengan mudah. Program akan tampilkan tombol Nota Baru pada bagian atas Nota sehingga mudah dijangkau.

Hal. 24

Sembunyikan transaksi Pada saat transaksi, klik pada background akan menyembunyikan transaksi.

Hal. 25

Transaksi dapat dipanggil kembali di Windows

Tombol yang digunakan:

Print Screen Cari Daftar (Pop-up List) Cetak Nota Awal, Sebelumnya, Berikut, Terakhir Nota baru Copy Hapus Rekam dan Nota baru Rekam Batal / Undo Exit Pada Master File, program akan memulai dengan Cari. Pada Transaksi, program akan memulai dengan Isi. Untuk mencari nota sebelumnya, maka klik tombol Undo, kemudian Cari

Bila Anda tidak jadi mengisi nota, klik tombol Undo, kemudian Exit

Hal. 26

Anda dapat mencetak layar (print screen) dengan tombol Kamera

Nota mempunyai fasilitas otomatis rekam. Bila Anda mengisi nota, kemudian klik untuk nota berikutnya, atau Exit Nota sebelumnya akan direkam otomatis, walaupun Anda tidak klik tombol rekam. Namun bila Anda sedang mengisi nota, dan ingin membuka Master Stock, maka nota harus direkam terlebih dahulu. Ini karena posisi nota masih gantung (belum ada otomatis rekam). Anda bisa pindah dari satu form ke form lain, mis. pada posisi sedang mengisi faktur penjualan, membuka Master Stock, kemudian membuka Master Langganan, asalkan nota sebelumnya direkam terlebih dahulu. Karena itu sebaiknya biasakan untuk klik rekam setiap kali selesai mengisi satu nota.

Tombol2 untuk Isi baru, Copy, Hapus

Untuk tombol-tombol program, bisa menggunakan hot-key. Misalnya Ctrl+N untuk nota baru, Ctrl+Ins untuk item baru.

Hal. 27

Anda dapat Logout tanpa Exit dari program, di File -> Logout, dan kemudian Login kembali. Anda harus close semua form dulu sebelum Logout. Pada setting multi-user, menu Login / Logout tidak tersedia

Hal. 28

Berikut ini adalah perincian setiap menu program

Hal. 29

Login Program ISX mempunyai security yang lengkap, pada saat login, program akan mengetahui otoritas operator dan secara otomatis menampilkan menu-menu yang disediakan khusus untuk operator tsb. Setting otoritas dan menu ada di Utility -> Setup Password. Login default adalah: User ID: bos, Password: boss Anda juga dapat gunakan keypad. mis. User ID: 89, Password: 56, maka klik 89 <ID> 56 <PW>

Hal. 30

Anda dapat mengakses menu dari toolbar ataupun icon pada layar.

Hal. 31

MASTER

Hal. 32

Anda dapat mengisikan pada menu Master:

Golongan Lokasi Wilayah Satuan Bank Kurs Mobil Merek Stock Supplier Langganan Salesman

= Golongan stock = Lokasi stock = Wilayah Supplier / Langganan = Satuan (mis. Pcs, Lusin, Kotak) = Bank (optional) = Jenis mata uang dan kurs (multi-currency) = Mobil pengiriman (optional) = Merek (optional) = Data Stock dan saldo awal = Data Supplier dan saldo awal = Data Langganan dan saldo awal = Data Salesman (optional)

(optional) = bisa dipakai atau tidak dipakai

Hal. 33

Master Golongan Contoh Master Golongan

Master Lokasi Contoh Master Lokasi

Master Wilayah Contoh Master Wilayah

Hal. 34

Master Satuan Contoh Master Satuan

Master Bank Contoh Master Bank

Master Kurs Contoh Master Kurs Kurs Pajak adalah kurs yang digunakan pada Faktur Pajak

Hal. 35

Master Merek Contoh Master Merek

Hal. 36

Untuk Master Golongan, Anda bisa golongkan barang2 ke sub-golongan: Contoh: Kamera Foto Digital Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 SLR Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3 Video Camcorder Sony HD Handycam HDR-CX260VW JVC HD Flash GZ-EX210BU Asoseris Polaroid 36 LED Light Polaroid 112 LED Light Pada Master Golongan, golongannya adalah: Kamera Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR Kamera Video Kamera Video Camcorder Kamera Video Asoseris

Hal. 37

Pada saat melihat laporan, Anda bisa memilih: Dari Golongan _______ s/d _________

Bila pilih: Dari Golongan Kamera s/d Kamera akan tampil item dari golongan: Kamera Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR Kamera Video Kamera Video Camcorder Kamera Video Asoseris yaitu: Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3 Sony HD Handycam HDR-CX260VW JVC HD Flash GZ-EX210BU Polaroid 36 LED Light Polaroid 112 LED Light

Dari Golongan Kamera Foto s/d Kamera Foto akan tampil item dari golongan: Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR

yaitu: Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3

Hal. 38

Dengan cara yang sama, Anda bisa membuat berapa banyak sub-golongan sekalipun. Tujuan pengolongan ini adalah agar laporannya mudah dibaca, karena itu jangan sampai berlebihan, misalnya satu golongan hanya berisi satu atau dua item. Master Stock

Hal. 39

Contoh Master Stock

Min/Max Harga Pokok:

Min/Max stock gabungan Harga Pokok dihitung menurut methode Average.

PPN, Bebas, Tidak Kena PPN: Barang dapat dikelompokkan atas Kena PPN, Bebas PPN atau Tidak Kena PPN. Pada transaksi, program akan menghitung PPN untuk barang Kena PPN saja. Jasa: Suspended: Gambar: Barang Jasa (mis. cuci mobil, antar barang) tidak akan tampil di Laporan Saldo Stock. Barang yang sudah discontinue, tidak muncul di transaksi maupun laporan. Pada faktur, klik tombol Kamera, otomatis akan tampil gambar barang.

Copy Memo ke Penjualan/SO: Memo ini akan dicopykan ke Memo di Penjualan/SO

Hal. 40

Markup

Untuk markup akan dijelaskan pada bab lain

Store Min/Max Min/Max stock untuk satu lokasi Komisi (B) Komisi untuk Salesman Untuk Komisi akan dijelaskan pada Master Salesman

Hal. 41

ISX adalah program multi-satuan, Anda dapat menjual barang yang sama dalam berbagai satuan seperti Pcs, Lusin, Karton Satu barang bisa mempunyai sampai 5 jenis harga jual, seperti harga grosir, retail, harga #3, #4, #5. (mis. Harga kios, daerah, kanvas, dsb.) Anda bisa pilih Jenis Harga untuk setiap langganan di Master Langganan. mis. langganan A = harga kanvas, langganan B = harga kios.

Anda dapat mengisi harga beli / jual dalam bentuk tabel, sehingga lebih mudah dan cepat.

Hal. 42

Anda juga dapat menentukan harga yang beda2 untuk setiap outlet. mis. Anda mempunyai beberapa outlet, di mana harga outlet bisa berbeda, untuk outlet Pondok Indah Mall, harga jual lebih tinggi, sedangkan outlet Senen, harga jual lebih rendah. Anda bisa mempunyai sampai 10 harga outlet.

Pada saat Transfer Data, Anda bisa memilih Harga Outlet, program akan mengubah Harga Grosir dan Harga Retail. Bila tidak memilih (harga sama), maka pilih N/A (Not Applicable)

Hal. 43

Anda dapat men-copy dari satu harga ke harga lain. Harga setiap outlet umumnya sama, hanya sebagian barang yang beda harga. Karena itu Anda bisa copy harga, kemudian ubah untuk barang2 yang beda harga saja. Menunya di Setup Sistem -> Setting Harga

Hal. 44

Kadang kala satu barang bisa mempunyai beberapa Kode Stock. misalnya : IPAD3, juga dikenal sebagai NEWIPAD, barcodenya MD371C/A Anda dapat masukkan semua kode2 pada Master Stock. Pada saat buka faktur, Anda bisa menggunakan kode mana saja, hasilnya adalah sama.

Pada pop-up list, laporan, program akan menampilkan Kode Stock pertama. Namun Anda dapat mengubahnya, dengan centang Kode yang diinginkan sebagai kode kunci (Key).

Hal. 45

Saldo Awal Stock Anda dapat mengisi Saldo Awal stock di Saldo Awal. Master Supplier Penjelasannya lihat di Master Langganan Master Langganan Data Langganan dan Saldo awal piutang diisikan di sini. Pada Master Stock, satu item bisa mempunyai sampai 5 jenis harga jual, seperti harga grosir, retail, harga #3, #4, #5. (mis. Harga kios, daerah, kanvas, dsb.) Anda bisa menentukan Jenis Harga untuk setiap langganan. Disc % otomatis akan muncul di SO. Disc % dan Jatuh Tempo otomatis akan muncul di Faktur Penjualan. Piutang langganan bisa berupa beberapa jenis mata uang. Untuk memilih mata uang, gunakan F2.

Hal. 46

Anda bisa mengontrol piutang Langganan dengan beberapa cara: Plafon Kredit: Anda tentukan batas piutang untuk langganan Bila Langganan melebihi batas piutang, maka program tidak akan mengijinkan penjualan tsb.

Batas Tunggakan: Bila langganan tsb. mempunyai faktur yang belum dibayar, dan tunggakannya melebihi batas tunggakan, maka program tidak mengijinkan penjualan tsb.

Hal. 47

Terkadang alamat pada Faktur Pajak berbeda, mis. Alamat langganan adalah alamat cabang, namun pada Faktur Pajak, langganan minta dicantumkan alamat kantor pusat. Anda bisa isikan alamat untuk Faktur Pajak. Bila alamatnya sama, maka tinggal klik tombol Copy

Hal. 48

Master Salesman Data Salesman diisikan disini.

Hal. 49

Komisi Salesman
Pada ISX tersedia dua jenis perhitungan komisi. (A) Perhitungan simple Pada Master Salesman, Anda isikan komisi salesman

Program akan tampilkan komisi salesman, dari seluruh omzet salesman tsb.

Hal. 50

(B) Perhitungan lengkap Pada perhitungan ini, komisi baru dihitung bila fakturnya lunas. Pada Master Stock Anda bisa isikan komisi untuk barang. dan apakah termasuk Fast Moving atau Slow Moving

Anda juga bisa tentukan lama penagihan, bila pembayarannya terlalu lama, maka komisinya akan hilang. Dengan demikian salesman dipacu untuk secepatnya menagih ke pelanggan.

Hal. 51

Contoh laporan

Contoh laporan detail

Perhitungan komisi simple (A) dan lengkap (B) terdapat di Laporan

Hal. 52

Hal. 53