Eclock - 300 - Manual ESPAÑOL

Prefacio
Estimados clientes, Gracias por escoger los productos de nuestra compaa. El producto eClock 300 utiliza tecnologas de vanguardia de mundial: reconocimiento de huella digital, comunicaciones de computadora, as como microelectrnica, por lo tanto el producto es considerado la combinacin de tres tecnologas: equipo electrnico, ptica y comunicaciones. No hay duda que el producto es la primera eleccin para control de tiempo y asistencias para empresas con alta funcionalidad y veracidad.
Los productos de huella digital de serie eClock combinan huella digital y tecnologa de RFID tradicional. Todos modelos vienen con el software de control de tiempo y asistencia que puede soportar toda clase de cambio de horarios y generar varios reportes. El software es verstil, conveniente y multi- funcional.
Por favor lea este manual usuario cuidadosamente para tener un comprendiendo inicial de las funciones y conocimientos bsicos de instalacin, depuracin, mantenimiento, software y administracin para un mejor uso de este producto.
Versin 1.1
Ventajas de control tiempo y asistencias con huella digital

Tres ventajas 1. Mejora en administracin 2. Incrementa las utilidades 3. Crea una imagen empresarial Tres reducciones 1. Reduccin de disputas con empleados 2. Reduccin de redundancia de trabajo 3. Reduccin de contaminacin ambiental Tres eliminaciones 1. Eliminacin de suplantacin de identidad 2. Eliminacin de prdida o dao 3. Eliminacin de costos de clculos manuales Funcin completa El sistema puede realizar diferentes funciones como la observacin de asistencias, clculos e impresin de reportes. Las observaciones o incidencias pueden ser hechas por diversas razones como permiso de la empresa, falta sin goce, permiso por matrimonio, etctera; el clculo y la verificacin pueden ser hechos da acuerdo con diferentes periodos de tiempo, departamentos, individual o por combinacin; la generacin de reportes y la funcin de impresin pueden realizarse perfectamente. Mantenimiento de turnos flexibles El software soporta cambios bsicos sobre semanas, cambios de rotacin, turnos, das festivos y permisos individuales, estn disponibles para atender diferentes necesidades de cada empresa. Fuera de lnea El eClock puede operar si conexin a una PC, una operacin conveniente y no necesita ocupar recursos extra. Red multicomunicacin
Para grandes empresas con mltiples dispositivos puede ser aplicado el software, sin embargo se recomienda utilizar el software eClock Web disponible en www.eClock.com.mx (pregunte a su agente de ventas).
Diagrama de flujo de operacin del software

(Captulo importante por favor leer cuidadosamente) Este software incluye: parmetros de sistema, administracin de departamentos, administracin de empleados, administracin de cambios, permisos de empleados, reportes estadsticos, etc. Entonces, cmo usar este sistema de una manera correcta?, Esta lejos de ser suficiente comprender solamente la funcin de cada mdulo, es importante saber las conexiones entre ellos y el diagrama de flujo de operacin de sistema. Entonces un informe correcto podr ser generado. El diagrama de flujo de operacin del software puede ser descrito en resumen de la
1. System parameter
siguiente
Set T&A rule, statistic rule, company name and leaving class.
manera:
2. Department management
Add, delete and modify departments.
3. Staffer maintenance
Add, delete and modify staffer. Import and transfer staffer.
4. Shift management
Set timetable and shift.
5. Staffer schedule
Allocate staffer shift or temporary shift.
6. Record collection
Collect records from the unit or import the backup record file.
7. Exception management
Deal with business leave/asking for leave/forgetting clock in/collective late.
8. Statistic report
Track, check and calculate records to generate time attendance report.
1Cuando el software corra por primera vez, por favor asigne los parmetros, incluyendo el nombre de la compaa, reglas de tiempo y asistencias, reglas 3
estadsticas, reglas para entradas temprano, retardos y tiempos extras, etc. Cuando las configuraciones estn completas, las cuales usualmente no se requiere modificar amenos que las reglas de administracin de esta empresa cambien. 2 Normalmente hay varios departamentos en las empresas, todos los departamentos necesitan ser introducidos manualmente a menos que sean directamente importados con los empleados. La configuracin de departamentos deber ser completada antes de la administracin de empleados. 3 Cuando el software sea usado por primera vez, por favor cree un archivo de texto (*. txt) o uno de Excel (*.xls) que contenga los empleados de la empresa de acuerdo con el formato exacto. Para conocer el formato, por favor refirase aImportar lista de empleados de esta manera se podrn importar todos los empleados de una sola vez. Los empleados pueden ser agregados, borrados, modificados y transferidos a un nuevo departamento durante un uso futuro. Los empleados pueden ser agregados, modificados o transferidos a un nuevo departamento durante un uso posterior. 4 Primero agregue apropiadamente los horarios (desde la hora de entrada a la hora de salida) de acuerdo a las reglas de la empresa, despus asigne dichos horarios a los turnos. 5 Despus de que la configuracin de turnos se ha completado, estos se aplicarn hasta que sean asignados a los empleados. Cada empleado puede tener solo un turno, Por favor indique la fecha de inicio y fin de turno. Despus de la asignacin de turno, los arreglos de trabajo con fecha y hora podrn ser vistos claramente por cada empleado. 6 Los registros de transaccin son guardados en la terminal de tiempo y asistencia. Por favor descargue dichos registros desde la terminal antes del clculo de reportes. Adicionalmente la informacin de empleados y vectores de huellas digitales pueden ser subidos y descargados entre la terminal y la computadora. Por favor refirase a Administracin a fondo para ms informacin. 7Siempre existen empleados que salen por cuestin de trabajo piden permiso u olvidan checar, esto ocurre en cualquier empresa. Una vez que esto ocurre, por favor atender estos movimientos a tiempo en el software para obtener reportes estadsticos correctos. 8 Despus de que se ha realizado todo lo anteriormente mencionado, los clculos de reportes pueden ser realizados. Los reportes pueden calcula el estado de tiempo y asistencia de todos los trabajadores o de algunos de un determinado departamento 4
filtrndose por un cierto periodo de tiempo. EnCalculo y reporteo de asistencia, primero podemos seleccionar la fecha de inicio y fin de movimientos de el empleado, despus dar clic en Calcular y el sistema automticamente calcular y checar la validez de los registros (Si existen algunos registros invlidos durante el uso de la terminal, por ejemplo: si un empleado checa dos veces durante un periodo de tiempo muy pequeo, uno de los registros ser considerado como invalido). I existe un error en el clculo realizado por el software, el administrador puede modificarlo manualmente para asegurar un correcto resultado. Por favor considere: Desde el anterior diagrama de flujo podemos observar que si existe un error en el clculo de reportes para un empleado, posiblemente es por alguna de las siguientes razones: El turno de empleado o el turno temporal del mismo es incorrecto. Existieron excepciones como que un empleado se encontraba en una cita de trabajo, pidi permiso de salir temprano, olvido checar entrada. La comprobacin y el clculo de los registros de transacciones fueron incorrectos.
Contenidos
1 Introduccin al producto........................................................................................... 2 1.1 Introduccin ...................................................................................................... 2 Carcteristicas del producto ...................................................................... 2 Carcteristicas tcnicas ............................................................................. 3
1.1.1 1.1.2 2
Gua de Operacin................................................................................................... 5 2.1 2.2 2.3 Intoduccin al teclado ................................................................................... 5 Estado de tiempo y asistencia .......................................................................... 5 Usuarios ........................................................................................................... 6 Registro de usuarios .................................................................................. 6 Borrar Usuario ........................................................................................... 8 Configuracin de Administradores ............................................................. 9 Eliminacin de administradores ............................................................... 10
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4
Configuracin ................................................................................................. 12 Identificador del Equipo ........................................................................... 12 Fecha y Hora ........................................................................................... 13 Idioma ...................................................................................................... 13 Configuarcin de red ............................................................................... 14 Direccin IP, ..................................................................................... 15 Mascara de red ................................................................................ 15 Direccin MAC ................................................................................. 16 Puerta de enlace .............................................................................. 17
2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4
2.4.4.1 2.4.4.2 2.4.4.3 2.4.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.4.10 2.4.11 2.5 2.6 2.7
Precisin de comparacin ....................................................................... 18 Volumen................................................................................................... 18 Auto Apagado .......................................................................................... 19 Auto Actualizacin ................................................................................... 19 Alerta de poca memoria........................................................................... 20 Tiempo de reverificacin ........................................................................ 21 Prueba de Hardware .............................................................................. 22
Informacin del sistema .................................................................................. 24 Cambiar el estado de T&A .............................................................................. 24 T&A................................................................................................................. 25 I
2.8
Gua para la operacin de la memoria USB ................................................... 26 Copia de seguridad de los nuevos registros ............................................ 27 Copia de seguridad de todos los registros............................................... 27 Copia de seguridad de los usuarios ........................................................ 28 Recuperacin de usuarios ....................................................................... 29
2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.9 3
Apagado ......................................................................................................... 30
Instalacin del sistema........................................................................................... 32 3.2 3.3 Instalacin del sistema ................................................................................... 32 Desinstalacin del software ............................................................................ 35
Comunicacin ........................................................................................................ 37 4.1 Administracin de la terminal de tiempo y asistencia. .................................... 38 Agregar equipo ........................................................................................ 38 Modificar Unidad ...................................................................................... 39 Eliminar Unidad ....................................................................................... 40 Click derecho en la terminal .................................................................... 40 Configuracin de la IP ...................................................................... 40 Terminal Informacin. ....................................................................... 40
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4
4.1.4.1 4.1.4.2 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.2
Sincronizar tiempo ................................................................................... 41 Iniciar Unidad........................................................................................... 41 Configuracin de los parmetros de la terminal ...................................... 42 Descargar Nuevo registro ........................................................................ 43 Descargar todos los registros .................................................................. 44 Borrar registros ...................................................................................... 44 Copia de seguridad del personal ........................................................... 44 Reanudar personal ................................................................................ 45
Supervisin de documentos ........................................................................... 46 Activar en tiempo real .............................................................................. 46 Prohibir tiempo real ................................................................................. 47
4.2.1 4.2.2 4.3
Administracin del personal ............................................................................ 47 Agregar empleado ................................................................................... 47 Modificar miembro del personal............................................................... 51 Borrar miembro del personal ................................................................... 52 Departamento de transferencia ............................................................... 52 Configurar privilegios ............................................................................... 52 II
4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5
4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9 4.3.10 4.3.11 4.4
Copiar privilegios ..................................................................................... 53 Descargar FP .......................................................................................... 54 Subir empleados_FP ............................................................................... 55 Eliminar de la unidad ............................................................................... 55 Personal chequeado .............................................................................. 56 Administracin de departamentos ......................................................... 56
Administracin de documentos ....................................................................... 58 Buscar registros....................................................................................... 58 Exportar registros. ................................................................................... 58
4.4.1 4.4.2 4.5
Configuracin del sistema. ............................................................................. 60 Parmetros fundamentales de configuracin .......................................... 60 T. El estado configuracin........................................................................ 61 Calendario descarga de registro.............................................................. 61 PW Gestin de configuracin .................................................................. 62 Vincular el establecimiento de base de datos .......................................... 63 Salir del sistema ...................................................................................... 65
4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.6
Configuracin de la interface del usuario. ....................................................... 65 Color de la interface ................................................................................ 65 Cambiar el idioma del sistema................................................................. 65 Configurar el botn de acceso rpido. ..................................................... 65
4.6.1 4.6.2 4.6.3
4.7 Administracin de U disk. .................................................................................... 66 4.7.1 4.7.2 4.7.3 5 Leer los registros de la U disk ................................................................. 66 Modificar los datos de U disk ................................................................... 67 Exportar los datos de la base de datos ................................................... 68
Gestin .................................................................................................................. 71 5.1 5.2 Sistema de Registro (Log in) .......................................................................... 71 System............................................................................................................ 72 Configuracin .......................................................................................... 72 Administrador .......................................................................................... 75 Definir un password para el administrador .............................................. 76 Modificar registros de asistencia ............................................................. 76 Administracin de Operaciones ............................................................... 77 Enlazar base de datos ............................................................................. 78
5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6
5.2.7 Salir Del Sistema ......................................................................................... 78 III
5.3
Departamentos ............................................................................................... 79 Crear departamentos ............................................................................... 79 Usuarios .................................................................................................. 80
5.3.1 5.3.2 5.4
Manejo de asistencias .................................................................................... 83 Lista de das festivos ............................................................................... 83 Tabla de horarios y mantenimiento de cambios ....................................... 83 Horario del usuario .................................................................................. 90 Registros de asistencia ........................................................................... 92 Reporte de clculo de asistencia ............................................................. 94
5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.5
Tratar con excepciones................................................................................. 101 En la empresa/salida ............................................................................. 101 Anexar registro ...................................................................................... 102 Tarde/Temprano Colectivamente ........................................................... 102 Tratar con Dejar empresa/Dejar (Salidas colectivas de personal)....... 103
5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.6
Mantenimiento de datos ............................................................................... 104 Importar lista de empleados .................................................................. 104 Importar un registro de asistencia ......................................................... 105 Limpiar los datos obsoletos ................................................................... 105 Comprimir base de datos....................................................................... 106 Respaldo de la base de datos ............................................................... 106 Inicializar el sistema .............................................................................. 106
5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.6.4 5.6.5 5.6.6 5.7
Manejador programa .................................................................................... 106 Conexin ............................................................................................... 107 Conexin al equipo ................................................................................ 107
5.7.1 5.7.2 6
FAQ...................................................................................................................... 109 6.1 6.2 6.3 6.4 La huella se ha enrolado pero segudo se obtine error en la identificacin.109 La terminal no se puede conectar a la PC. ................................................ 110 No se han encontrado registros y el personal ha checado entrada y salida.110 La hora del relog funciona bien, pero el scanner esta apagado y los
empleados no pueden checar. .............................................................................110 6.5 6.6 7 Nosotros no podemos usar el modo de verificacin ID + huella. ............... 111 La unidad hace beep automticamente cuando nadie checa. ................... 111
Apndice ...............................................................................................................113 7.1 Ilustracin de interface................................................................................... 113 IV
7.2
Ilustracin de cmo colocar la huella digital .................................................. 113
Captulo 1
Introduccin
El principal tema de ste capitulo son las ventagas de el control de tiempos y asistencias as como la introduccin a sus funcionalidades.
Introduccin al producto
1.1 Introduccin La terminal de tiempo y asistencia por huella digital es un nuevo sistema producido
en 2009. Una nueva generacin del algoritmo de identificacin de huellas digitales BioNano se ha integrado, el cual se ha desarrollado bajo investigacin por 10 aos, incluye tambin el procesador de alta velocidad USA TI 300MHz, este algoritmo de identificacin incluye una nica funcin de recuperar lneas de huella digital rotas y tambin cuenta con una actualizacin automtica del vector de huella, convirtindolo en uno de los ms eficientes y estables algoritmos en el mundo. El eClock serie 300 puede ser montado en la pared, tambin cuenta con una pantalla LCD azul de 128x64 y pude ser usado con conexin en lnea o fuera de lnea.
1.1.1
Caractersticas del producto
Procesador de alta velocidad USA TI 300MHz; Algoritmo de huella digital USA BioNano de alta velocidad y estabilidad; Una nueva generacin de sensor sellado, aprueba de agua y polvo; Despliegue de nombre de usuario y avisos con voz humana; Transmisin de datos en tiempo real y seguimiento en lnea va web (opcional www.eClock.com.mx); Mtodos de identificacin: ID + Clave, ID + Huella, solo huella; eClock 300: comunicacin USB, RS485, TCP/IP y mdulo para memoria USB; 2
Capacidad de huellas: 2000;
Capacidad de registros: 50000;
Velocidad de identificacin: <0.5 segundos; Tamao: 200mm (W) 140mm (H) 38mm (D); 1.1.2 Caractersticas tcnicas Elemento Sensor LCD Area de escaneo Resolucion Metodo de registro FRR FAR Working Current Sleeping Current Alimentacin Temperatura/Humedad Material Color Descripcin Anviz Optical Sensor 128 * 64 Blue LCD 22mm * 18mm 500DPI Fingerprint, Password 0.001% 0.00001% 0.23A-0.25A 0.2A DC 5V -10-60 / 20%-80% ABS Plastic Silver
Captulo 2
Gua de operacin
Este capitulo principalmente ilustra la apariencia y configuraciones relevantes del sistema as como agregar y borrar usuarios.
Gua de Operacin
Debido a diferentes configuraciones de los dispositivos, por favor opere bajo las
especificaciones del mismo. 2.1 Introduccin al teclado
2 1
3 4 5
7 6
Introduccin al teclado 1.[]Tecla de direccin arriba y seleccin; 2. []Tecla de direccin abajo y seleccin; 3. [FN]Tecla de funciones especiales; 5. [C]Tecla de salir o cancelar; aceptar; 7. [0-9]Teclas de nmeros; 2.2 Estado de tiempo y asistencia 4. [M]Tecla de men; 6. [OK]Tecla de apagar o
Conecte el adaptador de alimentacin de 5V al poder de la terminal. Mientras la terminal inicia un mensaje de voz ser reproducido inicio de sistema, encender el sensor y el LED indicador, as como desplegar lo siguiente la pantalla del equipo.
eClock
ENT 26
09 : 00
02-02-09
administracin, as como apagar el equipo.
Lun.
En este estado, nosotros podemos checar, entrar al men de configuracin y
A continuacin mostraremos detalladamente la introduccin a la operacin de la 5
terminal de tiempo y asistencia. 2.3 Usuarios
La administracin de informacin de empleados incluye el registro de usuarios, eliminacin de usuarios. Presione M para entrar al men de administracin del sistema, seleccione la opcin Usuario usando las teclas o.
Menu Usuario Config Inf Sistema

Presione el botn OK para entrar al sub-men,
Usuario Registro Borrar Config Admin

2.3.1 Registro de usuarios
En el men Usuario - Registro, presione OK para entrar a la opcin de registro de usuario. Introduzca el identificador, por ejemplo: 8101,
Registro ID 008101 Esc-ESC Est-OK

Presione OK para continuar,
Registro Huella NIP/Tarj Esc-ESC

Registro de huella digital:
1/2 Est-OK
Presione las teclas o para seleccionar 1 o 2 y registrar la 1 o 2 huella, 6
presione la tecla OKpara continuar,
Registro Huella Coloque Huella #1

Coloque su dedo en el sensor, si se escaneo la huella satisfactoriamente, el sistema mostrara lo siguiente,
Registro Huella Quitar Huella!

Retire la huella y el sistema mostrar,
Registro Huella Coloque Huella #2

Ahora coloque el mimo dedo en el sensor. Despus de un escaneo satisfactorio el sistema mostrar,
Registro Huella 008101-1 Ign-ESC Salv-OK

Presione la tecla OK para guardar la huella digital, o presione la tecla C para NO guardar la huella y regresar al sub-meno de registro de usuario. Para registrar un 2 mencionados. Registro de NIP: Presione las teclas o para ingresar a la opcin Registro NIP. Presione OKpara continuar, 7
dedo o huella siga los mismos pasos anteriormente
Registro NIP ID-NIP Esc-ESC **** Set-OK
Introduzca un nmero secreto de 1 a 4 dgitos. Despus presione OK para confirmar. Confirme la clave introducindola nuevamente. El sistema mostrar lo siguiente,
Registro NIP ID-NIP Confirm **** ****
Presione la tecla OKpara continuar e ingresar a la opcin de guardar,
Registro NIP 008101-P Ign-ESC Salv-OK

Presione la tecla OKpara guardar la clave. Presione la tecla CPara salir y regresar al sub-men Registro. 2.3.2 Borrar Usuario
Cuando un empleado renuncia o la informacin del empleado cambia, necesitaremos borrar ese empleado para liberar espacio en memoria. En el men Usuario presione las teclas o para ingresar a la opcin , Borrar
Presione la tecla OKpara entrar al mdulo de borrar usuario,
Borrar ID 000000
Introduzca el nmero del empleado que requiera borrar y entonces presione OK ,
Borrar 008101 No-ESC SI-OK

Por ltimo para confirmar la accin presione nuevamente OKo presione C para cancelar. Atencin: Si se borra algn empleado toda la informacin de dicho empleado ser borrada y no se podr restaurar. Por favor tenga precaucin!. Cuando el equipo no encuentra el identificador del empleado, el sistema mostrar:
Borrar Registro Vacio!

2.3.3 Configuracin de Administradores
Para prevenir administracin ilegal, nosotros requerimos asignar al equipo, quien tendr derecho a entrar al men de administracin y realizar cambios. En el men Usuario, opcin Config Admin. presione las teclas o para seleccionar la

Presione la tecla OK administradores,
para entrar al mdulo de configuracin de
Config Admin
Esc-ESC
Agr-OK
Presione OK para iniciar el alta de administradores,
Config Admin ID 000000
Introduzca el identificador (ID) ej. 8101. Presione la tecla OK para entrar a la confirmacin de alta de administrador,
Config Admin ID 008101 Esc-ESC Agr-OK
Presione la tecla OK nuevamente para confirmar la accin y guardar. Despus de que el permiso este concedido se regresara regresado al modulo de administradores.
Config Admin
Usted puede presionar la tecla OK para agregar un nuevo administrador, o presione Cpara salir. 2.3.4 Eliminacin de administradores Elija la opcin Desp Admin en el men Usuario.
008101 No-ESC Yes-OK
10
Usuario Desp Admin
Presione OK para ingresar a la depuracin de administradores,
Presione las teclas o permite elegir los administradores que dejarn de serlo y sern destituidos, ej. 8102.
Desp Admin ID 008101 ID 008102 Esc-ESC Des-OK
Presione la tecla OK para confirmar el ID del administrador. Nota: En el mdulo de eliminacin de administradores, tu puedes presionar la OK para introducir el ID del administrador y eliminar este manualmente. Presione la tecla OK para confirmar el ID del administrador que se desea eliminar, y a continuacin se pedir la confirmacin de eliminacin,
Desp Admin ID 008101 ID 008102 Esc-ESC Des-OK
Desp Admin 008102 No-ESC Si-OK

Presione la tecle OK nuevamente para confirmar la eliminacin del administrador 8102. Despus ser regresado al mdulo de eliminacin de administrador.
11
Desp Admin ID 008101 No-ESC

teclaC para salir del mdulo. 2.4 Configuracin
Si-OK
Presione la tecla para eliminar administradores continuamente OK Presione la .
El men de configuracin principalmente incluye la configuracin del sistema y la configuracin de logs. Entra al men de administracin, despus presiona las teclas o selecciona Config.
Menu Usuario Config Inf Sistema

Presiona la tecla OK para entrar al sub-men Config. Presiona o para cambiar de opciones. 2.4.1 Identificador del Equipo En el men Config presiona o para entrar a la opcin Sistema , ,
Config Sistema Config Hist Prueba Hardware

Presiona la tecla OKpara entrar al sub-men configuracin del sistema,
Sistema ID_Equ Hora Idioma

deber ser consultado y nunca modificado.
1000 ESP
Se mostrar: El identificador del equipo, usualmente es el nmero de serie y solo 12
2.4.2
Fecha y Hora
En el men Sistema, presione las teclas o y despus cambie hasta la opcin Hora.
1000 ESP
Presione OK para entrar a la opcin de configuracin de fecha y hora.
Usted puede presionar la tecla OK para cambiar el ao, mes, da, y despus ajustar la hora, Por ultimo para guardar los cambios presione la tecla C y se solicitar una confirmacin,
Hora LUN 03-03-2009 14:58 Est-ESC Sig-OK
Presione la tecla OK para guardar los cambios realizados de fecha y hora o presione la tecla Cpara cancelar los cambios y regresar al men anterior. 2.4.3 Idioma En configuracin de sistema Sistema presione las teclas o para , seleccionar la opcin Idioma,
Hora DOM 02-02-2009 15:30 Grabar No-ESC SI-OK
1000 ESP
Presione la tecla OKpara ingresar a la configuracin de idioma, 13
1000 ENG
Usted puede presionar las teclas o para cambiar de idioma. (El sistema cuenta con 6 diferentes idiomas: Chino simplificado, Chino Tradicional, Ingles, Francs, Espaol, Portugus e Italiano. Presione la teclaOK para confirmar. Ahora para finalizar los cambios presione la tecla C y el sistema le solicitar la confirmacin de cambios.
Config Grabar No-ESC

cancelarlos y regresar al men anterior. 2.4.4 Configuracin de red
Si-OK
Presione la tecla OK para guardar los cambios o presione la tecla C para
La configuracin de red, incluye, direccin IP, puerta de enlace, mascara de red, y direccin mac. En configuracin del Sistema Sistema presione las teclas o para , seleccionar la opcin Red,
Presione la tecla OK para entrar a los parmetros de red,
Sistema Red Precision Volumen 5
Red Direcc IP Subnet Mask MAC Address
1
14
Seleccione las teclas o para seleccionar el parmetro que desee modificar.
2.4.4.1
Direccin IP,
Presione las teclas o para seleccionar la opcin Direcc IP,
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de la direccin IP,
Direcc IP 192 .168 .000 .218 Est-ESC

Presione las teclas o
Sig-OK
o las teclas de nmeros para introducir la
direccin IP. Presione la tecla OK para cambiar entre los 4 segmentos. Despus de que la configuracin esta completa, presione la teclaC y el sistema le solicitar una confirmacin.
Direcc IP 192 .168 .000 .219 Grabar? No-ESC Si-OK

Presione la tecla OK para salvar los cambios o presione C para cancelarlos.
2.4.4.2
Mascara de red
Presione las teclas o para seleccionar Subnet mask.
15
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de mascara de red,
Subnet Mask 255 .255 .255 .000 Est-ESC

Presione las teclas o
Sig-OK
o las teclas de nmeros para introducir la
mscara de red. Presione la teclaOKpara cambiar entre los 4 segmentos. Despus de que la configuracin est finalizada, presione la tecla Cy el sistema le solicitar una confirmacin de los cambios.
Subnet Mask 255 .255 .255 .001 Grabar? No-ESC Si-OK

2.4.4.3
Direccin MAC
Presione las teclas o para seleccionarMAC address.
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de direccin MAC address,
16
MAC Address 051 .247 .188 .066. 084 .215 Est-ESC Sig-OK
Presione las teclas o o las teclas de nmeros para introducir la direccin MAC. Presione la tecla OK para cambiar entre los 6 segmentos. Despus de que la configuracin est finalizada, presione la tecla Cy el sistema le solicitar una confirmacin de los cambios.
MAC Address 051 .247 .188 .066. 084 .216 Grabar? Est-ESC Sig-OK
2.4.4.4
Puerta de enlace
Presione las teclas o para seleccionarIP de la entreada (puerta de enlace).
Red IP de la entrada
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de puerta de enlace,
IP de la entrada 192 .168 .000 .001 Est-ESC Sig-OK
Presione las teclas o o las teclas de nmeros para introducir la puerta de enlace. Presione la tecla OK para cambiar entre los 4 segmentos. Despus de 17
que la configuracin est finalizada, presione la tecla Cy el sistema le solicitar una confirmacin de los cambios.
IP de la entrada 192 .168 .000 .219 Grabar? No-ESC Si-OK

Presione la tecla OK para salvar los cambios o presione C para cancelarlos. 2.4.5 Precisin de comparacin
Existen tres niveles de precisin en la comparacin de huellas (0, 1, 2). 0 es la ms baja precisin (bsica). 1 es la precisin estndar (buena). 2 es la ms alta precisin (excelente) para modificarla realice lo siguiente: Presione las teclas o para seleccionar Precisin:
Sistema Red Precision Volumen
1 5
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de la precisin,
Sistema Red Precision Volumen

precisin.
1 5
Presione las teclas o o las teclas numricas para ajustar el nivel de Presione la tecla OK para confirmar y despus la teclaC para
guardar las configuraciones. 2.4.6 Volumen
El volumen 0 indica que no se usar el audio, 1 es el mnimo volumen y un nmero mayor indica un volumen ms fuerte. Presione las teclas o para seleccionar la opcinVolumen,
18
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin del volumen,
Sistema Red Precision Volumen 5 Sistema Red Precision Volumen 5
Presione las teclas o para ajustar el volumen. Presione la tecla OK para confirmar y despus la teclaC para guardar las configuraciones. 2.4.7 Auto Apagado
La opcin de auto apagado es el periodo de tiempo que pasar desde que el dispositivo realizo la ltima operacin para que el equipo pase a estado de inactividad. El rango de tiempo es de 1 a 250 segundos. No indica que nunca pasar a estado de inactividad. Presione las teclas o para seleccionar la opcinAuto Apag.
Sistema Desbloquear 5 Auto Apag 10 Actual Auto NO

Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de auto apagado,
Sistema Desbloquear Auto Apag Actual Auto
5 10 NO
Presione las teclas o o las teclas numricas para ajustar el tiempo de auto apagado. Presione la tecla OK para confirmar y despus la tecla C para guardar las configuraciones. 2.4.8 Auto Actualizacin 19
Actualiza el tmplate (vector) de la huella digital inteligentemente: Durante el proceso de identificacin, el dispositivo remplaza los datos de menor calidad por datos de mayor calidad con datos adquiridos en el proceso de comparacin. Esto permite que el equipo todo el tiempo mantenga datos de alta calidad y actualizados. Presione las teclas o para seleccionar la opcin Actual Auto
5 10 NO
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de Auto Actualizacin

OK para confirmar.
5 10 NO
Presione las teclas opara elegir SI o NO y despus presione la tecla Presione la tecla OK para confirmar y despus la tecla C
para guardar las configuraciones. 2.4.9 Alerta de poca memoria
Se puede configurar hasta un lmite 5000 movimientos histricos para la alerta Cuando existe memoria disponible para menos de los registros configurados en Aviso Disp, el sistema mostrara un aviso alertndonos de la falta de memoria. Presione las teclas o para seleccionar la opcin Config Hist.

Presione la tecla OK para entrar al sub-men,
20
Config Hist Aviso Disp Re Verif
1000 NO
Presione las teclas o para seleccionar la opcin Aviso Disp. Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de alerta de poca memoria.
Config Hist Aviso Disp Re-Verify
300 NO
Presione las teclas o o las teclas de nmeros para introducir el mnimo de espacio para registros que pueden existir antes de que se active la alerta. Presione la tecla OK para confirmar y despus la teclaC para guardar las configuraciones. 2.4.10 Tiempo de reverificacin
El tiempo de reverificacion, es el intervalo de tiempo en el que se harn registros continuos de la misma huella (1-250 minutos), Entonces el dispositivo solo guardara el primer registro en ese intervalo de tiempo, Si el valor de Re Verif (Tiempo de reverificacin) es No, significa que sern guardados todos los registros. En el men Config Hist, Presione las teclas o para seleccionar la opcin Re Verify.
3000 NO
Presione la tecla OK para entrar a la configuracin de Tiempo de reverificacin,
3000 30
21
Presione las teclas o o las teclas de nmeros para introducir el tiempo de reverificacin. Nota: Si la misma huella es identificada continuamente en el periodo de reverificacin solo se guardar el primer registro en el dispositivo.. 2.4.11 Prueba de Hardware
Prueba las funciones del dispositivo como son: teclas, LCD, voz, escner, rea de datos. Seleccione la opcin Prueba de Hardwareen el menConfig

Presione la tecla OK para entrar al sub-men de pruebas:
Prueba Hardware Teclado LCD Voz

Presione las teclas o para seleccionar la opcin a probar y presione la teclaOKpara iniciar. Teclado: presione las teclas o para seleccionar la opcin Teclado , y presione OK para entrar al mdulo de prueba de teclado. Entonces presione cualquier tecla para iniciar la prueba (ej. Presione la tecla 3, y si se muestra en pantalla correctamente el nmero 3, indica que la tecla 3 funciona).
Teclado Clave Actual _3_ Esc-ESC

LCD: presione las teclas o para seleccionar la opcin LCD, and y presione OK para entrar al mdulo de prueba de LCD.
22
__
Esc-ESC
Sig-OK
Voz: presione las teclas o para seleccionar la opcin Voice, and y presione OK para entrar al mdulo de prueba de voz.
Voz Seccion Esc-ESC 01-15
Sensor: presione las teclas o para seleccionar la opcin Sensor , y presione OK para entrar al mdulo de prueba de Sensor.
Sensor
LUM Esc-ESC
130
Flash: presione las teclas o para seleccionar la opcin Flash, y presione OK para entrar al mdulo de prueba de Flash. Hay dos pasos: 1.Borra todos los datos; 2. Realiza la prueba
Despus de que la verificacin fue completada se mostrara en el display lo siguiente,
Paso 1 Borrar Todos Datos Continuar Esc-ESC Yes-OK
Paso 2 Check... 10%
Flash Flash OK Esc-ESC

23
Despus de finalizar la prueba presione la tecla Cpara salir. 2.5 Informacin del sistema
El sistema muestra la informacin del estado del uso del dispositivo, como la cantidad de usuarios, cantidad de huellas, cantidad de registros y la versin del software. En el men de administracin presione la teclas o para seleccionar la opcin System Info.
MENU Usuario Config Inf Sistema

Presione la tecla OK para entrar al mdulo de informacin del sistema, y seleccione la informacin que desee consultar.
Inf Sistema Usuarios Huellas Eventos
1000 1000 5000
Inf Sistema SoftVer e02.20.03
Usuarios: Indica el nmero de usuarios registrados en el dispositivo Huellas enroladas: muestra el nmero de huellas enroladas. Seleccionando esto y presionando la tecla OK usted puede consultar la clave de un nmero enrolado.
System Info Usuarios Huellas Eventos
1000 1000 5000
Eventos: muestra los eventos almacenados en el sistema. Versin de Firmware: muestra la versin del programa firmware que se encuentra grabado en la EROM o EPROM (programable read only memory). Se llama firmware al programa que est guardado en un circuito integrado, responsable de controlar y tratar con circuitos. Despus de que la verificacin est terminada presione la tecla C para salir. 2.6 Cambiar el estado de T&A 24
En la pantalla de estado de tiempo y asistencia, presione las teclas o para cambiar el estado de la asistencia. El estado predeterminado del sistema es ENT (Entrada), Acceso, SAL (Salida).
eClock
SAL 26 Lun
eClock
Acceso 26 Lun
09 : 00
09-02-16
2.7 T&A Modo solo huella:
09 : 00
09-02-16
En la pantalla de estado de tiempo de tiempo y asistencia, por favor coloque su huella digital en el sensor. Despus se oir un beep di- y se mostrar lo siguiente:
Verifica Huella Quitar huella!

Retire su huella. Si el acceso fue aceptado un LED verde y un mensaje de voz Acceso registrado sern reproducidos por el dispositivo y en la pantalla se mostrar lo siguiente:
Verifica Huella ID 008101 Verificado

Si el acceso es errneo, un LED rojo ser mostrado y se escuchara un mensaje de voz Acceso denegado y en la pantalla se mostrar lo siguiente:
Verifica Huella Coloque Otra Vez

Modo ID + Clave: En la pantalla de estado de T&A, introduce el ID del empleado a travez del teclado 25
numrico, ej. 8108.
Verifica NIP ID 8108
Presione la tecla OK para confirmar el ID e introducir el password en la siguiente pantalla, Introduzca el password y presione la tecla OK para confirmar. Si el acceso fue aceptado un LED verde y un menseje de voz Acceso registrado sern reproducidos por el dispositivo, de lo contrario se mostrar el LED verde y se reproducir un mensaje de voz Acceso Denegado. Modo ID+huella En la pantalla de estado de T&A, indtroduce el ID del empleado atravez del teclado numrico, ej. 8108.
Verifica NIP ID 8102
Presione la tecla OK para confirmar el ID y colocar la huella en el sensor. Despus se oir un beep di- y se mostrar lo siguiente:
Verifica Huella Quitar Huella!

Retire su huella. Si el acceso fue aceptado un LED verde y un mensaje de voz Acceso registrado sern reproducidos por el dispositivo, de lo contrario se mostrar el LED verde y se reproducir un mensaje de voz Acceso Denegado. 2.8 Gua para la operacin de la memoria USB
Conecte su memoria USB al puerto USB de la terminal.
26
En la terminal aparecer un men de operacin
N Even. Seg T Event. Seg Usuario Seg. Usuario Recup.

Presione y para desplazarse por el men 2.8.1 Copia de seguridad de los nuevos registros
Descargar los registros de tiempo y asistencia a la memoria USB Presione o y elija la opcin N Even. Seg Presione OK para . iniciar la copia de seguridad de los registros nuevos.
N Even. Seg Seg 0%
Despus de realizar el proceso al 100%, presione la tecla C para salir y regresar al men principal.
N Even. Seg Exito Esc-ESC 100%
El archivo de los registros es: BAK.KQ localizado en G:\00000001. G es el nombre de la memoria en la PC. 00000001 es el nmero de serie de la terminal de tiempo y asistencia. 2.8.2 Copia de seguridad de todos los registros
Descargar todos los registros de tiempo y asistencia de la terminal a la memoria USB. Presione la tecla o y elija la opcin T Event. Seg 27
N Even Seg T Event. Seg Usuario Seg. Usuario Recup.

Presione la tecla OKpara empezar a realizar el respaldo de todos los registros de asistencia.
T Event. Seg Seg 0%
T Event. Seg Exito Esc-ESC 100%
El archivo con todos los registros es: BAK.KQ localizado en: G:\00000001. Si primero se realizo un respaldo de los nuevos registros, se recomienda guardar el archivo en la PC, de lo contrario este va a ser remplazado con la copia de seguridad de todos los registros. 2.8.3 Copia de seguridad de los usuarios
Descargue el registro de los usuarios en la terminal a la memoria USB. Presione las teclas o y elija la opcin User Backup.

Presione OKpara iniciar la copia de respaldo de la informacin de los usuarios.
28
Usuario Seg. Seg 0%
Usuario Seg. Exito! Esc-ESC 100%
El archivo con la copia de seguridad de los usuarios es BAK.YG y BAK.ZW localizado en G:\00000001. 2.8.4 Recuperacin de usuarios
Cargar la informacin del usuario guardada en la USB a la terminal. Hay dos formas de recuperar la informacin del usuario 1, Copie el archivo BAK.YG y BAK.ZW a la raz del directorio (esto en la USB), a continuacin conecte la USB a la terminal e inicie la recuperacin de los usuarios. 2, Exporte la informacin de los usuarios a la memoria USB a travs del software y repita el paso 1. Presione la tecla o y elija la opcin Usuario Recup..

Presione OKpara iniciar la recuperacin de los usuarios.
Usuario Recup. Seg 0%
29
Usuario Recup. Exito! Esc-ESC

2.9 Apagado
100%
En la pantalla de estado de tiempo y asistencia, mantenga presionado la tecla OK hasta que la pantalla muestre lo siguiente,
Apagando!
17 : 30
02-16-09
Entonces el dispositivo se apagar.
46 Lun
Nota: Si la fuente de poder externa es conectado, puede presionar la tecla OK para encender el dispositivo.
30
Captulo 3 Instalacin del Sistema
Este capitulo indica como realizar la instalacion y desinstalacion del software de tiempo y asistencia asi como el hardware y los requerimientos del sistema operativo.
31
Instalacin del sistema

Primero debemos instalar el software en el equipo. Por favor consulte los
siguientes pasos: Requerimientos de Hardware Pentium II 266 o superior; Pentium III 500 o superior 128 GB de memoria o superior; Mnimo 100M de espacio en disco duro Puerto COM CD-ROM (CD-ROM necesario para la instalacin) VGA 800*600 de resolucin o superior. Sistemas Operativos Microsoft Windows XP (recomendado); Microsoft Windows Vista; 3.2 Instalacin del sistema
Inserte el disco de tiempo y asistencia en el CD-ROM, se ejecutara automticamente el programa de instalacin, de no ser as ejecute el archivo setup.exe que se encuentra en el directorio raz del disco. Le aparecer la siguiente ventana:
De Clic enNext para continuar la instalacin (Vase la foto de abajo):
32
Seleccione la ruta donde se instalara el programa, la ruta por default es C:\Bio-office. De clic en Next para continuar la instalacin (Vase la foto de abajo):
Clic enBacky la instalacin regresara a la ventana anterior para ingresar una nueva ruta de instalacin; De clic en Next y se iniciara la instalacin como se muestra en la siguiente imagen:
La instalacin finalizara despus de unos segundos (Vase la siguiente imagen):
Elija el driver para el sistema operativo con el que cuenta su PC, por ejemplo: Ejecute la instalacin del driver para Windows XP, se instalara el driver como se muestra en la siguiente pantalla: 33
De clic en el botnNext, vera la siguiente pantalla:
Elija el botn I accept the terms of the license agreement y de clic en el botn Next>para instalar el driver. Despus de que se complete la instalacin podr ver la siguiente pantalla:
Presione el botn Finish para cerrar la instalacin del programa y se agregara el siguiente icono en el escritorio. Si deseas instalar el driver, debe seleccionar el
driver que se adapta a su sistema operativo y presionar el botn Finish para instalar el driver. 34
Presione el botn inicio de su PC valla a Todos los programas y elija Sistema de manejo de control de asistenciay seleccione la opcin Sistema de manejo de control de asistencia y huellas. Se mostrara la imagen de abajo:
El acceso rpido de Sistema de manejo de control de asistencia y huellas, Equipo de manejo de control de asistencia y Administracin de U Disk se encuentra en 3.3 Todos los programas
Desinstalacin del software
De clic en Uninstall sistema de manejo de control de asistencia como se muestra en la imagen de arriba, de clic en Next y se desinstalara el programa automticamente. Nota: Todos los archivos y datos sern eliminados despus de desinstalar el programa as que por favor asegrese antes de realizar la operacin.
35
Captulo 4
Comunicacin
Este capitulo indica como aadir, eliminar y establecer la comunicacin entre la PC y la terminal.
36
Comunicacin
Seleccione Inicio-Todos los programas-Sistema de manejo de control de
asistencia-Sistema de manejo de control de asistencia y huellas. Se mostrara la ventana principal (la contrasea predeterminada est vaca):
Si la contrasea de inicio de sesin del software no est vaca, primero debe introducir la contrasea.
Ingrese la contrasea y presione el botnAceptar. Si ingresa la contrasea incorrecta tres veces, el programa se cerrara automticamente. Cuando ingreses una contrasea errnea, te aparecer el mensaje que se muestra en la siguiente ventana:
37
Presione el botn Aceptar. Ingrese nuevamente la contrasea correcta. 4.1 4.1.1 Administracin de la terminal de tiempo y asistencia. Agregar equipo
En la ventana principal dirjase al men superior y elija la opcin Conexin y Conexin al equipo, le aparecer la siguiente pantalla:
Presione el botn Aadir unidady vera lo siguiente:
Observaciones: No.: Este nmero puede ser configurado a su gusto. Unidad S/N: Numero de serie es usado para identificar la terminal de tiempo y asistencia (Es un numero de 8 dgitos que est en la etiqueta trasera de la terminal, junto al cdigo de barras). Unidad nomb: Ingrese un nombre para la terminal (este nombre puede ser configurado a su gusto) Grupo de disp: Este se utiliza para dividir las terminales por agrupaciones T&A Status: Este incluye tres opciones: Estado Real, en servicio y fuera de 38
servicio. Cuando elegimos la opcin Estado real los registros de asistencia en el software son los mismos que en el dispositivo. Si lo configura como En servicio, todos los registros que se encuentran en la terminal estarn en servicio. USB: Conecte la terminal mediante el cable USB RS485: El valor por default es COM1; TCP/IP: Ingrese en la terminal una Direccin IP, por default la direccin IP es 192.168.0.218(). Presione el botn Aceptarpara guardar la informacin. Podr ver un icono de
la terminal en color anaranjado ( y se mostrara lo siguiente:
). Mueva el cursor hasta el icono de la terminal
Numero de maquinas: 1 Nombre de la maquina: eClock Serial Number: 71013369 Comunicacion metodo: USB Estado de conexion: Anormal El estado de la conexin debe ser normal. Debemos realizar la comunicacin con la terminal (Sincronizando la hora). Cuando la conexin est en estado normal, el icono de la terminal aparecer en color azul ( 4.1.2 Modificar Unidad ).
Elija la terminal que desea editar y presione el botn Modificar Unida, le aparecer la siguiente pantalla:
Modifique la informacin y presione el botn Aceptar para guardar las modificaciones. Presione Cancelar para Cancelar la modificacin. Aviso: Si el No ya existe en el software, aparecer el siguiente mensaje: 39
PresioneAceptar Introduzca nuevamente la informacin. 4.1.3 Eliminar Unidad Seleccione la terminal y presione el botn Eliminar Unidad. Aparecer el siguiente mensaje:
Clic en el botn Aceptarpara borra o de clic en el botn Cancelarpara Cancelar. 4.1.4 Clic derecho en la terminal
Seleccionar Todo:Selecciona todas las terminales Invertir seleccin: Selecciona las terminales que no se han seleccionado. Cancelar las terminales que estn seleccionadas. 4.1.4.1 Configuracin de la IP
Clic enAjuste la configuracin IPy aparecer la siguiente ventana:
Seleccione un cuadro y modifique los parmetros. Clic en el botn Aceptar para guardar los cambios. Conjunto de los parmetros de red con xito. Por favor reinicie la maquina T&A! 4.1.4.2 Terminal Informacin. 40
Se mostrara la informacin de la terminal de la siguiente forma:
Presione el botn Recuperarpara recuperar la informacin de la terminal. De clic en el botn Cancelarpara cerrar la ventana. Si fallo la recuperacin de la informacin aparecer el siguiente mensaje:
4.1.5
Sincronizar tiempo
Sincronizar el tiempo de la terminal con el tiempo de la computadora. Presione el botnSincronizar tiempo. Aparecer el mensaje:
Presione el botnAceptarpara confirmar, o clic en el botn Cancelar Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 13:49:24]Sincronizacion tiempo... [2009-03-18 13:49:25]1[eClock]Sincronizacion Exito! 4.1.6 Iniciar Unidad
El dispositivo se reiniciara a la configuracin de fbrica. Todos los datos sern borrados. Debe poner atencin al realizar esta operacin! Presione el botnIniciar Unidad. Aparecer el mensaje: 41
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 13:52:59]Inicializando... [2009-03-18 13:53:01]1[eClock]Inicializacion Exito! 4.1.7 Configuracin de los parmetros de la terminal
Presione el botn Parmetros del terminal. Se mostrara la pantalla
Comunicacin contrasea (0-999999): Este parmetro es reservado y no disponible Dormir tiempo (0~250minutes): En qu tiempo la terminal entrara a modo dormir si la terminal no est en operacin. Tomo (0~5): El volumen de la terminal, por default es 3. Idioma: Puede configurar el lenguaje de la terminal a: Chino simplificado, Tradicional Chino, English, French, Spanish o Portuguese. Formato de fecha: Existen tres tipos de formato de fecha: yy-mm-dd, mm/dd/yy, dd/mm/yy. Formato de hora: Existen dos tipos de formatos de hora: 24 Horas, 12 Horas. Coincidencia Precisin: Bueno, Normal y Exacto. El valor por default es Bueno. Registro de alarma valor umbral (0-5000): Si el resto del espacio de memoria para los registros es menor que el valor de umbral la terminal emitir una alarma Periodo de tiempo entre la hora de repetirse (0~250minutes): El valor mximo es 42
250 minutos y el valor por default es 30s. Funcin de monitorizacin en tiempo real: Seguimiento en tiempo real, esta funcin es solo para el protocolo de comunicacin TCP. Actualizar la plantilla de huellas dactilares inteligente: Durante el proceso de identificacin de huellas dactilares, el sensor de la terminal remplaza los datos de las huellas con baja calidad por los nuevos datos de mayor calidad. Esto permite que el sensor tenga los datos de mayor calidad en todo momento, evitando que los usuarios realicen muchos intentos para la autenticacin. El estado por defecto es limitado Clic en el botn Aceptar para guardar la configuracin. Aparecer el siguiente mensaje:
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 15:05:08]Ajuste de parametros avanzada... [2009-03-18 15:05:10]1[eClock]Ajuste de parametros de exito! Presione el botn Mostrar ajuste por defecto para ver la configuracin que tiene la terminal por default. 4.1.8 Descargar Nuevo registro
Presione el botnDescargar Nuevo registro. Vera el mensaje:
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal:
43
[2009-03-18 15:12:11]1[eClock]Lectura los registros de asistencia... [2009-03-18 15:12:12]1[eClock]Leer completado los registros, registros:2, Leer con xito: 2 4.1.9 Descargar todos los registros
Clic en el botn Ver todos los registros. Aparecer el mensaje:
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 15:13:23]1[eClock]Lectura los registros de asistencia... [2009-03-18 15:12:12]1[eClock]Leer completado los registros, registros:2, Leer con xito: 2 4.1.10 Borrar registros
Presione el botnBorrar registro. Se mostrara el mensaje:
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 15:14:15]Borrar los registros de asistencia de tiempo... [2009-03-18 15:14:16]1[eClock] Borrar los registros de asistencia con xito tiempo. 4.1.11 Copia de seguridad del personal
Descargue la informacin y huellas dactilares de los empleados desde la terminal a su computadora. Puede editar la informacin de los empleados en la base de datos Att2003.mdb. La informacin de los usuarios es guardada en la tabla UserInfo de la base de datos. La informacin de las huellas es guardada en la carpeta Template en 44
el directorio de instalacin. Presione el botn Copia de seguridad personal. Vera el mensaje:
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 15:15:07]Back upping personal... [2009-03-18 15:15:07]Miembro del personal. Copia de seguridad:1[eClock] [2009-03-18 15:15:08]1[eClock]Copia de seguridad de la informacion finalizado miembro del personal, registros: 3, Leer con xito: 3 [2009-03-18 15:15:08]1[eClock]Backuping huellas dactilares [2009-03-18 15:15:08]1[eClock]Copia de seguridad personal y las huellas dactilares terminado! Aviso: Puede detener la copia de seguridad del personal hacienda clic en el botn de la esquina superior derecha como se muestra:
Presione el botnAceptarpara confirmar o el botn Cancelar. 4.1.12 Reanudar personal
Actualizar la informacin y huellas dactilares del personal desde su computadora a la terminal. Presione el botnReanudar personal. Vea el mensaje:
45
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botn Cancelar. Se mostrara informacin de las operaciones en la pantalla principal: [2009-03-18 15:16:37]Volver personal... [2009-03-18 15:16:37]Volver personal:1[eClock] [2009-03-18 15:16:38]1[eClock]Volver personal completado. Aviso: 1. Asegrese que el ID del empleado exista en la terminal. 19 15:08:07]Volver personal... [2009-03-19 15:08:07]Volver personal:1[eClock] 1[eClock]No existia ese ID, la recuperacion no! 2. Puede detener la reanudacin del personal dando clic en el botnX que se encuentra en la esquina superior derecha. 4.2 Supervisin de documentos
Obtener los registros de la terminal en tiempo real.
4.2.1
Activar en tiempo real
Presione el botnActivar en tiempo real, La barra de estado muestra el mensaje Leyendo registros de asistencia. El software comenzara a supervisar la terminal y se recoger los registros cada 5 segundos. Usted puede revisar la informacin de los registros en En tiempo real los 46
registros de control de informacin como se muestra:
Cuando el personal registre entrada o salida se mostrara en la pantalla los registros realizados. Como se muestra a continuacin:
Cada que se descarguen registros, el sistema mostrara una ventana donde se muestra la persona que checo:
4.2.2
Prohibir tiempo real
Haga clic en el botn Prohibir tiempo real para detener la monitorizacin en tiempo real. Puede ver cundo empieza y cuando termina la monitorizacin de tiempo real en elEn tiempo real de los registros de control de informacincomo se muestra en la imagen:
4.3
Administracin del personal
La pantalla de administracin de personal, es la siguiente:
4.3.1
Agregar empleado
Presione el botn Aadir miembro del personal , se abrir la ventana 47
Aadir/modificar informacin de miembro del personal, esta ventana incluye dos pginas: Informacin bsica y registro de huellas dactilares.
. Informacin bsica: Ingrese la informacin del empleado en la pestaaInformacin bsicatambin puede agregar fotografas de los empleados.
. Aviso: El No. es nico, as como el primer digito no puede ser 0! Hay dos formas de aadir fotos: 48
1st: Haga clic en PC
, Seleccione la foto del empleado que se encuentra en su
y se abrir la ventana de Editar imagen se mostrara la siguiente pantalla:
Presione el botnVery elija una foto.
Edite la foto con el botn Cortar-Down y de clic en el botn Guardar, se mostrara la siguiente ventana:
49
2nd: Puede instalar una cmara para tomar sus fotografas, editarlas y guardarlas. Asegrese que hay dispositivos de cmara instalados en su PC. Haga clic en el botn siguiente ventana: se abrir la ventana Fotos de rodajese abrir la
Elija la cmara con la que tomara la foto y presione el botn Tome pico para tomar la foto. Edite la foto con el botnCortar-Down y presione el botnGuardarpara guardar la foto. De clic en el botn para eliminar la foto. Registro de huellas dactilares Utilice el lector de huellas dactilares USB externo: OA99+ para registrar las 50
huellas. La frase Conexin con el lector de huellas dactilares con xito! significa que el lector OA99+ est conectado correctamente. Dirjase a la pestaa Registro de huellas dactilares, y presione el botnInscrbete para registrar la primera huella digital.
Presiona el botn Guardarpara salvar las huellas o el botn Cancelar. 4.3.2 Modificar miembro del personal
Modificar miembro del personal se refiere a la operacin de modificar los datos del 51
empleado en la ventanaAgregar/modificar la informacin de miembro del personal 4.3.3 Borrar miembro del personal
Eliminar el empleado de la base de datos. Elija un empleado de la lista del personal (puede elegir a un solo empleado o a todos oprimiendo el botn Shift o Ctrl en el teclado de su computadora). De clic en Borrar miembro del personaly aparecer la siguiente pantalla:
Presione el botn Aceptar para confirmar o el botn Cancelar para Cancelar la operacin. 4.3.4 Departamento de transferencia
Elija al empleado y a continuacin haga clic en el botnDepartamento de transferencia. Aparecer la ventanaMiembro del personal transfer:
Seleccione el departamento y de clic en botn Aceptar para confirmar o el botnCancelar. 4.3.5 Configurar privilegios
Podemos configurar a que terminal tendrn acceso los empleados. Elija de la lista de empleados un empleado (puede ser uno o todos los empleados usando el botnShift o Ctrlpara selecciones mltiples). De clic en el botn Conjunto de privilegioy aparecer la ventana Conjunto de privilegio:
52
Elija las terminales y de clic en el botnAceptar para salvar. Puede ver a que terminal puede checar el empleado en la columna Unidad como se muestra a continuacin:
4.3.6
Copiar privilegios
Copiar los privilegios del empleado A al empleado B. Entonces los privilegios del empleado B sern los mismos que los del empleado A. Elija el empleado de la lista de empleados (puede ser uno o todos los empleados usando el botn Shift o Ctrl para selecciones mltiples). De clic en el botn Copia de privilegios. Se abrir la ventana Funcin copiar y privilegios:
Ingrese el ID del empleado. Presione el botn
para navegar por los
privilegios del empleado Conjunto de privilegio como se muestra a continuacin:
53
Presione el botn Cancelarpara salir de Conjunto de privilegios.
De clic en el botn Aceptarpara confirmar o el botn Cancelar.
Presione el botn Aceptarpara confirmar.
4.3.7
Descargar FP
Descargar las huellas dactilares de la terminal hacia el programa. Elija un empleado de la lista de empleados (puede elegir uno o varios con el botn Shift o Ctrl para selecciones mltiples). De clic en el botnFP descargar. Aparecer el mensaje:
54
Clic en el botn Aceptarpara confirmar o clic en el botnCancelar. La informacin de la operacin se mostrara en la pantalla principal Unidad de administracin como se muestra a continuacin: [2009-03-18 16:18:44]Descargar huella dactilar... [2009-03-18 16:18:44]Descargar huella digital:1[eClock] [2009-03-18 16:18:44]1[eClock]Descargar huella digital completamente! 4.3.8 Subir empleados_FP
Sube la informacin y huellas dactilares del empleado a la terminal Elija un empleado de la lista de empleados (puede elegir uno o varios con el botn Shift o Ctrl para selecciones mltiples). De clic en el botn Subir empleados_FP . Aparecer el mensaje:
Presione el botn Aceptarpara confirmar o da clic en el botn Cancelar La informacin de la operacin se mostrara en la pantalla principal de Unidad de administracin. [2009-03-19 15:10:18]Subir personal y las huellas dactilares... [2009-03-19 15:10:18]Subir personal y las huellas dactilares: 1[eClock] [2009-03-19 15:10:19]1[eClock]Subir miembro del personal de huellas dactilaresy completado 4.3.9 Eliminar de la unidad
Eliminar empleados de la terminal a travs del software Elija un empleado de la lista de empleados (puede elegir uno o varios con el botn 55
Shift o Ctrl para selecciones mltiples). De clic en el botnEliminar de la unidad. Vera el mensaje:
Presione el botn Aceptarpara confirmar o da clic en el botn Cancelar La informacin de la operacin se mostrara en la pantalla principal de Unidad de administracin. [2009-03-19 15:11:21]Borrar el miembro del personal del dispositivo... [2009-03-19 15:11:21] Borrar el miembro del personal de la deviece:1[eClock]
[2009-03-19 15:11:22]1[eClock] Borrar el miembro del personal del dispositivo completamente 4.3.10 Personal chequeado
Buscar la informacin del empleado
Consulta la informacin del empleado mediante la identificacin de personal, personal nombre y terminal. De clic enCompruebe personaly la informacin del empleado se mostrara como en la siguiente pantalla.
4.3.11
Administracin de departamentos
Mueva el cursor a la administracin de departamentos que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla y haga clic en el botn derecho de su ratn, aparecer el mensaje:
Aadir departamento 56
Haga clic en Aadir departamento. Aparecer la ventanaEntrada Nombre Departamento como se muestra en la ventana:
Ingrese el nombre del departamento. De clic en el botn Aceptar para confirmar o en el botnCancelar. Modificar departamento Elija el departamento que va a ser modificado. De clic en el botn Modificar departamento la ventana Entrada nombre departamento como se muestra en en la ventana:
Ingrese el nombre del departamento. De clic en Aceptarpara confirmar o en el botn Cancelar. Borrar departamento Para borrar un departamento de clic derecho en su mouse sobre el departamento que desea borrar y de clic en la opcinBorra departamento. Aparecer el siguiente mensaje:
Presione el botn Aceptarpara confirmar o da clic en el botn Cancelar Observacin: Men del botn derecho del mouse:
57
4.4
Administracin de documentos
4.4.1
Buscar registros
Configure la fecha de inicio y la fecha de fin como se muestra:
De clic en el botn Buscar registropara buscar los registros.
4.4.2
Exportar registros.
Ajuste el formato de exportacin, el archivo de exportacin y el formato de la hora.
58
Formato de exportacin: 3 formatos opcionales: Archivo de texto (.txt), CSV archivo (.csv), Excel archivo (.xls).
Exportacin de campo: Seleccione los campos que son tiles para usted.
Formato de hora: 4 formatos opcionales No. Longitud miembro del personal: Configure la longitud del nmero de empleado, por default es de 6 dgitos. Espacio smbolo: Smbolo de espacio para separar los campos Smbolo longitud espacio: Smbolo de espacio bit Despus de completar la configuracin de clic en el botn Exportacin record, se abrir una ventana, elija la ruta donde se guardara y un nombre para el archivo, como se muestra a continuacin:
De clic en el botnGuardar. Se mostrara la ventana:
De clic en el botn Aceptar para confirmar Este es un ejemplo del archivo que se exporta: 59
4.5
Configuracin del sistema. que se encuentra en la esquina superior izquierda como se
Clic en el botn muestra en la ventana:
4.5.1
Parmetros fundamentales de configuracin
Clic en Parmetro fundamental configuracin . Aparecer la ventana de Parmetro fundamental configuracincomo se muestra:
Com puerto comunicacin tiempo de retardo (1-5) segundos: El tiempo por default es 2s Red de comunicacin tiempo de retardo (1-20) segundos: El tiempo por default es de 5s. Error de comunicacin, automticamente la operacin de salida actual. Si el tiempo de espera es mayor que el Tiempo de demora en la comunicacin, se
saldr automticamente del software. 60
En seguimiento en tiempo real, mensaje de voz Departamento nombre: Durante el seguimiento en tiempo real, si se concede el acceso al empleado el
software mostrara el nombre y departamento del empleado. Borrar los datos despus de la descarga: Despus de descargar completamente los registros, borra los registros descargados de la terminal automticamente. De clic en el botn Aceptarpara confirmar.
4.5.2
T. El estado configuracin.
Clic en el botn T. El estado configuracin. Se abrir la ventana T&A condicin . ajuste como se muestra:
Haga clic en el estado que va a ser modificado. Ingrese la descripcin del estado. 4.5.3 Calendario descarga de registro. De clic en el botn Calendario descarga de registro.. Se abrir la ventana Calendario descarga de registro:
61
Habilite esta funcin para elegir Calendario ejecutar descarga reg.. Puede configurar el tiempo en de descarga en 5. Presione el botn para configurar el tiempo y de clic en el botn Aadir
para agregar la hora alTiempo de descarga De clic en el botn Aceptarpara confirmar o en el botn Cancelar Si se realizo correctamente aparecer el siguiente mensaje:
Si no ingreso un tiempo de descarga se mostrara el mensaje:
4.5.4
PW Gestin de configuracin
Presione el botn PW Gestin de configuracin . Se abrir la ventana Modificar contrasea gestincomo se muestra en la ventana:
Antiguo Pwd: el password por default esta vacio. Si el usuario desea modificar el password debe ingresar la contrasea que utiliza para iniciar sesin en el sistema, si el antiguo password es incorrecto el sistema mandara el mensaje: 62
De clic en Aceptare ingrese la vieja contrasea nuevamente. Pwd Nueva: Aqu debe ingresar una nueva contrasea. Confirm Pwd: Ingrese nuevamente la nueva contrasea para confirmarla. Si la confirmacin de la contrasea no coincide aparecer el mensaje:
De clic en Aceptare ingrese la confirmacin de la contrasea nuevamente. Despus de completar las modificaciones, de clic enAceptar para guardar la nueva contrasea y aparecer la imagen siguiente:
4.5.5
Vincular el establecimiento de base de datos
De clic enVincular el establecimiento de base de datos. Aparecer la ventana Propiedades de vnculo de datos como se muestra a continuacin:
63
Clic en el botn
en 1. Seleccione o escriba el nombre de una base de
datos: elija la ruta donde se encuentra la base de datos:
De clic sobre la base de datos y haga clic en Abrir para confirmar o el botn xito para regresar a la ventana Propiedades de vinculo de datos. Si la base de datos tiene contrasea, ingrese el usuario y la contrasea en 2. Escriba la informacin para iniciar sesin en la base de datos. Despus presione el botn Probar conexin para probar que la conexin se haya realizado correctamente, si es as aparecer el mensaje:
64
Presione el botn Aceptar y regresara a la pantalla Propiedades de vnculo de datos. De clic en Aceptar y vera el mensaje:
4.5.6
Salir del sistema
Clic enSalir del sistemapara salir de la ventana de conexin al equipo. Vera el mensaje:
De clic en el botn Aceptarpara confirmar o en el botn Cancelar 4.6 4.6.1 Configuracin de la interface del usuario. Color de la interface .El estilo es de Windows XP
Cambie el color de la interface con el botn como se muestra a continuacin:
Negro 4.6.2 Cambiar el idioma del sistema
Plata
Elija el lenguaje en la opcin. 4.6.3 Configurar el botn de acceso rpido.
65
Mueva el cursor al botn Sincronizar tiempo. De clic en el botn derecho de su mouse y aparecer lo siguiente:
De clic en la opcin Add to Quick Access Toolbar. Podr ver el botn de acceso rpido en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior como se ve en la imagen:
Mueva el cursor hasta el botn de acceso rpido y de clic en el botn derecho de su mouse, se ver lo siguiente:
Presione en la opcin Remove from the Quick Access Toolbar. 4.7 Administracin de U disk. El administrador de U gestiona todas las transacciones de la memoria USB. La interface es la siguiente:
4.7.1
Leer los registros de la U disk de la opcin Leer los registros de la U disk Y seleccione . 66
Clic en el botn
el archivo: BAK.KQ de la memoria USB.
De Clic en el botn Inicio para descargar los datos de la memoria USB a la base de datos del software. La informacin de la operacin se mostrara en la ventana como se ve en la siguiente imagen: [13:05:42] Leyendo los registros de asistencia... El miembro de personal ID no existe:9999 2008-02-11 18:35:42 Registros:13 ;Exito:12 [13:05:43] Terminado! De clic en el botn de la opcinLeer la informacin del personal de la U
disk. Y seleccione el archivo: BAK.YG de la memoria USB. De Clic en el botn Inicio para descargar los datos de la memoria USB a la base de datos del software. La informacin de la operacin se mostrara en la ventana como se ve en la siguiente imagen: [13:17:14] Leyendo la informacion del Staff... Informacion del Staff:8 ;Exitoso:8 [13:17:14] Terminado! De clic en el botn de la opcin Leer plantillas de las huellas de la U disk.
Y seleccione el archivo: BAK.ZW de la memoria USB. De Clic en el botn Inicio para descargar los datos de la memoria USB a la base de datos del software. La informacin de la operacin se mostrara en la ventana como se ve en la siguiente imagen: [13:32:48] Leyendo las plantillas de huellas... Plantillas de huellas:8 ;Exitoso:8 [13:32:48] Terminado! 4.7.2 Modificar los datos de U disk
67
De clic en el botn
en la opcin Elija la informacin del personal, seleccione
el archivo: BAK.YG de la memoria USB. De clic en el botnAnalizar. Seleccione al empleado y de clic en el botn Actualizar el personal selec. los nombrespara copiar la informacin del empleado, de la base de datos del software Att2003.mdb. Puede analizar nuevamente el archivo: BAK.YG para checar la informacin de los empleados.
La informacin de la operacin se mostrara en la ventana como se ve en la siguiente imagen: [13:45:52] Actualizando nombres del staff... Copy file:H:\00000001\BAK.YG a archivos:H:\00000001\BAK.YG.bk1 [13:45:52] Terminado! 4.7.3 Exportar los datos de la base de datos
68
De clic en el botnBuscar para buscar a los empleados. Seleccione uno o varios empelados y de clic en el botn Exportar el registro seleccionado para copiar la informacin y huellas de los empleados de la base de datos del software Att2003.mdb a el archivo: BAK.YG y BAK.ZW in the U disk. La informacin de la operacin se mostrara en la ventana como se ve en la siguiente imagen: [13:58:32] Exportar... Guardar miembro del personal la informacion a:H:\00000001\bak.yg Guardar las plantillas de la huella digital:H:\00000001\bak.zw [13:58:32] Terminado! Tips: La extensin del archive de la informacin de los empleados puede ser de dos tipos: *.YG o *.YG2.
69
Captulo 5
Gestin
El tema principal de este captulo es cmo descargar los registros de asistencia de las distintas terminales con el software de asistencia y generar informes. El software permite gestionar la informacin del personal, establecer reglas de asistencia, etc
70
Gestin
El software de gestin puede recabar los registros de asistencia de las distintas
terminales, calcular de acuerdo a los horarios y, finalmente, generar diferentes reportes. El software permite gestionar la informacin del personal, establecer reglas de asistencia, etc.
5.1
Sistema de Registro (Log in) en el escritorio para iniciar el programa de
Damos doble clic en el cono
gestin de la asistencia. La interfaz de registro aparecer de la siguiente manera:
El nombre del administrador por defecto es "Admin" y la contrasea est vaca. Cuando se entra en el sistema se mostrar la siguiente interfaz:
71
La interfaz principal incluye tres partes: 1. Men del sistema: Incluye el mdulo de funciones y toda la informacin 2. Botn de acceso directo: Botn de acceso directo del mdulo de funciones comunes, flecha en orden de trabajo, fcil de trabajar 3. Columna de estado: Muestra la hora actual, al administrador que ha iniciado sesin y el sistema de informacin. 5.2 Sistema
Damos clic enSistemaen el men principal aparece lo siguiente:
5.2.1
Configuracin
Damos Clic en Configuracinen el men Sistema. Aparecer la siguiente ventana:
Pic5.1 Configuracin Parmetros bsicos: Ponga el nombre de la empresa, el valor predeterminado es "Nombre de la empresa" Introduzca el nombre de la empresa considerado como la raz de los departamentos de la lista. Un da laboral se cuenta como la cantidad de minutos base para realizar el clculo de asistencia, lo cul ser la transicin estndar para calcular las entradas tarde o temprano al trabajo y las salidas y tiempos extra, los minutos son el estndar para el 72
clculo de horas y das de trabajo. "No entrada contar como tarde" se puede establecer cuando no se checa el tiempo en servicio, "No salida contar como temprano" cuando no se checa la salida de servicio. Las horas extras libres tambin puede ser calculada sobre la base de la cantidad de minutos trabajados despus de la hora de salida. Expandir a dos das se establece bajo una condicin real. Reglas: Clic en la opcinIniciar reglaren la imgen 5.1, aparece lo siguiente:
Esta opcin describe el estado de las reglas de las opciones: normal, tarde, temprano, salida por negocios, (salir), ausentarse, sobretiempo (horas extras), sobretiempo gratis (horas extras libres). Acumulado por tiempos: Slo calcular los tiempos totales, mostrar el tiempo acumulado en el informe. Redondear al total: Suma el tiempo total y luego lo redondea de acuerdo con la unidad correspondiente. Dispersar (redondear abajo): Abandonar el decimal sin importar que sea. Por ejemplo, si la unidad de clculo mnima es de 1 da, si el tiempo acumulado es de 1,1 das, o 1,9 das, el resultado del clculo es de 1 da. Reunir (redondear arriba): Aadir una unidad, independientemente del decimal es. Por ejemplo, si la unidad de clculo mnima es de 1 da, si el tiempo acumulado es de 1,1 das, o 1,9 das, el resultado del clculo es de 2 das. Redondear: si el decimal es igual o superior a 0,5, agregar una unidad, o bien, abandonarla. Nota: el establecimiento de las reglas de estadsticas. Afectar directamente al resultado estadstico. Por favor, ajuste la configuracin de acuerdo a la situacin de su 73
empresa para garantizar la exactitud de los informes. Dejar clasificacin: Clic en la opcinDejar clasificacinen la imagen 5.1, aparece lo siguiente:
Agregar nuevo: Clic en Agregar introducimos el nombre de la nueva alta de Dejar clasificacin y seleccionamos un color, damos clic enSalvar (Guardar)para finalizar. Revisar dejar clasificacin: Seleccione el nombre de clase (dejar clasificacin) que necesita ser revisada, haga clic en Modificar, introduzca el nuevo nombre de la clase (dejar clasificacin) y color, haga clic enSalvar (Guardar) para finalizar. Eliminar dejar clasificacin: Seleccione el nombre de la clase (dejar clasificacin que se desee eliminar), dar clic enBorrar, clic enOKpara finalizar. Definicin de archivo: Clic en la opcinDefinicin de archivo en la imagen 5.1, aparece lo siguiente:
74
En esta opcin asignamos los valores correspondientes Nacin Especialidad . . Posicin.Educacinen el menUsuarios. 5.2.2 Administrador
Clic enSistema-Administrador, se muestra la siguiente ventana:
Agregar nuevo administrador: Clic enAgregarintroducimos el nombre del administrador dentro del campo. De Administrador , seleccionamos los privilegios correspondientes y a continuacin de clic en Salvar (Guardar) para terminar de agregar al nuevo administrador. El password por default para el nuevo administrador es 888888. Inicie sesin como el administrador recin registrado y d clic en el menSistema-Cambio de clave para definir un nuevo password para la seguridad del sistema. Nota: 1. Antes de utilizar el modo administrador, es necesario configurar los privilegios de cada administrador con los que cada administrador puede modificar los elementos de operacin despus de iniciar sesin en el software, existen todos los elementos de los "tems operables (opciones)" en la lista de la imagen, como "mantenimiento de empleados, configuracin de turnos, calcular y generar reportes", podemos establecer distintos privilegios para los administradores con el fin de dividir y gestionar la tarea de manera sistemtica. 2. Despus de agregar un nuevo departamento, debe modificar los privilegios del "Departamento operable" para los administradores (seleccione el nuevo departamento en la lista del "Departamento operables" y guarde los cambios), que tienen los privilegios para modificar el nuevo departamento, y luego usted puede hacer otras operaciones. Modificar administrador: 75
Seleccione el nombre del administrador, de clic enModificar, introduzca el nombre del Nuevo administrador y sus correspondientes derechos en Administrador y damos clic en Salvar (Guardar)para finalizar. Borrar administrador: Seleccione el nombre del administrador que va a ser borrado y seleccione la opcin de Borrarpara finalizar la supresin del administrador. 5.2.3 Definir un password para el administrador
Clic en el menSistema--Cambio de clave, aparece lo siguiente:
Introducimos el password original en Clave anterior, ponemos el Nuevo password en Clave nueva reingresamos el password en Confirmar clavey damos , clic en OKpara finalizar. 5.2.4 Modificar registros de asistencia
Clic en el menSistema--Modificar barra, aparece lo siguiente:
Seleccionamos el departamento, ID del usuario y el rango de tiempo damos clic en 76
Buscar y aquellos registros que coincidan la siguiente condicin sern mostrados de la siguiente manera.
Nota: El registro modificado muestra todas las modificaciones de los registros de asistencia; Si hay registros que han sido revisados de forma incorrecta antes, pueden ser recuperados seleccionando el registro y dando clic en Reiniciar Damos clic enCerrarpara salir. 5.2.5 Administracin de Operaciones Damos clic en el men SistemaManejo de parmetros aparece lo siguiente: -,
Este log registra todas las operaciones de cada administrador. Seleccionamos 77
Administrador y el rango de tiempo, damos clic en Buscar para ver que operaciones han sido realizadas por este administrador dentro del rango de tiempo seleccionado, lo que hace posible que mltiples administradores puedan usar el software al mismo tiempo. 5.2.6 Enlazar base de datos
Este sistema adopta la interfaz de base de datos de Microsoft ADO. La base de datos es Access2000. El archive por default es att2003.mdb dentro del directorio principal de instalacin. Puede enlazar la base de datos otra vez de acuerdo a las condiciones actuales. Cuando el siguiente error aparezca, debe de enlazar la base de datos otra vez:
De clic enConectando base de datosen el men Sistema, aparece lo siguiente.
Introducimos el nombre de la base de datos o seleccionamos el botn seleccionar el archivo de la base de datos.
para
Nota: puede dar clic en la opcin Probar conexinpara probar la correcta conexin con la base de datos. 5.2.7 Salir Del Sistema D clic enSalir del Sistemaen el men Sistema. Aparece lo siguiente.
78
Damos clic en ok para salir del software de asistencia y regresar a Windows. 5.3 Departamentos Damos clic en Departamentosen el men principal, aparece lo siguiente:
5.3.1
Crear departamentos
Damos clic en Crear departamentos en la opcin de Departamentos, aparece la siguiente ventana:
Agregar un nuevo departamento Damos clic en Agregar, introducimos el nombre del nuevo departamento y damos clic en Salvar (Guardar) para agregar un subdepartamento al departamento , seleccionado. Nota: cuando desee hacer operaciones sobre el Nuevo departamento, necesita primero asignar el privilegio de modificar el nuevo departamento al administrador en la opcin deAdministrador(seleccione el nuevo departamento que recin aadi en Dept operable Departamento operable). Modificar departamentos Seleccionamos el departamento, damos clic enModificar e introducimos el Nuevo nombre del departamento, finalmente damos clic en Salvar (Guardar). Borrar un departamento 79
Seleccionamos el departamento, damos clic enBorrary luego clic en OK para terminar.
Nota: la repeticin del nombre de departamentos no est permitida; si hay empleados existentes en el departamento eliminado, aquellos empleados sern transferidos automticamente al departamento raz. 5.3.2 Usuarios Damos clic enCrear usuarios en el men Departamentos, aparece la siguiente ventana:
Agregar personal: Seleccionamos el departamento al cual pertenece el empleado, damos clic en Agregar e introducimos la informacin del empleado, seleccionamos Salvar , para finalizar. Nota: 1. Las opciones de Calcular asistencia, Calcular sobretiempo (horas extra), Descanso en festivos en la parte de Configuracin de asistencia estn correlacionados con el reporte, por favor configrelo correctamente. Si la casilla de Calcular asistencia (horas extra) del empleado no est palomeada, no habr 80
resultados estadsticos para el empleado en el reporte. Si la casilla Calcular sobretiempo no est palomeada, el resultado estadstico de horas extra del empleado ser cero, a menos que haya tenido Cambios temporales que definan el tiempo extra; Si la casilla de Descanso en festivos no est palomeada, los das festivos no tendrn efecto en los horarios del empleado; Si la casilla de Descanso en festivos est palomeada, por tanto para esos das, aunque estn marcados como das de trabajo, estos sern invlidos. Y si hay registros de asistencia del empleado, esos registros sern tomados en cuenta como tiempo extra libre. 2. Nmero de empleado, es exclusivo, no puede ser cero!
Modificacin de personal: Seleccione al personal, clic enModificar e introducimos la nueva informacin, entonces damos clic enSalvar. Borrar personal: Seleccione al personal, clic enBorrary luego clic enOKpara finalizar. Sea cauteloso cuando borre al personal, desde todos los registros de asistencia, y horarios, estos sern borrados al mismo tiempo. Importar empleados: Damos clic en Importar la ventana de importacin de empleados aparecer para , importar empleados. Cambio de departamento del personal: Seleccione al personal al que desea cambiar de departamento, de clic en Transferir aparecer lo siguiente:
81
Seleccione el Nuevo departamento y de clic en OKpara terminar. Exportar personal: Clic derecho en la lista de personal y aparece la siguiente ventana:
Todos los campos mostrados en la lista de informacin del personal pueden ser definidos a travs del submen de columnas. Mientras tanto, la modificacin tomar efecto y los cambios sern guardados. Clic enMostrar todas las columnaspara mostrar todos los campos en la lista. ClicExportar datosy aparecer la siguiente ventana:
Seleccione la ubicacin del directorio para exportar, formato del archivo (txt o xls) y 82
el nombre del archivo. Clic enSalvarpara confirmar la operacin. Nota: El archive exportado de Excel puede ser usado como informacin de respaldo y puede ser importado otra vez. 5.4 Manejo de asistencias
D clic enAsistenciaen el men principal, aparece lo siguiente:
5.4.1
Lista de das festivos
Clic enLista de Festivos en el men Asistencia. Aparece lo siguiente.
Agregar das festivos o vacaciones Clic en Agregar entonces introducimos el nombre del da festivo y las reglas que ste seguir. Damos clic enSalvarcuando est listo. Modificacin de das festivos Seleccione el da festive que desea revisar, d clic en Modificar e introducimos la informacin nueva. Damos clic enSalvarcuando est listo. Borrar das festivos o vacaciones Seleccione el da festivo o vacaciones que desea borrar, y d clic en Borrar para eliminar los das festivos seleccionados. 5.4.2 Tabla de horarios y mantenimiento de cambios
La relacin entre la tabla de horarios y mantenimiento de cambios: La configuracin del mantenimiento de cambios puede definirse en dos pasos: Primero, se configuran los horarios necesarios. Segundo, se configuran los cambios. Uno o ms horarios pueden ser incluidos en cada cambio. 83
Un horario es el periodo de tiempo entre el la hora de entrada y salida requerido dentro de la empresa. Por ejemplo, las reglas de la compaa requieren que las horas laborales sean de entre las 08:00 a 12:00 y 13:00 a 17:00; entonces el periodo de 08:00 a 12:00 y el de 13:00 a 7:00 son dos diferentes horarios. Si tal cambio necesita ser configurado, esos dos horarios deben dares de alta primero. Aqu, usamos el horario maana para indicar el periodo de 08:00 a 12:00 y el horario tarde para indicar el periodo 13:00-17:00; entonces los dos horarios pueden ser configurados. Entonces podemos agregar un cambio por ejemplo, Cambio normal en el cul ciclos y unidad del ciclo sern configurados. Entonces debera agregar dos horarios maana y tarde hecho eso el cambio est completo. Esta es una breve introduccin para que tenga una imgen general de la relacin entre horario y cambios. Ms detalles de los cambios pueden ser encontrados en las siguientes dos secciones. Mantenimiento de horarios: D clic en Mantenimiento de tabla horaria el men de Asistencia Aparece en . lo siguiente.
Pic5.2 Mantenimiento de Tablas horarias Agregar un Nuevo horario D clic enAgregare ingrese la informacin correspondiente: Nombre del horarioPor ejemplo, Da. Entrada(08:00) En servicio entrada(07:00) Salida(17:00) Fuera de servicio entrada(13:00) 84
En servicio salida(16:00) Tarde permitido(5) Da de trabajo(1) Minutos trabajados(480). Palomear EntradaySalida,
Fuera de servicio salida( 20:00), Salir antes de hora(5)
Finalmente d clic enSalvarpara confirmar. (Nota: Todos los campos en el mantenimiento de horarios debes ser configurados y no ser dejados en blanco.En servicio entrada y Fuera de servicio entrada configura el periodo de tiempo vlido para poder checar la entrada. Los registros fuera de ese rango de tiempo sern considerados como invlidos. Por ejemploEn servicio entradaes a las 07:00 a.m y Fuera de servicio entradaes a las 13:00 p.m. Si el registro de tiempo es a las 07:01 o a las 12:59 p.m., ambos son registros vlidos, pero si el registro es a las 06:59, es invlido. Adems, En servicio entraday Fuera de servicio entrada pueden ser de ms de un da (lo que significa que Fuera de servicio entrada puede ser antes que En servicio entrada) pero no puede ser mayor a 24 horas. Tarde permitido significa cuntos minutes despus de la Entradason contados como tarde,Salida antes de horasignifica cuntos minutes antes de la Salidaes considerado como salida temprano; Da de trabajoyMinutos trabajadosson usados para calcular las salidas por negocio, salidas, ausencias y horas extra. Si se seleccionan o no las casillas deEntradaySalida, afectarn el resultado del clculo del tiempo laborado. Si la casillaEntrada est seleccionada y el horario incluye un cambio, y si el empleado no registr su entrada o pidi permiso para salir, ser considerado como ausente o estar sujeto al parmetroNo entrada contar como tarde X minutos en la opcin Configuracin de los parmetros del sistema De otra . forma, aunque haya solo un registro de salida para ese empleado, su asistencia ser considerada normal. Modificacin de la Tabla de horarios (Horarios) Seleccione el nombre del horario que desea y de clic enModificar, despus introduzca el nuevo cambio y de clic enSalvarcuando haya terminado. Eliminar un horario Seleccione el horario que desee eliminar y d clic enBorrar, a continuacin de 85
clic enOKpara estar seguro que desea borrar el horario. (Nota: En servicio entrada y Fuera de servicio entrada proporcionan el tiempo vlido para registrar la entrada. Un registro fuera de este intervalo de tiempo ser considerado como registros invlidos Es lo mismo para el registro de la hora de salida. Configrelo de acuerdo a situaciones prcticas que cumplan con los requisitos que necesita.) EjemploAgregar un turno: Complete el proceso para agregar turnos: Turno de da 08:00 - 17:00 Turno vespertino 12:00 - 20:00 Turno matutino 04:00 - 12:00 Turno nocturno 20:00 - 04:00
(Otra informacin puede ser configurada de acuerdo a situaciones prcticas. Haga referencia a la Imgen 5.2. Note que ningn campo debe de quedar en blanco.) Mantenimiento de cambios (Mantenimiento de turnos) D clic en la opcinMantenimiento de cambiosen la imgen 5.2 y aparecer la siguiente ventana:
Agregar un cambio (Turno): D clic en Agregar e ingrese la informacin correspondiente en Nombre cambiotal como: cambio normal, Ciclos(1), Unidad del ciclo (semana), y d clic en Agregar (Smbolo +)seleccione los horarios y el rango de tiempo requerido en , el cambio en la ventana actual (vea la Imagen 5.3 a continuacin) Por ejemplo, 86
seleccione el horario Turno de da, seleccione de Lunes a Viernes y d clic en OK , regrese a la ventana y d clic en Salvar para finalizar. (Haga referencia al ejemplo para ms detalles.)
Imgen 5.3 Agregar Turno Borrar el turno: seleccione el turno que desea eliminar y de clic enBorrar. Limpiar el turno: limpia los turnos del horario. Organizar el horario de forma automtica: cuando un empleado tiene varios horarios durante un periodo, necesita, necesita terminar todos sus turnos si no son asignados automticamente, de lo contrario ser considerado como ausencia; si selecciona la opcin Cambio automtico, cuando se asigne un turno al horario, ste ser considerado como normal para todos. Modificar un turno: Seleccione el turno que va a ser modificado y d clic enModificar, ingrese la nueva informacinNombre del cambioetc., d clic enSalvarpara finalizar. Borrar un turno: Seleccione el turno que va a ser borrado y d clic enBorrar. EjemploTurno tres: Agregue el Turno tres (nota: se asume que el turno es semanal, el ciclo es de tres semanas, y los empleados descansan los sbados y domingos.) Paso 1: D clic en Agregar introduzca Cambio tres en Nombre cambio configure , , Cicloen 3 yUnidad del cicloa semana. Vea la imgen a continuacin:
87
Paso 2 Agregue el horario correspondiente de acuerdo con el ciclo: la primera semana (turno de la maana, de Lunes a Viernes) D clic enAgregary aparecer la siguiente pantalla:
Seleccione el turno Turno matutino para agregarlo y seleccione el rango de tiempo que se va a aplicar a este horariode Lunes a Viernes la primera semana y d clic enOkpara completar la configuracin para la siguiente semana. La segunda semana (Turno vespertino, de Lunes a Viernes) D clic enAgregar haga las operaciones correspondientes en la ventana actual , (vea el resultado a continuacin):
88
D clic enOKpara completar la configuracin de las horas laborales para la segunda semana. La tercera semana (Turno nocturno, de Lunes a Viernes) D clic enAgregar haga las operaciones correspondientes en la ventana actual , (observe el resultado a continuacin):
D clic enOK para completar la configuracin de las horas laborales para la tercera semana. Despus de completar los pasos anteriores, no olvide dar clic enSalvary la configuracin del Turno tres estar hecho (vea la imagen a continuacin):
89
5.4.3
Horario del usuario
D clic enHorarios en el menAsistencia. Aparece la siguiente ventana:
Imgen 5.4 Horario del usuario Seleccione el departamento o a varias personas de los empleados a los que necesiten organizar sus turnos, d clic enSecuencia, aparece lo siguiente:
90
Imgen 5.5 Agregar un Nuevo turno Agregar un Nuevo turno Seleccione los turnos correspondientes, por ejemplo: la fecha de inicio y trmino de este turno clase normal", d clic en el botn Agregar y luego d clic en OK en la imgen 5.5 para finalizar de agregar los turnos a los empleados. Nota: Si la unidad del ciclo es semana y la cantidad de ciclos es ms de dos, la fecha de inicio debe configurarse como Domingo. Si la unidad de ciclo es mes y la cantidad de ciclos es ms de dos, la fecha de inicio debe configurarse como Primer da de mes Supresin de turnos Seleccione los turnos que desee borrar, d clic en el botn Borrar, y seleccione la opcin. Organizar un cambio temporal Cuando uno o varios empleados necesitan un cambio temporal, usted puede asignarles un cambio turno temporal. D clic enAgragar tiempo (Cambio o turno temporal) aparece lo siguiente:
D clic en OK y los cambios temporales pueden ser asignados. D clic en 91
Agregar y aparecer la siguiente ventana:
D clic enOKy los horarios pueden ser manipulados. D clic enSalvary los turnos temporales sern guardados. Delete: Borra el horario seleccionado; Limpiar:Borra todos los horarios en el rango de tiempo actual.; Cancelar:Borra los cambios temporales existentes en un periodo de tiempo seleccionado. 5.4.4 Registros de asistencia D clic en Registros de asistencia en el men Asistencia, aparece lo siguiente:
Log del registro de asistencia Seleccione el departamento, empleados, el periodo de inicio y trmino del que se 92
requiere ver el log, se da clic en el botn de Bsqueda, puede obtener el registro de asistencia correspondiente.
Reporte de registro de asistencia D clic en Reporte cuando aparezca la ventana de registros de asistencia, puede obtener el formato de reporte automticamente.
Exportar registros de asistencia Si necesita llevar a cabo un registro de asistencia, solo necesita dar clic en la 93
opcin exportar y podr obtener la informacin solicitada. (Formato del archivo: txt, xls) D clic enModificar barray aparecer la ventana de modificacin del log para revisar las modificaciones que se le hicieron al log de registros de tiempo y asistencia. 5.4.5 Reporte de clculo de asistencia
Forma de informe del reporte: D clic en Calculando la asistencia y el reporteen el men Asistencia, aparece la siguiente ventana:
Imgen 5.6 Reporte de clculo de asistencia Seleccione la fecha de inicio y fin, as como el departamento y los empleados de los cules necesita realizar el clculo, d clic enCalcular, aparece la siguiente ventana:
94
Hay cuatro pestaas de informacin despus de realizar el clculo, se puede ver cada una de ellas respectivamente: Excepcin de asistencia:Muestra el resultado de los registros de asistencia originales; Excepcin de cambiosMuestra el resultado de la asistencia de los empleados en el periodo de tiempo seleccionado; Otras excepcionesMuestra las salidas del personal, tiempo fuera y horas extra etc.; Items calculadosMuestra todos los tems calculados tales como normal, actual, tarde, temprano, ausente, horas extra etc. Nota: Cuando se trata del clculo del tiempo Fuera del empleado, deben de haber Regreso fuera y solo Fuera as como Regreso fuera en cada turno que sea calculado. Las horas de trabajo en el informe=Actual -Tarde-Temprano-Fuera Los registros de excepciones de asistencia tratan con lo siguiente: Abra la tarjeta de opciones de las excepciones de asistencia para ver los registros:
95
Veremos errores tales como estado del error , registro invlido, repetido, etc. (Si se revisar la informacin para ser evaluada, de clic derecho para que aparezca el siguiente men)
Definicin de cada opcin: Exportar datos:Exporta los datos del actual registro de asistencia a un archive en formato txt o xls; Crear reporte para la correspondiente barra:Genera un reporte basado en los datos del actual registro de asistencia para su previsualizacin e impresin; Cambiar estado:Cambia el registro de asistencia seleccionado a un nuevo estado. Trata manualmente con el registro de asistencia de acuerdo a una situacin prctica; Delete selected: Marca el regispro para un borrado manual, el cual se borrar cuando se guarde el mismo; 96
Cancelar operacin seleccionada:Cancela la revisin de ese registro; Modificar y salvar excepcin :Puede guardar los registros que han sido tratados. Si desea ver los registros que han sido cambiados, puede dar clic en la opcin Modificacin de los registros de asistencia en el men sistema; Cambiar filtro:Si hay muchos registros, puede filtrarlos y mantenerlos en el registro correspondiente que desee; Columnas:Define los campos que desean ser mostrados. Mientras tanto, la modificacin tomar efecto y ser guardada; Mostrar todas las columnas:Muestra todos los campos enColumnas; Nota: Puede modificar manualmente los registros sealados anteriormente para asegurar la veracidad del reporte de acuerdo a una situacin prctica. Si hay alguna operacin mal hecha, los registros pueden ser recuperados a travs de la Modificacin de los registros de asistenciaenSistema. D clic derecho sobre lasExcepciones de cambiosaparecer el siguiente men contextual:
Otras Excepciones , Items calculados aparecer el siguiente men contextual:
El funcionamiento es el mismo que el explicado con anterioridad. Reporte: D clic enReporteaparecer el siguiente men como se muestra en la Imgen 5.6:
Pic5.7 Men de excepciones Reporte de asistencia:Clculo del reporte de asistencia de personal;
97
Reporte: Calcula los registros de asistencia diaria de los trabajadores;
Reporte general:Calcula los items de asistencia del personal tales como normal, actual, tarde, temprano, ausente, sobretiempo (tiempo extra) etc;
98
Reporte de Excepciones:Calcula el tiempo fuera, horas extra, salida por negocio, fuera de la empresa, salida personal, etc;
Crear reporte para la barra correspondiente:Imprime la vista previa de la actual bsqueda de registros de asistencia, por ejemplo el reporte de asistencia.
99
Imprimir reporte: La barra de herramientas del reporte se ve de la siguiente manera:
Ajustar la proporcin de la vista del reporte;
Abrir la vista previa de un reporte existente; Encuentre el archive con extensin (*.frp) que desea abrir y seleccione Abrir para ver dicho reporte. Guardar el reporte; Seleccione el directorio en el que se va a guardar el reporte, introduzca el nombre y d clic enGuardarpara completar el respaldo de dicho reporte y as poder consultarlo en un futuro, imprimirlo, copiarlo o transferirlo a otra computadora, la extensin de dichos reportes es la siguiente: *.frp. Imprimir un reporte;
Cerrar vista previa Exportar datos: 100
En la Imgen 5.6, d clic en Exportar y los datos mostrados en la vista actual de la ventana mostrada sern exportadas a un archivo (*.txt o *.xls). Esto tiene la misma funcin queExportar Datoscuando se da clic derecho en cada tabla. Excepciones: En la Imgen 5.6, d clic enExcepcin y el siguiente men aparecer:
D clic en cada una de las opciones en el men y aparecern los siguientes mdulos respectivamente: Anexar registro, Trde/Temprano Colectivamente, Dejar empresa/dejar y Modificar registro de entrada. Si el resultado del clculo es incorrecto para algunos empleados, primero, cheque cul fue el estado que se le olvid checar al personal. Si las hay, trtelas a travs del men que se muestra. Haga referencia al siguiente captulo para ms detalles. 5.5 Tratar con excepciones
D clic enExcepcinen el men principal, aparece lo siguiente:
5.5.1
En la empresa/salida
Cuando el personal no pudo registrar su entrada o salida debido a que tuvo que salir por negocios (curso, reunin, etc) o pidi permiso para salir, con el fin de garantizar la exactitud de las estadsticas finales, podemos configurar esos parmetros a travs de esta funcin. D clic en En la empresa/salida en el men Excepcin , aparece la siguiente interfaz:
101
Tratar con los registros de En la empresa/salida del personal: D clic en Agregar seleccione el departamento, ID del empleado, hora de inicio, , ending time, tipo de salida, y d clic en Salvar para finalizar. Modificacin de los registros En la empresa/salida del personal: Seleccione al empleado al que se le va a realizar la modificacin, y d clic en Modificar. De esta manera puede modificar la informacin de manera relativa, d clic en Salvarpara finalizar. Borrar los registros de En la empresa/salida del personal: Seleccione al empleado al que desea borrar la informacin, d clic enBorrar. 5.5.2 Anexar registro
Si el empleado no chec por alguna razn, puede usar esta funcin para agregar los registros de asistencia que fueron olvidados. D clic enAnexar registro en el menExcepcin, aparece lo siguiente:
Seleccione los items y d clic enagregar para finalizar. 5.5.3 Tarde/Temprano Colectivamente
Cuando una parte de los empleados de un departamento no registraron asistencia por alguna razn, puede usar esta funcin para agregar registros de asistencia 102
colectivos, d clic enExcepcin--Tarde/Temprano Colectivamente, aparece lo siguiente:
Seleccione el departamento, as como a los empleados en la lista de personal, seleccione a los empleados a los que les desea agregar registros, seleccione Entrada o salida respectivamente, d clic enOKpara finalizar. 5.5.4 Tratar con Dejar empresa/Dejar (Salidas colectivas de personal)
Cuando las llegadas tarde o salidas temprano son por razones permitidas, puede usar esta funcin. D clic en Dejar empresa/Dejar en el men Excepcin. Aparece lo siguiente:
Siga los siguientes pasos; 1. D clic en Marcando con colectivo Tarde/Temprano; 2. Seleccione el rango de tiempo para ignorar registro en hora; 3. Seleccione La modificacin del tiempo en hora 4. Busque a los empleados a travs del departamento o turno; 103
5. Seleccione al personal; 6. D clic enOKpara confirmar. 5.6 Mantenimiento de datos D clic en Mantenimiento de datosen el men principal, aparece lo siguiente:
5.6.1
Importar lista de empleados
D clic en Listado de importacin del personal en el menMantenimiento de datos. Aparece la siguiente ventana:
D clic en el cono importado.
para seleccionar al personal de la lista que va a ser
Seleccione el archivo que puede tener formato *.txt o MS Excel ( *.xls), d clic en Abrirpara que aparezca la siguiente ventana, y d clic enOKpara iniciar. La definicin del formato de datos para los archivos con extensin*.txtse muestra a continuacin: De este formato solo pueden ser importados la informacin de ID (Nmero de 104
usuario), Nombre, y departamento; El modelo de datos debe tener el siguiente formato: ID del empleado + Tabulador + Nombre + Tabulador + Departamento; La informacin de cada empleado est en la siguiente lnea, no debe haber lneas en blanco entre uno y otro. De la siguiente manera:
La definicin de datos para Excel*.xlses de la siguiente manera: El formato de ste archive puede importar la informacin del usuario incluyendo: No. de empleado, Nombre, Departamento, Posicin (Cargo), Fecha de empleo, Telfono, Direccin, Sexo, Especialidad (Lenguaje o Idioma), Comentarios; ponga esa informacin en la cabecera e introduzca los datos en orden, el orden no puede ser cambiado.
5.6.2
Importar un registro de asistencia
D clic en Listado de importacin del personal en el men Mantenimiento de datos, aparece la siguiente ventana:
D clic en el cono 5.6.3
para seleccionar el archive de registro de asistencia de
importacin, y d clic enOK para iniciar. Limpiar los datos obsoletos 105
D clic enLimpiar los datos obsoletos en el men Mantenimiento de datos, aparece la siguiente ventana:
Despus de que el sistema ha sido usado por un periodo de tiempo largo, tendr una gran cantidad de datos obsoletos en la base de datos. Esto repercute en el espacio en disco duro y la funcionalidad de su Sistema Operativo. En ese momento usted puede usar esta funcin para limpiar la base de datos de informacin innecesaria. Seleccione la fecha de trmino para limpiar la base de datos y d clic enLimpiar para completar esta operacin, despus de haber limpiado la base de datos, el sistema le pedir comprimir la base de datos como se muestra a continuacin, seleccione OK para finalizar. (Nota: Solo puede limpiar los datos de un mes atrs) 5.6.4 Comprimir base de datos D clic enComprimir base de datos el menMantenimiento de datospara en comprimir y reparar la base de datos 5.6.5 Respaldo de la base de datos
Para garantizar la seguridad de los datos y la recuperacin de los mismos, le sugerimos respaldar la base de datos regularmente. D clic enRespaldar base de datosen el men Mantenimiento de datos, seleccione la ruta en la que ser guardada la base de datos y d clic enGuardarpara finalizar. Respaldar la base de datos manualmente: Copie el archivo Att2003.mdb de la ruta del directorio de instalacin a la ruta en la que desea realizar el respaldo, si el sistema colapsa, solo copie el archivo Att2003.mdb al directorio de instalacin despus de reinstalar el software. 5.6.6 Inicializar el sistema D clic en Inicializar sistema en el men Mantenimiento de datos para inicializar el sistema. (Nota: Despus de haber inicializado el sistema, se habr perdido toda la informacin; el sistema regresar al estado en el que se instal por primera vez. Asegrese de que realmente desea inicializar el sistema. 5.7 Manejador programa
D clic enConexin en el men principal, aparece lo siguiente:
106
5.7.1
Conexin
Podemos agregar un programa externo al software de tiempo y asistencia para una operacin conveniente. D clic en Conexin Manejador de programa aparece , lo siguiente:
Primero, damos clic enAgregarpara poder dar de alta un nuevo men. Por ejemplo, necesitamos en el calculadora cuando estemos operando, e introduzca introducimos calculadora campo Nombre programa ,
C:\WINDOWS\system32\cacls.exe en el campo de archivos ejecutables buscamos seleccionando para encontrar el programa calculadora, d clic enGuardarpara
finalizar. VerCalculadoracuando abraConexinotra vez:
5.7.2
Conexin al equipo
D clic enConexin-Conexin al equipoaparece la interfaz de comunicacin entre el software y el dispositivo, permite recabar los registros del reloj checador, subir y bajar la informacin de los empleados, limpiar la informacin antigua y modificar la hora del reloj. Encuentre ms detalles en la parte Gestin y Comunicacin del tiempo y asistencia.
107
Captulo 6
Preguntas y respuestas frecuentes.
FAQ
108
FAQ
6.1 La huella se ha enrolado pero seguido se obtiene error en la identificacin.
Razn 1. La huella no se capturo apropiadamente 2. Luz directa de sol o una luz demasiado brillante se encuentra sobre el lector. 3. Huella muy seca 4. Huella muy hmeda con aceite o cosmticos 5. Baja calidad de huella digital a causa de callos o descamacin 6. Colocacin de la huella digital en forma incorrecta cuando checa 7. Huellas dactilares latentes en la superficie del sensor 8. No presin existe suficiente
Solucin Enrole nuevamente la huella. Por favor refirase a la Ilustracin de cmo colocar la huella digital. Evite la luz del sol o cualquier otra luz brillante. Toque su frente para incrementar la el nivel de grasa sobre la huella. Limpie la huella con una toalla Enrole otros dedos con mejor calidad. Por favor refirase a la Ilustracin de cmo colocar la huella digital. Limpie la superficie del sensor (se recomienda usar cinta adhesiva Siempre coloque la huella sobre el sensor a una presin moderada. Enrole la huella nuevamente. Por favor refirase a la Ilustracin de cmo colocar la huella digital. Por favor enrole la huella.
109
9. Influencia por el cambio de imagen de la huella. 10. La huella digital no se ha enrolado aun
6.2
La terminal no se puede conectar a la PC.
Razn 1. El mtodo de comunicacin no se ha seleccionado correctamente 2. No se ha conectado firmemente el cable o el cable tiene un problema fsico 3.No es posible conectarse por COM (numero de puerto COM errneo) 4. No es posible conectarse por TCP/IP (Configuraciones Errneas)
6.3
Solucin Seleccione correctamente el mtodo de comunicacin
Conecte el cable firmemente o cambie el mismo.
Introduzca correctamente el nmero de puerto COM. Refirase al manual sobre como conectar su terminal de tiempo y asistencia
No se han encontrado registros y el personal ha checado entrada y salida.
Razn 1. La terminal permaneci por un largo periodo de tiempo apagada (La fecha regreso a cero como de fabrica)
Solucin
Sincronice la hora
2. La minora de las huellas del personal no se han aceptado
1. Agregue los registros manualmente 2. Ajuste la precisin de comparacin de la huella digital 3. Cambie por otra huella y enrole nuevamente
6.4
La hora del reloj funciona bien, pero el scanner est apagado y los
empleados no pueden checar.
Razn
Solucin
110
1. La unidad se encuentra en estado de inactivadad 2. El scaner de huella diginal esta inoperativo o descompuesto
6.5
Precione cualquier tecla para activarla. Reinicie la terminal o cambie el mdulo de huella.
Nosotros no podemos usar el modo de verificacin ID + huella.
Razn 1. Se ha introducido un ID invalido 2. Este usuario no tiene privilegios de usar el mtodo de verificacin 1:1
6.6
Solucin Introduzca el ID correcto Asigne el mtodo 1:1 para este usuario.
La unidad hace beep automticamente cuando nadie checa.
Razn 1. El dispositivo se encuentra expuesto a luz solar directa o una luz muy brillante 2. Existe una huella latente en la superficie del sensor
Solucin Evite la luz directa del sol o una luz muy brillante Limpie la superficie del censor (se recomienda cinta adhesiva)
Por favor note: Si usted tiene cualquier otro problema, por favor de la manera ms atenta envenos un email con los archivos de log en formato zip o rar (Los archivos log se encuentran en el directorio Log en el directorio de instalacin del software) a soporte@entry tec. com. mx
111
Captulo 7
Apndice
El principal tema de este capitulo es comentar informacin adicional sobre el dispositivo y la correcta forma de colocar la huella.
112
Apndice
7.1 Ilustracin de interface
7.2
Ilustracin de cmo colocar la huella digital
Mtodo correcto:
Coloque el centro de la huella en el centro de la ventana del scanner. Mtodos incorrectos:
Poca rea a validar
Muy a la derecha Muy chueco
Muy abajo
Muy a la Izquierda
1. Lo mejor es que cada usuario registre dos huellas para que en el caso de que no se pueda checar con una huella pueda checar con la otra. 2. Coloque la huella plana y en el centro de la ventana del scanner y presione un poco fuerte para capturar un rea mayor y sea posible extraer mas minucias. 3. Mantenga el ngulo y la direccin de la huella en la que esta fue enrolada. 113
4. Si su huella tiene sudor o agua, por favor lmpiela antes de checar. 5. Si su huella es demasiado seca, humedzcala un poco o toque su frente para incrementar la grasa en su huella y presione un poco duro el scanner (las hmedas secas pueden ocasionar que la imagen de la huella no sea clara). 6. Evitar callosidades, desescamacin o lesiones en los dedos para asegurar un apropiado registro e identificacin. 7. Es mejor registrar el dedo pulgar primero y despus el ndice o medio para incrementar la precisin.
114

Eclock - 300 - Manual ESPAÑOL

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Eclock - 300 - Manual ESPAÑOL

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Prefacio

Ventajas de control tiempo y asistencias con huella digital

Diagrama de flujo de operacin del software

Add, delete and modify departments.

Add, delete and modify staffer. Import and transfer staffer.

Set timetable and shift.

Allocate staffer shift or temporary shift.

Deal with business leave/asking for leave/forgetting clock in/collective late.

Track, check and calculate records to generate time attendance report.

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4

2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4

2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.9 3

4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

4.2.1 4.2.2 4.3

4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5

4.3.6 4.3.7 4.3.8 4.3.9 4.3.10 4.3.11 4.4

4.4.1 4.4.2 4.5

4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.6

4.6.1 4.6.2 4.6.3

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6

5.2.7 Salir Del Sistema ......................................................................................... 78 III

5.3.1 5.3.2 5.4

5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.5

5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.6

5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.6.4 5.6.5 5.6.6 5.7

Apndice ...............................................................................................................113 7.1 Ilustracin de interface................................................................................... 113 IV

Ilustracin de cmo colocar la huella digital .................................................. 113

Caractersticas del producto

Capacidad de huellas: 2000;

Capacidad de registros: 50000;

especificaciones del mismo. 2.1 Introduccin al teclado

En este estado, nosotros podemos checar, entrar al men de configuracin y

A continuacin mostraremos detalladamente la introduccin a la operacin de la 5

terminal de tiempo y asistencia. 2.3 Usuarios

Menu Usuario Config Inf Sistema

Usuario Registro Borrar Config Admin

Registro ID 008101 Esc-ESC Est-OK

Registro Huella NIP/Tarj Esc-ESC

Presione las teclas o para seleccionar 1 o 2 y registrar la 1 o 2 huella, 6

presione la tecla OKpara continuar,

Registro Huella Coloque Huella #1

Registro Huella Quitar Huella!

Registro Huella Coloque Huella #2

Registro Huella 008101-1 Ign-ESC Salv-OK

dedo o huella siga los mismos pasos anteriormente

Registro NIP ID-NIP Esc-ESC **** Set-OK

Registro NIP ID-NIP Confirm **** ****

Presione la tecla OKpara continuar e ingresar a la opcin de guardar,

Registro NIP 008101-P Ign-ESC Salv-OK

Usuario Registro Borrar Config Admin

Presione la tecla OKpara entrar al mdulo de borrar usuario,

Introduzca el nmero del empleado que requiera borrar y entonces presione OK ,

Borrar 008101 No-ESC SI-OK

Borrar Registro Vacio!

Usuario Registro Borrar Config Admin

para entrar al mdulo de configuracin de

Presione OK para iniciar el alta de administradores,

Config Admin ID 000000

Config Admin ID 008101 Esc-ESC Agr-OK

008101 No-ESC Yes-OK

Usuario Desp Admin

Presione OK para ingresar a la depuracin de administradores,

Desp Admin ID 008101 ID 008102 Esc-ESC Des-OK

Registro NIP ID-NIP Confirm