Manual del Sistema de Trmite Documentario

Ingreso al Sistema: Para Ingresar al sistema de trmite documentario, es necesario un usuario y un password, los cuales son los mismos del sistema SEUSS. Dentro de la intranet se encuentra el siguiente link.

Luego se carga el formulario del Logueo: Digite su usuario y su clave respectiva.

Despus del logueo, ingresamos al formulario de envo de documentos, donde el usuario podr enviar documentos a cualquier administrativo de la universidad Sipn o Vallejo.

Envo de Documentos:
Lo Primero que tiene que hacer es seleccionar el tipo de Documento. Para ello tenemos los siguientes Documentos: Oficios, Oficio Mltiple, Cartas, Solicitudes y Otros Documentos.

Ingrese el Nmero de documento y la Fecha..

Buscamos el apellido de la persona a la que le estamos enviando el documento; digitamos el apellido y le damos Enter y nos mostrar los resultados encontrados.

Le damos click en el nombre encontrado y cargaran los datos de la universidad a la que pertenece.

Seleccionamos la universidad y carga el rea respectiva.

Despus de haber seleccionado las opciones correspondientes, debemos de llenar el contenido del documento; llmese Asunto, Detalle y/o Observacin.

Una vez listo el documento pulsamos el botn Grabar, y nos mostrar una ventana de confirmacin.

Si aceptamos, y el nmero de documento no es igual a uno ya ingresado, los datos se guardaran y se le enviar un mail al destinatario, siempre y cuando su correo est actualizado en el sistema. Despus de grabar correctamente el documento se activar el botn para poder enviar la copia respectiva, dicha copia es de solo lectura, o sea que a la persona que se le enva una copia no podr modificar el estado del documento.

Al darle click en el botn Con Copia a, se muestra la siguiente ventana:

En ste formulario puede agregar una a una el nombre de las personas a las que les quiere enviar una copia. En el campo persona digite el apellido de la persona y presione Enter, se le mostrar las coincidencias encontradas, dle click en una de ellas; seleccione la universidad y presione el botn Agregar Copia, repita los pasos anteriores para agregar las copias que crea convenientes. Una vez que se tiene todos los nombres en la lista, presionar el botn grabar.

Recepcin de Documentos:
Para atender los documentos pendientes, en el men de la izquierda, seleccione Documentos Pendientes, y nos mostrar el siguiente formulario.

La lista de documentos por evaluar son aquellos que nos enva directamente algn remitente. Los documentos provedos son aquellos que algn destinatario nos los reenvi. Los documentos de solo lectura son aquellos que nos envan como copia. Darle Trmite a un Documento Para ver el documento detalladamente, le damos click en Select, y nos mostrar el siguiente formulario.

Una vez revisado el documento podemos tramitarlo. Entre las principales opciones tenemos: Aprobar : Termina el trmite como aprobado. Rechazar : Termina el trmite como Rechazado o no aprobado. Devolver : El documento regresa a la persona que lo envi; sta podr enviarla a otra persona.

Despus de seleccionar cualquiera de las opciones presionamos el botn grabar. Si al documento lo queremos proveer, entonces le damos click en el Select de enviar provedo y nos mostrar la siguiente ventana.

En la parte inferior de ste formulario escribimos el apellido de la persona a la que le vamos a enviar el provedo, y le damos Enter, se van a mostrar las coincidencias encontradas; le damos click en una de ellas, seleccionamos la Universidad y por ultimo grabamos. ste documento le llegar como provedo a la persona seleccionada, quien le dar el respectivo trmite.

Bsqueda de Documentos
Para realizar bsquedas de documentos y saber el resultado de su trmite, qu personas se involucraron en dicho trmite, en qu rea se encuentra el documento. Para obtener la informacin antes mencionada, vaya al men de la izquierda y seleccione Buscar Documentos y se le mostrar el siguiente formulario.

Seleccionamos la modalidad de bsqueda, que puede ser por: N de documento, persona remite, persona destino. Si elije buscar por persona, digite el apellido y presione Enter, se le mostrara las coincidencias encontradas, seleccione una de ellas y luego pulse el botn Buscar. En la parte inferior se le mostrar los documentos encontrados. Paso N 1.

Paso N 2 (Lista de documentos encontrados)

Paso N 3 (Seleccionar un documento de la lista anterior para ver su detalle)

El siguiente reporte nos indica que el documento fue enviado por Atalaya Urrutia para Barahona Snchez, ste lo derivo como provedo a Racchum Lecca quien le dio como aprobado a dicho documento.

Delegacin La delegacin se utiliza para permitir a otra persona que pueda enviar y recepcionar los documentos de la persona que la deleg. Para enviar un documento a nombre de otra persona y no se conoce el usuario ni la clave de sta, entonces hay que pedir que sta persona nos delegue las funciones. La persona que va a delegar ingresa con su usuario y su clave e ingresa al formulario de Delegacin haciendo click en el botn Delegar.

Se mostrar el siguiente mensaje:

Si le damos click en aceptar e iremos al formulario:

En la caja de texto escribimos el apellido de la persona a la que vamos a delegar, se mostraran las coincidencias encontradas, le damos click en una de ellas, y luego click en grabar.

Y aceptamos.

En el ejemplo: Garca Torres esta delegando a Barahona Snchez para que l pueda enviar y recepcionar documentos a nombre de ella. Por ltimo para cambiar de usuario de envo de documento, simplemente activos el check de Delegacin. Cuando lo activamos, si es que nos han delegado el nombre de usuario cambiar automticamente. 10

Oficio Mltiple Para el envo de ste tipo de documentos, se sigue los procedimientos ya explicados en la pgina N 2 envo de documentos, adicionalmente en la parte de persona destino una vez seleccionada la universidad y el rea de la persona le damos click en agregar.

Para agregar otra persona, seguimos los pasos de bsqueda de persona y le damos click en agregar. De esta manera agregamos a todas las personas a quien va dirigido el documento. Si por error agregamos a una persona que no es correcta, simplemente le quitamos el check.

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