CHNG 2 : KHO ST HIN TRNG V XC LP D N 2.1. KHI NIM CHUNG 2.1.1.

Mc ch ca cng tc kho st hin trng Qua qu trnh kho st t s b n chi tit h thng hin ti ta phi c c cc thng tin v h thng, qua xut c cc phng n ti u d n mang tnh kh thi cao nht. 2.1.2. Cc bc thc hin ca qu trnh kho st Kho st thng c tin hnh qua bn bc sau: a. Bc 1: Kho st v nh gi hin trng hot ng ca h thng c Bc ny nhm tm hiu cc hot ng ca h thng hin ti xc nh cc th mnh v cc yu km ca n. b. Bc 2: xut mc tiu cho h thng mi Bc ny nhm xc nh phm vi ng dng v cc u nhc im ca h thng d kin. Khi thc hin cn xc nh r lnh vc m h thng mi s lm, nhng thun li v nhng kh khn khi ci tin h thng. c. Bc 3: xut tng cho gii php mi Bc ny phi cn nhc n tnh kh thi ca gii php mi, phi phc ha ra cc gii php tho mn cc yu cu ca h thng mi ng thi a ra cc nh gi v mi mt nh kinh t, x hi, thun tin.. c th a ra quyt nh la chn cui cng. d. Bc 4: Vch k hoch cho d n cng vi d tr tng qut Bc ny nhm xy dng k hoch trin khai cho cc giai on tip theo, ng thi d tr cc ngun ti chnh, nhn s, trang thit b... trin khai d n. 2.2. TM HIU V NH GI HIN TRNG 2.2.1. Tm hiu h thng hin ti a. Khi nim Vic quan st, tm hiu v nh gi h thng theo cch nhn ca nh tin hc. iu c ngha l xc nh cc lnh vc no, cng vic no th nn tin hc ho, lnh vc no th tin hc ho khng c tc dng hoc khng c tnh kh thi.

b. Cc mc ca vic quan st Vic quan st c chia thnh 4 mc khc nhau: *Mc thao tc tha hnh: Tm hiu cc cng vic c th m ngi nhn vin tha hnh trn h tin hc hin c. *Mc iu phi qun l: Tm hiu cc nhu cu thng tin cho mc ny. Tham kho kin ca ngi thc hin v kh nng ci tin h thng hin c. *Mc quyt nh lnh o: Tm hiu cc nhu cu thng tin ca ban lnh o, cc sch lc pht trin doanh nghip nhm tm ng hng i cho h thng d kin. *Mc chuyn gia c vn: Tham kho cc chin lc pht trin nhm cng c thm phng hng pht trin h thng d kin. c. Cc phng php tin hnh tm hiu h thng hin ti C ba phng php tin hnh l quan st, phng vn v iu tra thm d *Phng php quan st Quan st trc tip: l hnh thc quan st bng mt, quan st ti ch, quan st t m tng chi tit cng vic ca h thng c, ca cc nhn vin tha hnh. Quan st gin tip: l hnh thc quan st t xa hoc qua phng tin tng th ca h thng c c bc tranh khi qut v t chc v cch thc hot ng trong t chc . Tc dng ca phng php quan st: Gip cho ngi quan st thy c cch qun l cc hot ng ca t chc cn tm hiu. u, nhc im ca phng php quan st: u im: - D thc hin i vi ngi quan st

- Theo di trc tip hot ng ca h thng trong thc t Nhc im: - Kt qu mang tnh ch quan - Ngi b quan st c nhng phn ng nht nh do nh hng ca tm l - Ngi quan st b ng - Tn thi gian - Thng tin mang tnh b ngoi, hn ch, khng th hin y . *Phng php phng vn: Khi nim: L hnh thc i thoi trc tip hoc gin tip gia ngi phng vn v ngi c phng vn thu thp thng tin v mt lnh vc no . Nhng lu khi tin hnh phng vn: - Chun b r ni dung ch cuc phng vn, cc cu hi, cc ti liu lin quan, mc ch cn thu c cc thng tin g sau phng vn. - Chn s ngi phng vn, thng nht trc ni dung, ch cuc phng vn cc bn c thi gian chun b. - La chn cc cu hi hp l: Xc nh r loi cu hi s a ra, cu hi m hay cu hi ng tu theo yu cu ni dung phng vn. (Cu hi m c nhiu cch tr li, cu hi ng cc cu tr li xc nh trc). - Lun gi tinh thn thoi mi, thi ng mc khi phng vn. Tc dng ca phng php phng vn: Cho php chng ta nm c ngun thng tin chnh yu nht v mt h thng cn pht trin trong tng lai v h thng hin ti. u, nhc im ca phng php phng vn u im: - Thng tin thu thp c trc tip nn c chnh xc cao - Bit c kh y cc yu cu ca ngi s dng i vi h thng mi - Nu c nhiu d n xy dng h thng thng tin khc nhau i vi cng mt t chc th qua vic phng vn lnh o c th xc nh c quan h

gia cc d n ny c th tn dng cc thnh qu c hay m bo s nht qun cng nh to c cc giao tip vi h . Nhc im: - Kt qu thu c ph thuc nhiu vo cc yu t khch quan nh s thn thin gia ngi phng vn v ngi c phng vn, cc yu t ngoi cnh, cc yu t tnh cm. - Nu cng tc phng vn khng c chun b tt th d dn n tht bi - C th gp bt ng v ngn ng cng nh cc khi nim c cp. - Cn phi hi c trc tip ngi c thng tin ca h. *Phng php iu tra thm d Khi nim: L phng php rt thng dng ca thng k hc nhm mc ch thu thp thng tin cho mt mc ch nghin cu theo mt ch no . C 2 hnh thc iu tra: iu tra ton b hoc iu tra chn mu. Tc dng ca phng php iu tra thm d: Phng php iu tra thm d dng nm nhng thng tin c tnh v m. Phng php ny thch hp vi vic iu tra tn sut trong nghin cu kh thi. Trong phng php iu tra thm d, vic thit k phiu iu tra c vai tr quyt nh. Mt phiu iu tra tt phi m bo c cc yu cu sau : - Thu thp c y cc thng tin cn thit - D dng cho ngi iu tra - Cu hi phi r rng, khng a ngha, khng gy hiu lm cho ngi c hi - Cu hi phi xc nh khng mp m - Cc cu hi phi to iu kin tt nht cho vic x l u, nhc im ca phng php iu tra thm d u im: + B sung cho 2 phng php trn khng nh kt qu kho st + L mt phng php hiu qu iu tra tn sut trong nghin cu kh thi.

Nhc im: Vic xy dng bng hi c th p ng c nhu cu th hin c cc thng tin cn bit l kh khn *Phng php nghin cu ti liu Ngoi 3 phng php trn cn c mt phng php c s dng trong vic nghin cu hin trng ca t chc l Phng php nghin cu ti liu. Nghin cu ti liu v h thng thng tin l bc u tin ca qu trnh phn tch h thng v cng l phng php thu thp thng tin thng c p dng. Mc ch ca nghin cu ti liu v h thng l thu nhn cc thng tin tng qut v cu trc t chc, c ch hot ng, qui trnh vn hnh thng tin trong h thng. Kt qu ca nghin cu v h thng s cho ta ci nhn tng th ban u v i tng nghin cu. Nghin cu h thng bt u t nghin cu mi trng ca ca h thng thng tin hin ti. Mi trng ca ca h thng thng tin hin ti bao gm: Mi trng bn ngoi: - iu kin cnh tranh trn th trng - Xu hng pht trin cng ngh trong lnh vc Mi trng k thut - Phn cng v phn mm hin c x l thng tin - Cc c s d liu hin ang s dng - i ng pht trin h thng hin c Mi trng vt l - Qui trnh t chc x l s liu trong qun l - tin cy trong hot ng ca h thng Mi trng t chc - Chc nng ca h thng - Qui m ca h thng - Chnh sch di hn v ngn hn ca c s

- c trng v nhn s trong h thng qun l - Tnh trng ti chnh ca c s - Cc d n u t hin ti v tng lai 2.2.2. Phn loi, tp hp thng tin Sau khi p dng cc phng php tin hnh tm hiu h thng hin ti, ta cn phn loi v tp hp thng tin. a. Phn loi thng tin: Vic phn loi thng tin thng c tin hnh theo nhng tiu chun sau: *Phn loi thng tin hin ti v tng lai Phn loi thng tin no cho h thng hin ti v thng tin no cho h thng tng lai. *Phn loi thng tin theo tnh cht tnh -ng - bin i Thng tin tnh: L thng tin t c tnh thay i, biu din cc mt n nh, bn vng ca h thng nh c cu, t chc, khun dng. Thng tin ng: L thng tin lun thay i theo thi gian hay khng gian (theo khng gian: Cc dng thng tin di chuyn gia cc tin trnh hay gia cc h thng con vi nhau) Thng tin bin i: L cc quy tc nghip v thc hin vic bin i thng tin. b. Tp hp thng tin Tp hp thng tin phn nh r cc thng tin chung no cho hin ti, thng tin no cho tng lai, ng thi xem xt thng tin thu thp mc chi tit nht di cc kha cnh: tn sut xut hin, chnh xc, s lng, thi gian sng ca thng tin. Tm tt thng tin thu thp c nh sau:
Thng tin thu thp

Thng tin v h thng hin ti Thng tin v mi trng

Thng tin v h thng tng lai Thng tin c pht biu

Hnh 2.1. S tng hp thng tin thu thp c 2.2.3. Pht hin cc yu km ca hin trng v ra phng hng pht trin h thng cho tng lai a. Pht hin cc yu km ca hin trng S yu km ca hin trng th hin cc mt: - Hiu qu thp: Hiu qu cng vic mt s b phn hay ton b h thng khng p ng c yu cu pht trin ca doanh nghip (phng php x l khng cht ch, giy t, ti liu trnh by km, s n tc, qu ti...) - S thiu vng: Chc nng x l, c cu t chc hp l, phng php lm vic hiu qu... - Tn ph cao: Do hiu qu lm vic thp, c cu t chc bt hp l, tc cnh tranh ln dn n cc chi ph cao khng th b p c. b. ra phng hng pht trin h thng cho tng lai: Trn c s xc nh r cc nguyn nhn yu km cn ra cc bin php khc phc cc yu km . Ni chung khng th khc phc ngay mi yu km ca h thng trong mt ln, cn xc nh mt chin lc pht trin lu di gm nhiu bc da trn hai nguyn tc:

Nguyn tc 1: Thay i h thng mt cch dn dn Va thay i c h thng c nhng cng khng gy ra nhng thay i t ngt trong hot ng ca doanh nghip. Nguyn tc 2: Cc bc i u tin phi l nn tng vng chc cho cc bc i sau Cc bc i sau phi th hin c s ci tin, nng cao so vi bc i trc, ng thi k tha cc thnh qu ca cc bc i trc . 2.3. XC NH PHM VI KH NNG MC TIU D N 2.3.1. Thng nht cc mc tiu trc mt v lu di trong vic pht trin h thng. Cn c vo kt qu kho st, nh gi h thng c v cc phng hng pht trin ra, nh phn tch v nh qun l cn xc nh r mc tiu chung cn t c, t i n thng nht phm vi ca h thng tng lai. 2.3.2. Xc nh phm vi kh nng mc tiu d n a. Khoanh vng d n: Vic khoanh vng d n c th c thc hin theo cc phng php sau: - Khoanh vng hp i su gii quyt vn theo chiu su - Gii quyt tng th ton b vn theo chiu rng b. Cc yu t lin quan n phm vi ca d n Phm vi ca d n lin quan n cc mt sau: - Xc nh cc lnh vc ca d n: Mi lnh vc l mt b phn tng i c lp ca h thng. V d: Bn hng, mua hng - Xc nh cc chc nng: Xc nh r cc nhim v cho trn tng lnh vc ca d n. V d: Trong bn hng: tng cng tip th, ci tin c cu bn hng. 2.4. PHC HO CC GII PHP, LA CHN, CN NHC TNH KH THI 2.4.1. Phc ha cc gii php

 t c mc tiu ra, thng c nhiu gii php. Thng thng ngi ta phi tm ra nhiu gii php, sau s so snh, nh gi, kim tra tnh kh thi chn ra gii php ti u. a. Cc tiu chun so snh, nh gi Khi so snh, nh gi ta nn da vo mt s tiu chun sau: *Mc t ng ho T ng ho c nhiu mc khc nhau nh: Mc thp (t chc li cc hot ng th cng): Khng t ng ho v ch cn t chc li h thng. Mc trung bnh (t ng ho mt phn): c my tnh tr gip nhng khng o ln c cu t chc; t ng ho tng b phn, chc nng hay mt s lnh vc ca h thng. Mc cao (t ng ho ton b h thng): thay i ton din c cu t chc v phng thc lm vic. *Hnh thc x l Cc hnh thc x l bao gm: - X l theo l: Thng tin c tch lu li v x l mt cch nh k. Mi ln x l ton b hay mt phn d liu tch lu c. - X l trc tuyn (online): D liu c x l lin tc, ngay lp tc. Khi lng d liu x l khng ln lm v yu cu c s x l lin tc. b. Phn tch tnh hiu qu v nh gi tnh kh thi Khi phn tch tnh hiu qu v nh gi tnh kh thi ca cc gii php, ta phi phn tch k v cc mt sau: - Chi ph b ra v li ch thu v - Tnh kh thi v k thut - Tnh kh thi v kinh t - Tnh kh thi v nghip v 2.4.2. La chn, cn nhc tnh kh thi

Trn c phn tch tnh hiu qu v nh gi tnh kh thi chng ta cn nhc la chn gii php ti u 2.4.3. V D V NI DUNG VIC KHO ST HIN TRNG V XC LP D N Vic tm hiu, nh gi hin trng v xc lp d n mt h cung ng vt t c th thc hin theo mt s ni dung sau: a. Tm hiu h thng hin ti tm ra nhng yu km Khi tm hiu h thng hin ti tm ra nhng yu km sau: S thiu vng: - Khng c sn kho cha cc loi hng thng s dng trong nh my nn khi cc phn xng c yu cu s dng li khng th p ng kp thi. - B phn nhn, pht hng, qun l kho cn thiu cng gy kh khn cho vic nhn pht hng. S km hiu qu: - Quy trnh x l chm (do cch vit n hng phi tp hp, phn loi nhiu vt t). - Vic phn loi kho d liu cha tp trung thng nht, cn phn tn nn vic lu tr phc v cho cng tc khai thc cha hiu qu. - Tp tin v n hng cha c chuyn giao n h thng pht hng nn phi s dng giy t i chiu gia ho n v hng nhn v. - Qun l ca nh my kh phn tn gy nhiu sai st, khu i chiu th cng, ph tn cao b. Xc nh mc tiu ca h thng mi Da trn vic phn tch nhng yu km nu trn ca h cung ng vt t, c th xc nh mc tiu cho h thng mi nh sau: - Thm cho nh my mt kho hng thng dng. - Thm chc nng qun l kho hng, nng cao vic qun l hng ho, tng tc giao hng v nhn hng. - Chuyn khu i chiu t th cng sang t ng ho tng tc , gim sai st.

- T chc li khu qun l rt ngn quy trnh gii quyt mt d tr hng ho v theo di vic thc hin n hng cht ch hn. c. Phc ha cch gii quyt Trn c s xc nh mc tiu ca h thng mi, c th ra cc gii php sau gii quyt: Gii php 1: B hai h thng trn my tnh, a nhim v v trung tm my tnh gii quyt ton b. Gii php 2: To mi cc knh lin lc gia 2 my tnh (khng kh thi v k thut v 2 my tnh c th khng tng thch) Gii php 3: Vit thm mt h thng i chiu, h thng ny nhn thng tin t h t hng v pht hng a ra bn, danh sch pht hng cng nhng thng tin khng trng khp gia ho n v hng v. Gii php 4: Gp h t hng vo pht hng hoc ngc li (khng kh thi v k thut v nghip v) Gii php 5: B sung vic qun l kho vo h nhn pht hng v thay th i chiu th cng bng h thng t ng

d. La chn gii php Trong 5 gii php, c th la chn cc gii php sau *Gii php 1: B hai h thng trn my tnh, a nhim v v trung tm my tnh gii quyt ton b

u im: - Mc t ng ho cao. - H thng cho php ci thin r rt hiu qu cung cp hng cho cc phn xng. Nhc im: - ri ro cao v phi b ton b h thng c thay bng h thng mi. - Khng tn dng c kt qu ca h thng c ( h thng c c hai b phn c t ng ho mc d cha hon chnh). - Chi ph ln nn khng c tnh kh thi v mt nghip v v kinh t *Gii php 5: B sung vic qun l kho vo h nhn pht hng v thay th i chiu th cng bng h thng t ng u im: - Mc t ng ho va phi c tc dng nng cao ng k hiu qu cung cp hng. - Tn dng c kt qu ca h thng c. - ri ro khng ln lm c th chp nhn c. - Chi ph mc cho php. Nhc im: - Xy dng h thng mi da trn h thng c cng s gp nhiu kh khn. 2.5. LP D TR V K HOCH TRIN KHAI D N 2.5.1. Lp h s v iu tra v xc lp gii php a. Tp hp cc kt qu iu tra Tp hp cc kt qu iu tra bao gm: *Kt qu u ra ca h thng: Kt qu u ra ca h thng m t chc nng, tr li cho cu hi: h thng lm g, dng cho mc ch g, vic g, thng tin c biu din hoc a ra nh th no, ai l ngi s dng, tn sut s dng, qun l khi no, qun l ra sao. *Kt qu u vo ca h thng:

Kt qu u vo ca h thng m t chc nng, m t cc trng d liu, quan h ca n vi u ra. ng thi cng th hin ngun ti nguyn cn thit nh: phn cng, chuyn vin k thut, i ng cn b s dng, nhu cu hun luyn. b. Tng hp cc kin ph phn, nh gi Cc kin ph phn, nh gi phi tp trung vo nhng yu t sau: - Thi gian x l, thi gian cho php, tr li , bo tr. - Chi ph thu nhp - Cht lng cng vic - tin cy, tnh mm do - Kh nng bnh qun ti a ca h thng. c. xut cc gii php v quyt nh la chn Da trn kt qu tng hp cc kin ph phn, nh gi tin hnh phn tch ra cc gii php khc phc cc yu km v chn phng n ti u 2.5.2. D tr v thit b a. D tr s b Nhng d tr s b bao gm: - S lng d liu cn lu tr lu di - Cc dng lm vic - S lng ngi dng - Khi lng thng tin cn thu thp - Khi lng thng tin cn kt xut b. D tr thit b cn c D tr thit b cn c bao gm: - Cu hnh ca thit b: t chc, hot ng n l trn mng,.. - Phn cng - Phn mm c. D tr iu kin mua v lp t

D tr iu kin mua v lp t bao gm: - Ngun ti chnh - Cch thc giao hng v lp t - K hoch hun luyn ngi dng - Phng php bo tr h thng 2.5.3. Lp k hoch trin khai d n a. Lp lch V cc d n u b gii hn bi yu t thi gian (mt trong s cc nhn t quyt nh thnh cng ca d n) nn phi c k hoch phn b cng vic mt cch chi tit v hp l. Vic xc nh cc mc th gian ca d n mt cch r rng, khoa hc s gip cho cng tc kim tra, gim st tin thc hin c thun li. b. Lp tin trin khai d n Lp tin trin khai d n bao gm - Cc giai on trin khai d n - Cc k hoch lp t - Cc k hoch hun luyn ngi dng - Cc mi lin quan n d n khc trong tng lai hoc s h tr ca cc c quan ngoi. c. Phn cng ngi ph trch Ngi ph trch thng l nhng chuyn gia v tin hc, v qun l d. Lp danh sch nhn vin lm vic: Danh sch nhn vin lm vic gm cc phn tch vin, lp trnh vin, nhng ngi khai thc.

CU HI N TP CHNG 2 1. Mc ch ca cng tc kho st hin trng 2. Cc bc tin hnh kho st hin trng 3. Cc phng php nh gi hin trng 4. Cc gii php la chn cn nhc tnh kh thi ca d n xy dng h thng thng tin Ni dung ca vic lp k hoch v trin khai d n xy dng h thng thng tin