6.7 6.7.1 6.7.1.

PENGURUSAN TUGAS-TUGAS LAIN Penerbitan Majalah Sekolah Proses Kerja

JAWATAN Pengetua 1. 2. Guru Tingkatan/ Bendahari Koperasi Penolong Kanan (P) Penyelaras 3. 4. 5.

PROSES KERJA Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah Menjadualkan aktiviti/mesyuarat Jawatankuasa Majalah Sekolah dalam Takwim Sekolah Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada Bendahari Koperasi. Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih tugas-tugas Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar. Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai Pelajaran Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan Mengurus tugas masing-masing: Mengambil gambar aktiviti sepanjang tahun sukan dan permainan, kelab dan persatuan dan unit beruniform Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/staf akademik/staf sokongan Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat. Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah. Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai dummy majalah. Penyelaras menyerahkan dummy untuk mendapat pandangan pengetua. Menghantar dummy majalah yang sudah lengkap untuk dicetak oleh syarikat percetakan. Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar.

J/K Majalah Jurugambar

6. 7.

JK Majalah PK (P)/JK Majalah Pengetua/Penyelaras Penyelaras Pengetua

8. 9. 10. 11

Norlizawati/SMKTM

116

6.7.1.2 .

Carta Aliran Menubuhkan Jawatankuasa Majalah Sekolah Aktiviti/mesyuarat ditetapkan dalam Takwim Sekolah Mengutip bayaran untuk majalah sekolah dan menyerahkan kepada Bendahari Koperasi PK(P) Mempengerusikan Jawatankuasa Majalah Sekolah dan mengagih tugas-tugas Melantik Sidang Redaksi di kalangan pelajar. Menghantar surat kepada Pengarah, Pegawai Pelajaran Bahagian dan YDP PIBG untuk mendapat Perutusan Mengurus tugas masing-masing: Mengambil gambar

Menerima artikel dan laporan daripada pelajar dan Guru Penasihat. Memilih artikel untuk dimuatkan dalam majalah Tidak Ya

Mesyuarat terakhir untuk mengubah suai dummy majalah. Penyelaras menyerahkan dummy untuk mendapat pandangan pengetua. Menghantar dummy majalah yang sudah lengkap untuk dicetak oleh syarikat percetakan. Menerima majalah daripada syarikat percetakan dan menyerahkan kepada Guru Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar. Tamat

Norlizawati/SMKTM

117

6.7.1.3 Bil. 1.

Senarai Semak Tindakan JK Majalah Sekolah ditubuhkan Tandakan( ) Catatan

2.

Pengagihan tugas JK Majalah Sekolah 3. 4. 5. 6. Kutipan tempahan majalah Pelantikan Sidang Redaksi Pelaksanaan tugas dengan sempurna oleh setiap AJK Perutusan/Pesanan: 6.1 Pengarah Pelajaran, Pegawai Pelajaran Bahagian 6.2 6.3 6.4 7. YDP PIBG Pengetua Ketua Pengawas/Sidang Redaksi

Gambar: 7.1 Aktiviti sepanjang tahun 7.2 7.3 Sukan/Permainan,Kelab/Persatuan &U. beruniform Kelas/Sidang Redaksi/Lembaga Pengawas/ Guru/Staf Sokongan

8. 9. 10. 11. 12.

Menerima artikel dan laporan aktiviti kokurikulum Iklan Mesyuarat terakhir. Hantar dummy majalah untuk dicetak Guru Tingkatan serahkan majalah kepada pelajar
118

Norlizawati/SMKTM

6.7.2 6.7.2.1

Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal Proses Kerja

JAWATAN Pengetua Pengetua/PK(P) Jawatankuasa 1. 2. 3. 4. Pengetua/KPT 5 6. Jawatankuasa/PAR/ PRA/ Pekerja Swasta/kontraktor Pengetua/PK(P)/KPT 7.

PROSES KERJA Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal. Memanggil mesyuarat jawatankuasa. Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal Melulus perbelanjaan Membeli keperluan/memanggil kontraktor Membuat sebut harga pembaikan/penyenggaraan bangunan Menjalankan tugas yang ditetapkan

8.

Menyelia kerja yang dilakukan

6.7.2.2

Carta Aliran Menubuhkan Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

. Memanggil mesyuarat jawatankuasa.

Merancang program keceriaan dan pembangunan fizikal

Melulus perbelanjaan

Norlizawati/SMKTM

119

Membeli Keperluan Memanggil Kontraktor Buat Sebut Harga Tidak

Ya Menjalankan tugas yang ditetapkan Menyelia kerja yang dilakukan Tamat

6.7.2.3 Bil. 1. 3.

Senarai Semak Tindakan JK Keceriaan dan Pembangunan Fizikal ditubuhkan Tandakan( ) Catatan

Merancang kerja dan pembaikan 3. 4. 5. 6. 6.7.2.4 Melulus perbelanjaan Sebut harga Surat tawaran kerja kepada kontraktor Menyelia kerja yang dilakukan Borang Digunakan
i. Borang Sebut Harga 120

Norlizawati/SMKTM

7.0.

SENARAI UNDANG UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PENGOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID) 7.1 Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Kurikulum 7.1.1 Akta Pelajaran 1952 7.1.2 Surat Pekeliling Ikhtisas 1/75, 11/68, 6/77, 12/77 7.1.3 Peraturan kursus pengajian 1979 7.1.4 SPI Bil 5/1998 Akta Pendidikan 1996 dan Peraturan-peraturan di Bawah Akta Pendidikan 1996 7.1.5 .SPI Bil 3/1999 Penyediaan Rekod Pengajaran dan Pembelajaran 7.1.6 SPI Bil 2/2000 Peruntukan Waktu Untuk Mata Pelajaran Sains Dalam Kumpulan Teras Peringkat Menengah Atas 7.1.7 SPI Bil 23/1998 Kebenaran Bagi Murid-murid Menduduki Peperiksaan Awam 7.1.8 Pekeliling Lembaga Peperiksaan 7.1.9 Pekeliling Pusat Perkembangan Kurikulum 7.1.10 Pekeliling/Surat Arah Jemaah Nazir (KPM) 7.1.11 Pekeliling/Surat Arahan PSPN (KPM) Pekeliling dan Surat Arahan Berkaitan Dengan Urusan Hal Ehwl Murid SPI Bil 10/1998 Panduan Tentang Umur Masuk Sekolah Rendah & Sekolah Menengah Serta Umur Menduduki Peperiksaan Bagi Sekolah Kerajaan, Sekolah Bantuan Kerajaan dan Sekolah Swasta Buku Panduan Pelaksanaan Dan Pengurusan SPBT 1991 SPI Bil 4/99 Pindaan Syarat Kelayakan Meminjam Buku Teks (SPBT) KPM SPBT 1999 Borang Kelayakan Murid SPBT 1(Pin. 4/98) Pelupuasan Buku Teks SPBT (Ruj. 1/JP/395/SP(2) bertarikh 16 Sept. 1994) Pakaian Seragam Sekolah (Bil.6/1993) Skim Bantuan Pakaian Seragam 1998 (RUJ. 29/JP/882/25 tarikh 5/3/98) Buku Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Biasiswa BKP/BKPU, 1987 Surat Tawaran Baru Permohonan BKP II/KP.PIN.1/86 SPI Bil 3/1995 Pelaksanaan Skim Takaful Kemalangan Diri Berkelompok Bagi Semua Pelajar Sekolah Kerajaan dan Bantuan Kerajaan. Pelaksanaan Takaful Pelajar Sekolah Malaysia Ruj. KP/29/(BS/HEP)8614/069/E(84) Surat Pek. Ikhtisas Bil 6/1995 Menangani Masalah Ponteng Di Sekolah Panduan Bagi Mengatasi Masalah Ponteng di Sekolah Tahun 1994 SPI Bil 6/68 Pembuangan Murid Dpd Sekolah Kerana Kelakuan Curang SPI Bil 8/198 Penyalahgunaan Inhalan SPI Bil 2/1979 Laporan Murid-murid Dlm Keadaan Risiko Penyalahgunaan Dadah Yang Memerlukan Pertolongan SPI Bil 16/1998- Menangani Kegiatan Ganster Di Sekolah SPI 18/1998 Penggunaan Budi Bicara Ketika Mengambil Tindakan Garis Panduan Berhubung Dgn Tindakan Disiplin Di Sekolah SPI Bil 8/1988 Keselamatan Diri Pelajar Di Sekolah SPI Bil 3/1995 Mencegah Kebakaran Di Sekolah SPI 4/2002 Pelaksanaan Program Sekolah Selamat SPI Bil 6/1998 Menjaga Kesihatan Pelajar Sekolah Rancangan Kesihatan Sekolah (Bil 2/1989)

7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8 7.2.9 7.2.10
7.2.11

7.2.12 7.2.13 7.2.14 7.2.15

7.2.16

7.2.17 7.2.18 7.2.19 7.2.20 7.2.21 7.2.22 7.2.23 7.1.24

Norlizawati/SMKTM

121

8.0

SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Urusan Pendaftaran dan Perpindahan Pelajar 8.1.1 Borang Maklumat Pelajar 8.1.2 Resit Bayaran 8.1.3 Borang Permohonan Perpindahan Keluar 8.1.4 Borang Maklumat Sijil Berhenti Sekolah Urusan Skim Pinjaman Buku Teks 8.2.1 Borang SPBT 4 8.2.2 Borang SPBT 8.2.3 Borang Komputer BTBTR 190 8.2.4 Borang BTBTR 460 8.2.5 Invois/SAP 8.2.6 Borang Kew 300 - V 8.2.7 Borang Kew 300 - X Urusan Biasiswa dan Kebajikan Pelajar 8.3.1 Borang Permohonan Biasiswa BKP/KP/Pin. 1/86 8.3.2 Borang Permohonan Biasiswa daripada agensi lain 8.3.3 Borang Rumusan (Borang A) Biasiswa BKP II 8.3.4 Format PB BKP II (Baru) 8.3.5 Borang WS-15 (0492) 8.3.6 Borang daripada agensi biasiswa yang lain 8.3.7 Borang Pengeluaran Wang Biasiswa 8.3.8 Borang Tuntutan Asal 8.3.9 Borang JP/BPS/A(SM) 8.3.10 Borang JP/BPS/B(SM) 8.3.11 Borang JPS/2 8.3.12 Borang JPS/2(SM) 8.3.13 Borang Sebut Harga 8.3.14 Borang Pencalonan Anggota Lembaga 8.3.15 Borang Jawatankuasa Audit Dalaman Urusan Disiplin Pelajar 8.4.1 Borang Ponteng 8.4.2 Borang Rumusan Salah Laku 8.4.3 Borang Laporan Jawatankuasa Disiplin Pelajar 8.4.4 Borang UAK 1 8.4.5 Borang PTDI 8.4.6 Borang Salah Laku Pelajar 8.4.7 Borang Perjanjian Berkelakuan Baik 8.4.8 Borang Kebenaran Keluar 8.4.9 Surat Kebenaran Balik 8.4.10 Buku Laporan Aduan Pelajar 8.4.11 Borang Laporan Kerosakan 8.4.12 Borang Pemantauan Tugas Pengawas 8.4.13 Borang Penilaian Tugas Pengawas

8.2

8.3

8.4

Norlizawati/SMKTM

122

8.5

Urusan Keselamatan dan Kebajikan Pelajar 8.5.1 Senarai Nama Pelajar Mengikut Tingkatan 8.5.2 Borang Rawatan 8.5.3 Borang Kebenaran Balik, jika perlu 8.5.4 Surat Akuan Rawatan Hospital 8.5.5 Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar 8.5.6 Borang Pesanan Pembelian Ubat/Peralatan 8.5.7 Buku Stok Ubat-ubatan 8.5.8 Rekod Pembersihan Bilik Rawatan 8.5.9 Borang Pemeriksaan/Penilaian Pertandingan 3K 8.5.10 Senarai Nama Pelajar bagi kelas yang bertugas 8.5.11 Borang Laporan Bertugas Harian 8.4.12 Buku Rekod Pelawat 8.4.13 Pas Kebenaran Masuk Urusan Perhubungan Luar 8.6.1 Buku Daftar Pelawat (Lampiran A) 8.6.2 Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B) 8.6.3 Borang Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga 8.6.4 Borang Laporan Analisis Kedatangan Ibu bapa/Penjaga

8.6

9.0.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14 9.15 9.16 Pengerusi Jawatankuasa Kesihatan dan Rawatan Pengerusi Jawatankuasa Lembaga Pengawas Sekolah Naib Pengerusi Jawatankuasa Skim Pinjaman Buku Teks Naib Pengerusi Lembaga Disiplin Pelajar Naib Pengerusi Jawatankuasa Biasiswa dan Kebajikan Pelajar Naib Pengerusi Jawatankuasa Majalah Sekolah Naib Pengerusi Jawatankuasa Program Sekolah Selamat Ahli Jawatankuasa Induk Pusat Sumber Sekolah Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Ahli Jawatankuasa Kualiti/SKPM Ahli Jawatankuasa Pengurusan dan Kewangan Sekolah Ahli Jawatankuasa Keceriaan dan Pembangunan Fizikal Ahli Jawatankuasa Kurikulum Ahli Jawatankuasa Kokurikulum Juruaudit Dalam Koperasi SMK Petra Jaya Bhd Pemegang Amanah PIBG SMK Petra Jaya

Norlizawati/SMKTM

123

10.

NORMA - NORMA KERJA BAGI TUGAS TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID) Bil. 1 Jenis Kerja URUSAN KURIKULUM 1.1 Mengajarkan mata pelajaran tertentu 1.2 Mengatur penjadualan waktu Induk, kelas persendirian dan gantian serta memastikan perlaksanaannya berjalan dengan baik dan sempurna 2 URUSAN PENDAFTARAN DAN PERPINDAHAN PELAJAR 2.1 Memantau dan mengurus Pendaftaran Pelajar Tingkatan Satu dan Peralihan. 2.2 Mengurus penerimaan perpindahan masuk pelajar dari sekolah lain. 2.3 Mengurus borang perpindahan keluar pelajar dalam bahagian/ negeri/antara negeri. 3 URUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS 3.1 Memantau dan menyelia urusan Tinjauan Kelayakan Pinjaman Buku Teks. 3.2 Menyelia urusan penerimaan buku teks baru. 3.2 Mengurus pelupusan buku yeks yang sudah koyak/rosak/ yang lama (perubahan ) 4 URUSAN BIASISWA DAN KEBAJIKAN PELAJAR Mengurus permohonan Biasiswa/ Bantuan Kewangan 4.1 Menyelia pembayaran Biasiswa/ Bantuan Kewangan 4.2 Menyelia pengeluaran Biasiswa/ Bantuan Kewangan Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm Seminggu

Norlizawati/SMKTM

124

Bil.

Jenis Kerja 4.3 Memantau pengurusan tuntutan Skim Takaful Pelajar (STPM) 4.4 Menyelia pengurusan Bantuan Pakaian Seragam

Masa Yang Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm Seminggu

URUSAN DISIPLIN PELAJAR 5.1 Mengurus disiplin dan mengambil tindakan terhadap pelajar ponteng sekolah berkala atau/dan berterusan 5.2 Mengurus disiplin dan mengambil tindakan pembuangan pelajar yang melakukan kesalahan serius dan berulang kali. 5.3 Mengambil tindakan terhadap penyalahgunaan dadah 5.4 Mengurus disiplin dan memantau perlakuan pelajar serta mengambil tindakan terhadap salah laku pelajar. 5.5 5.6 Urusan kebenaran keluar dari kawasan sekolah/balik Mengurus pengaduan pelajar

5.6 Memantau dan menasihati Pengurusan Lembaga Pengawas 6 URUSAN KESELAMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR 6.1 6.2 Mengambil tindakan ketika berlaku kebakaran Memantau urusan rawatan dan kesihatan pelajar

6.3 Menyelia kebersihan Bilik Rawatan dan alatan serta ubat-ubatan 6.4 Pengurusan Kebersihan dan Keceriaan Kawasan dan Bilik Darjah

6.5 Menerima dan melayani pelawat yang berurusan dengan pihak sekolah

Norlizawati/SMKTM

125

Bil. 7

Jenis Kerja PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR 7.1 7.2 7.3 7.4 Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan. Menyelia perlaksanaan program PIBG. Pengurusan kerjasama komuniti luar dalam perlaksanaan program sekolah. Mengurus Hari Permuafakatan Ibu Bapa Guru

Masa Yang Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dlm Seminggu

TUGAS-TUGAS LAIN 8.1 8.2 Urusan menerbit Majalah Sekolah Urusan Keceriaan dan Pembangunan Fizikal

Norlizawati/SMKTM

126

11.

SENARAI TUGAS HARIAN JAWATAN : PENOLONG KANAN (HAL-EHWAL MURID)

NAMA

ZAKARI BIN ABDULLAH PENOLONG KANAN HAL-EHWAL MURID

JAWATAN : TARIKH BIL. :

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN

Norlizawati/SMKTM

127

12.

PENUTUP Fail Meja ini dihasilkan untuk memudahkan Penolong Kanan (HEM) menguruskan aktiviti seharian. Semoga semua urusan dapat dilaksanakan dengan lancar dan teratur serta dapat mewujudkan pengurusan yang cekap dan berkualiti demi meningkatkan profesionalisme keguruan dan kecemerlangan sekolah.

Fail Meja ini disesuaikan daripada Manual Prosedur Kerja dan sumbersumber lain yang dibekalkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia.

Norlizawati/SMKTM

128