INSTRUMENTE INFORMATICE DE SINTETIZARE A INFORMAIILOR N EXCEL 2010

Procesorul de tabele Excel dispune de o gam de instrumente care ofer tehnici i faciliti avansate de regrupare i centralizare a datelor, asigurnd decidentului o imagine sintetic pe baza creia se pot fundamenta ulterior soluii optime n procesul decizional. TABELA DE IPOTEZE Tabela de ipoteze reprezint un instrument de sintetizare a informaiilor care ofer faciliti suplimentare de generare a unor rezultate diferite prin aplicarea uneia sau a mai multor funcii asupra unor serii de date dispuse monodimensional sau bidimensional. A. Tabela de ipoteze cu o singur variabil presupune disocierea rezultatului unor formule n condiiile n care se urmrete variaia unui singur parametru. Tabela de ipoteze monodimensional impune existena urmtoarelor elemente distincte: Cmpul de criterii se compune, la rndul su din: o celul care conine denumirea parametrului care variaz; o celul de intrare care va fi referit ulterior, n momentul generrii rezultatelor finale, n funcie de modul n care sunt organizate datele pe linie sau pe coloan. Observaie: n cazul n care funciile aplicate pentru obinerea rezultatelor finale sunt de tip baz de date, celula de intrare rmne vid; dac se apeleaz funcii din alte categorii, celula de intrare va fi completat cu unul dintre argumentele funciei respective.
Fig. nr. 1 Structura cmpului de criterii

Cmpul de ipoteze n cadrul cruia se pot identifica: o celul situat n colul din stnga-sus care, de regul, este completat prin numele parametrului care variaz (celula respectiv poate s rmn vid sau poate fi completat printr-o list derulant simpl); celule care vor fi completate prin valorile parametrului studiat; celule completate prin funcia/funciile pe baza crora se genereaz rezultatele sintetizate. rezultatele finale actualizate n funcie de valorile parametrului care variaz. Macheta cmpului de ipoteze este organizat diferit, n funcie de modul de dispunere a valorilor parametrului de sintetizare pe linie sau pe coloan.

a). pentru tabela de ipoteze cu o singur variabil organizat pe vertical - cmpul de ipoteze este structurat ca n figura 2:

Fig. nr. 2 Structura tabelei de ipoteze organizat pe vertical

Observaie: Exemplificarea tabelei de ipoteze cu o singur variabil se va realiza pe o baz de date Editura care gestioneaz vnzrile de carte ale unei edituri (o carte poate fi distribuit n unul sau mai multe orae, de ctre unul sau mai muli ageni de vnzare - baza de date se identific prin domeniul A5:J23):

Fig. nr.3 Baza de date Editura

Exemplul 1: Se dorete sintetizarea informaiilor prin intermediul unei tabele de ipoteze cu o singur variabil organizat pe vertical astfel nct s se obin suma valoric a vnzarilor realizate de editur pe fiecare titlu de carte n ultimii 2 ani:

Fig. nr. 4 Cmpul de criterii i cmpul de ipoteze pentru exemplul 1

Observaie: pentru extragerea valorilor parametrului care variaz n cmpul de ipoteze (Titlurile de carte) se recomand utilizarea filtrrii bazei de date prin metoda filtrului avansat astfel nct fiecare valoare a cmpului respectiv s fie extras o singur dat. rezultatele sintetizrii (figura nr. 5) se genereaz prin selectarea tabelului din cmpul de ipoteze i alegerea din meniul Data a grupului What If Analysis Data Table i completarea rubricii Column input cell cu adresa celulei de intrare din cmpul de criterii (A32).

Fig. nr. 5 Generarea rezultatelor sintetizrii prin Data Table

b). pentru tabela de ipoteze cu o singur variabil organizat pe orizontal - cmpul de ipoteze este prezentat n figura 6:

Fig. nr. 6 Structura tabelei de ipoteze organizat pe orizontal

Exemplul 2: S se calculeze i s se afieze printr-o tabel de ipoteze cu o singur variabil organizat pe orizontal nr. de exemplare vndute i comisionul total ncasat de fiecare agent de vanzare:

Fig. nr.7 Cmpul de criterii i cmpul de ipoteze pentru exemplul 2

n cazul tabelei de ipoteze cu o singur variabil organizat pe orizontal, pentru diseminarea rezultatelor pe fiecare agent de vnzare se selecteaz cmpul de ipoteze i se completeaz caseta Data table la rubrica Row input cell cu adresa celulei de intrare din cmpul de criterii (A60) figura nr. 8:

Fig. nr. 8 Generarea rezultatelor sintetizrii prin Data Table

Observaie: n contextul utilizrii tabelelor de ipoteze, exist i posibilitatea de a aplica funcii generatoare de rezultate sintetizate care s solicite cmpuri de criterii diferite. n aceste cazuri, criteriile vor fi plasate de o parte i de alta a domeniului care conine parametrul care variaz (mai exact, denumirea rubricii pe care se realizeaz sintetizarea) i celula de intrare. Exemplul 3: S se calculeze numrul de exemplare vndute de fiecare agent de vnzare ctre societile Papirus i Coresi n ultimele 6 luni ncasat de fiecare agent de vnzare n anul precedent.

comisionul mediu

Fig. nr. 9 Cmpul de criterii i cmpul de ipoteze pentru exemplul 3

Observaie: O alta form de aplicare a tabelei de ipoteze const n generarea, prin alternan, a rezultatelor sintetizrii n acelai plan al cmpului de ipoteze, n raport cu funcia aleas de utilizator dintr-o list derulant. Exemplul 4: S se calculeze i s se afieze n mod interactiv n acelai domeniu al cmpului de ipoteze vnzrile minime, maxime i medii realizate de editur pe fiecare titlu de carte.

Fig. nr. 10 Cmpul de criterii i cmpul de ipoteze pentru exemplul 4

Observaie: Un caz particular de aplicare a tabelei de ipoteze cu o singur variabil l constituie generarea rezultatelor de sintez prin intermediul funciilor financiare. n aceast variant, fereastra Data Table va fi completat la una dintre rubricile Column/Row input cell cu celula care conine acel argument al funciei financiare a crei variaie se urmrete. Exemplul 5. O societate cumpr un echipament n leasing pe o perioad de 3 ani, n valoare de 10.000 de lei (ratele se pltesc la sfritul fiecrei perioade). Care ar trebui s fie rata lunar a mprumutului n condiiile n care dobnda anual variaz ntre 15% i 20%?

Fig. nr. 11 Aplicarea tabelei de ipoteze cu o singur variabil pe baza funciei financiare PMT

Funcia PMT (PayeMenT) calculeaz mrimea plii lunare sau anuale pentru un mprumut bazat pe pli constante i o rat constant a dobnzii. Sintaxa funciei este urmtoarea: =PMT(rate; nper; pv;[fv];[type]) unde:

 rate (rata dobnzii) reprezint procentul de dobnd perceput pe o anumit perioad exprimat procentual; nper (numr de perioade) constituie numrul total de perioade de plat; pv reprezint suma mprumutat la nceputul tranzaciei; [fv] (valoarea rezidual) este un parametru opional care exprim valoarea care rmne la sfritul plii (dac acest parametru nu se precizeaz se consider c are valoarea 0); [type] (tip) este un parametru care semnific faptul c plata se efectueaz la nceputul perioadei (valoarea 1) sau la sfritul perioadei (valoarea 0 implicit). Argumentele rata dobnzii i numrul de perioade trebuie exprimate n aceeai unitate de timp (luni sau ani); valoarea contractului de leasing genereaz o cheltuial periodic, ceea ce justific faptul c valoarea respectiv este trecut su semnul minus n sintaxa funciei PMT (dac suma se trece ca valoare pozitiv, rezultatul final se afieaz cu rou). B. Tabela de ipoteze cu dou variabile funcioneaz pe aceleai principii ca i tabela cu o singur variabil, cu precizarea c permite variaia simultan a doi parametri; n consecin, n cmpul de criterii se impune existena a dou celule de intrare la care se va face referire prin funciile DataBase (figura nr. 12).

Fig. nr. 12 Structura cmpului de criterii i a cmpului de ipoteze pentru tabela cu dou variabile

Exemplul 6. S se sintetizeze informaiile bazei de date astfel nct s se obin volumul total al vnzrilor realizate de editur pe fiecare titlu de carte vnzare.

i pe fiecare agent de

Fig. nr. 13 Sintetizarea volumului total al vnzrilor realizate de editur pe fiecare titlu de carte i pe fiecare agent de vnzare prin tabela de ipoteze cu dou variabile

Observaie: Datorit modului n care sunt dispuse valorile parametrilor care variaz, formula de calcul se introduce n mod invariabil n celula aflat la intersecia primei linii cu prima coloan a cmpului de ipoteze, fapt care restrnge considerabil posibilitatea de a aplica mai multe funcii agregate n acelai cmp de ipoteze. Eliminarea acestui inconvenient se poate realiza prin concatenarea mai multor funcii n celula destinat introducerii formulelor pe baza crora vor fi generate rezultatele finale. Exemplul 7. S se afieze n acelai spaiu al cmpului de ipoteze vnzrile medii realizate de editur i nr. total de exemplare distribuite de fiecare agent din fiecare titlu de carte n anul n care s-au efectuat cele mai multe vnzri (anul cu cea mai frecv. apariie). Nota: rezultatele vor fi afiate sub forma Vanzari medii / Nr total de exemplare cu precizarea ca mesajele de eroare vor fi nlocuite prin cratim, iar valoarea medie a vnzrilor va fi rotunjit la 0 zecimale.

Fig. nr.14 Cmpul de criterii i cmpul de ipoteze pentru exemplul 7