MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE

E-CONTABILIDAD FINANCIERA: NIVEL II

MDULO 7: CONTABLE EL PROCESO DEL CIERRE

OBJETIVOS DEL MDULO:

Detallar las fases del proceso de regularizacin contable. Profundizar en los asientos de regularizacin. Exponer los motivos y la problemtica de la contabilizacin de operaciones no formalizadas al final del periodo. Analizar la lgica contable de la periodificacin, as como su mecanismo de registro.

Detallar las fases posteriores al cierre del ejercicio relativas: la formulacin, auditoria, aprobacin, deposito y publicidad de las cuentas anuales.

Unidad Didctica 1: Regularizacin

La regularizacin y el cierre del ejercicio abarca una serie de operaciones que se realizan al final del periodo contable. El proceso de regularizacin consiste en la elaboracin del inventario final, la contabilizacin de los asientos de regularizacin y la aplicacin del resultado. El proceso de cierre abarca la elaboracin de las cuentas anuales y el cierre de las cuentas. Los asientos de regularizacin, tienen la finalidad de realizar una serie de ajustes en determinadas cuentas para actualizarlas o corregir su valor segn las normas del Plan. A continuacin se exponen los principales asientos de regularizacin:

MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE 1. Determinacin del resultado: Son los asientos de regularizacin por excelencia, por lo que cuando se habla de regularizacin se refieren solo a ellos. Su objetivo es calcular el resultado del periodo comparando ingresos con gastos (asientos prdidas y ganancias). Son los ltimos en realizarse en toda la regularizacin. 2. Regularizacin de los saldos de las cuentas de existencias. Su determinacin es actualizar las existencias segn estas en el inventario final. 3. Amortizaciones y provisiones: Consiste en imputar temporalmente al ejercicio la parte que corresponda de activos fijos (amortizaciones), y contabilizar gastos por depreciacin de activos o para prevenir grandes riesgos o gastos futuros (provisiones). 4. Calificacin temporal correcta: Su objetivo es la reclasificacin anual de crditos y deudas. Consiste en pasar la parte de los crditos y deudas a largo plazo, cuyo vencimiento sea menor de un ao al final del ejercicio, a cuentas de crditos y deudas a corto plazo. 5. Calculo del impuesto sobre beneficios: Aunque sea provisionalmente, al final del ejercicio se deber estimar el Impuesto sobre Beneficios para llevarlo a la determinacin de resultados como un gasto ms. 6. Contabilizacin de operaciones no formalizadas 7. Periodificacin contable. De todos los asientos de regularizacin los dos ltimos se analizan en los apartados siguientes.

Unidad Didctica 2: Periodificacin

La periodificacin contable se basa en el principio de devengo segn el cual la imputacin de gastos e ingresos deben hacerse atendiendo a la corriente real de bienes y servicios que estos representan, independientemente de la fecha o periodo en que se paguen o cobren. Periodificar consiste, en imputar los gastos e ingresos al periodo que pertenezcan por su intervencin en la empresa, con independencia de que se hayan cobrado o pagado antes o despus de tal periodo. Con la periodificacin se justifica que al final del periodo se tengan que realizar unos ajustes por periodificacin de cuentas de gastos o ingresos en las cuales se hayan contabilizado importes que

MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE correspondan a otros ejercicios contables. Estos ajustes suelen realizarse al final del periodo, y en ellos intervienen adems de las cuentas de gastos e ingresos, las siguientes cuentas: 480: Gastos anticipados. Gastos contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponde al siguiente/s. 485: Ingresos anticipados. Ingresos contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al siguiente/s. 580: Intereses pagados por anticipado. Intereses pagados por la empresa que corresponden a ejercicios siguientes. 585: Intereses cobrados por anticipado. Intereses cobrados por la empresa que corresponden a ejercicios siguientes. Para periodificar los gastos se utilizar la cuenta 480. El ajuste consiste en hacer un abono en la cuenta del grupo 6 en la que se hubiese registrados el gasto, y un cargo en al cuenta 480 por el mismo importe. Con esta anotacin se reduce el gasto en la parte que no corresponda al ejercicio cuyo cierre se efecta. Ejemplo: El da 1 de julio del ao 02, se pagan 6.000 euros en efectivo por los gastos de una compaa publicitaria que durar un ao. Al realizar este pago se origina el asiento (1). 6.000 Publicidad, propaganda y RR.PP. (627) 960 HP IVA Soportado (472) D Publi. Prop. RRPP H 6.000 (1) 3.000 (3) 3.000 (2) 3.000 (4) D H

Caja 6.960 D Publi Prop. RRPP H 3.000 (5)

Gtos anticipados

3.000 (2)

3.000 (5)

En este caso, se puede apreciar que slo la mitad del gasto desembolsado corresponde al ao en curso. (Esquema) Ao 02 Ao 03

1/2

1/2

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GASTO DE PUBLICIDAD 6.000/2=3.000 euros corresponden a cada periodo. Si no se hiciera ningn ajuste, la cuenta Publicidad se llevara a perdidas y ganancias al final del ejercicio 02 por el gastos total (6.000 euros). Por ello, antes de indicar el resultado es necesario realizar un ajuste por periodificacin que consistir en abonar la cuenta de gastos Publicidad, propaganda y RRPP por la cuanta que no corresponda al ejercicio que se cierra, es decir, por el importe que deba imputarse a ao o aos siguientes.

El asiento de ajuste ser: (2) 3.000 Gastos anticipados (480) a Publicidad(627) 3.000

De esta forma el saldo que arroja la cuenta de gasto Publicidad, propaganda y RRPP es de 3.000 euros, que es lo que realmente corresponde imputar al resultado del ao 02 (3). Dicho saldo se trasladar a Prdidas y Ganancias quedando saldada la cuenta 627 (4). Por otra parte la cuenta 480 Gastos anticipados presentara un saldo de 3.000 euros, que pertenece al ejercicio 03. Esta cuenta se reflejara en el activo del balance de situacin final. Posteriormente se deber imputar el gasto correspondiente al ejercicio 02, en cualquier fecha de ste, realizando el asiento (5): 3.000 Publicidad(627) a Gastos anticipados 3.000 (480)

D Ing. arrendamiento H 4.800 (2) 7.200 (1) 2.400 ao 01 del

D H

Ing. anticipados 4.800 (2) A resultados

4.800 (3)

MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE De este modo queda saldada la cuenta Gastos Anticipados y se carga de nuevo la cuenta 627 Publicidad, propaganda y RRPP por el gasto que pertenece al ao 03, gasto que al final de dicho periodo se llevara a Prdidas y Ganancias. En la periodificacin de ingresos se emplear la cuenta 485. El ajuste consiste en cargar la cuenta del grupo 7 en la que se hubiese registrado el ingreso, y abonar la cuenta 485 por el mismo importe. Con esta anotacin se reduce el ingreso en la parte que no corresponda al ejercicio cuyo cierre se efecta. Ejemplo: El da 01/09/02 se cobra mediante transferencia bancaria 7.200 euros por el alquiler anual de un local propiedad de la empresa. Como se puede deducir el ingreso corresponde a 12 meses, de los cuales 4 pertenecen al ao 02 (septiembre, octubre, noviembre y diciembre) y 8 al ao 03 (enero-agosto). Por ello el gasto debe imputarse a cada periodo en esta proporcin: 7.200 euros/12 meses = 600 euros por mes Ao 02-> 600 euros/mes x 4 meses = 2.400 euros. Ao 03-> 600 euros/mes x 8 meses = 4.800 euros. Los asientos contables correspondientes sern: - Cuando se cobra el ingreso, el 01/09/02 (1): 8.352 Banco c/c (572) a a Ing. por arrendamiento 7.200 (752) 1.152 HP IVA repercutido (477)

- Cuando se realiza la periodificacin, el 31/12/02 (2): 2.400 Ing. Arrendamiento (752) a Ingresos anticipados 2.400 (485)

- En el ao 03 por la imputacin del ingreso que le corresponde (3): 4.800 Ing. anticipados (485) a Ingresos arrendamiento 4.800 (752)

En la periodificacin de gastos e ingresos de naturaleza financiera (intereses) se emplearn las cuentas Intereses pagados por anticipado (580) e Intereses cobrados por anticipado (585), cuyo mecanismo contable es idntico al de las cuentas 480 y 485 respectivamente.

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Ejemplo: Un cliente que debe 6.000 euros, paga en efectivo 360 euros de intereses, por el aplazamiento del cobro a 3 meses, el dia 1/11/02. Los asientos a realizar son: - Por el cobro de los intereses de aplazamiento el 1/11/02: 360 Caja (570) a Ing. de crditos a CP (763) 360

- Al 31/12/02, por los intereses que corresponden al siguiente ejercicio: 240 Ing. crditos CP (763) a Int. cobrados anticipado (585) 240

360/3= 120 euros/mes Ejercicio 02-> 120 x 2 meses = 240 euros. Ejercicio 03-> 120 x 1 mes = 120 euros. - En el ejercicio 02 por la imputacin de los intereses cobrados en el anterior: 120 Int. Cobrados anticipado (585) a Ingresos crdito CP (763) 120

Unidad Didctica 3: Contabilizacin de operaciones no formalizadas

En la prctica contable se suelen registrar los gastos e ingresos cuando se reciben o emiten las facturas que los justifican. No obstante, al finalizar el ejercicio, se deben contabilizar todos los gastos o ingresos aunque no se hayan recibido o emitido sus correspondientes facturas para as cumplir con el principio de devengo, establecido por el Plan General de Contabilidad. Para registrar estos derechos se cobro u obligaciones de pago cuyas facturas no han sido recibidas o emitidas, se pueden utilizar las subcuentas:

MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE 4309: 4409: 4009: 4109: Clientes, facturas pendientes de formalizar. Deudores, facturas pendientes de formalizar. Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar. Acreedores, facturas pendientes de recibir o formalizar.

Ejemplo: Si al final del ejercicio una empresa ha realizado una compra de mercaderas por valor de 6.000 euros, y adems estima que el consumo de energa elctrica correspondiente al mes de diciembre es de 3.000 euros, aunque no se haya recibido ninguna de las dos facturas, deber realizar antes del cierre los siguientes asientos: 6.000 Compra de mercaderas (600) HP IVA soportado 960 (472) 300 Suministros 48 HP IVA soportado (472) Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar (4009) 6.960 Acreedores, facturas pendientes de recibir o formalizar (4109) 348

a a

Unidad Didctica 4: Cierre del ejercicio

Para realizar el cierre se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. Comprobar que la contabilidad est cuadrada Antes de iniciar el proceso del cierre del ejercicio es necesario comprobar que la contabilidad est cuadrada. Para ello se debe realizar un balance de comprobacin de sumas y saldos a fecha de cierre del ejercicio contable, generalmente 31 de Diciembre, donde podr comprobar si est cuadrada o no la contabilidad. Existen programas de gestin que no permiten asientos descuadrados y otros que s. En cualquier caso hay que hacer esta comprobacin y subsanar posibles errores, ya que tambin pueden existir problemas tcnicos en nuestro ordenador que causen descuadres. 2. Revisar las fichas del libro mayor una a una Tendremos que hacer lo siguiente: - Detectar si falta algo de contabilizar. - Detectar y corregir errores .

MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE Comprobar para declaracin de ms de 3005.06 (antigua declaracin de + de 500.000 Ptas.) - Reclasificacin de los saldos de las cuentas en funcin del vencimiento Es necesario revisar las fichas del libro mayor una a una a fin de detectar algn fallo en la contabilidad, como por ejemplo haber olvidado crear la cuenta de amortizacin de un determinado inmovilizado, tener contabilizados apuntes en cuentas que no les correspondan, algo que falte de contabilizar, algn importe incorrecto, algn saldo que no coincide, etc. Tambin debemos reclasificar los importes de las cuentas que estn a largo plazo y pasarlos a corto. El importe que se debe pasar del largo al corto plazo es aquel cuyo vencimiento se produzca en el ao que vamos a iniciar. Los subgrupos que tienen cuentas que quizs necesitemos reclasificar son los siguientes: 15 Emprstitos y otras emisiones anlogas. 16 Deudas a largo plazo con empresas del grupo y asociadas. 17 Deudas a largo plazo por prstamos recibidos y otros conceptos. 18 Fianzas y depsitos recibidos a largo plazo. 24 Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas. 25 Otras inversiones financieras permanentes. 26 Fianzas y depsitos constituidos a largo plazo. 29 Provisiones de inmovilizado Antes de calcular el beneficio contable hay que ajustar las cuentas que pueden modificar el resultado del mismo. El resultado de una empresa son los ingresos menos los gastos (grupos 6 y 7). Ahora bien, antes de calcular el resultado es necesario realizar una serie de ajustes para obtener el verdadero resultado del mismo. Las cuentas que hay que tener presentes son las siguientes: Existencias Inmovilizado Provisiones Ajustes por periodificacin Ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios Amortizaciones 3. Calcular el Impuesto de Sociedades Despus de realizadas todas estas operaciones anteriores ya conocemos el resultado contable antes de impuestos, es decir ingresos contables menos gastos contables, calculados segn el Plan General de Contabilidad, sin embargo para conocer el

MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE resultado fiscal hay que hacer una serie de ajustes que establece el texto refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades, para calcular la base imponible de dicho impuesto. BASE IMPONIBLE = RESULTADO CONTABLE + / AJUSTES A partir de este momento vamos a calcular el gasto por impuesto sobre beneficios (630), que es una cuenta de gastos que se regulariza en la cuenta de Prdidas y Ganancias (129), resultando el beneficio contable despus de impuestos y tambin la cuota lquida del impuesto de sociedades, (4752) Hacienda Pblica, acreedor por impuesto sobre sociedades, que es la cantidad que se paga a la Hacienda Pblica y que no tiene por qu coincidir con el gasto por impuesto de sociedades. Sobre la cuota liquida del impuesto de sociedades (4752), hay que deducir los pagos que se hayan realizado durante el ejercicio (473) Hacienda Pblica, retenciones y pagos a cuenta 4. Cierre del ejercicio Una vez terminados todos los pasos anteriores y realizado el asiento del impuesto de sociedades ya podemos realizar el cierre del ejercicio. El cierre del ejercicio consiste en listar todos los libros contables que necesitemos (en papel o en soporte informtico) y en proceder a la regularizacin, cierre y apertura del nuevo ao contable. IDEAS CLAVE:

El proceso de regularizacin y cierre de la contabilidad abarca todas las operaciones contables que deben hacerse al final del ejercicio. Los asientos de regularizacin tienen la finalidad de realizar ajustes en algunas cuentas para corregir su valor segn las normas previstas por el Plan. Los asientos de regularizacin, en un sentido estricto, consisten en trasladar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a una nica cuenta llamada

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Prdidas y Ganancias que refleja el resultado obtenido por la empresa. Segn el principio de devengo, se deben contabilizar todos los gastos e ingresos del ejercicio antes de realizar el cierre de ste. Para diferenciar los derechos de cobro u obligaciones de pago, cuyas facturas no hayan sido recibidas o emitidas, se pueden utilizar las subcuentas: o 4309: Clientes, facturas pendientes de formalizar. o 4409: Deudores, facturas pendientes de formalizar. o 4009: Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar o 4109: Acreedores, facturas pendientes de recibir o formalizar. Periodificacin consiste en imputar los gastos e ingresos al periodo al que realmente pertenezcan por su intervencin en la actividad de la empresa, independientemente que se hayan pagado o cobrado antes o despus de dicho perodo. Una vez realizado el cierre del ejercicio, deben elaborarse las cuentas anuales en un plazo de tres meses. Posteriormente se aprobarn por el rgano competente en un plazo mximo de seis meses desde

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el final del ejercicio, y una vez aprobadas sern depositadas en el Registro Mercantil en el plazo de un mes.

AUTOEVALUACIN: 1) Para contabilizar las deudas por compras cuya factura aun no se ha recibido se utilizara la subcuenta: a) 4309 b) 4009 c) Ninguna 2) La contabilizacin de operaciones no formalizadas se basa en el principio: a) Del devengo. b) Del registro. c) Los dos anteriores. 3) La cuenta ingresos anticipados se carga cuando: a) Corresponda imputar ingresos satisfechos en perodos anteriores. b) Se realice la determinacin de resultados. c) Se periodifiquen ingresos al final del perodo. 4) La periodificacin contable se basa en el principio de: a) Registro b) Prudencia c) Ninguno 5) El asiento de cierre consiste en: a) En cerrar los libros contables. b) Saldar las cuentas que queden abiertas al final del ao c) Calcular los beneficios del perodo. 6) Periodificar consiste en: a) Dividir la contabilidad en perodos de tiempo b) Distribuir gastos e ingresos a los perodos que realmente correspondan c) Ambas son correctas.

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MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE 7) Las cuentas de gastos slo se abonan: a) Al realizar la determinacin de resultados b) Al periodificar gastos c) Ambas son correctas. 8) La reclasificacin de deudas normalmente se hace: a) Al final del perodo b) Cuando falte menos de un ao para su vencimiento c) Ninguna de las anteriores. 9) Los principales asientos de regularizacin son: a) Determinar el resultado b) Amortizaciones c) Ambas son correctas 10) Las cuentas que intervienen en los ajustes de periodificacin son: a) 629 b) 485, 580 c) Ninguna son correctas

SUPUESTOS PRCTICOS: Ejercicio 1: Registre las siguientes operaciones en el libro diario de la empresa Campofro: 1) Se abona una factura por valor de 125 euros correspondiente a los gastos de viaje del Director Comercial durante su visita a clientes. 2) Un cliente que nos debe 600 euros paga mediante transferencia bancaria 60 euros de intereses, por el aplazamiento del cobro de dicha factura. 3) Al formalizar el contrato de alquiler, el cual comenzar a tener vigor a partir del ao que viene, se adelantan 180 euros al arrendador. 4) Por la compra de pequeos accesorios de escaso valor correspondientes a material de oficina se pagan, antes que entreguen el pedido, 60 euros para el pago de los mismos. 5) Regularizamos al final del ao, los intereses de aplazamiento de cobro (punto 2) correspondiente al siguiente ejercicio as como los gastos de oficina u otros servicios.

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MDULO 7: EL PROCESO DEL CIERRE CONTABLE 6) Al cierre del ejercicio econmico, 31/12/02, todava no hemos recibido una factura correspondiente a la compra de existencias realizada la semana anterior por valor de 900 euros. 7) En ese mismo da, 31/12/02, la empresa estima el consumo de agua y luz correspondiente al ltimo mes del ao por valor de 125 euros. 8) Con fecha 31/12/02, reclasificamos la deuda de 3.000 euros que tiene la empresa con los proveedores de una maquina por quedar menos de un ao para la finalizacin del pago de sta. NOTA: El IVA es del 16 %. Los cobros y pagos se realizan por banco.

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