LAMPIRAN 4.4 Ciri-ciri Memo Antara ciri-ciri kesamaan memo ialah seperti berikut: i.

Penulisannya dibuat khusus untuk keperluan dalam sesuatu organisasi atau jabatan untuk tujuan komunikasi secara bertulis. ii. Merupakan bentuk komunikasi yang menyampaikan saranan, arahan, peringatan atau penerangan tentang sesuatu perkara. iii. Penyampaian memo boleh dibuat sama ada secara horizontal atau vertikal. Pengedaran secara horizontal adalah memo tersebut ditujukan kepada jabatan yang setara tarafnya dengan pengirim. Manakala verikal pula adalah penyampaian memo kepada pihak bawahannya atau sebaliknya. iv. Secara umumnya, bentuk memo lebih ringkas dan tidak terikat berbanding surat rasmi terutama pada bahagian isi. 4.5 Bentuk Memo Memo mempunyai dua bentuk yang jelas iaitu memo berbentuk borang dan memo berbentuk terbuka. Penggunaan jenis-jenis memo bergantung kepada jabatan tersebut dan yang lebih penting lagi kesesuaian perkara yang hendak disampaikan. Berikut ialah contoh bagi kedua-dua jenis memo. 4.5.1 Memo Bentuk Borang MEMO INTAN Kepada: Daripada: Untuk kelulusan Untuk makluman Untuk difailkan Untuk simpanan Sila uruskan Sila kaji dan kemukakan Sila taip Sila cetak

Catatan:

Terima kasih Tarikh Tandatangan

4.5.2 Memo Bentuk Borang Logo INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN) Rujukan tuan: Rujukan kami: Perkara: Kepada: Daripada: Catatan: Salinan: Tarikh:

Tandatangan (NAMA) Jawatan

Tarikh

2.4 Format Memo Dalam komunikasi secara bertulis, tidak ada format memo yang standard yang boleh dikuti oleh semua pihak sama ada organisasi sesuatu syarikat atau pertubuhan mahupun mana-mana jabatan. Pada umumnya setiap organisasi telah mempunyai satu garis panduan penulisan memo yang berbeza antara satu sama lain. Ketidakseragaman ini mungkin disebabkan oleh pelbagai sumber rujukan yang dirujuk oleh organisasi masing-masing. Walau bagaimana pun terdapat beberapa persamaan umum dalam memo yang sering dikeluarkan oleh mana-mana institusi, organisasi atau pun jabatan. Antaranya ialah : i. ii. iii. iv. Perkataan MEMO ditulis dengan huruf besar Mempunyai lambang syarikat atau organisasi Mempunyai pengirim, penerima, tarikh dan perkara Tandatangan, nama dan jawatan pengirim

Contoh format yang berikut boleh dijadikan panduan bagi penulisan memo. Contoh 1 Contoh 2

4.6 Bahasa Penulisan Memo Gaya bahasa dalam penulisan memo adalah sedikit berbeza daripada surat rasmi. Ianya lebih ringkas dan padat kerana ruangnya yang terhad dan memo memberi tumpuan fokus kepada perkara yang disampaikan kepada penerimanya. Pada masa yang sama bahasanya lembut dan berdiplomasi supaya tidak menimbulkan respons negatif di kalangan penerimanya. Pengirim juga haruslah mengelakkan daripada membuat teguran yang berbentuk negatif. Contoh dibawah dipetik daripada

Bersama-sama ini dikembalikan draf memo berkenaan. Draf ini kurang memuaskan dari segi ejaan dan tatabahasa. Tuan diminta menulis semula dengan membetu/kan ejaan dan tatabahasa yang te/ah ditanda sebe/um memo ini diedarkan. Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Draf ini telahpun disemak dan dikesan terdapat sedikit kesilapan ejaan dan latabahasa seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya sebelum mengedarkannya.