zet Rekabet ortamnn ok zorlat gnmzde firmalar varlklarn korumak amacyla yeni ve modern zmlere ynelmektedirler.

retim yapan firmalar, stoklardan maliyetlere kadar firmann tm ilerini koordine etmek, bir merkezden ynetmek amacyla ERP sistemlerini kullanmay dnmektedirler. Fakat ERP sistemlerinin sadece Trkiyede deil dnyada da yaygn olarak kullanlmalarna karn birok irkette sistemden beklenen verimin alnamad, hatta pek ok irkette kullanlmasndan vazgeildii, byk yatrm harcamalarna ramen eski sisteme dnld grlmtr. ERP tarihi, baar rnekleri kadar baarsz uygulamalarla da doludur. Bu baarsz uygulamalarn maliyetleri de olduka yksektir. Bildirimizde yaanan bu sorunlar tespit etmeye ve bunlara kar zm nerileri getirmeye alacaz. Anahtar Kelimeler ERP MRP II e-ticaret

ERP NEM UYGULAMADA KARILAILAN SORUNLAR VE ZM NERLER

Bu yazmzda gnmzn popler yazlm sistemlerinden ERP sistemleri hakknda eitli ngrlerde bulunacaz. ERP sistemlerinin lkemizde bata MRP/II olarak kullanlmaya baladn gz nne alrsak neredeyse 15 yllk bir gemii var. Ne yazk ki bu kadar uzun srede yzlerce irkette satn alnm, kurulmu olmasna ramen beklenen verim pek ok irkette elde edilememitir. Bunun nedenlerini aada bulacaksnz. Bu yazmzda nce ERP sistemlerinin ksa bir tanmn yapp, getirilerinden sz edecek sonra bu sistemler hakknda uygulamalardan kaynaklanan sorunlar ele alacaz. Daha sonra ideal bir uygulamann nasl olmas gerektiini aklayacaz. Sonu olarak her zamanki gibi unu ne sreceiz. nemli olan teknolojiyi satn almak deildir. nemli olan teknolojiyi en verimli, en katma deerle yeniden retmektir. En son teknolojik yeniliklerin ithal edilmesi lkemize bir ey kazandrmayacaktr, kazandrmad grlmektedir. Yazlm sistemlerini de bu ekilde deerlendirmek kanlmazdr. ERP nedir? retim olgusu insanla birlikte balar. nsan, hayatn devam ettirebilmek iin daima bir eyler retebilmenin uralar iinde olmutur. Gebelikten yerleik dneme gei, TARIM DEVRM, retim ilevini byk lde etkilemitir. Esas dnm noktas ise BRNC SANAY DEVRMDR . Buhar makinesinin kefi retimde yepyeni ufuklarn almasna neden olmutur. nsan nce, daha ok retebilmeyi amalamtr. Ancak ekonomilerdeki geliim ve rekabet yalnzca daha ok retebilmenin yeterli olmadn gstermitir. Ama gnn koullar iinde deimektedir. Verimli retmek, kaliteli retmek sonunda mteriyi tatmin eden retime sra gelmitir. nceleri, retim ilevinin gerekletirildii atlyelerde MAKNA, NSAN ve MALZEME arasndaki ilikiler ele alnm, retim ilevinin (process) iyiletirilmesine allmtr. A.Smith in i blm (ihtisaslama ) ile balayan geliim, C.Babbage ve Taylor ile devam etmi, Fordun seri retimine gelinmitir. Bu dnemin zellii, ihtisaslama, i basitletirmesi, zaman - hareket ettleri, standartlama yntemleri ile kitle (seri) retimi gerekletirmek ve verimlilii arttrmaktr. Bu akm arzn ynlendirdii bir endstri (Push by the Industry) dourmu ve Fordism olarak adlandrlmtr. Dier taraftan retim makinelerini gelitirerek retim ilevini iyiletirme ayr bir r amtr. Bilgi teknolojileri ve elektronikteki hzl gelimeler, makinelerin ynetimini konu alan NC (Numeric Control)` a byk ivme kazandrm, PLC ve CNC aamalar idrak edilmi, bunlar da yetmemi, CAD/CAM ve kendi kendini ynetebilen sanayi robotlarna gelinmi, retimde otomasyon dnemi balamtr. Fordismin getirdii Push by the Industry, 1980lere doru nemini yitirmeye balam, talebin yn verdii Pull by the Customer kavram retim endstrisinde ne km ve bu dneme de POST FORDISM ad yaktrlmtr. Mteri arzu ve talepleri dorultusunda 2

retim esas olmaktadr. Dier bir deyile, DORU RN, DORU ZAMANDA ve DORU FYATLA mteriye ulatrmak, retimin amacn oluturmaktadr. Btn bu gelimeler gstermitir ki, retim sreci yalnzca atlyelerde MAKNA NSAN MALZEME arasnda geen, dar bir alan proseslerin den ibaret deildir. Yine grlmtr ki, bir rn gerekletirmede yalnzca retim sreci deil, dier srelerin de etkisi vardr, ve bu srelerin entegre ve koordineli bir ekilde ynetimi gerekmektedir. retim srecini etkileyen srelere rnek olarak retim Planlama, Malzeme Ynetimi, Kapasite Planlama, Maliyet, rn Tasarm gsterilebilir. nemli olan btn bu srelerin, retim sreci ile birlikte entegre ve uyumlu bir biimde ynetilebilmeleridir. Doru rne ancak bu ekilde ulalabilecektir. Bu noktada retim Ynetimi kavram ile karlamaktayz. Yukarda sz edilen btn srelerin (retim sreci dahil) birlikte ynetimi RETM YNETM olarak tanmlanmaktadr. retim Ynetimi kavram, bu ilevi en iyi baarabilme araylarn da hakl olarak beraberinde getirmi ve retim Ynetim Sistemleri ad altnda eitli yaklamlarn domasna neden olmutur. retim Ynetim Sistemlerinin gelimesine en byk etken Bilgi Teknolojileridir. Bilgi teknolojilerindeki gelimeler dorultusunda retim Ynetim Sistemleri de gelimitir. retim Ynetim Sistemleri, Bilgi teknolojilerinde entegre (btnleik) MIS sistemleri olarak tasarlanmlardr. nceleri, kurulular kendi retim Ynetim gereksinimlerini karlayabilecek MIS sistemlerini gelitirmilerdir. Bunlar ya kendi elemanlarna veya d firmalara yaptrmlardr. Yazlm endstrisindeki geliim, eitli konularda hazr yazlm paketleri retimini gndeme getirince, retim Ynetim Sistemleri de hazr paket yazlmlar olarak retilmeye balanmtr. 1970 lerde PCS (Production Control System retim Kontrol Sistemi ) olarak ifade edilmilerdir. Bourrughs firmas PCSI, II, III olarak versiyon karmtr. Bu dnemde IBM in COPICS ide nemli paketler arasndadr. 1980 lerde MRP gndeme gelmitir. MRP nin iki anm vardr ; a) MRP (Material Requirement Planning Malzeme htiya Planlamas ) Kukusuz bu retim Ynetiminin iinde bulunacak bir husustur. b) MRP (Manufacturing Resource Planning retim Kaynak Planlamas) MRPII olarak belirtilmektedir. 1990 larda ERP (Enterprice Resource Planning Kurumsal Kaynak Planlamasna) ye dnmtr. PCS ten ERP ye dnmn temelini kapsam genilemesi oluturur. PCS te retim sreci ile en yakndan ilgili (Malzeme, rn Aac, retim Planlama gibi) sreler entegre pakete dahil edilmitir. MRPII de kapsam daha geniletilmi dier ikinci derecede (Kalite, Bakm gibi) ilgili sreler, ERP de ise hemen hemen btn sreler (finans, insan kaynaklar gibi) ierilmitir. Dikkat edilirse, grlecektir ki retim Ynetim Sistemi paketlerinin geliimi giderek kuruluu, dikey ve yatay olmak zere iki boyutta kapsayacak bir biime gelmektedir. Btn sreler giderek sistemin iine alnmaktadr. Bu ise, giderek arlaan ve sreleri artan uygulamalarn devreye alnmas demektir.

ERP Sistemlerinin Getirileri . MIP ve dier stok kontrol faaliyetleri ile etkin olarak stoklarn kontrol altna alnmas ve optimum planlama yaplarak yar mamul ve mamul stoklarnn azaltlmas . Stok azalmasna bal olarak stoka balanan sermaye, depolama maliyeti ve idari maliyetlerde azalma . Tm kaynaklarn (malzeme, makine, ii, takm vb.) en verimli kullanlmasnn salanmas ve buna bal olarak maliyetlerde azalma . Satclar ve mterilerle ilgili deerlemelerin ve istatistiksel analizlerin yaplabilmesi, ayrca kar-zarar ve maliyet analizlerinin yaplabilmesi . Deiken retim koullarna hzl tepki verebilme, dolaysyla rekabet gcnn arttrlmas . Kalitenin ve izlenebilirliin salanmas . Her aamada maliyetlendirme . Simlasyon . Firma dzeyinde ve firmalar aras entegrasyon ve haberlemede iyileme . Satn almadan sata kadar tm faaliyetlerde kesin, doru, zamannda cevaplar bulabilme . Mteri hizmetinde gelime . Tm seviyelerde hz ve disiplinin salanmas . Ynetimin karar verme ve kontrol yeteneinde gelime Bir sipari dnelim. Finans, ambar, retim bu siparile ilgili farkl ilemler yapacaktr. Her departmann kendi fonksiyonlar iersinde zel yazlmlar vardr. ERP tm bu sistemleri tek bir veri tabanna bal, entegre bir yazlm sisteminde toplar, bylece tm birimler bilgiyi kolayca ve tutarl biimde paylap birbirleriyle daha iyi iletiim kurabilirler. Genel olarak bu sipari, irket iinde kada yazlm halde, dosyalarla masadan masaya dolar, imzalanr, beklenir, unutulur. Farkl birimlerin farkl yazlmlarnda kaydedilir, yeniden kaydedilir. Bunlar gecikmelere hatta sipariin kaybolmasna bile yol aabilir. Farkl sistemlerde yeniden girilmesi hatalara ve tutarszlklara yol aar. Bu sipariin hangi aamada olduunu istediimiz anda renmek mmkn deildir. Bunu renmek iin epey vakit harcamamz gerekir. Finans departmannda, retim departmannda bekleyebilir veya sevk edilmek zere olabilir. ERP kendi bana alan eski sistemleri tek bir yazlm haline dntrr. Burada finans, retim, insan kaynaklar, ambar, retim modlleri vardr. Muhasebe, retim, ambar hala kendilerine zg sistemleri kullanmaya devam ederler fakat bu sistemler artk birbirine balanmtr. Bylece bir sipariin durumunu ambar, retim, muhasebe grebilir. ERP bir iletmenin performansn nasl etkiler? ERPnin en iyi nasl ilediini grmek iin bir mteri sipariini incelememiz yeterlidir. ERP arka-ofis uygulamas diye adlandrlr. Yeni ERP paketlerinde Mteri likileri Ynetimi (CRM) denilen uygulamalar bulunmakla beraber yine de ERP cephe nnde bulunanlar sat temsilcileri iin deildir. Bir mteri sipariini ele alrsak bu formu doldurmak iin birok bilgiye gereksinmemiz vardr. Mterinin kredi- risk durumu, ambarda yeterli stok olup olmad, retilecek ise ne kadar zamanda retilip mteriye teslim edilecei gibi muhasebe, ambar, retim birimlerinden gelen bilgilerin tek bir formda konsolide edilmesi gereklidir. te ERP bunu yapar.

Btn bu farkl birimler tek bir bilgi grrler ve bilgi nne gelen birim onu doldurur, tamamlannca bir sonraki birime otomatik olarak iletilir. Sipariin nerede olduu, hangi aamalardan getii aka grlr. ERP irkete bir k tutar bu k altnda eskiden ulalmas zor olan tm bilgiler grlr. Ayni ey finansal raporlama iinde geerlidir. Bunlar gnlk hayatta ne derece uygulanabilmekte? Mteri sipariine yeniden dnelim. Dnelim ki, muhasebe kendi iini yapt, ambar kendi iini yapt. Tm birimler kendi ilerini kendi duvarlar iinde yaptlar. Ve bir hata varsa bu onlar ilgilendirmez, bakasnn sorunudur. Bu yanl bir gr ERP iin. Mteri temsilcisi, sipari formunun zerine adn yazp enter tuuna basan kimse deildir. Muhasebeden, ambardan, retimden gerekli bilgileri alp mteriye sonucu syleyen kiidir. Muhasebe departman mteri bilgilerini gncellememise, ambar stok bilgilerini dzenli girmemise bunlar hataya yol aar. Mteriyle konuurken ambarda stok olmad halde varm gibi grnp yanl teslim tarihi verebilir. Yada mteri riski olumlu olduu halde olumsuz grp sat yapmayabilir, irket hem para hem mteri kaybeder. Bunlar irket asndan yaamsal neme sahip bilgilerdir. Ve bir kiinin eksik bilgi girmesi yada girmemesi tm irketi zora sokar. Kullancnn bilinli olup bu tip hatalar yapmamas gerekir. nsanlar deiiklikten holanmazlar ve ERP onlara yaptnz iin yntemini deitirin demektedir. nsanlar yaptklar ii deitirmeye ikna etmek yazlm kusursuz hale getirmekten daha zordur. ERP sistemini insanlarn zaten yapyor olduklar fatura kesme, stok takip, sevkyat gibi ilerde kullanmak ERP sisteminin verimini drr. nsanlar bu ileri zaten yapyorlar bir sistemleri var yeni sisteme gemekte isteksiz davranrlar. Fakat ERP yi gerek anlamnda kullanrlarsa o zaman sistemin gerek faydas ortaya kar. Buda i yap eklinin yada i aknn yeniden dzenlenmesi demektir. ERP projesi ne kadar zaman alr? ERP sistemini kurmak kolay bir i deildir. ERP satclarnn 3 5 ayda hallederiz demelerine inanmayn. Bu kadar ksa srede (evet 5 ay ksa bir sredir) kurulum yapmak byk hatalara yol aacaktr. irket kkse veya irketin belli bir fonksiyonu iin uyarlanacaksa veya sadece finansman modl kullanlacaksa bu olabilir. Bu durumda da ERP sistemi pahal bir muhasebe paketinden farkl olmayacaktr. ERP yi hakkyla yapabilmek iin yaplan iin ve i yap tarznn deimesi gerekir. Yukarda bahsettiimiz gibi deiim acsz olmaz. Fakat, sizin sisteminiz rakiplerinizden ok iyiyse, mteri tatmini yksekse, faturalar, stoktaki mallar kaybolmuyor maliyetler annda hesaplanyorsa o zaman bir ERP sistemine ihtiyacnz yok demektir. En nemli ey, ERP uygulamasnn ne zaman bitecei deil buna neden ihtiyacnz olduu ve irketinize ne tr yarar salayacadr. irketler ERP yi neden tercih eder? Finansal bilgileri entegre etmek; st ynetim irketin karna bakmak istediinde gerei farkl ynleriyle aratrmak zorundadr. Muhasebe kendi sistemine gre kar rakamlar verir, sat baka formatta kar bildirir, her birim kendi sistemiyle kara ne kadar katkda bulunduklarnn bilgisini verir.ERP tek bir formatta gerek rakamlar sunar. Kimse itiraz edemez nk herkes ayni sistemi kullanmaktadr.

Mteri siparilerini entegre etmek; ERP sistemi sat(mteri) temsilcisi siparii almasndan balayp sipari kamyona yklenip fatura kesilene kadar tm ilemi kontrol eder. Her birimde bulunan ve dier birimlerle haberlemeyen farkl sistemler yerine tm ilemler tek merkezden idare edilir. retimi standart ve daha hzl hale getirmek; retim irketleri irketin farkl birimlerinin ayni ii yapmak iin farkl bilgisayar sistemleri ve yazlmlar kullandklarn sklkla grlr. ERP sistemleri standart bir yntemle retim iini otomatik hale getirirler. Farkl sistemlerin, tek ve entegre bir sisteme dnmesi, zaman kazandrr, retimi artrr ve genel ynetim maliyetlerini drr. Stoklar azaltmak; ERP retim ilemini daha przsz hale gelmesini ve stok kontrol ileminin izlenebilir hale gelmesini salar. Bylece stoklar azaltlr, daha iyi planlama salanr, ambarda ve retim yerinde envanterin azalmasn salar. Bu sayede maliyetler dp rakipler karsnda fiyat ve rekabet avantaj salanr. Personel ilemlerinde standartlama; baz irketlerin deiik yerlerde fabrikalar ve brolar vardr. Bunlar farkl nsan Kaynaklar sistemlerini kullanrlar. ERP bunlar da standart hale getirir. ERP firmann varolan i sistemime uyar m? Bu soruya ekler imzalanmadan ve uygulama balamadan doru cevap vermek irket iin yaamsal nem tar. irketleri milyon dolarlk ERP paketlerinin almn imzalamaktan al koyan ey, irketin nemli baz fonksiyonlarn yerine getirmediini fark etmeleridir. Bu noktada iki seenekleri vardr. Ya i fonksiyonunu yazlma gre deitirecekler ki bu uzun vadede kkl zmlere gidilmesini gerektirir ve sonucu belirsizdir. Yazlm kendi uygulamalarna gre deitirmek. Buda uyarlamay yavalatr, nemli hatalara yol aar, ve yeni bir srmde bu eklerin tekrar yazlmasn gerektirir. Yazlmclar patch denilen bu eklerin yeni srmde almadn bilirler. ERP phesiz bir rpda alnverecek bir yazlm deil. Fiyat etiketleri imzay atacak mdr kararsz hale getirmeye yetebilir. Sadece yazlm maliyeti deil danmanlk, uyarlamalar, test etme ve dier grnmeyen maliyetlerde ERP faydasn salamadan nce irkete binen yk olarak durmaktadr. Bu maliyetleri grmezden gelmek yada kmsemek sistemin baarszlnda temel etmendir. ERPnin gerek maliyeti nedir? MetaGroup ERPnin yazlm, donanm, danmanlk ve eitim maliyetlerini kapsayan bir toplam sahip olma maliyeti (TCO) hesaplamtr. Bu maliyete kurulum ve 2 yllk alma srasnda oluan maliyetler dahildir. alma yaplan 63 irket arasnda byk, orta ve kk lekli irketler yer alm ve ortalama sahip olma maliyeti 15 milyon $ olarak hesaplanmtr. Kk irketler iin bu rakam 500 000 $ iken byk irketlerde 15 milyon $ a kabilmektedir. Fayda ne zaman alnmaya balanr ve hangi tutarda geri dn olur?

MetaGroup yapt aratrmaya gre 8 aydan sonra verim alnmaya balyor. 3 yla kadar srebiliyor. Yllk getirisi 1.6 milyon $ olarak hesaplanmtr. ERPnin grlmeyen maliyeti nedir? ERP sistemini kuran irketler, bte yaparken baz maliyetleri olduklarndan daha az grmler bu nedenle btelerinde sapmalar olumutur. Bu maliyetlerden bazlar unlardr. Eitim; tecrbeli ERP kullanclarnn en fazla ihmal ettikleri harcama kalemidir. Eitim maliyetleri yksektir nk kullanclar yeni yntemler ve yazlm renmek zorundadr. Daha kts irket dndan eitim veren irketler size yardm edemezler. Onlar kullanclara ne yapmalar gerektiini sylerler belli, zel konular nasl ileyeceklerini gstermezler. ERP sisteminden etkilenecek olan i fonksiyonlarn gsteren bir izelge hazrlamak faydal olabilir. Muhasebe eleman, ambar eleman ile ayni ekran kullanacak ve dierini etkileyecek bilgileri girmek zorunda kalacaktr. Bunu doru olarak yapabilmesi iin kar tarafn nasl altn bilmesi gereklidir. ERP sistemi gelmeden nce herkes kendi sisteminde alt ve sistemi dier birimler kullanamad iin byle bir gereksinme yoktu. ERPden sonra ise bu zorunluluk ortaya kt. Bata ngrlen eitim maliyeti tutarn 2 veya 3 ile arpn, gerek rakama yaknlam olursunuz. Entegrasyon ve test etme; ERP paketi ve irkette bulunan dier yazlmlar arasnda entegrasyon salamak ska ihmal edilen bir baka maliyet kalemidir. ou irket zel baz yazlmlar kullanmaktadr. En basiti bir bar-kod okuyucudur. Bunun gibi sektre zel yazlmlar kullanan irketler mevcuttur. Daha karmak olarak e-ticaret ve tedarik zinciri yazlm kullananlar vardr. Bunlarn hepsinin ERP sistemine balanmas gerekmektedir. Bu kpr yazlmlarn ERP satcsndan satn alrsanz hayal krklna urayabilirsiniz. Kendiniz yapmaya kalkrsanz da baarszlk sz konusu olabilir. Tavsiye edilen yntem bir veri paketi hazrlayp bunu sistem iinde dolatrmaktr. retimden, ambara, ambardan muhasebeye oradan sevkyata kadar tm birimlerde bu veri dolatrlp tm kullanclarn katks alnarak sorunlar bulunup zm yollar kefedilebilir. Entegrasyon nedeniyle oluacak sorunlar burada ortaya kartlrsa zm bulmak daha az maliyet gerektirebilir. Customization (smarlama yazlm); add-on yazlmlar entegrasyon maliyeti konusunda sadece balangtr. Daha maliyetli olan, irketin kendisine uygun smarlama yazlmlardr. Bu ERP sisteminin sizin iin yaamsal neme sahip bir ilevi yerine getirmediini fark ettiinizde balar. Bu prosesi yazlma eklemeye karar verdiinizde dertler balar. Ismarlama yazlm ERPnin her modln etkiler, nk bunlar birbirine skca baldr. Dolaysyla yaplacak bir eklemenin sistemde hasara yol amas byk olaslktr. Sistemin upgrade edilmesi de sorun yaratacaktr. Bu yaptnz smarlama yazlm yeni srmde bir kez daha yapmak zorunda kalacaksnz ve ayni hatalarn tekrar olumasn izlemek zorunda kalabilirsiniz. Satc irket size destek vermeyecektir. Bu i iin fazladan eleman tutmak zorunda kalacaksnz. Veri transferi; mevcut sistemde mutlaka muhasebe, mteri ve stok kaytlar vardr. Bunlarn yeni sistemde de olmas zorunluluktur. Eski verilerin yeni sisteme transferi maliyetli bir ilemdir. irketler verilerinin uygun biimde olmadn ancak onlar verinin tutarl olmasn

gerektiren ERP sistemlerine transfer ederken fark etmektedirler. Temiz veri bile baz modifikasyondan gemek zorunda kalabilir. Danmanlk; kullanclar kendi taahhtlerine uymadklarn grdklerinde danmanlk cretleri artmaktadr. Bunu nlemek iin, danman irketin personeli eitirken neyi hedeflediinin ortaya karlmas gereklidir. Bu bir tablo halinde danmann taahhdne eklenirse, st ynetimin kilit personel iin verilen hedeflere ulap ulamadn anlamas kolaylar. En iyi personelin irketten ayrlmas; ERP yazlm ok karmak ve deiimler o kadar derindir ki personelin ancak bir ksm bunun stesinden gelebilir. Proje sona erdiinde bu baarl personel i deitirmeye kalkarsa bu irkete ar ykm getirir. Baz sektrlerde eleman sirklasyonu fazladr. Bu sektrlerde eleman daha iyi maddi koullar karl irketten ayrlp baka irkete geebilir. Bu konuda batan nlem alnmas iyi olur. Uygulama takm ara vermez;

Birok irket ERP yi dier yazlmlar gibi grme hatasna dmektedir. Yazlm kurulur, alma ekibi oluturulur ve herkes gnlk ilerine dner. Fakat ERP kurulduktan sonra eve gidemezsiniz. alma ekibi ok deerlidir. Bu ekip sat ilevini sat personelinden, retimi retim elemanlarndan, muhasebeyi muhasebeciden daha iyi bilmek zorundadr. irketler ekip elemanlarnn sadece bu ile uramalarn isterler bu nedenle bunlarn gnlk ilerini yapacak fazla zamanlar kalmaz. Sistemin biran nce geri dnm salamas iin bu fazla mesai arttr. Buda irket btesine fazladan yk getirmektedir. Batan hesaplanmazsa bte hedefleri tutmaz. Geri dn beklemek; en fazla yanl yaplan konudur. Dier yazlmlarda kurulum yaplr, ekip kurulur ve herkes arkasna yaslanp sistemin kendini amorti etmesini bekler. Ayni bak as ERP iin de sz konusu olunca sorunlar yaanmaktadr. ERP sistemleri bir sre almal, i fonksiyonlarnda deiiklikler yaplmaldr. Ancak ondan sonra sistemin faydas ortaya kacaktr. Biraz sabr gereklidir. ERP sonras depresyonu; Deloitte Consulting danmanlk irketinin yapt bir aratrmada, ERP kuran her 4 irketten birinde verimlilik kayb grl saptanmtr. Bunun nedeni insanlarn altklar ii deiik ekilde yapmalarnn getirdii kayplardr. nsanlar altklar ve deneyim kazandklar ii baka ekilde yapmaya balaynca panie kaplmaktalar ve verimlilikleri dmektedir. Neden ERP projeleri oklukla baarsz olur? En basit tanmla ERP farkl grevlerin en uyumlu olarak yer ald bir sistemdir. Sistemden en fazla verimi almak iin irket alanlarnn ERP yazlmdan neler beklediklerini anlamalar ve bu konuda yardmc olmalar gerekmektedir. Eer kullanclar yeni ERP sisteminin u an kullandklar sisteme gre ilerini hafifletmediini veya kendi pozisyonlarn tehdit ettiini (yani iini kaybetme korkusu duyduklar ) dndkleri zaman yeni sisteme diren gsterirler. Bilgi ilem departmanndan ERP sistemini kendi kullandklar sisteme gre ayarlamasn isterler. Buda i ykn arttrr ve sistemi gvenilmez hale getirir. Bir yama yapmann byk sorunlara yol aacan yukarda belirtmitik. Baarsz projelerin ounda bu tip uyarlamalar bulunmaktadr. Ayrca ERP gelince mevcut ayrcalklarn kaybedeceklerini dnen baz yneticilerde sisteme diren gstermektedirler. Kullanc eitli nedenlerle ERP sistemine

diren gsteriyorsa baar ans ok azdr. Bu diren kaynaklar tespit edilmeli ve uzla yolu aranmaldr. ERP sistemini nasl kurulmaldr? irket ERP kurulumu yaparken, sistemin mantn anlam olsa bile, irket alanlar ERP konusunda hemfikir olup, sisteme yardmc olsalar bile ERP gibi karmak bir sistemi kurmak kolay olmayacaktr. Veri tabannn oluturulmas yaamsal neme sahiptir. Veri tabannda yzlerce tablo vardr, ve programclarla kullanclar i fonksiyonlar belirlerken her tabloya bir ilev yklemek ve tablolarla i fonksiyonlarn tutarl tutmak zorundadrlar. Yani bir tablo bir ii yapmaldr. Bunu yapmak iin i fonksiyonlar daha kk grevlere ayrlmal, her grev sadece bir ii yapmaldr. Mesela sipari amak, kapamak, fi dzenlemek, retim emri vermek, malzeme ihtiyac hesaplamak gibi. Her grevin alanna giren tablolarn tasarm tutarl olursa baar ans artar. Bir tabloya ayni bilgiler farkl grevlerden girilirse tutarllk bozulur. Hatal veya eksik tasarm ERPnin mrn tketir. Bu tasarm ERPnin istedii ekilde yaplmaldr. Sistem mantna gre fonksiyonlar ve grevler dzenlenmeli, buna gre tablolar oluturulmaldr. Mevcut sistemin fonksiyonlar ile ERP sistem mant birbiriyle kartrlmamal, ERP sistemi bozulmamaldr. Ayni zamanda, irketin i fonksiyonlar da grmezden gelinemez. Bu ok hassas bir dengeyi gerektirir. ki taraftan birine arlk verip dengeyi bozmak, sistem btnlnn kaybolmasn salar. ERP sisteminin baz modlleri nceden dzenlenmitir, baz modller ise irketin ihtiyac dorultusunda dzenlenecektir. ERP ye tamamen bal olup onun dzenlenmelerini benimsemek, kullanc ikayetine yol aar. Tamamen kullanc tarafndan gidilip ERP sistemi ihmal edilirse buda ar yazlm yk getirir ve tutarszlklar oluabilir. irketler ERP projelerini hangi yntemle hayata geirmektedirler? Genelde 2 farkl yntem kullanlmaktadr. Big Bang yntemi; bu yntemde irket tm sregelen uygulamalarn terk edip, tm irkette ERP sistemine bir anda gemektedir. Bu yntemi kullanmak cesaret iidir, nk baarszlk durumunda eskiye dnp hali hazrda alan sistemi tekrar altrmak mmkn deildir. Riski ok byktr. 90l yllar bu yntemi kullanan ve korkun gnler yaayan irketlerin hikayeleriyle doludur. Tm alanlarn projeyi onaylamasn ve destek vermesini salamak iin byk aba harcamak gerekir, nk yeni sistem henz kullanclara bir fayda salamamtr. Hatta mevcut alkanlklar deitirip yeni bir sistemi renmek zorunda kaldklar iin onlarn i ykn arlatracaktr. Kimsenin ERP ile ilgili deneyimi yoktur ve baarl olup olmayacan bilememektedirler. ERP doal olarak uzlama istemektedir. Kullanclarn alkn olduklar bir sistem vardr. ERP ile kyaslannca daha verimsiz ve hatal olsa bile. ERP sistemi ise kullancya daha rahat ve huzurlu bir ortam sunmaktan uzaktr. Hatta eski sistemin yapt baz ileri henz karlayamamaktadr. Tm irket iin alaca iin verimi ilk aamada dktr. Bu durumda st ynetimin ERP konusunda kesin tavr koymas gereklidir. Pilot uygulama; bu yntem byk ve birimleri arasnda fazla balant olmayan irketler tarafndan tercih edilmektedir. rnein, farkl blgelerde fabrikas, sat ofisi olan irketler bunu kullanabilir. Bamsz ERP sistemleri her birimde ayr ayr kurulur, muhasebe gibi ortak veriler ise tm holding baznda toplanr deerlendirilir. En yaygn yaklam budur. Her birim (fabrika, sat brosu) kendi zel ERP sistemine ve veri tabanna sahiptir. Btn birimlerdeki

sistemler ortak bir ama dorultusunda konsolide edilir. rnein irketin karlln grme, nakit akn izleme gibi. Kuruluma ak fikirli, uysal insanlarn bulunduu ve olas bir baarszln irketi etkilemeyecei bir birimde balanr. Sistem ayaa kaldrlp, hatalar ayklanp, almaya baladktan sonra irketin dier birimlerinde uygulamalar balar. lk birim ERP konusunda deneyim kazanm olaca iin dier birimlerde daha az sorunla karlalr. Dezavantajl yan, uygulamann uzun sreceidir. NASIL BALANMALI Grld zere ERP kuruluun hemen hemen btn srelerinin entegrasyonunu ieren bir Bilgi Sistemleri uygulamasdr. Bu yzden geni kapsaml, uzun sre alacak ve yksek maliyet gerektirecek bir itir. Stratejik bir yatrmdr. Belli bir ilerlemeden sonra dn ok zor olmaktadr. Her an byk kaynak israfna neden olarak, sonuca ulamadan durabilecek zellikte bir projedir. lkemizde bunun giderek oalan rneklerini grmekteyiz. Bunun iin balama ok nemlidir. Balangta hedeflerin, ne istenildiinin, nereye varlacann ok iyi bilinmesi gerekmektedir. Dorudan ERP alacaz diye yola kmak byk yanllara yol aabilecektir. KURULUUN KENDN TARF ETMES Birinci olarak, her eyden nce kurulu ak yreklilikle kendini tanmal, doru tarif etmelidir. Bu tarif nasl olmaldr ; Kuruluun mevcut alt yaps karlmaldr. Sreler, donanm, yazlm gibi. Her Birim (departman) neyi yaptn, neyi yapamadn ortaya koymaldr. Her Birim ihtiyalarnn ne olduunu belirlemelidir. st ynetimin bulunduu ortamda eksiklikler aklkla saptanmaldr. Kuruluun bir modeli karlmaldr.

Bundan sonra, ihtiyalar, eksiklikler, iyi almayan mekanizmalar dorultusunda nereye yneleceini, ne yaplmas gerektiini, ne alnmasnn ngrleceini ieren hedefler konmaldr. Ancak, buraya kadar olan kendini tanma almalar ile bundan sonraki aray almalar nasl yaplacaktr. Burada ok nemli bir konu karmza kmaktadr. lkemizde tam anlam ile gerekletirilemeyen bir konu ; Proje Ynetimi. PROJE YNETM ERP uygulamasnda baarnn en nemli etkeni kukusuz PROJE YNETM dir. Nasl Balamal paragrafnn belki de tek cevab ; Bir Proje grubu kurup, modern proje ynetim teknikleri kullanlmaldr olacaktr.

10

Proje ynetiminin organizasyonu iin yapl biimini ve hzl ilerlemeyi etkileyen bir husustur. Bir defa bu proje, yalnzca Bilgi Sistemleri Biriminin bir projesi deildir. Kuruluun projesidir. Genel Mdrn veya en yetkili st kademe (Murahhas aza veya CEO gibi) yneticisinin projesidir. Sorumluluklar buna gre datlmaldr. Sorumluluklar btn ilgili birimlerce paylalmaldr. Hiyerarik kademeli bir Proje Ynetimi Organizasyonu kurulabilir ; a) STEERING KOMTE (Ynetim Komitesi)

st kademe Yneticileri ile birim yneticilerinden oluur. Her trl kararlarn alnmas, kaynaklarn tahsisi, stratejik planlarn yaplmas gibi hususlarda yetkilidir. Projenin btn sorumluluunu stlenir. b) YRTME KOMTES

lgili birim elemanlarndan oluur. Bu elemanlar kendi ilerini ve fabrikay iyi tanyor olmaldrlar. Projenin yrtlmesi sorumluluu bu komiteye aittir. Proje sresince devaml alan bir komitedir. Belli periyotlarda Ynetim Komitesine (Steering) rapor eder. c) HTSAS KOMTELER

Gerektii zaman, gerektii kadar kurulabilir. rnein rn aac komitesi gibi. O ile ilgili teknik konularda alacak komitelerdir. Komiteler, sorumlulukla birlikte yetkilerle de donatlmaldrlar. DANIMAN lkemizde yeni yeni gndeme gelen, henz daha gereken nem ve arl verilmeyen bir grev alandr. Bir ERP projesinde bandan itibaren deneyimli, konuyu bilen tarafsz bir danman bulunmaldr. Kuruluun analizi, tarif edilmesi, ne yaplacann kararlatrlmas, seim ve uygulama safhalarnda danman, proje komitelerinin yannda, yol gsterici ve projenin iyi bir ekilde yrtlmesinin salanmasnda etken rol stlenmelidir. ARATIRMA VE SEM Kurulu ii analizden sonra karar bir ERP paket yazlm dorultusunda ise, piyasa aratrlmas ve paket seimi gndeme gelmi olacaktr. Seimi ynlendiren temel etken vardr ; a) b) c) RN FRMA (rn pazarlayan) KURULUUN HTYALARI

11

rnde ve firmada aranacak seim kriterleri sayfalarca yazlabilir. Ancak, zellikle bir eyi vurgulamak gerekir. Bir kuruluun ihtiyalarna, isteklerine ve koullarna yzde yz uygun bir paketin bulunmas mmkn deildir. Burada kuruluun ihtiya ve koullar gz ard edilerek, yalnzca paketleri birbirleri ile kyaslayarak en iyisini bulmak gibi bir yola kaplp zaman kaybetmemek ve gayeden uzaklamamak gerekir. nemli olan, kuruluun ihtiya ve koullarna en uygun paketi bulmaktr. Firma da, kurulu da buna gayret etmelidirler. Satc firma bunun iin mterinin durumunu anlamaya almal, ihtiyalarnn ve mevcut alma koullarnn neler olduunu saptamal ve bunlar rn ve rnn modllerinin zellikleri ile kyaslamal ve sonular ak yreklilikle ortaya koymaldr. nk, yanl bir admn kendilerini baarszla gtreceini dnmelidir. Aratrma sreci, kurulu asndan en nemli dnemdir. Paket yazlmlarn analiz edildii ve deerlendirildii bu safhada, kurulu ok dikkat etmelidir. Kendi koul ve ihtiyalarna en uyumlu olan aramaktadr. lgili btn birimler, bu almann iinde olmaldrlar. Paketlerin ve zellikle kendi sorumluluklarndaki ilerle ilgili modllerin zelliklerini ok iyi anlamallar ve kendi alma prensiplerine ne kadar uyumlu olduklarn, isteklerine ne kadar cevap verdiklerini saptamaldrlar. Veyahut kendilerine ne gibi ve ne boyutlarda deiim getireceini, ve buna uyup uyamayacaklarn ortaya koymaldrlar. Bu safha zerinde iyi durulmaz ve iyi analiz yaplmaz ise, uygulama srasnda kacak uygunsuzluklar projenin aksamasna, hatta durmasna ve baarszlkla sonulanmasna neden olacaktr. RN KRTERLER rn asndan dikkate alnacak kriterler yazl hale getirilmeli ve iyice aratrlarak iaretlenmelidir. Teknik kriterler Bilgi Sistemlerinin sorumluluundadr. nemli olanlarn yle sralayabiliriz ; Modler bir yap. Modl, modl uygulanabilirlik likisel veri taban stemci / sunucu (client / server ) mimarisi Nesne ynelimli programlama dili Gl programlama ve ekran dzenleme reteci Windows ortam ve grafik zellii Kullanc ana yznn kolay ve anlalabilirlii Trke versiyonu Ekranlar arasnda gei kolayl Yksek alma hz Esnek ve geni raporlama yetenei eitli iletim ortamlarnda alabilirlik Dnyada ve lkemizde kullanma durumu

12

FRMA KRTERLER En az rn kadar ve hatta ondan daha da nemli bir durum arz eder satc firma. Elinizde ok kabiliyetli bir ara (tool) var. ama bunu iyi altramazsanz size yararll zayftr. te paket yazlmlarda firmann durumu byledir. Gl bir firma baarya giden yolun anahtardr. Firma da aranacak kriterlerin nemlilerini yle zetleyebiliriz ; Ana retici firmann dnyada tannml, bykl, bu konudaki deneyimi lkemizdeki yerleiklii ve kalcl Teknik destek ve eitim hizmetlerinin seviyesi Uygulama deneyimi Paket zerinde hakimiyeti, modifikasyon yetenei (Customization, Localization) Ek ihtiyalara zm getirebilmesi Bizi ve kuruluumuzu anlyor olabilmesi effaflk ve doruluk

NCEK UYGULAMALARI NCELEMEK Paketlerin analizinde en salkl yollardan biri de, daha nceki uygulamalar incelemektir. Paketi daha nce uygulam, hayata geirmi ve kullanan kurulular varsa (yurt ii yurt d) buralar ziyaretle izlenimlerini almak, gerek hayattaki almalarn gzlemek, kullanclarn deerlendirmelerini istemek doru yarglara ulamak iin yararl olacaktr. KARAR Btn aratrma ve analiz almalarnn sonunda bir karar verilecektir. Kararlar, ilgili btn birim yneticileri ve st ynetimle birlikte alnmaldr. Seilen yol btn kuruluun uygun grd ve st kademenin onaylad bir zm olmaldr. Proje, btn kuruluun projesidir. Herkes sorumludur. Karar bir ERP paketi alm dorultusunda olaca gibi, bunun aksi de olabilir. nceleme sonucu koullara, ihtiyalara uygun olacak ve isteklere, beklentilere zm getirecek bir hazr paket bulunmayabilir. Bu takdirde, almalara devam edilmeli ve dier zm platformlar aratrlmaldr. Daha nce de belirtildii gibi tek zm yolu hazr paket deildir. Ve gz kapal, hi bir analiz yaplmadan bu yola gidilmemelidir. UYGULAMA (IMPLEMENTATION) Bir karar verilmi ve bir paket seilmi ise, imdi ikinci nemli dnem balyor demektir. Uygulama (Implementation).Bu dnemde proje ynetimi byk nem kazanr. Baary direkt etkiler. Mevcut ve almalar bu noktaya getirmi olan Proje Ynetim Organizasyonu uygulama dneminde de devam edecektir. Ancak projeye yeni bir taraf gelmitir ; Satc Firma . Firmann, uygulama safhasnda alacak elemanlar proje organizasyonuna, ilgili komitelere dahil edilirler.

13

Firmann tahsis ettii elemanlarla ilgili nemli husus vardr ; a) b) c) Proje devamnca bu elemanlar deimemelidir. Bu elemanlar, projenin kapsamna gre yeterli sayda olmaldrlar. Bu elemanlar, teknik bakmdan yeterli nitelikte olmaldrlar.

Danmann rol bu dnemde de devam etmelidir. Uygulama planlarnn hazrlanmas, projenin izlenmesi, kritik hususlarn nceden saptanarak ilgililerce gerekli nlemlerin alnmas ve projenin nnn tkanmamas iin gerekli ilemlerin yaplmas konularnda ortaya koyucu, ynlendirici ve salayc rol stlenmi olacaktr. UYGULAMA PLANLARI Proje organizasyonunda gerekli uyarlamalardan sonra ilk yaplacak i, planlarnn hazrlanmasdr. Uygulama Planlar iki kademeli hazrlanmaldr ; Master ve Detay Planlar. Planlarda aktiviteler ; tarihleri, sreleri, balang ve bitileri ve sorumlular ile birlikte ifade edilmelidirler. Planlar, gereki olmaldr. Faaliyetlere, gerekletirilebilecekleri makul ve uygun sreler verilmelidir. Uygulama, hazrlanan planlar dorultusunda izlenmeli, periyodik toplantlarda (haftalk, aylk) gzden geirilmeli, ge kalan faaliyetlerin plana uyumlu hale getirilmesi iin gerekli nlemler alnmaldr. Gereinde, zorunluluk hallerinde planlar revizyon edilebilir. MODLER UYGULAMA Bir ERP paketi birok modlden olumutur. Her modl hemen hemen kuruluun bir srecine veya bir alt srecine kar gelir. Modllerin hepsinin birden uygulamasna balamak kurulu iinde kargaa yaratabilir. Bunun iin nceden kuruluun bir sre haritas karlm olmaldr (hazrlk dneminde) . Bu haritada srelerin birbirleri ile ilikileri ve ncelikleri belirlenmi bulunmaktadr. Bu nceliklere ve nemlerine gre modller uygulanmaya alnmaldr. rnein RN AACI modl ilk uygulanacak modldr. Hatta baz evreler, modler uygulamay daha da ileri gtrerek paketin satn almnn modl modl yaplmasn nermektedirler. ERP kurulu iin bir deiim demektir. Btn srelere uzanan bu deiim, ancak hazmedilebilecek bir tempoda baarya ulaabilecektir. nce, btn birimler, sre sorumlular bu deiime hazrlkl ve kabul edebilir bir durumda olmaldrlar. kincisi, st ynetimin kararll ve destei kanlmazdr. ETM Uygulamann birinci aya eitimdir. Eitim, drt blmde gerekletirilmelidir. a) st ynetimin eitimi

14

b) c) d)

Sre uygulayclarnn eitimi (kullanclar) Satc firmann eitimi Bilgi Sistemlerinin eitimi

Firmann eitiminden kast, projede alacak firma elemanlarnn kuruluun srelerini, ilerini tanmalar, bilgi sahibi olmalardr. Ne kadar iyi kuruluu tanrlarsa, uygulamada o kadar baarl olacaklardr. DKMANTASYON Byle byk bir uygulamada dokmantasyon da byk nem arz etmektedir. Neyin, nasl yaplacann yazl hale getirilmi olmas, uygulamann baarsn etkileyecektir. Dier deyile, eitimler dokmantasyonla desteklenmelidirler, kalc olabilmeleri iin. Gerek Bilgi Sistemleri Birimi iin, gerek kullanclar iin gerekli her trl yazl dokman uygulama balamadan hazr olmaldr. YEN YAKLAIMLAR Batda ki uygulamalarda grlmtr ki, bir paketin btn modlleri bir kurulu iin geerli olmayabilmektedir. O zaman yle bir yaklam ortaya kmtr ; bir ka deiik paketin kurulua uyumlu olan modllerini almak. Bu takdirde bu modlleri birbirleri ile birletirecek ara yzlerin yazlm gndeme gelmektedir. Bu yeni uygulama akmna BEST OF BREED denmektedir. Bunu paket firmalar da yapmaktadr. irketi almakta ve onun modln kendi paketine entegre etmektedirler. Ancak, bu gelimelerden karlacak sonu u olmaktadr ; Bir ERP paketinin tmyle bir kuruluun btn srelerine ve sorunlarna zm getirmeyeceidir. retici firmalar imdi bunun zm yollarn aramaktadrlar. ERP paket yazlm alannda bir gei dnemi yaanmaktadr. SONU Bir ERP projesini gndeme getiren kurulu her eyden nce ok dikkatli ve temkinli olmaldr. Kr krne, analiz etmeden kendini bir pakete teslim etmemelidir. Mutlaka bir paket kullanmak zorunluluu yoktur. Bir paketin uygun olan birka modln alp kullanabilir. Yerli bir yazlm evi ile aralar doldurabilir. Yahut bu konuda olduka ilerlemi bir yazlm evi ile projeyi gtrebilir. Ancak btn bunlarn banda tarafsz bir danman ve kuruluun mozaiini bnyesinde temsil eden bir proje ekibi ile yola kmaldr.

15