Birokrasi merupakan satu bentuk struktur organisasi formal yang melibatkan banyak aktiviti dalam mencapai sesuatu matlamat.

Birokrasi wujud ekoran daripada lahirnya sebuah kelompok masyarakat yang besar dan kompleks. Pengembangan sesebuah masyarakat yang kompleks ini telah menimbulkan satu bentuk struktur organisasi bagi membentuk sebuah pengurusan yang lebih sistematik dan tersusun. Maka wujudlah sistem birokrasi dalam membina sesuatu prosedur yang perlu diikuti bagi menuju kepada tujuan atau matlamat seperti yang dimahukan. Max Weber, seorang sosiologis Jerman banyak memperkatakan mengenai birokrasi dalam teori birokrasinya yang beliau telah menggariskan beberapa ciri-ciri birokrasi yang perlu dipraktikkan dalam sesebuah organisasi besar bagi mencapai tujuan dan matlamat sesebuah organisasi tersebut. Dari segi konsep secara umum, konsep birokrasi ini mula diguna pakai di wilayah Eropah Barat seawal abad ke-18 lagi. Pada dasarnya, birokrasi berasal daripada perkataan bureau yang merujuk kepada pejabat atau tempat kerja bagi pegawai-pegawai awam. Birokrasi telah digunakan sebelum tercetusnya Revolusi Perancis iaitu pada tahun 1789 dan kemudiannya berkembang ke negara-negara lain. Birokrasi merujuk kepada sebuah bentuk organisasi yang berstruktur, penuh dengan prosedur dan tatacara yang perlu diikuti sebelum mencapai tujuan dan matlamat bagi sesebuah organisasi. Birokrasi juga saling berkait rapat dengan kecekapan, keberkesanan, kebajikan dan teknik pentadbiran dalam sesebuah organisasi. Birokrasi dianggap sebagai satu saluran atau laluan yang sukar sebelum mencapai tahap selesa. Seseorang perlu melihat prosedur dan garis panduan yang ditetapkan bagi mencapai tujuan dan matlamat. Namun, birokrasi di dalam pentadbiran awam khususnya di Malaysia seringkali dianggap sebagai satu proses yang lambat, prosedur yang lama dan menyusahkan dan tidak cekap malah merumitkan banyak pihak khususnya pelangggan. Birokrasi dalam Teori Birokrasi Max Weber pula boleh dijelaskan sebagai suatu badan pentadbiran atau pemerintahan bagi pegawai-pegawai yang telah dilantik. Para pegawai ini merupakan suatu asas kepada sistem birokrasi dalam sesebuah organisasi. Weber juga berpendapat bahawa, pegawai tersebut haruslah mempunyai
1

tanggungjawab dan tugasan untuk dilaksanakan. Menurut Weber lagi, birokrasi akan wujud dalam semua badan organisasi yang bersakala besar (large scale organization) atau dengan erti kata yang lain organisasi yang besar adalah sama sifat neutralnya dan perlu ada dan dipraktikkan dalam sesebuah organisasi tersebut. Pekerja didalam sesebuah organisasi dibezakan melalui kedudukan perbezaan tugasan yang berlainan mengikut unit atau jabatan tertentu. Dalam erti kata lain kedudukan adalah sama tetapi kriteria yang membezakan antara kedua-duanya dimana kriteria yang dimaksudkan oleh Weber adalah kuasa (authority). Elemen kuasa ini digunakan secara menyeluruh didalam memperjelaskan mengenai tingkah laku pekerja dalam sistem birokrasi sesebuah organisasi, kerajaan yang memerintah dan negara amnya yang mana ianya merupakan suatu simbolik dalam memberi penekanan kepada bentuk birokrasi. Pengaplikasian birokrasi dalam pentadbiran awam di Malaysia khususnya amat penting dalam menjaga mutu dan kualiti sesebuah pentadbiran di samping membantu perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik dalam memudahkan para pekerja melakukan tugasan yang diperlukan. Untuk mewujudkan suatu proses kerja yang lebih sistematik, ianya memerlukan suatu organisasi untuk membuat beberapa prosedur yang perlu diikuti sebelum menuju kepada tujuan dan matlamat yang diinginkan. Prosedur dalam birokrasi sesebuah organisasi yang perlu diikuti dalam konteks pentadbiran awam di Malaysia ini seringkali dianggap sebagai satu proses yang lambat dan memakan masa yang begitu lama serta menyusahkan, malah merumitkan orang ramai yang ingin berurusan dengan pentadbiran awam. Sebagai contohnya ketika berurusan di Jabatan Pendaftaran Negara atas urusan permohonan myKad, pelanggan perlu mengisi borang yang berkaitan terlebih dahulu di samping menyediakan dokumen yang diperlukan untuk pengesahan. Kemudian borang itu akan diproses dan dihantar dari satu bahagian ke satu bahagian yang lain sebelum pengesahan dilakukan. Dalam tempoh pemprosesan borang itu, banyak prosedur yang terpaksa dilalui. Perkara seperti ini amat menyusahkan untuk ditempuhi oleh pelanggan dalam berurusan kerana prosedur birokrasi yang memenatkan yang mana

perlu mengikut dari satu langkah ke langkah yang lain sebelum myKad atau sebagainya diperolehi. Dari sudut pandangan organisasi pentadbiran awam pula, ianya lebih kepada suatu bentuk atau cara yang baik dan mudah untuk diuruskan kerana melibatkan banyak unit atau jabatan. Maka, data yang akan direkodkan setiap kali permohanan berlaku, sebarang kelompangan yang berlaku semasa urusan sedang berjalan akan dapat dikesan dengan cepat. Dengan erti kata yang mudah, dapat dilihat bagaimana setiap unit atau jabatan yang ada harus memainkan peranan dan tanggungjawab yang tersendiri dan amat penting untuk bergerak seiring kerana ketidakfungsian yang berlaku terhadap salah satu jabatan akan menyebabkan sesuatu urusan tergendala sehinggakan mengganggu perjalanan organisasi tersebut. Justeru, apa yang dimaksudkan oleh Weber di dalam konsep birokrasinya adalah perlaksanaan individu yang terlibat didalam organisasi itu sendiri yang membawa kepada punca timbulnya karenah birokrasi (red-tape) dan bukannya prosedur yang perlu diikuti. Jadi, perjalanan sesuatu organisasi formal khususnya dalam mencapai matlamatnya mestilah mengambil kira faktor tindak balas terhadap perubahan persekitaran yang memberi kesan kepada perlaksanaan manusia itu sendiri. Maka disini tidak akan timbul lagi masalah berkenaan ketidakcekapan dan ketidak profesionalan pekerja dalam menangani permasalahan ini. Dalam Teori Birokrasi Weber, beliau mengatakan bahawa terdapatnya pembahagian atau pengkhususan pekerjaan (division of labor) mengikut sesuatu unit atau jabatan. Apabila dilihat dalam konteks pentadbiran awam di Malaysia pada hari ini, konsep pengkhususan bidang kerja ini dilihat tidak sesuai atau relevan dalam organisasi yang berskala besar. Hal ini kerana, tugas akan dibahagikan kepada jabatan-jabatan tertentu dan tidak secara umum. Kitaran pusingan kerja dan fungsi jabatan dalam ruang lingkup yang kecil dan terhad. Hal ini boleh menyebabkan berlakunya ketidakcekapan dan peluang kenaikan pangkat adalah rendah kerana seseorang pekerja awam terlalu lama di sesebuah jabatan yang tertentu. Apabila seseorang penjawat awam memegang kuasa yang terlalu lama dalam pentadbiran awam, maka kecenderungan kepada berlakunya gejala rasuah, kronisme, unsur

favorism atau pilih kasih dan kawalan kuasa adalah tinggi.

3

Kelemahan lain birokrasi ialah, organisasi yang mengamalkan sistem ini cenderung kepada amalan pengurusan berbentuk pemusatan kuasa atau oligarki, iaitu autoriti atau kuasa dalam sesebuah organisasi terletak didalam tangan satu golongan kecil. Hal ini disebabkan pemusatan kuasa di tangan sebahagian kecil individu akan menyebabkan mereka menggunakan kedudukan mereka di dalam bahagian atau pejabat yang mereka ketuai untuk meningkatkan keuntungan dan kepentingan diri mereka sendiri. Menurut Robert Michels (1996), organisasi bukannya instrumen yang rasional bagi mencapai matlamat pentadbiran seperti yang disarankan oleh Weber (Sims et al., 1995). Kelemahan birokrasi yang seterusnya ialah ianya kurang mengambil kira faktor manusia. Masalah ini timbul kerana organisasi birokrasi terlalu menekankan prinsip orientasi melakukan tugasan tanpa dipengaruhi oleh perasaan. Dalam prinsip ini orang atasan harus menghindarkan pertimbangan peribadi dalam hubungannya dengan orang bawahan ataupun orang awam yang dilayaninya. Walaupun pada dasarnya prinsip ini bertujuan untuk memberikan perlakuan yang adil terhadap semua orang, namun jika terlalu ditekankan atau tidak disesuaikan mengikut keadaan akan menyebabkan penurunan produktiviti kerja sehingga menyebabkan timbulnya masalah ketidakcekapan. Sebagai contohnya, dikatakan terdapat dua jenis orang bawahan yang mempunyai daya produktiviti yang berbeza, golongan orang bawahan yang pertama mempunyai prestasi kerja yang baik manakala golongan orang bawahan yang kedua pula mempunyai prestasi kerja yang buruk, namun layanan yang diberikan oleh pihak atasan kepada kedua-dua golongan orang bawahan tersebut tetap sama. Keadaan ini akan menyebabkan timbulnya ketidakpuasan hati kepada orang bawahan yang mempunyai prestasi kerja yang baik itu tadi dan ini boleh mempengaruhi prestasi kerja mereka kerana mereka kurang diberi penghargaan. Dalam kata lain, teori birokrasi tidak mengambil kira perasaan dan emosi para pekerja, dan inilah apa yang disebutkan sebagai kurang mengambil perhatian terhadap faktor manusia. Teori birokrasi ini mempunyai kekuatannya yang tersendiri, walaupun teori ini sering dikaitkan dengan pelbagai streotaip negatif, namun teori birokrasi ini juga
4

banyak memberikan sumbangan kepada teori dalam pengurusan sumber manusia. Sesebuah organisasi memilih struktur birokrasi ini ialah untuk mengenalpasti dengan lebih tepat terhadap tanggungjawab dalam proses membuat sesuatu keputusan. Hal inilah yang menyebabkan selalunya organisasi kerajaan memerlukan struktur birokrasi ini kerana tanggungjawab proses membuat keputusan sangat dipentingkan. Selain itu, hierarki dan definisi tanggungjawab adalah merupakan ciri penting birokrasi dalam membantu pengurusan tempat kerja yang tersusun. Hal ini kerana, ianya dapat memberi kekuatan terhadap organisasi birokrasi kerana ia dapat memantapkan lingkungan kuasa yang ada pada jabatan, program, unit kecil dan bagi setiap pekerja itu sendiri. Setiap pekerja amat jelas serta tahu kerja dan tugas harian yang patut dilakukan oleh mereka, tanpa perlu bergantung kepada arahan untuk melakukan sesuatu tugas daripada pihak lain. Sebagai contohnya disini seorang pekerja yang telah mengetahui tugas yang harus dilakukannya boleh terus melakukan kerja rutinnya tanpa perlu disuruh atau bertanya berkali-kali kepada orang atasannya tentang apa kerja yang harus dilakukannya lagi. Organisasi birokrasi mengamalkan kaedah pemilihan pekerja yang benar-benar layak untuk bekerja di organisasinya dan tujuan utamanya ialah untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan tugas. Secara konklusinya, birokrasi merupakan salah satu daripada unit kawalan sosial terhadap tingkah laku manusia. Birokrasi boleh dilihat dan difahami dari dua sudut pandangan iaitu samada secara positif ataupun secara negatif. Birokrasi secara umum dapat dilihat sebagai struktur organisasi yang formal yang memerlukan beberapa prosedur dilaksanakan bagi mencapai matlamat yang dimahukan dalam menjadikan sesebuah organisasi itu lebih sistematik. Walaupun birokrasi in dilihat sebagai suatu bentuk sistem yang mengawal tingkah laku sosial, namun konsep dan teori birokrasi Weber ini masih dilihat relevan dan sesuai diguna pakai dan dipraktikkan dalam konteks pentadbiran awam pada masa kini khususnya di Malaysia kerana ianya menekankan aspek rasionalisme. Keadaan sesebuah birokrasi organisasi itu sebenarnya bergantung kepada kecekapan kerajaan yang mentadbir dalam memastikan garis panduan yang diguna pakai tidak boleh tersimpang jauh daripada konsep asal birokrasi samada seperti yang diperjuangkan oleh Max Weber.

RUJUKAN

Albrow, M. C. 1970. Bureaucracy. London: Pall Mall Press. Ali Farazmand. 2010. Bureaucracy and democracy: A Theoretical Analysis. Springer Science+Business Media, LLC 2010. Dougherty, D. & Corse, S. M. 1995. When it comes to product innovation, what is

so bad about bureaucracy?. The Journal of High Technology Management

Research, 6(1);55-76. Mahmud Taib. 1992. Kemajuan Pentadbiran Awam di Malaysia. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Merton, K. 1982. Bureaucratic structure and personality. New York: Free Press Sims, D., Fineman, S. & Gabriel, Y. 1995. Organizing & organizations: An

Introduction. London: Sage Publications, Ltd.

Turner, J. H., Beeghley, L. & Powers, C. H. 2002. The emergence of sociological

theory: Fifth Edition. Belmont, California: Wadsworth Thomson Learning.

Zeitlin, I. M. 1994. Ideology and The development of sociological theory: Fifth

Edition. New Jersey: Prentice-Hall, Inc.