E Procurement PT Jamsotek (Persero)

Makalah Diajukan Sebagai Tugas Akhir SemesterIMata Kuliah E Business. Dosen: Ibu Ellisa Kusrini,ir., MT., CPIM.

Disusun Oleh: Sukriadi NIM: 12917122 Magister Teknik Informatika

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOKYAKARTA 2013

APLIKASI EPROCUREMENT PT. JAMSOSTEK (PERSERO) Ketentuan Penggunaan eProcurement PT Jamsostek (Persero) oleh Penyedia Barang Dan Jasa Setiap Penyedia Barang dan Jasa pengguna aplikasi eProcurement PT Jamsostek (Persero) diatur oleh ketentuan yang telah dipersyaratkan di bawah ini. I. KETENTUAN UMUM 1. Sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero) adalah perangkat lunak aplikasi yang bertujuan memfasilitasi Penyedia Barang dan Jasa dan PT Jamsostek (Persero) agar dapat melakukan transaksi pengadaan barang dan jasa melalui media internet, termasuk registrasi online untuk menjadi Penyedia Barang dan Jasa. 2. Penyedia Barang dan Jasa PT Jamsostek (Persero) wajib tunduk

pada persyaratan eProcurement PT Jamsostek (Persero) yang tertera dalam ketentuan i ni serta kebijakan lain yang ditetapkan oleh PT Jamsostek (Persero). 3. Transaksi melalui eProcurement PT Jamsostek (Persero) hanya

boleh dilakukan/diikuti oleh Penyedia

Barang dan Jasa yang sudah terdaftar

dan teraktivasi untuk bisa mengikuti transaksi secara elektronik. II. PERSYARATAN KEANGGOTAAN EPROCUREMENT PT JAMSOSTEK (PERSERO) 1. Penyedia Barang dan Jasa harus berbentuk badan usaha dan dianggap mampu melakukan perbuatan hukum.

2. Untuk mendapatkan account dalam sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero), calon Penyedia Barang dan Jasa terlebih dahulu harus melakukan registrasi online dengan data yang benar dan akurat, sesuai keadaan yang sebenarnya. 3. Calon Penyedia Barang dan Jasa akan dapat melakukan transaksi melalui Sistem eProcu rement PT Jamsostek (Persero), apabila telah menerima

konfirmasi aktivasi keanggotaannya dari Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero). 4. Penyedia Barang dan Jasa wajib memperbaharui data perusahaannya jika tidak sesuai lagi dengan keadaan yang sebenarnya atau jika tidak sesuai dengan ketentuan ini. 5. Account dalam Sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero) akan berakhir apabila: Page 1 of 14

a. Penyedia Barang dan Jasa mengundurkan diri dengan cara mengirimkan email kepada Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero) dan mendapatkan email konfirmasi atas pengunduran dirinya. b. Melanggar ketentuan yang telah ditetapkan oleh Biro Pengadaan

PT Jamsostek (Persero). c. Kinerja Penyedia Barang dan Jasa berada pada status blacklist

sesuai dengan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa PT Jamsostek (Persero). 6. Penyedia Barang dan Jamsostek Jasa setuju bahwa transaksi melalui Sistem eProcurement PT (Persero)

tidak boleh menyalahi peraturan perundangan maupun etika bisnis yang berlaku di Indo nesia. 7. Penyedia Barang dan Jasa tunduk pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia yang berhubungan dengan, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan jaringan yang terhubung pada jasa dan transmisi data teknis, baik di

wilayah Indonesia maupun ke luar dari wilayah Indonesia melalui sistem ini. 8. Penyedia Barang dan sistem Jasa menyadari bahwa usaha apapun untuk data

dapat menembus

komputer

dengan

tujuan memanipulasi

eProcurement PT Jamsostek (Persero) merupakan tindakan melanggar hukum. 9. Biro Pengadaan PT Jamsostek

(Persero) berhak memutuskan perjanjian dengan Penyedia Barang dan Jasa secara sepihak apabila Penyedia Barang dan

Jasa dianggap tidak dapat menaati ketentuan yang ada. III. TANGGUNG JAWAB PENYEDIA BARANG DAN JASA 1. Penyedia Barang dan Jasa bertanggung jawab atas penjagaan

kerahasiaan passwordnya dan bertanggung jawab atas transaksi dan kegiatan lain yang menggunakan account miliknya. 2. Penyedia Barang dan Jasa setuju untuk segera memberitahukan kepada

Biro Pengadaan PT Jamsostek (Persero) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan ac count miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika ada

gangguan keamanan atas account miliknya itu.

Page 2 of 14

IV. PERUBAHAN KETENTUAN PT Jamsostek (Persero) dapat memperbaiki, menambah, atau mengurangi ketentuan ini seti ap saat, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Penyedia Barang dan Jasa te rikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah diperbaiki/ditambah/dikurangi. BERPARTISIPASI DALAM eProcurement JAMSOSTEK 1. Bagaimana supaya bisa / dapat berpartisipasi dalam eProcurement Jamsostek? Mendaftar secara online di website eprocurement PT. Jamsostek (Persero) Melengkapi dokumen pendaftaran Setelah semua dokumen dinyatakan lengkap, status perusahan anda akan di aktifasi oleh Pihak PT. Jamsostek (Persero) Memiliki fasilitas untuk akses ke internet PC modem dial up PC LAN dial up / leased line Warnet Memiliki alamat email / email address.

2. Saya menghadapi masalah ketika menekan tombol "Simpan & lanjut" , aplikasi tidak bisa melanjutkan kehalaman selanjutnya, padahal saya telah mengisi lengkap data sebelu mnya. Apayang harus saya lakukan? Error tersebut menandakan bahwa Anda belum lengkap mengisi semua

field yang ada pada halaman tersebut, coba cek semua field yang ada pada halaman tersebut, pastikan semua field sudah diisi

lengkap, apabila masih belum berhasil, pastikan data yang diisipada field tersebut tersimpan pada database, dengan cara menekan tombol

"tambah data" dan muncul tabel data dibawah field tersebut. Bila mana memang ada field yang datanya tidak ada, ada bisa menekan tombol Lew at & Lanjut

Page 3 of 14

3. Apa yang harus saya lakukan setelah melengkapi registrasi secara on line? Setiap Penyedia Barang dan Jasa yang telah melengkapi pengisian informasi di sistem eProcurement PT Jamsostek (Persero), diminta membawa

dokumendokumenterlampir, berupa : o 1 set copy dokumen o 1 set dokumen asli, hanya untuk di tunjukkan ke petugas registrasi. o Soft copy / scan dari semua dokumen dalam format Adobe Acrobat (.pdf) dan di o simpan di compact disc (CD) Daftar dokumen yang harus dibawa: o Surat Pernyataan Penyedia Barang Dan Jasa yang telah

ditandatangani pemimpin atau pengurus perusahaan di atas materai o Akte pendirian & perubahan terakhir o Ijin domisili perusahaan yang masih berlaku o Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan o Bukti Setoran Pajak Tahunan (SPT), untuk tahun terakhir o Surat Pengusaha Kena Pajak (PKP) (Jika ada) o Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) o Tanda Daftar Perusahaan (TDP) o Nomor Pendaftaran Peserta (NPP) Jamsostek o Surat Keagenan (Jika ada) o Angka Pengenal Import (Jika ada) o KTP Komisaris & Direktur o Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Komisaris & Direktur o Neraca dan Laporan Rugi Laba (3 tahun terakhir), yang audit atau non audit o Ijazah terakhir tenaga ahli (Jika ada) o Sertifikasi tenaga Ahli (Jika ada) o Sertifikasi perusahaan / asosiasi (Jika ada) o Kontrak / Perjanjian / SPK dari pengalaman perusahaan(3 tahun terakhir) o Struktur organisasi 4. Bagaimana memasukkan tanggal?

Page 4 of 14

Untuk memasukkantanggalbulan-tahun,

aplikasi

telah

menyediakan

sistem penanggalan yang terintegrasi, silahkan klik tanda "...", kemudian klik tanggal yang muncul, Apabila bulan yang Anda maksud tidak sesuai, silahkan klik "bulan,tahun". Kemudian akan munculbulanbulan di tahun tersebut, klik "bulan" yang Anda maksud. Akan muncul tanggaltanggal di bulan tersebut, silahkan klik "tanggal" yang Anda ma ksud. Apabila tahun yang Anda maksud tidak sesuai, silahkan klik "bulan,tahun". Kemudian klik "tahun", maka akan muncul tahuntahun.Klik "tahun" yang Anda maks ud. 5. Komputer yang bagaimana yang bisa / ideal di gunakan untuk mengakses eprocurement PT. Jamsostek (Persero)? Prosesor minimum Pentium III System operasi 2000, XP, Vista RAM 128 Mb Hard disk 2 GB Modem o Line telp Akses Internet (berlangganan ISP atau memakai telkomnet instant) Aplikasi yang digunakan IE versi 6 atau lebih Aplikasi Microsoft Office Aplikasi Adobe PDF Reader Aplikasi tambahan Winzip atau Winrar

6. Bagaimana cara mengakses PT. Jamsostek (Persero)? Buka browser internet menggunakan Internet Explorer dari Microsoft. Pergi ke situs : www.pegadaan.com Pilih link merah eProcurement JAMSOSTEK Masukan User Login (ID dan Password) Anda Lakukan proses Bidding

7. Apakah vendor yang sudah terdaftar di sebagai DRJ akan otomatis bisa mengikuti tender secara online di eProcurement PT. Jamsostek (Persero)? Page 5 of 14

Vendor yang bisa mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) adalah vendor y ang sudah terdaftar di eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dan statusnya sudah diaktivasi, bukan vendor yangg terdaftar di dalam DRJ

Vendor dan perusahaan afiliasi tidak dapat mengikuti tender untuk suatu kualifikasi dan klasifikasi yang sama

8. Bagaimana cara untuk bertransaksi secara online melalui internet di eProcurement PT. Jamsostek (Persero)? Persiapkan data sebelum memasukannya penawaran di eProcurement PT. Jamsostek (Persero) Simpanlah password dan digunakan hanya untuk kepentingan Anda.

Penyalahgunaan password menjadi tanggung jawab vendor masingmasing. Sebaiknya menggunakan internet tidak pada waktu padat

9. Mengapa terkadang membutuhkan waktu lama untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) ? Untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek

(Persero) akan melewati beberapajaringan kerja system mulai dari komputer lokal, Modem, jaringan telephone(telkom), akses lalulintas data dari dan ke ISP (Internet Service Provider), jaringaninternet nasional (IIX) dan akhirnya jaringan system kerja di eProcurement PT.Jamsostek (Persero). Ini merupakan rangkaian proses untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero). 10. Gangguan Koneksi ke eProcurement PT. Jamsostek (Persero) bisa di sebabkan oleh : Masalah dengan komputer Anda. Line telp yang kurang baik (bila menggunakan jalur telepon) Lalu lintas internet sedang padat / jam sibuk Ada gangguan pada Internet Service Provider (ISP) Anda Ada gangguan di server eProcurement PT. Jamsostek (Persero) Item dalam quotation cukup banyak misalnya lebih dari 20

11. Bagaimana mengidentifikasi masalah gangguan pada system koneksi internet ke eProcurementPT. Jamsostek (Persero)? Pastikan line telephone (Telkom) dalam kondisi baik, misalnya nada terdengar keras, jelas,tidak ada noise misalnya bunyi kresekkresek. Untuk akses yang Page 6 of 14

lebih baik ke

ISP disarankan menggunakan nomer depan

telephone yang

sama untuk dial up, misalnya no. xxx dan no. untuk dial up ke

telp Anda dengan kepala 4xx ISP

juga kepala 4xx.xxx untuk mempersingkat jalur hubungan antar telephone. Setelah terhubung dengan internet maka akan ada icon pada pojok kanan bawah dengan icon bergambar dua komputer terkoneksi yang saling berkedip. Jika keduanya menyala warna hijau maka internet sedalam proses down load / up load d ata ini sangat baik. Jika hanya satu yang berkedip maka hubungan dengan ISP kurang baik atau sebaliknya. Dan jika tidak berkedip maka hubungan ke ISP adalah buruk. Di sarankan untuk mencari ISP yang lebih baik koneksinya. 12. Bagaimana mengetahui besarnya akses aliran data dari dan ke ISP? Letakkan pointer mouse ke icon koneksi internet pada pojok kanan

bawah bergambar dua pc (personal computer) yang saling terkoneksi, setelah beberapawaktu komputer akan memberikan keterangan besarnya aliran data denga n satuan byte atau kilo byte. 13. Mengapa hanya Microsoft Internet Explorer dengan versi 6 atau lebih yang di

sarankan untuk mengakses eProcurement PT. Jamsostek (Persero) ? Dari segi keamanan / security akan lebih baik mengontrol dengan

hanya menggunakan satu program saja misalnya IE (internet explorer). 14. Apakah data quotation yang dikirim melalui eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dapa t dilihat pihak lain? Sistem eProcurement PT. Jamsostek (Persero) dilengkapi dengan data

encryption technology dengan 256 bit yang biasa dipakai oleh perbankkan sehingga setiap penawaran yang masuk tidak dapat dilihat orang

lain bahkan pihak PT. Jamsostek (Persero) sekalipun, selama proses tender belum berakhir (sebelum closin g date) Dengan menggunakan HTTPS, memastikan data yang anda kirim sama dengan data yang diterima oleh pihak eProcurement PT. Jamsostek (Persero), tidak mungkin

Page 7 of 14

datanya berbeda, karena proses ini di verifikasi oleh sebuah perusahaan security secara online, yaitu RSA. 15. Kapan waktu yang baik untuk mengirim quotation? Pengiriman quotation dapat dilakukan kapan saja sebelum closing date, dan akan lebih baik dilakukan segera mungkin jika sudah mendapatkan harga

/ data. Untuk menghindari halhal yang tidak dan dapat di up date kapan saja quotation tsb. selama belum closing date. 16. Apa dasar pengiriman quotation tidak memakai meterai? Penawaran secara elektronis disampaikan tanpa meterai untuk proses

pengadaan tsb.. PO akan diterbitkan kepada vendor pemenang yang selanjutnya akan menandatangani penerimaan PO tersebut di atas meterai. 17. Apakah pemenang tender dapat diketahui oleh vendor ? Pemenang tender bisa dilihat pada bid opening dengan mengklik nomer tender, dan dapat dilihatstatus masingmasing vendor yang di ikutkan dalam tender

tersebut. Pada kolom paling kanan adalah status vendor misl. New, register, send, atau winner jika

sudah ditentukan pemenang dari tender tsb. oleh pihak PT. Jamsostek (Persero). Pesan pemenang akan diterima oleh di pemenang tender tersebut pada folder Award Announcement. 18. Mengapa pengiriman quotation / penawaran dengan banyak item dapat

menyebabkan pengiriman lambat? Dikarenakan banyaknya item maka data yang dikirimkan akan semakin besar dan menyebabkan lamanya proses pengiriman via internet. Jika lalu lintas sedang padat maka akan terjadi kemacetan dan pada layar pc dapat dilihat The page cannot be display. Jika hal ini terjadi

lakukan back pada icon menu dan lakukan pengiriman kembali. 19. Tips apa saja yang perlu di perhatian dalam berpartisipasi dalam

setiap undangan Pengadaan yang diterima? Pengiriman penawaran jangan mendekati waktu penutupan tender,

pengiriman lebih awal di waktu offpeak internet / jalur komunikasi yang tidak sibuk akan lebihbaik.

Page 8 of 14

Sangat disarankan untuk mempercepat proses pengiriman penawaran, ukuran file jaminan penawaran yang dilampirkan tidak melebihi 200 KB.

Penawaran dapat diubah selama tender belum ditutup Verifikasi data sebelum mengirim penawaran, untuk menghindari

kesalahan input data. Gantilah password secara berkala dan simpanlah secara rahasia, password minimal 8 karakter Lakukan refresh screen untuk mendapatkan tampilan data yang up to date. Screen eProcurement PT. Jamsostek (Persero) akan logout secara otomatis jika tidak digunakan setelah kurun waktu tertentu, sehingga jangan membuka

screen eProcurement PT. Jamsostek (Persero) tanpa melakukan apapun transaksi SURAT PERNYATAAN PENYEDIA BARANG DAN JASA DALAM PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA SECARA ELEKTRONIK (eProcurement) PT JAMSOSTEK (PERSERO) Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Email HP :_____________________________________________________ : _____________________________________________________ : _____________________________________________________ : _____________________________________________________

Bertindak untuk dan atas nama Perusahaan Alamat : _____________________________________________________ : _____________________________________________________ _____________________________________________________

Page 9 of 14

Dengan ini menyatakan bersedia untuk mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa secara elektronik (eProcurement) di PT JAMSOSTEK (PERSERO) dan tunduk pada PersyaratanPersyaratan Yang Berlaku Sebagai Berikut. 1. Telah melakukan registrasi Penyedia Barang dan Jasa di PT JAMSOSTEK

(PERSERO) secara online; 2. Setuju untuk menegakkan Pakta Integritas Penyedia Barang dan Jasa di PT JAMSOSTEK (PERSERO): a. Tidak akan melakukan praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) dengan oknum karyawan PT JAMSOSTEK (PERSERO) atau sesama Penyedia Barang dan Jasa dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan

PT JAMSOSTEK (PERSERO); b. Sanggup memenuhi segala persyaratan yang tercantum pada

dokumen pengadaan dan tunduk pada peraturanperaturan di lingkungan PT JAMSOSTEK (PERSERO) serta peraturan perundangundangan yang berlaku; c. Dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT

JAMSOSTEK (PERSERO), berjanji akan menyampaikan informasi yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan serta melaksanakan tugas secara bersih, transparan, dan profesional dalam arti akan mengerahkan segala kemampuan

dan sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik mulai dari pe nyiapan penawaran, pelaksanaan, dan penyelesaian pekerjaan/pengiriman barang; d. Apabila di kemudian hari kami mengingkari pernyataan di atas atau ditemui bahwa keterangan/data penawaran yang kami berikan tidak benar, maka kami bersedia dituntut di muka pengadilan dan bersedia dikeluarkan dari Daftar Penyedia Barang dan Jasa serta dimasukkan dalam Daftar

Hitam (black list) PT JAMSOSTEK (PERSERO). 3. Dalam hal pengurus / direksi perusahaan Penyedia Barang dan

Jasa melimpahkan tugas pemasukan penawaran dan

registrasi Penyedia Barang dan

Jasa kepada staf yang ditunjuk, maka pengurus / Direksi tetap bertanggung jawab atas semua informasi penawaran yang dimasukkan ke dalam sistem eProcurement PT JAMSOSTEK (PERSERO); Page 10 of 14

4. Dalam

transaksi

eProcurement

ini

saya menugaskan

staf

berikut

sebagai

contact person dan memasukkan penawaran secara elektronis (jika ada): a. Nama b. Jabatan c. Email d. HP : ____________________________________________ : ____________________________________________ : ____________________________________________ : ____________________________________________

5. Penyedia Barang dan Jasa bertanggungjawab atas penjagaan kerahasiaan passwordnya dan bertanggungjawab atas transaksi dan kegiatan lain yang

menggunakan sistem eProcurement PT JAMSOSTEK (PERSERO); 6. Penyedia Barang dan Jasa wajib mematuhi peraturan perundang

undangan maupun etika bisnis / normanorma yang berlaku di Indonesia; 7. Penyedia Barang dan Jasa tunduk pada semua peraturan yang berlaku di Indonesia yang berhubungan dengan, tetapi tidak terbatas pada, penggunaan jaringan yang terhubung pada internet khususnya pada fasilitas eProcurement PT JAMSOSTEK (PERSERO); 8. Penyedia Barang dan Jasa menyadari bahwa usaha apapun untuk dapat menembus sist em komputer dengan tujuan memanipulasi data eProcurement PT

JAMSOSTEK (PERSERO) merupakan tindakan melanggar hukum; 9. Penyedia Barang dan Jasa setuju untuk segera memberitahukan kepada

Biro Pengadaan PT (PERSERO) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan account miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak

JAMSOSTEK eProcurement atau jika

ada gangguan keamanan atas account eProcurement miliknya. PT JAMSOSTEK (PERSERO) dapat memperbaiki, menambah, atau mengurangi ketentuan ini setiap saat, dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Setiap Penyedia Barang dan Jasa terikat dan tunduk kepada ketentuan yang telah diperbaiki/ditambah/dikurangi. Tanda Tangan di atas Meterai Rp. 6.000,

Page 11 of 14

Nama Tanggal Catatan:

: _________________________ : _________________________

Surat pernyataan ini harus ditandatangani oleh Pengurus Perusahaan yang tercantum dalam Akte Perusahaan terakhir pada saat ditandatangani.

KRITIK DAN SARAN PT Jamsostek (Persero) membuka diri bagi kritik dan saran dari Penyedia Barang dan JasaKritik dan saran dapat disampaikan melalui email kepada eproc.support@jamsostek. co.id

Page 12 of 14

Lampiran Informasi Lelang Pada Aplikasi E Procurement PT Jamsostek (Persero)

INFORMASI UMUM Nomor Pengadaan Deskripsi Pekerjaan Lokasi Pekerjaan Valuta Jenis Kontrak Referensi Induk Referensi Anak Pelaksana Non Lelang/Lelang Yudi Sudrajat 3075 Pembuatan Konten eLearning PT Jamsostek (Persero) Tahun 2013 KANTOR PUSAT IDR LUMPSUM

ITEM PENGADAAN Deskripsi

nten eLearning DOKUMEN PENDUKUNG

INFORMASI PENGADAAN Metode Pengadaan Metode Pengiriman Dokumen Metode Evaluasi Pengadaan Grup Barang/Jasa Persyaratan Klasifikasi Perusahaan Pelelangan 2 Sampul Evaluasi Pembuatan Konten eLearning 2013 - Konsultan Perencana Teknologi Informasi - Menengah - Besar 18.02.2013 08:00:00 22.02.2013 10:00:00 22.02.2013 14:00:00 Gedung Kantor Pusat PT. Jamsostek (Persero) Lt.11 01.03.2013 10:00:00 KANTOR PUSAT

Pembukaan Pendaftaran Penutupan Pendaftaran Tanggal Aanwijzing Lokasi Aanwijzing Pembukaan Pengadaan Lokasi Pengiriman Catatan

Source :- http://eproc.jamsostek.co.id. Page 13 of 14