KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

KAWALAN REKOD KUALITI PRO/KMTK/AM/KRK- 03 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN REKOD KUALITI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KRK03 00

1.0

OBJEKTIF Memastikan semua rekod kualiti dikenalpasti melalui nombor/tajuk, difail, disimpan, diselenggara dan dilupuskan dengan sempurna.

2.0

SKOP Prosedur ini meliputi rekod-rekod hard copy.

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 P WP TWP KD KJ PPHEP PPP PTM PW KU PPLP Py PEK Pengarah Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Dokumentasi Ketua Jabatan Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Penolong Pengarah Peperiksaan Pegawai Teknologi Maklumat Pustakawan Ketua Unit Penyelaras Pakej dan Latihan Pembangunan Staf Pensyarah Pegawai Eksekutif Kanan

4.0

RUJUKAN 4.1 4.2 Perkara 8.0 di semua prosedur MS ISO 9001:2008 Klausa 4.2.4 - Kawalan Rekod

5.0

TANGGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 P WP TWP KD KJ PPHEP PPP PTM PW KU PPLP Py PEK 1

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN REKOD KUALITI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KRK03

00

6.0

CARTA ALIRAN Tiada -

7.0

PERINCIAN AKTIVITI 7.1 JENIS REKOD 7.1.1 Rekod adalah dilaksanakan. hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah

7.1.2 7.2

Rekod hendaklah disimpan dalam bentuk hard copy.

PENYIMPANAN REKOD 7.2.1 P/ WP/ TWP/ KJ/ KD/ KU/ Py/ PEK bertanggungjawab mengenalpasti dan mengemaskini semua rekod-rekod yang ada. Rekod-rekod akan difail mengikut bahagian seperti berikut : Bahagian Akademik Skop i. Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran , Amali /Bengkel ii. Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran iii. Peperiksaan iv. Pengurusan Aktiviti Kokurikulum
i.

7.2.2

Sistem Fail Mengikut Tajuk/No. Fail

Pengurusan Pelajar Pentadbiran

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

Mengikut Tajuk/No. Fail Mengikut Tajuk/No. Fail

i. Perpustakaan ii. Kendalian Latihan

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN REKOD KUALITI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KRK03 00

7.2.3

Fail-fail disimpan dan diselenggara di kabinet fail/ bilik fail/ bilik ISO/ bilik KJ/KU/PPHEP/PPP/PK/PEK /kubikal pensyarah bagi kemudahan untuk dikesan.

7.3

PERGERAKAN FAIL 7.3.1 Pergerakan fail dikawal melalui Daftar Rekod Fail Keluar dan Masuk.

7.4

PENYELENGGARAAN REKOD FAIL 7.4.1 Tempoh simpanan rekod-rekod kualiti dikenalpasti dalam Perkara 8.0 setiap prosedur. Fail-fail akan ditutup apabila telah penuh atau tidak diperlukan lagi dengan pertimbangan PEK.

7.4.2 7.5

PELUPUSAN REKOD 7.5.1 Semua rekod kualiti yang tidak diperlukan lagi (kecuali yang mendapat arahan daripada Arkib Negara dan Kementerian) akan dilupuskan dengan kaedah mesin pencarik kertas/ dibakar/tanam/jual.

8.0

REKOD KUALITI Tanggung jawab Wakil Pengurusan PEK PPLP / PEK Tempoh Simpanan 2 Tahun

Bil 1

Tajuk Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Laporan Penilaian Pembekal Laporan Penilaian Selepas Kursus Buku Rekod Perkhidmatan

Lokasi Pejabat Pentadbiran /Bilik ISO Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran /Bilik ISO Pejabat Pentadbiran

2 3

2 Tahun 1 Tahun

PEK

Sepanjang tempoh pegawai berkhidmat di KMK

9.0

LAMPIRAN - Tiada 3