KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

TINDAKAN PENCEGAHAN PRO/KMTK/AM/TC- 05 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

1.0

OBJEKTIF Memastikan tindakan pencegahan diambil bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangkakan dan menghalang daripada berlaku.

2.0

SKOP 2.1 2.2 Tindakan pencegahan yang diambil Rekod tindakan pencegahan

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 P WP TWP KAD KJ KD PTM PPHEP PPP KU PPA PEK Pengarah Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Audit Dalaman Ketua Jabatan Ketua Dokumentasi Pegawai Teknologi Maklumat Penolong Pengarah Hal Ehwal Akademik Penolong Pengarah Peperiksaan Ketua Unit Pegawai Penyelaras Aduan Pegawai Eksekutif Kanan

4.0

RUJUKAN 4.1 MS ISO 9001:2008 Klausa 8.5.3 - Tindakan Pencegahan

5.0

TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 P WP TWP KAD KJ KD PPHEP PPPEP KU PPA PEK

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

6.0

CARTA ALIRAN

Mengenalpasti ketidakpatuhan dan puncanya

Tindakan Pencegahan

Merekodkan Tindakan Pencegahan

Maklumbalas kepada Pengurusan

7.0

PERINCIAN 7.1 MENGENALPASTI KETIDAKPATUHAN DAN PUNCANYA 7.1.1 P/WP/TWP/KAD/KD/KJ/PPHEP/PP/KU/PEK akan mengenalpasti maklumat ketidakpatuhan melalui sumber berikut : 7.1.1.1 7.1.1.2 7.1.1.3 7.1.1.4 7.1.1.5 7.1.2 Aduan Pelanggan Soal Selidik Kepuasan Pelanggan Laporan daripada Unit/Jabatan Laporan Audit Dalaman Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku ialah semasa: 7.1.2.1 7.1.2.2 7.1.2.3 7.1.2.4 7.1.2.5 7.1.2.6 7.1.2.7 Pengurusan Kuliah/Tutoran/Amali dan Bengkel Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran Peperiksaan Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Pengurusan Hal Ehwal Pelajar Perpustakaan Kendalian Latihan 2

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

7.2

TINDAKAN PENCEGAHAN 7.2.1 Tindakan Pencegahan diselaraskan oleh pihak berikut : WP/TWP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan kuliah, tutoran , amali dan bengkel WP/TWP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan pemantauan pengajaran dan pembelajaran WP/TWP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengendalian peperiksaan WP/TWP/PPHEP/KJ/KU menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan pengendalian aktiviti kokurikulum WP/TWP/KAD/KJ menyelaras ketidakpatuhan semasa pengurusan hal ehwal pelajar WP/TWP/KAD/KJ/PPA menyelaras ketidakpatuhan semasa pengendalian perpustakaan WP/TWP/KAD/KJ/PTM menyelaras ketidakpatuhan semasa pengendalian latihan

7.2.1.1

7.2.1.2

7.2.1.3

7.2.1.4

7.2.1.5

7.2.1.6

7.2.1.7

7.3

MEREKODKAN TINDAKAN PENCEGAHAN 7.3.1 WP/KAD/KJ/PPHEP/PPP merekodkan hasil tindakan pencegahan dalam bentuk laporan, catatan minit dan catatan dalam fail.

7.4

MAKLUMBALAS KEPADA PENGURUSAN 7.4.1 Maklumbalas tindakan pencegahan akan dibentangkan oleh WP/TWP/KAD/KJ/PPHEP/PPP dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/ Mesyuarat Pengurusan/ Mesyuarat Jabatan/ Mesyuarat Unit. Pihak pengurusan akan memberi arahan selanjutnya jika tindakan pencegahan kurang berkesan.

7.4.2

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

TINDAKAN PENCEGAHAN 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/TC-05

00

8.0

REKOD KUALITI Bil 1. Tajuk Laporan Tindakan Pencegahan Fail Aduan Pelanggan Laporan Audit Dalaman Catatan Perbincangan Unit Lokasi Bilik Unit berkaitan Bilik ISO Bilik ISO Bilik Unit berkaitan Tanggung jawab KU/PPHEP/ PPP/PEK PPA KAD KU/PPHEP/ PPP/PEK Tempoh Simpanan 2 Tahun

2. 3. 4.

1 Sesi 2 Tahun 1 Tahun

9.0

LAMPIRAN - Tiada -