KOLEJ MATRIKULASI TEKNIKAL KEDAH

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA POKOK TAI, 06720 PENDANG KEDAH DARUL AMAN TEL : 04-4682508 FAKS: 04-4682281 http://www.kmtk.matrik.edu.my

PROSEDUR AM

TAJUK PROSEDUR NOMBOR PROSEDUR TARIKH KUATKUASA NO. TERBITAN

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI PRO/KMTK/AM/KPYTMS- 06 25 NOVEMBER 2012 01

DISEDIAKAN

DISEMAK

DISAHKAN

KETUA DOKUMENTASI

WAKIL PENGURUSAN

PENGURUSAN TERTINGGI

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

1.0

OBJEKTIF Memastikan semua produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal bagi mengelakkan ianya digunakan oleh pelanggan.

2.0

SKOP Meliputi perkhidmatan berkaitan pengurusan kuliah, tutoran , amali dan bengkel, pengurusan pemantauan pengajaran dan pembelajaran, pengurusan pengendalian peperiksaan ,pengurusan aktiviti kokurikulum, pengurusan hal ehwal pelajar, pengurusan perpustakaan dan pengurusan kendalian latihan.

3.0

SINGKATAN / DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 P KJ KU Py PPHEP PPP PEK Pengarah Ketua Jabatan Ketua Unit Pensyarah Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar Penolong Pengarah Peperiksaan Pegawai Eksekutif Kanan

4.0

RUJUKAN 4.1 MS ISO 9001:2008 Klausa 8.3 - Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

5.0

TANGGUNGJAWAB 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 P KJ KU Py PPHEP PPP PEK

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

6.0

CARTA ALIRAN - Tiada -

7.0

PERINCIAN AKTIVITI 7.1 MASALAH DIKESAN Masalah kegagalan perkhidmatan berlaku semasa dijalankan dan semasa penerimaan perkhidmatan . urusan kerja

7.1.1

Pengurusan Pengendalian Kuliah, Tutoran, Amali dan Bengkel i. Pensyarah tidak mematuhi jadual waktu yang ditetapkan (memo / surat peringatan / surat amaran). ii. Borang Kehadiran Pelajar tidak dilengkapkan (memo / surat peringatan / surat amaran). iii. Ketidakhadiran pelajar tidak dimasukkan ke dalam Matric Information System (MIS) Pengurusan Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran i. Pengisian Borang Penilaian Pemantauan Oleh Pengurusan tidak lengkap (dikembalikan kepada pegawai berkenaan untuk dikemaskini). ii. Tidak memasukkan data ke dalam Sistem Pemprosesan Data Pemantauan (memo / surat peringatan). iii. Tidak menyediakan laporan pemantauan(memo / surat peringatan). Pengurusan Pengendalian Peperiksaan i. Markah Penilaian Berterusan dan Ujian Pertengahan Semester tidak lengkap (memo / surat peringatan). Pengurusan Kokurikulum i. Kertas cadangan aktiviti kokurikulum tidak lengkap. ii. Pegawai yang bertanggungjawab tidak merekod butiran pinjaman ke dalam BPPK (memo / surat peringatan / makluman).

7.1.2

7.1.3

7.1.4

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

7.1.5

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar i. Tindakan susulan tidak diambil selepas pelajar tidak hadir 3 kali sepertimana yang telah ditetapkan (Surat Panggilan/Surat Amaran). Pengurusan Perpustakaan i. Urusan peminjaman dan pemulangan bahan perpustakaan tidak diuruskan seperti yang ditetapkan. Pengurusan Kendalian Latihan i. Kertas cadangan aktiviti pembangunan staf tidak lengkap (dikembalikan kepada pegawai berkenaan untuk dikemaskini). ii. Borang Penilaian Selepas Kursus tidak diedar/kembalikan (memo / surat peringatan). iii. Penilaian Keberkesanan Kursus oleh Ketua Jabatan tidak dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan. (memo / surat peringatan).

7.1.6

7.1.7

7.2

PENYELESAIAN 7.2.1 Perkhidmatan yang tidak mematuhi syarat atau keperluan kepada KMTK akan diambil tindakan seperti berikut: i. ii. iii. iv. Ditolak. Dalam pertimbangan. Dikembalikan kepada pegawai / pelajar berkenaan untuk dikemaskinikan. Diberi memo / surat peringatan / makluman.

Tajuk Prosedur No. Terbitan Tarikh Kuatkuasa

KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI 01 25 NOVEMBER 2012

Nombor Prosedur Nombor Pindaan

PRO/KMTK/AM/KPYTMS06

00

8.0

REKOD KUALITI Bil 1. Tajuk Dokumen Perjanjian Pelajar Surat Akuan Waris Lokasi Pejabat Hal Ehwal Pelajar Pejabat Hal Ehwal Pelajar Kubikal / KJ/KU/Py Tanggung jawab PPHEP Tempoh Simpanan 1 Sesi

2.

PPHEP

1 Sesi

3.

Rancangan Pengajaran Semester

Py

1 Semester

9.0

LAMPIRAN - Tiada -