SISTEM FAIL

Oleh ASHAH BINTI SAMAH

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan dapat: Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

KEGUNAAN REKOD-,
Sejarah-tamadun Cina(laksamana Cheng Ho/Shih Hwang Ti dan Princess Dowager); Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; Rujukan, penyelidikan dan kajian

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

DEFINISI SISTEM FAIL

Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sumber Rujukan Autentik Sumber Sebenar

Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail; Sistem Fail Institut Aminuddin Baki; dan Sistem Fail Jabatan Pendidikan Negeri

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Ciri-ciri Sistem Fail

Bersistem; Mudah dirujuk; Mudah diperolehi Selamat Kes rujukan: HRD UiTM / SMM/ SKSL

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail

Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang; Mudah disedia dan mudah disimpan; Murah dan mudah diperolehi; Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; Rekod mudah dicari bila diperlukan; Cross reference maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Pengkelasan Fail
Memberi Tajuk Fail: Kurikulum; Ko-kurikulum; Hal Ehwal Pelajar; Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan; Kewangan dan Akaun;
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sambungan.
Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat; Kemudahan Fizikal; Asrama; Audit

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sambungan..
A. Kurikulum (i) Jadual Waktu / Latihan Mengajar; (ii) Peperiksaan; (iii) Laporan Jemaah Nazir Sekolah; (iv) Alat Bantu Mengajar; (v) Pengurusan Panitia Mata Pelajaran; (vi) Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Fail-fail Kokurikulum
(i) Persatuan Ikhtisas; (ii) Pertubuhan Beruniform / sukarela; (iii) Kelab Sukan; (iv) Pameran; (v) Kelas Tambahan (vi) Sukan; (vii) Hari Ucapan; (viii)Majalah Sekolah (ix) Koperasi Sekolah
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Fail fail Hal Ehwal Murid

(i) Disiplin; (ii) Panduan dan Kerjaya; (iii) Kesihatan; (iv) Kemasukan Murid; (v) Pertukaran Murid; (vi) Berhenti Sekolah; (vii)Lawatan
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Sambungan
Pinjaman Buku Teks; Biasiswa; Keselamatan;

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Perjawatan Dan Perkhidmatan Kakitangan

(i) Pribadi; (ii) Surat Pekeliling; (iii) Perlantikan Jawatan

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail

Putih : Terbuka dan terhad; Hijau: SULIT untuk fail individu (guru); Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit
sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

3/5/2013

Perkara 53 :FAIL TERHADPUTIH

Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn Malaysia/Negeri.dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

53(a): RAHSIA BESAR

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeridan dimaksudkan bagi makluman.sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan

Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keteranganketerangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Cara Membuka Fail

Namakan Fail- MESYUARAT PANITIA; Nomborkan bersistem SMSS 01/05/01; Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk; Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan; Dokumen pertama sebelah kanan-sistem; Masukkan dalam lubang yg ditebuk-selamat; Masukkan dalam benang - selamat

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Pernomboran dokumen
Dari kanan ke kiri; Surat keluar- pen biru/hitam; Surat masuk pen merah; Catatkan di kertas minit rujukan; Tulis ikut lajur bertajuk

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Tutup Fail
100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu inci; Nombor fail baru sama SMSS/01/05/01/01 tambah JLD.11 Fail lama ikat dengan tali putih; Letak belakang fail baru

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Jangka Hayat Fail Lama

Lima tahun kajian keperluan ( simpan,pindah, musnah); Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib Negara; Jika tiada jawapan simpan selamat ditempat khas untuk rujukan.

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Senarai Fail Panitia

Minit Mesyuarat Panitia Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran Rancangan pelajaran tahunan Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran Semakan kerja bertulis Kewangan dan inventori(daftar stok) Bank-bank soalan Program-program panitia Fail timbul
sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

3/5/2013

Senarai Nama Ahli Panitia

Nama Guru: Gred: Opsyen: Kelas-kelas Diajar: Kursus yang dihadiri:

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Isu-isu
Tiada buku peredaran/pergerakan fail; Sistem tidak tekal; Fail berpindah bersama guru; Bawa balik ke rumah; Tiada pemantauan dokumen secara berterusan; Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Kepentingan Sistem Fail

Imej pengurusan sekolah yang berkualiti DO IT RIGHT THE FIRST TIME
Beri implikasi positif

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Jika ada pertanyaan sila hubungi:

JEMAAH NAZIR SEKOLAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ARAS 3,4,5 & 6, BLOK E 15 KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 PUTRAJAYA: Tel 03-88844161
3/5/2013 sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5

Soyah makan sirih Sekian, terima kasih.

3/5/2013

sistemfail/ashah/perkembanganstaf/2--5