Modul Ringkas Microsoft Access

MODUL MICROSOFT ACCESS Pengenalan Kepada Pangkalan Data Apakah Pangkalan Data Sesuatu pangkalan data adalah seperti sebuah kabinet fail. Anda boleh menggunakannya untuk; a. Mendapatkan maklumat dengan pantas, cepat dan tepat. b. Boleh menambah, mengubahsuai atau memadam sesuatu rekod. c. Menyelenggara data dan rekod. d. Mengisih maklumat mengikut nombor rekod atau nama sesuatu rekod Bagaimana Anda Membina Pangkalan Data Anda perlu memasukkan maklumat tentang rakan atau `contact person anda dalam bentuk buku alamat berkomputer; a. Keseluruhan buku alamat dipanggil sebagai jadual (table) b. Maklumat detail dipanggil sebagai rekod. Koleksi rekod-rekod adalah suatu jadual (table). c. Maklumat di dalam rekod dipanggil medan (fields). Contohnya, nama, alamat, nombor telefon dan sebagainya. Apakah struktur-struktur Pangkalan Data Suatu Pangkalan Data boleh menggambarkan koleksi maklumat yang anda ingin paparkan. Sebelum anda memulakan memasukkan data anda perlu; a. Mencipta struktur pangkalan data anda. b. Memilih jenis medan-medan yang akan anda gunakan di dalam pangkalan data. c. Menamakan setiap medan anda dengan nama yang sesuai. Memulakan Pangkalan Data Untuk memulakan membina pangkalan data, anda perlu mengetahui bagaiman untuk; a. Memulakan Aplikasi b. Mencipta dan membina struktur pangkalan data anda c. Menutup dan keluar dari aplikasi. Step 1 : Memulakan Access 1. Klik pada bebutang Start untuk memaparkan menu start. Klik pada menu programs dan seterusnya klik pada Microsoft Access. Step 2 : Membina Database Baru 1. Klik Blank Database dan klik OK. 2. Klik di dalam kekotak File Name dan taipkan Latihan1 dan klik bebutang Create.

Rman...

Halaman * 1/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Step 3 : Membina table 1. Klik tab table dan kemudian klik pada bebutang New.

2. Kemudian klik pada Design View.

3. Taipkan nama medan dan setkan jenis medan pada field name dan data type. (Rujuk Lampiran latihan ). a. Menukar primary key b. menyediakan ruang tetap memasukkan data (input mask) c. Menukarkan properties medan d. Menambahkan pengesahan medan i. Format Box - huruf besar > 4. Tekan bebutang save () 5. Namakan Biodata.

Bila anda menggunakan MS Access untuk membina satu pangkalan data yang baru, anda perlu menamakannya pada permulaan. Ini kerana Access akan meng`updates data secara berterusan semasa anda memasukkan atau mengubahsuai (edit) data.

Step 4 : Memasukkan Data

Rman...

Halaman * 2/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

1. Taipkan data mengikut medan dan saiz medan yang ditetapkan (Rujuk Lampiran Latihan). 2. Tekan bebutang save () Step 5 : Menamatkan MSAccess 1. Klik bebutang Save () 2. Klik menu File dan pilih/klik Exit Step 6 : Memuat Semula Fail Database 1. Ulang Step 1 dan klik 2X pada fail Latihan1 2. Tambahkan beberapa lagi data dan maklumat di dalam table-table mengikut medan-medan selengkapnya. Step 7 : Membina Queries 1. Klik Tab Queries dan Klik New. 2. Klik Design View. 3. Klik Biodata kemudian klik Add. 4. Masukkan semua medan di dalam table Biodata dengan mengklik 2X pada medan-medan berkenaan. 5. Klik bebutang save (). 6. Namakan QBiodata.

Step 8 : Membina Queries (Filter Tertentu) 1. Klik Tab Queries dan Klik QBIODATA. 2. Klik bebutang Copy ( ) atau tekan serentak kekunci CTRL dan C 3. dan ikuti klik bebutang Paste ( ) atau tekan serentak kekunci CTRL dan V

4. Taipkan nama baru bagi Query iaitu 5.

QFilterNama Ulangi langkah 3 tadi dan taipkan nama baru bagi Query iaitu QFilterSek.

Step 9 : Membina Form 1. Klik Tab Form dan klik bebutang New 2. Kemudian klik Form Wizard, diikuti klik pada anak panah ke bawah dan pilih nama Table atau Query yang diperlukan. Pilih Fail Queries Qbiodata.

Rman...

Halaman * 3/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

3. Pada paparan Form Wizard, klik bebutang untuk memasukkan semua maklumat dan klik bebutang next 4. Pilih Layout form Columnar dan klik next 5. Pilih style form Standard dan klik next 6. Jika perlu mengubah suai borang anda, klik modify the forms design dan klik finish. Tetapi jika tidak mahu mengubahsuai borang anda, klik pada Open the form to view or enter information dan klik finish. 7. Ubahsuai borang anda 8. Klik bebutang save (). Step 10 : Mengubahsuai Borang (Form) 1. Klik pada Tab Kawalan FORM dan Klik pada QBIODATA. 2. Klik pada bebutang DESIGN. 3. Memasukkan label box Tajuk 4. Mengedit text box dan label box serta warna latar FORM. 5. Memasukkan tarikh dan masa =Date() 6. Menambahkan bebutang-bebutang arahan (Command Button) 7. Klik bebutang save () Step 11 : Membina report. 1. Mulakan MSAcces dan muatkan semula fail Latihan1. ( Rujuk nota step 6 ) 2. klik tab report dan klik pada bebutang new diikuti dengan memilih report wizard

Rman...

Halaman * 4/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

3. Pilih Query QBiodata, klik Next.

Step 12 : Report Wizard. 1. Klik bebutang dan diikuti dengan mengklik pada bebutang next 2. Layout tabular dengan orentasi Portrait sememangnya telah disediakan dan pastikan kekotak check boxes bertanda pada Adjust field midth so all fields fit on a page, kemudian klik next. 3. Pilih gaya /style softgray dan klik next. 4. Akhir sekali klik finish. 5. Save dengan nama RptBiodata dan pilih preview the report. 6. Klik Close ().

Step 13 : Memapar report. 1. Klik pada tab report , klik nama fail dan kemudian klik bebutang preview. 2. kemudian klik butang maximize 3. klik pada panel kawalan paparan dan taipkan 75 dan tekan enter ( ) 4. untuk menamatkan paparan klik bebutang close Step 14 : Memodifikasi report. * Membentuk / memformat laporan dalam bentuk yang anda kehendaki. Step 15 : Membina Macros. 1. Klik pada Tab Macro, klik New.

Rman...

Halaman * 5/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

2. Klik Menu Bar VIEW dan klik Macro Names.

3. Klik bebutang save (

4. Taipkan Filter dan klik Close ( ) Kemahiran Tambahan Step 15 : Membina Table Baru 1. Ulang langkah dalam Step 3. 2. Bina table berdasarkan lampiran latihan. 3. Masukkan beberapa data berdasarkan medan.

Rman...

Halaman * 6/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

4. Simpan dengan nama Aktiviti.

Step 16 : Membina Relationship . Beberapa table dapat dimanipulasikan data-datanya dengan membuat satu perhubungan melalui primary key. Hubungan ini boleh dibahagikan kepada beberapa jenis i. banyak ke satu . ii. satu ke banyak . iii. satu ke satu. iv. banyak ke banyak. Di dalam MSAccess perkongsian data-data dari table yang berlainan boleh dihubungkan secara klik dari satu ke banyak dengan primary key, hubungan ini dapat dibina melalui arahan relationship. 1 Klik pada tab table, kemudian klik pada menu tool dan klik relationships atau klik bebutang relationships

2. Klik menu relationships dan pilih show table.

3. Klik pada nama table yang dipaparkan dan klik Add. Pilih Biodatadan Aktiviti. Step 9 : Membuat relationships

Rman...

Halaman * 7/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

1.

Klik bebutang maximize untuk ruang kerja yang lebih besar dan luas. 2. Klik pada KaunselorID pada table Biodata dan seret kepada medan KaunselorID pada table Aktiviti. 3. Satu paparan Relationship akan ditayang . tanda ( mengklik ) kekotak Enforce referential Integrity dan akhir sekali klik create. 4. Klik bebutang save ().

Step 17 : Membina Queries 6. Klik Tab Queries dan Klik New. 7. Klik Design View.

8. Klik Biodata kemudian klik

Add dan klik juga Aktiviti kemudian klik Add. 9. Masukkan semua medan di dalam kedua-dua table dengan mengklik 2X pada medan-medan berkenaan. 10. Klik bebutang save (). 11. Namakan QKaunaktiviti.

Rman...

Halaman * 8/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Step 18 : Membina Form 1. Klik Tab Form dan klik bebutang New 2. Kemudian klik Form Wizard, diikuti klik pada anak panah ke bawah dan pilih nama Table atau Query yang diperlukan. Pilih Fail Queries QKAktiviti

3. Pada paparan Form Wizard, klik bebutang untuk memasukkan semua maklumat dan klik bebutang next 4. Pilih Layout form Columnar dan klik next 5. Pilih style form Standard dan klik next 6. Jika perlu mengubah suai borang anda, klik modify the forms design dan klik finish. Tetapi jika tidak mahu mengubahsuai borang anda, klik pada Open the form to view or enter information dan klik finish. 7. Ubahsuai borang anda 8. Klik bebutang save (). Step 19 : Mengubahsuai Form (Menambah kekotak teks atau label) 1. Memasukkan label box Tajuk 2. Mengedit text box dan label box 3. Memasukkan tarikh dan masa =Date()

Rman...

Halaman * 9/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

4. Klik bebutang save () Catatan :o o Latihan seterusnya akan diberikan mengikut kesesuaian masa dan keperluan kursus. Nota tidak dapat disediakan kerana ia mengikut keadaan.

Latihan Access: Sediakan table di bawah a. Table dinamakan Biodata Field Name Data Type SSN Number KaunselorID Number Nama Text Jantina Text Sekolah Text Catatan Text b. Taipkan Data Untuk 10 nama. c. Table dinamakan Aktiviti Field Name Data Type Bil Number KaunselorID Number Aktiviti1 Text Aktiviti2 Text Aktiviti3 Text Aktiviti4 Text Aktiviti5 Text Catatan Setkan Primary Key Field size 40 Validations Text Field size 25 Field size 50 Catatan Setkan Primary Key

Rman...

Halaman * 10/10 *