Mejoramiento de procesos y procedimientos

Elmejoramientoenlosprocesosyprocedimientossignificabuscarincesantementemanerasde hacermejornuestrotrabajo,yaquetodotrabajoesunproceso.Hayqueelevarlacapacidadde entregademejoresbienesyserviciosanuestrosusuariosoclientes,conelfindesatisfacersus necesidadesyexpectativasoaunsuperarlas. Medianteelmejoramientoselogranresultadosnuncaobtenidos,mejoresquelosactuales, basadosenunlogroplaneado. Elmejoramientopuedehacerseaescalapequeaograndeydarsepasoapasocomoresultado delesfuerzodelosfuncionariosporentenderymejorarunproceso,unbien,unserviciooun sistemaactual,partiendodelanlisisdeloquesehaceylamaneracomosehace. Lospasosquedebenadelantarseparallevaracaboelmejoramientodelosprocesosson: Formularunplan Elaborarunplanparamejorarelprocesooprocedimiento,estableciendoenstemetas cuantitativasquepermitanevaluarelobjetivodemejoramientoporlograr,dandorespuestas especficasalqu,porqu,quin,cundo,dndeycmo.Paraello,debenintegrarsetodaslas respuestasaestosinterrogantesenunplandeaccinparaseguir. Ejecutarelplan Ejecutarelplandeaccinprevistoconsiderandomecanismosdeeducacin,capacitaciny entrenamientoalaspersonasqueconformanelequipobaseoequiposdeapoyo,ylos responsablesdelproceso,paramejorarsudesempeo. Implantarelmejoramiento Realizadoelpasoanterior,elretoconsisteenimplantarelmejoramientoplaneado,ejecutando detalladamentelasaccionesprevistasenelplan.Paralograrunamejorimplantacinymejorarel procesoexistente,esrecomendablehacerloapequeaescala,demanerapiloto,paraanalizarla causaefectoentreloscambiosrealizadosylosresultadosobtenidos. Establecercambios Elciclosecierraaladoptarelcambioenelproceso,estableciendolanuevaformadehacerlo,silos resultadosobservadosenlaetapaanteriorsonbenficos.Si,porelcontrario,losresultadosno sonlosesperados,entoncessedebereplantearelcambiopropuestoytomarlasaccionesdetipo preventivoycorrectivonecesarios,hastalograrelmejoramiento. LospasosmencionadosanteriormenteseconfiguranenunciclodenominadoElciclode mejoramientoPEEA(planear,ejecutar,estudiar,actuar).

ElciclodeMejoramientoPEEA

Planear:elaborarunplanparamejorarelproceso,definiendolasmetascuantitativasde mejoramientoporalcanzar.Tomecomobaseparaformularelplanlasrespuestasquepuedadara laspremisasdelcuadro10. Ejecutar:implantarelmejoramientoplaneadosobreunapruebapilotoapequeaescalay capacitarelequipobaseydeapoyo. Estudiar:estudiarlosresultadosdelaprueba.Examinarlaefectividaddeloscambiosintroducidos. Actuar:adoptarelcambioyestablecerelnuevoprocesooprocedimiento,silosresultadosson benficos.Encasocontrario,dejarelcambioohacernuevasrevisiones.Repetirelciclo permanentemente. Premisas Premisas Qusehace? QuPreguntarse? Esrealmentenecesario? Seramejorhacerotracosa? Podrahacersealgoparamejorarloosustituirlo? Esesteelmejorlugarparahacerlo? Existeotrolugarparahacerlo?Cul? Esposibleeconomizartiempo,recursos, transporte,hacindoloenotrositio? Podrahacersemejorcambiandolapersonaoel equipodellugar? Esdefcilaccesoparaelusuario? Existeunamejorocasinparahacerlo? Gastaeltiempoapropiadopararealizarlo? Sepuedeeliminartiempo,esfuerzosyrecursos? Quienhaceeltrabajoeslapersonaindicada? Renelascalidadesyaptitudesrequeridas? Factor Sobreelobjeto.

Dndesehace?

Sobreelsitiode trabajo.

Cundosehace?

Enquetiempo.

Quinlohace?

Sobrelapersona

Cmosehace?

Porqusehace?

Podraserotra?Quin? Escomplejalaformaenquesehace? Hayotraformadehacerlo? Elpuestodetrabajo,elambiente,lasherramientas ylosequipossonapropiados? Sehaceenunasecuenciaadecuada? Sepuedencombinaroeliminaractividades? Porqusehaceenestesitio? Porquseejecutadeestemodo? Porqusehaceenestemomento? Porquesrealmentenecesario? Porquinvolucraestosinsumos? Porqusehaceconestepersonal? Porquseutilizanestosmediosdedivulgacin?

Sobreelmtodoy losprocedimientos.

Sobreelprocesoy procedimiento.

Tomado de: Gua para la Racionalizacin de trmites, procesos y procedimientos. Departamento Administrativo de la Gestin Pblica DAFP, pag. 39-41