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EXPERIENCIA DE AGROSUPER
En esta pgina podr obtener informacin sobre la experiencia de Agrosuper S.A. en el plan piloto de Factura Electrnica.

Implementacin Beneficios del proyecto Historia Etapas Modelo con factura manual o no electrnica Modelo con Factura Electrnica Plan de implementacin Conclusin Tareas planificadas

Proyecto piloto del SII Agrosuper postula a prxima implementacin de la Factura Electrnica Agrosuper se incorpor al Proyecto Piloto de Factura Electrnica junto con otras siete empresas del pas, acogiendo una invitacin del Servicio de Impuestos Internos (SII) en tal sentido. De esta forma, el holding culmina un proceso iniciado el ao 2001 que busca mejorar el servicio al cliente, y que se inserta en la lnea de implementar nuevas tecnologas para optimizar los procesos productivos. El Proyecto de Factura Electrnica ha significado un gran esfuerzo conjunto entre el Estado de Chile y las empresas privadas en pos de la transparencia y la reduccin de trmites, y traer grandes beneficios para las compaas que utilicen este sistema. La iniciativa del SII contempla el desarrollo de herramientas especficas para manejar la generacin de documentos electrnicos, envo, control, recepcin y administracin de los mismos. Estas van desde simples manuales y guas de apoyo, hasta el desarrollo de una plataforma de software y hardware que soporte el flujo de stos. En este marco, Agrosuper ha trabajado activamente en la implementacin de la Factura Electrnica como una forma de ratificar su compromiso de apoyar todas las gestiones que permitan desarrollar la competitividad tanto a nivel nacional como internacional. Implementacin Como primera medida, Agrosuper involucr en el proyecto a todas las reas de la compaa. Participaron el gerente de administracin y finanzas y el subgerente de informtica, como directivos responsables; y el contador general y distintos jefes de proyectos en el equipo operativo. Adems, se contemplaron actividades de desarrollo, investigacin, difusin y aprendizaje interactivo en colaboracin con diversas entidades tecnolgicas. Todo ello permiti enmarcar dentro de una visin integral, cada una de las modificaciones en los sistemas y nuevos procedimientos de la empresa. A nivel externo, la gerencia de marketing de Agrosuper decidi difundir a todos los clientes las ventajas del nuevo formato de Factura Electrnica, apoyndose en insertos y en la resolucin del SII que

autoriza a la empresa a emitir documentos electrnicos. Cabe sealar que antes de cambiar el modelo de facturacin por uno basado en Factura Electrnica, la compaa invirti en un sistema de venta en ruta que le permite a los conductores o vendedores ingresar los datos de una factura en un PEN (notebook con touch screen, que da la posibilidad de reemplazar el teclado y el mouse) e imprimirla en impresoras de matriz de punto empotradas en los camiones, las cuales usan comunicacin infrarroja con los PEN. Con la implantacin de este sistema, Agrosuper mejor la disponibilidad y calidad de la informacin y aument sus ventas, solucionando las diferencias que se producan en los pedidos de los clientes en los distintos puntos. Posteriormente, se implementaron sistemas de informacin que permitieron a las empresas contar con mecanismos de manejo de documentacin electrnica en el envo, recepcin, procesamiento, almacenamiento, seguridad y control. Beneficios del proyecto Para Agrosuper, los beneficios directos de la implementacin de este proyecto son: disminuir los costos del proceso de facturacin y mejorar la comunicacin entre clientes, proveedores y el Servicio de Impuestos Internos; eliminar los errores de digitacin, el riesgo de extravo de documentos y los trmites con el SII; bajar los costos y las molestias del almacenamiento; mejorar el acceso y la bsqueda de informacin gracias a Internet, as como los controles de entrega y recepcin de documentos. Otro aspecto importante es que se logra mantener la confidencialidad de los documentos durante todo el proceso, evitando falsificaciones y robo de informacin, adems de ser el complemento perfecto para la venta en ruta y para anticipar el registro de facturas de compra. Entre los beneficios para los clientes, se pueden sealar los siguientes: anticipar el pago de facturas de compra; eliminar los errores de digitacin y el riesgo de extravo de documentos; disminuir los costos y las molestias del almacenamiento; mejorar el acceso y la bsqueda de informacin a travs de Internet, adems del control en la entrega y recepcin de documentos. Historia A fines del ao 2001, con visin de futuro y cumpliendo la misin de facilitar los negocios de Agrosuper, la gerencia de informtica comenz a desarrollar junto a la empresa Acepta.com un proyecto piloto para avanzar en la emisin y recepcin de documentos electrnicos. Esta experiencia permiti interconectar los sistemas de facturacin de la compaa con los servicios de factura electrnica implementados por Acepta.com. Estos ltimos incluyeron la generacin de documentos electrnicos a partir de los spool de impresin, la generacin de la firma electrnica de stos, el almacenamiento cifrado de toda la informacin, mecanismos de bsqueda, programas para descifrar y validar las firmas electrnicas en ambiente web, e interfaces para visualizar las facturas electrnicas en un formato anlogo al usado en soporte papel, entre otros. El proyecto avanzaba exitosamente cuando el SII invit a Agrosuper a participar en un proyecto piloto de Factura Electrnica, orientado a validar el modelo de documentos tributarios electrnicos que estaba en proceso de definicin. Tanto los dueos de la compaa como la alta gerencia y todos los ejecutivos involucrados aceptaron con entusiasmo esta invitacin, brindando todos los recursos humanos, financieros y de infraestructura que demandaba la iniciativa Agrosuper y Acepta.com debieron enfrentar cambios importantes respecto del trabajo realizado previamente. En el caso de Agrosuper, fue necesario agregar datos al spool de impresin, administrar

nuevos correlativos, centralizar los libros de compra y venta, y comprometer a la unidad de abastecimiento con nuevas funciones y procedimientos, ya que el SII exigi que para ser un emisor de documentos tributarios electrnicos autorizado, tambin haba que ser un receptor de documentos tributarios electrnicos. Es as como se incorporaron cambios importantes en el Sistema Comercial y Contable de la compaa, a cargo de un equipo multidisciplinario liderado por las gerencias de administracin y de informtica, que trabaj arduamente para cumplir con los objetivos y plazos fijados. Actualmente, Agrosuper y las otras empresas involucradas en el proyecto se encuentran desarrollando un nuevo modelo de documentos comerciales y tributarios para su tratamiento y uso en forma electrnica. En su primera etapa, se contemplan facturas, notas de crdito y libros (compra y venta). Etapas El cambio del sistema de facturacin ha sido por etapas, y cada una ha implicado ir incorporando a un mayor nmero de clientes. El proyecto del SII consider una revisin permanente de los avances, el establecimiento de relaciones directas con el equipo a travs de reuniones semanales, y una revisin mensual con las autoridades mximas del servicio. En enero de 2003 se obtuvieron los primeros resultados, los cuales permitieron augurar que la factura electrnica sera una realidad en un plazo breve. En marzo de este ao, se inici la salida de nuestros primeros documentos electrnicos en forma paralela a la factura tradicional, restando slo la autorizacin del SII para dar la partida a la factura electrnica a aquellas empresas que cumplieran con los requisitos definidos para su lanzamiento. Modelo con factura manual o no electrnica. El modelo comercial y la logstica de distribucin se manejan sobre la base de productos estandarizados (peso fijo) y no estandarizados (peso variable). Antes de marzo de 2003, la planificacin de los pedidos se haca con 24 horas de anticipacin, lo que exiga organizar las rutas del da siguiente y efectuar la cuadratura del camin. En aquellos pedidos que llevaban productos estandarizados, se realizaba el picking, preparndose el envo al cliente. Una vez que estaba listo, se imprima la factura completa y se le entregaba al vendedor para adjuntarla a la hoja de ruta. Para los camiones que llevaban carne fresca, es decir, productos no estandarizados, se cargaba un gran pedido ordenado por producto y se le entregaba al vendedor la hoja de ruta ms las facturas impresas, slo con los datos del cliente y lo solicitado con su precio por kilo. Los kilos, el neto, el IVA y el valor total eran antecedentes que el vendedor tena que llenar despus de pesar cada uno de los productos en el lugar de entrega. Exista un nmero menor de vendedores que llevaba un talonario de facturas en el vehculo y las rellenaba completamente. Modelo con Factura Electrnica A partir de la autorizacin del SII, Agrosuper deber tender a realizar el 100% de sus ventas con Factura Electrnica. Esta tendr numerosos controles: un superusuario pedir los folios al Servicio de Impuestos Internos en la pgina web de ste, autentificando con el certificado digital; posteriormente, el SII autorizar el rango de folios solicitado; al generar el documento, ste ser nuevamente firmado por el despachador con su certificado digital, de manera que slo l (o las otras personas autorizadas) pueden

generar facturas electrnicas. Una vez ingresada la totalidad de los pedidos para el da siguiente a la base de datos, se proceder de la siguiente manera:

a. Ventas de productos estandarizados. Se generar la factura en el terminal de despacho. Luego,

sta se ir al servidor de Acepta.com, quien la validar y enviar al SII y al cliente si as fuese necesario. En el Servicio ser validada nuevamente y ste informar del resultado de la validacin. De recibir la aprobacin del SII, la factura ser almacenada electrnicamente por Acepta.com durante seis aos.

b. Ventas de productos no estandarizados. El vendedor saldr a la calle con una gua de despacho
respaldando todos los productos que lleva en su camin. Adems, llevar una agenda electrnica y una impresora preparadas especialmente para imprimir este tipo de documentos. Una vez que llegue a su oficina conectar su agenda a un PC y enviar la informacin al sistema comercial de Agrosuper, as como al servidor de Acepta.com, quien realizar los mismos pasos del esquema anterior.

Plan de implementacin En reuniones semanales con las Subdirecciones de Informtica y Fiscalizacin, ms un encuentro mensual con el director del Servicio de Impuestos Internos, don Juan Toro, se fue definiendo una carta Gantt del proyecto y de los distintos alcances que tendr para las empresas. Las etapas de implementacin son las siguientes: Etapa 1: impresin desde la fbrica de cecinas de Elaboradora de Alimentos Doihue (Cecinas Super) a todo Santiago. La partida de esta etapa sera en abril de 2003. Etapa 2: impresin de toda la venta de Sucursal Dieciocho (Pollos King) en los locales de venta de nuestros clientes en Santiago. La fecha de inicio sera en mayo de 2003. Etapa 3: implementacin en el resto de los lugares de distribucin a lo largo del pas. Est restringida a la adquisicin del hardware necesario para la venta y facturacin en el punto de venta, y planificada para finales del ao 2003.

Conclusin Las empresas Agrosuper estn convencidas de que los documentos electrnicos ayudarn mucho a hacer ms giles y transparentes las transacciones entre las empresas, y nos sentimos orgullosos de haber podido colaborar con el desarrollo de este proyecto que traer grandes beneficios a la sociedad en el mediano plazo. A continuacin, se acompaan algunas ideas de apoyo para el desarrollo del proyecto: Tareas planificadas

1. Definicin de proyecto corporativo

Definicin de objetivos: Globales Especficos

Definicin de estrategia del proyecto: Alcances Externalizacin Desarrollos internos Difusin

Definicin de recursos: Equipo de trabajo Lugar de trabajo

Presupuesto

Definicin plan de trabajo: Interaccin con el SII Modificaciones a sistemas internos Cambio tecnolgico de impresin Certificacin de emisores Pruebas de los sistemas Difusin interna Capacitacin de usuarios Paralelos de operacin Difusin externa

2. Desarrollo del proyecto

Identificar los procesos: Identificacin de los procesos claves de la organizacin que se vern afectados por los alcances definidos Priorizar los impactos y definicin del plan de mejoras.

Implementar metodologa para el desarrollo, anlisis, diagnstico y comparacin: Definicin de funcionalidades requeridas. Definicin de los requerimientos del software y sistema de informacin. Definicin de requerimientos tecnolgicos.

Desarrollo en Subsistemas.(mdulos e interfaces para el envo): Mdulos de emisin, control de folios, recepcin y envi de documentos electrnicos. Software para el procesamiento y anlisis. Procedimiento de seguridad para la administracin de la informacin recibida (confidencialidad). Incorporacin de tecnologa XML.

Incorporacin codificacin de barras PDF417.

Capacitar, difundir y transferir los resultados del proyecto y, en especial, el Sistema de Informacin, como sus herramientas de apoyo asociadas: Difusin alta gerencia, seminario anual del holding. Difusin centros de negocios por medio de seminarios dictados por la alta gerencia. Difusin a emisores y fuerza de ventas en Santiago y regiones. Difusin a clientes (carta certificada, web). Revista Interna y Club de Clientes). Capacitaciones a Usuarios y Administradores.

Ejecucin de los Pruebas de calidad de la solucin tecnolgica implementada. Pruebas de Laboratorio. Paralelos de operacin parcial. Pruebas de Calidad de Datos.

Pruebas de Ciclo Completo.

3. Gestin del proyecto

Control peridico de ejecucin del proyecto de la alta gerencia, proveedores y encargados. Revisin semanal de consideraciones de participantes del piloto de SII. Revisin mensual de avances del proyecto por parte de responsables de la empresa y del SII

Factores de xito Compromiso.

Debe existir un compromiso con el proyecto, asignando los recursos humanos y financieros necesarios para obtener los resultados esperados Manejo del cambio y los impactos organizacionales.

Es de vital importancia manejar la resistencia al cambio. En consecuencia, debe haber difusin, compromiso y participacin de los usuarios, jefaturas y responsables de la administracin de la compaa Cambio graduales versus cambios drsticos.

En ocasiones, las organizaciones no estn preparadas para enfrentar cambios de una vez, por lo cual un cambio gradual y planificado contribuir a hacer que los nuevos sistemas sean adaptados en

forma fcil. Control e inversin gradual.

Debe existir la suficiente flexibilidad para revisar y hacer los cambios necesarios, etapa por etapa, de tal forma de manejar y minimizar los costos y riesgos en la interrupcin anticipada del proyecto. Sinergia.

Aprovechar la sinergia de las empresas que hoy cuentan con experiencia en el desarrollo de proyectos de esta naturaleza.