SOFTWARE ADMINISTRADOR DE PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MEGARCHIVOS

SOFTWARE ADMINISTRADOR DE PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

AUTORES

MAICOL DAVID DUARTE FINO

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

ERWIN MANUEL DUARTE FINO

Técnico Profesional en Archivística

Tunja 10 de Marzo de 2009

 DESCRIPCIÓN

FICHA DE CONTROL DE CAMBIOS

Proyecto MEGARCHIVOS
Documento 1024467719

Versión 0.1

Fecha Creación 25 de Febrero de 2009

Fecha Cambio

Responsables

Líder MAICOL DAVID DUARTE FINO

ERWIN MANUEL DUARTE FINO
Historia
Fecha Número de Observaciones Versión
versión

25 de 0.1 Aplicación Web para intranet. Beta

febrero de
2009 Desarrollada en lenguajes de
programación: Java-NetBeans 6.1.0

Bases de Datos: Microsoft Access

1. Introducción.

Software administrador de programas de gestión documental, es una aplicación

para intranet diseñada para facilitar la ejecución de procesos Archivísticos,
dirigidos al conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, basado en las normatividad
establecida en el Programa de Gestión Documental del Archivo general de la
Nación.

Esta propuesta Software nació de la necesidad que tienen las instituciones

públicas y privadas con funciones públicas, de administrar de una manera ágil
sus documentos en cuanto a su valor en la gestión, control de
correspondencia, metodologías de organización documental, manejo de
inventarios, según la unidad administrativa a la que pertenecen y facilidades al
momento de realizar consultas, debido a que los funcionarios se ven obligados
a dirigirse a las instalaciones de archivo y buscarlos manualmente, dedicando
lapsos considerables de tiempo. Esto ha afectando la efectividad en las
funciones y el servicio.
 2. Descripción de la Visión.

Brindar herramientas a los funcionarios responsables de la producción y trámite

de documentos como a los encargados de su la administración e integrantes
de los concejos y comités de archivo de cada institución, contando con las
herramientas que el Tablas de Retención Documental Digital tiene para agilizar
el desempeño de sus funciones en el proceso de gestión de documentos,
permitiendo que cada funcionario tenga la posibilidad de acceder desde su
propia oficina a cualquier documento que pertenezca a su dependencia,
estableciendo parámetros y ciertas excepciones en el caso de documentos con
carácter restrictivo.

El objetivo de este software es implementar procesos encaminados a la

sistematización de la información documental, para que así tengan la
posibilidad de consultar su información más rápidamente las empresas que
adquieran este servicio.

3. Análisis de Beneficios

Tablas de Retención Documental Digital es la primera aplicación que hace

parte de un software más grande, llamada MEGARCHIVOS. PGD es el
Programa de Gestión Documental que deben implementar todas las empresas
públicas, el cual determina los formatos que se requieren para la
administración de los documentos. Entonces, la primera versión de este
software, está basado en el formato de las tablas de retención documental las
cuales controlan el ciclo vital de los documentos gestionados en una empresa.

VISION DETALLADA

1. Objetivos de la solución

El software Tablas de Retención Documental Digital; en vista de la

problemática que presentan las instituciones públicas, en este caso los
municipios en el departamento de Boyacá en cuanto a la administración
documental y la ausencia de pautas claras y precisas que permitan manejar
con criterio sistemático la Información Documental, perpetúan a las entidades
en un estancamiento administrativo, cuando deberían ir a la par de la evolución
tecnológica de la actualidad.

Este Proyecto hace parte de una idea de negocios planteada por aprendices
SENA de las titulaciones: Técnico Profesional en Archivística y Tecnólogo en
 Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información de Tunja. Busca generar
productos y servicios tendientes al mejoramiento de la gestión pública y privada
en el departamento de Boyacá, eventualmente por otras regiones del país.

En cuanto a la propuesta Software que aquí presentamos, están los siguientes

objetivos:

• Administra el Ciclo vital de los Documentos: Con el objetivo de hacer más

eficientes las técnicas administrativas del manejo y organización de la
documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su
consulta conservación y utilización desde que se produce hasta su destino
final.

En este sentido, para controlar los documentos en cada una de sus etapas
esta herramienta software brinda a sus usuarios la posibilidad de hacer
seguimiento de sus documentos. Para ello nos basamos en las tablas de
retención documental de cada dependencia de la empresa, así los
funcionarios podrán saber, por medio del sistema en qué momento deben
ser transferidos los documentos ya que tienen una importancia especifica.
En el caso de instituciones públicas se debe administrar los documentos en
tres fases: El Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico.

• Notifica la situación de cada documento y cuando debe ser transferido del

archivo de gestión a cualquiera de las otras dos fases.
• Consultar la localización de los documentos de cada dependencia y su
clasificación en el archivo.
• Desarrollar El Sistema para la normalización de la producción documental.
Este comprende todos los trámites correspondientes a las oficinas de
correspondencia en las instituciones que se encargan de controlar emisión,
recibo y distribución de las comunicaciones oficiales. Entonces el sistema
permitirá agilizar estos procesos y llevar datos estadísticos de los mismos.
• Un programa de gestión documental digital que permita reconocer los
archivos según la unidad administrativa a la que pertenecen, y aplicando
los principios de las Tablas de Retención Documental, la que nos va a
facilitar consultar si pertenece a una Serie o unidad documental, por
ejemplo; Historias Laborales o Proyectos de Desarrollo Municipal. Como
también Subseries que son subdivisiones de las Series documentales
ejemplo, proyecto de vivienda.
• El software determinará cuanto tiempo debe permanecer un documento en
la gestión de una unidad administrativa y activar alertas sobre el momento
en que se deben realizar transferencias documentales. Entonces se
mostraran los pasos metodológicos para ejecutar las transferencias.

2. Restricciones de la solución
 Desde el punto de vista práctico, el empleo de sistemas de cómputo y
tecnologías informáticas en los procesos de automatización del archivo general
de los municipios debe ser enfocado y adelantado como todo proyecto de
Modernización.

Para que el trabajo sea coherente en la medida en que los computadores y las
aplicaciones software se involucren en el momento indicado. Se debe proyecta
una eficiente actividad Archivística. Por este motivo es que el presente proyecto
software es un trabajo en colaboración de aprendices del Técnico en
Archivística que se encargaran de suministrar la asesoría de manera integral,
tanto para la organización documental física, como para capacitar al personal
que manejara el software.

3. Análisis de estado actual

En la versión 0.1 de MEGARCHIVOS encontraremos la aplicación empresarial

para administración de las Tablas de Retención Documental de una alcaldía, la
cual recientemente ha renovado su estructura interna y tiene tablas de
retención para cada una de sus dependencias. El software les permitirá realizar
la gestión documental con mayor control.
 PANTALLA PRINCIPAL

La pantalla principal de Megarchivos es la interfaz que pueden ver todos lo usuario de

la Entidad, es la plataforma mediante la cual un funcionario puede consultarlos
procesos que se realizan en las diferentes dependencias u oficinas. Pero un visitante a
la plataforma no puede modificar ninguna de las características administrativas del
programa.

Usuarios: Como medida de seguridad cada funcionario debe tener una autorización de
acceso mediante un nombre de usuario y una contraseña asignados por el
Administrador General. Las dependencias administran la retención de sus
documentos, así que cada una tiene un usuario específico.

Menús:

• Consultas: Este menú despliega unos sub ítems correspondientes a cada

dependencia, al dar clic en una de ellas permite al usuario consultar
información sobre cada una en cuanto a la gestión documental.

• Administrador de TRD: Según el usuario que ingrese como administrador

tendrá la opción de seleccionar la edición de los componentes de las tablas de
 retención, entre los que están: (Dependencias), (Series Documentales) y
(Subseries Documentales).

• Documentos: En este menú los usuarios tienen acceso a los manuales que les
ayudarán a realizar los procesos complementarios en la administración de
archivos por ejemplo: Manual para realizar transferencias primarias.

• Tablas de retención muestra el contenido de las tablas de retención y el

formato correspondiente.

Área de Notificaciones: Allí el sistema notifica si un documento es susceptible de ser

transferido.
 Creación de Dependencias

Las Dependencias son las unidades administrativas existente en una empresa; así que
los datos que aquí se incorporen deben ser verídicos y deben corresponder
exactamente con los reales. Por esta razón solo debe estar autorizado un funcionario
para editar estos datos, solo cuando haya cambios en la estructura orgánica de la
empresa.

Los datos de las dependencias son el punto de referencia en la estructura de Las

Tablas de Retención.
 SERIES DOCUMENTALES

En esta interfaz se establecen las Series Documentales que corresponden a cada

dependencia, por ejemplo: en una alcaldía, el despacho municipal produce ciertos
documentos como son los Decretos, Programas, Resoluciones… Estos son los
que denominan las Series.

En las Series se especifica cuantos años deben ser retenidos en cada fase del
ciclo vital de los documentos
 SUBSERIES DOCUMENTALES

En este formato se relacionan las Subseries documentales, que heredan las

características de las Series y tienen el objetivo de ampliar las características de
estas, por ejemplo: De la Serie Acciones se desprenden las siguientes subseries:
Acciones de Cumplimiento y Acciones de Tutela.
 TIPOS DOCUMENTALES

Los Tipos Documentales son todos aquellos documentos que produce una
Dependencia, El objetivo de este software es administrar la información que identifica
a cada uno de estos al momento de realizar consultas, de determinar a qué series y
subseries pertenecen, para que por medio de su fecha de creación programar cuanto
tiempo debe permanecer en el archivo de Gestión, Central y su disposición final
activando notificaciones sobre estos eventos.
 ANEXOS

Los Anexos son el complemento de los documentos y deben ser tenidos en cuenta en
la gestión documental, así que si un archivo viene con información en formatos
diferentes al papel, se debe registrar según su importancia.