CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Auditoria del Sistema de Gestin de la Calidad Competencias.

Atributos, conocimientos y formacin de lo auditores internos de calidad

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1. Calificacin de los auditores

a. Educacin - Estudios secundarios - Habilidad para expresar conceptos e ideas: ser exacto y concreto. b. Formacin - Conocimiento de la norma y : - Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin e informes - Competencia demostrada

c.

Experiencia - Experiencia de mnimo 2 aos en la rama a auditar - Antes de ser auditor. Haber participado en mnimo 2 procesos de auditoria.

d. Caractersticas a. Etico b. Mentalidad Abierta c. Diplomtico d. Perceptivo e. Verstil f. Decidido g. Manejo de situaciones difciles. e. Habilidades a. Gran capacidad de lectura. b. Aplicacin de principio, Procedimientos y tcnicas de auditora c. Planificar y Organizar el Trabajo d. Recopilar Informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando los Documentos, Registros y Datos.

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Verificar la Exactitud de la Informacin Recopilada Aplicacin de tcnicas de Muestreo Terminologa de Calidad Preparar Informes de Calidad Documentacin y Aplicacin del SGC

Se debe revisar su desempeo cada 2 aos. f. Preparacin individual del auditor a. Lea los procedimientos con anticipacin b. Determine donde se realizan las inspecciones c. Utilice listas de verificacin d. Conozca las responsabilidades y posicin de las personas auditadas e. Sepa que pistas puede seguir 2. La funcin del auditor.

Una auditoria bien hecha es benfica para todos los que toman parte. La auditoria mal realizada provoca resentimientos y enfrentamientos. Los elementos ms importantes de la auditoria son cmo considera el auditor su funcin y cmo se trasmite esa consideracin a los auditados. El auditor debe estar convencido de que el servicio que presta es valioso y que trata de una situacin gana - gana para todos. El auditor tiene que participar con la mente abierta respecto a lo que encontrar durante la auditoria. El auditor ser paciente y realizar la auditora siguiendo todos los pasos lgicos hasta su terminacin antes de sacar conclusiones.

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La situacin ms benfica en cualquier compaa es que todos los empleados tengan la oportunidad de ser integrantes de un equipo de auditora y que todos los empleados sean auditados. Al estar es ambos extremos de una auditoria, el circulo se cierra y hay equilibrio. A pesar de ello, hay personas que no deben ser auditores. Tambin hay algunas cuya personalidad y antecedentes no les permiten realizar auditoras ; por lo tanto, no todos tendrn la oportunidad de ser auditores. Los atributos de un buen auditor son : Contar con suficientes antecedentes tcnicos para entender el proceso y los procedimientos a auditar. Tener familiaridad con el sistema de administracin de la calidad y sentirse a gusto con l. Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que est por escrito. Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un relato preciso de lo que se dijo y se observ. Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la informacin significativa de lo que se comente. Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o problema se llega a la conclusin lgica. Debe haber un poco de Sherlock Holmes es la personalidad de un auditor interno. Es decir, un auditor interno debe ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lgica la realidad de una situacin. Ese rasgo es til en especial cuando lo que aparece en la superficie no es exactamente lo que sucede. Es posible que dos personas interpreten de manera diferente lo que ven y lo que en realidad sucede, dependiendo del punto de vista. Tambin hay varias maneras en las que un auditor es capaz de transformar una auditoria en un desastre instantneo. Entre ellas :

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Buscar el enfrentamiento, discutir, opinar e intimidar. Dar consejos o transformar la situacin en una oportunidad para contar historias personales de enfrentamientos. Acusar o atacar a individuos. Lanzar ultimtums o amenazar con venganzas. Buscar vctimas y chivos expiatorios. Aprovechar la auditora para asuntos personales. No ser sincero, desviar la vista hablar entre dientes, dar la impresin de que la entrevista ya debera terminarse. No escuchar, interrumpir, sacar conclusiones, comparar situaciones o personas. No apegarse a la agenda de la auditora. Convertirla en una caceria de brujas. Ser permisivo y demasiado comprensivo. No realizar el trabajo para evitar confrontaciones y sentimientos lastimados. Interpretar normas, negociar tratos, predecir resultados. Para ser un auditor eficaz, hay que asumir la siguiente cita de Rudyard Kipling : Conservo a seis honestos servidores. Ellos me ensearon todo lo que s. Sus nombres son Qu, Por Qu, Cundo, Cmo, Dnde y Quin. Ser capaz de responder a las preguntas pertinentes es la seal de un buen auditor : Qu se supone que debe suponer y qu sucede ? Por qu sucede ? Cundo sucede ? Cmo sucede ? Donde sucede ? Quin lo hace ?

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Las respuestas a esas preguntas son la clave de una buena auditoria. Las preguntas deben ser seguidas por Mustrame para verificar que las respuestas en realidad reflejan lo que se describi en la entrevista. Tal vez tengan que empezar con Qu sucedera si ... ? cuando sea apropiado para aclarar un procedimiento o proceso. Por ultimo : El auditor tiene dos odos y una boca. Deben emplearse mas o menos en esa proporcin. Responsabilidades de los Auditores

Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria. Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria. Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones. Reportar los resultados de la auditoria. Verificar la efectividad de las acciones correctivas. Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria. Asegurar su confidencialidad.

Responsabilidades del Auditor Lder Participar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor. Preparar el plan de auditoria. Representacin del equipo auditor ante la direccin del auditado. Presentacin del informe de auditoria

Perfil del Auditor

CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Auditoria del Sistema de Gestin de la Calidad Competencias. Atributos, conocimientos y formacin de lo auditores internos de calidad Precisin de las preguntas Retroalimentacin Buen trato Discrecin Atencin Respeto No juicios Criterio

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3. Seleccin y designacin de auditores

El desarrollo de las auditoras internas se inicia con la seleccin del equipo auditor, para realizar la auditoria, de acuerdo al plan anual de auditoras. Cada equipo se compone de al menos una persona que acta como auditor. Se puede incluir ms personas de ser necesario dependiendo esta decisin de la complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades de capacitacin (observador). Los auditores pueden ser personal externo la organizacin, pero este personal debe ser previamente informado de las condiciones de trabajo y sistema de la calidad de la organizacin. Las personas designadas como auditores para un rea especfica no deben, en lo posible, estar involucradas en el desarrollo de labores dentro de esa rea.

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El Encargado de la Calidad enva una notificacin formal al auditor lder dentro de una carpeta, en la que se incluye los siguientes documentos:

La(s) norma(s) de referencia para realizar la auditoria; Copia del Manual de la Calidad en sus captulos que correspondan; Copia de ste procedimiento; Lista de la(s) persona(s) designada(s) como apoyo;