Cum sa scrii un proiect

Un proiect este ceea ce ne ajuta pe noi toti sa rezolvam anumite probleme cat mai organizat si eficient. In limbajul oamenilor mari, un proiect este un ansamblu de activitati planificate care se adreseaza unei probleme specifice si care isi propune sa atinga obiective clare, intr-o perioada de timp (are un inceput si un sfarsit bine determinate). Orice proiect beneficiaza de fonduri limitate. Pentru a obtine banii necesari realizarii unui proiect trebuie sa pregatim si o propunere sau cerere de finantare. Aceasta este un document scris prin care solicitantul cere fonduri unui finantator pentru un proiect. Propunerea de finantare (aplicatie, cerere) trebuie sa contina atat elementele esentiale ale proiectului cat si acele elemente care pledeaza in favoarea solicitantului. Ce este un proiect?

Ca orice lucru pe lumea asta, un proiect are viata lui. Aceasta inseamna c fiecare proiect are un nceput i un sfrit precis. Proiectul se naste acum cand voi il ganditi si il scrieti pe hartie. Se ajunge la final atunci cnd au fost realizate obiectivele proiectului. I. Ce structura trebuie sa aiba un proiect? Un proiect se naste atunci cand identificam o problema. De exemplu o problema este atunci cand raul care trece prin orasul nostru este plin de gunoaie urat mirositoare. Iarasi in limbajul oamenilor mari, PROBLEMA reprezinta ansamblul de factori care impiedica drumul de la o situatie existenta la o situatie pe care ne-o dorim. SOLUTIA PROBLEMEI reprezinta totalitatea actiunilor care trebuie intreprinse pentru a parcurge drumul de la situatia existenta la situatia dorita, adica rezolvarea problemei. Atentie! A nu se confunda problema cu efectele problemei! Pentru a identifica corect o problema trebuie sa raspundem la cateva intrebari:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

CARE este problema? (in exemplul nostru, problema este gunoiul din rau) DE CE exista aceasta problema? (cauze) (deoarece oamenii neglijenti arunca gunoiul in apa) UNDE se manifesta problema? (in raul din orasul nostru) CAND se manifesta problema? ( in fiecare zi) A CUI este problema? (a celor care nu au grija si nu le pasa de apa raului) CINE este afectat de problema? (toti locuitorii orasului care suporta mirosul si folosesc apa din rau; pestii si vegetatia apei) DE CE TREBUIE SOLUTIONATA PROBLEMA! (pentru a scapa de mirosul urat si pentru a avea o apa curata de care sa ne putem bucura; pentru ca pestii sa poata trai intr-o apa curata)

Structura proiectului: In general un proiect are cateva capitole obligatorii: 1. Titlu

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Locatia in care se va desfasura proiectul Suma solicitata Scop si obiective Justificarea proiectului Activitatile proiectului si calendarul activitatilor Bugetul proiectului Rezultate asteptate Evaluarea proiectului Metode de raportare

In continuare veti putea afla ce reprezinta capitolele mai importante ale unui proiect si cum trebuie sa le concepem in mod corect. II. Cum stabilesti scopul si obiectivele? Obiectivele proiectului se refera la situatiile concrete (rezultatele) la care vrem sa ajungem dupa rezolvarea problemei. Pentru a ne stabili corect obiectivele trebuie sa stim ca ele sunt de doua feluri: Obiectivul general sau scopul se refera la rezultatele pe care vreti sa le obtineti in urma derularii poiectului, in contextul nevoilor generale ale comunitatii in care traiti. Scopul este mai greu masurabil, el indica mai curand directia pe care isi propune sa o urmeze proiectul, perspectiva pe care ar putea sa o deschida acesta. Un exemplu de scop: obtinerea accesului locuitorilor din Predeal la apa curata. Obiectivele specifice sunt rezultatul definirii concrete ale obiectivelor generale. Se refera la rezultate foarte concret definite si sunt in mod obligatoriu masurabile. Exemplu de obiectiv specific: Furnizarea neintrerupta de apa curata (consum mediu 30 l / locuitor / zi) pentru 2.230 de gospodarii din Predeal, pana in iunie 1998.

Oamenii mari spun ca obiectivele, pentru a fi corect exprimate trebuie sa fie destepte ... adica SMART. Aceasta inseamna ca ele trebuie sa indeplineasca urmatoarele calitati: Specifice : sa fie clare cu privire la ce, unde, cnd i cum va fi schimbat situaia;; Masurabile : capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile; Abordabile : capacitate de atingere a obiectivelor; Realiste: capacitate de a obine nivelul de schimbare reflectat n obiectiv; Temporale : fixarea perioadei de timp n care va fi realizat Daca tinem cont de aceste calitati atunci vom reusi sa ne construim obiective clare si realiste. III. Care este principalul scop al proiectului? Scopul proiectului se refera la rezolvarea problemei identificate si la munca ce trebuie fcut in acest sens. Scop: Implementarea proiectului spre atingerea obiectivelor sale prin obtinerea de rezultate si utilizarea eficienta a resurselor. Scopul trebuie sa fie bine definit, concis si concret, care sa denote rezultatele ce doresc a fi atinse si nu metodele prin care acestea vor fi atinse. Scopul proiectului este foarte important deoarece trebuie sa transmita finantatorului rezultatele proiectului si stadiul in care se va afla problema dupa finalizarea proiectului. IV. Cum alegi obiectivele care sa serveasca scopului propus? Obiectivele specifice permit obtinerea scopului, convertind un plan general ntr-o serie de pasi concreti. Obiectivul general este mpartit n 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel nct rezolvarea lor sa conduca la realizarea scopului. Acestea trebuie sa fie apoi enuntate, comentate, explicate, concretizate si delimitate, astfel nct sa reiasa clar distinctia ntre ce se spune ca se va face si ce nu puteti face in cadrul proiectului. V. Justificarea proiectului Justificarea proiectului este foarte importanta. De multe ori justificarea proiectului reprezinta argumentul care il convinge pe finantator sa ofere banii necesari realizarii proiectului. Pentru a fi convingatori cand scriem justificarea trebuie sa demonstram ca: 1. 2. 3. Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amnarea rezolvarii ei are repercursiuni asupra comunitatii sau a unui grup de persoane. Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati. Voi sunteti capabili sa abordati problema respectiva si sa duceti proiectul la bun sfarsit.

V. Cum alcatuiesti echipa proiectului?

Pentru a duce la indeplinire activitatile proiectului si a atinge obiectivele propuse avem nevoie de ceea ce oamenii mari numesc resurse. Acestea sunt de doua feluri: resurse umane, adica echipa care va lucra in proiect resurse materiale adica obiectele, uneltele si produsele de care avem nevoie in proiect Daca resursele materiale sunt prevazute in bugetul proiectului, resursele umane sunt speciale, foarte importante si trebuie tratate cu multa atentie. Oamenii care participa la proiect sunt la fel de importanti ca si cei care vor beneficia de rezultatele proiectului. Intr-un proiect bazat pe voluntari, adica pe oameni care nu sunt platiti, trebuie sa tinem cont de doua aspecte: entuziasmul si priceperea lor. Daca oamenii din proiect isi doresc din tot sufletul sa participe la activitati si au cunostintele sau calitatile necesare, inseamna ca avem echipa cea mai buna! FORMAREA ECHIPEI DE PROIECT trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Competenta adica priceperea si cunostintele fiecarui membru; Influenta pe care o are in randul echipei sau in randul comunitatii in care aplicam proiectul; Cost in cazul in care din echipa vor face parte si oameni care trebuie platiti; Motivatie proprie, adica motivele personale care il determina pe fiecare membru al echipei sa se implice; Experienta fiecarui membru, experienta legata de activitatile proiectului; Stabilitate adica in ce masura si pe ce perioada ne putem baza pe fiecare membru al echipei; Comunicarea intre membrii echipei

VI. Cum planifici activitatile proiectului? Activitatile proiectului reprezinta actiunile intreprinse pentru obtinerea rezultatelor (obiectivelor) proiectului. Pentru a realiza o planificare eficienta a activitatilor trebuie sa stabilim foarte concret: Lista activitatilor care trebuie intreprinse; Descrierea completa a acestora; Ordonarea cronologic adica in ordinea lor in timp; Identificarea relatiilor existente ntre activiti; Identificarea resurselor materiale si umane de care este nevoie pentru realizarea fiecarei activitati;

Realizarea planului de activitati este o etapa foarte importanta, esentiala pentru a realiza un proiect realist si mai ales important pentru obtinerea rezultatelor pe care ni le-am propus. Un plan de activitati: Mentine activitatile orientate catre obiective Stabileste ordinea, durata si importanta activitatilor Defineste punctele de reper care ne arata ca o actiune a fost finalizata cu succes Defineste sarcinile coordonatorului de proiect si al fiecarui membru al echipei

Pentru a defini cat mai precis fiecare activitate ne putem folosi de tabelul de mai jos:

Dupa ce am definit si ordonat fiecare activitate a proiectului urmand indicatiile de mai sus, e important sa realizam si un calendar al activitatilor asezandu-le intr-un tabel ca cel de mai jos:

VII Cum estimezi bugetul? Bugetul proiectului reprezint totalitatea nevoilor i disponibilitilor financiare pentru proiectul respectiv. Cu alte cuvinte bugetul reprezinta banii de care avem nevoie si pe care dorim sa ii obtinem pentru a realiza proiectul. Etape in realizarea bugetului: 1. 2. 3. 4. 5. Planificarea activitilor proiectului si a resurselor necesare (de aceea punctul anterior este atat de important !); Estimarea cheltuielilor n detaliu pentru fiecare activitate in parte; Stabilirea potenialelor surse de venituri; Aprobarea bugetului; Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanent a costurilor comparativ cu bugetul, dup nceperea proiectului; (de exemplu, realizarea unei situatii saptamanale a cheltuielilor proiectului; e foarte important ca aceasta sa fie realizata sub supravegherea unei persoane adulte, competenta!) Revizuirea i actualizarea periodic a bugetului pe parcursul derularii activitatilor. De -a lungul derularii activitatilor cheltuielile pentru unele dintre activitati pot fi mai mari decat ne-am asteptat, iar pentru altele pot fi mai mici. In felul acesta putem compensa cheltuielile de la o activitate la alta.

6.

Foarte important! intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp; consultati la intocmirea bugetului pe toate persoanele implicate in aceasta - veti avea mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca el va fi inteles si acceptat in mod flexibil si nu privit ca o masur birocratica de control; VIII Cum atragi parteneri in proiectul tau? Prin partener al proiectului intelegem persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea fi implicate in proiect, direct sau indirect. Partenerii ne pot ajuta sa realizam obiectivele proiectului si pot oferi acele resurse sau elemente care ne trebuiesc in activitati dar pe care noi nu le avem la dispozitie (resurse umane, materiale, cunostinte si informatii, autoritate, sprijin legislativ, consultanta, promovare etc.).

Cand ne alegem partenerii pentru proiect trebuie sa tinem cont de urmatoarele: 1. 2. 3. 4. 5. Caracterul social, economic, etno-cultural (institutii publice, asociatii, firme, presa etc) Statut (oficial constituite sau doar grupuri sociale) Structura (numar, ierarhie, arie de influenta) Modul in care partenerul interesat se raporteaza la problema / proiect Importanta implicarii lui in proiect (resursele si plus valoarea pe care le poate aduce)

De exemplu un partener din partea mass-media ne poate aduce o promovare a proiectului in randul publicului caruia i se adreseaza; un partener din randul autoritatilor publice (Primarie, Consiliu Judetean etc.) ne poate aduce o autoritate si credibilitate mai mare a proiectului Atragerea partenerilor in proiect se face la fel ca atragerea finantatorului proiectului. Acesta trebuie convins de importanta proiectului pentru comunitate, de realismul lui cat si de importanta implicarii sale in proiect. Deasemenea partenerului trebuie sa i se prezinte concret ce are de facut ca si partener si ce beneficii va avea din implicarea in proiect. IX. Rezultatele proiectului: Rezultatele reprezinta realizarile concrete produse de proiect care duc la starea de fapt pe care ne-am dorit-o prin scopului proiectului. Exista 3 categorii de rezultate: Rezultatele concrete (cantitative) msoar gradul de realizare a activitilor propuse; Rezultatele calitative msoar nivelul de atingere a obiectivului specific al proiectului; Rezultatele de impact msoar contribuia proiectului la atingerea obiectivelor generale ale programului. X. Cum evaluezi proiectul? Care sunt criteriile si modalitatile de evaluare? Evaluarea reprezinta emiterea unor opinii privind realizarile proiectului din perspectiva urmatoarelor aspecte: Daca proiectul si-a atins obiectivele prevazute in proiect si daca nu, de ce; Daca munca (activitatea) a meritat sa fie desfasurata; Daca a fost bine realizata; Daca resursele au fost bine utilizate; Ce anume a ramas nerezolvat; TIPURI DE EVALUARE 1. Evaluare calitativa care se refera la gradul de multumire si satisfactie a celor care beneficiaza de proiect, de importanta rezultatelor obtinute, de eficienta utilizarii resurselor, de aprecierea publica a proiectului etc. 2. Evaluare cantitativa se refera la masurarea indeplinirii obiectivelor specifice ale proiectului, incadrarea in buget etc. Cand evaluam un proiect trebuie sa tinem cont de urmatoarele aspecte: Eficacitate adica in ce masura rezultatele obtinute au dus la indeplinirea scopului proiectului; Eficienta, adica daca rezultatele au fost obtinute cu un cost rezonabil; Relevanta adica daca proiectul se ocupa de problemele reale ale beneficiarilor vizati si contribuie pe termen lung la dezvoltarea comunitatii respective; Durabilitatea, adica posibilitatea ca beneficiile produse de proiect sa continue dupa incetarea finantarii; Impact efectul proiectului asupra comunitatii tinta in ansamblul ei; Pentru realizarea efectiva a evaluarii putem folosi mai multe instrumente de lucru: statistici, rapoarte scrise si note asupra unor evenimente si diferitelor acivitati, rapoarte de activitate, liste de contact, chestionare, inregistrarea reclamatiilor, fotografii si materiale video etc. Dupa ce analizam si evaluam proiectul este obligatoriu sa tragem niste concluzii clare despre ce am reusit si ce nu am reusit sa realizam din ce ne-am propus, ce probleme au aparut si cum le-am solutionat si ce recomandari ar fi pentru o eventuala continuare a proiectului. XI. Raportarea: Este partea finala a unui proiect si este foarte importanta deoarece ea prezinta finantatorului si partenerilor un rezumat a ceea ce s-a intamplat pe toata perioada proiectului si a gradului de indeplinire a rezultatelor. Se realizeaza periodic pentru proiecte mai lungi (lunar, la trei luni, 6 luni, 12 luni) Cuprinde o parte narativa in care se descriu: derularea activitatilor, atingerea obiectivelor, rezultatele obtinute, probleme intimpinate si solutii; Cuprinde o parte financiara in care se prezinta cum si pe ce s-au cheltuit banii primiti de la finantator