Cap. 4.

DOCUMENTUL - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITII

4.1. Noiunea de document 4.2. Coninutul i funciile documentelor contabile 4.3. Documentele justificative 4.4. Documentele cu regim special 4.5. Registrele contabile 4.6. Gestiunea documentelor contabile 4.1. NOIUNEA DE DOCUMENT Ca instrument principal de cunoatere, gestiune i control al patrimoniului si al rezultatelor obinute de firm, contabilitatea trebuie s asigure, potrivit Legii contabilitii nr. 82/1991 R, art. 2, posibilitatea de a analiza i controla informaiile cu privire la activitatea societii. Operaiuni din contabilitate: nregistrarea faptelor, fenomenelor i proceselor economice; prelucrarea informaiilor; pstrarea informaiilor; controlul operaiunilor economice; centralizarea informaiilor. Pentru realizarea acestor obiective, contabilitatea utilizeaz un procedeu specific tiinelor economice - documentul, care permite cunoaterea fenomenelor i proceselor economice. Definire: Documentul: un nscris ce consemneaz un fapt, un fenomen, o aciune care s-a produs. Documentul contabil: un document care reflect micri ale patrimoniului; reda fapte i fenomene economice, repetabile n cadrul unei uniti patrimoniale. Proprietati: - documentul ia fiin n afara contabilitii, dar contabilitatea se servete de acest procedeu pentru a realiza obiectul su de activitate; - documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidenei economice: evidena tehnico-operativ; contabilitatea general i managerial; evidena statistic. 4.2.CONINUTUL I FUNCIILE DOCUMENTELOR CONTABILE Coninutul documentelor: difer n funcie de caracterul operaiunilor consemnate: caracteristici comune : denumirea documentului; denumirea emitentului; identificarea datei operaiunii; identificarea participanilor la operaiunea economic; coninutul operaiunii patrimoniale; datele cantitative i valorice; semnturile persoanelor participante. caracterele specifice: se refer la precizri i informaii pe anumite documente i care aduc lmuriri suplimentare necesare, aspect specific documentelor contabile. Pentru a fi utile prin forma i coninutul lor, documentele contabile ndeplinesc anumite funcii n cadrul activitii contabile a societii comerciale. 1

Funciile documentelor contabile: funcia de consemnare - cantitativ i valoric, a operaiunilor economice; funcia de act justificativ - st la baza nregistrrii n contabilitate; funcia de control: permite verificarea; funcia de calculaie - permite calculul costurilor i al rezultatelor; funcia juridic - reflect momentul naterii unor drepturi i obligaii; funcia de asigurare a integritii patrimoniului permite confirmarea existenei bunurilor economice i precizarea responsabilitii administrrii patrimoniului. 4.3. DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE Activitatea economic a societii se consemneaz n documente, pstrate n contabilitate, n ordinea n care au avut loc fenomenele economice i pe formulare anume stabilite, conform caracteristicilor elementelor consemnate. Potrivit legii, nregistrrile n contabilitate se fac cronologic i sistematic, potrivit planurilor de conturi i normelor emise de autoritatea n materie, respectiv Ministerul de Finane. Orice operaiune patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei, ntr-un act care st la baza nregistrrii n contabilitate, acest act dobndind astfel calitatea de document justificativ. Documentele care stau la baza nregistrarilor n contabilitate angajeaz, dup caz (art. 6 din Legea contabilitii nr. 82/1991 R), rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat ori nregistrat n contabilitate. Elementele unui document justificativ: denumirea documentului; denumirea i sediul unitii patrimoniale emitente; numrul documentului i data ntocmirii acestuia; prile care particip la efectuarea operaiunii; coninutul economic al operaiunii patrimoniale, eventual i temeiul legal al efecturii ei; obiectul: cantitile i valorile aferente operaiunii efectuate; subiectul: o numele, prenumele i semnturile persoanelor mputernicite s efectueze operaiunea patrimonial; o numele, prenumele i semnturile persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv/aprobare pentru operaiunile respective; o alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunii economice n documentele justificative. Pentru a fi opozabil, documentul justificativ trebuie sa indeplineasca urmtoarele cerinte: sa respecte regulile de ntocmire; sa respecte registrarea cronologic si sistematica; sa precizeze rspunderea efectuarii operatiunilor patrimoniale; Clasificarea documentelor: Permite s folosim documentul adecvat fiecrei operaiuni patrimoniale, s ntocmim numrul necesar de exemplare, pe care s le distribuim n concordan cu regulile contabile stabilite. Clasificarea documentelor are loc dup mai multe criterii, anume: 1) Dup modul de prezentare: documente tipizate: au un text i o form prestabilit; sunt obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional (facturi, chitane, bon de consum etc); documente netipizate: specifice unor ramuri de activitate, unor instituii, caz n care se respect anumite reguli pentru tiprire. 2) Dup modul de evideniere i nregistrare n contabilitate: documente obinuite - au un regim intern de circulaie, nregistrare i utilizare, de obicei nenseriate; documente cu regim special nseriate, tiprite n anumite condiii, anume: cu regim special de tiprire: nseriere i numerotare (aviz de nsoire a mrfii, chitan fiscal, factur etc); cu regim special privind gestionarea patrimoniului: care se tipresc n anumite condiii i la comand special (cecuri, foi de parcurs etc). 3) Dup locul unde se ntocmesc i circul: 2

 documente interne: bon de consum, foaie de parcurs; documente externe: factur, extras de cont. 4) Dup natura operaiunii pe care o reflect: documente de dispoziie: acele nscrisuri prin care se dispune efectuarea unei operaiuni (dispozitie de plat, cec, foaie de varsamant); documente de execuie: nscrisuri care atest executarea unei operaiuni (chitan, aviz de expediie); documente combinate: nscrisuri care cuprind att elemente de dispoziie ct i de execuie (bonul de consum); documente contabile propriu-zise: nscrisuri care au ca scop realizarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor patrimoniale. 5) Dup coninut: documente primare: contin o singura operaiune (chitana, factura); documente centralizatoare: cumuleaz mai multe operaiuni de acelai fel (centralizatorul lunar, statele de plata) . 6) Dup suportul pe care se depoziteaz informaiile: documente pe suport de hrtie; documente pe suport magnetic (dischet, CD,DVD). 4.4. DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL Sunt documente care se tipresc dup anumite modele standardizate, emise periodic de Ministerul de Finane. Fiecare utilizator stabilete necesarul anual de formulare tipizate cu regim special, pe care il transmite sub forma de comenzi ferme ctre unitatile judeene ale Ministerului de Finane. Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special se ine cu ajutorul unui document tipizat cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare. Procurarea i utilizarea de formulare tipizate cu regim special de nseriere i numerotare din surse neautorizate de Ministerul Finanelor este interzis ! Efecte negative: nscrisurile nu ndeplinesc condiiile de document justificativ; bunurile care fac obiectul tranzaciilor nscrise n aceste documente sunt considerate fr documente legale de provenien i pot fi confiscate ! 4.5. REGISTRELE CONTABILE n contabilitate se utilizeaz anumite registre, obligatorii pentru fiecare societate care ine contabilitate. Prin intermediul lor se materializeaz nregistrarea propriului sistem de conturi, n strict concordan cu destinaia lor, n mod ordonat, completate astfel nct s permit n orice moment identificarea i controlul operaiunilor patrimoniale efectuate. Aceste documente se pot prezenta sub forma de: registre propriu-zise; foi volante; fie; documente informatice etc. Registrele contabile sunt o categorie special de mijloace concrete de validare a evidenelor; sunt ntocmite i utilizate n interiorul contabilitii; servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea documentelor justificative; pot fi administrate ca prob n cazul litigiilor, in exteriorul firmei. inerea defectuoas a registrelor contabile lipsete agenii economici de mijloacele de prob n relaiile cu teri (firme, organe fiscale, instane de judecat) ! Registrele contabile sunt nregistrate la organele fiscale i sunt conduse regulat. Prin ele se realizeaz nregistrarea cronologic, la zi, a tuturor operaiunilor societii. O societate comercial ine urmatoarele tipuri de registre contabile: registrul jurnal; registrul inventar; cartea - mare; balana de verificare. 3

1. Registrul jurnal Este un document contabil obligatoriu, n care se fac nregistrri ale operaiunilor patrimoniale, cu respectarea succesiunii documentelor justificative (dup data de ntocmire sau dup data de intrare a acestora in societate). Se ntocmete zilnic sau lunar, dup caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a tuturor documentelor contabile n care se reflect micarea patrimoniului societii. Cu ajutorul acestui document se efectueaza calcule lunare privind stabilirea obligaiilor fa de teri (bugetul statului, bugetul asigurrilor sociale, bugetele locale, firme etc). Se ntocmete ntr-un singur exemplar. Nu are circulatie externa. La unitile mici: un singur registru jurnal ; La unitile cu volum mare de operaiuni: - un registru jurnal general; - mai multe registre jurnal auxiliare (operaiunile de cas i de banc, decontri cu furnizorii, situaia facturilor etc.), al cror total lunar se trece n registrul jurnal general. Este un document tipizat, codificat (cod 14-1-l/b), care se tiprete n registre de cte 100 file de format A4, nainte de utilizare se numeroteaz, nuruiete, certific i parafeaz. Se arhiveaz de ctre societate, fiind pastrat obligatoriu, mpreuna cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Poate fi folosit ca element probant n litigii, dac sunt respectate regulile prezentate anterior. 2. Registrul inventar Este un document contabil obligatoriu, n care se nregistreaz toate elementele patrimoniale de activ i pasiv, grupate funcie de natura lor, conform posturilor bilaniere. Se ntocmete la sfritul anului, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, completnd toate rubricile. Registrul inventar nu are circulaie n unitatea patrimonial, se arhiveaz i se pstreaz obligatoriu mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui, poate servi ca proba n instan. Se tiprete pe foi sau n registru de 100 file, format A4, se numeroteaz i se nuruiete, se parafeaz la organul fiscal teritorial la nceperea activitii, la ncetarea acesteia, precum i n cazul epuizrii filelor i deschiderea unui registru nou. 3. Registrul "Cartea Mare Este un document contabil obligatoriu, n care se nscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, nregistrrile efectuate n registrul-jurnal, stabilindu-se situaia fiecrui cont, respectiv soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare, soldurile finale. St la baza ntocmirii balanei de verificare . Se prezint n dou variante: Registrul Cartea - Mare: se ntocmete la sfitul lunii; Registrul Cartea - Mare ah: se ntocmete ntr-un exemplar, lunar. a) Registrul Cartea - Mare Foloseste pentru: verificarea nregistrrilor contabile efectuate; stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturile sintetice; furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitii economice i financiare; ntocmirea balanei de verificare. b) Registrul Cartea - Mare ah - Se folosete n cazul utilizrii balanei de verificare cu 8 coloane. - Descrie modificrile pe care le sufer un element patrimonial, aa cum rezult acestea din documentele justificative sau notele contabile. - n fiecare an, la nceputul exerciiului, se deschid fie, unde se nregistreaz soldul iniial din balana conturilor sintetice din finalul anului precedent, dup care se efectueaz nregistrarea operaiunilor. - Se ntocmete ntr-un exemplar, lunar, deschizndu-se cte o fil volant pe msura nregistrrii urmtoarelor operaiuni: inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economice i financiare, n care se utilizeaz forma de nregistrare contabil maestru - sah; intocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice; furnizarea de date pentru analiza economic i financiar. - Acest registrul nu circul n interiorul sau n afara societii, fiind un document de nregistrare contabil, se arhiveaz la compartimentul financiar - contabil. 4. Balana de verificare 4

Se ntocmete lunar, pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operaiunilor patrimoniale. Servete la ntocmirea bilanului contabil. Elementele structurale ale balanei de verificare: simbolul i denumirea conturilor, n ordinea din planul de conturi; soldurile iniiale debitoare i creditoare; rulajele debitoare i creditoare; totalul sumelor debitoare i creditoare; soldurile finale debitoare i creditoare. Verific corelaiile dintre egalitile generate de dubla nregistrare a operaiunilor patrimoniale n contabilitate: concordana dintre totalul nregistrrilor din registrul jurnal i totalul rulajelor debitoare i creditoare din balan; concordana dintre totalul soldurilor finale debitoare i creditoare din Cartea Mare i totalul soldurilor debitoare i creditoare din balana; concordana dintre conturile sintetice i conturile analitice. Se prezint sub dou forme: balana de verificare a conturilor analitice; balana de verificare a conturilor sintetice; Balana de verificare a conturilor analitice se ntocmete n dou variante: varianta valoric; varianta cantitativ-valoric (cu dou etaloane). Balana de verificare a conturilor sintetice. Variante: balana de verificare cu o serie de egaliti; balana de verificare cu dou serii de egaliti; balana de verificare cu trei serii de egaliti; balana de verificare cu patru serii de egaliti. 4.6. GESTIUNEA DOCUMENTELOR CONTABILE Reprezint: aciunea de utilizare raional, conform normelor generale pentru nscrisuri; n vederea asigurrii inerii contabilitii n mod corect i la zi; cu scopul pstrrii integritii patrimoniului. Etapele gestiunii documentelor: primirea i nregistrarea documentelor; utilizarea i evidena documentelor; organizarea circulaiei documentelor ; pstrarea documentelor. a) Primirea i nregistrarea documentelor Organizarea unui compartiment de primire a tuturor tipurilor de documente referitoare la operatiuni patrimoniale, registratura: documentele ce intra/ies din firma: primesc un numr de nregistrare, care trebuie s corespund cu cel existent n registrul de coresponden; documentele trebuie nregistrate n ordine cronologic; acest centru de intrare/ieire a documentelor trebuie s fie unic pe societate, pentru a prentmpina eventualele disfuncionaliti, motivat de: documentele, ca imprimate, reprezint n sine o valoare care afecteaz cheltuielile societii; unele documente au un regim special de circulaie; unele documente de circulaie intern, dei nesupuse regimului special, trebuie s aib un regim reglementat de utilizare n cadrul circulaiei interne (fie de cont, bonuri de consum, fie de magazie etc.). b) Utilizarea i evidena documentelor dup primire, documentele imprimate trebuie nregistrate n fie distincte; eliberarea lor n consum se face cu aprobarea persoanelor desemnate special: cele care circul n foi volante trebuie nsemnate printr-o paraf a compartimentului care coordoneaz nregistrarea operaiunilor nscrise n acele documente; documentele care se completeaz n mai multe exemplare, prezentate n carnete, se nuruiesc i se parafeaz, certificndu-se numrul de exemplare al documentelor ce aparin acelui camet; 5

documentele cu regim special se nregistreaz n mod obligatoriu n fia documentelor speciale, deschis n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. utilizarea i evidena documentelor presupune ca pentru fiecare operaiune s se foloseasc documentul adecvat, urmrindu-se completarea tuturor rubricilor specifice documentului, nscrierea informaiilor fr tersturi, modificri, completri ulterioare etc. c) Organizarea circulaiei documentelor Pentru a asigura circulaia raional i unitar a documentelor justificative, care stau la baza nregistrrilor contabile, dispoziiile legale prevd ntocmirea de ctre conducatorul compartimentului financiar-contabil a graficelor de circulaie a documentelor, care se aprob de conducatorul unitii.

Graficul de circulaie a documentelor justificative: se ntocmete innd cont de normele de utilizare a formularelor; trebuie s conin urmatoarele: denumirea documentelor prelucrate i nregistrate; persoanele care poart rspunderea ntocmirii lor; termenele de predare a documentelor; numrul de exemplare i destinaia fiecruia; alte elemente considerate necesare. d) Pstrarea documentelor justificative : Presupune : - pstrarea curent; - pstrarea de durat. Pstrarea curent : reinerea documentelor in compartimentele functionale; nchiderea circuitului documentelor n cadrul compartimentului n care s-a executat ultima prelucrare; reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se face n termen de maximum 30 de zile de la constatare, conform legii contabilitii; operatiuni executate in compartimentele functionale: sistematizarea lunar a documentelor pe domenii: sortarea documentelor pe domenii de activitate (mijloace fixe, obiecte de inventar etc.); se ine cont de durata de pstrare a fiecrei categorii de document; arhivarea : se realizeaz zilnic si lunar la nivelul serviciilor, birourilor, compartimente funcionale ale unitii; Pstrarea de durat : arhivarea n cadrul societii, la nchiderea exerciiului financiar; arhivarea la arhivele statului. Arhivarea n cadrul unitii: predarea ctre arhiv, la sfarsitul anului, a documentelor pstrate pe parcursul anului n cadrul compartimentelor functionale; documentele se grupeaz pe domenii, cronologic; dup predarea documentelor la arhiv, acestea pot fi consultate numai n condiiile prevzute n regulile de organizare i funcionare a arhivelor; termenele de pstrare ale documentelor se stabilesc prin acte normative i difer funcie de natura i importana documentului, conform legii contabilitii: registrele contabile i documentele justificative ce stau la baza nregistrrilor n contabilitate se pstreaz 10 ani de la data nchiderii exerciiului; statul de salarii se pstreaz 50 ani; bilanul contabil se pstreaz 50 ani. Pstrarea la arhivele statului: se face dup expirarea termenului de pstrare a documentelor n arhiva general a unitii; presupune o prealabil verificare i sortare a acestora; dac documentele nu mai prezint importan, atunci ele sunt valorificate ca produse reziduale; la ncetarea activitii societii comerciale, n conformitate cu prevederile Legii fondului arhivistic naional al Romniei, se predau la Arhivele statului: bilanul contabil; 6

registrele contabile, nsotite de documentele justificative care au stat la baza nregistrrilor n contabilitate.