PROGRAM PENSISWAZAHAN KHAS GURU BESAR(PKPGB) KOHORT 5, 2010

PENGURUSAN PEJABAT
SGDU1023
Pensyarah : TUAN HAJI ABDULLAH BIN ISMAIL, BKM,PJK
KUMPULAN 1 EN. AHMAD ZAINORIEN BIN MAT ZAIN - 209124 EN. ABDUL RAZAK BIN EMBONG EN. MUHAMAD SHUKRI BIN YAAKOB EN. RAMLI BIN OTHMAN - 209137

PENGURUSAN FAIL

Definisi :
Proses mengklasifikasi, menyusun , menyimpan, dan

menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan. Fail sebagai alat komunikasi yang sah Satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama

ISTILAH FAIL
Dari bahasa Sanskrit
FILUM Satu rangkaian yang diikat dengan tali

MATLAMAT
Supaya pentadbiran sekolah dapat mengendalikan fail

secara profesional dalam mempertabatkan profesion perguruan/institusi pendidikan

Pelaksanaan Arahan Perkhidmatan Bab IV

OBJEKTIF
Dapat memahami sistem fail yang mantap / diguna pakai :
1 Mengetahui definisi fail

2 Mengetahui prinsip-prinsip sistem fail

3 Mengetahui proses memfail 4 Mengetahui cara-cara pengkelasan fail

Prinsip-Prinsip Sistem Fail

Tidak banyak menggunakan ruang (fail berkulit nipis

lebih baik dari fail berkulit tebal). Menggunakan sistem yang baik supaya mudah dirujuk. Mudah disediakan dan disimpan Murah dan senang didapati Penggunaan secara berterusan Merupakan rekod rasmi (barang bukti)

Kaedah Penyimpanan Fail

Terdapat dua kaedah penyimpanan:
1 Secara Berpusat 2 Secara Jabatan / Panitia

Sistem Fail Berpusat

Kelebihan :
1. Semua fail diletakkan di tempat khas

2. Sistem fail yang standard dapat diwujudkan

3. Fail lebih lengkap dan sempurna 4. Hanya satu salinan fail disediakan 5. Ruang dan kelengkapan dapat digunakan

secara ekonomik

Kelemahan :
1. Melambatkan proses mendapatkan fail

2. Mendatangkan masalah kepada jabatan lain

untuk merujuk pada fail yang sama 3. Fail mudah di buat pendua oleh orang lain

Sistem Fail Jabatan / Panitia

Kebaikan : 1. Rujukan fail menjadi lebih mudah 2. Dapat menggunakan kaedah sistem fail yang sesuai mengikut jabatan 3. Sesuai digunakan sebagai fail / rekod yang sulit 4. Mudah dikendalikan ( jumlah sedikit )

 Kelemahan:

1. Menggunakan masa / kakitangan untuk

mengendalikan fail
2. Memerlukan banyak ruang dan peralatan

memfail
3. Perlu dibuat salinan untuk jabatan lain

Klasifikasi Fail
Kini terdapat pelbagai cara: 1. Menggunakan Abjad 2. Kaedah Pernomboran 3. Mengikut siri 4. Mengikut Tahun 5. Mengikut Bahagian / Unit (Mengikut Pengkelasan Perkara diamalkan oleh IAB)

Jenis-Jenis Fail
Fail Fail Housekeeping

-Pentadbiran Am, Bangunan dan Harta Kelengkapan dan Bekalan Kewangan -Perkhidmatan dan Personel Fail Fail Functional -Fail-Fail berkaitan dengan operasi harian

Skop Klasifikasi Fail

Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi.

Kesemua rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu; Tajuk Besar danKod (nombor) Pentadbiran Am 100 Bangunan & Harta 200 Kelengkapan & Bekalan 300 Kewangan 400 Perkhidmatan & Personel 500 Operasi 600

100 - Pentadbiran Am
100/1 Mesyuarat 100/2 Pekeliling dan Surat Pekeliling 100 /3 Pengurusan Am 100/4 Laporan 100/5 Kajian 100/6 Perangkaan 100/7 Persidangan

200 - Bangunan dan Harta Am

200/1 Tanah 200/2 Sewaan Tanah 200/3 Permohonan Sewaan Tanah 200/4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah 200/5 Pelupusan Harta dan Aset 200/6 Aset dan Inventor

300 Kelengkapan dan Bekalan

300/1 Perolehan Kelengkapan dan Kemudahan 300/2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan Kemudahan 300/3 Pelupusan Kelengkapan dan Kemudahan

400 - Kewangan
400/1 Kemudahan Pinjaman 400/2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan 400/3 Pengurusan Kewangan 400/4 Simpanan Tetap

500 Perkhidmatan dan Personel

500/1 Perjawatan 500/2 Pembangunan Sumber Manusia 500/3 Perubatan 500/4 Latihan dan Kursus 500/5 Seminar dan Korporat

600 - Operasi
600/1 Pembinaan Projek 600/2 Keselamatan Kawasan dan Harta

Tahap Fail: Mengikut Warna

Putih: Terbuka dan terhad
Hijau: SULIT(Fail peribadi staf) Merah Jambu: Rahsia Kerajaan Kuning : Rahsia Besar,berpalang merah di sebelah

ruang kulit(keselamatan negara)

Prosedur -Prosedur
Penerimaan dan Pendaftaran Surat
Pendaftaran Fail Pembukaan Fail

Penyimpanan dan Pengedaran Fail

Pertukaran ke Sistem Baru Penutupan Fail Jangka hayat penyimpanan fail

Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan

rekod yang baik.Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan fail yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Satu kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah dirujuk,mudah diperolehi dan selamat.