SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN

PROSEDUR KUALITI

PK 07
TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

1/6

1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua ketakakuran dikaji dan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan dilaksanakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan supaya tidak berulang. 2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Jabatan Pelajaran Negeri Sabah, Pejabat Pelajaran Daerah dan semua Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah mengikut amalan MS ISO 9001:2008, Pengurusan P & P dalam mengambil tindakan pembetulan, pencegahan serta melaksanakan cadangan-cadangan penambahbaikan. 3. RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti. 4. DEFINISI 4.1. Ketakakuran : Tindakan atau keputusan yang dibuat tidak mematuhi kehendak dalam dokumen kualiti. 4.2. Tindakan Pembetulan : Tindakan-tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran supaya tidak berulang. 4.3. Tindakan Pencegahan : Tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketakakuran yang dijangka akan berlaku bagi menghalang daripada berulang. 4.4. Penambahbaikan : Usaha-usaha yang menyeluruh untuk meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti Sekolah. 4.5. UJQ : Unit Jaminan Kualiti 4.6. KUJQ : Ketua Unit Jaminan Kualiti 4.7. KJ / PQ: Ketua Juruaudit / Pengurus Kualiti 4.8. PGB : Pengetua / Guru Besar 4.9. PK / KB : Penolong Kanan / Ketua Bidang 4.10. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 4.11. JKQS : Jawatankuasa Kualiti Sekolah

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

2/6

5.0.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN A TINDAKAN PEMBETULAN PPD 1. Mengarahkan PGB mengenalpasti puncapunca ketakakuran dan membuat cadangan penambahbaikan. 2. Mengenalpasti punca-punca ketakakuran dan cadangan-cadangan penambahbaikan dengan melaksanakan perkara-perkara berikut :a. Maklumat ketakakuran, Laporan Audit Dalam, Rekod-rekod ketakakuran dan cadangan penambahbaikan. b. Cadangan penambahbaikan melalui mesyuarat atau yang diterima dari pegawai yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. c. Hasil Kajian Semula Pengurusan. Hasil kajian dikemukakan kepada PPD. Minit Mesyuarat / Surat Arahan Laporan Kajian RUJUKAN

TANGGUNGJAWAB

PGB

PPD

3. Menerima dan mengkaji maklumat ketakakuran yang berlaku di sekolah berasaskan kepada sumber berikut:a) Mengenalpasti ketakakuran . b) Pemantauan punca-punca ketakakuran. c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak akan berulang; d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan; e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan; dan f) Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan. Hasil kajian akan dibentang dan dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Laporan Kajian Minit Mesyuarat MKSP

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

3/6

4. Jika terdapat pembetulan yang tidak boleh diambil tindakan segera, masukkan dalam laporan Kajian Semula Pengurusan. KUJQ/KJ KUJQ/PGB 5. Menyelaras dan mengesan keberkesanan tindakan pembetulan 6. Melaksanakan audit verifikasi bagi mengesahkan tindakan pembetulan telah diambil mengikut tempoh yang dipersetujui, serta keberkesanan tindakan berkesan. 7. Sediakan Laporan Keberkesanan Tindakan Pembetulan dan kemukakan satu salinan kepada PGB dan KUJQ untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
B. TINDAKAN PENCEGAHAN

Minit Mesyuarat MKSP Laporan Keberkesanan Laporan Audit Verifikasi

KJ/PQ

Laporan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

KJ/PQ

1. Kenal pasti punca-punca ketakakuran yang dijangka akan berlaku berdasarkan sumbersumber berikut :a) Penentuan prestasi ketakakuran dan punca-puncanya; b) Penilaian mengenai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak akan berulang; c) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan; d) Rekod-rekod hasil daripada tindakantindakan yang dilaksanakan; dan e) Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan. 2. Analisis maklumat-maklumat di atas dengan mengambil kira potensi punca ketidakpatuhan dan faktor-faktor berikut: a) Berlaku berulang-ulang b) Kemungkinan akan berulang lagi sekiranya tidak diambil tindakan c) Penyelesaiannya memerlukan jangka masa yang panjang. 3. Kemukakan analisis maklumat kepada KUQ/KJ untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

(PK 07/1): Borang Tindakan Pencegahan)

KUJQ/PGB

Laporan Analisis

PGB

Surat Iringan

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

4/6

KJ/PK

C. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN 1. Mengenal pasti data yang diperlukan, mengumpulkannya, membuat analisis dan menilai maklumat-maklumat melalui :a) b) c) d) e) f) Kajian Semula Pengurusan Cadangan Semula Pengurusan Penanda arasan Pindaan Pembetulan Tindakan Pencegahan dan Penilaian semula proses

Laporan Analisis Data

2. Menganalisis data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif organisasi. Jika terdapat perbezaan, organisasi patut mengubah strategi asal untuk mencapai objektif . 3. Berdasarkan analisis data di atas, kenal pasti bidang yang menjadikan kelemahan dan cadangan penambahbaikan kepada GB (sekiranya ada). KUJQ/PGB 4. Mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh ke Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 5. Meneliti dan membincang cadangan penambahbaikan, membuat keputusan dan mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu tubuhkan pasukan penambahbaikan (improvement team) untuk merancang dan melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang telah dikenal pasti (sekiranya ada). 6. Melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang diputuskan oleh Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (PK 07/2): Borang Cadangan Penambah baikan

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

5/6

7. Membuat penilaian dan membandingkannya dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan.

(PK 07/3): Format Pelan Tindakan Penambah baikan

KJ/PQ

8. Mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan program penambahbaikan menyeluruh kepada PGB dan KUJQ 9. Mengesahkan Laporan Program Penambahbaikan (sekiranya ada).

Laporan Keberkesanan Pengesahan KUJQ/PGB

KUJQ/GB

5.

REKOD KUALITI BIL. 1. 2. JENIS REKOD Cadangan Tindakan Pembetulan Laporan Tindakan Pembetulan bagi MKSP TEMPOH 3 tahun 3 tahun LOKASI Sektor Jaminan Kualiti JPNS Sektor Jaminan Kualiti JPNS

No. Keluaran 01

Tarikh Keluaran 16 NOVEMBER 2011

No. Pindaan 0

Tarikh Pindaan 0

Tarikh Berkuatkuasa 02 JANUARI 2012

6/6