1 a) Dalam hal ini , ada dua ketidakpatuhan pengetua dalam pembelian barangan iaitu : 1.

Ketidakpatuhan pesanan sekolah ( Perkara 176(b) 2. Ketidakpatuhan pengetua menyimpan barang di dalam bilik pengetua.. KES : Dalam hal yang pertama, pengetua mengarahkan Pembantu Tadbir untuk membuat Pesanan Sekolah selepas pembekal menghantar barang ke sekolah. Pengetua sepatutnya membuat nota minta dan membuat pesanan sekolah terlebih dahulu dan diberi kepada pembekal. Selepas itu barulah pembekal menghantar barang seperti yang telah dipesan.

KES: Pengetua menyimpan barang di dalam bilik pengetua sendiri. Barang barang yang dibeli hendaklah disimpan di dalam tempat barang itu diperlukan seperti bilik alat pandang dengar atau pusat sumber di mana wang peruntukan kapita digunakan. Semua pembelian perlu menggunakan pesanan tempatan kecuali pembelian tidak lebih RM50.00 yang boleh dibuat melalui panjar wang runcit. Hanya pengetua atau pegawai yang diberi kuasa sahaja yang boleh menandatangani pesanan tempatan. Pembekal dikehendaki memulangkan salinan asal LO apabila barangan dibekalkan bagi tujuan pembayaran. Semasa penerimaan barangan daripada pembekal , pengetua perlu mengambil langkah-langkah tertentu seperti : 1. Pengetua perlu menyemak barang barang yang diterima bersama nota serahan bagi memastikan barangan betul atau pun berada dalam keadaan yang baik. 2. Membuat perakuan penerimaan pada LO asal bersama bil dan invois. 3. Semua barangan ataupun perkhidmatan yang diterima perlu dicatat di dalam buku daftar harta modal, inventori dan stok.

2. Pengetua tidak wajar untuk menyimpan barang atau produk di dalam bilik sendiri kerana pembelian adalah digunakan dengan menggunakan peruntukan kapita mata pelajaran .

3. Tatacara Perolehan 3.1 Tatacara perolehan yang betul ialah 3.1.1 Guru perlu membuat nota minta dan diluluskan oleh pengetua. 3.1.2 Pengetua akan membeluarkan LO sebanyak 3 salinan 3.1.3 Selepas barang sampai , pembekal akan menyerahkan LO asal dan invois untuk pembayaran kepada pengetua. 3.1.4 Pembantu tadbir akan membuat pembayaran dalam masa 14 hari dari tarikh bil.

3.2. Tatacara Pembayaran 3.2.1 Pembantu tadbir akan menyertakan Baucer , LO, Invois, Nota Minta, Kertas kerja, Cek serta salinan cek (Fotostat). Cek akan ditandatangani oleh pengetua dan dikuti pula oleh penandatangan yang kedua dimana kebiasaannya ialah Guru Penolong Kanan.