MBA trong tm tay - Qun l d n (Phn 1)

Vo thp nin 90, vic qun l d n c mt bc chuyn mnh t ch ch l nguyn tc v k thut cng nghip tr thnh ng c cho vic qun l cc cng vic ti M. Trc nm 1990, cc k thut v qun l d n hu nh khng c bit n bi cc nh qun l- nhng ngi cho rng cc d n thuc v cc k s hay cc phng ban. Trong cc trng i hc, ch c mt s trng hp ngoi l, ni duy nht c th hc hi v qun l d n l chng trnh o to k s v qun l cng nghip khng phi l mt k s thc th. Khng lu sau , n khong nm 2003, qun l d n c mt bc nhy vt vo giai on trung tm, cc cng ty s dng cc vn phng qun l d n trin khai cc cng tc qun l d n trong thc tin cho doanh nghip v qun l cc sng kin, cc hot ng mang tnh chin lc, ng mt vai tr quan trng i vi vn mnh ca doanh nghip.

T cc vn phng ca cc CEO xung n cc v tr quan trng khc, cc doanh nghip v cc t chc ca chnh ph u d n ha cc cng vic v ang tm kim cc nguyn tc truyn thng ca qun l d n to cho h nng sut sn xut cao hn v kh nng p ng nhanh hn i vi nhng s thay i ca iu kin th trng. S thay i ny b lm ng ti cc trng i hc m a ra rt nhiu chng trnh thc s v qun l d n, v rt nhiu kha hc cho cc sinh vin v cha ra trng, bao gm t nht l mt kha v qun l d n. iu g thc y s pht trin ny? Nn kinh t M ang pht trin v c c trng ha bi s thay i v thay i tnh cht ca cc d n; qun l d n l cng c ca doanh nghip trong th k th 21. ng dng ngy cng pht trin ca qun l d n phn nh s pht trin ca cc d n m chng ta c th tm thy trong ni lm vic ca mnh. Trong mi ngnh cng nghip v mi chuyn ngnh, cc t chc nhn thc rng h ang dc nhiu thi gian cng nh ngun lc vo cc d n, to ra ngy cng nhiu cc t chc hot ng theo d n. Trong qu kh c rt nhiu cng ty t xem mnh l nhng t chc lm vic theo d n. Cc cng ty t vn, cc cng ty c lin quan n xy dng, cc hng hng khng v cc i l v d nh U.S Army Corp of Engineer dnh hn 80% trong tng s 100% doanh thu/ngn sch hng nm cho cc d n. Tuy nhin, mt cng ty khng nht thit phi hon ton ph thuc vo cc d n phi i ph vi cc thch thc trong vic qun l nhiu d n hay thu li nhun t vic p dng cc nguyn tc qun l d n. Ngay trong trng hp ch vi 20% ngn sch hay doanh thu hng nm c dnh cho cc d n, bn cng c th t xem t chc mnh hot ng theo d n. N khng gi cho bn vic c hn ch cc hot ng ca ton b cc phng ban hay mt cng ty trong mt d n khun mu m mun ni ln rng nu 1/5 ngn sch hay doanh thu da vo cc d n, th s ci thin ng k hot ng ca cc d n ca bn s c mt tc ng ln tt c cc im mu cht. Cun sch ny d nh c vit cho cc nh qun l ca cc t chc hot ng da trn d n. Cc CIO, cc qun l phng ban, cc qun l chng trnh, v cc qun l d n cp cao b thch thc bi cng vic qun l d n chun ha cc quy trnh ca cc d n ang c qun l s tm cc chin lc v cc tiu chun mang tnh cht n by nhm chng minh cc nguyn tc ca qun l d n.

i vi cc mc tiu ca chng ti, cc t chc lm vic theo d n c th l mt phng ban, mt b phn, hay ton th mt cng ty. Cc c quan chnh ph, v cc t chc phi li nhun nn t xem mnh nh cc ng vin cng nh cc t chc c li nhun. Cc cng ty lm vic theo d n truyn thng thng thng ch tp trung vo nhng chng trnh d n rt ln. Th h mi ca mt doanh nghip a d n thng bao gm cc d n nh hn, mang tnh c lp. Vic ti u ha hot ng ca mt d n l mt iu rt kh khn, vic ti u ha ng thi nhiu d n yu cu mt phng php r rng v qun l. Khi chng ta ang ti u ha mt phn d n mt doanh nghip, chng ta khng th lng qun nhng phn khng lin quan trc tip n d n. Mc tiu ca cun sch l cung cp cc phng php v cu trc cn thit vn hnh mt t chc thnh cng trn nhiu d n khc nhau. Nguyn tc ca qun l d n cng c pht trin mt cch hon chnh, n c th hin trong cc ti liu, trong hng trm cun sch, nhm gip chng ta qun l mt d n mt cch tt hn. Ni dung chnh v nhng kin thc v qun l mt t chc a d n t c xy dng hn. Cun sch ny, vi mc tiu l ngun ti liu cho cc nh lnh o ca t chc hot ng da trn cc d n-phi th hin nhng vn ny. Mt CIO, hay gim c k thut, ph gim c pht trin sn phm mi, mt ch s hu ca mt cng ty xy dng hay t vn khng th ti u ha hot ng ca d n ti t chc ca mnh nu nh ng ta khng th ni c th ngn ng v qun l d n. Ngoi ra, nguyn tc v qun l d n l khng cho vic qun l ton b cng ty. V vy, mc tiu chin lc ca cun sch ny l cung cp mt cch c ng v cc ch qun l d n truyn thng v a ra nhng hng dn cho vic qun l t chc. Phn I gii thiu hai lp tp trung cho d n v tp trung cho doanh nghip, n gii thiu v cc nguyn tc qun l d n v trnh by cc c hi c sn i vi nhng cng ty tp trung vo vic qun l d n nh l mt li th chin lc. c gi c th s tm hiu v cc li ch chin lc ca qun l d n i vi t chc ca mnh v c th c c tm nhn v nhng yu t to nn thnh cng ca mt t chc lm vic theo d n.

Phn II cha ng cc minh ha v nhng nguyn tc qun l d n bao gm vic la chn d n, hoch nh chi tit, kim sot d n, qun l cht lng v k thut qun l ri ro. Cc chng c xy dng th hin mt cch chi tit y cho cc nh iu hnh h hiu v cc k thut m mt nh qun l d n phi bit s dng. Trong cc chng ny, vn trng tm chnh l nhng phng php qun l mt d n n, nhng vai tr ca ngi iu hnh l rt c bit. Vi mc hiu bit nh th, cc nh lnh o ca mt t chc hot ng da trn cc d n s hiu rng cc quy trnh no v cc hot ng no cn thit phi c thc thi cng nh s ng gp ca chng i vi s thnh cng ca mt d n. Mt nh qun l d n c kinh nghim phi c kh nng s dng cc chng nh ngun ti liu c ng, vch ra cc hot ng qun l mt d n cn phi c. Tuy nhin, ch rng, nu bn cn tm kim nhng ch dn chi tit v cc li khuyn lm th no qun l cc d n, th tt hn nn tm hiu trong cun sch trc ca tc gi, The Fast Forward MBA in Project Management, cng c xut bn bi nh xut bn John Wiley & Sons. Phn 3 xc nh nh hng ca yu t con ngi n s thnh cng ca d n. Khng mt ngi lnh o hay mt nh qun l d n no c th chi b tm quan trng ca mt nhm c s on kt vi mt khng kh lm vic tch cc. Chng ta cng khng th no nh gi thp gi tr ca thi lm vic mang tnh ng i. i vi mt s ngi, vic t c yu t v mi trng lm vic i nhm nh th cn quan trng hn vic phn tch ng li v hoch nh cc ri ro. Thay v tranh ci v cc vn tng i quan trng, cun sch ny trnh by c kha cnh khoa hc ca qun l d n ( Phn II) v kha cnh ngh thut ca vic lnh o nhm ( Phn III) nh nhng iu thit yu i vi s thnh cng ca d n. So vi phn II, phn III trnh by v cc nguyn tc c bn c xy dng rt k, nhng c s khc bit v mt kha cnh quan trng: Nhng cun sch ni v vic xy dng nn cc nhm lm vic thnh cng thng nhiu hn nhng cun sch vit v qun l d n. Cc ch trong phn ny c chn la mt cch c bit bi v chng phc v cho mi trng qun l d n Cho nhng nhm mang tnh cht tm thi, thng thng bao gm nhng ngi hot ng trong cc b phn khc nhau ca mt t chc (trong mt s trng hp c th t cc cng ty khc nhau) v c th l nhng ngi n t cc vng a l khc nhau. Bi v l do m s c ba chng c dnh ra ni v vic xy dng mt nhm d n mt cch thnh cng. Vic qun l d n tt rt cn thit cho s

thnh cng ca d n, nhng n khng cho mt t chc lm vic theo d n. Phn IV s trnh by mt ci nhn v m v cc t chc lm vic theo d n: bao gm cc qu trnh v h thng cn thit gim st nhiu d n khc nhau, nhng thch thc v mt lnh o lin quan trong thc tin xy dng cc d n, v cc kh nng khc vt ra ngoi khun kh v qun l cn thit cho s thnh cng ca mt t chc lm vic theo d n. Mt phn ba ni dung ca cun sch ny c xut bn trc y, cho thy rng qun l d n l mt l thuyt ang c hon thin. Thay v vit li nhng g c thc hin trc y, chng ti phi bin son li. C mt s phn cn thit phi mi m: chng va th hin nhng k thut c in nhng cng phi th hin mt ci nhn mi m (Chng 4,5,6 v chng 7 c kt mt s lng ln cc ch cung cp mt ci nhn tng quan nht), hay chng trnh by nhng suy ngh mi nht v cc ch qun l cc t chc da trn cc d n. Nu bn ch c mt cun sch v qun l d n th khng c hi vng hiu tt c nhng g cn phi c cho mt ch . i vi bt k mt d n tt no, cun sch ny cng c mt mc ch c bit vi s gii hn v phm vi. Bi v cun sch c gng bao trm mt phm vi rng ln, nn n cng b hn ch trong vic trnh by tt c cc ch mt cch su sc. i tng mc tiu Cc nh qun l d n c kinh nghim, cc nhn s ca b phn trin khai d n, v cc nh lnh o ca cc t chc a d n khng mun c tt c cc chi tit v cch thc qun l mt d n. Tng t nh th, mt s ch c gi tr lin quan n mt s d n nht nh nh vic thu mua, v d bo c xem nh l cc ch qu c bit. Nhng c gi hm m cun sch ca Vin qun tr d n: A Guide to the project management Body of Knowledge (PMBok) s nhn thy rng tt c cc ni dung ca cun sch ny c hiu chnh theo PMBok, cc thut ng c s dng trong cun sch ny khng xung t vi cc thut ng c trong PMBok. Tuy nhin, phm vi ca cc cun sch ny c s khc bit trong phn cc nh ngha, v vy khng phi bt c ch no trong cun sch ny cng c th c tham kho trong cun sch kia.

Tm li, ni dung ca cun sch ny da vo nhng nhn nh v quan st v cc thch thc i vi vic qun l mt t chc c cu trc hot ng theo d n. Trong hn mt thp nin, cng ty ca chng ti v ang chuyn nhng nguyn tc c kim chng theo thi gian v qun l d n cho cc cng ty khc trong tt c cc ngnh kinh t. Chng ti thy c nhng s thay i ln v s nhit tnh trong vic qun l d n, v nhng vn qu ca t chc cn thit cho s thc thi hnh ng. Cc cng ty ban u cn do d trong vic chi ngn sch cho mt vi ngy hun luyn sau ny trang b i ng nhn vin vi mt vn phng qun l d n ton thi gian, vi cc nh lnh o d n c kinh nghim, v trang b cho cng ty mnh cc phn mm qun l d n. i vi nhng ai trong chng ta ang lm vic trong lnh vc ny v nhn thy tim nng ca cc t chc lm vic theo d n, ng lc ca h bao gm s hng khi v nhng nguyn nhn gy s cnh bo. S tha mn ca chng ta cng c th d dng hiu c. S cnh bo bt ngun t nguy c gn lin vi tnh trng qun l mang tnh cht phong tro, nht thi. Hu nh tt c mi ngi c hn 10 nm kinh nghim u thy t nht mt ln hin tng trong t chc ca mnh hon ton ch bng vic hun luyn, biu ng, v cc phn mm ch tm ra cc tng mi. Nhng cc ng li tt hn u bin mt ngay sau khi mi ngi tr li lm vic bnh thng, iu cng c th xy ra i vi vic qun l d n. Vic lnh trch nhim xy dng mt t chc lm vic theo d n tt hn mang li ngha to ln cho cc t chc, nhng vic thc hin th khng d dng cht no. Cun sch ny nh hng cho con ng thc hin tr nn ng n hn, d dng hn, v trn ht ci thin cht lng lm vic trong cuc sng ca tt c mi ngi ang hot ng trong mi trng cc d n.

ERIC VERZUH MC LC PHN I: CC TNH HUNG QUN TR D N

1. Qun tr d n l mt sc mnh chin lc 2. Dn dt s thay i cho mt t chc lm vic theo d n PHN II: CC NGUYN TC QUN TR D N

3. Chn la d n 4. Xy dng k hoch thc hin: Hoch nh, d bo v phn b ngun lc 5. t c s tha mn ca cc bn tham gia thng qua kim sot d n 6. n 7. Cht lng, Qun l cht lng, v qun l d n PHN III: 8. Mt XY DNG MT I NG D N CHT LNG CAO m hnh cho vic xy dng nhm lm vic Qun l r i ro c a d

9. nhau

Tnh

lut

mi

lin

kt

gi

tt

li

vi

10. Cc yu t thnh cng c bn i vi cc nhm o PHN IV: QUN L T CHC HOT NG THEO D N

11. Quy trnh Stage-Gate, cc tin trnh pht trin mt sn phm mi, mt tr chi hoch nh xut pht t tng trin khai sn phm 12. thin Qun tr d n doanh nghip: Con ng n s hon

13. To mi trng cho cc d n thnh cng trong t chc ca bn 14. S tch hp qun l d n vo doanh nghip

Ph lc PHN MT CC TNH HUNG QUN L D N Qun l d n hin i c s dng trong nhng nm u ca thp nin 1950, v tri qua s pht trin bng n trong sut thp nin 1990. Cc cng ty trong mi lnh vc ca nn kinh t, bao gm cc cng ty phi li nhun v cc t chc ca chnh ph pht hin ra nguyn tc ny c nh th l ln u tin n c chng minh . S chuyn dch theo hng qun l d n phn nh nhiu s chuyn dch khc trong mi trng lm vic: S cnh tranh ton cu, vic s dng lao ng mt cch tm thi tt c cc trnh trong t chc, v nhng bc pht trin nhanh chng ca trnh cng ngh. i vi mt cp no , cc nguyn tc qun l d n th kh n nh v sn sng c p dng, cc nn tng cho vic qun l thnh cng mt d n hu nh khng thay i trong vng 25 nm qua. Cc nh qun l cho d n c th xem xt cc cng c v ti liu trin khai v qun l mt d n. Nhng rt nhiu cng ty tin n nhng gii hn ca nguyn tc: Nhng c s v qun l mt d n n l khng cho vic qun l tp hp mt s cc d n c lp. Bn cht ca cc d n mi mt d n u mang mt nt ring v thi gian tn ti, ngn sch, sn phm, yu cu v nhn s v ri ro thng b phng i khi s lng cc d n tng ln. Khi mt phng ban, hay ton th cng ty dnh nhiu thi gian, ngn sch v nhn s vo cc d n, h cn phi nm vng cc nguyn tc v qun l mt d n v mt t chc vn hnh theo d n.

 c th hiu cn k tt c cc vn , chng ta cn hiu lm th no i n . L thuyt v qun l ra i v pht trin trong th k th 20. Frederick Taylor, Peter Drucker, Alfred Sloan, W. Edwards Deming, v rt nhiu nhng ngi khc pht trin v thc hnh nhng l thuyt v qun l t chc tr thnh c s cho cc cng ty hng u th gii. Song song vi s pht trin ca l thuyt, cc k thut qun l d n cng c pht trin, ln u tin trong khong gia thp nin 50. Hu ht vic qun l d n b lng qun bi cc trng ging dy v qun l v bi cc nh qun l chuyn nghip v phn ln mi ngi khng hot ng theo d n. Mi chuyn bt u thay i vo khong gia ca thp nin 1980. Cc yu t v kinh t v cng ngh c kt hp vi nhau lm tng s lng cc d n v cc cng ty. Lc u, cc vn ca cc d n c xem l lnh vc ca cc k s, cc lp trnh vin v nhng nhn vin khc ang lm vic trc tip trong nhm d n. Nhng cu tr li c tm thy trong cc nguyn tc v qun l d n hin ti. Tuy nhin, ngy nay, cc nh iu hnh ang thc s quan tm n cc d n v vic qun l d n. Nhng g thay i khng ch l ngy cng nhiu ngi cng hot ng trong d n m l t l phn trm ngn sch v/hoc doanh thu phn b cho d n c s nhy vt ng k. Khi cc d n c t hn 10% trong cc hot ng ca chng ta, n c th c xem nh l khng bnh thng. S tht rng s rt kh khn trong vic nh gi d n v yu cu mt i ng nhn s c cc chc nng cho chnh l mt th thch, tuy nhin, cc cng c qun l d n xc nh c cc vn ny. Khi mt d n tr thnh 30, 50 hay 70% cc hot ng ca mt phng ban, th chng s i hi mt s ch tm khc. Cc nh iu hnh c o to v l thuyt qun l trong th k 20 nhn ra mt s tch bit ngi ta thng tp trung vo nhng nguyn l v li th kinh t nh quy m v s ci thin quy trnh cng thc thi mt cng vic vo nhng li mong mt kt qu tt hn . Tuy nhin,,cc d n lun lun lm nhng iu mi m . Nguyn tc m chng ta s dng lm cho chic tu ha chy ng gi l khng cn thit i vi nhng ngi gip chng ta xy dng mt ng ray mi.

 y c mt cch nhn khc na v vn : Khi cng vic ca chng ta mang tnh lp li lnh vc sn xut l mt v d c in), php n d xa cho mt t chc nh l mt c my m cc cu trc v quy trnh l nhng bnh rng p ng mt mc tiu. Vic iu chnh tt mt c my chnh l cch thc phn tch v ci thin cc tin trnh xc nh cng nh cc cu trc chp hnh. Nhng hy tng tng rng cc bnh rng lin tc thay i kch thc v vn tc, hot ng mt cch ngu nhin. Cu hi t ra l lm th no chng ta c th qun l c nhng c my nh th? Phn I ca cun sch ny gip chng ta hiu cc vn ca mt t chc hot ng theo cc d n, cc cu hi c cung cp trong nguyn l v qun l d n v trong cc ch dn m cng ty chn tn dng nhng c hi c to ra bi cc d n. Chng 1 cung cp mt ci nhn tng quan v qun l d n. N bt u bng vic gii thch ti sao vic qun l mt d n c s khc bit so vi vic qun l mt hot ng ang din ra v ti sao nguyn tc qun l ring l c lin quan n vic xc nh nhng s khc bit . Chng ta thy rng mt mc cao hn, lm th no mt d n c chn; lm th no cc nh qun l d n thit lp mt hng i r rng cho cc n lc, bao gm cc chi tit v k hoch qun l cng vic v cc ri ro; v cc hot ng chun b tr thnh nn tng ca s thnh cng trong qun l v phn pht cc sn phm nh th no. S chuyn hng n cc cng vic theo d n mang n nhng c hi cng nh thch thc. Chng 1 cng a ra cu hi rng c phi kh nng qun l d n ca mt cng ty ch n thun l s am tng v sch lc, hay l vic xy dng nn mt u th v chin lc cnh tranh. Nu n l mt kh nng v chin lc, c ngha rng vic hiu v qun l d n tr nn quan trng i vi cc nh qun l v t cng ty s iu chnh cu trc ca n v cc tin trnh nhm ci tin hn na cht lng ca cc d n. Chng 2 cung cp mt tm nhn v mt mi trng dn n thnh cng cho cc d n, tc gi Graham v Englund xc nh cu trc ca t chc v cc tin trnh cn thit thc y cho s thnh cng. H cng nhn mnh n vai tr ti quan trng

ca cc nh qun l cp cao trong cc t chc hot ng theo d n. S chc chn ca d n ty thuc vo s h tr nhit tnh v tn tm t cc nh qun l. Vic chuyn i sang dng t chc c quan h gn gi vi cc d n cng phi i mt vi nhng nguy c. Chng 2 cng s cp n nhng ri ro gn lin vi s thay i ca cc t chc c quy m ln, v to ra mt ci nhn cn cnh v qu trnh thay i v nhng thuc tnh ca nhng tc nhn gy nn s thay i mt cch thnh cng. Cui phn I, bn s hiu v tnh hung qun l d n tm quan trng ca cc d n i vi cng ty ca bn v nhng g lm nn s thnh cng ca mt t chc hot ng theo cc d n.