MBA trong tm tay - Qun l d n (Phn 2)

Bnh minh ca th k 21 chnh l s thay i rng khp ca nn kinh t ton cu. Kh nng nhanh chng thch nghi c vi s thay i v quan trng hn, lo li s thay i , tr thnh yu t sng cn cho cc cng ty xuyn sut nn kinh t. Chng ny m t cch thc lm th no nguyn tc qun l d n pht trin v tr thnh nng lc chin lc trong cc cng ty mi quy m khi tt c chng ta thch nghi vi tc thay i ngy cng nhanh chng. Ni dung ca n c tch ra thnh hai phn: Phn th nht cung cp mt ci nhn tng th v nguyn tc qun l d n; Phn th hai minh ha ti sao qun l d

n l mt tim nng chin lc v cc cng ty ang lm g tn dng cc cng c k thut qun l d n. NGUYN TC CA QUN L D N

C s hiu v qun l d n l hiu bit v d n. Mt d n c nh ngha l Cng vic mang tnh cht tm thi v to ra mt sn phm hay dch v c nht. Cng vic tm thi s c im bt u v kt thc. Mi khi cng vic c hon thnh th nhm d n s gii tn hoc l di chuyn sang nhng d n mi.

Cch d dng nht hiu d n l g chnh l xc nh nhng g khng phi l d n. Nu mt d n mang tnh c nht v tm thi, th nhng hot ng ang din ra li khng mang tnh cht nh th; v d nh: v ng. v Trin khai mt gi phn mm x l cc n xin vay ti mt t hp Pht trin mt phn mm d bo thi tit c chnh xc cao hn l

mt d n; S dng m hnh d bo thi tit hng tun l mt qu trnh hot

tn dng l mt d n; X l cc n xin vay tin tr thnh mt hot ng mang tnh cht lin tc. v hot ng. Vic lp t cc robot sn phn v ca cc xe t ti mt nh

my lp rp l mt d n; trong khi qu trnh sn xe chnh l mt qu trnh

Vic son tho mt loi ti liu chuyn mn v qun l cc ri ro

l mt d n; Trong khi vic thuyt trnh ti liu cho khch hng mt cch thng xuyn li chnh l mt hot ng mang tnh tip din.

S CN THIT C MT NGUYN TC KHC BIT

nh ngha ca mt d n cho ta thy ti sao cc vn v cc d n l kh rc ri nu chng ta ch c mt con ng thc hin chng mt cch ng n th lm sao chng ta c th hi vng c vo kh nng thnh cng? Xem minh ha 1.1.

V nhn s: V mt d n lun c im bt u v im kt thc, nn i ng nhn s ca d n cng th. D n ca cng ty bn cng mang tnh c nht th kh khn trong vic thit lp mt nhm c nhng k nng hn hp cng ln. Vn ny c th c gii quyt bng cch thc thi ng thi nhiu d n, vi lng thi gian khc nhau v nhng yu cu khc nhau v i ng nhn s. Bn c th cn mt nhm nhn s khong 500 ngi thc hin mt d n trong qu ny nhng ch cn mt na s lng ngi nh th trong qu tip theo. Nhng ngi s n t u? V ri h s i u? Vic cn i gia cc d n ang m trch vi s lng nhn s v cc ngun lc l mt nng lc t chc then cht.

V ngn sch: Phn ln cc chu k ngn sch c thit lp phn nh cc chu k v k ton tun th theo cc quy nh ca s thu v - Internal

Revenue Service v cc c quan nh nc khc. Tuy nhin, cc d n c dn dt bi cc yu t khc v thng thng khng i n chu k k ton tip theo. Nu bn ang bt u mt nm ti kha v nhn thy rng i th gn bn nht ang tng tc trong vic tung ra mt sn phm c ci tin, bn s khng mun ch n nm ti c ngn sch nhm thc hin cc n lc pht trin sn phm. V thm quyn: Khi vn chnh tr lin quan n con ng pht trin ca d n, chng ta thng cho rng cu trc quyn lc c thit lp nhm qun l nhng hot ng ang din ra khng phc v cho d n. iu khng c g l ngc nhin, v cc d n thng thng i hi s hp tc v tham gia trong phm vi ranh gii chc nng thng thng trong cng ty. Bn cht c nht ca d n mun ni ln mt iu rng mt ng thng n v thm quyn ng ra l mt ngoi l hn l mt quy tc cho cc d n. nh gi, c lng: Khi mt d n mi c xem xt, thi gian hon tt v ngn sch c d on thit lp cc mc tiu v mt ti chnh nh t l li nhun trn u t. Tuy nhin, cn c vo vic nh gi, c lng i hi s d on trong tng lai, cc chi ph v cc mc tiu thng thng c xy dng da trn nhng gi nh hn l thc tin. Nhm d n c yu cu phi to ra c mt iu g mang tnh c nht; c ngha rng h s gii quyt cc vn mi pht sinh i mt vi cc tr ngi khng th lng trc c. Thm ch nhng d n c nhng im ging vi cc d n trc y cng kh c th c d on bi hu ht cc d n thng cha ng qu nhiu nhng yu t khc nhau. Vic giao tip: Nu con ngi l ng c cho vic hon thnh cng vic, vic giao tip s l yu t trng tm em li hiu nng sn xut. Chng ta c th d dng hiu c ti sao Giao tip lin tc mt cch c hiu qu gia cc thnh vin c lin quan n d n c xem nh l mt yu t dn n s thnh cng ca d n (1). Cc d n yu cu s cng tc, nhng n lc hp tc t cc nhm d

n a chc nng v mang tnh tm thi phi ti lp cc knh giao tip c bn cho mi d n. V mi d n u phi i mt vi nhng thch thc, nn vn s kh khn hn khi mt cng ty hay mt phng ban c hng chc hay hng trm d n. Mi mt d n s c nhng ri ro ring ca n, c cc bn tham gia, cc knh thng tin, v cc yu cu v ngun lc. Nguyn tc qun l d n c lin quan n vic xc nh nhng thch thc ca tng d n ring l v lin tc gn lin vi vic xc nh cc vn phi i mt ca cc t chc hot ng theo d n.

S LC LCH S CA QUN L D N

Mc d lch s ca loi ngi c nh du bng cc d n t h thng cng dn nc thi Roman cho n h thng ng ray xuyn lc a chu M th qun l d n vn cha c pht trin thnh mt nguyn tc c lp cho n gia th k th 20. Bt u vi cc chng trnh v kh ht nhn sau chin tranh th gii th hai, mt s k thut chuyn mn c pht trin hoch nh v qun l mt khi lng khng l ngn sch v lc lng lao ng. c bit n nhiu nht l k thut c lng v kim tra d n PERT (Program Evaluation and Review Technique) v phng php ng ti hn CPM (Critical Path Method), chng tr thnh cc k thut tng ng trong vic hoch nh d n. (C PERT v CPM cha dng nhiu hn cc k thut hoch nh, nhng vi cc th hoch nh m n to ra, c gi l biu PERT v biu ng ti hn CPM, c s khc bit nhau rt nhiu m mt s ngi vn lm tng v nh ng qun l d n vi biu PERT v CPM.)

PERT v CPM c pht trin trong thp nin t 1950 n 1960 tr thnh mt cng c thng dng trong cc chng trnh khng gian v chng trnh phng th, nhng ngi ta thy s hn ch trong vic s dng chng cho cc ngnh cng nghip ny. T gia thp nin 1960 n gia thp nin 1980, cc phng php qun l d n c pht trin v hon thin nhng vn ch c hng ng bi mt lng ngi hn ch . Ngay c ti cc trng i hc, qun l d n cng thng c ging dy trn nn tng gii hn ti mt s trng o to k s. Tuy nhin, trong thp nin 1990, s quan tm vo qun l d n tng ln bi s hi t ca nhiu yu t. Cng ngh my tnh to nn mt s khc bit ng k trong cch lm vic ca chng ta. C rt nhiu my tnh v phn mm mnh cho php d dng s dng cc k thut qun l d n. Ngy nay, cc phng php qun l d n khng c s thay i nhiu so vi mt th h trc , nhng n c chp nhn trn hu ht cc lnh vc cng nghip. CC CHC NNG CA QUN L D N Nguyn l qun l d n bao trm mt phm vi rng ln cc khi nim, cng c, v cc k thut c xy dng nhm to ra s hiu qu trong vic chn la v thc thi cc d n. Hnh minh ha 1.2 phn tch nguyn l qun l d n thnh cc chc nng chnh m mt t chc phi tin hnh trin khai d n t tng tr thnh hin thc.

Minh ha 1.2 Cc chc nng ca qun l d n (Xem sch) Chn la d n

Vic theo ui mt d n ph hp vng quan trng nh tnh hiu qu trong cch thc thc thi d n. Vic chn la d n bao gm cc hot ng ch yu sau y:

To ra mt tnh hung doanh nghip cho d n: Tnh hung doanh nghip m t mc tiu ca d n v cc li ch c lin quan n mc tiu ca cng ty; xc nh cc mc tiu v ti chnh cho d n, v d nh t l li nhun trn vn u t, t sut thu nhp ni b, thi k hon vn, cng nh cc c lng v ngun lc, v chi ph v nhn s. c xem nh l nhng ti liu c bn lin quan n d n. iu chnh mc tiu ca d n trong t chc: Vic iu chnh d n, kim tra cc mc tiu ca d n theo cc mc tiu chin lc cho cng ty v cho cc bn tham gia d n. V du, nu nhiu b phn phi cng hp tc vi nhau trong mt d n, th nn hiu lm th no cc d n gip nhng b phn hon thnh cc mc tiu ca h. Thc hin u tin ha d n trong nhm nhiu d n v cc hot ng ang c trin khai: Mi mt cng ty u c nhng gii hn v thi gian, nhn s v ngn sch cho cc d n. V vy, mi mt d n phi c nh trng s trn cc ngun lc sn c c cam kt cho cc d n.

iu quan trng phi nhn bit l ngi qun l d n phi chu trch nhim trong vic thc hin d n t khi c lin quan n cc hot ng chn la. Cc nh qun l iu hnh thng thng xy dng cc tnh hung doanh nghip v cch thc kim tra nhm mc ch iu chnh mc tiu d n. Cc nh qun l iu hnh s thc hin sp mc u tin cho cc d n, trong bao gm cc ri ro,

ngi qun l d n, v t chc-nhng yu t gii thch ti sao chc nng qun l ri ro bao hm vic chn la d n. nh ngha

Sau khi mt d n c chn, mt ngi qun l d n c ch nh v tin hnh cc cng vic lm nn tng cho s thnh cng ca d n. Cc hot ng phn nh d n bao gm:

Xc nh tt c cc bn tham gia vo d n v thc hin ti liu ha cc mc tiu v cc vn c lin quan: Cc bn tham gia bao gm cc khch hng, cc nh cung cp, cc thnh vin chnh ca nhm d n v cc nh qun l h tr trong cng ty. Xy dng mt mi quan h vi nh bo tr cho d n: Nh bo tr l mt nh qun l iu hnh trong t chc v chu trch nhim cho s thnh cng ca d n. Trong khi ngi qun l d n thc hin cc cng vic gim st hng ngy,nh bo tr li to ra quyn lc iu hnh cn thit c th vt qua cc cn tr trong t chc.

Ghi nhn cc mc tiu v rng buc ca d n c s dng cc bn tng trnh cng vic hoc cc ti liu tng ng: Cc mc tiu v rng buc ca d n c th bao gm phm vi, ngn sch, cc im mc chnh, cu trc phn quyn cho d n, s o lng mc thnh cng, cc chun mc giao tip, v cc

c s hay gi nh c th nh hng n d n. Ti liu ny sau c k bi cc bn tham gia d n, cho php thit lp mt tha thun mang tnh c s. Vic nh ngha d n l mt nn tng cho s thnh cng ca d n bi v n thit lp mt s thu hiu tng qut v cc mc tiu v phm vi rng buc ca d n. Khng c n, nhm d n s mt i nh hng.

Vic hoch nh

Vi mt mc tiu r rng, c ti liu ha bng cc bn bo co cng vic v tnh hung doanh nghip, nh qun l d n s xy dng k hoch thc hin, trong m t ai, ci g, khi no, u, v lm th no hon tt d n. Vic hoch nh thng thng bao gm cc hot ng sau y:

Xy dng mt bn m t chi tit cc cng vic trong d n s dng mt cu trc phn tch cng vic - work breakdown structure (WBS). Cu trc WBS phn tch cng vic ca d n thnh cc cng vic nh, ring l, ging nh mt s t chc phn b thm quyn trong mt cng ty.

Phn tch th t ca cc cng vic: i vi tt c cc cng vic trong WBS, phi hiu c cng vic no cn c hon thnh trc cng vic no. Mt s c in cho vic phn tch ny gi l lc mng d n. (C PERT v CPM l mt dng ca lc mng d n).

D on cc cng vic xc nh cc yu cu v: k nng, thit b, n lc, v cc loi vt liu cn thit. Ngay c khi tnh hung doanh nghip cung cp mt s c lng chi ph cp cao, cng cn phi nh gi mt cch chi tit phn b cc ngun lc nhm hon tt cc tc v.

S dng cc thng tin chi tit t cu trc phn tch cng vic, lc mng d n, v cc c lng v tc v to nn cc c lng t di ln cho d n. Ni mt cch khc, cn phi cng thm cc chi ph, c lng thm v k hoch thc thi nhm xc nh chi ph v thi gian ca ton th d n.

Thit lp ti liu hoch nh chi tit v d n, xc nh thi im bt u v kt thc, cc trch nhim, cng nh cc tiu ch hon thnh cho mi tc v.

Xc nh s lng nhn s trong nhm v cc k nng cn thit: i vi cc thnh vin lm vic bn thi gian, xc nh thi im i hi cc k nng v n lc ca h. Vic chun b nhn lc cho nhm d n thng thng i hi thng lng vi cc nh qun l d n khc hoc cc nh qun l chc nng.

Chun b cc bng hp ng cho cc nh cung cp c tham gia vo d n. Kim sot d n Chc nng kim sot c th c v nh vic li mt chic xe. Ngi li xe quan st xe c v cc iu kin mi trng xung quanh, li xe hng v ni cn

n, thc hin cc hnh ng ng n gii quyt cc tnh hung khi cc tr ngi v s vic bt ng xy ra. i vi mt nh qun l d n th vic dn dt mt d n bao gm cc tc v sau y: Theo di tin trnh ca d n theo k hoch: Cc d n thng thng qu ln c th c nh gi mt cch ch quan cho tin trnh t c. M thay vo , chng ta phi c nhng s o lng xc nh, v d nh t l phn trm ca ngn sch c s dng ti thi im hin ti. S chi tit ca ca k hoch d n cho php cc o lng chi tit v chi ph v quy trnh thc hin. Chng ta c th thy c tc v no tr, tc v no c thc hin sm, v ci no phi s dng nhiu s n lc hn hay t hn so vi d on. Lin lc vi cc thnh vin trong nhm v cc bn tham gia d n: Bi v thc t v cc d n him khi i theo ng nh k hoch, s lin lc lin tc, c mc ch l cn thit gi tt c cc bn tham gia d n hiu nhau v cng nhau hp tc trong cng vic. S lin lc gia cc bn tham gia d n bao gm vic thng bo cho cc khch hng cng nh bo co ln cc cp qun l. Thnh lp nhm d n v quan tm n tnh trng ca nhm: Thnh lp mt nhm c ngha l tp hp mt nhm ngi khc nhau vo mt nhm cng chia s mt mc tiu chung . Hy c thc xy dng v duy tr nhng mi quan h tin tng ln nhau . Hy theo di cht lng ca vic ra cc quyt nh trong nhm bo m s ph hp v tnh cng tc v nng sut. Duy tr cn i cht gia chi ph, k hoch v cht lng: Trong qu trnh chn la v nh ngha d n, cc bn thng nht v nhng g s lm, chi tiu bao nhiu, v khi no th chng s c thc hin. Mi e da ln nht i vi s cn i l vic thm vo cc cng vic v tc v trong sut qu trnh thc hin d n. Tt c cc thay i trong d n c nh hng n chi ph, k hoch hay sn

phm phi c s ph chun t nh qun l d n, cc khch hng, v cc bn tham gia khc b nh hng bi d n. Thc hin cc hnh ng kp thi gi cho d n ng tin . Qun l ri ro

Bi v mi d n mang tnh cht duy nht nn mi d n cng tim n mt mc khng chc chn kh cao. Qun l ri ro l mt hot ng thc tin mang tnh h thng ca vic xc nh v lm gim cc nguy c tn ti trong d n v mi trng ca d n. Vic hoch nh cho cc ri ro c bt u trong sut thi k xy dng cc tnh hung doanh nghip, v tip tc thng qua giai on nh ngha v hoch nh v mi mt chc nng trn cho php mt gc nhn chi tit hn v d n. Trong chc nng kim sot, cc hot ng qun l ri ro phn nh cc hot ng kim sot khc khi chng ta theo di v lin h vi mi ri ro v nu cn thit, thc hin cc hnh ng i ph vi cc ri ro.

Qun l cht lng

Thc hin ng sn phm hay dch v theo ng yu cu ca khch hng khng phi l mt iu t nhin m c. Cc hot ng thc tin hnh thnh v pht trin trong nguyn tc qun l cht lng (c nh ngha bi Deming, Crosby ,....) c th c p dng cho cc nguyn tc qun l d n. S tch hp ny bt u khi d n c hnh thnh v a ra n khi kt qu ca n c to ra v chp nhn bi cc khch hng. Nhng thc tin trn da trn s thu hiu v nhng g khch hng mun, v vic hoch nh mt cch c ch nhm thc hin

chng, bao gm cc phng php bo m cho ra i nhng sn phm theo ng th hiu khch hng. Kt thc d n

Qu trnh kt thc d n vt ra ngoi gii hn ca vic chuyn giao sn phm cho khch hng. Ngoi vic bo dm s chp nhn ca khch hng, cc qun l d n phi gii tn cc nhm v c s h tng ca d n. Mt mc tiu ln nht ca vic kt thc d n l rt ra nhng bi hc kinh nghim t d n v c th truyn t li cho t chc. Nh minh ha trong hnh 1.2, cc chc nng ca vic nh ngha, hoch nh v kim sot l xuyn sut d n . Mt iu quan trng phi nhn bit l d m d n c c xc nh v lp k hoch tt n th no i na th trong sut qu trnh d n c thc thi, cc thay i c th xy ra v i hi s iu chnh v phm vi, chi ph, k hoch, hoc cc iu khon rng buc khc. Khi chng xy ra, cc nh qun l d n s iu chnh li cc hot ng, bao gm vic nh ngha v hoch nh.