MBA trong tm tay - Qun l d n (Phn 4)

Trong mt cuc thi in kinh, hun luyn vin thng nhn mnh n nhng iu c bn ca cuc thi trong sut qu trnh luyn tp, v r rng l khng c mt k hoch thi u no thnh cng m khng nm vng cc im c bn. Cc n lc trong vic thc hin cc d n thng nhn mnh vo cc yu t c bn. Cho d cc chin lc ca chng ta tt th no, vic thc thi km ci cng dn n tht bi, l mt vn mang tnh chin thut. Khi s chc chn v tc thc hin lm cho chng ta c kh nng thay i chin lc th iu ny s tr thnh mt sc mnh chin lc. V d sau y minh ha cch thc mt d n qun l- tng ch l mt chng ngi vt li c th thay i k hoch ca cuc chi.

U TH CHIN LC Cc yu t c trnh by s lc trong phn trc cho thy cc d n ng mt vai tr rt ln trong t chc. Tuy nhin, v l do mt cng ty c th c nhiu d n, v nhiu d n quan trng, lm th no lm cho cc d n tr thnh mt sc mnh chin lc? C hai cu tr li c bn cho cu hi trn: Lm tt hn kh nng cnh tranh v gim ri ro. Trong mt cuc thi in kinh, hun luyn vin thng nhn mnh n nhng iu c bn ca cuc thi trong sut qu trnh luyn tp, v r rng l khng c mt k hoch thi u no thnh cng m khng nm vng cc im c bn. Cc n lc trong vic thc hin cc d n thng nhn mnh vo cc yu t c bn. Cho d cc chin lc ca chng ta tt th no, vic thc thi km ci cng dn n tht bi, l mt vn mang tnh chin thut. Khi s chc chn v tc thc hin lm cho chng ta c kh nng thay i chin lc th iu ny s tr thnh mt sc mnh chin lc. V d sau y minh ha cch thc mt d n qun l- tng ch l mt chng ngi vt li c th thay i k hoach ca cuc chi: Thng qua vic s dng cc phng php ci tin v qun l

d n tt, mt cng ty dch v ti chnh c th gim bt chu trnh pht trin sn phm mi t 14 thng xung cn 8 thng. Hin ti, cng ty c th cung cp sn phm mi vi khong thi gian ch bng 60% so vi cc cng ty canh tranh. iu ny to nn mt u th v chi ph (v u th v li nhun), nhng u th chin lc chnh l kh nng lun lun mang sn phm n th trng sm nht khi nhng c hi mi xut hin. C l khng c mt v d no tt hn v tm quan trng chin

lc ca tc nh trong trng hp ca cc cng ty sn xut phn cng v phn mm my tnh. nh lut Moore phat biu rng sc mnh ca my tnh s tng gp i trong khong thi gian 18 thng. n thi im hin

ti, n vn cn ng. S hm trong nh lut i vi cc cng ty sn xut phn cng l h phi lin tc thit k v pht trin sc sn phm mi. Thng thng c hai hay nhiu hn th h sn phm mi c pht trin ng thi. Cc cng ty pht trin phn mm cng trong tnh hung tng t, h phi lun lm vic cho cc phin bn phn mm mi nht tn dng sc mnh x l mi, kh nng ca b nh, cng p ng vi nhng i thay trong th trng. Trong cuc ua pht trin sn phm khng bao gi kt thc ny, cng ty no c th lun cung cp c cc sn phm tt nht n th trng th h s c nhng li th. i vi nhng cng ty tht bi trong vic duy tr s pht trin, h khng ch b b ri pha sau m cn b loi ra khi cuc ua. Qun l d an l mt trong nhng nng lc c bn cho php mt cng ty cung cp sn phm tt hn, nhanh hn, v chi ph thp hn. Mt trong nhng yu t thc y cho s pht trin nn kinh t

trong nhng nm 1990 l s ci thin v nng sut. Cng ngh mi cho php cc cng ty hon thnh nhiu cng vic vi t nhn cng hn. Cc cng ty nm vng v qun l d n s nhanh chng tn dng tng v tit kim chi ph mi m khng lm nh hng n cac hot ng ca cng ty. Mt khc, cc cng ty ang n lc vi tng d n thng thng phi dnh nhiu thi gian hn cho vic trin khai cc tng mi hn cho vn tit kim chi ph . V d, cc cng ty c ci t h thng phm mm qun l doanh nghip (ERP) ( v d nh PeopleSoft, Baan, SAP, vfa nhiu phn mm khc) lm gim chi ph v h thng thng tin, v quan trng hn l s c s hiu bit nhiu hn v hot ng ca h thng qua vic qun l nhiu thng tin tch hp. H thng ERP cho php cc cng ty tinh chnh hot ng v to nn s tit kim chi ph mt cch ng k. Vic trin khai cc cng c v quy trnh tng nng sut thng thng la phc tp; v vy, vic qun l d n tt l cn thit. Rt nhiu cng ty b ra hng triu la

trin khai h thng ERP nhng khng mang li kt qu. H b ln vo tnh hung phc tp trong qu trnh iu chnh phng php thc hin cng vic v tng thch vi h thng my tnh mi. l mt trng hp tht bi hon ton, lng ph tin ca, v tht bi trong vic thu c nhng u th cnh tranh m mt h thng ERP c th tao ra. Cc bnh vin v mng li chm sc sc khe cng i mt

vi yu cu i mi nhanh chng tn ti. H ang phi iu chnh v cp nht v thc tin hot ng trong t chc kim sot chi ph v ci thin cc dch v. Cc t chc thnh cng trong vic thc hin cc k hoch ti cu trc tr thnh nhng hng tin phong - cn s b tht bi phi b sp nhp hay b mua li bi cc i th cnh tranh. Cc v d trn minh ha vic thc hin cc d n hiu qu cho php mt cng ty ra nhiu mc tiu tng trng. Khi chi ph cho mi d n thp hn v hot ng ca chng nhanh hn, chng ta c th thc hin cc k hoch ci t nhiu hn c th l v hiu sut, v s tha mn ca khch hng, hay cc sn phm mi v th trng. S thc hin tt hn cc i th cnh tranh l mt l do qun l d n l mt th mnh chin lc. Vic qun ly ri ro li l mt l do khc. Mi mt n lc mi t vic trin khai h thng ERP n vic pht trin sn phm mi lun cha ng nhng iu khng xc nh, bao gm c cc iu tt ( cc c hi ) v xu ( cc rui ro). Thng thng, khi cc c hi cng ln, th cc ri ro cng tng ln. Chnh nhng iu khng chc chn ny khin chng ta c cm gic lo lng khi lm vic trn cc d n, thm vo , cc d n thng bt u vi cc gi nh nhiu hn l nhng iu thc t. V cc t chc c hot ng da trn cc d n ging nh mt tr t cc. Tuy nhin, vic a cc d n trnh xa cc ri ro cng ng ngha vi b i nhng c hi. Cau tr li l c th tham gia vo d n v qun l tt hn cc vn khng chc chn thc hin

cuc chi nhng ci thin t l thng cuc. Nhng ngi chi bi hc c cch m bi bng mt cch no , va nh ra nhng l bi c chia ra s nm bt c li th. H khng thng tt c cc vn bi, nhng h thng nhiu hn l thua, nh th l qu v khi ngi ta pht hin ra i tng m bi, c th sng bac s khng cho anh ta tip tc cuc chi. Cc k thut qun l d n l nhng phng php lm gim thiu nhng iu khng chc chn, v v vy lm tng kh nng thnh cng. Cho d l bn qun l mt trung tm v chi ph hay mt trung tm li nhun, mi khi bn tham gia vo mt d n ng ngha vi vic bn ang nm ri ro. Bn cng c nhiu d n th s cc ri ro cng tng ln hay cng gim ty thuc vo kh nng hoch nh v qun l d n ca bn. Cc k thut qun l d n lm gim nhng ri ro theo ba cch c bn sau y: 1. D on tng lai: Khi nhn thy c tng lai, bn s ci

thin c kh nng thnh cng mt cch ng k. Ti sao cc thuyn trng thng xem cc bng d bo thi tit mt cch rt cn thn. Cc k thut qun l d n khng cung cp mt bc tranh r nt v tng lai, m n ch ging vi cc k thut v d bo thi tit. Chng s dng cc kinh nghim trong qu kh hiu v hin ti v cung cp mt phm vi xc sut v cc kt qu tng lai. 2. Sm nhn dng cc vn : Nhng vn n gin, nh, s

d dng gii quyt hn so vi cc van ln. Cc cng c c cu trc ca qun l d n cho php chng ta nhn nh c cc vn v gii quyt chng. N bao gm vic loi b hoc ti nh hng cho cc d n i sai lch mc tiu hay b mt phng hng. S khc bit y l cc vn c pht hin sm hn, sau khi tiu tn mt lng t hn cc ngun lc v v th lm gim nhng thit hi.

3.

Ci thin s giao tip: Khng c nguyn nhn no c th gy

tht bi cho d n nh vic sai lch trong giao tip. Cho d l s hiu nhm trn bt c vn g, ti sao hay nh th no trong vic xy dng mt sn phm, th vic thng tin sai lch dn n nhng lng ph v cc n lc, thi gian, tin bc. Mi mt kha cnh ca qun l d n s ci thin c vic truyn thng tin, t cc k thut t c s hp tc ca cc bn tham gia n vic qun l v phm vi d n v cc phng php kiem sot chi ph. Cc nguyn tc s cung cp mt phng thc c cu trc v c h thng c th hiu bit v ng thun v mi mt vn : ci g, khi no, nh th no u v ngi no. Cc ri ro c lm gim s cho mt d n mt kh nng chin lc bi v n bin i phng trnh c hi - ri ro. N lm thay i cc quy lut ti chnh tn ti lu di rng li nhun cao i i vi ri ro cao. Bi v n cho php cc cng ty chi cc tr t cc ln v ginh c phn thng nhiu hn. Ni tm li, qun l d n c th l mt sc mnh chin lc v n gip cho cng ty mnh hn cc i th cnh tranh. N to nn nhng d n vi cht lng tt hn, vi d bo chi ph v thi gian chnh xc hn ng thi nhn din c cc vn sm hn. V th n cho php kh nng qun l danh mc d n tt hn chn c cc d n c t l li nhun cao nhat v loi b i nhng d n khng c k vng. Mt sc mnh chin lc l kh nng cung cp nhng li th cnh tranh. Trong th gii vi nhng s thay i nhanh chng, vn duy tr nhng u th trong hot ng ngy cng tr nn kh khn, lm tng tm quan trong trong vic nm vng nhng nguyn tc v s thay i. KH NNG CHIN LC Cc cng ty nhn thy v kh nng chin lc ca vic qun l d n c nhng phn hi bng cch thm vo ba thnh phn: Qun l danh mc, tnh ph

hp trong cc k thut v phng php qun l d n, v vn phng qun l d n. Qun l danh mc d n dng ch cc phng php c s dng chn v gim st d n. Thut ng qun l danh mc chnh l qun l danh mc u t v mi d n l mt s u t ca cc ngun lc gii hn ca cng ty. Nng lc qun l danh mc d n thng thng c bn thnh phn sau y: 1. Tiu ch la chn d n: Cc tiu ch ph hp dng chp

nhn cc d n v thit lp cc php o lng hot ng. Du hiu u tin chng t cc tiu ch la chn d n ang hot ng l c mt s d n c c b loi b. 2. iu chnh mc tiu: Nhng ngi chu trch nhim gim st

cc danh mc d n phi hiu tng tn cc mc tiu tng th ca cng ty v bo m tt c cc d n h tr cho cc mc tiu . 3. Hoch nh v ngun lc: Cc d n c sp xp mc u

tin ha v c chn la vi s thu hiu rng cng ty c gii hn v cc ngun lc nhn s v ngn sch. Phn ln cng ty thiu i thnh phn ny cho thy h ang thc hin cc d n vi kh nng thnh cng kh xa vi v th, h ch t c mc thnh cng mt phn trn tt c cc d n. 4. Gim st cc d n ang thc hin:V cc d n mang tnh c

nht nn s thay i v ngn sch, k hoch thc thi v th t u tin l nhng g c th xy ra. Thng th cc bo co v hoch nh tin trnh cho php nhm qun l danh mc d n t b cc d n sm hn, loi b cc d n khng p ng c cc tiu ch chn la, hay chuyn thm ngun lc cho cc d n c s thay i v th t u tin.

Tnh ph hp ca cc phng php v cng c qun l d n l nn tng cho vic ci thin hot ng tng th ca d n. Trong phn u ca chng ny, chng ta cho thy c rt nhiu thch thc ny sinh t thc t rng mt cp no , cc d n l c nht. Hnh 1.3 minh ha mc tiu ca vic s dng cc thc tin qun l d n trn tt c cc d n ca mt cng ty Cc thc hnh qun l d n thc y nhng g c lin quan, tng t cc d n, v vy chng gim tnh c nht, v ln lt lm gim mot s thch thc vn tn ti trong vic qun l nhng cng vic mang tnh c nht. Hnh 1,4 lit k cc cng c qun l d n tim nng c th c chun ha trong t chc. Cc cng ty thy c mt s ch li t cac cng c v phng php: Mt tp hp cc t vng c dng xuyn sut tt c cc d

n. Cc sai st bi s truyn thng sai lch c th c gim thiu khi tt c cc bn tham gia d n s dng cc thut ng chung tho lun v cc vn ca d n. Kh nng trao i d liu ca d n, c bit kt hp d

liu t cc d n con thu c ci nhn tng quan v d n ln hn. Cch thc thch hp s ci thin vic giao tip vi cc nh

qun l v cc khch hng. Cc phng php ph bin v cc im quyt nh hnh thnh

nn tin trnh qun l d n ca cng ty. Sau khi mt tin trnh c s c hnh thnh, tin trnh chung da trn nhng thnh cng hay tht bi gp phi trn cc d n c th s c th c ci thin. Cc kinh nghim tng qut hnh thnh nn c s cho vic xy

dng cc k nng qun l d n.

Mt vn phng qun l d n (PMO) l mt vi n v t chc chu trch nhim v nng lc qun l d n ca mt cng ty. Trong thc t, vn phng ny c gi bng nhiu tn khc nhau v c nhiu trch nhim khc nhau c m t trong Minh ha 1.5. Cho d trch nhim chung ca PMO l g , l do chnh ca s tn ti ca PMO l n c th cung cp cho cc c nhn hay nhm ch d n quyn kim sot cc tin trnh qun l d n. Khng c PMO, bt c nhng n lc no e xy dng nn nhng thc tin qun l d n u c xem nh mang tnh cht ty chn v sm s b li thi. Hu nh l khng th khi ngh n cng ty c mt nng lc qun l danh mc d n m khng c mt hnh thc ca PMO no nhm to ra v thc thi nhng s khi ng v cc chun mc bo co cn thit cho d n . Lm sao mt cng ty hay phng ban trin khai c cc nng lc ? chnh l ch ca ton b cun sch nay. Cc chng theo sau s trnh by chi tit v nguyn tc ca qun l d n v con ng thc hin a vic qun l d n tin trin. Minh ha 1.3 S pht trin ca qun l d n

Minh ha 1.4 Cc chun mc tim nng c th thc hin bi giai on nh ngha d n

nh ngha Tn ch ca d n Cng b v cng vic Ma trn trch nhim Hoch nh thng tin

 Cc hng dn d bo v quy m. Hoch nh Danh mc ri ro Ghi nhn ri ro K hoch qun l ri ro Cu trc phn tch cng vic Cc hng dn cho quy m cng vic Lc c lng v kim tra d n (PERT) Lc Gantt Bng tnh c lng chi ph Thc thi Bo co qui trnh cho nhiu bn Biu theo di chi ph v k hoch Lch hp, bao gm cc bo co cng vic m. Hng dn theo di chi ph Ghi nhn cc s c Biu mu yu cu thay i

 Ghi nhn thay i Kt thc d n Lch v hng dn tng kt d n Bo co tm tt tng kt d n nh gi s tha mn ca khch hng Cc hng dn v file ghi nhn d n Bo co tm tt d n

Minh ha 1.5 Kiu mu cc vn phng d n v cc trch nhim lin i

Trch nhim

Trung tm cht quan lng cao

C h tr d n

C quan qun d n

C quan qun

C quan chu trch nhim v d n

l l chng trnh

Duy tr cc tiu chun

chc

vic hun luyn

ng vin v h tr t vn

Lp ngn sch k

hoch v phn tch

Thng nghip

tin

v d n doanh

Thc hin cc quyt nh Gim st cc nh qun l d qun l d n

n t d n c

cc mc tiu ca

Pht

trin

ngh nghip cho cc qun l d n

Cung n cho t chc

cp

cc nh qun l d

Tham

gia

vo vic qun l danh mc d n

Ghi ch: Chu trch nhim ton b

Chu trch nhim mt phn

trng: Khng chu trch nhim

TM TT V QUN L D N NH L MT TH MNH CHIN LC Giai on m u th k 21 c nh du bng nhng s thay i mang tnh nhy vt, v s thay i c thc hin thng qua cc d n. Cho d bn lm vic trong chnh ph, cc t chc phi li nhun hay trong doanh nghip ln hay nh, cng ty ca bn phi iu chnh; n phi dn dt s thay i, hay t nht l duy tr ngang bng vi cc i th ngang hng. Tc thay i ngy cng pht trin gy nn s m h cho tt c cc t chc. Nguyn tc ca qun l d n lm gim cc nguy c ca cc yu t khng xc nh. Nguyn tc ny s dng cc k thut c kim chng nhm chn la, hoch nh v thc hin cc d n lm gim chi ph , cc yu cu hoch nh cng nh ci tin cht lng ca kt qu cui cng. Khi cc cng ty ngy cng c dn dt bi cc d n, kh nng qun l nht qun v thnh tho cc d n ang c thay i t kh nng chin thut sang kh nng chin lc. Cc cng ty nhn thy vic qun l d n nh l mt nng lc chin lc kh nng cho php h c nhng li th cnh tranh ang coi vic qun l d n l mt tin trnh c th c xc nh v c ci tin cho ph hp. Cc cng ty tp trung vo ba thnh phn chnh sau y: 1. Mt tin trnh qun l danh mc d n chn la ng n

d n no u t vo v theo di cc d n ang tn ti. 2. Cc phng php qun l d n ph hp do mi mt d n

s lun s dng cc k thut ng tin cy cho vic hoch nh v qun l.

3.

Mt vn phng qun l d n chu trch nhim cho vic duy

tr v ci tin tin trnh qun l danh mc d n v cc phng php qun l d n . Cuon sch ny m t cc nguyn tc c kim chng v qun l d n v cch m cc t chc hot ng theo cc d n c th s dng c th pht trin mnh m.