Reuniones

Las reuniones de trabajo constituyen uno de los distintivos del trabajo en equipo. Se celebran reuniones con cierta frecuencia, persiguiendo distintos objetivos: Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinin de todo el equipo. Puesta en comn; con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la situacin del proyecto, de las lneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van surgiendo y de las decisiones que se van tomando. Tambin sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura comn (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.). Adems, favorece el contacto personal: facilita la comunicacin y ayuda a cohesionar al equipo.

La eficacia de las reuniones cuando estn bien organizadas y dirigidas exige que se les preste la atencin debida. Las reuniones hay que prepararlas con seriedad, empezando por el jefe del equipo. Si los colaboradores detectan que ste acude a las reuniones sin haberlas preparado es posible que terminen imitndolo, convirtindose la reunin en una prdida de tiempo. Las reuniones nicamente se deben convocar cuando haya una razn que lo justifique. No se puede frivolizar convocando reuniones sin un objetivo claro, simplemente porque toca hacerlo (supone una prdida de tiempo para todo el equipo, adems daa internamente el sentimiento de profesionalidad del equipo). Preparar las reuniones implica: Fijar un orden del da que todos los asistentes deben conocer, permitindoles preparar aquellos temas que se vayan a tratar. El orden del da se establece con la intencin de respetarlo, lo que no impide cierta flexibilidad para poder tratar algn asunto que pueda surgir sobre la marcha. Se debe avisar con tiempo suficiente a aquellas personas que vayan a presentar algn informe para que tengan tiempo de prepararlos. El jefe debe establecer desde la primera reunin un elevado nivel de exigencia, marcando la pauta al resto del equipo (conocimiento exhaustivo del tema a exponer, presentaciones en power-point, reparto al resto de asistentes de un dossier con la informacin preparada, etc.). Se debe fijar un tiempo estimado para la reunin que hay que tratar de respetar, si no las reuniones se terminan eternizando y se termina abordando asuntos de escasa trascendencia. Hay que evitar fijar las reuniones en horarios "inconvenientes" (lunes a primersima hora de la maana, viernes por la tarde, o cualquier otro da muy avanzada la tarde, etc.).

Si las reuniones se alargan el jefe del equipo debe fijar descansos de forma regular para que los asistentes puedan despejarse. Hay que evitar reuniones maratonianas que dejen a los participantes exhaustos. La sala de reuniones debe ser cmoda, amplia, bien iluminada, con la temperatura adecuada, sin ruido, etc. El jefe del equipo se preocupar de la participacin de todos los miembros, evitando que algunos puedan monopolizar la reunin mientras que otros apenas participan. Debe tratar de crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita la discrepancia y se fomente el debate. Tiene que evitar que se produzcan enfrentamientos personales que enrarezcan el ambiente. Si bien el debate en algn momento se pueda acalorar, lo que no se puede permitir bajo ningn concepto es que se produzcan ataques personales.

Por otra parte, en el momento en el que se adopta una decisin, por polmica que sea, se exigir a todos los miembros del equipo un apoyo incondicional (ya no es tiempo de discrepar). Durante las reuniones algn asistente debe ir tomando notas de los asuntos tratados, decisiones adoptadas, posibles actuaciones encomendadas a algunos miembros, etc. Posteriormente, y una vez finalizada la reunin, se repartir copia de este acta al resto de asistentes. En definitiva, es responsabilidad del jefe del equipo velar porque las reuniones se desarrollen con normalidad y resulten tiles. A continuacin, y a ttulo de ejemplo, sealamos algunas actuaciones que el jefe debe evitar. Convocar una reunin sin un asunto que realmente lo justifique. Por otra parte, a las reuniones se convocarn nicamente a las personas pertinentes. Hay que evitar que las reuniones puedan suponer una prdida de tiempo para parte de los asistentes que no tienen nada que ver con el tema tratado. Llegar tarde a la reunin: si exige puntualidad a los miembros del equipo debe predicar con el ejemplo. La falta de puntualidad resta seriedad, hace perder el tiempo a los dems y crea un precedente que puede ser imitado. Trivializar la reunin: adoptar un tono excesivamente desenfadado. No se trata de que haya que dirigir las reuniones con excesivo rigor, incluso cabe algn momento de relajacin, pero lo que no se debe permitir es que stas pierdan seriedad. Monopolizar la reunin: acaparar el tiempo sin apenas permitir a los otros asistentes intervenir. La reunin se organiza para que la gente participe y exponga sus puntos de vista, por lo que hay que darles la oportunidad de hacerlo.

Tampoco se puede permitir que un asistente intente monopolizar la reunin; adems, hay que tratar de que aquellas personas menos proclives a participar tambin tomen la palabra. No ejercer la autoridad que su cargo le confiere: Aunque no debe abusar de la misma y siempre debe tratar de convencer antes que ordenar, no obstante si en algn momento hace falta llamar al orden debe saber hacerlo. Permitir que la reunin se aleje de su objetivo principal y derive hacia otros asuntos menores. Otro posible fallo es no ir cerrando temas: ir pasando de un tema a otro sin tomar decisiones claras.

En el acta de la reunin hay que recoger de forma precisa los temas tratados y las decisiones adoptadas. La reunin en el jardn de infantes Lo primero que debemos tener en cuenta al momento de decidir organizar la reunin es plantearnos las siguientes preguntas: Qu objetivos sern prioritarios en esta reunin? Voy a dar o compartir informacin? El padre escuchar solamente o participar? Voy a pronosticar las dificultades que va a tener el nio o voy a dar lugar a que los padres cuenten sus fantasas y temores sobre lo que puede ocurrir? Qu temas especficos se tratarn?Qu temas se dejaran para ms adelante o para enviar por escrito? Preparamos una linda tarjeta de invitacin a la reunin con el da y la hora, bien claros y se las enviamos con la suficiente anticipacin, como para que todos puedan asistir.

Objetivos

Establecer claramente que necesitamos un apoyo mutuo. Integrar a los padres como grupo. Lograr un acercamiento entre los que se conocen poco y favorecer la comunicacin. Crear un espacio donde se fomenten las buenas relaciones entre los padres. Muchos padres de los nios que ingresan al jardn estn llenos de expectativas, dudas, estn emocionados o inseguros, ya sea por varios motivos. Es el primer hijo que inicia el jardn. Creen que este hijo no se adaptar como el hermano por su timidez. Vienen de otro jardn con una experiencia negativa. Se mudaron a otra ciudad y el nene no acepta el cambio de jardn. No estn de acuerdo con "la seorita que le toco", ellos queran a ..... porque la conocan de antes, etc. Por eso es muy importante que en esta primera reunin de padres le contagiemos nuestro entusiasmo y sobre todo estemos seguras y tranquilas. Los padres perciben rpidamente nuestros nervios o nuestra inseguridad. Generalmente se preocupan por nuestra experiencia y aos de antigedad en la docencia. Debemos tener muy claro que esto no es sinnimo de idoneidad. Por ms que sea nuestro primer ao de trabajo, debemos estar seguras y reconocer que las ideas renovadas y las ganas son tan importantes como la experiencia.

El Primer Paso De La Reunin Es Presentarnos

Uno de los momentos ms difciles es la apertura del dilogo por lo tanto siempre es bueno tener algo preparado. Para presentarnos y a la vez romper con el hielo del momento, podemos organizar un juego. Ejemplo de un juego para presentarnos

La Telaraa.
La docente con un ovillo de lana sostiene una punta y se presenta: Dice su nombre, que cargo ocupa, por cunto tiempo, (a los padres les preocupa si la seorita est haciendo una suplencia o va a estar con su hijo todo el ao), si es casada, si tiene hijos, etc. Luego de presentarse lanza un ovillo a otro padre sin soltar la punta. El padre que recibe el ovillo se presenta y cuenta quin es su hijo. Cuando termina lanza el ovillo a otro padre (sin soltar el hilo), luego otro padre hace lo mismo y as sucesivamente. Lo importante es que no le pasen el ovillo al padre que est a su lado, sino al que est ms alejado. De esa manera quedar formada una verdadera tela de araa o una red. Para desenredarse hay dos opciones: que lo hagan inmediatamente s de la presentacin o al terminar la reunin. Se desarma la red comenzando por el ltimo padre que se present y la consigna es Qu deseo este ao para mi hijo? Qu espero que le brinde el jardn? U otra que nosotros seleccionemos. Asi van pasando el ovillo a la persona que se lo entreg antes, hasta llegar a la maestra quin puede contarles a los padres por ej. Cules son las expectativas de logro para ese ao. Qu le puede brindar el jardn a su hijo y a la familia, etc. Cmo trabajaremos este ao. Luego del momento del juego la docente dar las pautas generales de organizacin: horarios, reglas del jardn, uniforme, material didctico, certificados, cuadernos de comunicados, manejo con los transportes escolares, autorizacin para los paseos, horarios del perodo de adaptacin, quin acompaar al nio, que rol se espera de l, etc. Es muy importante que no tratemos muchos temas. Debemos tener en claro que temas vamos a tratar en la reunin y postergar para un prximo encuentro o bien para enviar por escrito aspectos pertinentes a cmo festejar los cumpleaos, listas de materiales, vestimenta de educacin fsica, Es fundamental manifestarles a los padres que no olviden que la familia es la primera educadora y que nosotras los acompaamos, que comprendan que para realizar bien nuestra tarea es fundamental contar con su apoyo.

Algunos Consejitos tiles:

La reunin no debe ser muy extensa. Es bueno sentarse en ronda para que todos podamos vernos. Realizar las reuniones por salas separadas. Ser cordial, alegre, pero sobre todo segura. Presentar a otros integrantes de la comunidad educativa. No excederse en la informacin ya que confunde a los padres, que luego igualmente reiterarn las preguntas. Es difcil satisfacer todas las inquietudes de los padres en una sola reunin. Establezcamos prioridades. Preparar una tarjetita de agradecimiento para los padres presentes.