ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

REGLAMENTO DE APLICACIN DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS DE LA REPBLICA DOMIINICANA No. 481-08

Santo Domingo, 2009

NDICE

CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................... 3 CAPTULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ................................................................. 5 CAPTULO III RGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS .................................. 18 CAPTULO IV CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ............................................................. 21 CAPTULO V ACCESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS .................................................... 25 CAPTULO VI INGRESO Y SALIDA DE DOCUMENTOS .......................................................... 26 CAPTULO VII RGIMEN DE PERSONAL ................................................................................. 30 CAPTULO VIII DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES .......................................................... 32 CAPTULO IX DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS ................................................. 33 ANEXOS .............................................................................................................. 35

REGLAMENTO PARA LA APLICACIN DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS DE LA REPBLICA DOMINICANA VISTOS: Los artculos Nos. 10, 102 y los numerales 10, 13 y 14 del artculo 8 de la Constitucin Poltica de la Repblica Dominicana, promulgada el 25 de julio de 2002. VISTA: La Ley General de Archivos de la Repblica Dominicana No. 481-08 de fecha 11 de diciembre de 2008, Gaceta Oficial No. 10500 del 18 de diciembre de 2008. VISTA: La Ley General de Libre Acceso a la Informacin Pblica No. 200-04, promulgada el 28 de julio de 2004. VISTA: La Ley Sobre Comercio Electrnico, Documentos y Firmas Digitales No. 126-02, promulgada el 4 de septiembre de 2002. VISTA: La Ley de Funcin Pblica No. 41-08 que crea la Secretara de Estado de Administracin Pblica, promulgada el 16 de enero de 2008. En ejercicio de las atribuciones que me confiere el artculo 55 de la Constitucin de la Repblica, dicto el siguiente: DECRETO CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1. Propsito El presente reglamento proporciona las normativas y pautas de aplicacin de la Ley 481-08 para todas las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (SNA) con el objetivo de homologar los procesos archivsticos mediante polticas y normativas que garanticen la proteccin del patrimonio documental, as como la

eficiencia y eficacia de los servicios que prestan los archivos a la administracin y a la ciudadana PRRAFO. Las normas y disposiciones contenidas en el presente reglamento podrn ser ampliadas y especificadas a travs de circulares que emanen del Archivo General de la Nacin mediante los organismos competentes. ARTCULO 2. Normativa El Archivo General de la Nacin (AGN) como organismo rector del SNA tiene la responsabilidad de establecer las polticas y normas de procedimientos para la gestin de los archivos del sistema. Con ellas se busca imprimir a las prcticas archivsticas la profesionalidad y modernizacin que exigen las normas internacionales en vigencia a fin de convertir los archivos del SNA en agentes eficientes de desarrollo nacional.

ARTCULO 3. Gestin documental Los titulares de las instituciones del SNA son responsables de la custodia de sus archivos y de la gestin los documentos, desde su origen o recepcin, hasta su disposicin final. Este proceso debe hacerse conforme a las polticas y normativas descritas en el presente reglamento y dems instrumentos sealados en l. Para este propsito las instituciones deben dotarse de un manual propio que exprese la adopcin de las medidas necesarias para garantizar la organizacin, integridad, conservacin y acceso de los usuarios a la documentacin que crea y gestiona en el cumplimiento de sus funciones.

ARTCULO 4. Patrimonio documental dominicano El patrimonio documental de la Repblica Dominicana est formado por los documentos que se conservan en el AGN; los producidos y recibidos por los rganos del gobierno central, el Poder Legislativo, el Poder Judicial, los organismos municipales y provinciales, las universidades pblicas y dems instituciones de igual naturaleza dedicadas a las ciencias, las notaras; los registros pblicos de instituciones eclesisticas y los archivos privados adscritos al SNA.

ARTCULO 5. Secretara de Estado de Cultura y el AGN La supervigilancia y la facultad de tutela ejercida por la Secretara de Estado de Cultura sobre el AGN, prevista en el prrafo nico del artculo 12 de la Ley 481-08, se limita a comprobar que sus actuaciones se realicen de acuerdo con las disposiciones legales y de conformidad con la poltica cultural del Estado. PRRAFO. En caso de diferendo entre ambas instituciones, la Secretara de Estado de Administracin Pblica ejercer la funcin de rbitro con la potestad de dirimir las diferencias entre las partes, mediante laudo definitivo. CAPTULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ARTCULO 6. Homologacin de procesos archivsticos El Sistema Nacional de Archivos (SNA) establece la normalizacin y homologacin de los procesos archivsticos en las instituciones que lo conforman para garantizar la eficiencia administrativa, la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin, el acceso de los ciudadanos a la informacin y la conformacin de un estado de derecho. ARTCULO 7. Programa de gestin documental Los titulares de las instituciones pblicas y privadas que forman parte del SNA deben conformar un Programa de Gestin Documental, compuesto por el conjunto de estructuras, normas, funciones, procedimientos y recursos utilizados por cada organismo en la gestin de los documentos desde su creacin hasta su disposicin final. Dichos programas debern ser adaptados a las normas del rgano rector del sistema. PRRAFO. Las instituciones que carezcan de un Programa de Gestin Documental conformarn un Sistema Institucional de Archivos, integrado por el archivo central, los archivos de gestin y el archivo histrico, en las instituciones donde exista este ltimo.

ARTCULO 8. Funciones del Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectora El Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectora tendr a su cargo las siguientes funciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vigilar en buen funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos de la Repblica Dominicana. Planificar las actuaciones de poltica archivstica relacionadas con la gestin de los documentos de los organismos del SNA Coordinar la red de archivos integrados en el sistema. Elaborar y difundir la normativa archivstica aplicada a los organismos del SNA Inspeccionar el funcionamiento de los archivos del SNA Actualizar el censo del patrimonio documental dominicano, las estadsticas, el directorio de archivos y realizar cualquier otro programa para el mejoramiento del SNA. Elaborar los instrumentos de control de los procesos archivsticos. Asignar los cdigos correspondientes a organismos del SNA.

7. 8.

ARTCULO 9. Archivo central Corresponde a la segunda etapa del ciclo vital de los documentos. Se transfieren al archivo central aquellos documentos que han cumplido el plazo de permanencia en el archivo de gestin. El archivo central es el responsable del funcionamiento de los archivos de gestin de la institucin. Las principales funciones y atribuciones del archivo central son las siguientes: 1. 2. Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestin de la entidad correspondiente. Recibir y registrar los documentos transferidos por los archivos de gestin.

3.

Elaborar los repertorios de series documentales del archivo central para facilitar las tareas tcnicas correspondientes. A este fin se utilizar el formulario SNA-F001 del anexo. Aplicar principios prcticos y tcnicos de valoracin a travs de la Comisin de Evaluacin Institucional. Garantizar el control, la conservacin preventiva, valoracin y utilizacin de los documentos hasta que se transfieran al archivo histrico correspondiente. Presentar las propuestas de valoracin de los documentos a la Comisin de Evaluacin Institucional para su conocimiento y fines de lugar. Elaborar manuales, instructivos y dems instrumentos que posibiliten el funcionamiento de los archivos de gestin. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para la gestin documental. Crear las condiciones necesarias para la gestin en beneficio de la administracin y del SNA. Establecer los plazos para las transferencias desde los archivos de gestin para que se hagan en el tiempo en que resulte ms conveniente. Mantener actualizado el cuadro de clasificacin de la institucin incluyendo los cuadros de los archivos de gestin. Coordinar con los archivos de gestin la elaboracin de las tablas de retencin. Asignar la codificacin correspondiente a los archivos de gestin del programa integral o SIA correspondiente. Recomendar medidas para mejorar los procesos de gestin documental.

4. 5.

6.

7. 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14.

15.

Describir las series documentales de acuerdo con las normas internacionales y los criterios establecidos por el rgano rector del SNA. A este fin se utilizar el formulario SNA-F002 del anexo. Elaborar planes de prevencin ante desastres y recomendar medidas necesarias en situaciones de emergencia.

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ARTCULO 10. Valoracin documental La valoracin es obligatoria para cualquier serie documental y debe realizarse en los archivos de oficina y centrales. Asimismo, debe realizarse en los histricos para aquellas series que, ingresadas en stos, carezcan de ella. El procedimiento de valoracin se realizar de la forma siguiente: 1. El encargado del archivo central, en coordinacin con el responsable de cada archivo de gestin, identificar las series y elaborar las tablas de retencin que determinarn el tiempo de permanencia de cada una ellas en los archivos de la institucin. Dichas tablas sern aprobadas por la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales. 2. Con el auxilio de tcnicos calificados, el encargado del archivo central presentar la propuesta de las series que hay que eliminar a la Comisin de Evaluacin Institucional la cual conocer la misma y la tramitar a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, para los fines de lugar. 3. A fin de realizar las evaluaciones de las series documentales se utilizar el formulario SNA-F003 del anexo. ARTCULO 11. Tablas de retencin La tabla de retencin documental es un instrumento archivstico mediante el cual se establecen los plazos de permanencia de las series y los tipos documentales en cada archivo, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Las tablas de retencin deben ser elaboradas por los archivos de gestin conjuntamente con el archivo central de la institucin y sometidas a los organismos competentes para su aprobacin. El modelo de tabla de retencin que deber utilizarse es el formulario SNA-F004 del anexo. ARTCULO 12. Comisin de Evaluacin Institucional

Las instituciones integrantes del SNA conformarn una Comisin de Evaluacin Institucional (CEI) que ser la responsable del proceso de valoracin, la cual desarrollar sus atribuciones en el mbito del archivo central. Estar integrada por: 1. 2. 3. 4. El titular de la entidad o su representante. El encargado del archivo central de la institucin. El consultor jurdico de la entidad. El encargado del archivo de gestin que custodia la serie por valorar. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos en sus diferentes formatos. Someter, a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, las tablas de retencin de documentos elaboradas por cada entidad para su aprobacin. Someter, a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, la propuesta de eliminacin de documentos. Velar por el cumplimiento de los plazos de conservacin y transferencias de los documentos, as como de cualquier otra disposicin relacionada con el buen funcionamiento de los archivos de su mbito. Utilizar los instructivos, formularios y dems instrumentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

Sus funciones son las siguientes: 1. 2.

3. 4.

5.

ARTCULO 13. Eliminacin documental La eliminacin de los documentos, una vez aprobada por la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, es realizada por la la Comisin de Evaluacin Institucional de la entidad correspondiente, en presencia de un representante del AGN y los testigos que se requieran para tal efecto. Para la eliminacin fsica de documentos se establece un plazo de 60 das a partir de la publicacin de la resolucin de eliminacin en un medio de circulacin nacional. Para dicho expurgo se utilizar el formulario SNA-F005 del anexo. PRRAFO. El acta de eliminacin se hace por triplicado, uno de los cuales se conserva en el archivo central de la entidad productora de los

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documentos eliminados; otro, se remite a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales; y el tercero, se enva al AGN. ARTCULO 14. Transferencias al archivo histrico Las tablas de retencin de los archivos centrales deben prever las transferencias a los archivos histricos, las cuales se harn de acuerdo con el calendario aprobado por la Junta de Coordinacin Tcnica, a fin de evitar congestionamientos. Las transferencias desde el archivo central al histrico cumplen los mismos requisitos que las realizadas desde el archivo de gestin al central, pero se establece que la relacin de entrega se haga por triplicado; una copia para el archivo que transfiere, otra para el archivo central y la tercera para el rea de admisin del archivo correspondiente. Las transferencias del archivo histrico sern preparadas conforme al formulario SNA-F006 del anexo. PRRAFO. La documentacin producida por los organismos del sector pblico, adscritos o vinculados a las Secretaras de Estado, cuyos campos de accin sean las provincias, municipios y distritos municipales, se transfiere a su respectivo archivo regional.

ARTCULO 15. Archivo de Gestin Corresponde a la primera etapa del ciclo vital de los documentos. En ste los documentos deben permanecer mientras dure la formacin de los expedientes, incluso si el trmite ha concluido pero la necesidad de consulta es frecuente. Las principales funciones y atribuciones del archivo de gestin son las siguientes: 1. 2. 3. Organizar y conservar la documentacin resultante de la gestin administrativa. Suministrar la informacin que requiera la administracin. Preparar y someter a la Comisin de Evaluacin Institucional las tablas de retencin de los expedientes generados.

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4.

Cumplir las normas dictadas por el AGN y el archivo central para garantizar una eficiente gestin documental. Controlar el prstamo documental y asegurar la recuperacin de los documentos o expedientes mediante su registro. Confeccionar ficheros y otros instrumentos para recuperar la informacin. Limpiar los documentos antes de su transferencia al archivo central (quitar grapas, clips, bandas de goma, carpetillas, flders innecesarios) o a la biblioteca institucional en el caso de los documentos informativos (libros, folletos, catlogos, brochures, invitaciones). Transferir al archivo central los documentos originales o sus respectivos registros conforme a los plazos establecidos y conservar copias de las transferencias realizadas.

5. 6. 7.

8.

ARTCULO 16. Formacin de expedientes La formacin de expedientes en la oficina se inicia con el documento que da origen al trmite. Luego se agregan sucesivamente los dems documentos, pruebas, dictmenes, notificaciones, entre otros, que forman parte del asunto hasta su resolucin.

ARTCULO 17. Identificacin documental En la fase de identificacin documental, el archivo de gestin procede de la manera siguiente: 1. Identifica el sujeto productor conforme con las normas internacionales vigentes sobre la materia y elabora en coordinacin con el archivo central su cuadro de clasificacin. Determina las competencias amparadas por disposiciones legales y administrativas. Identifica los tipos documentales generados en la oficina.

2. 3.

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Los datos obtenidos deben registrarse en fichas de identificacin de series, las cuales sern remitidas al archivo central para formar el Repertorio General de Series.

ARTCULO 18. Clasificacin documental Cada archivo de gestin tendr su cuadro de clasificacin, el cual deber ser elaborado en coordinacin con el archivo central y abarcar todos los expedientes que genere la oficina. El mismo representa la organizacin fsica de los documentos de la oficina. La clasificacin se realizar de la manera siguiente: 1. Asignacin del cdigo, que se hace desde el momento de la creacin o recepcin del documento, conforme con la codificacin asignada por el archivo central de la institucin Denominacin de la serie, conforme con el cuadro de clasificacin correspondiente. Aplicacin de los criterios orgnico, orgnico-funcional o funcional, de acuerdo con la estructura de cada entidad y respetando el principio de procedencia.

2. 3.

ARTCULO 19. Ordenacin La ordenacin de los documentos se realiza despus de concluida la fase de clasificacin y se har conforme a la naturaleza de las series, auxilindose de los sistemas ms comunes, como son: 1. Cronolgica: Se observa el siguiente orden para los expedientes que la integran (ao, mes, da). Los expedientes se ordenarn de manera administrativa: de abajo hacia arriba en el orden en que fueron creados, excepto cuando existan anexos, para los cuales no se tomar en cuenta la fecha, y se colocan en el lugar que les corresponde. Alfabtica: Se ordena siguiendo el alfabeto, ya sea por materias, nombres de personas o de lugares (geogrficos o toponmicos). En caso de personas, primero se colocan los apellidos y luego los nombres. Numrica: Se establece la ordenacin de los documentos siguiendo la serie de logaritmos, desde el uno en adelante, en

2.

3.

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forma correlativa, correspondiente.

para su ubicacin en el espacio fsico

ARTCULO 20. Descripcin de expedientes En el archivo de gestin, el proceso de descripcin se realiza a nivel de expediente, para lo que se utilizar el formulario SNA F-002 del anexo. ARTCULO 21. Transferencias al archivo central El plazo de permanencia de los documentos en el archivo de gestin, una vez finalizado su trmite, no podr ser mayor de cinco aos, a cuyo trmino son transferidos al archivo central correspondiente. La transferencia desde el archivo de gestin al central se realizar en la forma indicada en el formulario SNA-F007 del anexo. ARTCULO 22. Archivo histrico Las instituciones del Estado y las privadas incorporadas al SNA, que acogindose al artculo 27 de la Ley 481-08 tengan sus propios archivos histricos, debern cumplir con los requerimientos de dicha Ley y el presente reglamento. Las funciones principales del archivo histrico son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Conservar los documentos que tengan valor histrico y cultural. Elaborar guas, inventarios, catlogos o cualquier instrumento de descripcin que facilite el acceso. Difundir la riqueza documental por los medios apropiados. Aplicar medidas de conservacin preservacin de su acervo documental. preventivas para la otro

Habilitar espacio para la consulta de documentos por parte de investigadores y personas interesadas, as como para servicio de reproduccin. Ofrecer servicio de reproduccin de documentos as como expedir certificaciones de los mismos, conforme a lo establecido por la ley y este reglamento.

6.

ARTCULO 23. Descripcin en el archivo histrico

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Se proceder a la descripcin de aquellas series documentales que no hayan sido descritas desde su procedencia. Siguiendo la descripcin multinivel, sta deber completarse hasta nivel de fondo, de acuerdo con las normas nacionales e internacionales vigentes. Para tal fin se usar el formulario SNA F-008. PRRAFO. La descripcin de colecciones personales, protocolos notariales y otros documentos especiales, se hace conforme con los instrumentos consignados en los manuales e instructivos elaborados a tales fines. ARTCULO 24. Documentos electrnicos Las instituciones del SNA debern aplicar el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos aprobado por la Junta de Coordinacin Tcnica del AGN. Entretanto, los planes archivsticos se ajustarn a los siguientes criterios: 1Son documentos-e aquellos que: que requieren tratamiento archivstico,

a) tienen valor contable (facturas-e) b) contienen firma electrnica y valor jurdico (convenios, contratos, entre otros); c) 2bases de datos, informes y otros que se consideren de valor trascendente en su formato electrnico (censos, entre otros).

Se prepararn las tablas de retencin de documentos-e, discriminando por medio de la evaluacin archivstica los que deben conservarse. Implementar las tcnicas de conservacin de los documentos electrnicos adecuadas para contrarrestar la posible prdida de informacin ya sea por el deterioro de los soportes como de los softwares, mediante la programacin de las migraciones de los datos y otras medidas de seguridad que permitan el acceso continuo a los mismos.

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ARTCULO 25. Normas de descripcin En los diferentes niveles de descripcin fondos, subfondos, series, unidades documentales compuestas y simples, se aplican los procedimientos previstos en las normas siguientes:

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1. 2. 3.

Norma Dominicana de Descripcin Archivstica regulaciones nacionales e internacionales. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAG (G). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISSAR-CPF).

otras

4.

Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo (ISDIAH).

ARTCULO 26. Archivos regionales Los archivos regionales son rganos encargados de dirigir y coordinar la funcin archivstica a niveles distrital, municipal y provincial, los cuales aplican las polticas y normas trazadas por el AGN. Poseen autonoma administrativa y dependencia tcnica, financiera y normativa del AGN. PRRAFO. La implementacin de los archivos regionales est determinada por la divisin geogrfica administrativa vigente, de acuerdo con los criterios siguientes: 1. 2. 3. 4. Ubicacin y nivel de accesibilidad. Densidad poblacional. Importancia social, econmica, educativa, poltica e histrica de la provincia donde funcionar. Estructura fsica con las condiciones tcnicas requeridas.

ARTCULO 27. Funciones de los archivos regionales Adems de las consignadas en la Ley General de Archivos, los archivos regionales tienen las siguientes funciones: 1. 2. Ejecutar la poltica correspondiente. archivstica del SNA, en la regin

Presentar informes peridicos al AGN de la situacin y funcionamiento de los archivos incorporados al SNA en la regin.

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3. 4. 5.

Organizar eventos para la divulgacin del acervo documental de la regin. Gestionar a travs del AGN la declaratoria de utilidad pblica de los fondos documentales privados de valor histrico y cultural. Recibir las propuestas de eliminacin de documentos procedentes de las Comisiones de Evaluacin Institucionales para ser remitidas al director general del AGN.

ARTCULO 28. Funciones del director y subdirector de los archivos regionales El director del archivo regional tiene las funciones siguientes: 1. 2. 3. Ejecutar la poltica correspondiente. archivstica del SNA en la regin

Someter al AGN el presupuesto anual para su aprobacin. Presentar informes peridicos al AGN de la situacin y funcionamiento de los archivos pblicos y los privados de la regin incorporados al SNA. Elaborar los planes operativos para el desarrollo y funcionamiento de los archivos bajo su direccin, los cuales debern ser sometidos a consideracin del Consejo Directivo va la Direccin General del AGN. Informar a la Direccin General del AGN la necesidad de personal para el normal desempeo del Archivo, pudiendo recomendar candidato para llenar las plazas disponibles. Representar al director del AGN en actividades relativas a sus funciones, en caso de ser requerido. Expedir certificaciones de los documentos bajo su custodia.

4.

5.

6. 7.

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PRRAFO. El subdirector del Archivo Regional ejercer interinamente la representacin del director en caso de ausencia temporal de ste, con todas las atribuciones que le confiere el presente reglamento, o cualquier otra asignada por dicho titular. ARTCULO 29. Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales de los archivos regionales Tiene las funciones siguientes: 1. Aprobar las propuestas de tablas de retencin de los archivos bajo su jurisdiccin, lo cual debe informar a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales del AGN. Remitir al director general del AGN las propuestas de eliminacin de documentos que reciba de la Comisin de Evaluacin Institucional de cada entidad. Conocer la gestin de declaratoria de utilidad pblica de archivos privados con valor histrico iniciada por los archivos regionales, para su trmite a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales del AGN. Otras no atribuidas por la Ley General de Archivos a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales del AGN.

2.

3.

4.

ARTCULO 30. Incorporacin de archivos privados al SNA La incorporacin de los archivos privados al SNA se hace de la forma siguiente: 1. El representante del archivo interesado solicita por escrito al director general del AGN su incorporacin al SNA. La solicitud debe contener una descripcin somera de las principales caractersticas del archivo, en cuanto a: Condiciones fsicas y ambientales; inventario de la documentacin; instrumentos de consulta y normas empleadas; personal disponible y formacin del mismo; organizacin archivstica. El Director del AGN designar una comisin que rendir un informe de la situacin del archivo de que se trate. La misma estar integrada por el director del Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectora, el encargado de la Unidad de Admisiones y un tcnico del Departamento de Conservacin.

2.

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3.

La prioridad para la incorporacin estar determinada por los valores cientfico, cultural e histrico de la documentacin y el estado de conservacin de la misma. Agotadas las gestiones relativas a la incorporacin, la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales emitir una resolucin para acoger o rechazar la peticin. Los archivos privados incorporados al SNA sern inscritos en la Seccin de Archivos Privados del Registro Nacional de Archivos, bajo la direccin del AGN, sin perder su carcter privado.

4.

5.

PRRAFO. El Consejo Directivo del AGN propondr al Poder Ejecutivo un rgimen de estmulos no pecuniarios para los archivos privados incorporados al SNA, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin, pasantas, fondos concursables para proyectos archivsticos, programas de becas y otros. ARTCULO 31. Supervisin de archivos privados El Estado dominicano a travs del AGN ejerce la supervisin para la preservacin sobre los documentos, en posesin de personas naturales o jurdicas privadas, declarados de inters cultural y/o histrico en todos los archivos incorporados al SNA.

ARTCULO 32. Registros del SNA Los archivos del SNA utilizarn los registros demandados por los distintos departamentos y reas para el desempeo de las funciones archivsticas. PRRAFO. Los libros registros del SNA sern inicializados el primer da laborable de enero de cada ao y clausurados el ltimo da laborable de diciembre del mismo ao. En cada libro se consignar su uso y la cantidad de folios que contienen.

CAPTULO III RGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ARTCULO 33. rganos creados por ley

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Los rganos del SNA creados por ley son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Archivo General de la Nacin. Consejo Directivo del AGN. Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales. Junta de Coordinacin Tcnica del AGN. Archivos regionales.

ARTCULO 34. Estructura del AGN La estructura organizativa del Archivo General de la Nacin es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Direccin General. Subdireccin General. Director Ejecutivo. Secretara General. Departamento de Recursos Humanos. Departamento Administrativo y Financiero. Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectora. Departamento de Investigacin y Divulgacin. Departamento de Materiales Especiales. Departamento de Conservacin y Servicios Tcnicos. Departamento de Descripcin. Departamento de Referencias. Departamento de Hemeroteca y Biblioteca.

PRRAFO I. La estructura del Consejo Directivo del AGN, de los archivos regionales, de la Junta de Coordinacin Tcnica del AGN, de Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, est definida en la Ley General de Archivos, en sus artculos 19, 35, 48 y 51, respectivamente.

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PRRAFO II. El director general mediante el Estatuto Orgnico del AGN definir las funciones de cada departamento y reas contemplados en la estructura general del AGN. ARTCULO 35. Resoluciones del director del AGN Los actos del director general del AGN expedidos en el ejercicio de sus funciones se denominan Resoluciones. Son de cumplimiento obligatorio en todas las instituciones e instancias que conforman el SNA y se asientan en un registro bajo custodia de la Secretara General. ARTCULO 36. Funciones del AGN Adems de las establecidas en la Ley, constituyen funciones del AGN: 1. Promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos a niveles nacional, regional y municipal para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental de la nacin. Respaldar los archivos privados que presten servicios pblicos y aquellos que revistan especial importancia cultural o histrica. Promover la investigacin en base a la informacin contenida en los distintos archivos. Garantizar el uso y consulta de los archivos para las de la gestin administrativa. decisiones

2. 3. 4. 5. 6.

Publicar y difundir obras de inters archivstico, histrico y cultural. Llevar un registro de archivo de personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos con valor histrico o cultural. Contratar personas naturales o jurdicas, con las condiciones requeridas, para realizar las actividades de acopio, organizacin, conservacin y custodia de fondos documentales, o cualquier otra actividad requerida en su funcionamiento. Regular las actividades referentes al manejo de fondos documentales producidos por las entidades privadas integradas al SNA. Codificar los archivos centrales, histricos y regionales del SNA.

7.

8.

9.

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10.

Organizar cada dos aos un encuentro nacional de archivos, y peridicamente congresos, seminarios, talleres y cursos de formacin, actualizacin e intercambios de experiencias en materia archivstica a distintos niveles.

ARTCULO 37. Actos del Consejo Directivo del AGN Los actos administrativos del Consejo Directivo del AGN se denominan Resoluciones y al igual que las actas de sus reuniones, son suscritas por su presidente y el secretario, y asentadas en un registro bajo custodia de la Secretara General.

ARTCULO 38. Asiento de la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentes. La Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentes tendr su asiento en el AGN y sus funciones administrativas estarn adscritas a la Secretara General. ARTCULO 39. Funcin de la Junta de Coordinacin Tcnica Adems de las funciones contenidas en la Ley General de Archivos, la Junta de Coordinacin Tcnica establecer las normas para gestin de los documentos electrnicos.

CAPTULO IV CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ARTCULO 40. Conservacin preventiva Los archivos del SNA deben implementar programas de conservacin preventiva para asegurar la integridad de los documentos desde su creacin hasta su disposicin final. El AGN establece los criterios para implementar procedimientos de conservacin y preservacin de los documentos. Las instituciones del SNA debern presentar informes

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peridicos (anuales) de la ejecucin de los planes de conservacin preventiva. PRRAFO I. Se entiende por conservacin preventiva el conjunto de acciones tendentes a garantizar la preservacin del patrimonio documental, mediante programas para lograr condiciones ambientales adecuadas, procedimientos de manejo, almacenamiento, exhibicin y traslado de los documentos. Para la conservacin preventiva de los documentos deben ejecutarse las acciones siguientes: 1. 2. Limpiar adecuadamente las unidades de conservacin. instalaciones, estanteras y

Monitorear y controlar los factores ambientales de los depsitos (temperatura, humedad relativa, iluminacin y ventilacin). Realizar diagnstico del estado de conservacin de los documentos. Establecer planes de prevencin y respuestas ante desastres. Elaborar planes de control integral de plagas con productos permitidos que no daen el ambiente ni los documentos. Establecer procedimientos para el manejo, almacenamiento, exhibicin y traslado de los documentos.

3. 4. 5. 6.

PRRAFO II. Los documentos custodiados por los archivos deben resguardarse de la humedad, altas temperaturas y de la intemperie; deben estar colocados en depsitos y lugares adecuados, separados de objetos ajenos a los archivos.

ARTCULO 41. Documentos en soportes especiales Los archivos histricos por motivo de conservacin deben crear las secciones facticias que se requieran a fin de preservar fotografas, diapositivas, lminas, dibujos, mapas, planos y otros materiales cuyo soporte o formato requieran de un cuidado particular. Se colocar un testigo o ficha, en el lugar de origen correspondiente, que remita a la unidad de instalacin de la seccin creada para su conservacin, y viceversa.

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PRRAFO: Los archivos centrales al hacer sus relaciones de entrega debern indicar en la columna que corresponda cules expedientes transferidos contienen materiales en soportes especiales. ARTCULO 42. Restauracin de documentos La restauracin se refiere al conjunto de intervenciones de carcter facultativo aplicadas al documento original o equivalente al mismo, destinadas a restablecer su aspecto formal y esttico para facilitar su lectura y comprensin, segn el principio de mnima intervencin, de acuerdo con la naturaleza y el estado de conservacin del soporte, conforme con las normas de restauracin y los servicios existentes en el pas. PRRAFO I. Los mtodos aplicados en la restauracin de documentos deben ser aprobados por la Junta de Coordinacin Tcnica del SNA y supervisados peridicamente por los inspectores del SNA. PRRAFO II. Cualquier proceso de restauracin debe tener como principio la reversibilidad de los mtodos utilizados, de modo que no infrinja un dao mayor al documento en el largo plazo.

ARTCULO 43. Digitalizacin y microfilmacin de documentos Son medios de preservacin y difusin de los fondos documentales. Estos procesos tcnicos estn sujetos a los instructivos internos de los archivos integrantes del SNA, una vez hayan sido homologados por el AGN. Los mtodos utilizados para la reproduccin digital o en microfilm de documentos antiguos en los archivos, deben garantizar su integridad y, por tanto, no implicar mayor deterioro de los originales. PRRAFO. La documentacin en su soporte original considerada de valor permanente debe mantenerse en dicho soporte, aunque se reproduzca dicha informacin por otros medios de almacenamiento. En ningn caso los originales deben destruirse, pues siempre pertenecen al patrimonio documental de la nacin. ARTCULO 44. Edificio de archivo

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Los edificios de archivos deben cumplir las condiciones tcnicas establecidas por el AGN y las normas internacionales sobre la materia. Para tal propsito el director general establecer una normativa de acuerdo con el Consejo Directivo y se integrar una comisin mixta con las autoridades de la Secretara de Estado de Obras pblicas y Comunicaciones (SEOPC), aprobada por la Junta de Coordinacin Tcnica. Entre los criterios tcnicos para las edificaciones de archivos se encuentran: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Funcionalidad archivstica y calidad arquitectnica. Separar los depsitos de las reas tcnicas y de servicios. Destinar el sesenta por ciento del edificio de archivo para depsitos de documentos. Garantizar el desplazamiento y la seguridad del personal, as como la adecuada manipulacin de la documentacin. Garantizar las condiciones ambientales adecuadas para la conservacin de los documentos Poseer elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.

ARTCULO 45. Depsitos de archivo Los responsables de los archivos del SNA deben garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para su mejor funcionamiento, de acuerdo con los criterios establecidos para los edificios de archivo. PRRAFO. Las instituciones del SNA podrn establecer depsitos intermedios fuera de su instalacin principal, donde transferirn la documentacin pendiente de tratamiento archivstico, o tambin, en casos de emergencia o eventuales desastres, en todo conforme al presente reglamento. ARTCULO 46. Mobiliario de archivo El diseo del mobiliario de archivo est sujeto a las condiciones propias de los documentos de acuerdo con su naturaleza: dimensiones, volumen y peso. Debe contar con las caractersticas de resistencia, solidez estructural, recubrimiento, aislamiento, seguridad, distribucin y

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garantizar la correcta manipulacin y adecuada conservacin acorde con las medidas consignadas en este reglamento y en las resoluciones e instructivos al respecto emitidos por el AGN. ARTCULO 47. Archivo de seguridad Las instituciones del SNA crearn archivos de seguridad, dotados de condiciones ambientales especiales y proteccin para la conservacin de los soportes, y en lo posible deben ubicarse en lugar diferente de aquel donde se conservan los documentos originales. Estas condiciones son establecidas mediante resolucin emitida por el director general del AGN. Los archivos de seguridad estn integrados por: 1. 2. 3. Las primeras copias de todas las reproducciones realizadas en ejecucin de los programas del archivo correspondiente. Las primeras copias de las reproducciones realizadas a solicitud de los usuarios. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia.

PRRAFO. Los archivos de seguridad no pueden utilizarse para consulta pblica; se restringe su utilizacin para la emisin de nuevas copias.

CAPTULO V ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTCULO 48. Acceso a los documentos Los titulares de archivos del SNA son responsables de garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos bajo su custodia, conforme a la Ley General de Archivos, la Ley de Libre Acceso a la Informacin Pblica y cualquier otra disposicin legal especfica. La Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales definir los plazos de acceso a los documentos restringidos, de acuerdo con lo establecido por la Ley 481-08, en sus artculos 56 y 57. ARTCULO 49. Instructivos de servicios Los archivos centrales e histricos del SNA deben elaborar y hacer cumplir sus instructivos de usuarios y servicios, los cuales se colocan

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en un lugar visible del rea de servicio al pblico y deben ser cumplidos estrictamente por los usuarios. Toda peticin de servicio debe realizarse siguiendo los procedimientos establecidos en cada instructivo. ARTCULO 50. Consulta de documentos La consulta de documentos en los archivos del SNA se realiza en espacios habilitados y por los medios disponibles al efecto. Los usuarios deben cumplir estrictamente con las normas de consulta. ARTCULO 51. Reproduccin y certificacin de documentos Los archivos del SNA podrn tener servicios de reproduccin de documentos (fotocopias, microfilm, fotografa, digital). As mismo podrn expedir certificaciones de informaciones contenidas en los documentos custodiados. PARRFO. Las solicitudes de certificacin se harn mediante el formulario SNA-F009 del anexo y su expedicin se registrar en el libro correspondiente. ARTCULO 52. Reproduccin por causa de conservacin Los documentos que presenten deterioro fsico que impida su uso directo, sern reproducidos mediante un sistema que no acelere su deterioro, permitiendo as el acceso a las reproducciones y la conservacin de los originales. CAPTULO VI INGRESO Y SALIDA DE DOCUMENTOS ARTCULO 53. Ingreso de documentos El ingreso de documentos en los archivos histricos del SNA se realizar utilizando los controles administrativos que garanticen su acceso y conservacin. Las formas de ingreso de documentos son las siguientes: 1. 2. 3. 4. Transferencias regulares. Donacin o legado. Compra. Expropiacin.

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5.

Comodato.

ARTCULO 54. Transferencias regulares Esta forma de ingreso de documentos se consigna en los artculos 14 y 21 del presente reglamento, correspondientes a los archivos central y de gestin, respectivamente. Conforme al plazo establecido por el artculo 30 de la Ley 481-08, la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales definir el calendario de transferencias hacia el AGN y los archivos regionales. Dichas transferencias se harn luego de cumplirse con lo establecido en relacin a los expurgos correspondientes a los archivos de cada institucin. ARTCULO 55. Donacin de documentos La donacin de documentos es una de las formas de ingreso a los archivos, mediante la cual una persona fsica o moral entrega de manera gratuita y definitiva documentos a una institucin archivstica para su custodia y difusin. El procedimiento para la donacin de documentos es el siguiente: 1. El donante expresa por escrito su voluntad de donar los documentos al archivo receptor. Se adjunta un inventario somero de la documentacin, en el cual se especifica tipo documental, contenido y fechas extremas. El archivo receptor crea una comisin para evaluar la documentacin y rendir un informe a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales. Una vez decidido el ingreso de los documentos, el archivo receptor procede a dar entrada a los mismos en el Libro de Ingreso bajo el control de la unidad de admisin. A este fin se cumplimentar el Acta de Donacin SNA-F010 del anexo. Concluido el proceso del ingreso de la donacin, se designar con el nombre acordado entre los donantes y el AGN.

2.

3.

4.

ARTCULO 56. Recepcin de publicaciones

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Las publicaciones oficiales, como la Gaceta Oficial, los boletines de las cmaras legislativas, de los ministerios y secretaras de Estado, deben remitirse a la Hemeroteca del AGN. PRRAFO. El plazo para que los editores nacionales depositen sus publicaciones en la Biblioteca del AGN es de treinta (30) das o un mes a partir de la fecha de la edicin de las mismas. ARTCULO 57. Compra de documentos La compra de documentos se har conforme a un estudio y valoracin previa, con la aprobacin de la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, la cual autoriza al director general del AGN para su ejecucin. La compra se har de acuerdo con las normas establecidas por las leyes vigentes sobre la materia. ARTCULO 58. Expropiacin de documentos El ingreso de documentos por expropiacin se realizar cuando el AGN se entere por cualquier medio de que un archivo privado de valor histrico se encuentre en condiciones de riesgo que impliquen destruccin, prdida o deterioro total o parcial. En tal caso se designar una comisin que se encargue de hacer las comprobaciones del estado de conservacin de los documentos. PRRAFO. El director general del AGN orientar al propietario del archivo a tomar las medidas necesarias de conservacin y organizacin de la documentacin, para lo cual el propietario podr contar con la asesora del AGN. En caso de que ste no obtempere, se procede a la adquisicin por compra, donacin o expropiacin de dicho acervo documental. La expropiacin realizada se anota en un registro que est bajo el control de la Unidad de Admisin del archivo correspondiente. ARTCULO 59. El comodato El comodato es un contrato, por el cual una persona fsica o moral entrega gratuitamente documentos a un archivo del SNA para su custodia y difusin, con la especificacin de la accesibilidad y el plazo de devolucin de los mismos a su propietario. Esta forma de ingreso de documentos se efecta de la siguiente manera:

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1.

El archivo receptor informa a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales la propuesta de suscribir un convenio de comodato para que sta emita su opinin. La Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales procede a evaluar los documentos objeto del contrato. En caso de opinin favorable, la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales autoriza la elaboracin del contrato por parte del archivo receptor. El archivo receptor lleva un registro de los documentos recibidos, en el cual se hace constar las condiciones de acceso y la fecha de devolucin acordada en el convenio.

2. 3.

4.

ARTCULO 60. Salida de documentos Para la salida temporal de documentos histricos o administrativos, debe seguirse el procedimiento siguiente: 1. La entidad o persona fsica interesada solicita por escrito al titular del archivo correspondiente el prstamo de los documentos de su inters. El archivo correspondiente tramita la solicitud al director general del AGN. Aprobada la solicitud, en caso de documentos histricos, se proceder a la tasacin de los mismos, por personal calificado para tales fines. El solicitante, de ser requerido por el AGN, debe contratar una pliza proporcional al valor estipulado en la tasacin, que asegure la documentacin durante su permanencia fuera del archivo. El director general del AGN autoriza por escrito la salida de los documentos. Los gastos de embalaje y transporte corren a cargo del solicitante y stos deben realizarse por una empresa especializada, o por el personal de archivo, que garantice que los documentos estn debidamente protegidos. Los documentos sern retirados por personal debidamente acreditado, mediante carta de entrega suscrita por el encargado

2. 3.

4.

5.

6.

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del archivo y la parte solicitante. La entidad prestataria har una copia de seguridad de los documentos solicitados, cuyo costo asumir el solicitante. 7. Si los documentos objeto de prstamo estn destinados a ser exhibidos, las condiciones de su exposicin deben ser aprobadas previamente por el AGN. Los prstamos de documentos se asentarn en un registro bajo custodia del departamento o rea de referencia del archivo correspondiente.

8.

PRRAFO I. Los prstamos internos de documentos estn sujetos a los instructivos elaborados para tales fines, conforme al formulario SNA-F011 del anexo y al Libro Registro correspondiente. PRRAFO II. La solicitud de prstamos externos de documentos se cursa por ante el director general del AGN, quien aprueba o desestima la misma, decisin que comunicar a la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales. Para tales fines, se utilizar el formulario SNA-F012del anexo. PRRAFO III. La salida definitiva de documentos de los archivos del SNA se realiza por transferencia o eliminacin. Ambas formas estn consignadas en los artculos 13, 14 y 21 del presente Reglamento. CAPTULO VII RGIMEN DE PERSONAL ARTCULO 61. Deberes del personal de archivo Los servidores pblicos del SNA estn sometidos al rgimen legal vigente y deben cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo a desarrollar en cada archivo. PRRAFO. La conducta de los archiveros debe responder a los cdigos de tica profesionales definidos por las instituciones, el SNA y por las asociaciones profesionales del ramo. ARTCULO 62. Categorizacin del personal

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El personal de archivo queda dividido en tcnico y administrativo. Es personal tcnico el que tiene a su cargo la aplicacin de los principios y tareas que hacen efectiva la correcta gestin documental, y administrativo, el que sirve de apoyo al buen funcionamiento de los archivos. PRRAFO. El personal tcnico ser clasificado en categoras ocupacionales, de acuerdo con la definicin de puestos y funciones establecidos de comn acuerdo por el AGN y la Secretara de Estado de Administracin Pblica.

ARTCULO 63. Requisitos para director y subdirector de los archivos regionales Para ser director y subdirector de un archivo regional se requiere: 1. 2. 3. Ser dominicano de nacimiento o haber adquirido la nacionalidad. Estar en pleno ejercicio de los derechos civiles y polticos. No haber sido condenado a penas aflictivas e infamantes mediante sentencia que haya adquirido la autoridad de la cosa irrevocablemente juzgada. Ser un profesional de reconocida capacidad y experiencia tcnica en el rea de la investigacin histrica, archivstica u otra afn durante al menos cinco (5) aos. No tener relacin de parentesco por consanguinidad hasta el tercer grado o de afinidad hasta el segundo grado inclusive, con el presidente de la Repblica, el vicepresidente, el secretario de Estado de Cultura o cualquier miembro del Consejo Directivo.

4.

5.

ARTCULO 64. Formacin del personal El AGN propiciar acuerdos con la Secretara de Estado de Administracin pblica y otros organismos del Estado para impulsar programas de formacin en archivstica al personal de los archivos del SNA, as como programas de capacitacin formal y no formal

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desarrollados por s mismo o en asociacin con otras instituciones educativas. PRRAFO. La Junta de Coordinacin Tcnica podr hacer propuestas para el desarrollo de programas de formacin profesional a nivel universitario a travs de la SEECYT o recomendar programas ya existentes. ARTCULO 65. Responsabilidad al trmino de funciones Los servidores pblicos responsables de los archivos, al cesar sus funciones, entregarn los mismos al nuevo titular, debidamente inventariados, conforme con las normas y procedimientos que establezca el AGN, sin que implique exoneracin de responsabilidad en caso de irregularidades. CAPITULO VIII DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES ARTCULO 66. De la inspectora El Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectora realizar inspecciones peridicas para garantizar la conservacin e integridad del patrimonio documental, rendir los informes y recomendaciones que sean necesarios y establecer plazos para corregir las irregularidades y las violaciones detectadas a la Ley General de Archivos y el presente reglamento. ARTCULO 67. Procedimiento ante violaciones Las irregularidades y violaciones que afecten el patrimonio documental y los dems bienes del SNA, sern objeto de las sanciones previstas en las leyes. A este fin el Departamento del Sistema Nacional de Archivos e Inspectora proceder de la forma siguiente: 1. Realizar la investigacin correspondiente, la que incluir interrogatorios, fotografas, videos y cualquier otro elemento de prueba necesario para tipificar la infraccin. Levantar el acta de infraccin (SNA-F013 del anexo) que contendr los siguientes aspectos: Nmero, fecha, hora y lugar del levantamiento.

2. a.

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b. c. d. e.

Nombre de la institucin y del archivo investigado. Generales y calidades infracciones. de las personas involucradas en las

Descripcin de los hechos que motivan la actuacin del Departamento. En caso de que el objeto de la infraccin sea los documentos, especificar cantidad, tipos, formatos, descripcin somera y fechas extremas de los mismos. Si la infraccin es contra la infraestructura, plataforma informtica, mobiliario, o cualquier otro bien perteneciente al SNA, especificar los daos y su magnitud. Tipificar la infraccin conforme con el artculo 65 y siguientes de la Ley General de Archivos. Nombres y firmas de los inspectores actuantes y de los testigos si los hay. Remisin del acta de infraccin y sus anexos al director general del AGN, para los fines de lugar.

f.

g. h. i.

CAPTULO IX DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS ARTCULO 68. Alcance de las resoluciones del AGN Las resoluciones de carcter tcnico-administrativo dictadas por el director general del AGN tienen la fuerza de aplicabilidad jurdica complementaria, tanto de la Ley General de Archivos No. 481-08 de fecha 11 de diciembre del 2008 como del presente Reglamento. ARTCULO 69. Obligatoriedad del reglamento Este Reglamento es de carcter obligatorio y por tanto deroga toda disposicin de igual jerarqua que le sea contraria y entrar en vigencia al da siguiente del decreto contentivo del mismo. A partir de la promulgacin del presente Reglamento, las instituciones pblicas tendrn un plazo de dos (2) aos para su implementacin, y las privadas incorporadas al SNA, dispondrn de un plazo de tres (3) aos.

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ARTCULO 70. Expurgos y transferencias en curso Las instituciones que conservan grandes volmenes de documentos y que no hayan realizado la evaluacin correspondiente debern iniciar la misma identificando las series que cumplen con los requisitos mnimos de la ley para su conservacin permanente. Estas sern transferidas al AGN, de acuerdo con el calendario establecido. Las dems series de documentos podrn ser sometidas en propuestas de expurgo a las instancias institucionales y del SNA competentes.

ARTCULO 71. Suspensin temporal de transferencias Dada la disponibilidad limitada de espacio en los depsitos del AGN, temporalmente quedan suspendidas las transferencias, salvo aquellas autorizadas por la Direccin General. La Direccin General del AGN emitir una resolucin avisando el reinicio de las transferencias regulares.

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ANEXOS

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

FORMULARIO PARA REPERTORIO DE SERIES

SNA-F001 Nombre serie documental__________________________________ rgano productor_________________________________________

No. de registro general de entrada

Aos

Fecha de ingreso

Signaturas

Fecha de salida por transferencia

Fecha de salida por eliminacin

Observaciones

INSTRUCTIVO 1. Se consignar el ttulo de la serie. 2. Se sealar el sujeto productor y la oficina productora. 3. Se asignarn los aos de la serie.

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4. Se especificar la fecha en que se recibi la serie. 5. Se consignar el nmero de entrada que tiene la serie en el Libro de Registro General de Entrada. 6. Se asignar la signatura topogrfica de la serie para su ubicacin en el estante. 7. Se anotar la fecha en que se realiza la transferencia. 8. En caso de eliminacin se especificar la fecha en que se realiza. 9. Observaciones.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION FORMULARIO PARA DESCRIPCIN ARCHIVISTICA SNA-F002 1 REA DE IDENTIFICACIN 1.1 Cdigo de referencia: DO AGN 1.2 Ttulo: 1.3 Fechas extremas: 1.4 Nivel de descripcin: Unidad de Instalacin Serie) Unidad documental compuesta (Expediente) Unidad documental simple (documento)

1.5 Volumen: 2 REA DE CONTEXTO 2.1 Nombre del productor. 3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

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3.1 Alcance y contenido:

4 REA DE CONDICIONES DE ACCESO 4.1 Caractersticas 4.1.1 Estado de fsicas conservacin: 4.1.2 Idioma:

4.1.3 Letra_________ 4.1.4 Software ______ 4.1.5 Hardware_____

5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA 5.1 Unidades de descripcin relacionadas

6. REA DE PUNTOS DE ACCESO 6.1 Descriptores onomsticos:

6.2 Descriptores de materia

6.3 Descriptores geogrficos

6.4 Descriptores institucionales:

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7. REA DE NOTAS 7.1 Notas:

8. REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN 8.1 Descripcin realizada por: 8.2 Fecha de la descripcin

INSTRUCTIVO La descripcin archivstica en sus diferentes niveles est fundamentada en la Norma Dominicana de Descripcin Archivstica, en los diferentes instructivos correspondientes y en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G), persigue varios propsitos: 1. 2. Garantizar descripciones consistentes y apropiadas. Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin e integrar la descripcin de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin. Interconectar los distintos niveles de descripcin sin repetir informacin.

3.

La unidad fundamental de descripcin es el fondo o conjunto de documentos, orgnicamente creados y/o recibidos, por una institucin, un particular y una familia en el desarrollo de sus funciones, respetando el principio de origen y procedencia, sin tener en cuenta la forma o el soporte, usados. La descripcin multinivel se sustenta en la norma ISAD (G). A travs de la combinacin de sus 26 elementos se puede reconstruir la

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descripcin de cualquier unidad documental, a cualquier nivel y la formacin de todos los instrumentos de descripcin. La recuperacin de informacin se consigue por medio de la creacin de puntos de acceso que deben reflejar el principio de procedencia. Las reas en que se distribuyen los 26 elementos de descripcin de la ISAD- (G) son: REA DE IDENTIFICACIN REA DE CONTEXTO REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA REA DE ACCESO Y UTILIZACIN REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA REA DE PUNTOS DE ACCESO REA DE NOTAS REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN

1 REA DE IDENTIFICACIN: Se incluye informacin esencial para identificar la unidad de descripcin. 1.1 Cdigo de Referencia: Cdigo del pas que segn la Norma ISO 3166 es DO, ms el cdigo del archivo y el conjunto de letras y nmeros con los que se identifica y localiza en el depsito.

N (nave) E (estante) A (anaquel) Signatura (expediente y legajo) Ejemplo: DO AGN FONDO N -E- A TOPOGRFICO DOCdigo de pas AGN.Siglas de archivo N.. Nmero de depsito E...Nmero de estante A.. Nmero de anaquel Signatura.Nmero de legajo, de expediente, nmero de inventario topogrfico. 1.2 Ttulo: Denomina la unidad de descripcin. Se refleja el ttulo que representa a la serie documental.

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Consignar el ttulo formal, asignarle un ttulo conciso de acuerdo con las reglas de descripcin multinivel y las normas nacionales. En caso necesario, si el ttulo formal es largo, ste puede abreviarse siempre que no se pierda informacin esencial. Cuando se utilice un ttulo atribuido, incluir en los niveles inferior y superior el nombre del productor. Puede incluirse, por ejemplo, el nombre del autor del documento, as como un trmino que indique el tipo documental de la unidad de descripcin y, en su caso, alguna expresin que refleje la funcin, actividad, objeto, la ubicacin o el tema. Distinguir entre los ttulos formales y los atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o idiomticas. Ejemplo: Ayuntamiento Real de Bayaguana (Fondo) Alcalda Municipal de Bayaguana (Seccin) Expedientes de causas civiles (Serie) Ejemplos: Series documentales Expedientes de presupuestos ordinarios del Ayuntamiento de Santo Domingo. Expedientes de ventas de terrenos. Expedientes sobre venta de esclavos Expedientes sobre nombramientos de alcaldes. Actas de las audiencias del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Plata. 1.3 Fechas: Identificar y consignar las (s) fecha (s) de la unidad de descripcin. Se cumplir tanto para series como para expedientes y se indica la fecha inicial y la ltima que abarca la documentacin que se describe. Para cada descripcin, consignar, al menos, uno de los siguientes tipos de fechas, el ms adecuado a la documentacin y al nivel de descripcin. La (s) fecha (s) en la (s) que el productor acumul los documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad. La (s) fecha (s) de produccin de los documentos: Aqu se incluyen las fechas de las copias, ediciones o versiones,

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anexos u originales de las unidades documentales producidas con anterioridad a su acumulacin. Precisar el tipo de fecha utilizado. De acuerdo con las normas nacionales pueden emplearse e identificarse otras fechas.

Consignar, segn los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas la cual debe entenderse siempre como inclusive, a no ser que la unidad de descripcin sea un archivo corriente o parte de l. Ejemplos: 1844-10-25 (Expedientes que abarquen una sola fecha). 1861-1882-1962 (Se coloca la primera y ltima fecha contenida en el expediente). Primero el ao, luego el mes y por ltimo, el da Ejemplo: 182-03-29 / 1962-04-12 1885-1898 predominante 1887-1896 1925 - 07- 26 / 1927-04-11 (Para fechas confusas, borrosas, ilegibles se colocar la fecha entre corchetes).

1.4 Nivel de descripcin: Identificar y consignar el nivel de organizacin de la unidad de descripcin. Ejemplos: Fondo Sub- fondo Serie Sub- serie Unidad documental compuesta / expediente Unidad documental simple / documento. Se recomienda utilizar los niveles de fondo, serie, unidad simple y compuesta, respetando la norma por medio de los nmeros que indican el nivel.

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1.5 Volumen y Soporte de la Unidad de descripcin (Cantidad, tamao, dimensiones). Identifica la extensin fsica con el nmero exacto de libros, legajos, expedientes y documentos, segn el nivel que se est describiendo. Consignar el volumen de la unidad de descripcin especificando el nmero de unidades fsicas en cifras arbigas y la unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de descripcin. Alternativamente, consignar los metros lineales de estantera o los metros cbicos de almacenamiento de la unidad de descripcin. Si el volumen de la unidad de descripcin se especifica en metros lineales y se considera conveniente aadir informacin adicional, sta debe figurar entre parntesis. Ejemplos: 2000 expedientes 250 fotografas 27 kilmetros de documentos 30 metros lineales Soporte: Se indica el soporte de la serie o de los documentos cuando no estn en el soporte tradicional de papel, ejemplo: Microfilm, bases de datos, etc. 2. REA DE CONTEXTO Cierta informacin de esta rea, por ejemplo, el nombre del o de los productor (/es) y la historia institucional/biogrfica puede en determinadas aplicaciones, incluirse en los correspondientes ficheros de encabezamientos autorizados. 2.1 Nombre del o de los productor/es: Sirve para identificar al productor o productores de la unidad de descripcin. Designar el nombre de la (s) entidad (es) o persona (s) fsica (s) responsables de la produccin, acumulacin y conservacin de los

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documentos de la unidad de descripcin. El nombre deber especificarse de manera normalizada de acuerdo con las normas nacionales e internacionales y con los principios de la ISAAR (CPF). Ejemplos: Juzgado de Primera Instancia de Saman Coleccin de documentos Jos Gabriel Garca 2. 2 Historia Institucional / Resea biogrfica Asignar brevemente cualquier dato significativo sobre el origen, evolucin, desarrollo y la funcin de la entidad (o entidades) o sobre la vida y el trabajo de la (s) persona (s) fsica (s) responsable (s) de la produccin de los documentos. En el caso de que exista informacin adicional en alguna publicacin, citar dicha fuente. Las reas de informacin de la ISAAR (CPF) contienen informaciones especficas que pueden ser incluidas en este elemento. Para personas o familias, consignar datos como nombres completos y ttulos, fechas y lugares de nacimiento y fallecimiento, sucesivos domicilios, actividades, empleos o cargos, nombre original, otros posibles nombres y acontecimientos significativos. 2.3 Historia Archivstica: Sealar los traspasos sucesivos de propiedad, responsabilidad y/o custodia de la unidad de descripcin e indicar aquellos hechos que hayan contribuido a conformar su estructura y organizacin actual, por ejemplo, la historia de su organizacin, la produccin de instrumentos de descripcin contemporneos, la reutilizacin de los documentos para otros objetivos o las migraciones de formatos. Precisar, en el caso de que se conozcan, las fechas de estos hechos. Si se desconoce la historia archivstica, indicar este dato. Opcionalmente, si la unidad de descripcin se transfiere directamente desde el productor, no consignar la historia archivstica, pero hacer constar la forma de ingreso. 2.4 Forma de ingreso: Indicar el origen de la unidad de descripcin, la fecha y/o el modo de adquisicin, siempre que no se trate, en todo o en parte, de informacin

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confidencial. Si el origen se desconoce, consignar este dato. Opcionalmente, aadir nmero de acceso o cdigos. Ejemplos: Transferida por la Presidencia de la Repblica en septiembre de 2004. Adquirida por el Archivo General de la Nacin en octubre de 2001.

3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1 Se brinda informacin relativa al objeto, organizacin y valor potencial de la unidad de descripcin. Se especifica la estructura a la que pertenece el nivel que se describe, sealando direccin, seccin, sub. seccin y negociado segn aparezca en la documentacin. Se seala el nmero que tiene la serie en el cuadro de clasificacin. Este ltimo aspecto no lo recoge la norma, pero se considera importante porque es un instrumento gil que permite una rpida recuperacin de la informacin. 3.2 Alcance y Contenido: Ofrece informacin necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripcin. Permite una visin de conjunto (por ejemplo perodos de tiempo, mbito geogrfico) y realiza un resumen de contenido (por ejemplo, tipos documentales, materia principal, procedimientos administrativos y la existencia de originales y copias, adems del repertorio legislativo que corresponda a la serie descrita). Ejemplo: El fondo Juzgados de Paz fue remitido al Archivo General de la Nacin por transferencia. Contiene documentacin relativa a sentencias civiles, sentencias penales, libro de actas de conciliaciones, libros de asientos de sentencias, cdigos, decretos, ordenanzas, actas de consejos de familias, entre otros. Los fondos que cuentan con instrumentos de descripcin como catlogos, ficheros, relaciones de entrega, pueden tomarse en cuenta

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para facilitar la descripcin y debe partirse de las descripciones elaboradas con el objetivo de mejorarlas o sustituirlas en los casos necesarios y slo confeccionar los ndices de materia, onomsticos, geogrficos e institucionales, para facilitar la recuperacin de la informacin. Eliminar aquellas fichas de los expedientes no localizados por determinadas causas. 3.3 Folios: Se pone la cantidad de pginas que tiene el documento descrito y nicamente se llena en la descripcin de expediente. Valoracin, seleccin y eliminacin: Consignar las actividades de valoracin, seleccin y eliminacin realizadas o planificadas sobre la unidad de descripcin, especialmente si afectan de alguna manera a la interpretacin de la documentacin. En su caso establecer al responsable de la accin.

4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN 4.1 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos: Ofrece informacin acerca de cualquier caracterstica fsica importante o requisito tcnico que afecte al uso de la unidad de descripcin. Indica cualquier condicin fsica importante, tales como necesidades de preservacin, que afecten al uso de la unidad de descripcin y los software y/o hardware necesarios para acceder a la unidad de descripcin. Ejemplos: Estado de conservacin Bueno (B) Regular (R) Malo (M). 4.2 Idioma/escritura(s) de los documentos: Informa la lengua y/o escritura y sistemas de smbolos utilizados en la unidad de descripcin. Se especifica el idioma cuando los documentos estn en un idioma que no sea el castellano. Se resea la (s) el idioma (s) y/o escritura (s) de los documentos que forman la unidad de descripcin. Especifica cualquier tipo de alfabeto, escritura, sistema de smbolos o abreviaturas utilizadas. Opcionalmente, tambin se utilizan los correspondientes cdigos ISO de lenguas (ISO 639-1 y ISO 639-2: Normas Internacionales para

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Cdigos de Lenguas) o escritura (s), (ISO 15924: Norma Internacional para Nombres de Escrituras). 4.3 Letra: Se sealar si el documento o serie est manuscrito, mecanografiado o impreso, y el tipo de letra. 5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA 5.1 Existencia y localizacin de originales: Si la unidad de descripcin est formada por copias, indicar su existencia, localizacin, disponibilidad y/o eliminacin de originales. Si el original de la unidad de descripcin est disponible (en la propia institucin o en otro lugar), especificar su localizacin junto con cualquier otro control significativo. Si los originales ya no existen, o su localizacin se desconoce, consignar este hecho. Ejemplos: Originales en la Secretara de Estado de Cultura Originales destruidos en 1999. 5.2 Existencia y localizacin de copias: Indicar la existencia, localizacin y disponibilidad de copias de la unidad de descripcin. Si la copia de la unidad de descripcin est disponible (en la misma institucin o en otro lugar) especificar su localizacin, y cualquier otro control significativo. Ejemplo: Digitalizacin de documentos del fondo. 5.3 Unidades de descripcin relacionadas: aqu se consignar, si no se hubiese reflejado a nivel de fondo, las unidades de otros fondos relacionadas con estas series. Informar acerca de las unidades de descripcin que se encuentran en el mismo archivo o en otro lugar y que tengan alguna relacin con la unidad de descripcin por el principio de procedencia o por cualquier otra clase de asociacin (es).

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Emplear una introduccin adecuada y explicar la naturaleza de dicha relacin. Si la unidad de descripcin relacionada es un instrumento de descripcin, consignar el elemento de descripcin del instrumento de descripcin. Ejemplos: Lugar de nacimiento LPEZ DE MIGUEL, JUAN (NATURAL DE SANTIAGO DE LOS CABALLEROS) CASASECA, JOS LUIS (NATURAL DE ESPAA) Parentesco GMEZ TORO, FRANCISCO (HIJO DE MXIMO GMEZ) HENRQUEZ UREA, PEDRO (HIJO DE SALOM UREA)

6. REA DE NOTAS 7.1 Notas del archivero: Se brindar informacin adicional que no haya sido incluida en ninguna de las otras reas. Consignar informacin especial o cualquier otra informacin significativa que no haya sido incluida en ningn otro elemento de la descripcin. Ejemplo: Incompleto: falta la pgina 50 en el original. 7. REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN: 7.1 Nota del archivero: Especificar quin realiz la descripcin. Especificar las fuentes consultadas para preparar la descripcin y quin la elabor Fecha (s) de la (s) descripcin (es): Indicar cundo fue elaborada y/o revisada (Da, mes y ao). Sealar la (s) fecha (s) en la que se ha preparado y/o revisado la descripcin.

49

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN FORMULARIO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN SNA- F003 Cdigo de la serie:

I. IDENTIFICACIN 1. DENOMINACIN DE LA SERIE Denominacin vigente Denominaciones anteriores Otras denominaciones Fecha inicial de la serie Fecha final

50

Es serie subordinada? Nombre de la serie principal

S:

No:

2. PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIN Y EXTINCIN Organismo Unidad administrativa/funcin Fecha inicial Fecha final

3. CONTENIDO

4. LEGISLACIN
rango disposicin fecha aprobacin fecha publicacin g. o. n

5. PROCEDIMIENTO DEL EXPEDIENTE TIPO

DOCUMENTOS TRADICIN DOCUMENTAL OBSERVACIONES

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6. SERIES RELACIONADAS A) SERIES DUPLICADAS: Nombre de la serie Organismo Unidad Administrativa

B) SERIES SUBORDINADAS Nombre de la serie Organismo Unidad Administrativa

C) SERIES QUE CONTENGAN INFORMACIN COMPLEMENTARIA O RECOPILATORIA

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Nombre de la serie

Organismo

Unidad Administrativa

7. ORDENACIN Numrica Ordenacin Alfabtica Otros

Onomstica Materias Geogrfica

Observaciones:

8. DESCRIPCIN Por unidad de instalacin Por unidad documental Observaciones

9. VOLUMEN N unidades instalacin ARCHIVO OFICINA ARCHIVO CENTRAL INTERMEDIO/HISTRICO Metros lineales

53

10. SOPORTE FSICO Papel Informtico Otros II. VALORACIN 11. VALORES Administrativo Fiscal Jurdico Plazo Plazo Plazo

Informativo: Histrico:

Justificacin Justificacin

12. RGIMEN DE ACCESO:

III. SELECCIN 13. SELECCIN

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A) PROPUESTA DE SELECCIN DE LA SERIE: Conservacin Eliminacin

B) PROPUESTA DE TIPO DE MUESTREO: Selectivo: Aleatorio: Mixto: Probabilstico: Otros: C) PLAZOS DE TRANSFERENCIAS: Al Archivo Central: plazo y justificacin Al Archivo Intermedio/Histrico: plazo y justificacin

IV. OBSERVACIONES 14. OBSERVACIONES

V. REA DE CONTROL Responsable del estudio de

55

Identificacin y Valoracin: Archivo/s donde se ha llevado a cabo el trabajo de campo: Fechas extremas del periodo estudiado: Fecha de realizacin: Fecha de revisin:

INSTRUCTIVO Se consigna la denominacin de la serie y las fechas extremas Se seala el rgano productor y las funciones de la unidad administrativa que genera la serie documental. Se anota la fecha inicial del organismo productor y la final (si desaparece). Se especifica el contenido de la serie Se indica la legislacin relacionada con la funcin de la oficina productora Se consigna la tipologa que se utiliz para conocer las funciones de la oficina productora. Se anotan las series que contienen informacin similar o complementaria, las preceden o suceden a la que se est valorando. Se consigna el sistema de ordenacin utilizado para la serie documental que se est valorando. Se especifica si se han elaborado ndices e inventarios Se especificar el volumen de la serie documental (nmero de unidades de instalacin y metros lineales)

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Se especificar el valor de la serie: temporal (administrativo, fiscal, jurdico)o permanente (informativo e histrico) y los plazos de los mismos. Se consignar si la serie tiene libre acceso o si este es restringido

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN FORMULARIO PARA TABLA DE RETENCIN

SNA-F004

No. de hoja

Organismo: _______________________________________________ Oficina productora: _________________________________________

Series documentales Valor de la serie Plazo de retencin Aprobacin de la Comisin de Valoracin Documental Observaciones

INSTRUCTIVO 1. Debe consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas.

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2. Se escribir el nombre de la entidad u organismo. 3. Se especificar el nombre de la unidad administrativa. 4. Series documentales: Nombres de las series. 5. Se especificar si la serie es de valor temporal o permanente. 6. Se especificar el plazo en trminos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central. 7. Se especificar la fecha en que se aprobaron los plazos de retencin. 8. Observaciones.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ACTA DE ELIMINACIN SNA-F005 No. de acta ______________________ Productor: _______________________________________________ ________________________________________________________ Resolucin No. ______ de fecha:______________________________ Descripcin de la serie a eliminar (total o parcial) _________________________________________________________ _________________________________________________________ Nmero de unidades a destruir (en letras y nmeros): _________________________________________________________ _________________________________________________________

58

Fechas extremas de la documentacin: _________________________________________________________ _________________________________________________________ Referencia a las muestras a conservarse y su localizacin _________________________________________________________ _________________________________________________________ Miembros de la comisin__________________________________________________ _________________________________________________________ Fecha y lugar de la eliminacin fsica de los documentos____________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Nombre y firma del responsable de la eliminacin _________________________________________________________ INSTRUCTIVO 1.

El Director General del AGN, quien preside la Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales, convoca los dems miembros de la misma, e indica la finalidad, lugar, fecha y hora de la sesin,

2. El Director del AGN procede a someter a discusin la propuesta de la Comisin de Evaluacin Institucional de la entidad, la cual debe indicar los tipos documentales a eliminar. En caso de estar contemplados en las tablas de retencin indicar su nmero, fechas extremas y cantidad. 3. En caso de que la documentacin a eliminar no est contemplada en las tablas de retencin se deber presentar la descripcin del tipo documental de forma genrica, la unidad productora, fechas extremas y cantidad.

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4. La Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales seleccionar muestra de las series eliminadas que sern conservadas por el archivo central correspondiente. 5. El Director General del AGN procede a publicar en un medio de circulacin nacional, la resolucin de eliminacin. 6. La Comisin de Evaluacin y Acceso de Fondos Documentales expedir la resolucin de eliminacin de la serie a eliminar, y proceder a levantar el acta de eliminacin. 7. Las actas de eliminacin se asentarn en un libro registro para tales fines bajo la responsabilidad de la Secretaria General del AGN.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN FORMULARIO PARA TRANSFESRENCIA AL ARCHIVO HISTRICO SNA-F006 Cdigo No.__________ No. total de hojas ______________

Archivo remitente: __________________________________________ Fecha de la transferencia da___mes ____________ao ___________ No. registro del organismo ___________________________________

60

Serie: ___________________________________________________ Productor: _____________No. Cuadro de Clasificacin_____________ Tipologa_________________________________________________ No. orden____________Signatura topogrfica____________________ Fechas extremas_________________Cantidad de expedientes______ Contenido de la unidad______________________________________

INSTRUCTIVO 1. 2. 3. Revisin de las series a transferir para comprobar su existencia. Comprobacin de que no falte ningn expediente dentro de cada serie y que est debidamente organizada. La transferencia de las series se har en carpetas, libres de presillas, clips, ligas o cualquier otro tipo de material que puedan degradar el papel. La colocacin de los documentos debe hacerse en cajas normalizadas (de cartn y Ph neutro), o en cualquier tipo de envoltura que garantice la conservacin. Numeracin de todas las cajas o envolturas para identificar cada una de estas unidades de instalacin, segn el modelo de relacin de entrega. Adems, se debe consignar en la caja o envoltura el nombre de la entidad, archivo de que procede, fechas extremas y cdigos.

4.

61

5.

Incluir junto a la documentacin que se transfiere los instrumentos de descripcin elaborados en el archivo remitente (ndices, inventarios, catlogos). Envo de la relacin de entrega en duplicado por parte del archivo de central al histrico antes de la transferencia fsica de la documentacin. El encargado de ste autorizar la transferencia luego de comprobar su exactitud. De las relaciones de entrega una copia se entregar al archivo histrico, una al AGN y la original quedar en posesin del archivo que transfiere. Elaboracin de un registro de transferencia formado por las relaciones de entrega.

6.

7.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN FORMULARIO PARA TRANSFESRENCIA AL ARCHIVO CENTRAL

SNA-F007 Cdigo No.__________ No. total de hojas ____________________

Cantidad de expedientes________ No. de cajas __________________ Archivo remitente:__________________________________________ Institucin de procedencia: ___________________________________ Unidad administrativa: ______________________________________

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No. de registro de salida:_____________________________________ No. registro organismo ______________________________________ Cdigo de la serie: _________________________________________ No. de registro general de ingresos: ____________________________ Fecha de Ingreso: __________________________________________ Productor: _______________No. cuadro de clasificacin___________ Calendario de transferencia: __________________________________ Valoracin: _______________________________________________ Tipologa_________________________________________________ No. de orden___________Fechas extremas______________________ Contenido__________________Signatura topogrfica_____________ Archivo remitente________________Archivo receptor_____________ Fecha de salida____________________________________________

INSTRUCTIVO 1. 2. 3. Revisin de los expedientes a transferir para comprobar su existencia. Comprobacin de que no falte ningn documentos dentro de cada expediente y que est debidamente organizado. La transferencia de los expedientes se har en carpetas, libres de presillas, clips, ligas o cualquier otro tipo de material que puedan degradar el papel. La colocacin de los documentos debe hacerse en cajas normalizadas (de cartn y Ph neutro), o en cualquier tipo de envoltura que garantice la conservacin. Numeracin de todas las cajas o envolturas para identificar cada una de estas unidades de instalacin, segn el modelo de relacin de entrega. Adems, se debe consignar en la caja o envoltura el

4.

5.

63

nombre de la entidad, archivo de que procede, fechas extremas y cdigos. 6. Incluir junto a la documentacin que se transfiere los instrumentos de descripcin elaborados en el archivo remitente (ndices, inventarios, catlogos). Envo de la relacin de entrega en duplicado antes de la transferencia fsica de la documentacin. El encargado del archivo central autorizar la transferencia luego de comprobar su exactitud. Elaboracin de un registro de transferencias formado por las relaciones de entrega.

7.

8.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION FORMULARIO PARA LA DESCRIPCIN DE FONDOS Y COLECCIONES SNA-F008 1 REA DE IDENTIFICACIN 1.1 Cdigo de referencia: DO AGN 1.2 Ttulo: 1.3 Fechas Extremas: 1.4 Nivel de descripcin: Fondo

64

1.5 Volumen: 2 REA DE CONTEXTO 2.1 Nombre del productor: Historia institucional: Historia archivstica 3 REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1 Estructura y clasificacin: Orgnico- Funcional 3.2 Alcance y Contenido: Valoracin: . Forma de ingreso: 3.2.3 Datos especficos 3.2.3.1 Escala:

3.2.3.2 Proyeccin:

3.2.3.3 Relieve: 3.2.3.4 Tcnica: 3.4 Folio 4 REA DE CONDICIONES DE ACCESO 4.1.1 Estado de B X R 4.1 Caractersticas conservacin: fsicas 4.1.2 Lengua: 4.1.3 Letra: Espaol 5 REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA 5.1 Unidades de descripcin relacionadas

6 REA DE PUNTOS DE ACCESO 6.1Descriptores onomsticos:

65

6.2Descriptores de materia:

6.3Descriptores geogrficos: 6.4Descriptores institucionales:

7 REA DE NOTAS 7.1 Notas: 8 REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN 8.1 Descripcin realizada por: 8.2 Fecha de la descripcin:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN FORMULARIO PARA SOLICITUD DE CERTIFICACIN SNA-F009 Solicitud No.__________ Da _____ mes_____ ao_______ Telfono: ______________

Yo______________________________________________________ portador/a de la Cdula de identidad y electoral (o pasaporte) No._____________________,de nacionalidad _____________________, con domicilio y residencia en ___________________, de la provincia_____________________, solicito que se copie y certifique la existencia en este Archivo General de la Nacin (AGN) del documento que se describe ms abajo, a fin de presentar dicha certificacin como es debido ante

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_______________________________________________para los fines de lugar en _________________________________________________________ Hago la presente solicitud: a) para mi mismo/a ______ b) para otra persona ______ de quien presento autorizacin o carta poder para representarlo. Descripcin somera del documento solicitado para certificar__________________________________________________ _________________________________________________________ Por lo cual firmo la presente solicitud. ___________________ Solicitante Nota: Las certificaciones sern entregadas a partir de 21 das laborables de hecha esta solicitud. Por favor, antes de pasar a recogerla llame a la Direccin del AGN para confirmar que la misma est lista.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ACTA DE DONACIN SNA-F10

No._________ En reconocimiento a la importante labor de rescate, preservacin y difusin de lo que es el patrimonio documental de la nacin Yo Sr. (a) _________________________________________________________ dominicano, mayor de edad, portador de cedula No. __________________residente Santiago de los Caballeros, en la calle ________________________, casa No.____ cedo a ttulo de donacin

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definitiva la coleccin de_______________________________ autorizando a este Archivo General de la Nacin a hacer uso y difusin de la misma en provecho de la nacin dominicana. Dado en Santo Domingo, D.N. a los ___________ das del mes de ____________ del ao_________.a las ____________.

Firma del donante __________________________________________ Recibido en nombre del Archivo General de la Nacin___________________________________________________

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN FORMULARIO DE SOLICITUD PARA PRSTAMO INTERNO

SNA-F011

Organismo Nombre del solicitante

No. de prstamo

Fecha

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Motivos del prstamo: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _______________________________________ No. de registro general

Documentacin solicitada

Signatura

Unidad de conservacin

Fecha de devolucin

________________________ Solicitante

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION FORMULARIO DE SOLICITUD PARA PRSTAMO EXTERNO SNA-F012 Organismo No. de prstamo Nombre del solicitante

Fecha Motivos del prstamo:

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_________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Destino: _________________________________________________________ _________________________________________________________ Forma transporte: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Documentacin solicitada No. de registro general Signatura Unidad de conservacin Fecha de devolucin

______________________________________ Firma solicitante

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS E INSPECTORA ACTA DE INFRACCIN SNA-F013 Acta nm. ________ Da __________ Mes _____________ Hora ___________ Institucin: ________________________________________________ Archivo: __________________________________________________ Involucrados: Nombre_______________________________Cdula No. __________ Calidad: _________________________Direccin: ________________ Nombre_______________________________Cdula No. __________ Calidad: _________________________Direccin: ________________ Nombre_______________________________Cdula No. __________ Calidad: _________________________Direccin: ________________ Informe Ejecutivo de Inspectora: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

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0 Bienes Afectados Documentos: Tipos____________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Cantidad__________________________________________________ Formato:__________________________________________________ Descripcin somera: ________________________________________ En caso de infraestructura, plataforma, informtica, mobiliario, especificar daos y su magnitud: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Nombres y firmas: _______________ __________ Inspector ______________________ Inspector

_______________________________ Inspector

________________________ Testigo

__________________________ Testigo

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Dado en